LA GESTION

DE PROJETS Regroupement CPE des régions 03 et 12

Session 1

27 octobre 2011

Présentations

Présentation de la formatrice

Présentation des participantes et leurs

attentes

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Attentes du formatrice

Questionnement obligatoire à chaque fois

qu’un énoncé n’est pas précis

Liste des énoncés contraires à vos

croyances

Identification des énoncés différents de vos

pratiques

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Règles du jeu

S’impliquer, participer

Oser, se donner le droit à l’erreur

Exprimer ses besoins, questionner

Rester centré sur l’objectif

Aider et se faire aider par ses collègues

Respecter l’horaire

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Objectifs de la formation

Permettre à chacun d’entre vous:

d’acquérir des connaissances sur le sujet

de recevoir des modèles et outils pour mieux gérer vos projets

de mettre en pratique des principes de gestion de projet

de développer des habiletés en gestion de projets peu importe la taille ou le domaine

de recevoir un soutien dans l’élaboration d’un projet

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Agenda de la session 1

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Principes de gestion de projet

Les projets en entreprise Les rôles et responsabilités en projet Les phases d’un projet Les neuf volets de la gestion de projet

Le démarrage

Les activités de démarrage Les biens livrables qui touchent le produit Les biens livrables de gestion La définition des besoins Exercice de définition d’un projet

Retour sur la journée et matière à réflexion

Principes de la gestion de projet

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Les projets en entreprise

Discussion et exercice 1

Qu’est-ce qui motive les organisations à

réaliser des projets?

Quelles sont les caractéristiques d’un projet

et d’une activité opérationnelle ?

Faites-moi une liste de vos projets?

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Les projets en entreprise

Les activités récurrentes (opérations courantes)

représentent l’ensemble des efforts continus de

chaque unité fonctionnelle de l’entreprise en

vue de réaliser les objectifs pédagogiques et

financiers de celle-ci

Un projet est un effort temporaire déployé dans

le but de créer un produit ou un service unique

( PMBOK guide, PMI )

9

Activités récurrentes ou projets ?

Les projets en entreprise

L’approche traditionnelle

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Extrants • Services de qualité

• Clients satisfaits

• Bénéfices

Vision

Mission

Stratégie

Processus de réalisation et de suivi des opérations

Gestion récurrente par fonction

Se

rvic

es

Autoriser

Planifier

Coordonner

Réaliser

Contrôler

Les projets en entreprise

Une approche innovante

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ExplorationRésultats d’affaires, risques

Information

Ressources - résultats

Objectifs

Positionnement - besoins

OpérationsExploitation - Activités continues

Gestion de la stratégie

Principe : Formalisation - Constance

Finances

Technologie

RH

_Accroissement de la capacité_Ressources

type

Ressources

type

Ressources

type

Ressources

type

Service 3

Service 1

Service 2

Principe : Évaluation - Vision

_Contribution requise_

Réf.: CETO

Adaptation: richard@dancause.com

Achats

DéveloppementProjets investissements

Démarche qualitéChef de projet

Date

Chef de projet

Date

Nouveau service pour les 0 à 1 an

Chef de projet

Date

Intention 1

Intention 2

Intention 3

Soutien pédagogique

Agrandissement

Conformité réglementaire

Chef de projet

Date

Principe : Formalisation - Constance

La pause

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Les rôles et responsabilités en

projet

Comment organisez-vous vos projets?

Êtes-vous essoufflées?

Quel est le rôle principal d’une cheffe de

projet?

Ce rôle existe-t-il dans votre entreprise?

13

Une entrée en matière

Les rôles et responsabilités en

projet

14

Un projet – une équipe

Cheffe de projet

Cliente du projet

Membres de l’équipe : Équipe multi disciplinaire

Éq

uip

e d

e g

estio

n d

u

pro

jet

Comité de pilotage

Les rôles et responsabilités en

projet

La cliente d’un projet est la personne à qui les résultats du projet doivent être livrés.

Ses responsabilités:

Approuve la définition du projet et s’assure que les objectifs du projet sont en ligne avec la stratégie de l’entreprise

Approuve le budget, l’échéancier, la qualité prévue des biens livrables et le plan de gestion des risques du projet

Analyse les rapports d’avancement du projet Approuve la terminaison du projet

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La cliente de projet

Les rôles et responsabilités en

projet

Le comité de pilotage est orienté sur la démarche du projet. Il est souvent composé des membres du conseil d’administration et de la cliente du projet.

Ses responsabilités: Guide et valide les orientations du déroulement du

projet

Valide les modifications affectant le déroulement du projet

S’intéresse aux risques du projet et à l’impact du projet sur les opérations courantes

S’implique dans les problématiques d’allocation des ressources requises par le projet

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Le comité de pilotage

Les rôles et responsabilités en

projet

Elle doit être capable de rallier les gens et d’augmenter la valeur de leur contribution. Elle est responsable devant la cliente de la conduite au jour le jour du projet avec son équipe.

Ses responsabilités: S’assure d’une compréhension commune du projet

pour tous les membres de l’équipe

Assure l’atteinte ou le dépassement des attentes du client du projet

Assure la prise en charge de la gestion du projet – respect du contenu, des coûts, des délais, de la qualité, des communications, etc.

S’assure de la viabilité du résultat

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La cheffe de projet

Les rôles et responsabilités en

projet

Ils viennent des opérations car ils sont porteurs d’une expertise spécifique. Ils contribuent à la réalisation du ou des biens livrables qui leur sont attribués par le chef de projet. Ils ont une bonne capacité à travailler dans des équipes multidisciplinaires

Leurs responsabilités: Respectent les délais et la qualité des biens livrables qui leur

sont attribués Résolvent les problèmes reliés à leur expertise et requiert

l’intervention du chef de projet au besoin Identifient les changements reliés à leur(s) bien(s) livrable(s); Participent à l’analyse des risques du projet et au suivi des

risques reliés à leur(s) bien(s) livrable(s); Partagent l’information et font preuve d’esprit d’équipe.

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Les membres de l’équipe de projet

Les rôles et responsabilités en

projet

Choisissez un des projets dont vous avez fait

la liste plus tôt

Décrivez-moi l’organisation actuelle de ce

projet

Décrivez-moi ce que pourrait être

l’organigramme de votre projet

19

Exercice 2

Les phases d’un projet

20

Aussi appelés groupes de processus

Démarrage Planification Réalisation et contrôle Clôture Expression

des besoins

de la cliente

Les neuf volets de la gestion

de projet

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CONTENU DÉLAIS COÛTS QUALITÉ

INTÉGRATION

Démarrage Planification Réalisation

Contrôle Clôture

Expression

des besoins

de la cliente

COMMUNI-

CATION APPROVI-

SIONNEMENT RISQUES

RESSOURCES

HUMAINES

Aussi appelés domaines de connaissance

Appropriation du changement

Les phases et les volets

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Démarrage

Planification

Réalisation et contrôle

Clôture

Début Fin

Niv

ea

u d

’ac

tiv

ité

Élaborer la charte du projet

Contenu

Plan de projet

Intégration

Diriger et piloter l’exécution du

projet

Intégration

Élaborer l’énoncé

préliminaire du

contenu du projet

Contenu

Clore le projet

Intégration

Contrôler le travail du

projet

Intégration

Maîtrise intégrée des

modifications

Intégration

L’heure du lunch

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Le démarrage d’un projet

24

Les activités de démarrage

L’intention ou l’opportunité devenue un projet

Deux types de biens livrables: Les biens livrables de produit

Les biens livrables de gestion

Par quoi commence-t-on? Les objectifs

L’alignement avec la stratégie de l’entreprise

Les solutions envisagées

La solution retenue

Les contraintes

Ça se concrétise par une charte de projet

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Les biens livrables qui touchent

le produit

Les biens livrables qui touchent le produit sont les composantes permettant de développer le produit que l’on veut utiliser à la fin du projet: Liste des besoins / cahier des charges

Concept de design

Plans et devis

Plan d’aménagement

Processus actuels

Processus désirés

Description des rôles et responsabilités

Les biens livrables de produit seront faits par des expertes en la matière

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Les biens livrables de gestion

Les biens livrables de gestion sont les composantes qui nous permettront d’assurer la livraison du produit:

Charte de projet

Échéancier

Budget

Plan de communication

Rapport d’avancement

Acceptation des composantes de produit

Liste de déficiences

Les biens livrables de gestion seront faits par la cheffe de projet, avec l’aide de certaines expertes

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Biens livrables de démarrage

Biens livrables de produit

Liste des besoins

Concept préliminaire

Biens livrables de gestion

Charte de projet

Échéancier pour la phase de planification

Budget pour la phase de planification

Acceptation de dépenser pour la phase de planification

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Exercice 3: définition d’un

projet

Deux équipes:

Projet 1 – Agrandissement d’une installation

Projet 2 – Mise en place d’une démarche qualité

A l’aide de l’outil «Charte de projet»,

déterminez:

Le contexte

Les objectifs du projet

Les contraintes

Les principales parties prenantes

29

La pause

30

Exercice 4: définition de la liste

des besoins

Deux équipes:

Projet 1 – Agrandissement d’une installation

Projet 2 – Mise en place d’une démarche

qualité

Faire une liste des besoins qui vous viennent

à l’idée pour chacun des projets, afin

d’avoir une idée du produit désiré

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Problèmes reliés au

démarrage d’un projet

Indécision de la cliente : la cliente semble incapable de fournir une définition et une conception du projet

Rareté des ressources : trouver les « meilleures » personnes est rarement facile

Manque de coordination dans le leadership : la phase de démarrage est souvent gérée par trop de personnes, ce qui rend la prise de décision difficile

Manque de consensus dans les objectifs de projets

Présence d’un flou organisationnel, nébulosité

Efforts associés à la gestion du changement insuffisants

32

Un aperçu de la session 2

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La planification de projet – Partie 1

• Réflexion et mise à jour des évènements

depuis la dernière session • La planification du contenu

• La planification des délais • La planification des coûts • La planification des ressources humaines

Retour sur la journée

Qu’avez-vous le plus apprécié de la journée?

Que devrait-on améliorer?

Matière à réflexion:

Choisissez une de vos intentions /opportunités que vous voulez mettre en œuvre

Essayez de remplir certains éléments de la charte de projet

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