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Page 1 18/04/2007 Intervenants OCDE : Le 05/04/2007 Mme MICHON M. AID Intervenants SAP : M. DEGRAEVE L’objectif de ce document, dans le cadre de la préparation fonctionnelle au projet de montée de version OCDE est de : - Synthétiser et comprendre la logique d’implémentation du périmètre actuel - Préciser les apports fonctionnels des versions successives jusqu’à ECC6 - Chiffrer l’effort de migration dans le cadre d’un upgrade technique Mission de cadrage projet montée de version Module FI/TV OCDE

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Intervenants OCDE :

Le 05/04/2007 Mme MICHON

M. AID

Intervenants SAP :

M. DEGRAEVE

L’objectif de ce document, dans le cadre de la préparation fonctionnelle au projet de montée de version OCDE est de :

- Synthétiser et comprendre la logique d’implémentation du périmètre actuel

- Préciser les apports fonctionnels des versions successives jusqu’à ECC6

- Chiffrer l’effort de migration dans le cadre d’un upgrade technique

Mission de cadrage projet montée de version

Module FI/TV

OCDE

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Analyse fonctionnelle / Module FI/TV

Contexte FI/TV

- L’OCDE utilise un système SAP R3 version 46.C.

- Il s’agit d’une solution « légère » ne faisant pas appel à l’ensemble des fonctionnalités FI/TV standards. Le rôle premier de ce

module est de gérer les notes de frais.

- Enfin, un grand nombre de programmes spécifiques sont aujourd’hui utilisés, répondant à un impératif fonctionnel et décisionnel

que le système standard ne permet pas ou peu.

Module Désignation Commentaire

FI-TV Integr.w/Payr.Acctg Seule la gestion des notes de frais

est implémentée, et sera à upgrader.

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Apports fonctionnels (Module FI/TV)

Les apports fonctionnels de la montée de version vers ECC6 sont les suivants :

Fonctionnalités 4.7 ECC5 ECC6

Global Travel

Management

- Nouveaux attributs pour la transaction TRIP, l’ IT0001 et

l’IT0017

- Nouvelle intégration entre Travel

Management et cProject (possibilité

d’affecter des frais de déplacements

à des projets)

- Possibilité d’affecter

automatiquement une carte de crédit

à de futurs déplacements

- Nouvelle Intégration entre Travel

Management et Funds Management

- Génération de documents sous

format PDF pour les demandes, les

états, …

FI-TV-PL Travel Planning

- Nouvel accès à la gestion des Planning pour PDA

- Nouvelle interface SABRE pour la gestion des plannings

- Nouvelles fonctionnalités de réservation des vols

(détermination automatique du prix, requête de comparaison

des prix, gestion des préférences …)

- Nouvelles fonctionnalités de réservation d’hôtels (recherche

- Changement des

paramètres techniques de

l’interface vers SABRE

- Nouvelle interface vers HRS

- Changement des

paramètres de l’interface vers

- Nouvelles interfaces standard pour

la recherche et la réservation

d’hôtels

- Possibilité de gérer les statuts de

chaque étape de la planification de

manière indépendante.

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Fonctionnalités 4.7 ECC5 ECC6

de disponibilités, gestion des préférences, gestion des

catalogues locaux, …)

- Nouvelles fonctionnalités de réservation de voitures

(recherche de disponibilités)

- Nouvelles fonctionnalités de réservation de trains de la

compagnie Deutsche Bahn

- Amélioration du gestionnaire d’envoi d’informations aux

agences de voyages

- Synchronisation des profils voyageurs entre AMADEUS et

SAP

- Nouvelles entrées pour « IATA Locations & Providers »

- Nouvelles entrées dans l’IMG

- Nouvelles règles d’affectation des cartes de crédit société

- Nouvelle interface avec GALILEO

AMADEUS

- Table de maintenance

unifiée pour la gestion des

cartes de crédit

- Changement du paramétrage de

l’interface vers AMADEUS

FI-TV-COS Travel Expenses

- Nouvelles applications pour le secteur public allemand.

- Possibilité de corriger les montants additionnels pour toutes

les dépenses (seulement les repas en 4.6C)

- Nouvelles applications pour le secteur public français :

possibilité de différencier les voyages internationaux, nationaux

et séminaires nationaux (transaction PR05), nouvelle

fonctionnalité de gestion des déductions, nouvelle

fonctionnalité de gestion des avances, …

- Optimisation de la gestion des cartes de crédit

- Nouvelles fonctionnalités pour le

secteur public Autrichien

- Détermination automatique du

trajet via l’entrée d’un point de

départ et d’une destination.

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Fonctionnalités 4.7 ECC5 ECC6

- Nouvelle fonctionnalité d’affection des coûts

- Prise en compte du réglementaire Finlandais

- Possibilité de gérer les reçus et les avances dans la monnaie

de saisie

- Nouvelles entrées dans l’IMG

- Prise en compte du réglementaire Finlandais

- Nouvelle application de gestion offline

- Possibilité de dispatcher les documents propres aux frais par

dépenses - Nouvelle interface avec la « Deutsche Bahn Corporate Portal »

- Fourniture de 2 nouvelles variantes de provision pour l’Italie

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Recommandations fonctionnelles pour la montée de version (Module FI/TV )

Ce tableau indique pour chacune des fonctionnalités identifiées les recommandations à prendre en compte.

Celles-ci peuvent présupposer un retour au standard (proposition basée sur un parallèle effectué entre le programme spécifique et le

programme standard).

Fonctionnalités identifiées Recommandations

Global Travel Management

Les développements spécifiques, liés notamment à la gestion du Perdiem et des retenues doivent

être repris et réadaptés – les évolutions de 4.6C à ECC6 n’offrent pas de solution standard

satisfaisante sur ces problématiques.

FI-TV-PL Travel Planning

FI-TV-COS Travel Expenses

Interfaces

Pas de retour au standard à envisager suite à la montée de version.

Workflows

Pas de retour au standard à envisager suite à la montée de version (attention charge migration

technique)

Reportings

Un seul report spécifique lié au Travel Management – pas de retour au standard envisage suite à

la montée de version.

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Fonctionnalités identifiées Recommandations

En revanche, une quinzaines de reports standards ont été modifiés. Impact fonctionnel et

technique à analyser.

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Risques identifiés inhérent au projet de migration

Ø Risque fonctionnel :

L’OCDE a développé un grand nombre de spécifiques pour mettre en adéquation les fonctionnalités utilisées sur FI/TV et les

exigences fonctionnelles.

Ces développements ne peuvent être supprimés sans un changement significatif des process et devront donc être réintégrés.

La compatibilité de ceux-ci avec la nouvelle version doit impérativement être vérifiée avant leur reprise.

Conclusions § Le périmètre fonctionnel FI/TV est léger, les fonctionnalités standards identifiées aujourd’hui se retrouvent sans

modification majeure au sein des versions cibles.

§ Certains programmes spécifiques ne semblent pas pouvoir être « re standardisés ». D’autres méritent d’être analysés

plus avant par les utilisateurs quant à leur réelle utilité et donc à leur reconduction éventuelle dans le système cible.

§ L’enrichissement fonctionnel est quasi inexistant sur les versions cibles

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ANNEXE 1: Liste Interfaces répertoriées entre SAP FITV et autres systèmes

Designation Caracteristique Reprise ECC6

Interface BTA (Amex) Interface entrante Oui

Peoplesoft (HR) Interface sortante Oui

DataWarehouse (Reporting) Interface sortante Oui

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ANNEXE 2: Liste des spécifiques

Désignation Caractéristique Reprise ECC6

ZFITV_DEST2 FITV : table des destinations autorisées X

ZFITV_ECARTS FITV : tables des écarts sur déplacements

professionnels X

ZFITV_PARAM FITV : table des seuils de resoumission X

ZFITV_REASON Raison d’un déplacement profesionnel X

ZFITV_SUPP_DEST FITV : table des suppléments de perdiem par

provenance X

Z_FITV_AJUST_PERDIEM Exit du calcul perdiem X

Z_FITV_ECART_FACTURE_EXTERNE Liste des écarts sur les déplacements professionnels X

Z_FITV_INTERFACE_HR_TO_SAP Interface de mise à jour des matricules et fournisseurs

agents X

Z_FITV_INTERFACE_HR_TO_SAP_FOR Include Z_FITV_INTERFACE_HR_TO_SAP_FOR X

Z_FITV_INTERFACE_HR_TO_SAP_SEL Include Z_FITV_INTERFACE_HR_TO_SAP_SEL X

Z_FITV_INTERFACE_HR_TO_SAP_TOP Include Z_FITV_INTERFACE_HR_TO_SAP_TOP X

Z_FITV_INTERFACE_MISS_SEAR_FOR Include Z_FITV_INTERFACE_MISS_SEAR_FOR X

Z_FITV_INTERFACE_ MISS_SEAR_SEL Include Z_FITV_INTERFACE_ MISS_SEAR_SEL X

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Z_FITV_INTERFACE_ MISS_SEAR_TOP Include Z_FITV_INTERFACE_ MISS_SEAR_TOP X

Z_FITV_INTERFACE_MISSION_SEARC Interface des missions pour mission search X

Z_FITV_INTERFACE_SAP_TO_HR Interface de mise à jour des matricules et fournisseurs

agents X

Z_FITV_INTERFACE_ SAP_TO_HR_FOR Include Z_FITV_INTERFACE_ SAP_TO_HR_FOR X

Z_FITV_INTERFACE_ SAP_TO_HR_SEL Include Z_FITV_INTERFACE_ SAP_TO_HR_SEL X

Z_FITV_MODIFY_RECEIPT Modification déplacement X

Z_FITV_ MODIFY_RECEIPT_FORMS Include Z_FITV_ MODIFY_RECEIPT_FORMS X

Z_FITV_ MODIFY_RECEIPT_TOP Include Z_FITV_ MODIFY_RECEIPT_TOP X

Z_FITV_TOO_MUCH_PERC_TO_PEPS Récupération du trop perçu sur avances par

précompte sur salaire X

Z_FITV_TOO_MUCH_TO_PEPS_FOR Include Z_FITV_TOO_MUCH_TO_PEPS_FOR X

Z_FITV_TOO_MUCH_TO_PEPS_SEL Include Z_FITV_TOO_MUCH_TO_PEPS_SEL X

Z_FITV_TOO_MUCH_TO_PEPS_TOP Include Z_FITV_TOO_MUCH_TO_PEPS_TOP X

Z_FITV_UPDATE_PAYMENTS Mise à jour des pièces de paiement FITV X

Z_FITV_UPDATE_PAYMENTS_FOR Include Z_FITV_UPDATE_PAYMENTS_FOR X

Z_FITV_UPDATE_PAYMENTS_SEL Include Z_FITV_UPDATE_PAYMENTS_SEL X

Z_REPRISE_PERDIEM_FRAIS_KM Traitement de reprise du perdiem et des frais km X

Z_REPRISE_VILLE_CONTINENT Reprise de la table ville continent X

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Z_CL_FITV_EMAIL Classe / PR05 X

ZOCDE_FITV Classe de messages / PR05 X

ZTRIP_SUPH Structure du dictionnaire / PR05 X

Z_TRIP_TIERS Élément de données / PR05 X

Z_TRIP Groupe de fonctions / PR05 X

ZI_SAPMP56_1350 Programme / PR05 X

ZI_SAPMP56_1350_FORMS Programme / PR05 X

ZI_SAPMP56_1350_PAI Programme / PR05 X

ZI_SAPMP56_1350_PBO Programme / PR05 X

ZI_SAPMP56_1350_TOP Programme / PR05 X

Z_TRIPCL Programme / PR05 X

ZXTRVU03 Programme / PR05 X

ZHRPADFR_WAERS Aide à la recherche / PR05 X

ZH_T702O Aide à la recherche / PR05 X

ZH_T702O_RGION Aide à la recherche / PR05 X

ZTRIP_WAERS Aide à la recherche / PR05 X

SAPMP56T - 1301 Dynpro standard modifié / PR05 X

SAPMP56T - 1350 Dynpro standard modifié / PR05 X

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SAPMP56T - 1500 Dynpro standard modifié / PR05 X

SAPMP56T - 1501 Dynpro standard modifié / PR05 X

SAPMP56T – 3160 Dynpro standard modifié / PR05 X

H_T702O Aide à la recherche standard modifiée / PR05 X

MP56TF00 Programme standard modifié / PR05 X

MP56TF90 Programme standard modifié / PR05 X

MP56TI10 Programme standard modifié / PR05 X

RPRFS000 Programme standard modifié / PR05 X

MP56TFEX Programme standard modifié / PR05 X

MP56TFEX_01 Programme standard modifié / PR05 X

MP56TO99 Programme standard modifié / PR05 X

RPREX000 Programme standard modifié / PR05 X

PTK99 Structure standard modifiée / PR05 X