KRISTINA Module + « Passerelle vers la comptabilité générale »

Guide d’installation et d’utilisation (Module disponible depuis K5.90 a 1.04)

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Table des matières

1 Le module + « Passerelle vers la comptabilité générale» ........................ 3

1.1 ........ Pré-Requis .............................................................................................................................. 3

1.2 ........ Mise en place du module ........................................................................................................ 3

2 Fonctions utilisées dans KRISTINA ....................................................... 4

2.1 ........ Mise en place du module + ..................................................................................................... 4

2.2 ........ Paramétrage – pour les charges (les factures)....................................................................... 4

2.3 ........ Paramétrage – pour les règlements ....................................................................................... 5

2.4 ........ fonctionnement pendant votre travail quotidien ...................................................................... 6

2.5 ........ Utilisation des fichiers de passerelle utilisés pour SAGE ....................................................... 9

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1 LE MODULE + « PASSERELLE VERS LA COMPTABILITE

GENERALE»

1.1 PRE-REQUIS

Sa 1ère version est disponible à partir de K5.90 a 1.04.

1.2 MISE EN PLACE DU MODULE

Ce module + KRISTINA est disponible auprès de votre conseiller commercial ; une clé d’activation de ce module est ensuite fournie par KRIER.

Il est destiné aux syndics souhaitant transférer directement dans leur comptabilité générale :

• La facturation des honoraires Syndic

o Gestion

o Travaux,

o …

• Le règlement des factures de ces honoraires.

Attention : le format SAGE accepté est SAGE ligne 100 …

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2 FONCTIONS UTILISEES DANS KRISTINA

2.1 MISE EN PLACE DU MODULE +

• Enregistrer la clé d’activation Passerelle vers SAGE ou Passerelle vers PRISCA, en fonction du programme de comptabilité générale utilisé par le Cabinet.

2.2 PARAMETRAGE – POUR LES CHARGES (LES FACTURES)

• Lancer et aller dans les paramètres pour affecter aux comptes charges de KRISTINA les correspondances dans votre plan comptable en compta générale du cabinet. Aller dans : Paramètres / Paramètres / Onglet Divers / Passerelle comptabilité.

• Sélectionner les comptes (principalement) d’honoraires pour saisir la correspondance dans la

comptabilité générale :

Exemple sur l’écran suivant :

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Explication :

Syndic : Kristina enregistre une facture d’honoraire de 119.60 euros TTC sur la copropriété 000008 pour le fournisseur Cabinet 000001.

Comptes en T Kristina

Débit Crédit Débit Crédit

621100 - 000008 401000 – 000001

119,60

119,60

La passerelle vers SAGE (ou PRISCA) prépare et répartie les écritures de la façon suivante :

SAGE

Débit Crédit (HT) Débit Crédit (TVA) Débit Crédit (TTC)

706100 445000 411– 000008

100,00

19,60

119,60

• Ce paramétrage est à mettre en place pour tous les comptes de charge ou produit SYNDIC qui sont susceptibles d’être mouvementés par KRISTINA et qui devront passer automatiquement vers la comptabilité du Cabinet

2.3 PARAMETRAGE – POUR LES REGLEMENTS

• Les règlements qui sont issus de factures pour lesquelles les charges seront passées en comptabilité général, seront aussi passés en comptabilité générale.

• A chaque règlement de facture, les écritures de banque vers le cabinet seront automatiquement générées.

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2.4 FONCTIONNEMENT PENDANT VOTRE TRAVAIL QUOTIDIEN

• Saisie d’une facture d’honoraires o La facture d’honoraires est imputée sur un compte 621100 o Quand on demande la validation de cette facture, un écran intermédiaire de validation

s’affiche :

o Il présente les écritures telles qu’elles vont être passées en comptabilité générale du cabinet.

o Vous pouvez imprimer cette liste. o Si vous cliquez sur :

� « Valider », l’écran normal de validation de facture s’affiche. � « Annuler », on revient à l’écran de la liste des factures.

o Vous avez cliqué « Valider » : affichage de l’écran de validation des factures de Kristina :

Cas particulier pour PRISCA

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• Les écritures comptables seront directement déversées dans PRISCA : o Dans le cas où on ne souhaite pas que la liste des écritures soit déversée dans PRISCA,

il faut cliquer sur le bouton « Supprimer : suppression totale des données de la passerelle » puis cliquer sur le bouton « Valider » de l’écran pour continuer et lancer la validation des données de SYNDIC

o Dans tous les cas, il faut indiquer le dossier dans lequel on veut enregistrer les données de la passerelle – un contrôle existe dans le cas où les dates des écritures de KRISTINA ne coïncident pas à la période de l’exercice de PRISCA

Ecran de validation des factures de Kristina

o Si vous cliquez sur : � « Valider », Kristina valide la facture et met à disposition de SAGE ou de

PRISCA les éléments validés sur l’écran précédent. Le message suivant s’affiche :

(Précision : ce message ne s’affiche que lorsque des écritures correspondant à des comptes paramétrés pour être

transférés vers la comptabilité générale ont été détectées)

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� « Annuler », on revient à l’écran de la liste des factures -> aucune validation

n’est effectuée.

• Saisie d’une facture d’honoraires – sous contrat : o Le même processus est retrouvé pour la validation des factures sous contrat.

• Règlement d’une facture d’honoraires o Présentation de la liste des règlements qui seront retrouvés dans la comptabilité générale

du Cabinet :

Suivie, si vous validez de la validation des règlements syndic :

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• C’est seulement lorsque vous validez le dernier écran que les écritures sont générées : o Dans le fichier de passerelle vers SAGE ou PRISCA o Dans la comptabilité de KRISTINA

2.5 UTILISATION DES FICHIERS DE PASSERELLE UTILISES POUR SAGE

(Voir écran des paramètres)

Dans le paramétrage de la passerelle, vous avez indiqué un dossier dans lequel vous voulez déverser les écritures comptables à intégrer dans l’application de comptabilité générale du Cabinet.

• Le fichier mis à disposition pour SAGE est : SAGE_aaaa.PNM

• Pour PRISCA, les écritures dont directement déversées dans le fichier des écritures comptables de COMMOUVT du dossier PRISCA sélectionné.