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Do
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11 • A n a l y s e d u p o r t e f e u i l l e a c h a t s
2. Collecte d’information
La multiplicité des systèmes et la multiplicité des sources d’information ren-dent la collecte d’information périlleuse. Beaucoup ont opté pour des sys-tèmes e-achats intégrés. Reste que le nettoyage des données nécessite uneffort important dans la durée. Avant d’entamer la collecte, identifiezconcrètement les données dont vous avez besoin, tant au niveau micro quemacroscopique.Quoi qu’il en soit, il faut être vigilant sur la fiabilité des données collectéespour éviter des erreurs pour la suite.Les dépenses en euros ne sont qu’une partie des données. D’autres, commele niveau qualité des fournisseurs, le nombre de références, la maturité despratiques, peuvent être pertinentes à analyser. La collecte de données qua-litatives pourra prendre la forme d’entretiens, d’observations terrain ouencore d’enquêtes.
3. Analyse des données
Une donnée ne devient information qu’à partir du moment où elle est ana-lysée et exploitée. Une des clefs d’analyse est la segmentation par famillesd’achats ce qui suppose deux impératifs :• la classification des familles et sous-familles doit être partagée et appli-quée à toute l’entreprise et à tous les systèmes ERP et d’e-procurement autravers de codes articles cohérents ;• la codification fournisseurs doit être cohérente avec les structures desentreprises. En effet, de nombreux fournisseurs sont des groupes consolidés.
L’analyse portera autant sur les aspects quantitatifs (combien) que qualitatifs(comment) pour poursuivre quatre objectifs :• Benchmarking interne : vérifier si des écarts existent dans le prix d’achatsd’un même produit sur des sites ou zones différentes.• Gestion des priorités : différentier les familles d’achats sur lesquellesrepose le plus d’enjeu et sur lesquelles il faudra passer le plus de temps.• Pro-activité : anticiper les évolutions de volume ou de besoin pour prépa-rer ses négociations. Elle permet également de prévoir la charge achats surle court, moyen et long terme et définir des projets transversaux.• Stratégie : identifier les anomalies sur des familles (nombre de fournisseursou de références incohérents avec le montant achat, contrat-cadre non res-pecté, manque de synergie entre les entités) afin de déterminer les leviersstratégiques adéquats (standardisation, rationalisation du panel fournis-seurs, massification…).
■ Les OUTILS1 La classification achats . p. 12
2 La méthode ABC.......... p. 14
3 La cartographiedes familles d’achats ... p. 16
4 Le tableau d’analysedes dépensespar famille .................. p. 18
5 Les tableauxde répartitiondes dépenses .............. p. 20
6 La matricede transversalité .......... p. 22
7 Le benchmarking ........ p. 24
8 La liste des partiesprenantes du processusachats ......................... p. 26
9 Le scan des activitésachats ......................... p. 30
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1Outil La classification achats
En résuméLa classification achats définit une codification uni-que et partagée permettant de structurer l’ensembledes achats d’une entreprise en familles et sous-familles cohérentes et homogènes. Parmi des milliersd’actes d’achats sur des millions d’articles par an,elle regroupe les produits ou services qui répondentà une stratégie achat unique. La classification stipuleà minima :– les groupes d’achats, c’est-à-dire les masses géné-
rales qui structurent les dépenses d’une entreprise ;– les familles d’achats. Chaque famille de produits/
services traduit un besoin interne identique et unmarché fournisseur homogène ;
– les sous-familles d’achats ;– le code ERP correspondant, permettant de faire le
lien avec la nomenclature technique.
InsightThe purchasing classification defines an unique andshared coding system structuring the spend data intohomogeneous categories and subcategories. Amongthousand orders of millions of articles per year, itgathers goods and services meeting specific pur-chasing strategy. The classification stipulates at leastthe:– Purchasing groups.– Categories.– Sub-category.– ERP code.
Code
A
A
B
B
C
Code
A.1
A.1
B.1
B.2
C.1
Famille
Métal
Métal
Composants mécaniques
Composants électriques
Services
Code
A.1.1
A.1.1
B.1.1
B.2.1
C.1.1
Groupe d’achats
Matières premières
Matières premières
Composants
Composants
Hors production
Sous-Famille
Acier plat
Acier rond
Ressort
Alimentation
Conseil
Code ERP
XXXX
XXXX
XXXX
XXXX
XXXX
Exemple
feuille 2 mm
fil d’acier 1 mm
ressort hellicoidal
onduleur
conseil stratégique
Segmenter le portefeui l le achatsen fami l les homogènes
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Out
il1
1 • A n a l y s e d u p o r t e f e u i l l e a c h a t s
Pourquoi l’utiliser ?Objectif• Définir un référentiel pour segmenter leportefeuille achats en familles homogènes.• Regrouper les achats relevant d’unemême approche stratégique et structurerl’analyse du portefeuille.• Déterminer une codification commune àtous les systèmes d’information améliorantainsi la fiabilité des données collectées.
ContexteLa segmentation est une étape préliminaireà toute analyse de portefeuille. La classifi-cation s’utilise dans le cas où aucunen’existe encore aux achats ou dans le casoù l’analyse ne repose que sur le plancomptable général.
Comment l’utiliser ?Étapes• Collectez l’ensemble des articles achetésau travers du plan comptable de l’entre-prise ou d’autres systèmes d’information etregroupez-les en groupes d’achats macro,comme par exemple : achats de produc-tion, achats hors production, achatsd’investissement ou achats de négoce.• Rassemblez-les en famille et sous-familled’achats en respectant une arborescencelogique. Par exemple :
• Établissez une codification appropriée etarborescente pour chaque groupe, familleet sous famille.
Méthodologie et conseils• Une famille d’achats est toujours définiepar :
– des besoins homogènes en termes despécifications, consommations et volu-mes…– et un marché fournisseur homogène entermes de technologies, domaine decompétences, organisation de marché(fabricant, revendeur, distributeur)…
• Il est conseillé d’impliquer les parties pre-nantes du processus achats dans l’élabora-tion de la classification afin qu’ils puissentfaire part des spécificités des familles.• Les familles d’achats peuvent être expri-mées sous forme fonctionnelle (ex : repro-graphie). ■
Avantages✔ Les périmètres de chaque typologie
d’achats sont clarifiés, permettant destructurer une organisation en achatsfamille.
✔ Il demande peu d’évolution à partir dumoment où la première classification estréalisée.
Précautions à prendre✔ Ne cherchez pas à trop détailler les sous-
familles (ex. : prestation de nettoyagede bureaux, d’ateliers, de lieux de vie,d’extérieur…).
✔ Il faut s’assurer que la codification définieest appliquée par tout le monde et par tousles systèmes de l’entreprise.
Une vision
stratégique,
synthétique
et partagée
du portefeuille
achats
Groupe : achats hors production
Famille d’achats : services généraux
Sous-famille : intérim