Informatisation et pilotage de la logistique. Apports de lorganisation logistique à la traçabilité des expéditeurs et destinataires Une solution adaptée

Centre HospitalierUniversitaire Dijon

Informatisation et pilotage de la logistique.Apports de l’organisation logistique

à la traçabilité des expéditeurs et destinatairesUne solution adaptée au monde hospitalier : Medilem

INTERVENANTS :

François BISCH, président CoLogH / aslog / ELA François PEIGNES, Associé – PEA Consulting



TTraçabilité et Logistique dans les établissements de soins

DDéfinition et champ d’application

PProcessus concernés

AApplication des standards GS1 à ma logistique hospitalière

AApproche et positionnement de la solution Medilem

CCouverture des processus par la solution

PPoints forts et fonctionnalités

IIntégration aux systèmes d’information existant

AAccompagnement du projet

CConduite du changement

MMise en conformité réglementaire

MMaintenance évolutive

S O M M A I R E


Traçabilité et Logistique dans les établissements de soinTraçabilité et Logistique dans les établissements de soin


De quelle Traçabilité parle-t-on ?

Plusieurs types de traçabilité pour des objectifs différents • Traçabilité matière (ou produit)• Traçabilité opératoire• Traçabilité procédé

Définition (ISO 8402): aptitude à retrouver l'historique, l'utilisation, la localisation d'une entité au moyen d'informations enregistrées.

Acquérir > Enregistrer > Restituer


Définition de la Traçabilité matière

Enregistrement et exploitation des relations de filiation (ou généalogie) entre un lot produit fabriqué et ses constituants, ainsi que sa localisation

lot ilot i

lot clot c

lot blot b

lot alot a

lot zlot z

lot ylot y

lot xlot x


Traçabilité et logistique

En logique collaborative étendue, la traçabilité impacte :• l’organisation : organisation collaborative, choix tactiques et

stratégiques (éléments tracés, le périmètre, les produits, la durée d'archivage), gestion des risques et renforcement des plans de crise…

• le Système d’Information : implémentation au sein du SI d'un progiciel ou d’une technologie (RFID, …), d'outils et solutions hétérogènes spécifiques aux produits et aux processus, qui doivent interagir

Elle cible donc les processus logistiques qui viennent s’intercaler entre les processus de production/distribution et de consommation ?

Ces processus constituent-ils les chaînons manquant potentiels ou sont-ils des partenaires actifs de la traçabilité « globale » ?


A3 B2 C1 D1 E3

A2

A4

A5

A1

B1

B3D2

D3

E2

E1

E4

E5

A6

C2

B4

E6

Producteur 1ère transformation 2ème transformationPoint de vente

Restaurant collectif

La traçabilité ascendante


A3 B2 C1 D1 E3

A2

A4

A5

A1

B1

B3D2

D3

E2

E1

E4

E5

A6

C2

B4

E6

Producteur 1ère transformation 2ème transformationPlate-forme

de distribution

Point de venteRestaurant collectif

La traçabilité descendante


Logique ColisLogique

ProduitLogique Produit

Logique Produit

Logique Colis

TM

Numéro de Lot Numéro de Série

TOTP

TMTO

TP

TMTO

Numéro de Lot Numéro de Série

Lien avec le dossier médical

Processus logistique sans transformation


Choix pour l’entrepôt du CHU de Dijon

Standards GS1

Avis d’expédition : DESADV Codes colis : SSCC

GRAI

Codes produits : GTIN Codes lieux fonction : GLN


Iden

tific

atio

n Datacarrier

electronic Commerce

Supply Chain

EANCOM - ebXML

GTIN(Identification of an Item))

SSCC(Identification of logistics units)

GLNIdentification for

a function , alocation

UCC/EAN-128

EAN-13 ITF-14

RFID

DatabarDatamatrix

Standards GS1

Doc GS1

[email protected]


Logique ColisLogique

ProduitLogique Produit

Logique Produit

GTIN

Logique Colis

SSCC SSCC

TMTO

GTIN

TP

TMTO

TP

TMTO

Lien avec le dossier médical

GTIN

Avis d’expédition

DESADV : Avis d’expédition





Etiquette Palette avec SSCC


Etiquette Fournisseur avec SSCC

SSCC

GTIN UC + nbre UC

Code UC fournisseur + n° de lot


5 Boulevard Jeanne d'Arc 21079 DIJON CEDEX

ZA EXCELLENCE 2000 12 Rue Pierre Henri Spaak 21800 CHEVIGNY SAINT SAUVEUR

1 Bd Jeanne d'Arc BP 77908 21079 DIJON CEDEX

3026140000127 CENTRE HOSPITALIER UNIVERSITAIRE HOPITAL DU BOCAGE

3026140000134 CENTRE HOSPITALIER UNIVERSITAIRE ENTREPOT

3026140000114 CENTRE HOSPITALIER UNIVERSITAIRE

Adresses de livraison

Adresse de facturation

GLN de base du CHU de Dijon


GLN entrée Hôpital Général :

BALISE RFID

ACTIVE


GLN destination et GRAI contenant

GLN Aller GLN Retour

GRAI


GRAI ( + date/heure = SSCC )

BALISE RFID

ACTIVE


Processus logistiques (Entreposage)

Mise en stock

Mise en stock

Chargement roll/armoiresChargement roll/armoires

InventairesInventaires

RéceptionRéception

Gestion litiges/retour

fournisseur

Gestion litiges/retour

fournisseur

Lancement des préparations


Réassortiment picking


Cross dockingCross dockingGestion de l’entreposa

ge

Retours UFRetours UF

Livraisons services

Livraisons services

TracabilitéTracabilité

Demandes services

Demandes services

Dotations Dotations

Unités fonctionnelles

Ordonnancement Ordonnancement

Gestion des stocks

Gestion des stocks

Planificationdes réceptions

Planificationdes réceptions

Planification des transports

Planification des transports

Gestion des cmdes fournisseur


Calcul des besoins de réappro


Facturation fournisseurFacturation fournisseur

Gestion des approvisionnementsCircuit médicament

Et prescriptionCircuit médicament

Et prescription GEFGEF

Préparation des Demandes servicesPréparation des

Demandes services

Préparation médicamentsPréparation médicaments

Préparation DMS/DMI/solutés

Préparation DMS/DMI/solutés

Préparation DxIN

Préparation DxIN

Préparation « ateliers »


Préparation diverses

Préparation diverses

Gestion du plein-vide

Gestion du plein-vide


Choix pour l’entrepôt du CHU de Dijon Préparation de la réception fournisseur par intégration du DESADV.

Flu

x d

’info

rma

tion

s

N3

LM7

Hor

s S

IF

lux

ph

ysiq

ue

Commandes fournisseur

Intégrer les

commandes fournisseur & consultation

Avis expédition fournisseur

Intégrer les

Avis d’expédition & consultation

Accueil et contrôle camion

Déchargement camion

Dossier

d’arrivage

Contrôle détaillé des charges

Planning de réception

Re-palettisation mono référence

Édition SSCC Clôture dossier de réception/

arrivage

CR réception

Gestion des RDV

Rangement

Gestion des litiges à réception

DESADVDESADV

SSCCSSCC

Stockage en quarantaine

non conformité

Retour Fournisseur


Choix pour l’entrepôt du CHU de Dijon Livraison des services internes

Flu

x d

’info

rma

tion

s

N3

LM7

SI A

GV

Flu

x p

hys

iqu

e

Livraison et contrôle du roll à l’UF destinataire

Chargement livraison

Transfert des rolls vers les UF destinataires

Mise à quai du camion

Déchargement des rolls

Fin de la livraison d’une UF

GRAIGRAI

GLN UFGLN UF

N° plombN° plomb

Livraison et contrôle des bacs au local

destinataire

GRAIGRAI

GLNGLN

N° plomb bacN° plomb bac

Rangement des bacs

Transfert du roll vers le local destinataire

Fin de la livraison d’un local


Approche et positionnement de la solution MEDILEMApproche et positionnement de la solution MEDILEM


Le cœur de l’offre : la logistique hospitalière

Définition de la solution logistique

Système d’information

Organisation

conduite du changement

Conformité réglementaire

Intégration aux unités fonctionnelles

Intégration aux unités fonctionnelles

Intégration aux systèmes d’information existants

Intégration aux systèmes d’information existants

MEDICAMENTS MEDICAMENTS

DMS, DMI, SOLUTES MASSIFS

DMS, DMI, SOLUTES MASSIFS

PRODUITS DE LABORATOIREPRODUITS DE LABORATOIRE

ECHANTILLOTHEQUEECHANTILLOTHEQUE

FOURNITURES ALIMENTAIRESFOURNITURES ALIMENTAIRES

FOURNITURES GENERALESFOURNITURES GENERALES


PEA Consulting se positionne pour spécifier et

accompagner la mise en œuvre de l’organisation, des processus logistiques et du

système d’information.

PEA Consulting se positionne pour spécifier et

accompagner la mise en œuvre de l’organisation, des processus logistiques et du

système d’information.

Euriware, leader en intégration de systèmes industriels et

logistiques se positionne pour concevoir et assurer l’intégration du futur système d’information

dans l’environnement informatique existant du CHU.

Euriware, leader en intégration de systèmes industriels et

logistiques se positionne pour concevoir et assurer l’intégration du futur système d’information

dans l’environnement informatique existant du CHU.

A-sis est l’éditeur du logiciel LM7, il apporte son expertise

fonctionnelle et technique ainsi que sa capacité et

réactivité à gérer les adaptations nécessaires de

l’outil.

A-sis est l’éditeur du logiciel LM7, il apporte son expertise

fonctionnelle et technique ainsi que sa capacité et

réactivité à gérer les adaptations nécessaires de

l’outil.

SAVOYE est concepteur de solutions logistiques et

fournisseur des équipements techniques nécessaires aux

adaptations ou constructions des plates-formes.

SAVOYE est concepteur de solutions logistiques et

fournisseur des équipements techniques nécessaires aux

adaptations ou constructions des plates-formes.

Un groupement d’entreprises pérennes

Un réseau d’entreprises partenaires


LM® se positionne …LM® se positionne …

N3

N2

N1

N0

Niveau 3 Entreprise : SI CHU

Niveau 2 Pilotage de l’entrepôt

Niveau 1 Automatisme, API

Niveau 0 Capteurs, actionneurs

Un système d’information positionné au cœur de l’exécution logistique


Les flux gérés sur l’ensemble du périmètre

RECEPTION STOCKAGE PREPARATION LIVRAISON UF

DMS

MEDICAMENTS ET SOLUTES MASSIFS

DMI

STERILISATION

FOURNITURES GENERALES / HOTELIERES

FOURNITURES ALIMENTAIRES


RangementStockage

Une totale maîtrise des flux en pilotage et en traçabilité

Pilotage et traçabilité de l’activité

• des produits

• des acteurs

• des ressources

• des opérations

LivraisonDes unités

Chargement des armoires

PréparationFabrication

Processus de réception

déconditionnement

reconditionnement

Traitement administratif des réceptions à partir des commandes fournisseurs

WMS


LM7® est une suite logicielle qui couvre en standard l'ensemble des fonctions ciblées d'une plate-forme logistique.

La suite logicielle de LM7® est composée d’un core system LM Execution®

enrichi de modules satellites permettant à chacun de construire et adapter sa solution logistique.Le noyau LM Execution®

possède en standard tous les connecteurs d’accueil des différents modules satellites.

Il offre une grande souplesse de paramétrage permettant de configurer tout type de plate-forme et d’optimiser au mieux les différents flux.

Il permet l’intégration des différentes recommandations des organismes de qualité et de traçabilité des contenants et des contenus.

Optimiser la gestion des flux logistiques


LMLM

Ordres d’exécution

N1

Contenants livrés

AGVStockeur rotatif

N2 : LM7

EAI ou Interfaces directes

DESADV

IFCSUM

Fournisseurs

GEF

Demandes services

Droits d’accès

Annuaire

Circuit médicamentEt prescription

N3 : SIH

Base articlesCmdes Frn

Cmdes Frn à 0Blocage cmde

Demandes services

Qté globale réceptionnéeEcarts réceptionCmdes auto. (seuil) (Dé)Blocage stock

Connecteurs standard LM

Schéma d’intégration du système d’information

Automates de préparation

E-Procurement


Accompagnement d’un projetAccompagnement d’un projet


Conduite du changement : les différents chantiers

COMMUNICATIONFORMATION

OR

GA

NIS

AT

ION

Une formation :

Basée sur une approche métier intégrant le système d’information et la conception logistique de l’entrepôt

Adaptée aux changements induits par le nouvel outil logistique

Avec des supports auto porteurs

Une formation :

Basée sur une approche métier intégrant le système d’information et la conception logistique de l’entrepôt

Adaptée aux changements induits par le nouvel outil logistique

Avec des supports auto porteurs

Une communication structurée

Interne ciblée sur les futurs utilisateurs du nouvel outil logistique

Externe ciblée sur les acteurs du CHU ou les prestataires es en lien direct avec l’entrepôt logistique

Externe ciblé sur les autres acteurs du CHU

Disposant d’outils de communication adaptés (lettre mensuelle d’avancement du projet, séances plénières,…)

Une communication structurée

Interne ciblée sur les futurs utilisateurs du nouvel outil logistique

Externe ciblée sur les acteurs du CHU ou les prestataires es en lien direct avec l’entrepôt logistique

Externe ciblé sur les autres acteurs du CHU

Disposant d’outils de communication adaptés (lettre mensuelle d’avancement du projet, séances plénières,…)

Une organisation en cohérence avec l’outil logistique définie de façon

itérative en fonction des choix fonctionnels

Une analyse des impacts maîtrisée par une formation adéquate et une

information bien gérée

Une organisation en cohérence avec l’outil logistique définie de façon

itérative en fonction des choix fonctionnels

Une analyse des impacts maîtrisée par une formation adéquate et une

information bien gérée


Démarche projet : accompagnement

L’accompagnement au démarrage et à l’exploitation constitue un élément incontournable de l’appropriation

Plan de déploiement : tâches de paramétrage, reprise de données,… tests de performance, tests en environnement d’exploitation, formations utilisateurs finaux , …

Ordonnancement des tâches de démarrage

Règles d’intervention et de communication des différents acteurs

Définition des besoins et affectations dynamiques des ressources

Montée en puissance de l’activité (nombre de demandes,..) pour atteindre le régime nominal

Encadrement et accompagnement des opérateurs dans l’exploitation (y compris SI)

Ajustement du paramétrage

Surveillance du bon fonctionnement du SI (interfaces, mises à jour des données, performances, corrections, solutions de contournement…)

Choix de la stratégie de déploiement :

démarrage par activité,

démarrage par processus,

démarrage par produit,…

Définition du rôle et des responsabilités types

Définition du calendrier de transfert d’activité

Définition du

plan de

déploiement

Réalisation du

plan de

déploiement

Suivi

d’exploitation


Synthèse de notre positionnement

ORGANISATIONORGANISATION

PROCESSUS COUVERTSPROCESSUS COUVERTS

PROCEDURESPROCEDURES

PREPARATION AU CHANGEMENT

PREPARATION AU CHANGEMENT

MISE EN CONFORMITEREGLEMENTAIRE

MISE EN CONFORMITEREGLEMENTAIRE

EXPLOITATIONEXPLOITATION

MISE EN PRODUCTION

MISE EN PRODUCTION

ACCOMPAGNEMENT A L’EXPLOITATION

ACCOMPAGNEMENT A L’EXPLOITATION

FORMATIONFORMATION

MAINTENANCEMAINTENANCE

WMS

Ordres d’exécution

N1

Contenants livrés

AGVAutomate

Depréparation

Unité fonctionnelle

Dossier patient

Plate-forme

logistique LM7

N3

EAI Axway

Unité fonctionnelle

Nom du patient

[Ou N° patient (données cryptées)]

Article Quantité

Génération d’un dossier patient

Transfert de la demande

via Axway

Transfert de la demande

dans LM7

Étiquettes de destination avec le nom du patient en clair ou crypté

Transfert information

via Axway

Retour information

quantité servie

Réception des demandes

de dispensation

Lancement des missions de

préparation DJIN

Prélèvements-contrôle étiquette

remplissage des caisses

Contrôle et fermeture

des caisses Mise en roll

Transfert vers les UF

Réception

20Une société du groupe EURIWARE 20Formation SAPHIR - Réception

Objectif

Créer une Entrée Attendue

Mode opératoire Champs Exceed Contrôles Exceed

1. Créer l'en-tête de l'entrée attendue2. Créer les lignes de l'entrée attendue

• Code fournisseur• Date de réception• Code article• Lot et OCE/F• Indice logistique • Quantité attendue

Cliquez : Gestion d'entrepôt Documents Réception/EA

Page

1/2

Créer une nouvelle entrée

Entrer le code fournisseur

11

Entrer le code article

22

• Tarif sur la vignette• Date de fabrication• Date de péremption

11

22 33 44

Entrer l'indice logistique ou plan de palettisation

33Entrer la quantité

attendue

44Entrer toute autre donnée disponible

55

REALISATIONREALISATION

SPECIFICATIONS CONCEPTIONSPECIFICATIONS CONCEPTION

PARAMETRAGE

PARAMETRAGE

ADAPTATIONS

ADAPTATIONS

QUALIFICATION

QUALIFICATION

INTERFACESINTERFACES

ISIS

ORGANIS

ATIO

N

Flu

x d

’info

rma

tions

N3

LM7

Hor

s S

IF

lux

ph

ysiq

ue

Commandes fournisseurCommandes fournisseur

Intégrer les

commandes fournisseur & consultation



Intégrer les

Avis d’expédition & consultation

Accueil et contrôle camion

Déchargement camion

Dossier

d’arrivage

Contrôle détaillé des charges

Planning de réception

Re-palettisation

mono référence

Édition SSCC

Clôture dossier de réception/arrivage

CR réception CR réception

Gestion des RDV

RangementRangement

Gestion des litiges à

réception

DESADVDESADV

ASNSSCCSSCC

Périmètre de référence

Analyse de Criticité

Processus ciblesPLAN DE VALIDATION

QI

Qualification de Spécification

RAPPORT DE VALIDATION

Procédures

QC

Phase préliminaire Phase opérationnelle

Qualification de Conception

Qualification d’installation

Qualification Opérationnelle

Qualification de Performance

Spécifications/Conception détaillée

Spécifications/Conception détaillée Développement et

Paramétrage

Développement et Paramétrage Qualification et recetteQualification et recette

Initialisation du projetSpécification générale

Initialisation du projetSpécification générale Pré-déploiementPré-déploiement

Plan de validation

Spécifications techniques détaillées

Guide de

paramétrage

Plan de reprise

des données

Plan de test

Plan de formation

Cas de test d’installation, de

qualification opérationnelle et de

performance

Rapport final de

validation

Matrice de

traçabilité

Procédure de

Change control

Procédures métiers

Processus cibles

et modélisation

Référentiel fonctionnel

Supports de formationManuels utilisateurs

Plan de déploiement

Spécification fonctionnelle

Qualification de

conception

Rapport de final

de tests

Formation initiale

Formation au

paramétrage

BPPH Juin 2001 BPD Validation des SI

Cross dockingCross docking

Gestion de l’entreposage





Facturation fournisseur

Facturation fournisseur

Gestion des approvisionnements

Gestion des Dispensations nom.

Gestion des Dispensations nom. GEFGEF

Planification des opérationsPlanification

des opérations

Miseen stockMise

en stock

Chargement roll/armoiresChargement roll/armoires

InventairesInventaires

RéceptionRéception

Gestion litiges/retour fournisseur

Gestion litiges/retour fournisseur





Retours UFRetours UF

Livraisonsservices

Livraisonsservices

TracabilitéTracabilité

Demandes services

Demandes services

Gestion du plein vide

Gestion du plein vide

Unités fonctionnelles

Ordonnancement Ordonnancement

Gestiondes stocksGestion

des stocks

Planificationdes réceptions Planification

des réceptions Planification des

transports Planification des

transports

Préparation des Demandes servicesPréparation des

Demandes services

Préparation médicamentsPréparation médicaments

Préparation DMS

Préparation DMS

Préparation DJ IN

Préparation DJ IN

Préparation économat

Préparation économat




Références en milieu hospitalier

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