comment viter les erreurs les plus frquentes commises dans le cadre des marchs publics de projets financs par les Fonds structurels et dinvestissement europens

GUIDE DORIENTATION DESTINATION DES PRATICIENS:

Europe Direct est un service destin vous aider trouver des rponses

aux questions que vous vous posez sur lUnion europenne.

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(*) Les informations sont fournies titre gracieux et les appels sont gnralement gratuits (sauf certains oprateurs, htels ou cabines tlphoniques).

European Commission, Directorate-General for Regional and Urban policy Competence centre Administrative Capacity Building; Solidarity Fund Pascal Boijmans Avenue de Beaulieu 1 1160 Brussels BELGIUM E-mail: regio-publication@ec.europa.eu Internet: http://ec.europa.eu/regional_policy/index_en.cfm De nombreuses autres informations sur lUnion europenne sont disponibles sur linternet via le serveur Europa (http://europa.eu). ISBN 978-92-79-51737-2, doi: 10.2776/925165 Union europenne, 2015 Reproduction autorise, moyennant mention de la source Luxembourg: Office des publications de lUnion europenne, 2015

http://europa.eu.int/citizensrights/signpost/about/index_en.htm#note1#note1http://ec.europa.eu/regional_policy/index_en.cfm

March public -

Guide dorientation destination des

praticiens:

comment viter les erreurs les plus

frquentes commises dans le cadre de

projets financs par les Fonds

structurels et dinvestissement

europens

Le prsent document a t labor par les services de la Commission en consultation

avec la Banque europenne dinvestissement.

Guide dorientation destination des

praticiens:

comment viter les erreurs les plus

frquentes commises dans le cadre

des marchs publics de projets

financs par les Fonds structurels et

dinvestissement europens

AVERTISSEMENT

Le prsent document contient des orientations sur les moyens dviter les erreurs frquemment observes dans les marchs publics de projets cofinancs par les Fonds structurels et dinvestissement europens. Ces orientations ont pour but de faciliter la mise en uvre des programmes oprationnels et dencourager les bonnes pratiques. Non juridiquement contraignantes, elles visent seulement fournir des recommandations gnrales en tenant compte des meilleures pratiques. Les concepts, ides et solutions proposs dans les prsentes orientations sont sans prjudice des lgislations nationales et doivent tre interprts et, ventuellement, adapts en tenant compte du cadre juridique national. Ces orientations sont formules sans prjudice de linterprtation que pourrait faire lavenir la Commission des dispositions de la lgislation applicable.

Table des matires

Table des matires .......................................................................................................................... 4

Glossaire des acronymes .............................................................................................................. 6

Prface ................................................................................................................................................ 7

Comment utiliser le prsent guide dorientation ................................................................. 8

1. Prparation et planification .............................................................................................. 11

1.1 Dfinition prliminaire du champ dapplication ..................................................... 11

1.2 Gestion de marchs/projets ........................................................................................... 16

1.3 Dfinition des arguments conomiques .................................................................... 18

1.4 Slection de la procdure ............................................................................................... 19

1.5 Seuils et publication des appels doffres ................................................................. 23

1.6 Exigences oprationnelles respecter pour lancer un appel doffres .......... 24

2. Publication ............................................................................................................................... 28

2.1 Publication des avis de lUE ........................................................................................... 28

2.2 Procdures et calendriers ............................................................................................... 29

2.2.1 Dlais minimaux ................................................................................................................... 29

2.2.2 Procdure acclre ............................................................................................................ 31

2.3 Dossier dappel doffres .................................................................................................. 32

2.3.1 Dfinition des critres de slection ..................................................................................... 32

2.3.2 laboration du questionnaire de pr-qualification (QPQ) ................................................... 34

2.3.3 Dfinition de critres dattribution et pondration de ceux-ci ........................................... 34

2.3.4 Bordereau de prix ................................................................................................................ 35

2.3.5 Le contrat ............................................................................................................................. 35

2.4 Cahier des charges et normes ...................................................................................... 36

2.4.1 laboration du cahier des charges ....................................................................................... 36

2.4.2 Normes respecter lors de la rdaction du cahier des charges .......................................... 38

2.4.3 Critres sociaux, thiques et environnementaux ................................................................ 38

2.4.4. Variantes ............................................................................................................................. 39

2.5 Obtention du dossier dappel doffres et soumission des offres ..................... 39

2.6 Plaintes, recours et responsabilit ............................................................................. 40

3. Soumission des offres et slection des soumissionnaires ..................................... 45

3.1 Remise des offres conformment aux instructions .............................................. 45

3.2 Respect des instructions de la procdure dappel doffres ................................ 46

3.3 Dpt scuris des offres .............................................................................................. 46

3.4 Crmonie douverture .................................................................................................... 46

4. valuation des offres .......................................................................................................... 49

4.1 Prix le plus bas ................................................................................................................... 49

4.2 Offre prsentant le meilleur rapport qualit-prix (MEAT) ................................. 49

4.3 Gestion des offres anormalement basses ................................................................ 50

4.4 Clarifications ....................................................................................................................... 50

4.5 Ngociations aprs remise des offres ....................................................................... 51

4.6 Dcision du comit dvaluation .................................................................................. 51

5. Attribution ................................................................................................................................ 54

5.1 Avis dattribution du march......................................................................................... 54

5.2 Dlai de suspension et information des soumissionnaires ................................ 54

6. Excution du march ............................................................................................................ 56

6.1 Relation avec le fournisseur/contractant ................................................................. 56

6.2. Modifications du march................................................................................................ 56

6.3 Clture du march ............................................................................................................. 56

BOTES OUTILS ............................................................................................................................ 60

BOTE OUTILS 1 ARGUMENTS CONOMIQUES .......................................................... 61

BOTE OUTILS 2 - PLANIFICATION DES RISQUES ET DES MESURES DURGENCE

......................................................................................................................................................... 63

BOTE OUTILS 3 PASSERELLES ...................................................................................... 66

BOTE OUTILS 4 LISTE DE PRSLECTION ................................................................. 68

BOTE OUTILS 5 DFINITION DES CRITRES DE SLECTION ET PHASE DE SLECTION ................................................................................................................................... 70

BOTE OUTILS 6 DFINITION DES CRITRES DATTRIBUTION ET PHASE

DATTRIBUTION ........................................................................................................................... 74

BOTE OUTILS 7 RDACTION DU CAHIER DES CHARGES ....................................... 83

BOTE OUTILS 8 MODIFICATION DU MARCH ........................................................... 90

BOTE OUTILS 9 - LISTE DE CONTRLE DE LA CONFORMIT .................................. 95

BOTE OUTILS 10 LIENS UTILES .................................................................................... 99

Remerciements ....................................................................................................................... 101

Glossaire des acronymes

API: avis de pr-information AM: Avis de march DG GROW: direction gnrale du march intrieur, de l'industrie, de l'entrepreneuriat et des PME DG ENV: direction gnrale de l'environnement Fonds ESI: Fonds structurels et dinvestissement europens JOUE: Journal officiel de lUnion europenne MEAT: offre prsentant le meilleur rapport qualit-prix PME: petites et moyennes entreprises PPP: partenariat public-priv QPQ: questionnaire de pr-qualification RCE: rapport cot-efficacit SIMAP: systme dInformation sur les marchs publics UE: Union europenne

7

Prface

Les marchs publics constituent un aspect essentiel des investissements publics: ils stimulent le dveloppement conomique en Europe et participent de faon significative au renforcement du march unique. Les marchs publics occupent une place importante: ils reprsentent environ 19 % du PIB de lUnion europenne et font partie intgrante de notre quotidien. Les administrations publiques achtent des biens et des services pour leurs citoyens: ces achats doivent tre raliss de la manire la plus efficace. Les marchs publics crent galement des possibilits pour les entreprises. Ils favorisent ainsi linvestissement priv et contribuent la croissance et lemploi sur le terrain. Enfin, les marchs publics jouent un rle de premier plan dans l'affectation des fonds structurels et dinvestissement europens.

On estime quenviron 48 % des fonds structurels et dinvestissement europens sont dpenss dans le cadre de marchs publics. Dans les tats membres, les projets cofinancs par les fonds de lUE doivent tre conformes aux rgles applicables en matire de marchs publics, qui garantissent un bon rapport qualit-prix ainsi qu'une concurrence loyale sur le march. La transparence et lintgrit dans les procdures pertinentes sont galement essentielles pour maintenir la confiance des citoyens dans leur gouvernement.

Pour toutes ces raisons, l'application correcte et uniforme des rgles de passation des marchs publics engendre des gains defficacit et defficience pour tous: pour les administrations publiques au niveau national et rgional, pour les entreprises et pour les citoyens. Elle nous aide tirer le meilleur parti des investissements publics et utiliser les fonds de lUE de faon optimale. Cependant, les donnes disponibles indiquent quune part importante du nombre total d'erreurs recenses dans les dpenses de lUE sont dues une mauvaise application des rgles de lUE relatives aux marchs publics.

Le but du prsent document est de fournir des orientations aux fonctionnaires participant la gestion des fonds structurels et dinvestissement europens (Fonds ESI) et d'aider ces derniers viter les erreurs frquentes et adopter les meilleures pratiques en ce qui concerne la mise en uvre des procdures de passation de marchs. Mme s'il ne propose pas d'interprtation juridique des directives europennes, il constitue pour les praticiens un instrument utile leur permettant, au travers de conseils pratiques, d'viter les erreurs l o elles sont les plus courantes et de traiter chaque situation de la faon la plus adapte. Par ailleurs, le prsent document rpertorie un certain nombre de bonnes pratiques et propose des exemples tirs de la ralit, des explications sur des thmes spcifiques, des tudes de cas et des modles. Enfin, pour faciliter l'utilisation du prsent guide, des alertes et des lments interactifs comportant des liens vers les textes lgislatifs pertinents et dautres documents utiles ont t insrs.

Le prsent document dorientation fait partie des actions prioritaires de la Commission visant aider les tats membres renforcer leur capacit administrative amliorer la manire dont les fonds de lUE sont investis et grs. Il est le rsultat d'efforts conjoints dploys par les services de la Commission, en concertation avec la Banque europenne dinvestissement. Nous tenons remercier tous ceux qui ont particip son laboration.

Nous esprons que ces orientations fourniront une aide utile.

Corina Creu, Elbieta Biekowska, Commissaire europene pour la politique rgionale Commissaire europene pour le march intrieur,

l'industrie, l'entrepreneuriat et les PME

8

Comment utiliser le prsent guide dorientation

qui est destin ce guide dorientation?

Ce guide est essentiellement destin aux responsables des marchs publics qui, au sein des pouvoirs adjudicateurs, sont chargs de la planification et de la mise en uvre dun processus dachat de travaux publics, de fournitures ou de services la fois efficace, rentable et respectueux des normes en vigueur. Les autorits de gestion peuvent galement trouver ce guide utile, en particulier la liste de contrle figurant dans la bote outils 9, lorsquelles doivent contrler les marchs publics excuts par des bnficiaires de subventions de lUE.

Structure du guide

Le prsent document se divise en deux parties:

Le guide dorientation sarticule autour des six tapes dune procdure de march public, de la planification lexcution du march, en insistant sur les points surveiller et les erreurs potentielles viter, et propose des liens vers une bote outils plus approfondie.

La bote outils se compose de documents dinformation analysant plus en dtail certains thmes spcifiques et proposant des exemples de bonnes pratiques sur les choses faire et ne pas faire pendant le cycle de passation de march.

Dun point de vue pratique, la procdure de passation de march se divise en six tapes:

1. Prparation et planification 2. Publication 3. Soumission des offres et slection des soumissionnaires 4. valuation des offres 5. Attribution du march 6. Excution du march

Dans le prsent document, nous guiderons le responsable des marchs publics pas pas tout au long du processus, y compris durant ltape cruciale de la planification, en insistant sur les points o les erreurs sont le plus souvent commises et les moyens de les viter. la fin de chaque section, une liste rcapitule les erreurs les plus frquentes en donnant quelques exemples. Lorsque des ressources supplmentaires sont disponibles, via la bote outils ou dans dautres documents utiles disponibles sur linternet, un hyperlien est propos.

Le guide couvre les marchs financs par lUE pour lachat douvrages, de fournitures et de services conformment la directive 2004/18/CE1. La directive, les seuils applicables et les communications interprtatives sur des thmes spcifiques (notamment les contrats-cadres et marchs publics dont le montant est infrieur aux seuils) se trouvent sur le site web de lUnion - voir la bote outils 10.

1 Directive 2004/18/CE du Parlement europen et du Conseil du 31 mars 2004 relative la coordination des procdures de passation des marchs publics de travaux, de fournitures et de services (JO L 134 du 30.4.2004, p. 114).

9

Explication des symboles

Tout au long du guide, les symboles suivants signalent les points fondamentaux:

Attention! Indique une tape de la procdure sujette aux erreurs les plus frquentes et les plus graves.

Alerte! Attire l'attention sur un facteur de risque pour lconomie, lefficience et lefficacit du processus de passation de march.

laide! Indique un point pour lequel des ressources supplmentaires sont fournies via la bote outils ou des liens vers dautres documents.

Travaux, fournitures ou services?

Il existe trois types de marchs publics relevant de la directive 2004/18/CE: les marchs publics de travaux, de fournitures et de services. Les marchs publics de travaux sont des marchs publics ayant pour objet soit lexcution, soit la fois la conception et lexcution de travaux relatifs une des activits mentionnes lannexe I de la directive 2004/18/CE. Un ouvrage est le rsultat dans son ensemble de travaux de construction ou de gnie civil destin remplir par lui-mme une fonction conomique ou technique, comme une route ou une station dpuration. Les marchs publics de fournitures sont des marchs publics ayant pour objet lachat, le crdit-bail, la location ou la location-vente, avec ou sans option dachat, de produits, tels que des vhicules ou des ordinateurs. Les marchs publics de services sont des marchs publics autres que les marchs publics de travaux ou de fournitures portant sur la prestation de services viss lannexe II de la directive 2004/18/CE, comme des services de consultance ou de formation.

Gestion de marchs versus gestion de projets

Chaque pouvoir adjudicateur possde ses propres procdures et ses propres manires dorganiser la gestion des projets et des marchs. Dans le cas dun financement au titre des fonds ESI, les marchs sont passs dans le cadre dun projet soutenu par lUE, mis en uvre au travers d'un ou plusieurs contrats. Les projets marchs/contrats multiples ncessitent une coordination minutieuse. De nombreuses tudes, parfois trs mdiatises, ont t ralises sur les causes des checs rencontrs, aboutissant la conclusion quune planification mdiocre, surtout au dbut du processus de passation d'un march public, est responsable des erreurs commises. Par consquent, les pouvoirs adjudicateurs dsignent de plus en plus souvent des gestionnaires de projets afin de mener bien les marchs publics les plus importants, les plus complexes et risque, ce qui est considr comme une meilleure pratique. Les principes et pratiques de bonne gestion des projets et de bonne gestion des marchs concident donc de plus en plus. Dans le prsent guide dorientation, nous utiliserons parfois le terme gestion de projet comme synonyme de gestion de march.

Respect des rgles internes et des lgislations nationales

Il est bien entendu impratif que les fonctionnaires impliqus dans une procdure de passation de marchs respectent la lgislation nationale et les rgles internes leur organisation, ainsi que les rgles de lUnion, et ce pour les contrats dont la valeur est suprieure ou infrieure aux seuils tablis pour la publication au JOUE.

Le prsent document constitue un document dorientation. Son but est dapporter une aide concrte aux responsables des marchs publics afin de leur permettre dviter

10

certaines des erreurs les plus frquentes et les corrections financires2. Il ne sagit pas dun manuel dinstruction sur la manire de se conformer aux exigences de la directive 2004/18/CE, et encore moins dune interprtation juridique dfinitive du droit de lUnion. Ce guide a t pens comme une aide, et non pas comme un document de substitution aux rgles et procdures internes. En labsence de documents dorientation quivalents sur le plan national ou pour le fonds concern, les autorits de gestion peuvent choisir dadopter ce guide en tant que lignes directrices appliquer lgard des bnficiaires de subventions de lUE.

Les nouvelles directives europennes sur les marchs publics

De nouvelles directives sur les marchs publics3 ont t adoptes en fvrier 2014 et les tats membres ont jusquau mois davril 2016 pour les transposer en droit national (sauf pour ce qui concerne les marchs publics en ligne, le dlai dans ce domaine tant fix septembre 2018).

Plus dinformations sur les nouvelles directives sont disponibles ladresse suivante: http://ec.europa.eu/growth/single-market/public-procurement/rules-implementation/new/index_en.htm

2 Le terme corrections financires dsigne les actions prises par la Commission ou un tat membre pour

exclure du cofinancement du budget de lUE les dpenses ne satisfaisant pas aux conditions de financement en raison dirrgularits. Voir les orientations pour la dtermination des corrections financires appliquer par la Commission aux dpenses finances par lUnion dans le cadre de la gestion partage en cas de non-respect des rgles en matire de marchs publics, approuves par la dcision C(2013) 9527 de la Commission du 19 dcembre 2013, consultable ladresse suivante: http://ec.europa.eu/regional_policy/index.cfm/fr/information/publications/cocof-guidance-documents/2013/ 3 Directive 2014/24/UE du Parlement europen et du Conseil du 26 fvrier 2014 sur la passation des marchs publics et abrogeant la directive 2004/18/CE, directive 2014/23/UE du Parlement europen et du Conseil du 26 fvrier 2014 sur lattribution de contrats de concession et directive 2014/25/UE du Parlement europen et du Conseil du 26 fvrier 2014 relative la passation de marchs par des entits oprant dans les secteurs de leau, de lnergie, des transports et des services postaux et abrogeant la directive 2004/17/CE.

http://ec.europa.eu/growth/single-market/public-procurement/rules-implementation/new/index_en.htmhttp://ec.europa.eu/growth/single-market/public-procurement/rules-implementation/new/index_en.htmhttp://ec.europa.eu/regional_policy/index.cfm/fr/information/publications/cocof-guidance-documents/2013/http://eur-lex.europa.eu/legal-content/FR/TXT/?uri=OJ:JOL_2014_094_R_0065_01http://eur-lex.europa.eu/legal-content/FR/TXT/?uri=OJ:JOL_2014_094_R_0001_01http://eur-lex.europa.eu/legal-content/FR/TXT/?uri=OJ:JOL_2014_094_R_0243_01

11

1. Prparation et planification

Cette tape a pour objectif l'laboration d'un processus solide en vue de la livraison des travaux, des services ou des fournitures requis.

En rgle gnrale, une procdure de mise en concurrence, organise de manire ouverte, objective et transparente, devrait permettre d'atteindre le meilleur rapport qualit-prix dans le cadre des marchs publics, conformment aux principes du trait sur lUnion europenne et la directive 2004/18/CE. Parmi les principes essentiels observer lors de la passation dun march public figurent la non-discrimination, lgalit de traitement, la transparence, la reconnaissance mutuelle, la proportionnalit, la libre prestation de services et la libert dtablissement pour les soumissionnaires potentiels. La directive 2004/18/CE impose des obligations juridiques aux organismes publics en ce qui concerne la publication des marchs dont la valeur est suprieure un certain seuil.

Cette premire tape du processus est fondamentale et influencera toutes les activits ultrieures relatives au march. Si cette partie de lappel doffres est correctement excute, le reste de la procdure devrait se drouler sans difficult, mais linverse est galement vrai. Souvent, le pouvoir adjudicateur (PA) sous-estime ltape de planification du processus, voire saute cette tape. Les autorits de gestion et les auditeurs sont susceptibles dexaminer cette tape avec attention pour sassurer que les subventions ont t correctement dpenses et que le pouvoir adjudicateur sest acquitt de ses responsabilits avec comptence.

Selon le volume et la complexit du march, cette tape du processus peut durer plusieurs mois avant que lavis de march ne soit publi. Une planification efficace doit minimiser le risque de devoir modifier ou adapter le march par la suite. Les erreurs les plus graves (et, potentiellement, les plus coteuses) et les plus frquemment retrouves dans les marchs publics rsultent dune planification inefficace. Etude de faisabilit et phase danalyse de la porte et tendue du projet, actions dinformation du public ainsi que consultations publiques pour les plans ou programmes publics de plus grande envergure devraient tre envisages. Voir galement la bote outils 10.

1.1 Dfinition prliminaire du champ dapplication

Il convient de prendre en considration ds le dpart les tapes et questions suivantes. Les lments ci-dessous ne sont pas prsents par ordre de priorit.

La planification est cruciale. Si le pouvoir adjudicateur se trompe ce

stade, il est trs probable que des erreurs et des problmes

surviennent par la suite. De nombreuses erreurs sont attribuables

une planification insuffisante. Il est recommand, ce stade,

dlaborer des modles standard pour la communication avec les

soumissionnaires, denregistrer les principales dcisions (cest--dire

de consigner les informations dj connues, les options disponibles et

la justification du choix de loption privilgie) et dadopter des rgles

en matire de planification, dexcution et de contrle des procdures

de passation de marchs.

12

Participation des principales parties prenantes: la reconnaissance et la juste prise en compte des parties prenantes (externes) constituent un lment essentiel pour le succs dun march public. Les parties prenantes peuvent tre des particuliers, des groupes ou sous-groupes de clients (y compris des clients internes), des clients/utilisateurs ou dautres parties (par exemple les entreprises de services publics concernes) ayant un intrt dans le march. mesure que le march progresse et que ses priorits voluent, les parties prenantes, et leurs besoins, peuvent galement changer. La consultation des clients/utilisateurs et autres parties prenantes est tout aussi importante que la consultation du march; ces deux aspects de la consultation doivent tre effectus de manire coordonne. La consultation permettra aux parties prenantes de participer la dfinition des spcifications du march.

Identifier et valuer les besoins: que prvoit-on dacheter et pourquoi? Quelles sont les caractristiques essentielles et facultatives? Quel est le facteur cl qui motive cet achat? Quels sont les facteurs cls de russite? Quels sont les rsultats escompts? Avons-nous besoin de ces travaux/services/fournitures? Qui a dit que nous en avions besoin? Quelles sont les possibilits dacqurir des solutions toutes faites? Il est souvent plus judicieux dvaluer de manire critique la justification fondamentale de lachat lors dune session de groupe interactive impliquant toutes les principales parties prenantes.

valuation des options: une valuation des options a-t-elle t effectue en vue dexaminer les diffrents moyens de rpondre aux besoins recenss? Par exemple, vaut-il mieux acheter, prendre en location ou prendre en location-vente ce dont nous avons besoin? Vaut-il mieux lancer une procdure de passation de march traditionnelle ou avoir recours un partenariat public-priv (PPP)? Devrions-nous chercher une solution innovante nos besoins?

Budget et financement: arrter un budget raliste pour le march en vue dobtenir les rsultats escompts, puis garantir la disponibilit des fonds ncessaires au financement du march, constitue une autre activit essentielle. Celle-ci doit tre effectue sur la base dune dfinition claire des besoins et dinformations actualises sur les prix du march. En fonction de la nature du march, il conviendra dajouter un montant appropri pour les imprvus. Le budget et les imprvus seront rexamins aux stades critiques du cycle de vie du march. Les cots lis au cycle de vie du march peuvent tre pris en considration ce stade, puisquils permettent dvaluer le budget ncessaire.

Il nest pas rare que des marchs fassent lobjet de critiques pour ne

pas avoir pris en compte les parties prenantes (externes). Cette

ngligence a souvent un impact ngatif sur la russite du march, et

peut parfois entraner des cots supplmentaires pour rectifier les

omissions ou les erreurs. Toutefois, limplication des parties prenantes

et les consultations, aussi importantes soient-elles, ne doivent pas

compromettre lindpendance du processus dcisionnel du pouvoir

adjudicateur, ni crer des situations de conflits dintrts potentiels et

entraner des violations des principes dgalit de traitement et de

transparence; les commentaires des parties prenantes ne doivent pas

influencer le contenu et la cible du march.

13

Caractre abordable du projet: le pouvoir adjudicateur possde-t-il le budget ncessaire pour un tel march? Il convient galement de prendre en compte, dans ce cadre, la possibilit que les cots du march atteignent un niveau dpassant les budgets disponibles. D'o la ncessit de prvoir des plans durgence.

Rapport qualit-prix: comment le pouvoir adjudicateur tablira-t-il le rapport qualit-prix? Quelle est la fiabilit des estimations de cots? Quelles sont les ressources ncessaires lexcution du march? Quels sont les cots escompts durant le cycle de vie du march? Existe-t-il dautres implications conomiques/en terme de ressources (par exemple un entretien supplmentaire, des cots oprationnels ou des licences sur mesure)?

Dfinition de valeurs de rfrence: une srie de valeurs de rfrence prdtermines devraient tre dfinies afin dindiquer ce qui serait considr comme une offre acceptable, cest--dire une offre thorique optimale prpare au pralable par le pouvoir adjudicateur. Ces valeurs sont utiles lors de la rception doffres un prix anormalement bas, tant donn quil est obligatoire de demander au soumissionnaire dexpliquer les lments de loffre jugs anormaux. Loffre peut tre rejete si les explications du soumissionnaire ne sont pas suffisamment documentes et ne permettent pas de convaincre le pouvoir adjudicateur de sa capacit excuter le march (voir galement la section 3.2). Ce risque doit tre pris en considration lors de la phase prcdant le dbut de la procdure afin de veiller ce que les donnes ncessaires soient collectes.

Faisabilit: souvent, des erreurs sont commises lorsque le pouvoir adjudicateur estime le march capable dexcuter un contrat sans lavoir consult au pralable sur ses propositions. Tous les marchs publics ne sont pas ralisables. Des problmes peuvent survenir en terme de maturit technologique, de saturation de la demande ou des niveaux inacceptables de transfert des risques. Le march peut-il rpondre la demande? Le pouvoir adjudicateur recherche-t-il quelque chose qui dpasse les capacits (actuelles) du march? Les dlais sont-ils ralistes?

tude de march: une comprhension du march peut souvent savrer utile lacheteur au moment de dfinir lobjet du march, destimer les cots et avant d'tablir les critres de slection et dattribution dune procdure de passation de march. Une tude de march peut fournir des informations sur la disponibilit de produits ou services rpondant aux exigences du pouvoir adjudicateur et permettre ainsi de choisir lapproche de passation de march la plus approprie. Un dialogue avec le march avant le lancement de la procdure de passation de march peut aider trouver des solutions innovantes ou de nouveaux produits ou services dont lautorit publique navait pas forcment connaissance. Il peut galement aider le march rpondre aux critres qui seront appliqus durant la procdure de passation de march, en fournissant des informations sur les exigences attendues de lautorit publique. Toutefois, le march doit tre contact dans le respect des principes de transparence et dgalit de traitement, en vitant de divulguer des informations privilgies et/ou des positions de march privilgies. Lorsquun candidat ou soumissionnaire, ou une entreprise lie un candidat ou un soumissionnaire, a donn son avis au pouvoir adjudicateur, ou a particip la prparation de la procdure de passation de march, le pouvoir adjudicateur prend des mesures appropries pour veiller ce que la concurrence ne soit pas fausse par la participation de ce candidat ou soumissionnaire afin dviter son exclusion de la procdure dappel doffres (voir les affaires jointes C-21/03 et C-34/03, Fabricom).

14

Les achats publics avant commercialisation4 et le dialogue comptitif, introduits par la directive 2004/18/CE, offrent aux autorits publiques de plus grandes possibilits d'engager le dialogue avec le march.

Dfinition de lobjet du march/unicit de l'ouvrage/publication en tant que

contrat unique ou en lots:

La premire tape consiste dfinir clairement lobjet du march.

La deuxime tape consiste dterminer si lobjet du march constitue un ouvrage unique au sens de larticle 1, paragraphe 2, point b), de la directive 2004/18/CE et de la jurisprudence (voir les affaires C-16/98, Commission/France, C-574/10, Commission/Allemagne, T-358/08, Espagne/Commission, et T-384/10, Espagne/Commission).

Lors de la troisime tape, il y a lieu de dterminer si le march se situe au-dessus du seuil tabli pour la publication au JOUE. En particulier, le pouvoir adjudicateur doit sabstenir de scinder artificiellement les grands ouvrages/fournitures/services en plus petites units en vue dviter ces seuils. Pour les ouvrages, les diffrents marchs doivent tre regroups lorsquil existe une relation fonctionnelle et temporelle entre eux. En gnral, si les marchs, pris ensemble, ont le mme objet, leurs valeurs respectives doivent tre additionnes. Si la valeur globale des marchs est suprieure au seuil, les marchs doivent tre publis au JOUE. Les projets collaboratifs partenaires multiples doivent tenir compte des exigences des marchs publics au niveau du projet (et non pas au niveau de chaque partenaire) [voir la section 1.5 relative au fractionnement artificiel des marchs].

Une fois ces tapes accomplies, le pouvoir adjudicateur peut dcider de crer un seul march ou de diviser celui-ci en lots. La premire solution peut permettre de raliser des conomies dchelle et de gamme, en plus dtre plus facile grer pour le pouvoir adjudicateur. Linconvnient rside dans le fait que les critres financiers ou techniques stricts tablis dans l'appel d'offres risquent de rduire, voire dempcher la participation de contractants plus modestes ou plus spcialiss. La fragmentation du march en lots prsente lavantage douvrir la concurrence un nombre accru de soumissionnaires potentiels. Son inconvnient est quun nombre plus lev de contrats rend le march plus difficile grer pour le pouvoir adjudicateur.

4 Communication de la Commission intitule Achats publics avant commercialisation: promouvoir

linnovation pour assurer des services publics durables et de qualit en Europe (COM(2007) 799, 14.12.2007)

Les bonnes pratiques montrent que la ralisation dune tude de

march 6 12 mois avant la publication de lavis de march peut tre

extrmement utile.

Voir le lien vers le site web de la stratgie numrique pour lEurope sur

la passation de marchs vise innovante: bote outils 10

Voir le lien vers le site web de la plateforme relative la passation de

marchs vise innovante: BOTE OUTILS 10 LIENS UTILES

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Les dcisions relatives lobjet du march et la manire dont il est rendu public doivent tre justifies et peuvent faire lobjet de contrles lorsque le projet est audit. Voir les informations plus dtailles dans les botes outils 7 & 9 et la section 1.5.

Accords-cadres: certains tats membres ont frquemment recours des accords-cadres. Le terme accord-cadre dsigne de manire gnrale les accords conclus avec des fournisseurs dfinissant les conditions gnrales dans lesquelles des achats spcifiques (marchs bons de commande) peuvent tre effectus tout au long de la dure de laccord. Laccord-cadre nest pas un contrat en soi, mais les procdures de passation de march conduisant l'tablissant de l'accord-cadre sont soumises aux rgles de lUE en matire de marchs publics.

Un accord-cadre peut sappliquer nimporte quel type de march. Toutefois, cela ne veut pas dire quil reprsente la mthode la plus approprie pour lattribution de tous les marchs. Cest la raison pour laquelle le pouvoir adjudicateur doit valuer la pertinence de lutilisation de laccord-cadre en tenant compte des avantages et inconvnients de celui-ci par rapport aux circonstances du march vis. Les accords-cadres sont davantage adapts aux marchs rpondant des besoins tablis et rcurrents dont on ne connat lavance ni le volume, ni le moment exact o ils se prsentent.

Ils peuvent permettre de raliser des conomies considrables en termes de temps, de cots de produits et de ressources. Le pouvoir adjudicateur souhaitant conclure un accord-cadre doit inclure dans le dossier dappel doffres, au minimum, les conditions relatives la priode dexcution du contrat, les produits/services, le nombre de fournisseurs et la mthode de commande, conformment larticle 32, paragraphes 3 et 4, et lannexe VII de la directive 2004/18/CE. Les donnes historiques sur les volumes sont essentielles toute passation de march, mais encore plus lorsquil sagit de conclure un accord-cadre. Plus un fournisseur reoit des assurances quant au volume de commandes attendu, plus il sera mme de soumettre des offres des prix comptitifs.

Calendrier: un calendrier raliste pour le processus complet de passation de march, y compris les ventuelles procdures de recours ainsi que lattribution et lexcution du march, doit tre labor pendant la phase de planification. Les calendriers trop optimistes sont frquents et dbouchent sur des erreurs lors des phases dexcution ultrieures. Ils peuvent par exemple entraner des dysfonctionnements du processus de passation de march ou de graves problmes dexcution, dus aux dlais irralistes de prparation des offres, qui limitent ainsi le nombre doffres soumises et affectent leur qualit.

Les passations de marchs publics pour des travaux, des fournitures ou des services impliquant des subventions au titre des Fonds ESI sont souvent organises dans le cadre dun projet plus vaste financ par des subventions de lUE pouvant tre mis en uvre grce la coordination de plusieurs marchs. Les retards dans un march peuvent affecter lexcution des autres marchs. Les dlais d'approbation des subventions et des paiements peuvent avoir une incidence sur lapprobation des budgets et sur le processus de passation de march dans son ensemble et doivent tre pris en considration par le pouvoir adjudicateur. Les subventions de lUE peuvent galement avoir des consquences pour les dlais fixs en ce qui concerne ladmissibilit des dpenses du march et, ds lors, pour le remboursement de celles-ci.

Voir le lien vers la note explicative de la DG GROW relative aux

accords-cadres: bote outils 10

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1.2 Gestion de marchs/projets

Organisation du projet et ressources: la manire d'organiser le march dpend de la taille et de la complexit de celui-ci ainsi que des risques y affrents. Tous les marchs, quelle que soit leur taille ou leur complexit, ncessitent au moins un responsable, qui peut tre le gestionnaire du march/projet, voire un spcialiste intgr lquipe dans le but de grer certains processus (ce qui est recommand pour les marchs importants, complexes ou risqus). Les rles et les responsabilits de chacun tout au long de la procdure de passation de march doivent tre clairement dfinis dans les manuels oprationnels du pouvoir adjudicateur. En fonction du nombre de marchs prvus et de leur complexit, il peut savrer ncessaire dintgrer lquipe des conseillers externes spcialiss dans certaines matires lies aux passations de marchs, tel qu'un conseiller juridique.

Contrles et passerelles: un certain nombre doutils et de techniques de gestion de

projet peuvent tre utiliss pour aider contrler et grer le projet, comme par exemple les registres de contrle des documents ou les registres de problmes. Ces outils et techniques remplissent la fonction assurance de lorganisation du projet. Lutilisation de passerelles reprsente une technique de gestion de projet puissante, de plus en plus souvent applique aux passations de marchs plus complexes. Le mcanisme de contrle passerelle de la passation de marchs (Procurement Gateway Review) est un processus de contrle que le pouvoir adjudicateur peut utiliser pour veiller ce que les activits constituant chaque tape du march soient correctement effectues avant que le pouvoir adjudicateur ne donne son accord pour passer ltape suivante. Les contrles passerelles des passations de marchs doivent tre programms aux tapes essentielles jalonnant le cycle de vie du march. Les contrles passerelles formels sont essentiellement utiliss pour les marchs importants, complexes et prsentant des risques levs.

Ressources humaines: les ressources humaines affectes la mise en oeuvre de la passation de marchs sont-elles suffisantes? Dispose-t-on de personnes au profil adquat pour participer au comit dvaluation du pouvoir adjudicateur, ainsi que de personnes dotes de comptences en matire de gestion de projet et de passation de marchs et de comptences juridiques, financires, techniques, en matire daudit, etc.? Qui assumera la responsabilit finale des dcisions cls et de lallocation des budgets? Cette personne a-t-elle t identifie et informe? A-t-elle accept le rle de responsable du march/projet? Si le march est complexe ou prsente des risques financiers levs, il convient denvisager la cration dun comit de pilotage charg de le superviser. Ce comit sera charg dapprouver toutes les dcisions cls et sera normalement compos de personnes non impliques dans lexcution du march proprement dit.

Comit dvaluation: la bonne pratique veut que le comit dvaluation soit tabli ds que la dcision de lancer le march a t prise, afin de veiller ce que le processus de passation de march se droule de la manire la plus professionnelle possible, en sattachant ds le dpart les services de personnes disposant de toutes les qualifications ncessaires. Le comit doit disposer dun noyau de membres permanents. Les responsables des passations de marchs et des questions financires et juridiques doivent en faire partie. En fonction du type de march, on y incluera des membres aux

Voir la bote outils 3 sur lutilisation des passerelles

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comptences plus techniques. Idalement, le comit comportera des membres expriments dans chacun des domaines dont il sera question lors de lexamen des offres. Le comit est souvent prsid par le gestionnaire du march/projet. Il est soumis des rgles et des procdures qui guarantiront une apprciation quilibre des offres, grce aux valuations individuelles de ses membres. Dans certains tats membres, seul le pouvoir adjudicateur (membre unique ou organisme collectif) possde des comptences dcisives au sein du comit. Il est galement possible dy inclure des organisations externes qui ont un intrt dans le rsultat du march et qui sont dment nommes par le pouvoir adjudicateur. Les dcisions doivent tre strictement bases sur les critres publis et tre incontestablement libres de toute influence politique ou autre influence indue. Les travaux du comit dvaluation doivent tre consigns (au minimum la liste des participants et le rsum des dlibrations ou du procs-verbal de la runion).

Intgrit et conflits dintrts: la notion de conflits dintrts recouvre au minimum toute situation dans laquelle des membres du personnel du pouvoir adjudicateur ou dun prestataire de services de passation de march agissant au nom du pouvoir adjudicateur qui participent au droulement de la procdure ou sont susceptibles den influencer lissue ont, directement ou indirectement, un intrt financier, conomique ou un autre intrt personnel qui pourrait tre peru comme compromettant leur impartialit ou leur indpendance dans le cadre de la procdure de passation de march. Les acteurs financiers et les autres personnes impliques dans lexcution et la gestion du budget, y compris les actes prparatoires, ainsi que dans laudit ou le contrle ne doivent prendre aucune mesure risquant de crer un conflit entre leurs propres intrts et ceux de lUnion. Il y a conflit dintrts lorsque lexercice impartial et objectif des fonctions dun acteur financier ou dune autre personne est compromis pour des motifs impliquant la famille, la vie affective, les affinits politiques ou nationales, lintrt conomique ou tout autre intrt partag avec un bnficiaire. Les meilleures pratiques ce sujet sont les suivantes:

chaque membre du comit dvaluation doit signer un formulaire de dclaration d'absence de conflit dintrts (bien que la directive 2004/18/CE ne prvoie aucune obligation de le faire). Toute personne susceptible dtre en conflit dintrts doit sabstenir de jouer un quelconque rle dans la procdure de passation de march;

les systmes, contrles et formations ncessaires doivent tre mis en place de manire faire en sorte que tous les acteurs cls mme dinfluencer les dcisions relatives la porte dun march ou son attribution soient conscients de leur devoir dagir en toute impartialit et intgrit. Ces mmes acteurs cls doivent avoir sign une dclaration d'absence de conflit dintrts. Au dbut du processus de passation de march, le comit dvaluation doit tre invit dclarer tout conflit dintrts rel ou potentiel. Ces dclarations doivent tre consignes et conserves dans le dossier relatif au march. Chaque pouvoir adjudicateur doit avoir adopt des procdures adquates cet gard;

les soumissionnaires doivent tre invits dclarer leurs ventuels conflits dintrts (ainsi que ceux qui pourraient concerner leurs proches) au moment de la soumission de leur offre. Cette dclaration constitue lune des exigences minimales figurant dans le dossier dappel doffres.

Pour plus de dtails, voir larrt rendu dans laffaire C-538/13, eVigilo, selon lequel le pouvoir adjudicateur est tenu de vrifier lexistence dventuels conflits dintrts et de prendre les mesures appropries afin de prvenir, de dtecter les conflits dintrts et dy remdier (voir en particulier les points 42 44 de cet arrt).

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Les nouvelles directives dfinissent le concept de conflit dintrts et le considrent en principe comme un motif dexclusion. LOLAF a labor un guide pratique intitul Identifier les conflits dintrts dans les procdures de passation de marchs publics concernant des actions structurelles. Le personnel des tats membres dispose dun accs ce guide pratique.

Documentation et tenue de registres: la documentation sur l'ensemble du processus de passation de march et la justification de chaque dcision importante sont essentielles pour pouvoir ensuite assurer la vrification ou le contrle de la rgularit des dpenses. Les systmes utiliss pour consigner les informations peuvent tre de type manuel, lectronique ou mixte, mais la tendance est en faveur de systmes de traitement et de stockage entirement lectroniques qui permettent dassurer la transparence des processus dcisionnels. Le pouvoir adjudicateur doit tenir un registre de ses procdures de passation de marchs et conserver tous les documents y affrents et provenant de lensemble des participants au processus.

1.3 Dfinition des arguments conomiques

Arguments conomiques: les arguments conomiques doivent justifier la ncessit dexcuter le march ainsi que les bnfices en tirer. Le pouvoir adjudicateur doit prendre les dispositions ncessaires pour que les arguments conomiques soient dfinis au sein du dpartement lorigine de la demande de passation de march et approuvs par la direction de ce dpartement. Lorsquil sagit dun march trs haut risque, le responsable du projet peut tre tenu de soumettre les arguments conomiques lquipe dirigeante de lorganisation. Pour les passations de march financirement importants, les arguments conomiques doivent inclure un tableau didentification des risques.

Plan durgence, gestion des risques et plans de recours la hirarchie: Quels sont les principaux risques et comment seront-ils rpartis? Peut-on ou doit-on les grer travers le march? Quel serait limpact dun chec? Le gestionnaire du march ou du projet doit raliser une analyse des risques couvrant la totalit du march et laborer des plans durgence et de recours la hirarchie adquats. Il veille ce quun plan durgence soit prpar un stade prcoce du cycle de vie du march et sassure que ce plan figure dans le tableau didentification des risques. Le plan doit dfinir les dispositions prendre si le projet venait tre suspendu, ntait pas achev temps ou chouait durant sa phase de mise en uvre. Le plan doit galement identifier les acteurs chargs dapporter un financement durgence le cas chant et indiquer les actions requises pour son lancement.

La dcouverte dun conflit dintrts non dclar peut mettre en doute

limpartialit du processus de passation de march et entraner des

corrections financires.

Voir le lien vers les principes de lOCDE sur lintgrit dans les marchs

publics: lien

Pour en savoir plus sur les mesures de lutte contre la fraude et la

corruption prvues larticle 125 du rglement (UE) n 1303/2013, voir

la bote outils 10

Voir la liste de contrle relative aux arguments conomiques propose

dans la bote outils 1.

http://www.oecd.org/gov/ethics/48994520.pdf

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1.4 Slection de la procdure

La dcision relative la procdure utiliser est une dcision stratgique essentielle, affectant la totalit du processus de passation de march. Elle doit tre prise et justifie au stade de la planification.

Il existe plusieurs possibilits: nous en prsentons trois ci-dessous.

Procdure ouverte: il sagit dune procdure dans laquelle tous les fournisseurs intresss par le march et ayant rpondu un avis publi peuvent soumettre une offre. Il est obligatoire dtudier toutes ces offres sans effectuer de slection pralable. Ltape de slection et dvaluation intervient aprs la soumission des offres.

Procdure restreinte: il sagit ici dune procdure en deux tapes dans le cadre de

laquelle seuls les fournisseurs ayant t invits peuvent soumettre une offre. La slection/constitution dune liste de fournisseurs prslectionns s'effectue gnralement sur la base dun questionnaire de pr-qualification (QPQ). La directive exige un minimum de cinq candidats. Le pouvoir adjudicateur peut imposer une limite quant au nombre maximal de candidats une procdure donne.

Procdure ngocie/Dialogue comptitif (cas exceptionnels): dans le cadre de ce dialogue, lorganisation peut, dans des circonstances exceptionnelles, ngocier les clauses dun march avec un ou plusieurs fournisseurs de son choix. Les ngociations/dialogues doivent gnralement se drouler avec au moins trois candidats, pour autant quil y ait un nombre suffisant de candidats disponibles. Les candidats avec lesquels un dialogue comptitif sera entam peuvent tre slectionns au moyen dune procdure restreinte.

Les procdures ouvertes ou restreintes constituent les mthodes habituellement utilises pour les passations de marchs de travaux, de services ou de fournitures classiques. La procdure ouverte est privilgie lorsque la concurrence est limite quelques candidats, que les spcifications risquent dtre complexes et quune expertise technique est ncessaire. La procdure restreinte, elle, est gnralement utilise en prsence dun niveau de concurrence lev (plusieurs soumissionnaires potentiels) sur le march (notamment dans les domaines du nettoyage, de lquipement informatique, des services ou du mobilier) et lorsque le pouvoir adjudicateur souhaite tablir une liste de prslection. Dans un premier temps, les exigences du pouvoir adjudicateur sont reprises dans un avis de march publi (au JOUE si le march dpasse les seuils pertinents) et les soumissionnaires potentiels sont invits manifester leur intrt. Lavis de march peut prciser les informations utiles fournir ou celles qui seront ventuellement demandes dans un questionnaire de pr-qualification (QPQ) dtaill envoy aux parties intresses. La deuxime tape consiste envoyer aux candidats prslectionns qui disposent du niveau requis dexpertise et de capacit professionnelle, technique et financire, le dossier dappel doffres, accompagn dune invitation soumissionner.

Les avantages et inconvnients des procdures ouvertes et restreintes sont rsums dans le tableau ci-dessous.

Voir la bote outils 2 portant sur llaboration dun tableau

didentification des risques et dun plan durgence

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PROCDURE Avantages: Inconvnients:

OUVERTE Hautement comptitive, compte tenu du nombre illimit doffres

Tous les documents manant des soumissionnaires sont reus en mme temps pour tre valus, ce qui fait gagner du temps

Les critres de slection et dattribution sont tous indiqus lavance dans lavis de march;

Rapidit de la procdure

Moins de risques de plaintes en vue dobtenir rparation, les actions et dcisions du pouvoir adjudicateur ne

se rapportant qu une procdure processus unique

Dcision plus facile dfendre, vu quelle est centre sur lattribution du march

Le processus peut sembler long, vu que le pouvoir adjudicateur doit examiner toutes les offres admissibles. Cela peut occasionner des retards dans la procdure dadjudication

Consommation importante de ressources pour le pouvoir adjudicateur et les soumissionnaires

RESTREINTE Nombre limit doffres valuer et, par consquent, consommation de ressources moins importante pour le comit dvaluation/le pouvoir adjudicateur

Possibilit de limiter la participation aux oprateurs du march hautement spcialiss (pour les marchs complexes pour lesquels la prparation des offres ncessite des cots importants, limiter le nombre de soumissionnaires peut rendre lappel doffres plus attrayant, vu que les chances de l'emporter sont plus leves pour les soumissionnaires pr-qualifis que dans une procdure ouverte)

Moins de concurrence, compte tenu du nombre limit de soumissionnaires

Plus de possibilits de plaintes introduites en vue dobtenir rparation, les actions et dcisions du pouvoir adjudicateur se rapportant une procdure compose de deux processus distincts.

Exigences plus leves et plus difficiles respecter en matire de transparence

La procdure ngocie ne peut tre utilise que dans des circonstances exceptionnelles telles que dfinies dans la directive 2004/18/CE. Dans tous les cas, le recours cette procdure doit tre justifi. Le pouvoir adjudicateur doit garantir lgalit de traitement pour tous les soumissionnaires. Il incombe au pouvoir adjudicateur de dmontrer lexistence des circonstances justifiant le recours la procdure ngocie. La directive 2004/18/CE prvoit deux types de procdures ngocies: 1) la procdure ngocie avec publication pralable dun avis de march (AM)

(article 30 de la directive 2004/18/CE): le pouvoir adjudicateur publie et ngocie les clauses du march. Ce processus implique la soumission doffres formelles par au moins trois candidats (pr-

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qualifis dans les mmes conditions que la procdure restreinte dcrite ci-dessus, pour autant quil y ait au moins trois candidats qui rpondent aux critres dadmissibilit) ainsi quune ngociation sur les clauses finales dans le cadre dune procdure de mise en concurrence. Cette procdure peut tre utilise lorsque la nature de la demande ne permet pas une tarification globale; lorsquil nest pas possible de spcifier la requte pour un service avec

suffisamment de prcision pour permettre aux soumissionnaires de prsenter des offres incluant des prix;

lorsque la demande porte sur des travaux raliss uniquement des fins de recherche, dexprimentation ou de dveloppement et non dans le but dassurer une rentabilit ou le recouvrement des cots de recherche et de dveloppement; et

lorsquune procdure ouverte, restreinte ou de dialogue comptitif na pas abouti la prsentation doffres rgulires et acceptables. Les offres

irrgulires au sens de larticle 30, paragraphe 1, point a), de la directive 2004/18/CE sont les offres qui ne sont pas conformes aux documents de march, qui sont parvenues tardivement, qui comportent des lments manifestes de collusion ou de corruption ou que le pouvoir adjudicateur a juges anormalement basses. Les offres inacceptables au sens de larticle 30, paragraphe 1, point a), de la directive 2004/18/CE sont les offres inacceptables au regard des dispositions nationales compatibles avec les prescriptions des articles 4, 24, 25, 27 et celles du chapitre VII (par exemple les offres prsentes par des soumissionnaires dpourvus des capacits requises).

Les pouvoirs adjudicateurs peuvent ne pas publier un avis de march sils incluent dans la procdure ngocie tous les soumissionnaires (et uniquement ceux-ci) qui satisfont aux critres viss aux articles 45 52 de la directive 2004/18/CE, pour autant que les conditions initiales du march ne soient pas substantiellement modifies.

2) la procdure ngocie sans publication pralable (article 31 de la directive 2004/18/CE):

le pouvoir adjudicateur ngocie, sans les publier, les clauses du march directement avec une ou plusieurs parties. Cette procdure sloigne des principes fondamentaux douverture, de transparence et de concurrence et nest utilise que dans des cas trs exceptionnels. Il incombe au pouvoir adjudicateur de dmontrer lexistence de circonstances justifiant le recours la procdure ngocie.

Cette procdure peut essentiellement tre utilise dans les situations suivantes:

en cas durgence imprieuse justifie par des circonstances imprvisibles que le pouvoir adjudicateur naurait pas pu prvoir au dbut de la procdure dappel doffres et qui ne lui sont pas attribuables (par exemple des catastrophes naturelles, des inondations, etc.);

pour des travaux/services/fournitures supplmentaires, justifis par des circonstances imprvues survenues alors mme que le pouvoir adjudicateur avait prpar le projet et/ou le cahier des charges de manire diligente (voir les affaires T-540/10 et T-235/11, Espagne/Commission);

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lorsque, pour des raisons techniques, artistiques ou tenant la protection de droits spciaux ou dexclusivit, le march ne peut tre confi qu un fournisseur ou prestataire de services;

lorsquune procdure ouverte ou restreinte na pas attir doffres, ou tout le moins doffres appropries (pour autant que tous les candidats ayant soumis une offre participent aux ngociations et que les spcifications du march ne soient pas substantiellement modifies). Les offres non appropries au sens de larticle 31, paragraphe 1, point a), de la directive 2004/18/CE, sont les offres inutilisables, sans rapport avec le march puisquelles ne sont manifestement pas en mesure de rpondre aux besoins et aux exigences du pouvoir adjudicateur tels que spcifis dans les documents de march (voir larrt dans laffaire C-250/07, Commission/Grce);

lors de la prolongation de marchs existants et de la rptition de marchs dans certaines conditions; et

pour lachat de fournitures des conditions particulirement avantageuses, soit auprs dun fournisseur cessant dfinitivement ses activits commerciales, soit auprs des curateurs ou liquidateurs dune faillite, dun concordat judiciaire ou dune procdure judiciaire ou rglementaire de mme nature.

Le recours ces procdures reprsente une drogation aux rgles gnrales et doit donc tre justifi. Les pouvoirs adjudicateurs doivent sassurer de lexistence des circonstances spcidiques justifiant une ngociation, comme indiqu dans la directive, avant de prendre une dcision concernant le recours cette procdure. Il est primordial que toute proposition de recours la procdure ngocie soit justifie par des rfrences dtailles la directive. En cas de doute, il est conseill de demander un avis juridique (en gardant une trace crite de celui-ci). Il est noter que les dfinitions dexceptions et durgence sont interprtes au sens strict. Il incombe au pouvoir adjudicateur de dmontrer lexistence des circonstances justifiant le recours la procdure ngocie.

La procdure de dialogue comptitif vise apporter un certain degr de flexibilit aux

procdures de passation de marchs pour des projets particulirement complexes qui se prsentent lorsque le pouvoir adjudicateur nest objectivement pas en mesure:

de dfinir les moyens techniques pouvant rpondre ses besoins et ses objectifs; et/ou

dtablir le montage juridique et/ou financier dun projet.

Cette procdure peut par exemple tre utilise pour des projets qui nont jamais encore t mis en uvre/labors, comme de nouveaux systmes informatiques complexes, des projets de PPP ou de gestion dinfrastructures ou dinstallations (voir larticle 1, paragraphe 11, point c), de la directive 2004/18/CE). Il incombe au pouvoir adjudicateur de dmontrer lexistence des circonstances justifiant le recours cette procdure.

La complexit technique existe lorsque le pouvoir adjudicateur nest pas en mesure de dfinir les moyens aptes satisfaire ses besoins et/ou rpondre ses objectifs. Deux cas de figure pourraient se prsenter, savoir que le pouvoir adjudicateur ne serait pas capable de spcifier les moyens techniques utiliser pour raliser la solution prescrite (rare), ou bien que le pouvoir adjudicateur narrive pas tablir laquelle, parmi plusieurs solutions possibles, serait la plus mme de rpondre ses besoins (plus frquent). Dans les deux cas, le march concern devra tre considr comme tant particulirement

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complexe. Dans ces cas de figure, le pouvoir adjudicateur peut envisager daccepter plusieurs variantes dune mme offre. Pour en savoir plus, voir le point 2.4.4 ainsi que la bote outils 7.

La complexit financire ou juridique peut exister dans les projets comportant un financement complexe et structur, dont le montage financier et juridique ne peut pas tre prescrit lavance. On retrouve trs souvent une telle complexit dans le cadre de projets de PPP.

1.5 Seuils et publication des appels doffres

Le critre visant dterminer si une procdure de passation de march doit tre soumise aux rgles de lUE en matire de marchs publics (et requiert par consquent une publication et des procdures dappel doffres lchelle de lUE) est un critre li la valeur montaire du march. Si la valeur du march dpasse un certain seuil (modifi tous les deux ans), il convient alors dobserver la directive 2004/18/CE. La valeur estime du march peut tre calcule sur la base de statistiques de vente manant de fournisseurs actuels ou antrieurs. Par exemple, un pouvoir adjudicateur calcule les cots par mois et par fourniture/service dun march de 12 mois sur une priode totale de quatre ans - le montant total du march dtermine sil convient dappliquer la directive ou les rglementations nationales en matire de passation de marchs. Pour en savoir plus, voir larticle 9 de la directive 2004/18/CE.

Les montants des seuils les plus rcentes se trouvent ladresse suivante: http://ec.europa.eu/growth/single-market/public-procurement/rules-implementation/index_en.htm

Pour les marchs mixtes associant travaux, fournitures et/ou services dans un seul contrat, le principe veut que le seuil pertinent pour les travaux, les fournitures ou les services soit dtermin sur la base de lobjectif principal du march. Le principal problme concerne les marchs mixtes pour des travaux et des services, car ce nest pas la valeur de chaque aspect du march qui dfinit lobjectif principal de celui-ci, mais lobjet du march (voir le point 48 de larrt dans laffaire C-145/08, Hotel Loutraki, et les points 23 26 de larrt dans laffaire C-331/92 Gestin Hotelera Internacional). En cas de doute, le pouvoir adjudicateur doit demander lavis de spcialistes quant aux rgles appliquer aux marchs mixtes (et, comme de coutume lorsquil sagit de marchs publics, toujours opter pour la prudence).

Au-dessus des seuils tablis, la publication des marchs au JOUE est obligatoire. Les choix relatifs aux autres mdias dans lesquels les marchs seront publis dpendront de la stratgie adopte pour la passation de march. L'envoie des avis au JOUE peut se faire par voie lectronique, sur papier ou par tlcopie et sous un format standard; le JOUE est uniquement publi par voie lectronique. Lorsque les marchs en dessous des seuils de la CE prsentent un intrt transfrontalier potentiel, le plus sr, pour viter tout risque dirrgularit et dventuelles corrections financires, est de publier le march au JOUE, sur un site web national de passations de marchs publics ou sur un site web de marchs publics bien connu.

Ne pas publier un march constitue lune des erreurs les plus graves

que lon puisse commettre. En cas de doute, la publication au JOUE est

recommande, afin de garantir une concurrence lchelle de lUE.

http://ec.europa.eu/growth/single-market/public-procurement/rules-implementation/index_en.htmhttp://ec.europa.eu/growth/single-market/public-procurement/rules-implementation/index_en.htm

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Le fractionnement artificiel des marchs consiste diviser les contrats visant atteindre un mme objectif en plus petits contrats afin de contourner les seuils rendant obligatoire une publication au JOUE voir larticle 9, paragraphe 3, de la directive 2004/18/CE [voir la section 1.1 - Dfinition de lobjet du march/ouvrage unique/publication en tant que contrat unique ou en lots]. Cette directive sapplique tous les marchs publics (le march consistant en lensemble des parties (lots) ncessaires la ralisation de son objectif) ayant pour objet des fournitures, des travaux et des services dont la valeur estime est gale ou suprieure aux seuils tablis. Les caractristiques dterminant le type de procdure utiliser et les diffrentes obligations lgales sont:

la finalit du march (travaux, fournitures ou services); et la valeur du march (hors TVA).

Par exemple, si un pouvoir adjudicateur a besoin de faire peindre un btiment comptant 10 pices, il ne peut pas diviser le march en 10 marchs ou moins (par exemple six) et attribuer les marchs sans procdure dappel doffres. Tous les services/fournitures/travaux ncessaires pour crer un ensemble fonctionnel doivent tre regroups, et ils doivent tre calculs, dans cet exemple, en tenant compte de la valeur totale des 10 marchs. La valeur globale dtermine sil est ncessaire de procder un appel doffres conformment la directive 2004/18/CE.

chelonnement: le pouvoir adjudicateur peut diviser le march en plusieurs phases, pour autant que ce soit indiqu dans les documents relatifs la procdure de passation de march et que le processus dappel doffres soit quitable, ouvert et transparent. Lorsquil sagit de travaux, les diffrents marchs doivent tre regroups sil existe une relation fonctionnelle et temporelle entre eux. En gnral, si les marchs, pris ensemble, visent atteindre le mme objectif, leurs valeurs doivent tre additionnes. Par exemple, un projet de route reliant la ville X la ville Y peut tre divis en plusieurs phases (la phase 1 du point de connexion XX au point de connexion ZZ, suivie par la phase 2 du point de connexion ZZ au ...) et en marchs correspondants chaque phase sil est mis en uvre sur une longue priode.

1.6 Exigences oprationnelles respecter pour lancer un appel doffres

la fin de ltape de planification, les exigences oprationnelles principales suivantes relatives au lancement de lappel doffres doivent avoir t compltes:

la collecte des donnes/informations ncessaires pour quantifier le cahier des charges (y compris les ventuelles exigences en matire de bases de donnes sur les technologies de linformation et de la communication);

la prparation du cahier des charges (ce qui incluant la consultation avec les clients/utilisateurs et les autres parties prenantes, la rdaction du cahier des charges proprement dit et lapprobation de sa version finale);

les spcifications relatives aux ventuelles exigences supplmentaires doivent tre traites sparment des exigences principales (par exemple, les exigences principales peuvent tre des voitures quatre portes et les exigences supplmentaires des voitures cinq portes). Toute exigence supplmentaire et plus

Le fractionnement artificiel des marchs de manire les maintenir en

dessous des seuils de lUE est illgal.

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stricte doit galement tre traite sparment lors de llaboration des bordereaux de prix (ou des devis chiffrs), mais doit tre calcule en tenant compte des principales exigences afin destimer le volume total du march (p.ex. le nombre de voitures quatre portes achetes plus le nombre de voitures cinq portes achetes);

le calcul dune estimation raliste et pralable au le lancement de lappel doffres, du cot du march passer;

la confirmation que les niveaux et les normes spcifis peuvent tre atteints avec le budget disponible;

une consultation du march au sujet du cahier des charges propos, des propositions relatives la passation du march, des exigences relatives lappel doffres et des chances fixes;

une comparaison des niveaux et normes proposs avec des offres similaires trouves ailleurs.

Les erreurs frquentes entranant des corrections financires au stade de la

planification sont les suivantes:

1. Attribution directe dun march assortie dune justification inadquate de la

non-publication dun avis de march (AM).

Exemple: lavis de march na pas t publi conformment aux rgles en vigueur (p.ex. publication au JOUE lorsque celle-ci est exige par la directive 2004/18/CE ou les rgles nationales) et le march a t attribu directement, sans aucune mise en concurrence.

Comment viter ce type derreur: le calcul de la valeur du march doit constituer une relle estimation pralable. Il est noter que larticle 9 de la directive 2004/18/CE explique les mthodes de calcul. Le moyen le plus simple dviter cette erreur est de publier un avis de march pour tous les marchs dpassant les seuils europens ou nationaux pour le type de march concern.

Conformment larticle 9 de la directive 2004/18/CE:

Lorsquil sagit de marchs publics de fournitures ou de services prsentant un caractre de rgularit ou destins tre renouvels au cours dune priode donne, est prise comme base pour le calcul de la valeur estime du march: a) soit la valeur relle globale des contrats successifs analogues passs au cours des douze mois prcdents ou de lexercice prcdent, adapte, si possible, pour tenir compte des modifications en quantit ou en valeur qui surviendraient au cours des douze mois suivant le contrat initial; b) soit la valeur estime globale des contrats successifs passs au cours des douze mois suivant la premire livraison ou au cours de lexercice si la priode est suprieure douze mois. Pour les marchs de services ne contenant aucune indication relative au prix total: (a) dans lhypothse de marchs ayant une dure dtermine, dans la mesure o celle-ci est gale ou infrieure 48 mois: la valeur totale pour toute leur dure; (b) dans lhypothse de marchs ayant une dure indtermine ou suprieure 48 mois: la valeur mensuelle multiplie par 48.

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2. Fractionnement artificiel de marchs de travaux/services/fournitures.

Exemple: un projet de travaux ou une proposition dachat dune certaine quantit de fournitures et/ou de services est artificiellement subdivis(e) en plusieurs marchs dans le but de faire passer la valeur de chacun dentre eux en de des seuils tablis par la directive 2004/18/CE, autrement dit, dviter dlibrment la publication du march au JOUE pour lensemble de travaux, de services ou de fournitures concerns.

Comment viter ce type derreur: veiller ce que la porte et la valeur vritables du projet soient prises en considration et que le calcul soit correctement effectu conformment larticle 9 de la directive 2004/18/CE. La valeur des diffrents lots doit tre additionne afin de dterminer si la valeur globale dpasse les seuils de la directive.

3. Cas ne justifiant pas le recours la procdure ngocie exceptionnelle avec

ou sans publication pralable.

Exemple: un pouvoir adjudicateur attribue un march public par procdure ngocie, mais

il nest pas en mesure de prouver que cette procdure tait justifie.

Comment viter ce type derreur: la procdure ngocie ne peut tre utilise qu titre exceptionnel, dans des circonstances trs particulires mentionnes aux articles 30 et 31 de la directive 2004/18/CE. Avant davoir recours cette procdure, il convient de consulter attentivement la directive pour connatre les circonstances particulires dans lesquelles la procdure ngocie peut tre utilise et de demander lavis des autorits nationales en matire de marchs publics en cas de doute. Larticle 30 explique le recours la procdure ngocie avec publication. Larticle 31, lui, explique le recours la procdure ngocie sans publication pralable. Le recours la procdure ngocie reprsente une drogation aux rgles gnrales. Les pouvoirs adjudicateurs doivent sassurer de lexistence des circonstances exactes justifiant une ngociation, comme indiqu dans la directive, et il leur est vivement recommand de motiver les raisons pour lesquelles ils ont opt pour la procdure ngocie.

4. (i) Critres de slection disproportionns et discriminatoires et (ii) critres

dattribution non lis lobjet du march.

Exemple: (i) lorsquil est possible de prouver que les niveaux minimaux de capacits exigs pour un march dtermin sont disproportionns par rapport lobjet du march ou quils sont discriminatoires et crent ainsi un obstacle injustifi pour les soumissionnaires. Parmi les exemples figure la fixation de critres financiers un niveau trop lev (disproportionn) ou l'obligation d'accrditation dexperts auprs dun organisme national et la non reconnaissance de qualifications quivalentes dautres tats membres.

(ii) utilisation dun critre dattribution tel que le nombre de marchs dj conclus par le pass avec le pouvoir adjudicateur en question. Ce critre nest pas li lobjet du march et pourrait galement tre jug discriminatoire, puisquil favorise potentiellement les entreprises locales qui seraient davantage susceptibles de satisfaire ce critre.

Comment viter ce type derreur: avant la publication de lavis dappel doffres, le pouvoir adjudicateur doit sassurer que les critres de slection et dattribution, ainsi que la mthodologie y affrente, sont proportionns et non discriminatoires. Il faut galement savoir que les articles 44 53 de la directive 2004/18/CE dfinissent les exigences relatives aux critres de slection et dattribution. Les botes outils 5 et 6 proposent des conseils sur la manire dutiliser correctement ces critres.

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5. Erreurs commises lors de commandes passes dans le cadre dun accord-

cadre

Exemple: une entit adjudicatrice ayant conclu un accord-cadre avec plusieurs fournisseurs passe une commande directe en choisissant elle-mme le fournisseur dans laccord-cadre. Les fournisseurs nont pas t classs en fonction de lvaluation initiale des offres.

Comment viter ce type derreur: le pouvoir adjudicateur doit tablir un classement des fournisseurs bas sur les critres dattribution dfinis dans le dossier dappel doffres, en leur attribuant un numro (1, 2, 3, 4, etc.). Il doit tout dabord dfinir un seuil pour les commandes directes auprs du fournisseur numro un (p.ex. les commandes infrieures 30 000 euros). Si le fournisseur numro un ne peut pas honorer la commande (ce qui nest accept par le pouvoir adjudicateur que dans de rares conditions justifies), la commande est adresse au fournisseur numro deux, etc. Ensuite, le pouvoir adjudicateur doit dcider que les commandes dpassant le seuil tabli pour les commandes directes seront attribues lissue dune brve mise en concurrence entre tous les fournisseurs de laccord-cadre sur la base du dossier original dappel doffres et des critres dattribution. Larticle 32 de la directive 2004/18/CE dfinit les exigences relatives aux accords-cadres.

Exemples rels

Fractionnement artificiel ou saucissonnage visant viter lapplication de la

directive 2004/18/CE

Exemple 1: lexamen dun plan de passation de march pour un projet de btiment public indique une tendance la cration de multiples lots dont les montants sont tout juste infrieurs au seuil de la directive, sans justification technique vidente. Tous ces lots ont t attribus au niveau local, sans tenir compte de la valeur globale des lots, qui dpassait largement le seuil. Exemple 2: les travaux du projet ont t artificiellement diviss en un march attribuer, dont le montant tait de 1 % infrieur au seuil de la directive, et en un contrat de travaux propres excut directement par le pouvoir adjudicateur.

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2. Publication

Lobjectif de cette tape est dattirer des offres aux prix comptitifs capables de rpondre aux attentes du pouvoir adjudicateur.

2.1 Publication des avis de lUE

Lun des principes fondamentaux du droit de lUnion relatif aux marchs publics veut que tous les marchs dpassant une valeur seuil donne soient publis selon un modle standard, au niveau de lUE, au JOUE, de manire ce que les oprateurs conomiques de tous les tats membres aient la possibilit de soumettre une offre pour les marchs dont ils pensent satisfaire les exigences. LAPI signale aux oprateurs du march les futurs marchs venir, lavis de march lance une procdure de passation de march et lavis dattribution de march informe les oprateurs de lissue dun appel doffres donn.

Les formulaires standard utiliss pour les passations de marchs publics europens peuvent tre consults en ligne via eNotices. Tous les avis soumis au JOUE doivent utiliser un vocabulaire standard. Le vocabulaire commun des marchs publics (CPV) est un systme de classification huit chiffres (un neuvime servant de vrification) dcrivant tous les achats de travaux, de services et de fournitures. Les codes CPV sont accessibles en ligne, sur le site web SIMAP: voir la bote outils 10.

Avis de pr-information (API): la publication dun API nest pas obligatoire. Toutefois, une publication en dbut danne permet de profiter de dlais rduits pour la soumission des offres. LAPI a t introduit afin de permettre aux pouvoirs adjudicateurs dinformer les oprateurs du march de leurs marchs imminents, par exemple au cours des six mois ou de lanne venir. Toutefois, plus rcemment, les entits adjudicatrices se sont mises utiliser lAPI pour certains marchs spcifiques. Il est important dtre inform des autres passations de marchs de services, de travaux ou de fournitures approchant et dpassant les seuils de lUE, au sein de lorganisation du pouvoir adjudicateur et programmes au cours de la mme priode. LAPI relatif lanne suivante peut tre annonc en novembre/dcembre pour lanne venir, mais il doit tre publi au minimum 52 jours et au maximum 12 mois avant la publication du march en question.

Avis de march (AM): si la passation de march dpasse le seuil de lUE (et relve donc de la directive 2004/18/CE), la publication dun avis de march est obligatoire. Une fois lavis publi, il devient impossible, en principe, dapporter des modifications substantielles au contenu principal du march (exigences techniques des produits, volume, calendrier, critres de slection et dattribution et clauses du march) sans annulation de la procdure dappel doffres. Il est primordial que le contenu de ces avis de march soit exact (et corresponde aux exigences figurant dans le cahier des charges). Si le moindre changement intervient durant la phase dappel doffres, celui-ci doit obligatoirement tre publi au JOUE et une prolongation du dlai de soumission des offres est toujours recommande.

La directive 2004/18/CE prvoit la possibilit denvoyer un avis rectificatif des informations/formulaires publis laide du formulaire n 14 - avis rectificatifs, cr par lOffice des publications de lUE (TED). Larticle 51 de la nouvelle directive 2014/24/UE permet galement la publication dun avis rectificatif. Les tats membres ont par ailleurs reu une version provisoire des nouveaux formulaires standard pour la publication des

http://simap.europa.eu/enotices/viewFormTypes.do

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informations sur les marchs publics, qui inclut notamment le formulaire n 14 (avis rectificatifs) pour la publication des avis rectificatifs.

Avertissements supplmentaires: il convient toujours dinformer les oprateurs du march en cas de modification apporte aux documents et aux avis (p.ex. la date de rception des offres) en publiant un autre avis (ainsi quen informant toutes les parties prenantes ayant manifest un intrt pour le march). Si le pouvoir adjudicateur apporte des modifications substantielles aux spcifications techniques, aux critres de slection/dattribution et/ou aux clauses du march, la procdure doit tre annule. La nouvelle directive 2014/24/UE opre une distinction entre les modifications substantielles et un changement de la nature globale du march. 2.2 Procdures et calendriers

2.2.1 Dlais minimaux

Le choix de la procdure doit tre arrt et justifi au stade de la planification. Pour les passations de marchs dpassant les seuils tablis, la procdure ouverte et la procdure restreinte sont les plus frquemment utilises.

Quelle que soit la procdure choisie, le processus est troitement rglement en ce qui concerne les dlais, la communication et la documentation. Le calendrier doit respecter les dlais fixs par la directive 2004/18/CE (voir le tableau ci-dessous pour les dlais de soumission des offres).

Dlais minimaux (en jours, compter de la date denvoi de lavis pour publication au JOUE)

Procdure ouverte

Procdure restreinte

Offres Candidatures Offres

SA

NS A

PI

Ordinaire 52 37 40

Avis lectronique

Accs lectronique

Avis et accs lectroniques

45

47

40

30 35

Sauf cas trs spcifiques, la non-publication dun avis de march pour

un march dont la valeur dpasse les seuils tablis est considre

comme une violation des rgles de lUE en matire de marchs publics

et peut entraner des corrections financires. Les exigences de la

directive 2004/18/CE en matire de publication sont respectes lorsque

toutes les informations demandes dans le formulaire standard sont

fournies de manire claire et prcise.

30

AV

EC

API

Ordinaire 36 37 36

Avis lectronique

Accs lectronique

Avis et accs lectroniques

29

31

24

30

31

Le calendrier et les tapes de la procdure ouverte sont les suivants:

prvoir un minimum de 52 jours, compter de la date denvoi de lavis, pour la rception des offres. Cette priode peut tre rduite de 12 jours au total si lavis est transmis par voie lectronique et si lavis de march permet un accs lectronique sans restriction aux documents (40 jours). La priode peut tre rduite 36 jours compter de la date denvoi de lavis de march lorsquun API a t publi dans un dlai minimal de 52 jours et maximal de 12 mois avant la date denvoi de lavis. Si les avis sont envoys par voie lectronique, lAPI doit comporter autant dinformations que lavis de march dans la mesure o celles-ci taient alors disponibles (p.ex. le volume du march, les critres de slection et dattribution et la dure du march). Toutes les rponses aux questions des soumissionnaires doivent tre rendues anonymes et tre envoyes toutes les parties intresses au plus tard six jours avant lexpiration du dlai fix pour la soumission des offres (article 39 de la directive 2004/18/CE). Les prcisions fournies aux soumissionnaires ne doivent pas avoir pour effet de modifier les spcifications initiales (y compris les critres de slection et dattribution initiaux). Afin de garantir une transparence totale avant la date limite de soumission des offres, toutes les prcisions doivent tre publies sur le site web du pouvoir adjudicateur afin que tous les soumissionnaires potentiels puissent y accder.

Lorsquun march a t attribu, un avis dattribution de march doit tre envoy au JOUE pour publication dans les 48 jours suivant lattribution.

Le calendrier et les tapes de la procdure restreinte sont les suivants:

prvoir un dlai minimum de 37 jours (pouvant tre rduit 30 jours en cas de publication dun avis lectronique) entre la date denvoi de lavis de march et la date limite de soumission des demandes de participation;

si le pouvoir adjudicateur souhaite limiter le nombre de soumissionnaires dans le cadre de cette procdure, le nombre minimal doit tre de cinq soumissionnaires. Toutefois, le pouvoir adjudicateur nest pas oblig de prciser une limite sil nentend pas en appliquer;

le pouvoir adjudicateur doit ensuite slectionner les candidats qui seront invits soumissionner sur la base dun questionnaire de pr-qualification (voir la bote outils 10, qui contient un lien vers le questionnaire de pr-qualification);

des invitations crites soumissionner doivent alors tre envoyes aux candidats slectionns, en prvoyant un dlai minimal de 40 jours compter de lenvoi des invitations pour la rception des offres. Cette priode peut tre rduite 35 jours si

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le pouvoir adjudicateur prvoit un accs lectronique sans restriction au dossier dappel doffres;

lorsquun API est publi par voie lectronique dans un dlai minimal de 52 jours et maximal de 12 mois avant la date denvoi de lavis de march, le dlai de soumission des offres peut tre rduit 31 jours. LAPI doit comporter autant dinformations que lavis de march dans la mesure o celles-ci taient alors disponibles (p.ex. le volume du march, les critres dattribution et la dure du march);

toutes les rponses aux questions des soumissionnaires doivent tre rendues anonymes et tre envoyes toutes les parties intresses au plus tard six jours avant lexpiration du dlai fix pour la soumission des offres (article 39 de la directive 2004/18/CE);

lorsquun march a t attribu, un avis dattribution de march doit tre envoy au JOUE pour publication dans les 48 jours suivant lattribution.

Le calendrier et les tapes de la procdure ngocie avec publication davis de

march sont les suivants:

prvoir un dlai minimal de 37 jours compter de la date denvoi de lavis de march (et non pas de lavis initial infructueux) pour la rception des demandes de participation;

toutes les rponses aux questions des soumissionnaires doivent tre rendues anonymes et tre envoyes toutes les parties intresses au plus tard six jours avant lexpiration du dlai fix pour la soumission des offres (article 39 de la directive 2004/18/CE);

passe cette date, le pouvoir adjudicateur peut alors ngocier avec un ou plusieurs soumissionnaires;

lorsquun march a t attribu, un avis dattribution de march doit tre envoy au JOUE pour publication dans les 48 jours.

Lorsque le recours cette procdure est justifi, le pouvoir adjudicateur nest tenu de publier un avis de march au JOUE (indiquant le recours cette procdure) que sil a reu des offres irrgulires ou disqualifies la suite dun