CDG51 Guide méthodologique relatif à l’intégration d’un nouvel agent

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Guide méthodologique :

L’accueil d’un nouvel agent

Investir dans un parcours d’intégration, c’est sens ibiliser le nouveau collaborateur aux valeurs de la collectivit é et plus largement à celles de la Fonction Publique Territor iale qui

donnent un sens à l’exercice du métier au quotidien : le sens du service public.

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Répondre avec efficacité et qualité aux missions confiées aux collectivités

territoriales nécessite de leur part une mobilisation de toutes leurs ressources.

Cette action doit débuter dès l’entrée d’un nouvel agent dans la collectivité.

Répondre au mieux à un besoin d’information et de sécurisation de l’agent, lui

permettre de mieux se situer non seulement dans son poste mais aussi dans la

collectivité (présentation des locaux, des consignes de sécurité, des acteurs et des

modes de fonctionnement), l’assurer d’un accompagnement dans les premières

semaines de son arrivée, sont autant de facteurs qui concourent à la réussite et au

bien-être du «nouveau recruté ».

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La préparation de la collectivité:

Il faut informer l’ensemble du personnel de l’arrivée prochaine d’un nouvel agent. En fonction de la taille de la collectivité, les moyens de communication varieront du simple envoi de mail à la parution du renseignement dans le bulletin d’information. Le but est de préparer chacun à accueillir le nouvel agent et favoriser la communication interne. La personne responsable du service mais aussi l’ensemble de l’équipe doivent être disponibles, montrer à la personne qu’elle est attendue.

La préparation de l’accueil :

Même si cela peut paraître évident, il faut commencer par préparer le poste et les agents déjà présents dans la collectivité.

C’est dès ce premier contact que le nouvel embauché se forge une image de la

collectivité. Préparer le poste : • Les fournitures, les tenues, • Confirmer l’espace de bureau disponible, • Commander du mobilier, • Obtenir un ordinateur et y faire installer les logiciels nécessaires, • Prévoir des mots de passe, • Faire installer un téléphone, • Obtenir les clés du bureau. Dans le cas d’un poste déjà existant devenu vacant, il convient dans la mesure du possible, de s’assurer du relais des dossiers en cours par le biais notamment d’une fiche synthétique récapitulant les consignes pratiques de la prise de poste.

Préparer une synthèse du travail en cours : une assurance de continuité du service.

Avant l’arrivée

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Les entretiens d’accueil :

Le premier entretien sera mené par l’élu, le responsable du personnel ou à défaut le n+1 de l’agent. De courte durée, cet entretien vise à présenter les missions générales de la collectivité, les valeurs, les grandes orientations et les objectifs à moyen terme. Demander au nouvel embauché de se présenter : sa formation initiale, son parcours professionnel, ses attentes.

Seront développés :

• L’organisation générale de la collectivité et les différents services qui la composent,

• Le service d’affectation du nouvel arrivant,

• Quelques commentaires sur certains points du livret statutaire (droits et obligations, statut, hygiène et sécurité...),

• Des renseignements concrets relatifs au fonctionnement quotidien (horaires, repas, actions sociales),

• Le déroulement des étapes suivantes.

Seront remis :

• Le livret statutaire, • Le livret individuel de formation, • Le règlement intérieur et

l’organigramme, • Une fiche de poste détaillée, • Le planning de travail.

Ne pas hésiter à commenter les documents remis et à demander à l’agent s’ils suscitent d’éventuelles questions ou remarques.

Présenter l’environnement de travail :

Le but est de présenter la collectivité à l’agent et l’agent à la collectivité. La visite des locaux est assurée par le chef de service. Selon la taille de la collectivité, tous les services seront visités, ou seulement les principaux. • Visite des lieux «forts» : bureau du maire, salles de réunions, bâtiments à valeur

particulière... • Visite des services ayant un lien direct avec le quotidien du nouvel agent (cantine,

service du personnel,...) en terminant par le service d’affectation.

A l’arrivée

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Prévention des risques professionnels :

L’accueil est un moment fort à ne pas négliger pour sensibiliser et informer les agents sur la sécurité et l’hygiène au travail a fortiori pour les agents affectés aux services techniques. Vous veillerez, d’une part ,à informer le nouvel agent sur ses responsabilités, obligations et droits en matière de sécurité et de conditions de travail (formations, visites médicales, port des équipements individuels de protection, alcool, tabac, …) ; et plus largement sur les enjeux de la prévention des risques professionnels (humains, organisationnels, pénaux, financiers).

Puis vous veillerez, d’autre part, à présenter à chaque nouvel agent les risques auxquels il peut être confronté sur son poste, ainsi que les moyens qu’il doit mettre en œuvre pour s’en prémunir : consignes à respecter, équipements de protection à porter, vérifications à opérer avant d’utiliser un équipement de travail, ….

Des supports tels que le document unique ou les consignes de sécurité au poste pourront être utilisés et remis.

A cette occasion, seront aussi présentés les moyens mis à la disposition de l’agent pour signaler tout problème de sécurité rencontré au cours de sa mission : registre d’hygiène et de sécurité et registre des dangers graves et imminents.

Concernant les formations obligatoires, il vous appartient de définir les actions de formation que doivent suivre les nouveaux arrivants en fonction de leurs compétences et des risques propres aux postes de travail occupés.

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Une intégration active :

Rien ne sert de bien accueillir une nouvelle recrue si vous n'avez pas planifié les premières tâches qui lui incombent. Certes, il faut lui laisser le temps de s'acclimater, de prendre connaissance des diverses sources d'information de la collectivité, mais dans un second temps, il faut commencer à l’intégrer activement à la collectivité.

Cette intégration active vous permettra d'évaluer rapidement le travail effectué et donc la suite à donner : rentrer de plain-pied dans sa mission, ou le former.

Nommer un tuteur :

Le suivi de l’intégration peut se poursuivre au quotidien par un tuteur volontaire. Le tuteur aidera le nouvel arrivant à résoudre les problèmes pratiques quotidiens. Il pourra aussi faciliter l’apprentissage du poste en l’aidant à cadrer les orientations à prendre dans son travail.

Evaluer l’intégration : 3 et 6 mois après l’entrée en fonction du nouvel agent, un entretien avec le chef de service, le secrétaire général, le directeur des services (en fonction de la collectivité) permettra d’évaluer la procédure mise en place, le degré d’intégration du nouvel agent dans la collectivité et la façon dont il appréhende les fonctions qui lui sont dévolues.

Attention : Dans le cas du recrutement d’un fonctionnaire stagiaire, celui-ci bénéficie d’un accompagnement particulier en sus de cette méthode d’intégration

Après l’arrivée

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Un bon accueil se résume donc ainsi

Différentes phases d’intégration

Eléments de procédure*

Phase n°1 :

AVANT L’ARRIVEE

� Informer la collectivité et les éventuels partenaires extérieurs,

� Préparer le poste.

Phase n°2 :

L’ACCUEIL

� Procéder à une visite des locaux, � Conduire des entretiens d’accueil, � Présenter les règles en matière

d’hygiène et sécurité.

Phase n°3 :

LE SUIVI

� Favoriser une intégration active, � Nommer un tuteur, � Procéder à des entretiens

d’évaluation de la procédure d’accueil et du degré d’intégration du nouvel agent.

* Il n’existe pas de procédure d’accueil type. La c ollectivité doit la concevoir et l’adapter en

fonction des profils de ses services

Le Centre de Gestion tient à la disposition des collectivités certains outils parmi ceux mentionnés ci-dessus :

Livret d’accueil, document unique, fiche de poste, fiche et registre de sécurité, règlement intérieur.