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Information Management Présentation générale

Information management presentation generale - you can

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Information ManagementPrésentation générale

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Une implémentation mondiale équilibrée

Un groupe avec plus de 75 ans

d’histoire au service de l’innovation.

Top 3 des entreprises dépositaires

du plus grand nombre de brevets

aux Etats-Unis.

Dans la zone EMEA (Europe/Moyen-

Orient/Afrique) :

Plus de 16 000 personnes

116 pays de la zone EMEA

environ 1/3 du résultat global de

Canon

Canon en France : la plus importante

implantation du groupe sur la région

EMEA

Page 3: Information management   presentation generale - you can

La stratégie du groupe Canon

Une offre complète pour la

composition, la capture, l’archivage

et le partage des documents

Edition de logiciel

Une démarche projet structurée

autour d’une équipe de spécialiste

Service professionnel

Une présence à vos côtés, une

connaissance de vos métiers, vos

contraintes, vos attentes

Service commercial

45 ressources spécialisées

Capture / Gestion documentaire

Centre de support solution

20 consultants

5 experts projet

4 experts support

16 techniciens

solution

Account Manager

Business Process Consultant

Solution Consultant

Partenariat stratégique et participation au capital

d’éditeurs clés : une roadmap claire

Savoir-faire solution

Des équipes projets à tous les niveaux du groupe,

des profils issus du monde du service

Savoir-faire service

Page 4: Information management   presentation generale - you can

Quatre propositions de valeur

Optimisation de votre chaine d’impression

Politique impression

Fluidification de votre gestion documentaire

Dématérialisation

Production

Externalisation de vos processus

Externalisation

Page 5: Information management   presentation generale - you can

L’archivage électroniqueContexte et périmètre

Page 6: Information management   presentation generale - you can

L’archivage électronique de documents : contexte

• L’archivage est une obligation et une nécessité pour l’entreprise :

• Obligation au regard de la loi, règlements et directives qui constituent le cadre dans lequel opère l’entreprise : code du commerce,

des impôts, du travail…

• Nécessité de se protéger en réduisant ses risques et préserver le patrimoine de l’entreprise : technique, commercial, informationnel

au sens large (Guide de l’archivage électronique et FNTC)

• Mais l’archivage électronique c’est aussi une mémoire vivante :

• Echange de documents avec vos clients et fournisseurs

• Optimisation des processus de l’entreprise

• Disponibilité de la mémoire de l’entreprise

• Assurer la conformité, la traçabilité

Archiver c’est donc conserver (des informations, des documents, des objets…) dans le but de les

retrouver pour des raisons identifiées, sur des durées définies.

Mettre l’archivage au service de l’amélioration de vos processus et de la relation client.

Page 7: Information management   presentation generale - you can

L’archivage électronique de documents : c’est quoi?

• Le terme GED, ou Gestion Électronique de Documents, désigne l’ensemble d’un système dédié à la gestion du cycle devie des documents :

• Naissance :

Création, acquisition des documents

• Vie :

Consultation, circulation, modification, partage…

• Fin :

Archivage, destruction

• La GED sous tend donc un processus visant à gérer le cycle de vie des documents, ce processus consiste en :

• Capturer

Numérisation, capture, lecture automatique, indexation (Externalisation ou Internalisation)

• Créer

Composition de documents, référentiel documentaire

• Classer et stocker les documents dans le cadre normatif et réglementaire

• Circuler, partager des documents sous forme numérique autour de processus métiers

• Consulter sous forme numérique ou reproduite sur leur support d’origine

Page 8: Information management   presentation generale - you can

ENTRANT

Email

Fax

Papier

MFP / Scanner

Portail web

Mobile

CIRCULANT

Email

Bureautique

Papier

RSE

Intranet

Mobile

SORTANT

Email

Fax

Papier

Editique

Portail web

Mobile

Et qu’est-ce que cela concerne?

La GED a donc vocation à fédérer en un lieu l’ensemble des flux documentaires de l’entreprise et en assurer ladisponibilité.

Page 9: Information management   presentation generale - you can

Avant de stocker, une GED s’alimente

ELECTRONIQUE

ENTRANT

Email / PDF / Office / Mobile /

eDocument

SORTANT

ERP / CRM / Bureautique

PAPIER

PORTAIL

Extranet / Intranet

ENTRANT

Fax / Courrier / Impression

SORTANT

Flux de gestionFlux unitaire

RE-ENTRANT

Contrat / Commande

WORKFLOWCirculation de documents / Processus métiers

GED Gestion de contenus

Page 10: Information management   presentation generale - you can

L’expertise CanonCouverture fonctionnelle et logicielle

Page 11: Information management   presentation generale - you can

La gestion de l’information

Page 12: Information management   presentation generale - you can

Cartographie fonctionnelle

Portails Applications métiersRéférentielConsultation Versement

COLD

Documents non

structurésFormulaires

Page 13: Information management   presentation generale - you can

13

Une gamme logicielle complète

Page 14: Information management   presentation generale - you can

L

Page 15: Information management   presentation generale - you can

Méthodologie projetUn accompagnement de tous les instants

Page 16: Information management   presentation generale - you can

Un projet… plus que des technologies

• Gouvernance centralisée (une forte implicationd’un sponsor de la direction)

• Budget consolidé(prestations de services en rapport avec la taille des projets)

• Equipe projet méthodique(Planning & Ressources)

• Exécution(activités & livrables)

Page 17: Information management   presentation generale - you can

A chaque étape du déploiement de la

solution, une ressource Canon vous

accompagne …

Une méthode et des livrables structurés

INITIATION DECOUVERTE CONCEPTION MISE EN OEUVRE EXPLOITATION AMELIORATION

Account Manager

Business Process Consultant

Solution Consultant

Project Manager

Expert

Client Service Manager

Helpdesk

Technicien C. Syst.

Conseil / Vente Services Professionnels Service & Support

Account Manager

BPC

Page 18: Information management   presentation generale - you can

Conduite du changement

• Une dimension outil : Prise en main d’un nouvel environnement de travail qui sera bien souvent utilisé de façon intensive.

• Une dimension organisation : Comprendre et accepter les ajustements d’organisation nécessaires (changements de rôles et responsabilités, évolution des fonctions …).

• Une dimension métier : S’approprier de nouvelles pratiques et processus métiers.

• Une dimension culture d’entreprise : Intégrer progressivement de nouveaux concepts tels que l’approche processus et la guidance de tâche. L’apport de certains outils de pilotage peut influencer également les modes managériaux.

• Une communication adaptée pour sensibiliser les utilisateurs finaux

• Une participation d’interlocuteurs opérationnels dans la conception de l’outil

• Une sollicitation des acteurs sociaux dans la définition du projet

• Une anticipation des impacts des changements et des ajustements des organisations pour éviter une incompréhension et démotivation des utilisateurs

• Un support aux utilisateurs finaux (formation, assistance au démarrage,…) pour une appropriation totale de l’outil

Ces projets revêtent plusieurs dimensions qui sont autant de sujets d’attention

L’impact du déploiement d’un tel environnement est donc multiple, et l’aspect social doit être intégré rapidement, avec

Facteurs clés de succès d’un projet de dématérialisationL’arrivée d’une nouvelle solution documentaire au sein d’une organisation est un facteur de transformation et de changement qui peut modifierconsidérablement les habitudes de travail, les comportements des utilisateurs, voire modifier les processus de l’entreprise.

Ainsi, le succès de tout projet repose sur un accompagnement structuré, méthodique et personnalisé conduisant à la compréhension et l’adhésion desutilisateurs finaux, ainsi qu’à une bonne appropriation des nouveaux outils mis en place.

Prestations de services

Logiciels

Matériels

Appropriation

Changements

durables

Page 19: Information management   presentation generale - you can

1

2

3

Un accompagnement ‘métier’ du projet, en phase avec les attentes, afin d’assurer l’adéquation et l’appropriation de la solution mise en place

Une proposition de solution évolutive et pérenne

• Un transfert de compétence auprès du client

• Un contrat de Service qui inclut les versions majeures des logiciels proposésEtre force de conseil pour ces projets qui modifie les modes

opératoires de l’entreprise

Une équipe expérimentée, un engagement sur l’ensemble du projet

4 Des outils et méthodes adaptés

Les grands principes de notre accompagnement

Page 20: Information management   presentation generale - you can

La mise en place

Nous vous accompagnons de bout en bout dans la mise en œuvre de votre solution de facturation électronique

Page 21: Information management   presentation generale - you can

L’accompagnement au changement

Facteurs clés de succès d’un projet de dématérialisation

L’arrivée d’une nouvelle solution au sein d’une organisation est un facteur de transformation

et de changement qui peut modifier considérablement les habitudes de travail, les

comportements des utilisateurs, voire modifier les processus de l’entreprise.

Ainsi, le succès de tout projet repose sur un accompagnement structuré, méthodique et

personnalisé conduisant à la compréhension et l’adhésion des utilisateurs finaux, ainsi qu’à

une bonne appropriation des nouveaux outils mis en place.

Prestations de services

Logiciels

Matériels

OutilOrganisation

MétierCulture d’entreprise

CommunicationParticipation

SollicitationAnticipation

Support

Page 22: Information management   presentation generale - you can

En conclusionMettez la performance au cœur de votre organisation!

Page 23: Information management   presentation generale - you can

Le numérique, une stratégie gagnante!

82% perçoivent clairement l’impact du numérique sur leur activité. Pour 46%, le numérique se révèle un levier de croissance payant pour l’avenir!

Quels leviers pour la dématérialisation et la GED :

• Amélioration de l’expérience client :

Prise en charge des demandes (Contrat, Commande, Réclamation…), réactivité, simplification des échanges…

• Amélioration de la relation fournisseur :

Raccourcissement des délais de traitement des factures, fluidité des échanges…

• Amélioration des processus financier :

Optimisation des traitements, gestion du cash-flow, traçabilité, conformité…

• Amélioration de la relation avec les administrations :

Conformité aux normes d’échanges (factures électroniques…), dématérialisation des marchés publics, Disponibilité en cas d’audit

• Amélioration de l’organisation interne :

Optimisation de la recherche d’information, Disponibilité immédiate de l’information, Partage et collaboration autour du document, Gestion des ressources humaines…

Page 24: Information management   presentation generale - you can

Alors, on passe à la facture électronique!

L’une des évolutions majeures de la Loi de finances rectificative a été de cesser de faire des signatures électroniques oude l’échange des données informatisées les seules modalités de transmission et de mise à disposition des facturesélectroniques (art. 289 VI du CGI).

On peut estimer que l’approche suivie est fonctionnelle et ce, quelque soit le support (papier ou électronique).

C’est une opportunité pour des gains multiples :

• Gain sur les coûts d’envoi (courrier, affranchissement)

• Gain de temps dans la transmission

• Respect de la loi LME

• Gain écologique

• Modernisation de l’image de marque

• Mise en conformité en vue de la mise en application de l’obligation de transmettre des factures électroniques dans lecadre du règlement des marchés publics

Page 25: Information management   presentation generale - you can

Un retour sur investissement assuré

1

Edition

2

Envoi

3

Rapproche-

ment

4

Archivage

5

Relance

6

Litiges

7

Coût

trésorerie9,50 €

Impression

Mise sous pli

Affranchissement

Dépôt poste

Suivi paiements

Pointages

Matériel

classement

Espace

Manipulations

Identification

non paiement

Relances

Traitement

écarts de

paiement

Consommation

de BFR

Facture

papier

0,30 € 1,20 € 2,00 € 0,80 € 0,80 € 2,40 € 2,00 €

1

Edition

2

Envoi

3

Rapproche-

ment

4

Archivage

5

Relance

6

Litiges

7

Coût

trésorerie6,30 €

ImpressionMise sous pli

AffranchissementDépôt poste

Suivi paiements

Pointages

Simplification

du processus

Matériel classementEspaceManipulations

Identification

non paiement

Relances

Traitement

écarts de

paiement

Simplification

du processus

Consommation

de BFR

Réduction et

fiabilisation des

délais

Facture

électronique

0€ 0 € 2,00 € 0 € 0,80 € 2,00 € 1,50 €

Page 26: Information management   presentation generale - you can

Prêts pour la prochaine étape?

Nous vous remercions de votre attention!

Florian Reboullet

Business Process ConsultantCanon France S.A.SRéseau DirectRégion Sud-EstAgence de Lyon

Mobile: +33 (0)6 46 05 27 79

Email : [email protected]