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GUIDE DES BONNES PRATIQUES

POUR LES PASSEPORTS BIOMETRIQUES

Un an après la mise en place des passeports biométriques, il convient d’apporter quelques précisions afin d’en améliorer le traitement. Ce guide doit permettre d’éviter certaines anomalies que nous constatons actuellement. Dans le choix de la demande sur le Dispositif de Recueil (DR) bien sélectionner :

première demande renouvellement renouvellement pour perte renouvellement pour vol renouvellement gratuit à concurrence de la durée de validité

o renouvellement pour modification d’état civil o renouvellement pour changement d’adresse o renouvellement gratuit pour erreur de l’administration o renouvellement pour manque de places pour visas o renouvellement pour passeport délivré à compter du 25 octobre 2005

renouvellement de titre portant inscription d’enfant - 10 ans (ne pas utiliser cette rubrique pour le moment)

renouvellement de titre portant inscription d’enfant – 5 ans Actuellement certaines mairies cochent modification « d’état civil » au lieu de « titre portant inscription d’enfant », « erreur de l’administration » au lieu de « manque de place pour visas », « changement d’adresse » au lieu de « modification d’état civil »….. Concernant le sexe du demandeur – bien cocher « Homme » – « Femme » sur le Cerfa ainsi que sur le DR.

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2/4État civil :

Le Cerfa complété par les intéressés doit correspondre au document fourni (CNI, ancien passeport périmé depuis moins de 2 ans ou acte de naissance de moins de 3 mois (nouvelle directive du Ministère de l’intérieur du 18 mai 2010.) Le nom sur le Cerfa doit correspondre à celui de naissance, le deuxième nom à celui d’épouse ou d’usage. La femme mariée doit cocher la case « époux » et non pas la case « père » comme nous le voyons trop souvent (à cocher également sur le Dispositif de Recueil). La case « usage » n’étant pas précisée, il convient de la rajouter au stylo en bout de ligne sur le Cerfa (après épouse) et la cocher sur le D.R. . Une femme mariée n’est pas obligée de porter son nom d’épouse. Si c’est le cas et afin d’enlever le doute d’un oubli il convient de nous le préciser par un trait dans la rubrique deuxième nom. Nous avons actuellement des retours avec « Erreur de l’administration » pour rajouter le nom d’épouse qui n’avait pas été complété sur le Cerfa au moment de la demande. Pour les enfants dont les parents souhaitent faire figurer un nom d’usage il faut savoir qu’il est possible si l’enfant est né DUPONT de s’appeler : Ex : DUPONT(nom du père)-DUPUIS(nom de la mère) ou DUPUIS-DUPONT mais jamais un seul nom comme cela apparaît actuellement. Nous devons connaître ce que souhaitent exactement les parents. Sur le DR il faut cocher « Usage » et « Mère ». Si les demandeurs de passeport fournissent un acte de naissance, se référer à celui-ci plutôt qu’à une CNI ou un ancien passeport. En effet, au vu de CNI ou passeports comportant des erreurs ou des omissions de prénoms, le futur passeport biométrique sera établi et comportera à son tour les mêmes erreurs ou les mêmes omissions. Nous voyons revenir des passeports avec « Erreur de l’administration » sur des passeports biométriques précisant qu’il manque des prénoms alors que les demandeurs avaient présenté un justificatif d’état civil incomplet. Avant de scanner les Cerfas, les mairies doivent s’assurer de l’exactitude de l’état civil au vu des documents fournis, les comparer et les corriger. Les noms, prénoms figurant sur le Cerfa doivent comporter les accents (si ceux-ci figurent sur l’acte de naissance, ou CNI, ou passeport) les trémats, les accents circonflexes, les cédilles (ex Françoise) les apostrophes sur les noms et les prénoms en vérifiant que ses derniers soient dans le bon ordre ce qui n’est pas toujours le cas actuellement. Pour les personnes nées dans des villes avec arrondissement, le préciser (ex Paris 14ème) mais ne pas mettre le mot « Arrondissement ». Mettre également les virgules entre les différents prénoms (ex : Paul, Jean, Michel) toute absence de virgules entraîne de fait que l’intéressé les portera en nom usuel (Paul Jean Michel). La taille et la couleur des yeux doivent être obligatoirement complétées sur le Cerfa Celles ci doivent également être identiques du Cerfa au Dispositif de Recueil. Si un demandeur indique marron nous ne devons pas avoir marron-vert, s’il indique bleu nous ne devons pas avoir bleu-gris, idem pour la taille qui doit correspondre à celle indiquée sur le Cerfa sous peine de retour d’un passeport biométrique à refaire, nous devons corriger ces erreurs. Le document que vous êtes en train de renouveler est un passeport, certaines mairies remplissent dans la rubrique « référence du titre » des informations figurant sur la carte d’identité. Vous devez prendre l’ancien passeport où figure le numéro (sur les passeports à lecture optique « Union Européenne » page 0/1 sur les passeports « Communauté Européenne » le numéro est celui du haut comportant des chiffres et des lettres (ex : 97HP98748) et non celui du bas qui ne comporte que des chiffres.

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3/4Pour la filiation

Effectuez une vérification si vous êtes en possession de l’acte de naissance. Beaucoup d’erreurs sur les noms, dates et lieux de naissance des parents. Pour la mère doit figurer le nom de naissance et non pas le nom d’épouse ou de remariage de la mère (ne pas mettre DUPONT née DUPUIS). Pour les lieux de naissance, ne pas mettre TOULON (VAR) mais TOULON, ne pas mettre BIZERTE (TUNISIE) mais BIZERTE.

Pour les adresses. L’imprimé Cerfa n’étant pas conçu pour des adresses courtes, il convient de les couper sur le (D.R.) en les mettant sur deux lignes. Afin d’éviter d’avoir à retaper le texte vous pouvez sélectionner la partie à descendre sur la deuxième ligne en faisant Control C puis Control V. Évitez également les mots qui rallongent les adresses (ex Boulevard mais plutôt Bd) les mots inutiles « résidence » « immeuble ». Vérifiez que l’adresse sur le Cerfa corresponde au justificatif fourni sous peine également de retour avec « erreur de l’administration ». Certains justificatifs ne correspondent pas du tout actuellement. Les numéros de rue, d’avenue, boulevard doivent également concorder avec les numéros de Cerfa. Ne doit figurer qu’une seule adresse sur le Cerfa sauf pour les enfants étant en résidence alternée chez les parents séparés ou divorcés. Actuellement le système informatique en Préfecture ne permet pas de supprimer ou de rajouter une adresse. Le dossier doit être rejeté et les intéressés convoqués.

Pour les documents à scanner : Passez l’original de la CNI (les photocopies sont illisibles). Vous pouvez voir vos documents sur la gauche de l’écran « Visualisation ». Les documents doivent être passés notamment pour les CNI dans le sens de la lecture, actuellement celles-ci sont passées systématiquement par les mairies dans le sens de la largeur. Il faut savoir que la préfecture ne peut lire les documents que dans le sens de lecture et doit les rétablir par quart de tour. Pour les parents divorcés fournir le jugement de divorce. Toutes les pages ne sont pas nécessaires. Nous avons parfois 20 pages à afficher. N’envoyez que la première page où figurent les parents et les pages où est fixée la résidence de l’enfant indiquée d’une flèche ou surlignée. Vérifiez les pages suivantes pour savoir s’il n’y a pas d’opposition à sortie du territoire. Si c’est le cas avertir les parents pour les informer qu’il n’est plus possible de faire figurer cette mention sur les passeports biométriques. Si un passeport est à renouveler pour « erreur imputable à l’administration » nous scanner la photocopie du passeport puisque l’original ne peut pas passer dans le scanner mais nous préciser où se situe l’erreur car il est impossible de la voir sur une photocopie de passeport biométrique du fait d’éléments en filigranes. Pour les passeports à renouveler, bien vérifier que les intéressés n’aient pas une validité en page 36. Il faut dans ce cas là ne pas demander un timbre fiscal (sauf si le demandeur le précise par écrit). Nous scanner les pages 2 et 3 et la page 36. Les pages 34 et 35 ne sont pas utiles à nos services. Nous souhaitons connaître la date de fin de validité que nous indiquerons sur le passeport biométrique. Les timbres fiscaux sont à oblitérer. Si la somme est supérieure au tarif exigé, préciser sur le Cerfa que le demandeur a été avisé du tarif et qu’il renonce à être remboursé de la différence.

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4/4Pour les photos :

Faîtes attention à ne pas scanner des photos comportant des tâches d’encre, pensez également à nettoyer les scanners qui font des traits sur les photos, vérifiez et refaites les photos où l’on voit que l’écran dans le dos du demandeur est mal positionné, évitez les dossiers de fauteuil trop haut et optez pour un siège à dossier bas. Toutes ces erreurs sont visibles sur votre D.R.. Il est toujours possible de reprendre la photo. Actuellement l’imprimerie nationale de Douai laisse passer beaucoup d’anomalies photos, mais cela ne sera peut être pas toujours le cas. Lorsque vous avez terminé toutes les saisies sur le D.R., vous devez vérifier et faire vérifier sur l’écran par le demandeur sa demande afin d’en contrôler l’état civil avant édition du récépissé. A ce stade de traitement du passeport vous pouvez encore revenir sur les pages précédentes pour corriger les erreurs. Il faut savoir que les modifications apportées sur l’état civil du demandeur par la préfecture nous font perdre la main sur le dossier (délai pouvant aller de 5 mn à 1 jour) puisque celui-ci repart pour vérification en « cours de contrôle automatique » c’est à dire au Fichier des Personnes Recherchées. Relisez avant de valider ce que le scanner a saisi et rectifiez si nécessaire. Des erreurs également dans les numéros de départements, dans les codes postaux (ex : Toulon 93, Paris 07….) le nom des villes (ex Le Havre au lieu de Au Havre), mettre également les noms complets des communes (Sainte-Anastasie-sur-Issole au lieu de Sainte-Anastasie), ne pas en rajouter non plus (ex : Saint-Denis de la Réunion au lieu de Saint-Denis) le pays de naissance (ex : Ouzbékistan au lieu de Maroc). Nous trouvons également né à Tahiti alors que la ville est Papeete. Certaines personnes sont nées au Mourillon alors qu’il s’agit d’un quartier de Toulon. Certaines anciennes communes sont également rattachées à de plus grandes (ex : Giens, Le Brusc, Agay, Anthéor, ….) Il faut mettre la ville à laquelle elles sont rattachées et faire figurer le nom de l’ancienne dans l’adresse (ex : rue des Mimosas – Giens – 83400 Hyères et non pas 83400 Giens). Il faut savoir que le système de lecture et de retranscription peut indiquer n’importe quoi s’il n’arrive pas à déchiffrer l’orthographe (ex : nationalité congolaise au lieu de française). Certaines lettres également peuvent être remplacées par d’autres ou par des chiffres. Des U à la place des V, des 5 à la place de S, des 6 à la plage de G, des O à la place de 0 ou vice versa, des 3 à la place de B, des I à la place de 1, également de pas mettre d’espace après un tiret (Bormes- les- Mimosas mais Bormes-les-Mimosas) ce qui peut donner : ( ex : IOO, place 5ophie 6rant – Uillage Uavances – 5aint- Tropez) au lieu de 100, place Sophie Grant – Village Vacances – Saint-Tropez. Nous devons également rectifier ces erreurs sous peine de retour de passeports avec la mention « Erreur de l’administration » . La première page du Cerfa doit être signée pour toutes les demandes. Pour l’autorité parentale (partie interne du Cerfa jaune pour les mineurs) ne pas oublier de la faire signer. Si l’autorité parentale est complétée par la mère fournir la CNI de la mère Si l’autorité parentale est complétée par le père fournir la CNI du père.