Guide métho logique de calcul do du coût d‛une prestation · Le coût prévisionnel est le coût estimé avant la réalisation de la prestation, le coût constaté est le coût

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Guide métho logique de calculdu coût d‛une prestation

do

Sommaire

Préambule 3

Objectif et démarche 3

1 4

2 Définir et identifier une prestation 5

3 6

4 8

5 Tableau de méthodologie d ‛identification des coûts d ‛une prestation

9

Calculer le coût d’une prestation

Les objectifs de la connaissance des coûts

Prendre en compte les facteurs d’évolution des coûts

2 Guide méthodologique de calcul du coût d‛une prestation - SG - octobre 2012

Préambule

Objectif et démarche

Ce guide est le fruit des travaux de représentants des directions et du secrétariat général des ministères économiques et financiers. Il a vocation à s'enrichir et à être complété par des apports méthodologiques nouveaux, des évolutions des systèmes d'information ou la mise à disposition de données supplémentaires.

Appréhender et mesurer les coûts permet de mieux les maîtriser et d’améliorer ainsi l’efficacité et l’efficience des services rendus.

La connaissance des coûts est un préalable indispensable à tout projet de facturation. L'établissement d'une méthode d'évaluation du coût complet d'une prestation constitue un objectif de transparence pouvant conduire, le cas échéant, à une facturation réelle ou pro forma. Cette dernière n'est en revanche pas nécessairement établie sur la base d'un coût complet notamment si elle intervient au profit d'un service des ministères économiques et financiers.En outre, les facturations internes (qui donnent lieu à la technique du rétablissement de crédits par atténuation de dépenses dans le progiciel budgétaire et comptable Chorus) doivent respecter les principes posés par la LOLF en matière de spécialité de la dépense, ce qui peut constituer un obstacle à la facturation de coûts composites.

Ce guide propose une méthodologie commune pour calculer et analyser les coûts des différentes prestations, matérielles ou de service fournies par les structures du ministère à destination d'autres entités administratives ou d'usagers.

Exemples de prestations : une journée de formation continue pour un stagiaire, la fourniture de l'environnement bureautique d'un agent, la mise à disposition et l'entretien d'une surface immobilière destinée à un agent, la réalisation d'un contrôle douanier, le recouvrement d'un impôt.

Selon les types de besoins et les moyens disponibles, la prestation pourra être identique pour tous les bénéficiaires ou différenciée par projet individualisé/opération spécifique (exemples : coût d'une prestation financière identique pour tous les services prescripteurs vs/prestation de communication correspondant à une campagne précise), dans le respect du principe d'égalité de traitement à situation juridique identique.

Il s'appuie sur une démarche pragmatique en s'interrogeant à chaque étape sur ce que l'on veut mesurer, à quelle(s) fin(s), dans quel périmètre et dans quelle dimension temporelle. Le guide est donc structuré autour d'un raisonnement en quatre temps :

1. Les objectifs de la connaissance des coûts

2. Définir et identifier une prestation

3. Calculer le coût d’une prestation

4. Prendre en compte les facteurs d'évolution des coûts

Cette approche doit permettre de cibler les analyses à conduire et de pérenniser ce processus en fonction des véritables enjeux opérationnels et/ou stratégiques de la structure. Elle n'a pas vocation à définir des solutions uniques mais à proposer un mode opératoire suffisamment souple pour une appropriation aisée par ses utilisateurs ; elle est destinée à être adaptée aux cultures et pratiques des différentes structures.

Guide méthodologique de calcul du coût d‛une prestation - SG - octobre 2012 3

A titre préalable, il convient de s'interroger sur la finalité du calcul du coût de la prestation afin de déterminer précisément le type de coût à rechercher et les données à recueillir en amont.

La connaissance des coûts et leur comparaison dans le temps et dans l'espace fait apparaître des écarts dont l'analyse et l'interprétation peuvent être la source d'actions d'amélioration :

- l'analyse de l'évolution du coût dans le temps permet de repérer des évolutions atypiques ;- la comparaison avec d'autres structures internes ou externes réalisant la même prestation ou des

prestations comparables incite à examiner les choix organisationnels qui permettent un coût maîtrisé de la prestation.

Exemple : dans le cas d'une direction à réseau, la connaissance du coût de la fourniture de l'environnement immobilier d'un agent pour chaque direction régionale est un premier pas vers une optimisation des ressources.

La connaissance de certains coûts spécifiques et leur communication interne permet de mieux sensibiliser les agents sur la consommation de certaines ressources (papier, consommations téléphoniques, etc.) et d'améliorer leurs pratiques.

Exemple : chaque agent de l’administration centrale des ministères économiques et financiers reçoit chaque mois un relevé de ses consommations téléphoniques avec une comparaison avec la moyenne des coûts de sa structure d'appartenance.

La mesure et la bonne connaissance des coûts, ainsi que leur comparaison dans le temps et dans l'espace, sont des éléments précieux pour choisir un mode de gestion, lorsqu'il s'agit par exemple de décider des modalités de réalisation de la prestation : maintien de la réalisation de la prestation en interne, mutualisation avec d'autres services/directions/ministères ou externalisation. Elles sont également indispensables pour analyser l'impact financier et/ou le retour sur investissement d'un projet.

Connaître les coûts de certaines prestations est susceptible d'éclairer les conditions d'allocation d'une ressource contrainte. C'est aussi un élément d'aide à la prévision budgétaire, au dialogue de gestion et à la justification au premier euro (JPE).Il permet de disposer d'une alternative à l'application automatique et uniforme d'un pourcentage de «taxation budgétaire» pour tous les services/directions d'un même périmètre.

L'évaluation des coûts associés à une prestation est un préalable indispensable à toute facturation interne ou externe.Exemple : pour valoriser le coût d'une campagne de communication réalisée pour le compte d'une direction et payée par elle (campagne impôt sur le revenu par exemple), il est nécessaire de justifier précisément les coûts engagés.

Connaissance du coût dans un objectif de maîtrise des coûts

Aide à la décision

Support de l'allocation des ressources

Support de la facturation

1. Les objectifs de la connaissance des coûts


Il s'agit ensuite de définir la prestation dont on veut calculer le coût, c'est-à-dire d'en identifier les principales caractéristiques.

Le tableau ci-dessous fait apparaître les différents items à préciser :

L’intitulé de la prestation (ou d'un ensemble de prestations homogènes) doit être précis et explicite (sans abréviations).Exemples : coût du module de formation XYZ, coût de la formation par agent, coût d'une journée de formation, coût moyen d'une formation en langues étrangères.

Coût (total) d'une prestation ou coût unitaire de cette prestation : à préciser. Un coût total s'applique à l'ensemble d'une prestation (exemple : coût de la formation des agents du service X). Un coût unitaire rapporte le coût total à une unité élémentaire (exemple : coût horaire, coût par agent, coût moyen d'une formation en langues étrangères).

Unité de mesure : euro, euro par agent

Coût complet ou coût partiel : choix à préciser. Le coût complet prend en compte la totalité des dépenses ou charges, directes et indirectes.Le coût partiel ne prend en charge qu'une partie des dépenses ou des charges. Exemple : coûts directs hors charges de personnel.

Si le coût est partiel : le préciser et indiquer les charges incorporées et les charges exclues.

Coût prévisionnel ou coût constaté : à préciser.Le coût prévisionnel est le coût estimé avant la réalisation de la prestation, le coût constaté est le coût calculé à l'issue de la prestation.

Exemple : pour chaque opération engagée, les services de communication sont en mesure d'établir un devis prévisionnel et de vérifier après le déroulement de celle-ci le coût constaté au moyen des factures.

Périodicité du calcul : elle peut être annuelle ou infra-annuelle en fonction de l'objectif recherché.

Niveau de détail selon lequel le coût de la prestation est calculé.Afin de permettre un benchmarking pertinent, ce périmètre doit être précisé : direction, service, programme, catégorie de personnel, etc. Exemple : coût moyen de formation des agents de catégorie B des ministères économiques et financiers ou coût de formation des agents de catégorie B dans le cadre d'une école des douanes.

Direction/service et entité(s) réalisant la prestation

Direction/service et entité(s) bénéficiant de la prestation

2. Définir et identifier une prestation

Service bénéficiaire

Serviceprestataire

Périmètrede la

prestation

Référencetemporelle

de la prestation

Chargesincorporables

Unité demesure

Intitulé dela prestation


Le coût d'une prestation peut être défini en 5 étapes, représentées dans le schéma suivant :

Identifier

les dépenses

(ou charges)

incorporables

1

Identifier

et valoriser

les coûts

directs

2

Identifier

et répartir

les coûts

indirects

3

Documenter

le calcul

des coûts

4

Calculer

le coût

de la

prestation

5

Définir le périmètre de

calcul

Affecter le coût direct à la prestation

Disposer des coûts des fonctions

supports, les proratiser entre

différentes prestations afin de ne retenir que la part

revenant à la prestation

Sécuriser le calcul descoûts en

facilitant la traçabilité

Calculer le coût de la prestation

l Coûts réelsoul Coûts standards : coût moyen salarial par la catégorie et par programme, coût d ’un m² par agent...

l Fiche d’identificationl Fiche de calcul du coût de la prestation

l Guide méthodologique

Objectifs

Outilsméthodo-logiques

Étapes de calcul du coût d’une prestation

Étape 1 :identifier les dépenses (ou charges) incorporables dans le calcul du coût de la prestation

Il s'agit de définir le périmètre des dépenses (ou charges) à prendre en compte dans le calcul du coût de la prestation. Ce périmètre dépend à la fois de l'objectif poursuivi et des montants financiers en jeu :

- si l'objectif recherché est de comparer les coûts avec d'autres entités, il convient de retenir un périmètre équivalent afin de permettre cette comparaison ;

- si certaines dépenses (ou charges) représentent un faible volume relatif et ne sont pas aisément imputables à la prestation, il peut être judicieux de ne pas les intégrer et de se limiter au calcul d'un coût partiel.

Il convient également de s'assurer que les informations recherchées sont mobilisables ou, à tout le moins, peuvent l'être dans des délais et selon des modalités proportionnées à l'enjeu de la démarche.

3. Calculer le coût d’une prestation


Étape 2 :

Étape 3 :

n Identification des coûts directs

Les coûts directs représentent l'ensemble des ressources consacrées à la réalisation de la prestation et pouvant être imputées directement et sans ambiguïté à cette prestation :

- les dépenses de personnel directement imputables à la prestation. Pour les fonctions métier, il peut exister une répartition du temps de travail sur plusieurs activités.

Exemple : si on souhaite calculer le coût de la prestation bureautique en administration centrale, on retiendra un pourcentage du coût salarial des GRID en coût direct (situé entre 70% et 80% selon les estimations).

- les autres dépenses directes : dépenses sur marchés et factures.Exemple : si on souhaite établir le coût du module de formation animé par un consultant-formateur extérieur, les honoraires de ce dernier constituent un coût direct.

n Valorisation des coûts directs

Deux méthodes de valorisation sont possibles, selon l'objectif poursuivi : au réel ou sur la base de coûts standards. Les coûts standards sont des coûts moyens constatés calculés à l'avance et disponibles. L'avantage d'intégrer des coûts standards est la grande rapidité dans l'obtention des résultats ainsi qu'une certaine stabilité dans le temps qui facilite les comparaisons.

n Identification des coûts indirects

Les coûts indirects sont les ressources qui ne peuvent pas être imputées exclusivement à la réalisation d'une seule et unique prestation dont on cherche à calculer le coût car ils contribuent également à d'autres prestations

- les dépenses de personnel indirectes : coûts transversaux induits par les agents des fonctions support contribuant à la réalisation de la prestation considérée ;

- les autres dépenses bénéficiant également à d'autres prestations (charges mutualisées).

A noter :Les notions de coût direct ou indirect sont relatives : un coût peut être direct pour l'évaluation d'une prestation donnée et indirect pour une autre prestation. Ainsi, le coût salarial des GRID est un coût direct de la dépense bureautique mais un coût indirect dans le cadre de la détermination du coût d'autres prestations (coût d'une salle de réunion ou coût d'un projet de développement d'une application informatique).Lorsque l'on cherche à calculer le coût d'une prestation «métier» (par exemple le coût d'un contrôle douanier), on retrouve très fréquemment :

- parmi les dépenses de personnel indirectes : la masse salariale correspondant aux personnels exerçant des fonctions transverses de support et de pilotage ;

- parmi les autres dépenses indirectes : les fonctions supports (immobilier, informatique).

n Répartition des coûts indirects

Dans le cadre du calcul des coûts, les coûts indirects posent un problème de répartition. Ils sont généralement répartis sur la base d'une ou de plusieurs clés de répartition. Celles-ci doivent être choisies selon la nature des dépenses concernées et doivent faire l'objet d'un consensus. Les clés de répartition les plus fréquemment utilisées dans le calcul des coûts sont les superficies occupées (m²), les effectifs (exprimés en ETP ou ETPT) et le nombre d'utilisateurs (exprimé sans tenir compte des temps partiels).

A noter :Une méthode permettant de répartir des dépenses de masse salariale du personnel polyvalent (concourant à la réalisation de plusieurs prestations) ou d'autres dépenses de fonctionnement indirectes consiste à mettre en place des procédures de renseignement de temps passé.

Exemple : pour répartir certains coûts indirects dans le cadre du calcul des coûts de la formation, l'IGPDE dispose d'un suivi du temps passé des agents par département/activité.

identifier et valoriser les coûts directs

identifier et répartir les coûts indirects


Étape 4 :

Étape 5 :

documenter le calcul du coût (concomitante aux 2 et 3 étapes)

calculer le coût de la prestation

Une fiche d'identification, permettant la traçabilité du calcul du coût de la prestation, doit être élaborée. Cette fiche indique :

- les caractéristiques relatives à la prestation (cf. point 1) ; - la nature des dépenses (ou charges) incorporées dans le coût final et les comptes PCE associés ;- pour chaque nature de dépense, le caractère direct ou indirect par rapport à la prestation et le cas

échéant la clé de répartition utilisée ;- les sources (systèmes d'information) : Chorus, requêtes spécifiques, applications « métiers », etc.

Si on cherche à calculer le coût complet (du moins le plus complet possible) de la prestation, il s'effectue en additionnant les 2 types de coûts précédemment identifiés : les coûts directs et les coûts indirects.

Si on cherche à calculer un coût unitaire moyen, une dernière étape consiste à diviser le coût total de la prestation par la volumétrie associée.

Une fiche de calcul du coût d'une prestation doit être élaborée.

L'évolution des coûts est souvent liée à deux phénomènes principaux :- un effet «prix» : augmentation ou diminution du coût des ressources utilisées pour la réalisation de la prestation ;

- un effet «volume» : augmentation ou diminution de la quantité de ressources utilisées.

Il existe par ailleurs différents leviers pour agir sur les coûts, telle la politique en matière d'achats : choix de promouvoir tel ou tel matériel en fonction du prix d'acquisition et des coûts de maintenance, achat mutualisé avec l'appui du Service des achats de l'Etat, etc.

4. Prendre en compte les facteurs d'évolution des coûts

En résumé :

Coût complet d'une prestation = coûts directs + coûts indirects

Coût unitaire moyen d'une prestation = coût total de la prestation/unité de mesure 2(agent, m , journée…)


5. Méthodologie d ’identification des coûts d ’une prestation

Étape préparatoire : définition de la prestation mesurée

Objectif du calcul du coût de la prestation

Intitulé de la prestation

Unité de mesure

Charges incorporables

Référence temporelledu calcul

Périmètre

Service prestataire

Service bénéficiaireDirection/service et entité(s) bénéficiant de la prestation

Direction/service et entité(s) réalisant la prestation

- Coût prévisionnel ou coût constaté : à préciser- Périodicité de calcul

- Coût total ou coût unitaire : à préciser- Unité de mesure

- Coût complet ou coût partiel : à préciser après identification des charges incorporables.- Si le coût est partiel : préciser le périmètre


Intitulé de la prestation, précise et explicite sans abréviations non explicites. Il doit être cohérent avec le périmètre, l'unitéde mesure, la référence temporelle de la prestation.

Niveau de détail selon lequel le coût de la prestation est calculé.Exemple : par catégorie de personnel, par direction d'administration centrale, par direction régionale

Dans quel but la mesure du coût de cette prestation est-elle réalisée : renseignement des PAP/RAP, connaissance des coûts, passation d'un marché, benchmarking, … ?

Étape 1 : identification des dépenses (ou charges) incorporables dans le calcul du coût de la prestation

Étape 2 : identification et valorisation des coûts directs

Déterminationdes chargesentrant dans lecalcul ducoût de la prestation

Identification des coûts directs

Valorisation au coût réel

Valorisation au moyen de coûts standards

L'objectif poursuivi est de :

Coût des ressources consacrées à la réalisation de la prestation et pouvant être imputées directement et sans ambiguïté à cette prestation.

Coût effectivement constaté à l'issue de la réalisation de la prestation.

Coûts obtenus à partir de données connues à l'avance.Ils peuvent être inférieurs ou supérieurs aux coûts réels (selon les caractéristiquespropres du service).

Coût des fournitures et services devant contribuer à la réalisation de la prestation.Calcul : coût moyen de la fourniturede l'environnement bureautique par agent,coût du m2/agent.

Dépenses sur marchés et factures

Coût des agents du service devantcontribuer à la réalisation de la prestation.Calcul : coût moyen d'agent par service et catégorie d'emploi A, B et C(y compris cotisations employeurs)X temps passé envisagé pourla réalisation de la prestation.

Dépenses de personnel

Dépenses établies sur la base

des factures des prestataires, du

montant du marché ou du montant

affiché dans une convention.

Montant TTC



Coût des agents du service ayant contribué à la réalisation de la prestation.Lorsque la prestation est réalisée en interne, le calcul de ce coût suppose la connaissancede leur rémunération et procède del'évaluation du temps passé par les agents du service à la réalisation de la prestation.Lorsqu'une partie de la prestation est externalisée, il est établi sur la base des factures des prestataires.



Coût des fournitures et services contribuant à la réalisation de la prestation

Coût des agents du service contribuant à la réalisation de la prestation

Après avoir établi l'inventaire des charges concourant à la prestation, i l convient d'écarter les charges qui représentent un faible volume relatif et/ou celles qui ne sont pas aisément imputables à la prestation

Il convient de prendre connaissance de la méthode utilisée par ces entités afin de retenir un périmètre équivalent, permettant cette comparaison

Connaître les coûts à des fins de maîtrise des ressources, de pilotage interne, d'aide à la décision

Comparer les coûts avec d'autres entités


Étape 3 : identification et répartition des coûts indirects

Étape 4 : documentation du calcul du coût de la prestation

Étape 5 : calcul du coût

Identification des coûts indirects

Indication des composantes du coût et des sources utilisées

Coût complet d'une prestation

Coût unitaire moyen d'une prestation

Valorisation

Autres coûts deréalisation – coûts supports des structures

Fiche d'identification, permettant la traçabilité du calcul

Comparer les coûts avec d'autres entités

Cf. étape précédente

Valorisation au moyende coûts standards

Valorisation au moyende coûts réels

Coûts de structure :loyer, maintenance

2du m ou informatique,formation…


Coût des agents sur des fonctionsde pilotage ou transverses


Méthode de calcul à définir


Coûts directs + coûts indirects

Coût total de la prestation/volumétrie

Cette fiche indique :- les caractéristiques relatives à la prestation - la nature des dépenses (ou charges) incorporées dans le coût final, et les comptes PCE associés- le caractère direct ou indirect par rapport à la prestation et le cas échéant la clé de répartition utilisée- les sources (systèmes d'information) : Chorus, requêtes spécifiques, applications «métiers», etc.


SG

- S

EP2B -

2012

Sous-Direction des Affaires budgétaires et de la performanceBureau performance et contrôle de gestion SAFI 1C

OCTOBRE 2012

Documents

Guide métho logique de calcul do du coût d‛une prestation · Le coût prévisionnel est le coût estimé avant la réalisation de la prestation, le coût constaté est le coût