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La démarche d’intervention État Civil Programme d’Appui aux Collectivités Territoriales

La démarche dintervention État Civil Programme dAppui aux Collectivités Territoriales

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Page 1: La démarche dintervention État Civil Programme dAppui aux Collectivités Territoriales

La démarche d’interventionÉtat Civil

Programme d’Appui aux Collectivités Territoriales

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Présentation du PACTDomaines d’intervention :

• Administration et gestion communale• Gestion des ressources naturelles• Gouvernance de l’économique locale• Développement social

La mission du PACT : renforcer les capacités des acteurs des CT dans l’accomplissement des fonctions issues de décentralisation

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Présentation de la démarche État Civil

Objectifs :• Assurer la mise en place, l'appropriation et la gestion

durable par les CT et la Tutelle d'un système d'état civil fonctionnel.

• Renforcer les capacités des élus et agents communaux chargés de l’état civil et créer une stratégie de mobilisation des populations en vue de susciter leur intérêt pour l’état civil

• Permettre aux collectivités de maîtriser les données relatives à la population en vue d’une orientation de la planification en matières d’éducation, de santé, d’hydraulique…

• Contrôler les flux budgétaires liés aux actes de déclaration.

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Les étapes de la démarche dans la collectivité

DÉMARRAGE PRÉPARATION

> Identification des besoins

> Demande d’appui

> Formalisation du partenariat

> État des lieux

> Rencontre des PTF

> Planification

OPÉRATIONS

> Formation

> Mise en œuvre du plan

> Suivi

> Bilan / restitution

AUTONOMISATION

> Suivi dégressif

> Recyclage

> Mission de clôture

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Identification d’un besoin

Demande d’appui

Démarrage

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Mise en place d’un partenariat

Activité principale Acteurs concernés Objectif

Prise de contact

Élus / agents communauxStructure d'appui

S'assurer de l'engagement de la CT

Signature d'une convention globale de partenariat avec la commune

Formaliser l’engagement des partenaires

Signature d'une convention de collaboration avec la tutelle

TutelleStructure d’appui

Assurer l’implication de la tutelle dans le processus

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État des lieuxActivité principale Acteurs concernés Objectif

Étude de la documentation existante Tutelle Connaître l’évolution des faits

d’état civil dans la commune

État des recettes et dépenses liées à l’état civil Tutelle/ élus

Vérifier que les recettes et les dépenses liées à l’état civil sont comptabilisées dans le budget de la commune

Enquête sur la perception par la population

Population (chefs de village) / tutelle

Connaître les barrières ou les blocages par rapport à l'enregistrement des faits d'état civil

Calcul des taux d’enregistrement (données démographiques, infrastructures)

Estimer le niveau d'enregistrement de la commune par rapport aux autres communes de la zone

Recherche de partenariat

Elus, agents communaux, chefs de village, personnes ressources, associations de femmes et de jeunes, MACEC

Créer des synergies avec les autres PTF ou ONG intervenant dans la commune

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Rencontre des PTF

Activité principale

Acteurs concernés

Objectif

Présentation des démarches des PTF et définition des axes de collaboration

Structure d'appuiTutellePTFMaire

Partager les démarches entre PTF et créer des synergies au niveau local

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Projet de plan d’action/ information des acteurs

Activité principale Acteurs concernés Objectif

Restitution de l’état des lieux/ information de la population

•Élus et agents communaux•ST•Tutelle•Leaders d'opinion et religieux•Chefs de village•Personnes ressources•Associations de femmes et de jeunes•PTF identifiés•MACEC

Informer les acteurs

Stratification de la commune

Rapprocher les centres d'enregistrement des populations

Élaboration du plan d’action provisoire

Dégager les grandes lignes du plan d'action

Identification des acteurs en charge de l'état civil

Identifier les personnes à former

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Formation des acteursAteliers de formation des agents de déclaration, des

officiers d’état civil, des détenteurs de cahiers villageois et des élus et agents communaux

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Formation des acteursActivité principale Acteurs concernés Objectif

Formation des agents de déclaration et des officiers d'état civil

ST (santé et éducation)Conseil et personnel communalTutelleSecrétaire généralForces de l’ordre (gendarmes)Structure d’appui + autres PTFMACEC

Renforcer les capacités des agents et officiers d’état civil

Formation des détenteurs de cahiers villageois

TutelleDétenteurs de cahierSecrétaire GénéralStructure d’appuiMACEC

Rapprocher les services d’état civil de la population des villages

Introduction à la gestion des ressources générées par l'état civil

MaireSGofficier état civilrégisseurs

Plus de transparence

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Planification

Quoi ?> les actions que l’on va faire

Qui ?> les responsables des actions

Comment ?> la méthode et les outils

Quand ?> les dates et la durée

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Planification

Activité principale Acteurs concernés Objectif

Validation du plan d’action et de la stratification

•Tutelle•Conseil et personnel communal•ST (agents de déclaration)•Détenteurs de cahiers villageois•Structure d’appui + PTF identifiés•MACEC

Susciter l’adhésion des acteurs

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Sensibilisation

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Mise en œuvre du planActivité principale Acteurs concernés Objectif

Campagne de sensibilisation

Population, tutelle, élus, acteurs de l'état civil, radios localesMACEC, structure d'appui

Informer la population sur l'organisation et l'évolution du système d'état civil dans la communeLégitimer les détenteurs de cahiers villageois

Création officielle des centres secondaires et de déclaration (stratification) par le préfet et nomination du personnel d'état civil par le maire

Commune, tutelle Officialiser l’existence des centres de déclaration

2ème session de formation

Agents et officiers /Détenteurs des cahiers villageois

Consolider les acquis

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Suivi / Recyclage

> S’assurer de la dynamique du processus

> Identifier les faiblesses pour faire des recommandations

> Apporter des compléments de formation pour consolider les acquis

> Renforcer les mécanismes de suivi par les acteurs locaux (maire, tutelle…)

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Activité principale

Acteurs concernés Objectif

Suivi interne (par la commune)

Maire, secrétaire général + 1 élu (non officier), agents de déclaration, chefs de village

Veiller à la bonne fonctionnalité de l'état civil

Suivi externe (par la tutelle)

Préfet, Sous-préfets, Maire, secrétaire général,élus, agents de déclaration, chefs de village

Vérifier le respect des règles et des procédures en matière d'état civil

Suivi / Recyclage

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Activité principale Acteurs concernés Objectif

Visites dans les centres pour contrôle des supports

élus, agents de déclarationTutelle, Structure d'appui, chefs de village

Vérifier la bonne tenue des supports

Journées d'échanges entre partenaires (PTF,ONG)

Tutelle, Structure d'appui, PTF, Maire

Faire le point sur les activités du plan de partenariat

Recyclage à mi-parcours

agents de déclaration, officiers d'état civil, détenteurs de cahiers villageois, structure d'appui, tutelle, MACECSecrétaire Général

Consolider les capacités des agents et former les nouveaux acteurs

Suivi / Recyclage PACT

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Bilan / Restitution

Au bout d’un an de mise en œuvre, un BILAN du processus est fait.

Les résultats de ce bilan sont partagés publiquement lors de la RESTITUTION.

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Activité principale Acteurs concernés Objectif

Bilan des suivis Structure d'appui Évaluer la démarche

Restitution aux acteurs de l'état civil

• Élus et personnel communal• Acteurs de l'état civil• Structure d'appui• Tutelle• Chefs de villages• Leaders d'opinion et religieux• Associations de femmes et de jeunes• MACEC

Informer et sensibiliser l'ensemble de la population

Faire des recommandations pour la poursuite du processus

Bilan / Restitution

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Autonomisation

Suivi du suivi> la structure d’appui fait un semestriel des systèmes de suivi interne (par la commune) et externe (par la tutelle)

Recyclage> en fonction des besoins (arrivée de nouveaux membres, problèmes récurrents…)

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> Le système d’enregistrement des faits d’état civil est fonctionnel dans la commune

Mission de clôture