La création d’association : droits, devoirs et obligations légales

Arc-en-Ciel Wallonie20 avril 2013

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Table des matières

1. Base légale2. Association de fait ou ASBL?3. Formalités de constitution d’un ASBL4. Les différents organes d’une ASBL5. Membres effectifs et membres adhérents6. Responsabilités7. Comptabilité des ASBL8. Fiscalité des ASBL9. Autres obligations administratives10. Les volontaires

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1. Base légale

• Le droit des ASBL est principalement établi dans la loi du 27 Juin 1921 sur les associations sans but lucratif, les associations internationales sans but lucratif et les fondations

• NB : la liberté d’association est un droit fondamental prévu par la Constitution belge (article 27)!

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2. Association de fait ou ASBL?

• La personnalité morale n’est pas un attribut nécessaire ou indispensable au fonctionnement d’un groupement. Une association n’est donc pas obligée d’adopter le statut juridique prévu pour les ASBL (c’est une faculté, pas une obligation).

• Lorsque le groupement n’a pas opté pour le statut de l’ASBL, il s’agira d’une association dépourvue de personnalité juridique que l’on appelle généralement « association de fait ».

• Un grand nombre d’associations sont des associations de fait. Exemples : les syndicats, les partis politiques, certains clubs sportifs …

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2.1. Association de fait

• Une association de fait est une « association dépourvue de la personnalité juridique et composée de deux ou plusieurs personnes qui organisent, de commun accord, une activité en vue de réaliser un objectif désintéressé, excluant toute répartition de bénéfices, entre ses membres et administrateurs, et qui exercent un contrôle direct sur le fonctionnement de l’association ».

• Le choix de l’association de fait peut se justifier pour les groupements qui engagent leur responsabilité de manière limitée, qui ont un patrimoine peu important ou qui sont voués à une existence éphémère.

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• Possibilité d’établir des statuts (loi des parties) pour régler le fonctionnement du groupement en interne.

• Responsabilité de l’association de fait = responsabilité de chaque associé à part égale (part « virile ») sur son patrimoine personnel.

• L’association de fait n’a pas de patrimoine propre. Les membres possèdent en commun le patrimoine de l’association (indivision).

• Pas de possibilité d’ester en justice.• Pas d’obligation comptable.• Pas d’imposition sur les revenus.• Possibilité de contracter certaines assurances (RC, …) ou d’ouvrir un

compte en banque.

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2.2. ASBL

• L’acquisition de la personnalité juridique devient vivement conseillée dès lors qu’il y a volonté:– D’acquérir des biens meubles et/ou immeubles pour les besoins de

l’association;– De protéger ses membres contre les risques inhérents à toute gestion

d’association;– De recevoir des donations ou des legs;– De pouvoir recevoir des subventions;– D’engager du personnel salarié;– …

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3. Formalités de constitution d’une ASBL

1. Etre au moins 3 personnes (personnes physiques ou morales).2. Rédiger les statuts de l’ASBL en reprenant au minimum les

mentions reprises à l’article 2 de la loi de 1921.3. Adopter les statuts (signés par tous les membres) lors de

l’assemblée générale constitutive (à ce moment, l’ASBL existe à l’égard de ses membres) et désigner les administrateurs.

4. Remplir les Formulaires I et II disponibles sur le site du SPF Justice.5. Déposer les Formulaires complétés au greffe du tribunal de

commerce (à ce moment, l’ASBL acquiert la personnalité juridique). Désormais, le dépôt peut se faire via internet.

6. L’ASBL est immatriculée à la BCE et les statuts sont publiés aux Annexes du Moniteur belge + ou – 15 jours après le dépôt (à ce moment, l’ASBL existe à l’égard des tiers).

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4. Les différents organes d’une ASBL

• Les ASBL sont composées principalement de deux organes (obligatoires) : – L’assemblée générale (AG);– Le conseil d’administration (CA).

• Dès qu’elles atteignent une certaine taille, il devient opportun de créer un autre organe (facultatif) : le délégué à la gestion journalière.

• Pour info, possibilité d’existence d’autres organes : organe de représentation, commissaires, comité de direction, …

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4.1. L’assemblée générale

• Organe souverain de l’ASBL, l’AG est composée de l’ensemble de ses membres effectifs (minimum 3).

• Elle doit se réunir au moins 1 fois par an (on parle d’AG ordinaire), dans les 6 mois de la clôture de l’exercice social, pour approuver les comptes de l’exercice précédent, voter le budget pour l’exercice suivant et accorde (ou pas) la décharge aux administrateurs.

• Une délibération de l'assemblée générale est requise pour :– la modification des statuts;– la nomination et la révocation des administrateurs;– la nomination et la révocation des commissaires et la fixation de leur

rémunération dans les cas où une rémunération est attribuée;– la décharge à octroyer aux administrateurs et aux commissaires;– l'approbation des budgets et des comptes;– la dissolution de l'association;– l'exclusion d'un membre;– la transformation de l'association en société à finalité sociale;– tous les cas où les statuts l'exigent.

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• On dit que l’AG a les compétences attribuées.• Obligation de convoquer tous les membres à l’AG.• Possibilité d’établir des procurations.• La loi impose des quorums de présence et de majorités qui

varient en fonction des décisions à prendre (modification des statuts, dissolution/liquidation, …).

• En matière de vote, principe « 1 homme = 1 voix ».

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4.2. Le conseil d’administration

• Organe de gestion de l’ASBL, le CA est composé d’administrateurs nommés et révocables par l’AG.

• Il gère les affaires de l’ASBL et intervient en son nom dans les actes juridiques et en justice. => Pouvoir de gestion et de représentation.

• Minimum 3 administrateurs, sauf s’il n’y a que 3 membres à l’AG (dans ce cas il n’y aura que 2 administrateurs). => Il faut toujours au moins un membre de plus à l’AG qu’il n’y a d’administrateurs.

• La loi ne précise pas le nombre minimum de réunions du CA. Il doit se réunir autant de fois que nécessaire. De facto, il doit se réunir au moins une fois par an pour préparer et convoquer l’AG ordinaire (présentation des comptes, du budget, de l’éventuel rapport d’activité, …).

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• On dit que le CA a les compétences résiduelles (il possède tous les pouvoirs qui ne sont pas réservés par la loi et les statuts à l’AG).

• Le CA prend ses décisions collégialement. Toute décision engageant l’association doit faire l’objet d’une délibération. Sauf délégation de pouvoirs, un administrateur ne peut agir individuellement.

• Obligation de convoquer tous les membres du CA.• Possibilité d’établir des procurations.• A défaut de précisions statutaires, il n’y a pas de quorum de

présence et les décisions sont prises à la majorité absolue des voix exprimées.

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4.3. Gestion journalière

• Dans les ASBL d’une certaine importance, possibilité pour le CA de déléguer la gestion journalière de l’ASBL à un autre organe.

• « les actes qui ne dépassent pas les besoins de la vie quotidienne de l’ASBL ou les actes qui, en raison tant de leur peu d’importance que de la nécessité d’une prompte solution, ne justifient pas l’intervention du conseil d’administration ».

• Administrateur => Administrateur délégué.• Salarié => Directeur (ou coordinateur).

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5. Membres effectifs et membres adhérents

• Les membres effectifs sont les membres qui bénéficient de l’entièreté des droits sociaux liés à la qualité de membre (droit de vote à l’AG, …). => Ce sont les vrais membres!

• Les membres adhérents sont des tiers vis-à-vis de l’ASBL. Ce sont des « sympathisants » qui gravitent autour de l’ASBL et/ou qui bénéficient de ses services. Leurs droits et obligations doivent être précisés dans les statuts. Ils n’ont pas de droit de vote à l’AG. Leur existence est facultative.

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6. Responsabilités

• En vertu de la théorie des organes, une ASBL est responsable des actes et faits juridiques accomplis par ses organes (AG, CA, délégué à la gestion journalière, …). Il en résulte que, en principe, la personne agissant en qualité d’organe n’engage pas sa responsabilité personnelle.

• Aussi longtemps que les membres qui composent un organe agissent dans le cadre de leurs fonctions et en respectant le but fixé par la loi et les statuts, ils bénéficient d’une certaine « immunité fonctionnelle ».

• Toutefois, cette immunité est tempérée par le fait que l’ASBL peut toujours soulever la responsabilité contractuelle d’un membre ou d’un administrateur et que, dans certains cas, les tiers, voire l’ASBL, peuvent soulever la responsabilité extracontractuelle des membres qui composent un des organes de l’ASBL.

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6.1. responsabilité des membres

• La responsabilité des membres envers l’ASBL : en cas de non-respect des règles internes édictées par l’ASBL, celle-ci dispose envers ses membres d’un pouvoir d’exclusion et d’un pouvoir disciplinaire (cf. statuts ou R.O.I.).

• La responsabilité contractuelle envers les tiers : l’article 2 bis de la loi considère que les membres ne contractent aucune obligation personnelle en ce qui concerne les engagements de l’ASBL. Les créanciers impayés de l’ASBL n’ont donc aucun recours sur le patrimoine des membres.

Exceptions : • Non reprise d’engagements pris pour une ASBL en formation;• Les membres qui prennent des engagement sans déclarer aux tiers qu’ils

agissent au nom et pour le compte de l’ASBL.

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• La responsabilité extracontractuelle envers les tiers : un acte dommageable peut être générateur d’une double responsabilité, celle de l’ASBL et celle(s) du(des) membre(s) fautif(s). Dans la pratique, étant donné que l’AG est un organe collégial, il ne pourra s’agir que d’une faute commune ou de fautes concurrentes.

• Les membres adhérents doivent être considérés comme des tiers. Leur responsabilité personnelle ne peut être engagée pour des actes accomplis par l’ASBL.

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6.2. Responsabilité des administrateurs

• Les administrateurs ne contractent aucune obligation personnelle concernant les engagements de l’ASBL. Leur responsabilité se limite à l’exécution de leur mandat et aux fautes commises dans leur gestion.

• En acceptant la fonction d’administrateur, celui-ci engage sa responsabilité contractuelle envers l’ASBL. La relation qui les lie est qualifiée de mandat.

• L’obligation qui pèse sur l’administrateur est une obligation de moyens et non de résultat. Pour ce faire, il devra agir comme une personne prudente et diligente agirait en ces circonstances. Notons que dans certains cas, il y a obligation de résultat.

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• Selon certains auteurs, si le mandat est exercé gratuitement, la responsabilité sera appréciée moins sévèrement.

• En principe, l’administrateur n’encourt qu’une responsabilité individuelle (c-à-d qu’il n’est responsable que des fautes qu’il commet). Toutefois, la responsabilité pour faute commune du CA ou pour fautes concurrentes de différents administrateurs est également possible.

• La faute sera appréciée par le juge selon les principes d’appréciation marginale et d’appréciation a priori.

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• En principe, pas de responsabilité contractuelle étant donné que les actes du CA sont les actes de l’ASBL (théorie des organes). Toutefois, quand un administrateur n’avertit pas qu’il contracte au nom de l’ASBL, il pourrait être considéré comme étant engagé personnellement et donc exécuter les obligations du contrat.

• Quand un organe de l’ASBL commet une faute extracontractuelle envers un tiers, celui-ci ne peut soulever, en principe, que la responsabilité extracontractuelle de l’ASBL. La responsabilité personnelle de l’organe est toutefois maintenue dans trois hypothèses:

• Quand la loi le prévoit ;• Quand l’administrateur abuse de ses fonctions ;• En cas d’infraction pénale.

Les principes d’appréciation de la faute contractuelle et extracontractuelle sont semblables.

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• Il existe, par ailleurs, des mécanismes protecteurs de la responsabilité :

• Le droit de marquer son désaccord face à une décision du CA ;• Le fait d’informer l’AG de fautes graves commises par le CA ou certains

administrateurs ;• La décharge à l’AG ;• La démission ;• La prescription (10 ans) ;• La transaction ;• L’assurance « R.C. administrateur » ;• …

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7. Comptabilité des ASBL

• La loi distingue 2 catégories d’ASBL : petites et grandes ASBL (en fonction du dépassement de certains seuils).

• Petites ASBL = comptabilité simplifiée (caractère approprié/caractère limité/livre comptable/enregistrement dans le livre comptable/conservation des documents).

• Les comptes annuels comprennent l’état des recettes et des dépenses ainsi que l’annexe qui doivent résulter directement du livre comptable.

• Inventaire de l’état du patrimoine de l’ASBL 1 fois par an.• Publicité : les comptes annuels des petites ASBL doivent être

déposés dans leur dossier au greffe du tribunal de commerce compétent.

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8. Fiscalité des ASBL

• Impôt sur les revenus : en principe, les ASBL sont assujetties à l’impôt des personnes morales (IPM). Taxation de certains revenus.

• TVA : si activité économique => assujettissement. Mais en fonction de l’activité, possibilité d’être assujetti exempté ou, si volume d’activité faible, possibilité d’être assujetti franchisé.

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9. Autres obligations administratives

• Tenue par le CA du registre des membres effectifs de l’ASBL (nom, prénom, domicile).

• Réunion du CA chaque fois que les nécessités de l’association l’exigent.

• Tenue d’une AG ordinaire par an et d’AG extraordinaires chaque fois que nécessaire.

• Rédaction d’un PV à chaque CA ou AG (consignés dans un registre).• Dépôt au greffe du tribunal de commerce de toutes les

modifications des statuts afin de les publier aux Annexes du Moniteur belge.

• Dépôt au greffe du tribunal de commerce nominations et/ou démissions d’administrateurs et délégués à la gestion journalière afin de les publier aux Annexes du Moniteur belge.

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10. Les volontaires

• Loi du 3 juillet 2005 sur les droits des volontaires.• Volontaire :

– Absence de rémunération (mais possibilité de remboursement des frais exposés par le volontaire – forfait ou frais réels).

– Activité exercée « sans obligation ».– Activité organisée par une organisation sans but lucratif – Activité exercée au profit d’autrui.– Activité exercée en dehors d’un cadre professionnel.

• Obligation d’information préalable des volontaire (finalité sociale, statut juridique de l’association, existence d’un R.C. volontaires et risques couverts, existence ou non d’indemnités, obligation éventuelle de respecter le secret professionnel).

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• Responsabilité du volontaire : quasi-immunité pour les fautes légères occasionnelles commises envers les tiers durant le travail de volontariat (même régime que les travailleurs salariés). => A charge de l’ASBL.

• Obligation pour l’ASBL de souscrire une assurance « R.C. volontaires ».

• Attention! Volontariat et chômage = obligation d’informer préalablement l’ONEM par écrit.

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