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La Communication d’Entreprise et la
Communication Interne
Élément majeur de la politique générale des entreprises ?
Sommaire JOUR 2 Les moyens de la communication
Les moyens écrits Les moyens oraux
Réflexions sur la communication interne
La communication dans l’entreprise : une affaire de spécialistes ? Un domaine réservé aux seules grandes entreprises ? Communication interne et difficultés économiques Problèmes de bruits dans l’entreprise
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Les moyens de la communication
1) Les moyens de communication écrits Le journal d’entreprise Les outils traditionnels
Note flash Revue de presse Note de service Plaquette de présentation et livret d’accueil Panneaux d’affichage Boite à idées
Les outils technologiques : Journal électronique Messagerie électronique Forums de discussion Les RSE
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Le journal d’entreprise
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94 % des entreprises de plus de 1000 salariés possèdent un journal interne
Avantages: Permet une parfaite maitrise du contenu rédactionnel Outil souple et contrôlable
Inconvénients Tonalité trop hiérarchique Manque d’interactivité Remis en cause avec les manques de budget et les progrès des
nouvelles technologies
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Comment élaborer un journal d’entreprise
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Au préalable Déterminer l’objectif du journal Etablir les modalités de son fonctionnement:
Le niveau de sous-traitance (interne ou externe?) Le comité de rédaction
définition de la ligne éditoriale; garantir le contenu de chaque numéro; veiller au respect du planning, de la mise en page, à l’équilibre des articles, etc.
La présentation du journal
l’aspect, le look, la pagination et la périodicité, le contenu (éditorial, sommaire, rubriques)
Le cadre juridique Le mode de diffusion
Comment élaborer un journal d’entreprise
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L’élaboration Nécessite une organisation et un fonctionnement clair du
comité de rédaction Lieu de réunion adapté Chaque réunion doit faire l’objet d’un compte-rendu Rôle de chaque membre clairement précisé Le contenu de la réunion doit être défini Utiliser le chemin de fer et penser à l’ours Intervention du comité de lecture
La fabrication Mise en page Accord pour impression
Les principales dérives du journal interne
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Le manque de personnalité Le manque de stabilité L’insuffisance de réflexion sur les titres Le triomphalisme excessif Une illustration insuffisante
Le journal d’entreprise: atelier
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Prendre connaissance d’un journal d’entreprise Quels sont les principaux thèmes abordés? Quels seraient les axes d’amélioration du support?
La note flash
Outil à diffusion rapide lié à un événement exceptionnel et non sensible
Pas de périodicité définie
Thèmes abordés variés: signature d’un gros contrat, agrandissement de locaux, diffusion d’informations concurrentes, validation des catalogues DIF, avancements de projets
Diffusion électronique et audiovisuelle
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La revue de presse
Diffusion organisée en interne des articles parus dans la presse externe concernant l’entreprise.
Objectif d’information et de mobilisation Informer les salariés des opérations de l’entreprise ayant eu un
retentissement médiatique pour renforcer l’impact en interne Sensibiliser les salariés à l’ensemble de l’activité de l’entreprise
et leur procurer une ouverture sur les enjeux de celle-ci Périodicité variant en fonction de la taille, de l’activité, de
l’actualité de l’entreprise et du segment de ses destinataires
Réalisée en interne (90% des cas) ou en externe
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La revue de presse
Revues de presse Technologique, commerciale, financière, environnementale et
autres thèmes plus vastes que l’actualité de l’entreprise
Existent dans près de 80 000 organisations pour un lectorat de l’ordre de1,2 million de salariés
Taxées (loi du 03/01/1995)
A éviter Les diffusions sélectives L’amateurisme et la rapidité de la sélection
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La note de service
A longtemps été quantitativement le premier outil de communication dans l’entreprise
A pour objectif de fixer les règles du fonctionnement interne, de tracer les directives, d’informer sur les orientations et les modifications juridiques, techniques ou commerciales.
Manque d’interactivité et quantité importante sont ses limites
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La plaquette de présentation
Professionnalisation des plaquettes internes: forme aérée plus attrayante, grille de lecture sous forme de chiffres clés, de graphismes et de brèves
Formes diversifiées selon l’objectif poursuivi: Document régulier: présentation des résultats de fin d’année Document exceptionnel: publication du plan stratégique de
l’entreprise Document à finalité externe diffusé à une large fraction ou à
l’ensemble du personnel
Le rapport d’activité
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Le livret d’accueil Présents dans 60% des entreprises françaises, il
constitue un des premiers contacts du jeune recruté
Doit répondre aux principales questions que se pose le nouvel embauché
Remise avant la date d’entrée effective en fonction : acte symbolique
Il contient 2 types d’information: Concernant l’entreprise: stratégie, activités, défis, etc. Concernant le salarié: sa place dans l’entreprise (organigramme), les
règles de rémunération, d’avancement de carrière, la législation sociale, ses droits et ses devoirs (règlement intérieur)
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Panneaux d’affichage L’affiche est souvent réduite au minimum indispensable
de la législation sociale relative au droit d’expression des salariés et à l’affichage des délibérations des instances représentatives
Moyen d’information qui permet de prévenir, sensibiliser ou informer les salariés d’une entreprise
2 formes Écrite: s’assimile à un avis au personnel Visuelle: sensibiliser une action particulière (affichage relative aux
conditions de sécurité)
Doit être visible, lisible, informatif et régulièrement renouvelé
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Boite à idées Une des techniques les plus anciennes, les plus souples et
les moins onéreuses de communication ascendante
Utilisée par près d’1 entreprise sur 5
Matérialisée par une urne dans laquelle les salariés peuvent introduire leurs suggestions ou interrogations
Objectif Faire remonter de manière anonyme toute suggestion ou proposition
d’amélioration concernant l’activité et le fonctionnement interne de l’entreprise
Etablir un dialogue en permettant à chacun de poser à la hiérarchie l’ensemble des questions auxquelles son activité quotidienne et sa hiérarchie directe ne lui permettent pas d’obtenir de réponse
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Boite à idées (suite) Elle doit:
se situer dans un lieu visible (hall, salle adaptée, etc.) énoncer clairement son objet (type d’idées) indiquer la période durant laquelle elle s’opère (durée de présence
de l’urne) Indiquer les destinataires Indiquer le thème de suggestions demandées Indiquer les suites qui seront apportées Indiquer la règle du jeu
La démarche doit préciser le caractère anonyme ou non des suggestions et leur forme
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Communications électroniques Journal électronique: 2 techniques
Objectifs informations brèves informations générales, opérationnelles, externes à l’entreprise
Avantage Apport en information brute et rapide
Messagerie électronique Permettent d’adresser du courrier ou de simples messages à un ou
plusieurs destinataires préalablement sélectionnés
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Forums de discussion Permet sur internet ou par intranet à un groupe de
personnes de se rencontrer sur le réseau et d échanger des opinions sur un thème commun sous forme de messages. Cet échange peut être encadré par un médiateur (ou modérateur).
Nécessité d’un code de bonne conduite Acceptation d’une charte Définition d’un administrateur et d’un modérateur
Facteurs clés de succès Animation et organisation du forum Publicité par l’entreprise
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Réseaux sociaux d’entreprise (RSE)ATELIER
Qu’est-ce qu’un réseau social d’entreprise ? Les réseaux sociaux internes au service du collectif ? Réseaux sociaux d’entreprise : 7 conseils pour réussir votre projet.
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2) Les moyens de communication oraux
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La communication de proximité Gestion des réunions Relais techniques
Journal téléphonique Vidéo transmission Visio conférence
La communication de proximité (1/3)
Constituée par l’ensemble des échanges qui s’opèrent localement sur le lieu de l’activité professionnelle du salarié
S’effectuent au niveau du management ou du top management (visites spontanées ou planifiées)
Présence physique importante à 3 titres: Être à l’écoute Diffuser des messages Marque de respect et de valorisation du salarié: symbole
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La communication de proximité (2/3)
La présence sur le terrain S’appréhende comme un management proche de l’action Favorise l’expression, le débat, la cohésion, la motivation Peut s’effectuer en prolongement d’une démarche d’audit Crée un dialogue convivial dans un projet d’entreprise à LT
La rencontre du chef d’entreprise avec les salariés peut s’opérer dans 2 cadres: La visite planifiée ou non dans l’usine Les forums d’expression directes
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La communication de proximité (3/3)
Le rôle de l’encadrement Le cadre est le 1er relais de la communication dans l’entreprise Constat: manque d’implication des managers et rétention
d’informations Cause: charge de travail excessive limite le temps au dialogue,
manque de visibilité, crainte d’une perte de leur pouvoir de décision….
Occasions: Entretien individuel Entretien informel Actes de la vie professionnelle
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La gestion des réunions Un cadre passe plus de la moitié de son temps en
réunion
Types de réunions Réunions de service
Lieu de travail et d’échange mais attention à la réunionnite Lieu d’échanges directs (débats entre participants) et indirects
(diffusion des informations aux autres membres du service)
Réunions interservices Rencontre interservices ou porte ouverte interne
Evénements internes Les conventions Les opérations événementielles spéciales
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Le journal téléphonique Relativement peu utilisé par les entreprises françaises
Permet à chaque salarié d’écouter les informations de l’entreprise en composant un numéro de téléphone. Un répondeur téléphonique se déclenche alors et déroule ses messages
Objectif Informer son personnel en période de crise Annoncer des événements qui seront détaillés au sein du support écrit Cibler un auditoire thématiquement ou hiérarchiquement
Convient à des PME/PMI ou à de services particuliers de grandes entreprises
Inconvénient : réduit l’échange entre les personnes et casse le lien.
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Vidéo transmission Système de transmission par satellite, elle permet de
diffuser en direct une information de nature télévisuelle instantanément en de multiples points de la planète
Entreprises en réseau ou possédant un grand nombre d’implantations tant en France qu’à l’étranger
Possibilité pour les salariés de recevoir le même message au même moment (renforcement de la cohésion et de la culture d’entreprise)
Occasions Vœux du président, présentation des résultats aux salariés, OPA,
restructuration, changement de nom, de stratégie, etc.
Rarement pratiquée en raison de son coût onéreux
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Visio conférence Chaque participant est équipé d’un écran sur lequel il
visualise les autres membres de la réunion et d’une caméra qui le filme.
Avantage Pouvoir identifier instantanément les orateurs Avoir la possibilité de présenter des documents de travail Gain de temps en supprimant les déplacements Productivité accrue
Inconvénient Coût élevé mais banalisation avec accès Internet
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L’audiovisuel Le journal vidéo
Le film d’entreprise
Avantage : image moderne
Inconvénient : Coût élevé
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Questions et réflexions spécifiques à propos de
la communication interne
1) La communication: une affaire de spécialistes ?
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Pourquoi faire appel à un spécialiste même lorsqu’une équipe interne existe ?
Expertise variée : horizons & expériences différentes Gain de temps
2) La communication: réservée aux grandes entreprises ? (1/2)
Communication interne dans les grandes entreprises pointue et puissante (budgets importants)
80% des grandes entreprises (+ de 500 salariés) ont une fonction communication interne spécifique
La comm’ interne à partir de 10 salariés !
10 : plafond d’une entreprise artisanale, au-delà le nombre de dépendances hiérarchiques peut devenir un frein à la fluidité des relations
La fonction comm’ interne est souvent réservée aux grandes entreprises, mais les comportements de communication concernent tout individu en relation avec d’autres
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2) La communication: réservée aux grandes entreprises ? (2/2)
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Salarié Responsable d’équipe
Entreprise
Appropriation de l’objectif d’entreprise
Cible Relais Responsable
Cohésion Contributeur Responsable Facilitateur
Travail en commun Contributeur Responsable Facilitateur
3 champs d’application de la communication interne et les rôles
respectifs de chaque salarié, de l’encadrement et de l’entreprise
3) Communication interne et crises d’entreprise
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Urgence médiatique en situation de crise L’interne est une cause directe ou indirecte de la crise Exemples directs : agitation sociale, grève, salarié révélant
publiquement des pratiques internes condamnables… Exemples indirects : suicide d’un salarié, décès d’un dirigeant, plainte
pour harcèlement moral, abus de bien social…
L’interne subit les conséquences de ces crises : Conséquences directes : plan de licenciement, restructuration, fusion… Indirectes : bouleversement managérial
Pourquoi ne pas délaisser la comm’ interneen période de difficultés économiques? (1/2)
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Souvent délaissée elle représente un intérêt à 3 niveaux :
Mobilisation interne : Contexte : Interrogations du salarié sur la responsabilité de ses
dirigeants, sur l’impact emploi & production Objectif : Prévenir la perte de confiance envers la hiérarchie
(ex : si connaissance de faits par lecture de presse…) Solution : diffusion rapide (message électronique, intranet, note
flash…)
Pourquoi ne pas délaisser la comm’ interneen période de difficultés économiques? (2/2)
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2 autres niveaux L’agent ambassadeur :
En situation de crise, principe de trilogie des acteurs Responsable entreprise / interlocuteur externe / riverain ou salarié 3ème acteur : témoin émotionnel de la crise, donc forte crédibilité Nécessité de communiquer en interne pour éviter : silence, message
contradictoire La préservation de l’avenir
Une crise bien gérée ouvre des opportunités (ex : Agronutrition) La gestion « interne » de crise représente un plan essentiel de la
communication de crise globale
6) Communication recrutement
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Externe ? Participation forums et salons emploi Presse, internet Affiches, sponsoring, soirées privées…
Interne ! Communiquer son plan de recrutement annuel Cooptation Intranet…
Conclusion
La personne responsable de la communication interne est un facilitateur, mais il appartient à chacun de faire preuve d’écoute, de dialogue,
d’implication et de cohésion
MERCI !
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