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Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

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Copyright © 2008 Micro Application20-22, rue des Petits-Hôtels75010 Paris

1ère Édition - Août 2008

Auteurs Jean-Sébastien CHÉREL

Toute représentation ou reproduction, intégrale ou partielle, faite sans leconsentement de MICRO APPLICATION est illicite (article L122-4 du codede la propriété intellectuelle).Cette représentation ou reproduction illicite, par quelque procédé que cesoit, constituerait une contrefaçon sanctionnée par les articles L335-2 etsuivants du code de la propriété intellectuelle.Le code de la propriété intellectuelle n’autorise aux termes de l’article L122-5que les reproductions strictement destinées à l’usage privé et non destinéesà l’utilisation collective d’une part, et d’autre part, que les analyses et courtescitations dans un but d’exemple et d’illustration.

Avertissement Les informations contenues dans cet ouvrage sont données à titre indicatifaux utilisateurs et n’ont aucun caractère exhaustif voire certain. A titre d’exemple non

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ISBN : 978-2-300-014901

MICRO APPLICATION Support technique :20-22, rue des Petits-Hôtels Également disponible sur75010 PARIS www.microapp.comTél. : 01 53 34 20 20Fax : 01 53 34 20 00http://www.microapp.com

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Avant-proposDestinée aussi bien aux débutants qu’aux utilisateurs initiés, lacollection Guide Complet repose sur une méthode essentiellementpratique. Les explications, données dans un langage clair et précis,s’appuient sur de courts exemples. En fin de chaque chapitre, découvrez,en fonction du sujet, des exercices, une check-list ou une série de FAQpour répondre à vos questions.

Vous trouverez dans cette collection les principaux thèmes de l’universinformatique : matériel, bureautique, programmation, nouvellestechnologies...

Conventions typographiquesAfin de faciliter la compréhension des techniques décrites, nous avonsadopté les conventions typographiques suivantes :

j gras : menu, commande, boîte de dialogue, bouton, onglet.

j italique : zone de texte, liste déroulante, case à cocher, boutonradio.

j Police bâton : Instruction, listing, adresse internet, texte àsaisir.

j ✂ : indique un retour à la ligne volontaire dû aux contraintes dela mise en page.

Il s’agit d’informations supplémentaires relatives au sujet traité.

Met l’accent sur un point important, souvent d’ordre technique qu’ilne faut négliger à aucun prix.

Propose conseils et trucs pratiques.

Donne en quelques lignes la définition d’un terme technique ou d’uneabréviation.

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Chapitre 1 Première installation d’Office 2008 17

1.1. Installation du logiciel ............................................. 181.2. La Bibliothèque de projets ....................................... 201.3. Word 2008 ........................................................... 221.4. Excel 2008 ........................................................... 251.5. PowerPoint 2008 ................................................... 261.6. Entourage 2008 ..................................................... 271.7. Messenger 8.0 ...................................................... 301.8. Conclusion .......................................................... 30

Chapitre 2 Les fonctions communes aux logicielsd’Office 31

2.1. Ouvrir un logiciel de la suite Office .............................. 322.2. La Bibliothèque de projets ....................................... 32

Documents vierges ................................................. 34Mes modèles ........................................................ 34Brochures ............................................................ 35Bulletins .............................................................. 35Calendriers ........................................................... 35Curriculum vitae ..................................................... 36Étiquettes ............................................................ 36Étiquettes de CD .................................................... 36Événements .......................................................... 36Formes coordonnées ............................................... 37Grands livres ......................................................... 37Les indispensables ................................................. 38Marketing ............................................................. 38Papier à en-tête ..................................................... 39Présentations ........................................................ 40Programmes ........................................................ 40Prospectus ........................................................... 40Thèmes Office ....................................................... 41

2.3. La manipulation des documents ................................ 412.4. Le widget My Day .................................................. 452.5. Conclusion .......................................................... 47

Sommaire

4 LE GUIDE COMPLET

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Chapitre 3 L’aide d’Office 49

3.1. L’aide de Word ...................................................... 523.2. L’aide d’Excel ....................................................... 553.3. L’aide de PowerPoint .............................................. 563.4. L’aide d’Entourage ................................................. 573.5. L’aide de Messenger .............................................. 573.6. Conclusion .......................................................... 58

Chapitre 4 Word 2008 : Premier contact 59

4.1. Le menu Fichier de Word 2008 .................................. 60Les projets ........................................................... 60Les documents ...................................................... 61L’enregistrement .................................................... 61La mise en page et l’impression ................................. 63Envoyer vers ........................................................ 66

4.2. Les modes d’affichage d’un document Word ................ 674.3. La navigation dans un document Word ........................ 694.4. Le zoom dans un document Word .............................. 704.5. Le menu Édition de Word 2008 .................................. 71

L’annulation et la répétition ........................................ 71Le copier-coller ...................................................... 71La sélection et l’effacement ....................................... 74La recherche et le remplacement ................................. 74

4.6. Les barres d’outils de Word ...................................... 75La barre d’outils Standard ........................................ 75La Palette de formatage de la boîte à outils de Word ......... 77

4.7. Le menu Affichage de Word 2008 ............................... 80L’affichage ........................................................... 80La boîte à outils ...................................................... 80La Palette des objets ............................................... 80La Palette des citations ............................................ 82Les outils de référence ............................................. 82Le rapport de compatibilité ........................................ 83La Palette de projets ................................................ 84Les préférences de la boîte à outils .............................. 84La Bibliothèque et la barre d’outils ............................... 85Les règles, notes, en-tête et pied de page ...................... 94

4.8. Conclusion .......................................................... 96

Sommaire

5LE GUIDE COMPLET

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Chapitre 5 Word 2008 : Mise en forme 97

5.1. La frappe au kilomètre ............................................ 985.2. Les marges, les règles et les retraits ........................... 995.3. Insérer un élément dans votre document .................... 103

Le saut de page .................................................... 104Le saut de colonne ................................................ 104Le saut de section ................................................. 106Les numéros de page ............................................. 107Date et heure ....................................................... 108Insertion automatique ............................................ 109Champ .............................................................. 111Caractères spéciaux .............................................. 111Commentaire ....................................................... 112Éléments de document ........................................... 114Tableaux rapides .................................................. 117Graphiques et Graphiques SmartArt ........................... 118WordArt ............................................................. 118Note ................................................................. 119Légende ............................................................. 120Renvoi ............................................................... 120Table et index ...................................................... 121Filigrane ............................................................. 123Image ................................................................ 123Objet HTML ........................................................ 125Zone de texte ...................................................... 125Film .................................................................. 127Fichier ............................................................... 127Objet ................................................................. 128Signet ............................................................... 129Lien hypertexte .................................................... 130

5.4. Conclusion ......................................................... 131

Chapitre 6 Word 2008 : Les outils 133

6.1. Les outils de vérification ........................................ 1346.2. Les outils statistiques ............................................ 1356.3. Les outils de révision ............................................. 1366.4. Les Assistants spécifiques ..................................... 137

Le Gestionnaire de publipostage ............................... 1376.5. Enveloppes ........................................................ 142

6 LE GUIDE COMPLET

Sommaire

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6.6. Étiquettes .......................................................... 1436.7. L’Assistant Courrier .............................................. 1436.8. Modifier vos informations personnelles ...................... 1476.9. Modifier un modèle et l’enregistrer comme modèle

personnel ........................................................... 1486.10. Le Carnet d’adresses ............................................ 1506.11. Les compléments ................................................. 150

Les macros ......................................................... 150Les modèles et compléments ................................... 152La personnalisation du clavier ................................... 153

6.12. Gérer vos fenêtres ................................................ 1536.13. Conclusion ......................................................... 154

Chapitre 7 Excel 2008 : Premier contact 155

7.1. Le menu Fichier d’Excel 2008 .................................. 157Les projets .......................................................... 158Les documents .................................................... 159L’enregistrement ................................................... 159La mise en page et l’impression ................................ 160Importer et Envoyer vers ........................................ 162

7.2. Propriétés .......................................................... 1637.3. Les modes d’affichage d’un classeur Excel ................. 1637.4. Le menu Édition d’Excel 2008 .................................. 164

Lier des informations pour une mise à jour automatique ... 167Incorporer des informations pour une mise à jour manuelle . 168Lier ou incorporer une fraction d’un classeur ................. 168Recherche et remplacement .................................... 169

7.5. Les barres d’outils d’Excel ...................................... 1697.6. Le menu Affichage d’Excel 2008 ............................... 170

L’affichage .......................................................... 171La boîte à outils .................................................... 171La Bibliothèque et la barre d’outils ............................. 171La barre d’outils de dessin de bordures ....................... 172La barre d’outils Tableaux graphiques ......................... 172La barre d’outils Base de données ............................. 174La barre d’outils Formulaires .................................... 174La barre d’outils Révision des formules ........................ 174La barre d’outils Listes ............................................ 174L’Assistant Tableaux croisés dynamiques ..................... 175La barre d’outils Commentaires ................................. 175

Sommaire

7LE GUIDE COMPLET

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7.7. La barre de formules ............................................. 1767.8. Les Commentaires ............................................... 1767.9. Conclusion ......................................................... 176

Chapitre 8 Excel 2008 : Les formules 177

8.1. Première formule : une soustraction .......................... 1788.2. Deuxième formule : une somme automatique .............. 1798.3. Troisième formule : la fonction logique « Si » ................ 1818.4. Les opérateurs de calcul ........................................ 1828.5. Les opérateurs arithmétiques .................................. 182

Opérateurs de comparaison ..................................... 183Opérateurs de référence ......................................... 184Ordre des opérations dans les formules ....................... 184Conversion des valeurs dans les formules par Excel ........ 185Modification d’une formule ...................................... 186Déplacement ou copie d’une formule .......................... 186Copie d’une formule .............................................. 187Remplacement d’une formule par son résultat ............... 188Les erreurs de formules .......................................... 189

8.6. Le menu Insérer d’Excel 2008 .................................. 192Insertion d’un élément ............................................ 192Insertion d’une liste ............................................... 193Insertion d’une feuille ............................................. 193Insertion d’un saut de page ...................................... 193Insérer une fonction ............................................... 193Insertion d’un nom ................................................ 194Insertion d’un commentaire ..................................... 195Insertion d’une Image ............................................. 195

8.7. Le menu Format d’Excel 2008 .................................. 1968.8. Conclusion ......................................................... 199

Chapitre 9 Excel 2008 : Les outils 201

9.1. Les outils de vérification orthographiqueet grammaticale ................................................... 202

9.2. Les outils de partage ............................................. 2029.3. Les Assistants spécifiques ..................................... 203

Correction d’une référence circulaire .......................... 206

8 LE GUIDE COMPLET

Sommaire

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9.4. Le menu Données d’Excel 2008 ............................... 209Une zone de tri ..................................................... 209Une zone de conversion et de mise en forme de données . 213Table ................................................................. 213Convertir ............................................................ 214Consolider .......................................................... 214Grouper et créer un plan ......................................... 215Rapport de tableau croisé dynamique ......................... 216Données externes ................................................. 219

9.5. Conclusion ......................................................... 220

Chapitre 10 PowerPoint 2008 : Premier contact 221

10.1. Le menu Fichier de PowerPoint 2008 ......................... 22510.2. Le menu Édition de PowerPoint 2008 ........................ 22910.3. Le menu Affichage de PowerPoint 2008 ..................... 23010.4. Le menu Insertion de PowerPoint 2008 ...................... 23310.5. Le menu Format de PowerPoint 2008 ........................ 23810.6. Conclusion ......................................................... 241

Chapitre 11 PowerPoint 2008 : Faire une présentation 243

11.1. Le menu Outils de PowerPoint 2008 .......................... 24411.2. Le menu Diaporama de PowerPoint 2008 ................... 245

Insérer un bouton de navigation dans chaque diapositive .. 248Insérer un bouton de navigation sur une seule diapositive . 249

11.3. Suppression ou ajout de marques sur une diapositivependant une présentation ...................................... 251Ajout de marques sur une diapositive .......................... 252

11.4. Création d’un modèle ............................................ 252Étape 1 : Création et application d’une couleur de thème .. 252Étape 2 : Ajout d’un logo ......................................... 253Étape 3 : Création d’une présentation personnalisée ....... 253Étape 4 : Enregistrement de votre modèle .................... 253Étape 5 : création d’une présentation à l’aide de votremodèle .............................................................. 254

11.5. Télécommande Apple ........................................... 25411.6. Exemple type ...................................................... 25511.7. Conclusion ......................................................... 256

Sommaire

9LE GUIDE COMPLET

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Chapitre 12 Entourage 2008 : Premier contact 257

12.1. Les fonctions d’Entourage ...................................... 258Messagerie électronique ......................................... 259Créer un compte ................................................... 260Modifier ou supprimer un compte .............................. 262Importation dans Entourage ..................................... 263Exportation depuis Entourage .................................. 265Synchronisation avec un iPhone ou un iPod Touch .......... 266

12.2. La fenêtre principale de messages d’Entourage 2008 .... 267La rédaction d’un message dans Entourage .................. 270La lecture d’un message dans Entourage ..................... 272Prendre des précautions élémentaires ......................... 274La recherche d’un message ..................................... 276La création des règles ............................................ 279L’allocation d’une tâche à un message ........................ 282

12.3. My Day .............................................................. 28212.4. Le Carnet d’adresses dans Entourage ....................... 28312.5. Le calendrier de vos événements ............................. 285

Créer un événement .............................................. 286Catégoriser un événement ....................................... 287Supprimer un événement ........................................ 287Se déplacer dans le calendrier .................................. 288

12.6. La gestion des notes ............................................. 28812.7. La gestion des tâches ........................................... 29012.8. S’abonner à un groupe de news ............................... 29212.9. Conclusion ......................................................... 293

Chapitre 13 Messenger 2008 : Premier contact 295

13.1. Le lancement de Messenger et le réglagede ses préférences ............................................... 296

13.2. La création d’un compte Messenger ......................... 29713.3. La barre d’outils de Messenger ................................ 30113.4. La gestion des contacts dans Messenger ................... 30313.5. Conclusion ......................................................... 304

10 LE GUIDE COMPLET

Sommaire

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Chapitre 14 Partage et productivité sous Office 2008et au-delà 305

14.1. Un exemple de gestion de tâche dans Office ............... 30714.2. Détectez vos besoins de "ménage" ........................... 30914.3. Quelques solutions génériques ................................ 31114.4. Sauvegarde en ligne ............................................. 31214.5. La suite iWork 08 .................................................. 31514.6. Conclusion ......................................................... 315

Chapitre 15 Annexes 317

15.1. Formats de fichiers ............................................... 318Formats graphiques compatibles .............................. 318Formats Word ...................................................... 320Formats Excel ...................................................... 323Formats PowerPoint .............................................. 326Format Entourage ................................................. 329

15.2. Les raccourcis clavier ........................................... 329Les raccourcis clavier communs à Office ..................... 329Les principaux raccourcis clavier de Word .................... 331Les principaux raccourcis clavier d’Excel ..................... 337Aperçu et impression ............................................. 340Entrée de données dans une feuille de calcul ................ 340Les principaux raccourcis clavier de PowerPoint ............ 351Les principaux raccourcis clavier d’Entourage ............... 357Messages groupés ................................................ 362Les principaux raccourcis clavier de Messenger ............. 369

15.3. Liens Internet ...................................................... 370Sites de tutoriels ................................................... 370VTC .................................................................. 370Lynda ................................................................ 371Mises à jour d’Office .............................................. 371

15.4. Conversions de fichiers XML ................................... 372Exemples téléchargeables ....................................... 372Les logiciels libres ................................................. 372

15.5. Google .............................................................. 373

Chapitre 16 Index 375

Sommaire

11LE GUIDE COMPLET

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Office 2008, une suite optimiséepour le MacCréée en 2001 pour Mac alors que la société Apple vivait des annéesdifficiles, la suite Microsoft Office s’est imposée rapidement auprès desutilisateurs désireux de disposer d’une suite bureautique professionnelle.Utilisée par des centaines de millions d’usagers, PC et Mac confondus,la suite Microsoft Office offre des centaines de raccourcis dont l’usagereste inconnu de la majorité, bien qu’ils améliorent votre productivité.

Dépassant à l’époque l’Apple Works par ses fonctionnalités, notammentcelles de PowerPoint et d’Entourage qui étaient sans équivalent sur laplateforme Macintosh, la suite Microsoft Office comprenait déjà :

j Word, un traitement de texte ;j Excel, un tableur ;j PowerPoint, un logiciel de présentation de diapositives ;j Entourage, un logiciel de messagerie électronique.

Les parts de marché d’Apple restant faibles, l’équipe chargée dedévelopper la suite Office sur Mac a pris son temps pour livrer sanouvelle version.

La suite Office 2004 reprenait les quatre logiciels fondamentauxprécédents tout en ajoutant un logiciel de chat, Messenger, rapidementdevenu un must chez les adolescents pour la réactivité des messagesproches de la syntaxe des SMS et la multiplicité des interlocuteurs.

La suite Office 2008 est dans la continuité des précédentes versions.

Les parts de marché d’Apple ont augmenté sensiblement ces troisdernières années. Mais la concurrence est aussi plus rude pour la firmede Redmond. Les logiciels libres tels NeoOffice, l’équivalent sur Macd’OpenOffice rendent des services appréciables.

Figure 1 :La suite Office

13LE GUIDE COMPLET

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L’apparition depuis deux ans dans iWork, la suite bureautique d’Apple,d’une application Numbers concurrençant Excel ne facilite pas lesrelations entre Microsoft et Mac, relations qui remontent à l’époquelointaine où Bill Gates, jeune et méconnu, faisait un stage chez Apple àCupertino en Californie et découvrait l’interface graphique des Mac,révolutionnaire pour l’époque…

Malgré ces luttes, la suite Office reste incontournable comme tous lesstandards qui s’imposèrent avec l’apparition des micro-ordinateurs. Onimagine mal les documents .doc du logiciel de traitement de texteWord ou les .xls du tableur Excel être détrônés à brève échéance…

Revenons brièvement sur les concurrents de la suite Office.

Figure 2 : La suite NeoOffice

Figure 3 :La suite iWork

14 LE GUIDE COMPLET

Introduction

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iWork comprend Pages, Keynote et Numbers. Pages est le descendantdu vénérable AppleWorks qui était lui-même largement inspiré deMicrosoft Works aujourd’hui tombé en désuétude. Keynote est leconcurrent de PowerPoint. Numbers, déjà cité, se rapproche d’Excelsans atteindre de loin toutes ses fonctionnalités.

Livrés avec le système d’exploitation, Mail, Carnet d’adresses et iCalgèrent respectivement votre messagerie électronique, vos adresses et vosrendez-vous, ce qu’Entourage peut faire dans une seule applicationintégrée. Certains logiciels tiers que nous citerons vous permettronttoutefois d’ouvrir des passerelles si vous souhaitez par exemple vousservir d’Entourage pour vos emails et garder iCal et Carnet d’adresses.

La suite bureautique NeoOffice, gratuite et régulièrement mise à jour parles programmeurs de logiciel libre est nettement plus préoccupante pourOffice 2008. En effet, ses fonctionnalités sont nombreuses et la critiquequ’on peut lui adresser est davantage esthétique, aucun effort n’étant faitpour enjoliver l’interface de NeoOffice… Elle présente par ailleursl’inconvénient d’enregistrer par défaut vos documents en .odt, le formatopen document type que Word ne peut comprendre, vous obligeant àenregistrer sous le format Word votre document NeoOffice si vousvoulez le rendre lisible pour des utilisateurs d’Office.

Il est temps maintenant d’installer votre suite Microsoft Office.

Introduction

15LE GUIDE COMPLET

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Premièreinstallation

d’Office 2008

Installation du logiciel .......................................................................................................... 18La Bibliothèque de projets ................................................................................................. 20Word 2008 .............................................................................................................................. 22Excel 2008 .............................................................................................................................. 25PowerPoint 2008 .................................................................................................................. 26Entourage 2008 .................................................................................................................... 27Messenger 8.0 ....................................................................................................................... 30Conclusion ............................................................................................................................. 30

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1.1. Installation du logicielPour installer le logiciel :

1 Glissez le CD d’installation de Microsoft Office dans le lecteuroptique de votre Mac. Le CD monte sur votre Bureau, ouvrantune première fenêtre.

2 En double-cliquant sur l’icône Installation de Microsoft Office,vous allez être guidé pas à pas dans l’installation de la suite delogiciels.

3 Préparez si ce n’est déjà fait votre numéro de licence figurant dansle boîtier ainsi que votre mot de passe administrateur, nécessairepuisque l’installateur ajoutera des polices de caractères dans votresystème.

4 Acceptez la licence qui vous rappelle, au passage, que Microsoftn’est pas responsable des pertes de données. Il se peut en effetqu’en cas de panne, Office perde une partie de votre travail bienqu’un outil automatique de récupération des données soit intégré.Vous verrez dans ce cas le mot "récupéré" ajouté à l’en-tête devotre document.

5 Après avoir rentré votre numéro de licence, laissez la destinationd’Office dans son réglage par défaut. Mac OS X fonctionne mieuxen conservant vos applications dans le dossier Applications.Installez Office dans le dossier Applications du disque dur afinqu’il soit visible de chaque utilisateur.

6 En cliquant sur Installation personnalisée, vous pourrez installerune partie des logiciels de la suite, quitte à les installer plus tard.Si vous ne souhaitez pas par exemple que Messenger, le logicielde chat d’Office, soit installé, décochez l’élément correspondant.

Figure 1.1 :Le CD d’installation deMicrosoft Office 2008

18 LE GUIDE COMPLET

Première installation d’Office 2008Chapitre 1

Page 19: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

Une fois l’installation terminée, un résumé vous indiqueral’emplacement et l’espace occupés par la suite Office.

7 Éjectez et rangez votre disque d’installation.

Effectuer une copie de sauvegarde du disque d’installation d’Office

Si vous craignez que votre disque d’installation d’Office s’abîme ous’égare, vous pouvez en réaliser une image disque en vous rendant dansl’utilitaire de disque :

Le raccourci [Pomme]+[Maj]+[U] vous ouvre la fenêtre des utilitaires sous leFinder.

Lancez en double-cliquant l’application Utilitaire de Disque qui s’ytrouve. Sélectionnez l’onglet Restaurer dans la partie droite de la fenêtre.

Glissez l’image du disque Office située dans la colonne de gauche endessous de vos disques durs vers le champ Source. Glissez un disque dedestination sur le champ Destination en évitant de cocher l’option Effacer ladestination. Idéalement, vous aurez choisi votre disque de sauvegarde.

Cliquez sur Restaurer. L’utilitaire disque fabrique une image disque devotre disque original

Rendez-vous maintenant dans le Dock situé par défaut en bas de votreécran.

Vous retrouvez l’ensemble des icônes qui viennent d’être installées :

j Word ;j Excel ;j PowerPoint ;j Entourage ;j Messenger.

Figure 1.2 :Personnaliser l’installation deMicrosoft Office 2008

Installation du logiciel Chapitre 1

19LE GUIDE COMPLET

Page 20: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

Si vous cliquez sur l’icône de l’une de ces applications, un menucontextuel apparaît :

Outre les items habituels qui vous permettent de :

j Supprimer du Dock/Conserver dans le Dock ;j Ouvrir à l’ouverture de session ;j Afficher dans le Finder ;j Afficher/Masquer ;j Ouvrir/Quitter.

Office vous propose d’accéder directement à vos documents les plusrécents par le sous-menu Ouvrir récent.

Avant d’aller plus loin, demandez à l’icône du Dock d’Afficher dans leFinder sa source. Vous retrouvez le dossier Microsoft Office dans ledossier Applications de votre disque dur. Évitez de déplacer les élémentsqui s’y trouvent ou de modifier le contenu du dossier Office.

Si vous désirez supprimer Office sans passer par le disque d’installation,un utilitaire est à votre disposition dans le dossier Outils Supplémentaires.

1.2. La Bibliothèque de projetsPuisque vous êtes dans le dossier Microsoft Office 2008, ouvrezdirectement Word par exemple en double-cliquant sur son icône. Dans leDock, il aurait fallu cliquer une fois ; nous le retiendrons pour laprochaine fois.

Votre premier document vierge s’ouvre.

Figure 1.3 :Le menu contextuel de l’icône Word dans le Dock

20 LE GUIDE COMPLET

Première installation d’Office 2008Chapitre 1

Page 21: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

Nous le commenterons en détail au chapitre 4, Word 2008 :Premier contact.

Vous pouvez cliquer sur les bords de page pour découvrir les multiplesfonctionnalités…

Tout en conservant les menus habituels, les développeurs ont pensé àrendre les fonctions les plus fréquentes directement accessibles sur lapage du document :

j L’en-tête et le pied de page sont affichés quand vous cliquez dansla zone correspondante.

j Vos marges sont modifiables d’un clic en appelant leur fenêtre demodification.

Dans la barre d’outils principale :

j Navigation vous permet de visualiser l’ensemble de vos pages encolonne de gauche.

j Bibliothèque fait surgir une barre d’outils d’un nouveau genre oùune partie des modèles seront applicables d’un seul clic.

Répondant à l’appel par le menu Fichier/Bibliothèque de projets ou parle raccourci [Maj]+[Pomme]+[P], la Bibliothèque de projets commune àWord, Excel et PowerPoint vous donne un accès plus complet auxnombreux modèles de mise en forme d’Office ou à ceux que vous avezcréés.

Vous pouvez, toujours en vous rendant dans le quatrième onglet vers ladroite, Préférences, demander à afficher cette fenêtre au démarrage.

Figure 1.4 :La Bibliothèque de projets

La Bibliothèque de projets Chapitre 1

21LE GUIDE COMPLET

Page 22: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

Passons maintenant en revue les différents logiciels de la suite Officeavant d’entrer dans les détails pour chacun d’eux.

Ce survol a pour objet de vous rappeler les fonctions de base deslogiciels. Pour entrer dans les détails, reportez-vous aux chapitres quisuivent.

1.3. Word 2008Traitement de texte adopté par la majorité des utilisateurs, Word seprésente sous la forme d’une feuille sur laquelle le texte que vousfrappez au clavier s’inscrit en temps réel. La montée en puissance desordinateurs a permis depuis les vingt dernières années d’ajouter à cettefonctionnalité de base des aides syntaxiques et orthographiques ainsique des outils de mise en page.

Quittant le langage Visual Basic avec lequel les macros étaient écritespour automatiser des tâches répétitives, l’équipe Microsoft pour le Maca sauté le pas en réécrivant ces commandes en langage de

Figure 1.5 :Un documentvierge dans Word

22 LE GUIDE COMPLET

Première installation d’Office 2008Chapitre 1

Page 23: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

programmation Apple Script, langage utilisé par Automator. Cettenouveauté qui pourra paraître désagréable aux utilisateurs habitués àVisual Basic offre une intégration poussée de Microsoft Office 2008avec le système Mac OS X. Elle devrait les réconcilier avec Excellorsqu’ils prendront connaissance des fonctions dorénavant accessiblesvia Automator…

De haut en bas, nous trouvons à l’ouverture d’un document Word :

j treize menus déroulants donnant accès à la totalité des fonctions ;j une barre d’outils par défaut personnalisable ;j des éléments préformatés issus de la Bibliothèque ;j une barre de navigation latérale donnant accès à vos pages ;j des marges, des en-têtes et des pieds de pages configurables.

Tout est conçu pour que vous puissiez accéder aux fonctions principalesd’écriture et de publication d’un texte le plus simplement possible.Commencez par vous familiariser avec ces quatre commandes :

j Création d’un nouveau document :

par Nouveau de la barre d’outils ;

par Fichier/Nouveau document ;

par le raccourci [Pomme]+[N].

j Ouverture d’un document :

par Ouvrir de la barre d’outils ;

par Fichier/Ouvrir ;

par le raccourci [Pomme]+[O].

j Enregistrement d’un document :

par Enregistrer de la barre d’outils ;

par Fichier/Enregistrer ;

par le raccourci [Pomme]+[S].

j Impression d’un document :

par Imprimer de la barre d’outils ;

par Fichier/Imprimer ;

par le raccourci [Pomme]+[P].

Word 2008 Chapitre 1

23LE GUIDE COMPLET

Page 24: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

Commun à tous les logiciels sur Mac, le raccourci [Pomme]+[Z] vouspermet de revenir en arrière jusqu’au début de votre session sur Word,en vous évitant la sensation désagréable d’être dans une impasse sanspouvoir reculer…

Pensez aussi à mémoriser les raccourcis d’édition, également communsà tous les logiciels :

j [Pomme]+[C] pour copier ;j [Pomme]+[X] pour couper ;j [Pomme]+[V] pour coller.

Pour aller plus loin, repérez la boîte à outils à laquelle nous auronssouvent recours et qui vous donne accès dans le détail aux fonctionssuivantes :

j Mise en forme de votre texte ;j Insertion d’objets ;j Insertion de citations ;j Album ;j Références ;j Compatibilité ;j Projets.

Figure 1.6 :La palette de formatage de la boîte à outils de Word

24 LE GUIDE COMPLET

Première installation d’Office 2008Chapitre 1

Page 25: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

Apple a sorti dans sa suite iWork un logiciel concurrent, Pages. Destiné àun usage grand public, il n’a pas les nombreuses fonctionnalités de Word.

1.4. Excel 2008Tableur destiné à faciliter vos calculs et à traiter des données par desopérations algébriques telles que l’addition, la soustraction, lamultiplication et logiques telles que vrai, faux, est plus grand que, est pluspetit que…, Excel se présente sous la forme d’une feuille de cellules.

Vous pouvez entrer dans chaque cellule des données et traiter parexemple une colonne de cellules pour en faire l’addition.

À la différence de Word qui vous faisait passer à la ligne, le retourchariot validera les données que vous avez entrées dans une celluledonnée en activant la cellule située en dessous. Prenez donc l’habitude,dès le début, de vous déplacer dans Excel :

j avec la souris ;j avec les flèches du pavé numérique, le passage d’une cellule à

l’autre validant automatiquement la précédente.

À titre d’exercice, vérifiez que les fonctions de création, d’ouverture,d’enregistrement, d’impression et d’édition abordées sous Word sontactives sous Excel.

Figure 1.7 : Un document vierge dans Excel

Excel 2008 Chapitre 1

25LE GUIDE COMPLET

Page 26: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

Comparez ensuite durant quelques minutes les boîtes à outil de Word etd’Excel. Vous identifierez plus facilement par la suite les fonctionscommunes de sélection d’une police de caractères par exemple, tout ennotant les particularités d’Excel. C’est le seul logiciel d’Office àdisposer notamment d’une palette de formules.

Apple a sorti depuis deux ans un logiciel concurrent dans sa suiteiWork ; il s’agit de Numbers. Mais la majorité des utilisateurs préfèrentExcel également présent sur PC.

1.5. PowerPoint 2008Destiné à la conception de diapositives et à leur présentation en pleinécran trouvant son sens en connectant par exemple un ordinateurportable à un vidéoprojecteur, PowerPoint vous permet d’insérer desformes prédéfinies, de les modifier, d’ajouter des images, du son, de lavidéo et des animations entre vos diapositives pour que vosprésentations soient convaincantes et attrayantes.

Figure 1.8 :La palette des formules de la boîte à outils d’Excel

Figure 1.9 : Un document vierge dans PowerPoint

26 LE GUIDE COMPLET

Première installation d’Office 2008Chapitre 1

Page 27: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

En raison de son usage graphique, sa barre d’outils prédéfinie comprenddavantage de boutons d’insertion suivant la nature des éléments quevous importez.

Remarquez sur votre gauche la présence d’une colonne contenant lesdiapositives de votre présentation et mémorisez le raccourci[Maj]+[Pomme]+[N] qui vous permet de créer nouvelle diapositive venantse caler en dessous de celle sur laquelle vous avez travaillé.

À titre d’exercice, vérifiez que les fonctions de création, d’ouverture,d’enregistrement, d’impression et d’édition abordées sous Word sontactives sous PowerPoint.

Comparez de nouveau les boîtes à outils de PowerPoint, Word et Excel.Notez dans la boîte à outils de PowerPoint la présence d’un ongletPersonnalisation de l’animation, le troisième en partant de la gauche,qui vous sera utile par la suite.

Apple a sorti depuis plusieurs années un logiciel concurrent, Keynote,mais l’usage de ce dernier reste marginal pour les mêmes raisons queNumbers.

1.6. Entourage 2008Créé à l’origine pour gérer votre messagerie électronique à l’instard’Outlook Express sur PC, Entourage peut être comparé à un secrétairevirtuel :

j envoi et réception de messages électroniques ;

Figure 1.10 :L’onglet Images de la boîte à outils de PowerPoint

Entourage 2008 Chapitre 1

27LE GUIDE COMPLET

Page 28: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

j classement de ces messages par des règles automatiquesfacilement éditables ;

j gestion de plusieurs comptes d’email ,j synchronisation avec des téléphones et/ou des PDA ;j prise de rendez-vous et rappel de ceux-ci à l’aide, chose nouvelle

dans Entourage 2008, de l’Assistant MyDay se lançant audémarrage de votre ordinateur ;

j abonnement à des projets en liaison avec les autres logiciels de lasuite Office.

Vous pouvez également vérifier que les fonctions de création,d’ouverture et d’enregistrement, d’impression et d’édition se retrouventdans Entourage aux mêmes endroits.

Toutefois, vous ne voyez pas la boîte à outils car elle n’est pas réglée pardéfaut.

Appelez-la via Outils/Boîte à Outils ou cliquez du bouton droit sur labarre d’outils et choisissez dans le menu contextuel l’élément Boîte àOutils pour pouvoir l’appeler plus facilement par la suite.

Figure 1.11 : La fenêtre type d’Entourage

28 LE GUIDE COMPLET

Première installation d’Office 2008Chapitre 1

Page 29: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

Comparez maintenant la boîte à outils d’Entourage à celles des autreslogiciels de la suite Office.

Figure 1.12 : La personnalisation de la barre d’outils d’Entourage

Figure 1.13 :La palette des dictionnaires de la boîte à outilsd’Entourage

Entourage 2008 Chapitre 1

29LE GUIDE COMPLET

Page 30: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

Analogue à Mail, le logiciel de courrier électronique d’Apple, mais enintégrant les fonctions d’agenda d’iCal ainsi que son propre carnetd’adresses, Entourage a prouvé sa fiabilité au fil des années.

1.7. Messenger 8.0Microsoft Messenger est un logiciel de messagerie instantanée, plusconnu sous le terme anglais de "chat", synonyme de conversationinformelle.

Il nécessite la création gratuite d’un compte de messagerie électroniqueWindows live pour être fonctionnel.

Plus simple que les autres logiciels de la suite Office, ses fonctionnalitésde création et d’édition sont davantage réduites. Il reste malgré tout lestandard du genre pour la messagerie instantanée sur Mac et sur PC.

1.8. ConclusionDurant ce bref tour d’horizon, vous vous êtes familiarisé avec la suiteOffice. Les raccourcis ne sont probablement pas les mêmes si vousvenez de l’univers des PC. Et les fonctions supplémentairesd’Office 2008 peuvent ne pas vous paraître évidentes si vous étiez unutilisateur d’Office 2001 ou 2004.

Dans les chapitres qui suivent, nous verrons en détail comment tirer lemeilleur parti de votre nouvelle suite Office.

Figure 1.14 :La fenêtre principale de Messenger lorsqu’elle estconfigurée

30 LE GUIDE COMPLET

Première installation d’Office 2008Chapitre 1

Page 31: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

Les fonctionscommunesaux logiciels

d’Office

Ouvrir un logiciel de la suite Office .................................................................................. 32La Bibliothèque de projets ................................................................................................. 32La manipulation des documents ...................................................................................... 41Le widget My Day ................................................................................................................. 45Conclusion ............................................................................................................................. 47

Page 32: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

2.1. Ouvrir un logiciel de la suite OfficeRendez-vous dans le Dock et cliquez une fois sur l’application de lasuite Office que vous désirez lancer parmi Word, Excel, PowerPoint ouEntourage.

Messenger, dont le fonctionnement est différent, sera détailléau chapitre 13 Messenger 2008 : Premier contact.

2.2. La Bibliothèque de projetsContenant des dizaines de modèles que vous appelez à plusieurs reprisessans perdre la mise en page initiale (c’est le principe même des modèlesde la suite Office), la Bibliothèque de projets vous aide à améliorer vosprésentations.

Dans la colonne de gauche se trouvent successivement :

j Documents vierges ;j Mes modèles ;j Brochures ;j Bulletins ;j Calendriers ;j Curriculum vitae ;j Étiquettes ;j Étiquettes de CD ;j Événements ;j Formes coordonnées ;j Grands livres ;j Les indispensables ;j Marketing ;j Papier à en-tête ;j Présentations ;j Programmes ;j Prospectus ;j Thèmes Office.

32 LE GUIDE COMPLET

Les fonctions communes aux logiciels d’OfficeChapitre 2

Page 33: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

Pour appeler la Bibliothèque, pensez au raccourci [Pomme]+[Maj]+[P] oupassez par le menu Fichier/Bibliothèque de Projets

Pour ouvrir un modèle :

1 Cliquez sur Fichier/Bibliothèque de projets.

2 Dans l’onglet Nouveau, cliquez sur la catégorie souhaitée, parexemple Bulletins, puis choisissez un des modèles.

3 Le modèle s’ouvre sous le titre Document1 si c’est le premierdocument à être ouvert depuis le lancement de l’application. Dansle cas contraire, le chiffre est incrémenté d’autant.

4 Cliquez dans les champs prédéfinis pour les remplir avec vosdonnées personnelles.

Modèles

Pour afficher uniquement les modèles de l’application sur laquellevous vous trouvez, déployez le menu déroulant Afficher et lâchez votresouris sur l’application souhaitée.

Revenons maintenant aux modèles dans le détail.

Figure 2.1 :La Bibliothèque de projetsouverte sur les bulletins

Figure 2.2 :La première page d’un modèle de Bulletin

La Bibliothèque de projets Chapitre 2

33LE GUIDE COMPLET

Page 34: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

Documents vierges

Identifiés par l’icône de l’application et un code couleur, les documentsvierges vous permettent de repérer la destination principale des logiciels :

j Assistant Listes vous aide à importer une liste dans une feuilleExcel.

j Classeur Excel ouvre une feuille Excel vierge.j Document Word ouvre un document Word vierge.j Mode Bloc-notes Word ouvre un Bloc-notes sur lequel vous pourrez

consigner des notes partageables avec Entourage par exemple.j Mode Publication Word vous aide à gérer la publication de

documents plus élaborés comme un bulletin, par exemple. Notezle fond simili bois qui s’affiche par défaut et vous permet dedifférencier ce mode des autres.

j Événement du calendrier ouvre un nouvel événement à insérer dansvotre agenda intégré dans Entourage.

j Message électronique crée un nouvel email dans Entourage.j Présentation PowerPoint crée une première diapositive PowerPoint

pour démarrer une présentation.

Mes modèles

Les fichiers qui se trouvent ici portent l’extension .dotx. Ce sont desmodèles de lettre ou de facture que vous pourrez créer avec l’en-tête devotre entreprise à partir d’un document Word ou Excel puis enregistrer entant que modèles. À leur ouverture, ils perdront leur nom, prenant celuid’un document générique. Après avoir rempli les champs nécessaires, vousaurez alors la possibilité de les enregistrer en simples documents.

Figure 2.3 :Documents vierges

34 LE GUIDE COMPLET

Les fonctions communes aux logiciels d’OfficeChapitre 2

Page 35: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

Brochures

Les Brochures sont des modèles prédéfinis qui s’ouvrent dans le modePublication de Word. Ils vous permettent de communiquer proprementsur vos produits en modifiant des zones de texte et d’image mises envaleur par des masques.

Bulletins

Les Bulletins s’ouvrent également dans le mode Publication de Word.Destinés à des clubs sportifs, des associations, une école, ils sontreprésentatifs d’une ou de plusieurs activités.

Calendriers

Les Calendriers vous permettent de mettre en forme des événements àvenir tout en y incrustant des photos de votre choix.

Figure 2.4 :Brochures

Figure 2.5 :Les Calendriers

La Bibliothèque de projets Chapitre 2

35LE GUIDE COMPLET

Page 36: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

Curriculum vitae

Vous retrouvez ici cinq modèles de curriculum vitae. Ils sont assezbasiques mais vous pouvez en créer vous-même et les enregistrer dansMes Modèles.

Étiquettes

L’Assistant Création d’étiquettes vous permet de centrer vos adressescorrectement suivant le format de l’enveloppe.

Étiquettes de CD

Vous pouvez imprimer des étiquettes de CD ou DVD ainsi que desjaquettes. Le fond n’est pas modifiable.

Événements

Cliquez sur le triangle à gauche de Événements pour découvrir lesdifférents types d’événements inclus dans Word puis cliquez surl’événement désiré :

j Affiches ;j Cartes postales ;j Invitations ;j Prix.

Figure 2.6 :Les étiquettes de CD

36 LE GUIDE COMPLET

Les fonctions communes aux logiciels d’OfficeChapitre 2

Page 37: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

Formes coordonnées

Faites de même pour déployer les Formes coordonnées et sélectionnezdans la liste celle que vous souhaitez ouvrir :

j Cartes de visite ;j Factures ;j Mémos ;j Ordre du jour ;j Rapport ;j Télécopies.

Remarquez en allant d’un élément à l’autre d’où vient le terme"coordonnées". L’habillage est décliné par familles (Avantage, Capital,Plaza, Révolution, Spectrum).

Grands livres

Ces modèles Excel vont vous permettre de créer des listes et de tenir voscomptes :

j Budget ;j Comptes ;j Factures ;j Listes ;j Portefeuilles ;j Rapports.

Figure 2.7 :Les Affiches

La Bibliothèque de projets Chapitre 2

37LE GUIDE COMPLET

Page 38: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

Ils contiennent des formules prédéfinies : sommes, pourcentages… ainsiqu’un habillage.

Les indispensablesVous trouverez ici plusieurs feuilles Excel qui facilitent la gestiondomestique quotidienne :

j Collecte de fonds ;j Outils de voyage ;j Outils financiers ;j Papier quadrillé ;j Planning.

MarketingRevenons vers Word et son mode Publication pour des outilsMarketing :

j Catalogues ;j Menus ;

Figure 2.8 :Les comptes dans les Grandslivres

Figure 2.9 :Les outils financiers dans lesindispensables

38 LE GUIDE COMPLET

Les fonctions communes aux logiciels d’OfficeChapitre 2

Page 39: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

j Propositions ;j Signes.

Papier à en-tête

Le papier à en-tête permet d’uniformiser votre communication. Vous ytrouvez, outre les modèles déjà rencontrés dans les formes coordonnées,le modèle Ondulations, un Assistant Courrier et un AssistantEnveloppes.

Lancer l’Assistant Courrier

Si vous êtes novice dans Word et souhaitez obtenir un résultat propreet rapide, pensez à lancer cet Assistant Courrier pour mettre en page vospremières lettres. Vous pouvez aussi y accéder via Outils/AssistantCourrier....

Figure 2.10 :Les propositions dansMarketing

Figure 2.11 :Le Papier à en-tête

La Bibliothèque de projets Chapitre 2

39LE GUIDE COMPLET

Page 40: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

Présentations

Dédiées à PowerPoint, ces Présentations donnent un aspectprofessionnel à vos diapositives :

j Album Photo classique ;j Album Photo contemporain ;j Présentation ;j Présentation pour écran large ;j Présentation de PowerPoint 2008 ;j Questionnaire.

Pour prendre connaissance rapidement des nouveautés de PowerPoint,lancez la Présentation de PowerPoint 2008.

Nous reviendrons sur ce sujet au chapitre 10, PowerPoint2008 : Premier contact.

Programmes

Ils vous permettent de définir les Programmes d’un spectacle ou d’unefête scolaire et s’ouvrent dans le mode Publication de Word.

Prospectus

Utiles lorsque vous souhaitez passez une annonce, ces Prospectuss’ouvrent aussi dans le mode Publication de Word.

Figure 2.12 :Les Présentations

40 LE GUIDE COMPLET

Les fonctions communes aux logiciels d’OfficeChapitre 2

Page 41: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

Thèmes Office

Vous trouverez enfin tous les thèmes prédéfinis pour PowerPoint danscet espace. Modifiables à volonté, ils vous feront gagner du temps dansvos présentations.

2.3. La manipulation des documentsAprès ce tour d’horizon de la Bibliothèque des projets sur laquelle nousreviendrons à travers des exemples dans les chapitresd’approfondissement, prenons le temps de rappeler les règles de base demanipulation d’un document dans la suite Office.

Le raccourci [Pomme]+[N] fait surgir pour chaque logiciel un nouveaudocument.

Vous pouvez aussi cliquer sur le bouton Nouveau à gauche de votrebarre d’outils ou sur le petit triangle pointant vers le bas situé à sa droitequi développera un menu déroulant d’accès aux modes Page, Bloc-notes ou Publication.

Figure 2.13 :Les Prospectus

Figure 2.14 :Créer un nouveau document dans Word

La manipulation des documents Chapitre 2

41LE GUIDE COMPLET

Page 42: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

Même vide, commencez par enregistrer ce nouveau document sur votredisque dur.

Des dossiers créés au préalable vous donnent un aperçu d’uneorganisation possible de votre travail :

j A classer ;j A envoyer ;j Comptabilité ;j Courrier ;j En attente ;j Présentations.

Ce n’est qu’une des nombreuses manières de procéder. Suivant vosactivités, vous pourrez certainement en inventer d’autres :

j Visites ;j Prospects ;j Commandes, etc.

Si vous travaillez sur plusieurs projets à la fois, votre Bureau sera viteencombré. Il pourra être utile de ranger ces dossiers dans un dossierportant le nom de chaque projet puis de les ranger dans Documents.

À terme, vous serez amené à classer ces projets par catégories en suivantune chronologie :

j Projets passés ;j Projets en cours ;j Projets futurs.

Figure 2.15 :Enregistrer un document

42 LE GUIDE COMPLET

Les fonctions communes aux logiciels d’OfficeChapitre 2

Page 43: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

Cette méthode peut s’avérer limitée dans le cadre de projets compliquéset collaboratifs.

Office 2008 vous aidera à gérer vos documents via son Centre deprojets :

1 Cliquez sur Affichage/Palette de projets puis sur Atteindre leCentre de projets.

2 Office lance Entourage et son Assistant Nouveau projet.

3 Nommez par exemple ce premier projet Mon projet puis cliquez enbas à droite pour accéder à l’étape suivante.

4 Laissez pour l’instant les réglages par défaut et finalisez leprocessus. Le Centre de projets s’ouvre.

Figure 2.16 :L’Assistant Nouveau projet

Figure 2.17 :Le dossier Espions de projets

La manipulation des documents Chapitre 2

43LE GUIDE COMPLET

Page 44: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

Nous verrons en détail ce Centre de projets au chapitre 15,Annexes.

Vous pouvez déjà vous exercer à créer des événements et vous déplacerdans les onglets :

j Vue d’ensemble ;j Planification ;j Courrier ;j Fichiers ;j Contacts ;j Extraits ;j Notes.

Quittez Entourage soit via Entourage/Quitter Entourage, soit par leraccourci [Pomme]+[Q].

Si vous avez créé des tâches dans le passé, vous aurez sans douteremarqué qu’une fenêtre violette s’est affichée en bas à droite de votreécran.

Figure 2.18 : Le Centre de projets ouvert sur Mon projet

44 LE GUIDE COMPLET

Les fonctions communes aux logiciels d’OfficeChapitre 2

Page 45: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

Communiquant avec Entourage, Rappels Office liste les tâches en retard.Vous pouvez vous déplacer avec la souris ou les flèches du pavénumérique d’une tâche à l’autre et à l’aide de Répéter et Fairedisparaître

Un clic sur le triangle pointant vers le bas à droite de Répéter développeun sous-menu vous permettant de déplacer d’un seul clic l’horaire de latâche considérée.

2.4. Le widget My DayLe lancement d’Entourage, même sans configurer un compte email, aactivé automatiquement My Day. Cette application widget nouvelle dansOffice 2008 affiche les événements et la liste des tâches du jour sur votreBureau. Elle vous permet de consulter votre planification, vérifier lestâches effectuées et en créer de nouvelles.

Double-cliquez sur la tâche ou l’événement concerné pour le modifierdans Entourage.

Activez la case à cocher à gauche d’une tâche pour marquer une tâchecomme effectuée. L’élément disparaît des tâches de My Day. Il restemarqué comme effectué dans la liste des tâches d’Entourage.

Figure 2.19 :La fenêtre Rappels Office

Figure 2.20 :Les options de Répéter

Le widget My Day Chapitre 2

45LE GUIDE COMPLET

Page 46: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

Cliquez sur le + en bas à gauche pour ajouter une tâche, tapez son nomdans la zone qui s’affiche puis appuyez sur [Ä].

Pour vous déplacer dans les jours de la semaine, appuyez sur le trianglegauche ou droite dans l’angle supérieur de My Day. Le point séparantces deux triangles vous ramène à la journée d’aujourd’hui.

Pour vous déplacer dans une même journée, utilisez les triangles auxextrémités de la bande horaire qui surmonte les événements.

Pour accéder aux préférences de My Day, cliquez sur l’icône en bas àdroite de My Day.

Dans ces préférences, vous pouvez demander d’afficher My Day :

j dans le Dock ;j sur la barre de menus de Mac OS.

Préférez cette dernière option pour visualiser votre planning car laversion actuelle d’Office ne met pas à jour My Day dans le Dock. Lesclics maintenus sur l’icône My Day dans le Dock ne sont pas davantagerenseignés…

Il est également curieux que My Day ne permette pas d’ajouter ousupprimer des événements. Le double-clic sur un événement renvoie à

Figure 2.21 :My Day

Figure 2.22 :Les préférences de My Day

46 LE GUIDE COMPLET

Les fonctions communes aux logiciels d’OfficeChapitre 2

Page 47: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

l’application Entourage où il devient possible de créer un autreévénement, réduisant l’intérêt de ce widget.

Si son usage ne vous convainc pas pour l’instant, vous pouvezdésactiver son démarrage d’une session en décochant l’optioncorrespondante dans ses préférences.

Les préférences des logiciels d’Office

Très bien renseignées par un champ mis à jour durant le survol de lasouris, les Préférences des logiciels d’Office, communément appelées viale raccourci [Pomme]+[,] ne nécessitent pas d’explication détaillée.Lorsque leur configuration doit être modifiée, elle sera traitée dans lechapitre correspondant.

2.5. ConclusionNous avons vu dans ce deuxième chapitre la Bibliothèque de projets, lamanipulation des documents, la création d’un projet et l’activation deMy Day et de Rappels Office qui contiennent des fonctions communesaux logiciels de la suite Office. Un aperçu du Centre de projets nous amontré l’intérêt de disposer d’une suite bureautique intégrée.

Ni iWork ni NeoOffice ne sont allés aussi loin dans cette synergie. Bienutilisée, cette fonction facilitera la conduite de vos projets notamment enéquipe.

Nous allons maintenant nous pencher sur l’aide d’Office.

Conclusion Chapitre 2

47LE GUIDE COMPLET

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Page 49: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

L’aide d’Office

L’aide de Word ...................................................................................................................... 52L’aide d’Excel ........................................................................................................................ 55L’aide de PowerPoint .......................................................................................................... 56L’aide d’Entourage ............................................................................................................... 57L’aide de Messenger ........................................................................................................... 57Conclusion ............................................................................................................................. 58

Page 50: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

Accessible via le menu Aide, l’aide d’Office nécessite, pour êtrepleinement efficace, un accès Internet.

Vous pouvez chercher :

j en saisissant un ou plusieurs mots-clés dans le champ en haut àdroite ;

j en déployant le tiroir des rubriques puis en sélectionnant larubrique appropriée.

Dans le second cas, votre recherche se fait par contenu et laisseapparaître trois types d’informations :

j Des informations sur les fonctions du logiciel regroupées parfamilles reconnaissables par l’icône d’un document. Lorsque vouscliquez par exemple sur Désactivation des modifications

Figure 3.1 :L’aide de Word

Figure 3.2 :L’aide par Rubriques

50 LE GUIDE COMPLET

L’aide d’OfficeChapitre 3

Page 51: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

automatiques, la fenêtre de droite vous indique toutes lesdésactivations possibles. Ici les triangles ont été développés afinde vous donner un aperçu du détail des procédures.

j Des informations sur les préférences du logiciel où des capturesd’écran vous renseignent pas à pas. Vous les reconnaîtrez par leuricône verte portant les chiffres 123.

Figure 3.3 :La désactivation desmodificationsautomatiques

Figure 3.4 :Modification del’apparence de la barred’outils

Chapitre 3

51LE GUIDE COMPLET

Page 52: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

j Des cours de base sur les fonctions principales du logicielidentifiables par une icône représentant double livre.

En cliquant sur Ouvrir, vous accédez à une page Internet de Microsoft ;un support de cours assorti d’un document Word à télécharger vousaccompagnent dans vos premiers pas.

Toujours dans ces rubriques, l’onglet Rechercher se trouve à la droite del’onglet Contenu. Il aurait pu être supprimé sans dommages. En effet, sivous cherchez à cliquer dans la zone en dessous, l’Aide vous renvoie auchamp de recherche à droite de la barre d’outils dans la fenêtreprincipale de l’Aide.

Explorons dans le détail les rubriques disponibles pour chaqueapplication de la suite Office :

3.1. L’aide de WordVoici la liste des rubriques de l’aide de Word :

j Configuration et paramètres ;j Boîte à outils ;j Accessibilité ;j Raccourcis clavier ;j Gestion de fichiers ;j Récupération de documents corrompus ;

Figure 3.5 :Le mode d’emploi des fonctionsprincipales de Word

52 LE GUIDE COMPLET

L’aide d’OfficeChapitre 3

Page 53: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

j Meilleures pratiques de Windows ;j Modèles ;j Affichage et accès aux documents ;j Affichage en mode Bloc-notes ;j Accès aux documents ;j Mise en page de documents ;j En-têtes et pieds de page ;j Numéros de page et de ligne ;j Colonnes ;j Conteneurs de texte ;j Sauts de page, sauts de section et pagination ;j Configuration de la page et du document ;j Mise en page d’un bulletin en mode Publication ;j Conception de documents bien présentés à l’aide de thèmes ;j Le contenu disparaît lorsque je passe en mode Publication ;j Insertion de texte par un clic et une frappe ;j Modification et mise en forme du texte ;j Mise en forme du texte ;j Outils orthographique et de référence ;j Corrections automatiques ;j Rechercher et remplacer ;j Contrôle des coupures de mots ;j Insertion d’un symbole ;j Insertion d’une équation ;j Modification d’une équation ;j Synthèse d’un texte ;j Je ne peux pas taper les caractères d’une langue donnée ;j Création de documents Office élégants ;j Graphiques ;j Images ;j Objets ;j Diagrammes ;j Mise en forme et effets ;

L’aide de Word Chapitre 3

53LE GUIDE COMPLET

Page 54: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

j Types de fichiers graphiques pouvant être insérés et enregistrés ;j Enregistrement de texte et de graphiques pour une utilisation future ;j Utilisation d’un logo dans des applications Office ;j Fichiers Office 2008 incorporés dans des versions antérieures d’Office ;j Office pour Windows ne parvient pas à lire ma vidéo QuickTime ;j Apparition partielle d’une image ;j Tableaux et listes ;j Listes numérotées et à puces ;j Notes et références ;j Notes de bas de page ou de fin ;j Renvois, légendes et signets ;j Index, tables des matières et autres tables ;j Publipostages ;j Création d’une source de données pour un publipostage ;j Automatisation de tâches ;j Impression ;j Impression de documents ;j Impression d’enveloppes et d’étiquettes ;j Sécurité et confidentialité ;j Partage des données ;j Corrections de documents ;j À propos de l’enregistrement d’un document Word en tant que page web ;j Comparaison de deux versions d’un document ;j Partage de données entre applications ;j Partage de documents avec d’autres versions d’Office ;j Je ne peux pas ouvrir un document Office à accès restreint ;j Mes caractères s’affichent différemment dans les versions antérieures

d’Office ;j Résolution des problèmes.

Vous retrouverez ces points abordés aux chapitres 4 à 6.

54 LE GUIDE COMPLET

L’aide d’OfficeChapitre 3

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3.2. L’aide d’ExcelVoici la liste des rubriques d’aide d’Excel :

j Configuration et paramètres ;j Accessibilité ;j Personnalisation d’Excel ;j Compatibilité ;j Classeurs et feuilles ;j Formules et fonctions ;j Référence de fonction ;j Données ;j Graphiques ;j Feuilles de livre ;j Images et formes ;j Rapports de tableau croisé dynamique ;j Impression ;j Sécurité et confidentialité ;j Partage d’informations ;j Résolution des problèmes.

Vous retrouverez ces points abordés aux chapitres 7 à 9.

Figure 3.6 :L’aide d’Excel

L’aide d’Excel Chapitre 3

55LE GUIDE COMPLET

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3.3. L’aide de PowerPointVoici la liste des rubriques d’aide de PowerPoint :

j Configuration et paramètres ;j Accessibilité ;j Gestion de fichiers ;j Création d’une présentation ;j Mise en forme du texte ;j Création de diapositives ;j Ajout d’objets ;j Ajout d’une action ;j Collaboration ;j Présentation ;j Impression et documents ;j Partage avec d’autres applications ;j Sécurité et confidentialité ;j Résolution des problèmes.

Vous retrouverez ces points abordés aux chapitres 10 et 11.

Figure 3.7 :L’aide de PowerPoint

56 LE GUIDE COMPLET

L’aide d’OfficeChapitre 3

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3.4. L’aide d’EntourageVoici la liste des rubriques d’aide d’Entourage :

j Configuration et paramètres ;j Accessibilité ;j Organisation et recherche ;j Courrier ;j Carnet d’adresses ;j Calendrier ;j Notes :j Tâches ;j Projets ;j Sécurité et confidentialité ;j Résolution des problèmes.

Vous retrouverez ces points abordés au chapitres 12,Entourage 2008 : Premier contact.

3.5. L’aide de MessengerVoici la liste des rubriques d’aide de Messenger :

j Mise en route ;j Connexion et ouverture d’une session ;j Ajout et gestion de contacts ;j Envoi et réception de messages ;

Figure 3.8 :L’aide d’Entourage

L’aide de Messenger Chapitre 3

57LE GUIDE COMPLET

Page 58: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

j Voir les autres et être vu ;j Personnalisation de Messenger ;j Dépannage.

Vous retrouverez ces points abordés au chapitre 13,Messenger 2008 : Premier contact.

3.6. ConclusionEn comparant les listes d’aide, prenez le temps de vous familiariser avecles fonctions de chaque logiciel. Rappelons encore une fois les élémentssuivants :

j Word capte votre frappe au clavier et vous aide à mettre en formele texte.

j Excel vous assiste dans vos calculs d’une simple addition à desfeuilles comptables plus complexes.

j PowerPoint facilite la conception de vos projets par la création dediapositives où vous pouvez insérer des plans, du texte, del’image et du son.

j Entourage gère vos messages électroniques, vos adresses, votreagenda et votre Centre de projets. Vous recevez des rappels en casd’oubli. Un agenda quotidien My Day s’affiche à chaqueouverture de session pour vous rappeler vos rendez-vous.

j Messenger vous accompagne dans votre "chat" – lesconversations instantanées – en s’appuyant sur votre carnetd’adresses d’Entourage.

L’aide de Word est nettement plus renseignée que les autres logicielsd’Office. Ce n’est pas étonnant car la majorité des utilisateurs emploientce traitement de texte pour leur travail et les versions successives l’ontfait davantage évoluer.

Par ailleurs, les rubriques d’aide ont été conçues par Microsoft à partirdes statistiques des groupes de discussion afin de rendre compte dessujets les plus fréquemment abordés.

Vous pouvez également contacter Microsoft ou la communauté desutilisateurs si la réponse à votre question ne figure pas dans cesrubriques.

58 LE GUIDE COMPLET

L’aide d’OfficeChapitre 3

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Word 2008 :Premier contact

Le menu Fichier de Word 2008 ......................................................................................... 60Les modes d’affichage d’un document Word ............................................................... 67La navigation dans un document Word .......................................................................... 69Le zoom dans un document Word ................................................................................... 70Le menu Édition de Word 2008 ........................................................................................ 71Les barres d’outils de Word ............................................................................................... 75Le menu Affichage de Word 2008 .................................................................................... 80Conclusion ............................................................................................................................. 96

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Lancez Word 2008 en cliquant une fois dans le Dock ; un documentvierge s’ouvre, intitulé Document1. Vous reconnaissez la barre d’outilsde Word surplombant le document ainsi que les icônes l’entourant.

Ma barre d’outils ne me suffit pas

Cliquez du bouton droit dans la zone grise de la barre d’outils puisappelez une barre d’outils prédéfinie ou personnalisez la vôtre.

4.1. Le menu Fichier de Word 2008

Étudions le contenu du menu Fichier.

Points de suspension dans les menus

Certains menus présentent des points de suspension. Ils vous mènent àdes sous-menus offrant plusieurs options, contrairement aux autres.Faites le test.

Ce menu est séparé en six zones.

Les projets

Le menu Les projets ouvre la Bibliothèque de projets, égalementdisponible via [Maj]+[Pomme]+[P].

Vous ouvrez ainsi les modèles de Word déjà étudiés auchapitre 2, Les fonctions communes aux logiciels d’Office.

Figure 4.1 :Le menu Fichier de Word

60 LE GUIDE COMPLET

Word 2008 : Premier contactChapitre 4

Page 61: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

Les documents

Pour créer ou ouvrir un document :

j Nouveau document (raccourci : [Pomme]+[N]) ;j Ouvrir… un document existant (raccourci [Pomme]+[O]) ;j Ouvrir récent, déroulant un sous-menu contenant vos documents

récemment ouverts.

L’enregistrement

Pour fermer et sauvegarder un document :

j Fermer (raccourci : [Pomme]+[W]) pour fermer votre document.Vous pouvez également cliquer sur le bouton radio rouge en hautà gauche de la fenêtre du document.

j Enregistrer un document existant (raccourci : [Pomme]+[S]).j Enregistrer sous… ouvre une fenêtre sur votre disque dur.

Pour en savoir plus, reportez-vous à l’annexe Formats defichiers du chapitre 15, Annexes.

j Enregistrer en tant que page web… crée une version de votredocument affichable par un navigateur Internet.

Toutefois, les résultats de la conversion seront décevants si vous avezeffectué des mises en forme et/ou des animations de texte.

Lorsque vous enregistrez un document en tant que page web, Word leconvertit au plus proche des standards HTML. La page web peut êtretrès différente du document original :

Figure 4.2 :La fenêtred’enregistrement d’undocument

Le menu Fichier de Word 2008 Chapitre 4

61LE GUIDE COMPLET

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j Les mises en forme de paragraphe telles les arrière-plans avecmotifs ou texte ombré ou les styles de bordure décorative, ainsique la mise en forme de tableau, ne seront pas respectées.

j La mise en page et les éléments de page comme les en-têtes etpieds de page, les numéros de page et les bordures peuvent êtredéplacés ou supprimés.

Prévisualisation

Prévisualisez votre document dans un navigateur web pour être certaindu résultat et servez-vous fréquemment de l’Aperçu de la page web.

La fenêtre Enregistrer sous… vous propose de renommer votredocument si vous ne souhaitez pas conserver le nom pris par défaut quiest constitué de la première ligne de votre document Word.

Dans la deuxième zone de la boîte de dialogue, déplacez-vous àl’intérieur de votre disque dur afin de trouver le dossier où vous désirezenregistrer ce document. Si ce dossier n’existe pas encore, créez-le àl’aide de Nouveau dossier lorsque vous êtes à l’endroit désiré.

Raccourci Pomme+D

Vous êtes perdu dans l’arborescence de votre disque dur. Utilisez leraccourci [Pomme]+[D] pour revenir sur le Bureau et repartez à larecherche de votre dossier dans lequel vous souhaitez enregistrer votredocument.

Dans la troisième zone de la boîte de dialogue, prenez-le temps dedéfinir le format de fichier approprié. Word 2008 exploite le format dedocument XML qui permet des échanges normalisés entre applications.Il est reconnaissable à son extension .docx.

Pensez aux utilisateurs des versions précédentes

Pensez aux nombreux utilisateurs qui ne disposent pas encore de ladernière version d’Office. Pour faciliter vos échanges avec vosinterlocuteurs, développez ce menu déroulant et préférez unenregistrement en .doc compatible avec les utilisateurs de Word 97 à2004 tant que vous ne serez pas assuré de leur migration versOffice 2008.

62 LE GUIDE COMPLET

Word 2008 : Premier contactChapitre 4

Page 63: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

Si vous rencontrez toujours des difficultés dans vos échanges, choisissez leformat .rtf, abréviation de rich text format, qui conserve la plupart de vosenrichissements tout en restant compatible avec tout traitement de texte.

Enfin, pensez à enregistrer en PDF toujours par via menu si voussouhaitez envoyez un texte non modifiable.

La mise en page et l’impression

Plusieurs commandes sont disponibles :

j Mise en page… appelle la fenêtre des attributs de mise en page oùvous sélectionnez les réglages pour les attributs de page relatifs aumodèle d’imprimante, au format portrait ou paysage et à l’échelled’impression où les réglages de Microsoft Word qui concernentles marges.

j Aperçu avant impression vous donne l’aperçu de votre document.

Mémorisation du raccourci de l’Aperçu

Mémorisez le raccourci d’Aperçu avant impression qui n’est pasrenseigné dans le menu Fichier : [Alt]+[Pomme]+[I].

Figure 4.3 :Les formats d’enregistrement

Figure 4.4 :La fenêtre Mise en page

Le menu Fichier de Word 2008 Chapitre 4

63LE GUIDE COMPLET

Page 64: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

j Imprimer…, dont le raccourci classique est [Pomme]+[P], vousrenvoie vers la fenêtre du même nom où figurent les derniersréglages avant la création physique de votre document par [Ä] oùson impression sous la forme d’un fichier PDF en cliquant surPDF en bas à gauche.

Vous pouvez via des processus Automator intégrés dans Word 2008 :

j Enregistrer en format PDF… pour partager votre document avecd’autres utilisateurs.

j Enregistrer en format PostScript…. Les fichiers PS sont réclaméspar certaines imprimantes.

j Faxer le document PDF… activera un port série pour l’émission etla réception de fax – sous réserve que votre fournisseur detélécommunications accepte ce protocole – et enverra ledocument vers un numéro de fax.

j Envoyer le document PDF par courrier électronique créera un emailsans titre soit dans Entourage, soit dans Mail, suivant lespréférences de logiciel de courriel par défaut que vous aurezdéfinies dans Mail/Préférences… puis dans Générales.

j Enregistrer en PDF-X garantit que le document sera imprimé telque vous l’avez conçu. C’est une forme ISO inventée en 2003 parAdobe.

j Enregistrer le document PDF vers iPhoto. Vous créerez alors unalbum contenant les pages de votre document. Si vous souhaitezles emmener sur votre iPod ou votre iPhone, synchronisez cetalbum dans iTunes.

Figure 4.5 :La fenêtre Imprimer

64 LE GUIDE COMPLET

Word 2008 : Premier contactChapitre 4

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j Enregistrer le document PDF dans le dossier de reçus web pourenregistrer vos documents dans Documents/Web Receipts et lesimprimer plus tard en une fois, lorsque vous serez à portée d’uneimprimante.

j Enregistrer PDF vers Papers pour exploiter votre document dansPapers de la suite iWork d’Apple.

j Modifier le menu… pour ajouter des routines Automator.

Choisissez l’option correspondante dans le menu local PDF.

Réaliser des pièces jointes en PDF

Il est préférable de réaliser des pièces jointes en PDF parce qu’unPDF ne peut pas transporter de virus, contrairement à un documentOffice. Les utilisateurs PC ont donc pris l’habitude de supprimer lespièces jointes en .doc, .xls ou .ppt après avoir subi des mésaventures.Pensez systématiquement à fabriquer un PDF, à moins que l’édition dudocument soit indispensable à votre destinataire.

Si votre ordinateur dispose d’un modem, vous pouvez faxer undocument depuis Imprimer. Choisissez Faxer PDF dans le menu PDF.Cette fenêtre vous donne également la main à droite de l’Aperçu surl’ensemble des options disponibles pour l’imprimante ou pour Word endéroulant Copies et pages :

Si vous basculez sur l’option Microsoft Word, votre fenêtreImprimer prend l’allure suivante :

Figure 4.6 :Le sous-menu PDF

Figure 4.7 :Le menu Copies et pages

Le menu Fichier de Word 2008 Chapitre 4

65LE GUIDE COMPLET

Page 66: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

Si vous cliquez sur Document, vous pouvez choisir d’imprimer oud’obtenir un aperçu d’informations utiles telles que les Propriétés dudocument comprenant notamment des statistiques, égalementaccessibles de trois autres manières :

j Cliquez en bas du document sur Nombre de mots.j Sélectionnez Outils/Statistiques….

j Passez par Fichier/Propriétés.

Dans ce dernier cas, vous retrouvez dans des onglets la totalité desinformations précédemment citées.

Envoyer vers…

Le menu Envoyer vers… vous permet de communiquer avec les autresapplications de la suite Office.

Commande Fichier/Envoyer vers…

Vous prenez des notes en réunion et devez faire une présentation enfin d’après-midi. Vous apprécierez la commande Ficher/Envoyervers… PowerPoint qui lancera PowerPoint et vous créera une diapositivepar note en facilitant d’autant votre travail.

Figure 4.8 :Les options Microsoft Word de lafenêtre Imprimer

Figure 4.9 :La fenêtre Statistiques

66 LE GUIDE COMPLET

Word 2008 : Premier contactChapitre 4

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4.2. Les modes d’affichage d’undocument Word

Passons en revue les modes d’affichage sous Word. En bas et à gauchede votre document, se trouvent cinq icônes. Nous sommes par défautdans le quatrième mode, le mode Page. En déplaçant de gauche à droitevotre souris au-dessus de ces boutons, la zone à droite de la dernièreicône affiche le nom du mode. En cliquant sur ces boutons, vousbasculez dans le mode correspondant. Vous pouvez également le fairevia Affichage. Passons en revue ces différents modes :

j Brouillon ne charge pas l’application en calculs d’affichage ets’avère le mode par excellence pour entrer votre texte si vous lefaites au clavier.

j Plan vous permet de définir la structure de votre ouvrage. Vousl’emploierez uniquement pour des rapports, des études ou deslivres dont l’importance nécessite une structuration préalable.

j Publicationvous permet d’appeler des modèles de PAO donnantimmédiatement un aspect fini et professionnel. Vous pouvez créerdes bulletins d’informations, des prospectus, des brochures… quenous avons déjà rencontrés dans la Bibliothèque deprojets (raccourci [Maj]+[Pomme]+[P]). Une partie de ces modèlesest également accessible en cliquant sur Modèles depublications puis en double-cliquant sur le modèle de votre choix.

j Page est le mode que vous pouvez choisir pour des documents depetite taille ; il a l’avantage de vous présenter la page telle qu’elleapparaîtra à la sortie de l’imprimante.

Figure 4.10 : La barre d’outils du mode Plan

Figure 4.11 : Le mode Publication

Les modes d’affichage d’un document Word Chapitre 4

67LE GUIDE COMPLET

Page 68: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

j Bloc-notes peut paraître secondaire puisque vous connaissez sansdoute déjà sur Mac la petite application Notes intégrée à Mail.Mais si vous vous servez d’Entourage, vous préférerezprobablement rester dans Office avec Bloc-notes…

Notez la présence sur la droite d’onglets pouvant être ajoutés via lesymbole +. Ils sont modifiables par un menu contextuel.

La dénomination des onglets peut changer en cliquant dans leur champtextuel. Vous pouvez modifier leurs couleurs et les positionner dans unautre ordre. L’intérêt de ce Bloc-notes – outre l’envoi des notes versPowerPoint – est :

j La possibilité d’enregistrement audio associé à une note. Appuyezsur Audio puis suivez les instructions classiques d’enregistrementet d’écoute dans la barre d’outils qui surgit en haut de votreBloc-notes.

j La prise de dessins si vous disposez d’une palette graphique.Activez le bouton Gribouille et choisissez, via le petit triangle noirà droite de ce bouton, l’épaisseur de votre trait et sa couleur.

Figure 4.12 :Le menu contextuel des onglets

Figure 4.13 :Le mode Bloc-notes

68 LE GUIDE COMPLET

Word 2008 : Premier contactChapitre 4

Page 69: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

Revenons à la barre d’outils principale dans un document texte classiqueque vous aviez peut-être gardé ouvert sur votre Bureau. Autrement,retrouvez-le dans votre arborescence et ouvrez-le.

Dossiers glissés dans la colonne de gauche

Mac OS X permet depuis Panther 10.3 de glisser des dossiers dans lacolonne de gauche de la fenêtre du Finder pour accéder directement àleur contenu. Pour ne pas perdre de temps à chercher vos documents,préférez ce mode de rangement au dépôt des dossiers sur votre Bureau.

4.3. La navigation dans un documentWord

Nous allons maintenant nous intéresser à une nouveauté de Word 2008.En appuyant dans votre barre d’outils principale sur Navigation, vousfaites en effet apparaître une colonne sur votre gauche.

Cette colonne vous donne un aperçu des pages de votre document. Sivous étiez un habitué de PowerPoint, elle vous sera vite familière :

1 Amenez votre souris sur cette colonne ; le pointeur se transformeen doigt.

2 Cliquez sur une page au choix.

3 La partie droite de la fenêtre de votre document affiche la pagecorrespondante.

Figure 4.14 :La navigation

La navigation dans un document Word Chapitre 4

69LE GUIDE COMPLET

Page 70: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

4.4. Le zoom dans un document WordLaissez la Navigation activée et restez en mode Page. À droite de votreboîte à outils se trouve le zoom. Cliquez sur le triangle à droite dupourcentage de zoom et choisissez par exemple un affichage à 75 %.Votre affichage se réduit. Suivant la taille de votre écran, vous pouvezdésormais voir plusieurs pages à la fois et les éditer.

Saisissez maintenant votre fenêtre en bas à droite et réduisez-la. Lezoom diminue et s’affiche en temps réel dans la barre d’outils. Àl’inverse, si vous tapez un chiffre dans le champ Zoom, votre affichagediminue ou s’agrandit mais la fenêtre ne se modifie pas en conséquence.

Le zoom n’est pas une action

Ne tentez pas d’annuler ou de rétablir un réglage du Zoom. Il n’estpas mémorisé dans la suite d’actions modifiant le texte puisqu’il agituniquement sur votre confort visuel.

Figure 4.15 : Afficher plusieurs pages en mode Page

70 LE GUIDE COMPLET

Word 2008 : Premier contactChapitre 4

Page 71: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

4.5. Le menu Édition de Word 2008

L’annulation et la répétition

Cette zone change suivant votre dernière action pour vous permettre del’annuler ou de la répéter. Mémorisez :

j le raccourci d’annulation : [Pomme]+[Z] ;j le raccourci de répétition qui mémorise votre dernière action et

vous permet de la répéter : [Pomme]+[Y].

Le copier-coller

Il offre les fonctions traditionnelles :

j Couper (raccourci [Pomme]+[X]) ;j Copier (raccourci [Pomme]+[C]) ;j Coller (raccourci [Pomme]+[V]).

Utilisez la touche Alt pour copier une portion de texte

En appuyant sur la touche [Alt] tout en sélectionnant une portion detexte, vous copiez cette dernière à l’endroit où vous lâchez le clic devotre souris. Si vous n’appuyez pas sur la touche [Alt], le texte se déplaceà l’endroit désiré. La touche [Alt] transforme un couper en un coller.

Remarquez aussi la présence de fonctions supplémentaires :

j Copier vers l’album (raccourci [Maj]+[Pomme]+[C]) ;j Coller la sélection de l’album (raccourci [Maj]+[Pomme]+[V]).

Figure 4.16 :Le menu Édition de Word 2008

Le zoom dans un document Word Chapitre 4

71LE GUIDE COMPLET

Page 72: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

Elles seront activées après un premier passage par la boîte à outils dansl’Album. Vous aurez sélectionné un premier élément à copier dans votretexte puis appuyé sur Ajouter.

Notez la présence d’un petit triangle à droite de ce bouton. Un sous-menu se développe si vous cliquez dessus ; vous pouvez :

j Ajouter la sélection ;j Ajouter un fichier ;j Ajouter à partir du Presse-papiers ;j Toujours ajouter une copie.

Évitez d’activer cette dernière fonction. Un message d’alerte vousprévient des ralentissements possibles du logiciel :

Si vous constatez des ralentissements malgré tout, il peut être utile desupprimer une partie des éléments de l’Album.

Suppression des éléments de l’Album

Vous supprimez des éléments si ces derniers font référence à descopier-coller dans votre document de travail. Ce n’est pas le cas s’ils’agit de fichier texte ou image importés ; Word ne crée alors qu’un aliasdans l’Album.

Figure 4.17 :L’Album dans la boîte à outils

Figure 4.18 :Les conséquences de l’ajout automatique d’unecopie

72 LE GUIDE COMPLET

Word 2008 : Premier contactChapitre 4

Page 73: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

Lorsque vous avez besoin d’un des éléments stockés de votre Album :

1 Positionnez votre pointeur dans votre document.

2 Sélectionnez l’élément désiré dans l’Album.

3 Cliquez sur Coller.

Notez enfin la présence dans cet Album d’outils d’affichage et declassement.

L’icône des vignettes en haut à droite vous offre trois optionsd’affichage :

j Liste ;j Détail ;j Aperçu de grande taille.

Si vous développez le menu Toutes, vous pourrez déterminer descritères de recherche :

j Date de création classe les éléments créés aujourd’hui, unesemaine ou un mois avant.

j Le projet est fait surgir un menu liant la recherche à un projetdonné.

j La catégorie est fait surgir un menu la liant à une catégorieprédéfinie.

j Créé dans identifie l’application d’Office avec laquelle cet élémenta été créé.

j Éléments trop grands liste les éléments impossible à insérer telsquels dans votre document.

j Le titre contient affiche les éléments contenant le mot que vousdéfinissez.

j Le mot clé contient fonctionnera si vous avez renseigné les motsclés dans le champ tout en bas.

Le Collage spécial, le Collage avec lien hypertexte, les élémentsLiaison… et Objet qui y sont liés seront étudiés au chapitre 5,Word 2008 : Mise en forme.

Le zoom dans un document Word Chapitre 4

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La sélection et l’effacement

Vous pouvez sélectionner l’ensemble de votre texte viaÉdition/Sélectionner tout (raccourci [Pomme]+[A]). Utilisez cette fonctionlorsque vous désirez fusionner deux textes en copiant le premier dans lesecond ou lorsque des problèmes se posent sur un document Word. Dansce cas, la sélection du contenu et la création d’un nouveau documentdans lequel vous enregistrez votre frappe peuvent résoudre desproblèmes d’instabilité de fichier. Ces problèmes sont heureusement deplus en plus rares.

La recherche et le remplacement

Très utile sur les documents importants, l’outil Rechercher…(raccourci : [Pomme]+[F]) est lié à ces voisins Remplacer… etAtteindre… par des onglets :

Une recherche ou un remplacement (raccourci : [Maj]+[Pomme]+[H])auraient pu être effectués également par attributs en cliquant sur lesous-menu Format :

Figure 4.19 :L’onglet Rechercher… de Word

Figure 4.20 :Le sous-menu Format de Rechercher…

74 LE GUIDE COMPLET

Word 2008 : Premier contactChapitre 4

Page 75: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

Pour vérifier, par exemple, que vous n’avez pas utilisé sans le savoirplusieurs polices de caractères…

4.6. Les barres d’outils de WordWord dispose de nombreuses barres d’outils ; leurs boutons affichent desrenseignements sur leurs fonctions si vous les survolez à l’aide dupointeur de votre souris. Vous pouvez afficher ou masquer ces barresd’outils :

j via Affichage/Barres d’outils puis en sélectionnant la barredésirée ;

j par un clic droit dans le vide sur la barre d’outils standard ensélectionnant Barres d’outils dans le menu qui s’affiche puis labarre désirée.

Les barres d’outil actives s’ajoutent sous votre barre d’outils Standard.Elles figurent désormais comme cochées dans les menus correspondants.Pour en savoir plus sur ces barres d’outils supplémentaires et leurspersonnalisations, rendez-vous dans la description du menu Affichage.

La barre d’outils Standard

Elle est destinée à manipuler vos documents.

Cette barre offre de gauche à droite les boutons suivants :

j Nouveau, dédié à la création d’un nouveau document Word. Lepetit triangle sur la droite vous propose alternativement de créerun nouveau document en mode Bloc-notes vide ou un nouveaudocument en mode Publication vide.

j Ouvrir dont l’action déclenche l’ouverture d’une fenêtre derecherche du document à ouvrir.

j Enregistrer pour enregistrer le document en cours.

Figure 4.21 : La barre d’outils Standard de Word

Les barres d’outils de Word Chapitre 4

75LE GUIDE COMPLET

Page 76: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

j Imprimer pour imprimer le document en cours.j Annuler et Rétablir dont le petit triangle vous permet de remonter

jusqu’à votre première opération – ou toute autre opérationintermédiaire – depuis que vous avez ouvert ce document.Utilisez les triangles haut et bas pour vous déplacer au niveaud’annulation requis puis cliquez sur celui-ci. Si vous préférez lesraccourcis clavier, souvenez-vous de [Pomme]+[Z] pour annuler et[Maj]+[Pomme]+[Z] pour rétablir.

Vous pouvez aussi passer par le menu Édition de Word pour Annuler ouRépéter. Revenons dans la barre d’outils Standard de Word etpoursuivons nos explorations :

j Format reproduit la mise en forme d’un emplacement pourl’appliquer à un autre. Si, par exemple, vous avez mis un mot engras (raccourci : [Pomme]+[B]) en sélectionnant ce mot puis encliquant sur Format, votre pointeur se transforme en un pointd’insertion assorti d’un +. Vous pouvez copier la mise en formegras sur un autre mot.

j Tableaux insère un tableau dans votre document. En cliquant surce bouton, vous générez un mini tableau de quatre rangées de cinqcellules où vous pouvez sélectionner le nombre de cellulessouhaitées. Concrètement, préoccupez-vous de sélectionner lenombre de cellules de la première rangée. Une fois le tableaucréé, appuyer sur [Ä] à la fin de la cette première rangée en créeraautomatiquement une seconde, etc.

j Colonnes scinde votre texte en deux à quatre colonnes maximumet fonctionne sur le même principe que Tableaux.

J’ai choisi le mode Colonnes et mon texte disparaît…

Appuyez plusieurs fois sur [Ä] jusqu’à ce que votre texte apparaissedans la seconde colonne. Peut-être auriez-vous mieux fait de définir untableau ?

j Afficher montre les caractères non imprimables tels que lesretours à la ligne, l’espace entre les mots et avant un point

Figure 4.22 :Le sous-menu du bouton Rétablir

76 LE GUIDE COMPLET

Word 2008 : Premier contactChapitre 4

Page 77: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

d’exclamation, par exemple. Ces espaces suivent les règlestypographiques d’usage.

j Navigation affiche le volet latéral vous permettant de vousdéplacer de page en page.

j Bibliothèque affiche où masque la Bibliothèque d’éléments.j Boîte à outils déploie à droite de votre document la boîte à outils

d’Office où une partie du formatage disponible, à savoir leséléments les plus fréquents, sont réunis dans une palette deformatage. Pour avoir accès aux réglages complets, passez par lemenu Format.

La Palette de formatage de la boîte à outilsde Word

Si ses sous-menus ne sont pas déployés, vous pouvez cliquer sur lestriangles à gauche de :

j Police, où vous définissez la police de caractères de votredocument en cliquant sur le triangle à droite du champ Nom pour

Figure 4.23 :La Palette de formatage de la boîte à outils

Les barres d’outils de Word Chapitre 4

77LE GUIDE COMPLET

Page 78: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

régler par la suite sa Taille en points et de gauche à droite lesenrichissements de texte désormais classiques : Gras, Italique,Souligné, Barré. Suivent la couleur de police et le Surlignage.Enfin, il peut être utile de placer certains caractères en exposantou en indice, ou encore de passer un mot ou un groupe de mots enPetites majuscules ou Tout en majuscule.

Survolez vos boutons et lisez leurs commentaires

Pour mémoriser vos fonctions, survolez vos boutons dans la barred’outils et dans la boîte à outils en prenant le temps de lire lecommentaire qui s’affiche sur un fond jaune. Par exemple, si voussurvolez un des boutons [Couleur] ou [Surlignage], un sous-menu descouleurs se déploie dans lequel vous pouvez rentrer et sélectionner lacouleur de votre choix. Si vous sortez de cette zone, repassez par laporte d’entrée du bouton.

j Styles est destiné à enrichir votre présentation par des stylesprédéfinis ou que vous créerez vous-même. Pour appliquer unstyle à une portion de votre document, sélectionnez-le puiscliquez sur le style à appliquer dans la fenêtre des styles.

j Alignement et espacement vous permet de mettre en page votretexte de manière harmonieuse. Les trois premiers groupes vouspermettent de justifier votre texte horizontalement, verticalementpar son interligne et de changer l’orientation du texte.

j Dans Espaces entre paragraphes, vous pouvez saisir une valeur,l’augmenter ou la réduire via le double triangle.

Figure 4.24 :Création d’un Nouveau style

78 LE GUIDE COMPLET

Word 2008 : Premier contactChapitre 4

Page 79: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

j Retrait vous permet de définir un retrait supplémentaire auxmarges de votre document, toujours pour des questions delisibilité.

Mises en page trop serrées

Évitez des mises en page trop serrées pour ne pas fatiguer voslecteurs. L’espace entre paragraphes vous permet d’espacer vosparagraphes sans ajouter de retours chariot, erreur fréquente lorsque l’ondébute dans Word. Pensez aussi à vous servir du Retrait et à vérifier vosMarges de document. Une fois imprimé, un texte trop près des bords depage serait par exemple caché par vos pouces durant la lecture…

j Puces et numéros crée une liste à puces ou à numéros. Vouspouvez en modifier le retrait lorsque vous avez à créer dessous-listes.

j Bordure et trame enrichit votre texte en ajoutant desencadrements dont le Style, la Couleur et l’Épaisseur sontparamétrables. Vous pouvez également ajouter une trame de fond,à 5 % en gris par exemple, pour attirer l’attention sur un titreimportant.

j Marges de document, comme son nom l’indique, vous permet demodifier l’ensemble de votre document à l’aide des champs debordure qui sont au nombre de six (quatre pour chaque côté de lapage, Gauche, Droite, Haut et Bas, deux pour les En-tête et Piedde page.

Cette boîte à outils ne se limite pas au formatage de votre document. Ellecontient également, dans les onglets accessibles, en haut de sa fenêtre :

j une palette d’objets ;j des citations ;j un Album ;j des outils de références ;j le rapport de compatibilités ;j la Palette des projets ;j des préférences.

Figure 4.25 :Types de bordures

Les barres d’outils de Word Chapitre 4

79LE GUIDE COMPLET

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4.7. Le menu Affichage de Word 2008Avant de découvrir les onglets qui composent le reste de notre boîte àoutils, faisons un détour par le menu Affichage. Vous pouvez égalementaccéder à ces onglets dans la seconde zone de ce menu, celle de la boîteà outils.

Partagé en quatre zones, le menu Affichage est un menu important deWord.

L’affichage

Cette zone vous permet de basculer d’un mode à un autre si l’usage desboutons en bas et à gauche de votre document vous paraît moins intuitif.

La boîte à outils

Cette zone vous fait basculer d’un onglet à un autre dans la boîte àoutils. Mémorisez le raccourci ([Alt]+[Pomme]+[R]) appelant vosdictionnaires.

La Palette des objets

Elle réunit les objets à insérer dans vos documents.

Figure 4.26 :Le menu Affichage de Word 2008

80 LE GUIDE COMPLET

Word 2008 : Premier contactChapitre 4

Page 81: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

Cette palette peut être agrandie en saisissant les qui se trouvent en basde la fenêtre. Elle devient plus facile à aborder en utilisant le champ derecherche en bas de la fenêtre. Si vous tapez par exemple le mottriangle, les formes triangulaires sont les seules à apparaître. Vouspouvez aussi développer le sous-menu Toutes les formes pour faireapparaître uniquement la famille qui vous intéresse :

j Formes de base ;j Lignes ;j Flèches pleines ;j Organigramme ;j Étoiles et bannières ;j Bulles et légendes.

Enfin, la présence de quatre onglets vous permet d’accéder de gauche àdroite aux :

j Formes ;j Images de Word 2008 ;j Symboles ;j Photos d’iPhoto.

On ne peut qu’apprécier l’intégration de Word 2008 avec iPhoto.

Figure 4.27 :La Palette d’objets de la boîte à outils

Le menu Affichage de Word 2008 Chapitre 4

81LE GUIDE COMPLET

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La Palette des citations

Cette palette vous permet de recenser des œuvres et leurs auteurs afin defaciliter le référencement des citations que vous ferez par la suite dansvos documents. En cliquant sur le + en bas à gauche de cette fenêtre,vous pouvez renseigner les champs de votre citation.

Les outils de référence

Réunis dans une seule palette, le dictionnaire de Word, celui dessynonymes, le dictionnaire bilingue, les outils de traduction et derecherche sur le Web vous donnent une assistance étendue à l’écriture devos documents. L’usage d’Internet s’étant généralisé, l’utilité duDictionnaire des synonymes, du Dictionnaire, disponible en français,anglais, allemand, japonais et espagnol et du Dictionnairebilingue comprenant de surcroît l’italien, le chinois et le coréen vousrendront suffisamment de services sans que vous ayez à utiliser laTraduction et la Recherche web aux résultats plus incertains…

Figure 4.28 :Les citations de la boîte à outils

Figure 4.29 :La création d’une citation

82 LE GUIDE COMPLET

Word 2008 : Premier contactChapitre 4

Page 83: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

Vérifier mon orthographe et ma grammaire

Appelez ces outils par Outils/Grammaire & Orthographe… ou via leraccourci [Alt]+[Pomme]+[L].

Le rapport de compatibilité

Si votre destinataire détient une version plus ancienne d’Office, vousavez intérêt à vérifier ici la compatibilité de votre document.

Figure 4.30 :Les outils de référence

Figure 4.31 :Le Rapport de compatibilité

Le menu Affichage de Word 2008 Chapitre 4

83LE GUIDE COMPLET

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Cliquez sur les problèmes de compatibilité un à un pour lire lesexplications associées. Si Word peut corriger votre document, l’icône dela clé à molette Corriger sera active.

La Palette de projets

Créé dans Entourage, le logiciel de courriers électroniques d’Office, lesprojets se retrouvent sous une forme résumée dans cette Palette. Enrègle générale, ils ne sont pas éditables depuis cet endroit. Si vouscherchez à créer un rendez-vous ou une tâche en cliquant sur l’étoilebleue, Office vous enverra sur Entourage.

Nous reviendrons au chapitre 12, Entourage 2008 : Premiercontact, sur le Centre de projets et ses éléments associés.

Les préférences de la boîte à outils

Pour accéder à ces préférences, cliquez sur la flèche retour qui figure enhaut à droite de la boîte à outils. À la manière des widgets de Mac OSX, la fenêtre tourne et affiche les préférences de la boîte à outils.

Figure 4.32 :La Palette de projets

Figure 4.33 :Les préférences de la boîte à outils

84 LE GUIDE COMPLET

Word 2008 : Premier contactChapitre 4

Page 85: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

En cochant Quand inactivité pendant, vous pourrez réduire l’espace prispar cette palette lorsqu’elle reste inutilisée durant la frappe d’un texte,une chose utile sur un portable dont l’écran est plus réduit qu’au Bureau.La seconde partie de la fenêtre vous propose de masquer une partie desitems inutilisés. Passez par le sous-menu Palette de mise en forme pourafficher les écrans correspondants et décochez ceux-ci.

Dictionnaire de synonymes

Il est impossible de masquer le dictionnaire des synonymes.

La Bibliothèque et la barre d’outils

Dans cette troisième zone d’affichage, nous retrouvons la Bibliothèqued’éléments qui se déploie entre la barre d’outils et votre document afinde vous donner accès à une partie des modèles de la Bibliothèque deprojets….

Juste en dessous se trouve la sélection des barres d’outils. Pour votrecommodité, les programmeurs de Word ont défini des barres d’outildédiées aux travaux les plus fréquents.

Activer les barres d’outils d’un clic droit

Vous pouvez activer les barres d’outils de votre choix par un clic droitdans le vide au-dessus de n’importe quelle barre d’outils.

La barre d’outils de formatage

Vous retrouvez dans cette barre les outils de formatage déjà abordésdans la boîte à outils.

La barre d’outils de contact

Figure 4.34 :La barre d’outils de formatage

Figure 4.35 :La barre d’outils de Contact

Le menu Affichage de Word 2008 Chapitre 4

85LE GUIDE COMPLET

Page 86: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

Cette barre vous permet de créer, modifier ou insérer un contact figurantdans le carnet d’adresses d’Entourage :

j Sélectionnez un contact dans le champ Nom du contact. Lorsqu’uncontact est sélectionné dans ce champ, vous avez le choixd’inclure l’adresse, le téléphone ou l’email via les trois boutonssur la droite. Ils resteront grisés tant que vous n’avez passélectionné un contact.

j Ajouter crée un nouveau contact dans ce carnet d’adresses.j Les boutons suivants seront activés si vous avez sélectionné un

contact dans votre document :

Remplacer un contact ouvre une fenêtre vous proposant dechanger de contact.

Mettre à jour un contact met à jour le contact sélectionné dansvotre document.

La barre d’outils de révision

Cette barre d’outils est utile si vous écrivez un texte à plusieurs. Degauche à droite, vous pouvez :

j Afficher le texte final ou original, avec ou sans marques.j Afficher tout ou partie des outils de révision qui sont les

Commentaires que vous ajoutez par Nouveau commentaire, lesInsertions et suppressions, la Mise en forme, le choix desRelecteurs, Le Volet vérifications également disponible via ledernier bouton à droite de la barre de révision et les Préférencesde Word relatives aux révisions.

Figure 4.36 :La barre d’outils de Révision

Figure 4.37 :Les préférences de révision de Word

86 LE GUIDE COMPLET

Word 2008 : Premier contactChapitre 4

Page 87: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

j Une série de cinq boutons de déplacement, validation ou refus descommentaires.

j Un suivi des modifications vous donne le détail des modificationsà l’endroit du texte.

j Vous pouvez envoyer votre texte révisé en pièce jointe avecEntourage.

j Ou contacter votre interlocuteur par messagerie instantanée avecMessenger.

La barre d’outils de tableaux et bordures

Suivant le même principe, cette barre d’outils rassemble les boutonsnécessaires à la mise en forme de tableaux et de bordures.

Pour en savoir davantage, rendez-vous au chapitre 5,Word 2008 : Mise en forme.

La barre d’outils d’insertion automatiquede textePratique pour insérer des formules de politesse, cette barre se déploiepar l’intermédiaire de son petit triangle.

Le bouton de gauche vous renvoie vers les préférences de Correctionautomatique de Word que vous laisserez dans son réglage par défaut.

La barre d’outils d’arrière-planElle vous propose de modifier la couleur de fond de votre document etd’appeler la fenêtre Motifs et textures… pour modifier vos arrière-plans.

Figure 4.38 :La barre d’outils de Tableauxet bordures

Figure 4.39 :La barre d’outils d’insertion automatique de texte

Le menu Affichage de Word 2008 Chapitre 4

87LE GUIDE COMPLET

Page 88: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

La barre d’outils de bases de donnéesUtile pour fusionner par exemple un ensemble d’adresses avec une lettretype afin d’imprimer un publipostage.

Cette barre est d’un abord plus complexe ; elle sera traitée àtravers un exemple au chapitre 5, Word 2008 : Mise en forme.

La barre d’outils de dessinElle vous sera utile dès que vousvoudrez manipuler des images dansWord, les insérer dans un texte, leuradjoindre des cadres, des formes en2D et en 3D.

De haut en bas, nous retrouvons :

j Sélection des objets pour déplacer vos dessins ou images ;j Options de la grille, afin de gérer la disposition des éléments dans

votre document, que vous laisserez dans son réglage par défaut ;

Figure 4.40 :La fenêtre Motifs et textures…

Figure 4.41 :La barre d’outils dedessin

Figure 4.42 :Les options de la grille

88 LE GUIDE COMPLET

Word 2008 : Premier contactChapitre 4

Page 89: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

j Rotation libre des éléments pour amener de la fantaisie dans vosdocuments ;

j Insérer une image, qui appelle une fenêtre du Finder pour définirl’image à insérer puis la dépose au dernier endroit où se trouvaitvotre pointeur.

Remarquez la transformation de votre Palette de formatage dans votreboîte à outils après l’insertion d’une image.

De nombreuses options s’offrent à vous pour retravailler les imagesinsérées dans vos documents :

j Recolorier vous fait passer de la couleur aux nuances de gris, ennoir et en blanc ou en filigrane.

j Rognage rogne une image trop grande.j Forme modifie la forme si elle est éditable.j Couleur transparente permet de rendre l’arrière-plan d’une image

invisible pour qu’il prenne la couleur d’arrière-plan du documentou pour que du texte soit visible au travers.

j Images de la bibliothèque appelle la Clip Gallery de Word.

Figure 4.43 :Les menus Image, Taille et Habillage de laPalette de formatage

Le menu Affichage de Word 2008 Chapitre 4

89LE GUIDE COMPLET

Page 90: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

Également disponible via Insertion/Image/Images de la bibliothèque…,Clip Gallery est une bibliothèque d’images clipart pouvant être insérésdans des documents Office.

Vous pouvez :

j Ajouter des images à des documents Word et des feuilles Excel oudes films et des sons aux présentations PowerPoint.

j Obtenir un aperçu et télécharger gratuitement des clipssupplémentaires en cliquant sur En ligne.

j importer des images, des films et des sons à partir du disque durde votre Mac, d’un CD-ROM ou d’un réseau local. Clip Galleryimporte des clips vers la catégorie Favoris sauf si voussélectionnez une autre catégorie lors de l’importation.

Dans Clip Gallery, les clips sont organisés par catégories pour lesretrouver rapidement. Vous pouvez également attribuer des propriétésaux clips afin d’effectuer une recherche par mot-clé ou description.

Revenons à la barre d’outils Dessins :

j Zone de texte modifie votre pointeur et vous permet de dessinerune zone rectangulaire dans laquelle votre texte sera contraint.

Enfin, les trois derniers boutons insèrent des formes utiles à vosprésentations :

j Forme automatique ;j Ligne ;j 3D.

Figure 4.44 :La Clip Gallery de Word

90 LE GUIDE COMPLET

Word 2008 : Premier contactChapitre 4

Page 91: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

Une forme peut contenir du texte

Comme une zone de texte, une forme peut être un conteneur de texte.Mais avant d’entrer du texte dans une forme, vous devez commencer parla préparer afin qu’elle accepte le texte.

1 Cliquez sur une forme pour la sélectionner.

2 Maintenez la touche [Ctrl] appuyée.

3 Cliquez sur la forme.

4 Cliquez sur Ajouter du texte.

5 Tapez ou collez du texte dans la forme.

La barre d’outils de formesCette barre d’outils vous servira à créer des formulaires de champs quevous pourrez par exemple enregistrer sous la forme d’une page web ouenvoyer en pièce jointe à des adhérents, si vous gérez une association.

De gauche à droite, nous avons :

j Champ texte ;j Champ case à cocher ;j Liste déroulante de champ de formulaire ;j Options pour les champs de formulaire, qui ouvre une fenêtre où

vous définissez vos champs ;

j Dessiner un tableau ;j Insérer ou dessiner un tableau dans ce document ;

Figure 4.45 :La barre d’outils de formes

Figure 4.46 :Options pour les champs de formulaire

Le menu Affichage de Word 2008 Chapitre 4

91LE GUIDE COMPLET

Page 92: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

j Insérer un cadre ;j Trame de fond ;j Protection du formulaire.

La barre d’outils de filmsCette barre permet d’insérer un film depuis votre disque dur, de lancer salecture, de contrôler l’aspect de la fenêtre et son format. Elle sera surtoututile dans PowerPoint.

La barre d’outils de SpeechWord utilise la technologie Synthèse vocale d’Apple pour lire le textedes documents à voix haute. Procédez ainsi :

1 Rendez-vous dans Affichage/Barres d’outils/Speech.

2 Sélectionnez le texte que Word doit lire à voix haute.

3 Dans la barre d’outils Speech, cliquez sur Sélection Speak .

4 Pour que Word arrête de lire le texte, cliquez sur Arrêter de parler.

Cet outil reste malheureusement un gadget en français car la voixutilisée est celle d’Apple qui ne "sait pas lire" le français. Écrivez unephrase en anglais ; vous constaterez immédiatement la différence…

La personnalisation des barres d’outils…Vous y accédez de deux manières possibles :

j Par Affichage/Personnaliser les barres d’outils….j Par un clic droit sur une zone vide des barres d’outils développant

le sous-menu suivant :

Figure 4.47 :La barre d’outils de Speech

Figure 4.48 :Le menu contextuel des barres d’outils

92 LE GUIDE COMPLET

Word 2008 : Premier contactChapitre 4

Page 93: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

Dans les deux cas, la fenêtre Personnaliser les barres d’outils et menuss’ouvre :

1 Activez la case à cocher Afficher correspondant à la barre d’outilsà modifier.

2 Sélectionnez l’onglet Commandes.

3 Dans Catégories, choisissez une catégorie.

4 Dans Commandes, faites glisser la commande à partir de la listedes commandes vers l’emplacement souhaité dans la barred’outils ou la barre de menus.

Les boutons s’écartent et votre nouvelle commande figure désormaisdans la barre d’outils. Il est utile, par exemple, d’ajouter à votre barred’outils Standard les boutons Dessin et Grammaire & Orthographe.Exercez-vous à les trouver et à la glisser au bon endroit.

Pour supprimer une commande, faites-la glisser à l’extérieur de la barred’outils. Vous pouvez également Réinitialiser la barre d’outils… via lemenu contextuel obtenu par un clic droit sur la barre d’outils considérée.

Enfin, vous pouvez modifier les propriétés d’un bouton dans une barred’outils lorsqu’elle n’est pas ancrée et qu’il n’appartient pas à la barred’outils Standard. Modifions par exemple le bouton Insérer une zone detexte de la barre d’outils Dessin en lui ajoutant un raccourci :

1 Affichez la barre d’outils Dessin via Affichage/Barresd’outils/Drawing ou en cliquant dans la barre d’outils Standard surle bouton Dessin que vous avez ajouté.

Figure 4.49 :Personnaliser lesbarres d’outils et menus

Le menu Affichage de Word 2008 Chapitre 4

93LE GUIDE COMPLET

Page 94: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

2 Par un clic droit sur le bouton Insérer une zone de texte de labarre d’outils Dessin, demandez à voir les Propriétés.

3 Cliquez sur Clavier.

4 Dans la fenêtre Personnaliser le clavier qui s’ouvre, tapez auclavier une combinaison de touches, par exemple[Alt]+[Pomme]+[0]. Cette combinaison de touches n’est pas déjàattribuée. Dans le cas contraire, mieux vaut en définir une autre.

5 Fermez les deux fenêtres précédentes et vérifiez que votreraccourci est actif.

Les règles, notes, en-tête et pied de page…

Employés dès que vous écrivez plusieurs pages, que vous devez citervos sources et surveiller vos marges, ces outils sont d’un usagequotidien.

j Règle fait apparaître ou disparaître une règle horizontale et unerègle verticale autour de votre document.

Figure 4.50 :Les propriétés d’un bouton

Figure 4.51 :Personnaliser le clavier

94 LE GUIDE COMPLET

Word 2008 : Premier contactChapitre 4

Page 95: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

j En-tête et pied de page fait apparaître ces éléments en bas et enhaut de votre document. Depuis Word 2008, vous pouvezdirectement les faire apparaître en cliquant en haut ou en bas dansvotre document.

j Notes vous renvoie à vos notes dès la première création d’unenote par Insertion/Note….

j Marque de révision vous dévoile les marques de révision d’undocument lorsque ce mode est activé. L’activation du Suivi desmodifications active automatiquement ce mode.

j Révéler la mise en forme vous indique dans une fenêtreaccompagnant votre pointeur le formatage du texte survolé.

j Plein écran affiche votre document en Plein écran.

Boutons disparus

Je ne vois plus mes boutons de passage d’un mode à un autre en basde mon document… Vérifiez que vous n’êtes pas en mode Plein écrandans Affichage.

j Zoom… affiche une fenêtre flottante reprenant les contrôles duzoom de la barre d’outils Standard.

Figure 4.52 :Les marques derévision d’undocument

Figure 4.53 :Révéler la mise en forme

Le menu Affichage de Word 2008 Chapitre 4

95LE GUIDE COMPLET

Page 96: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

4.8. ConclusionNous avons vu les trois premiers menus de Word 2008 – Fichier,Édition et Affichage – ainsi que les barres d’outils et la boîte à outils.Vous disposez d’une bonne base pour écrire, mettre en page et imprimervos documents. Le chapitre suivant sera consacré, à travers desexemples, à mettre en forme des documents types tels que des lettres,des bulletins, des étiquettes et à insérer des éléments.

96 LE GUIDE COMPLET

Word 2008 : Premier contactChapitre 4

Page 97: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

Word 2008 :Mise en forme

La frappe au kilomètre ........................................................................................................ 98Les marges, les règles et les retraits ............................................................................... 99Insérer un élément dans votre document .................................................................... 103Conclusion ........................................................................................................................... 131

Page 98: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

Vous avez écrit vos premiers documents. Mais leur aspect ne voussatisfait pas encore…

L’aspect d’un document compte autant que son contenu, suivant l’adage"c’est la première}impression qui compte" : les marges, l’espacementdes lignes et des caractères, le positionnement de la ponctuation, d’unindice ou d’un exposant répondent à une harmonie établie de longuedate. Word tient compte de toutes ces règles. Grâce aux fonctionnalitésde Word, nous verrons comment appeler des modèles variés et lesmodifier selon vos goûts.

Trace des trois derniers emplacements

Word conserve la trace des trois derniers emplacements où vous avezsaisi ou modifié du texte. Sous réserve de ne pas fermer puis rouvrir undocument, pour revenir à un emplacement d’édition précédent, appuyezsur [Maj]+[F5] jusqu’à atteindre l’emplacement souhaité.

5.1. La frappe au kilomètrePeut-être est-ce l’une des premières fois que vous tapez un texte dans untraitement de texte ? Pour vous familiariser avec le clavier, adoptezd’abord quelques règles simples :

j Posez vos paumes et vos coudes sur la table en réservantsuffisamment de place pour ce faire sur votre bureau.

j Gardez votre dos droit et si possible, procurez-vous un siègeergonomique qui prendra soin de vos lombaires. Il existe dessièges inversés qui sont parfaits pour cela mais ne conviennentpas à tout le monde. Essayez-les dans un magasin…

j Cherchez l’endroit où placer vos paumes pour que votre claviersoit à portée de vos doigts. En gardant le contact en permanenceavec la table, vous donnez ainsi une référence à votre cerveau quimémorise la position des touches sans avoir à baisser les yeuxvers le clavier. Ce faisant, vous vous consacrez à ce que vousvoyez sur votre écran.

j Au besoin, regardez vos doigts bien sûr mais amusez-vous àrendre ce temps le plus court possible afin de vous affranchir peuà peu de cette vérification.

Avec cette technique et en écrivant une moyenne d’une page par jour,votre agilité se développera en quelques mois et vous pourrez frapper dutexte au kilomètre.

98 LE GUIDE COMPLET

Word 2008 : Mise en formeChapitre 5

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Déplacez des pavés de texte avec la souris

En saisissant un mot ou un groupe de mots, vous pouvez enmaintenant le clic déplacer votre sélection à un autre endroit du texte.Cette astuce vous épargne un copier coller.

Une fois le texte saisi, il s’agit de mettre ce dernier en forme. Déplacezvotre souris sur les bords de votre document.

5.2. Les marges, les règles etles retraits

Lorsque vous êtes à la limite de la zone bleue à droite ou à gauche, lepointeur d’insertion prend l’aspect d’une double flèche horizontale. Enmaintenant le clic, vous augmentez ou réduisez la marge de votredocument.

À titre d’exercice, faites de même sur la règle verticale située à gauchede votre document.

Appuyez sur Alt pour un contrôle plus précis de la marge

Pour spécifier des mesures de marge exactes, maintenez [Alt] appuyéelors du déplacement de la limite de marge. La règle affiche les mesuresdes marges.

Cette méthode visuelle étant peu précise, vous pouvez double-cliquersur la règle horizontale ou la règle verticale pour appeler la boîte dedialogue Document, également disponible via Format/Document….

Figure 5.1 :Les marges dans la boîte de dialogueDocument

Les marges, les règles et les retraits Chapitre 5

99LE GUIDE COMPLET

Page 100: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

Vous pouvez définir au centième de millimètre près vos marges dans leschamps qui s’affichent. Si vous réalisez une impression en recto verso,cochez la case Pages en vis-à-vis pour ajuster les marges des pages àgauche et à droite en même temps.

Le second onglet de Document, Disposition, vous donne la possibilité dedéfinir :

j Le mode de changement de section que vous laisserez par défautsur Nouvelle page.

j Le comportement des en-têtes et pieds de page. Il est utile decocher si vous faites une impression recto verso Paires et impairesdifférentes et si vous insérez une page de garde Première pagedifférente, afin de ne pas avoir de numéro de page sur votrepremière page.

j L’alignement vertical que vous laisserez par défaut.j La Numérotation des lignes… qui est utile uniquement dans des cas

particuliers comme l’étude d’un texte à l’école, par exemple.j le choix des Bordures dans Bordure et trame, également accessible

via Format/Bordure et trame….j La mise en page, accessible dans l’onglet Marges, l’est aussi via

Fichier/Mise en page….

Mise en page

Cliquez sur Gauche Étend le texte vers la droite à partir dutaquet de gauche. C’est le taquet réglépar défaut.

Cliquez sur Centré Centre le texte autour de ce taquet.

Cliquez sur Droite Étend le texte vers la gauche à partir dutaquet de droite jusqu’à ce que la lignesoit pleine. Le texte continuera às’étendre vers la droite.

Cliquez sur Décimale Centre le texte sur le point décimal.

Cliquez sur Barre Place une ligne verticale sur la positionde votre choix. Cette barre n’affecte pasla position du texte.

100 LE GUIDE COMPLET

Word 2008 : Mise en formeChapitre 5

Page 101: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

Il est également utile de définir des taquets de tabulations pour que ledébut d’un paragraphe soit signalé par un retrait afin d’être davantageidentifiable.

Sélectionnez le texte dans lequel vous souhaitez définir un taquet detabulation.

Pour définir les taquets de tabulation d’un document entier, sélectionneztout le texte avec le raccourci [Pomme]+[A].

Enfin, si vous voulez définir des mesures précises, appelezTabulations… via Format/Tabulations… ou via le sous-menu des taquetsde tabulation.

Étudions le menu Format de plus près.

Figure 5.2 :La disposition dans la boîte de dialogueDocument

Figure 5.3 :La boîte de dialogue Tabulations…

Figure 5.4 :Le menu Format de Word

Les marges, les règles et les retraits Chapitre 5

101LE GUIDE COMPLET

Page 102: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

De haut en bas, Format vous permet de :

j Choisir votre Police… de caractères, l’aspect de vos paragrapheset la mise en page de votre document.

j Personnaliser une liste à puces via Puces et numéros…. C’est ici,par exemple, dans l’onglet Numéros que vous pourrez poursuivrela numérotation d’une liste interrompue par un commentaire.

j Changer vos Bordures et trames... dont la Palette de formatage nepropose qu’une partie des options.

j Définir des Colonnes… de proportions inégales contrairement aubouton Colonnes de la barre d’outils Standard.

j Ajouter ou supprimer des taquets de Tabulations… dans la règlesurplombant votre document.

j Insérer une Lettrine… qui est un agrandissement de la premièrelettre d’un paragraphe.

j Changer l’Orientation du texte… dont vous pourrez vous servir,par exemple, dans un tableau.

j Changer la casse… de Minuscule vers Majuscule et inversement,également accessible par la Palette de Formatage.

j Faire une Mise en forme automatique… dont les résultats laissenttoujours à désirer dans cette nouvelle version et que vous ne ferezqu’en cas d’urgence, Word interprétant parfois les styles présentsde façon fantaisiste.

Figure 5.5 :L’onglet Numéros de Puces etnuméros…

Figure 5.6 :La boîte de dialogue Lettrine

102 LE GUIDE COMPLET

Word 2008 : Mise en formeChapitre 5

Page 103: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

j Appeler les Styles… fait surgir une boîte de dialogue qui vouspermet de modifier les styles existants, d’en créer ou d’ensupprimer.

j Arrière-plan modifie la couleur de fond de votre page lorsquevous désirez distinguer certaines pages d’un document.Choisissez de préférence des couleurs pastel en conservant unecouleur de police noire pour une meilleure lisibilité.

j Objet… vous aide à définir les options de disposition de l’objetsélectionné vis-à-vis du texte.

Cet objet que vous avez sélectionné, vous vous êtes peut-être contenté de leglisser déposer dans votre document… Office est compatible avec laplupart des formats graphiques ; vous n’avez pas eu de message d’erreur.

Si le glisser déposer n’est pas dans vos habitudes, vous pouvezégalement passer par Insertion.

5.3. Insérer un élémentdans votre document

Figure 5.7 :La boîte de dialogue Style

Figure 5.8 :Le menu Insertion de Word

Insérer un élément dans votre document Chapitre 5

103LE GUIDE COMPLET

Page 104: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

Word insère automatiquement des sauts de page en fonction de la miseen forme que vous appliquez au document.

Des sections et sauts de section déterminent des options de mise en pageet de mise en forme spécifiques dans votre document. Vous créez unenouvelle section pour modifier des propriétés telles que la numérotation,le nombre de colonnes ou les en-têtes et pieds de page d’une partie devotre document. Par exemple, vous pouvez mettre en forme une sectionavec une seule colonne pour l’introduction du rapport, puis mettre enforme la section suivante avec deux colonnes pour le corps de texte.Word considère que le document est composé d’une seule section àlaquelle il appliquera le même formatage jusqu’à l’insertion d’un saut desection.

Le saut de page

Si vous voulez insérer un saut de page à un emplacement spécifique,vous pouvez le faire manuellement :

1 Dans le document, cliquez à l’emplacement souhaité dedémarrage d’une nouvelle page.

2 Sélectionnez Insertion/Saut/Saut de page.

Bien que la mise en forme soit automatique, vous pouvez décider defaire un saut de ligne manuel :

1 Dans le document, cliquez à l’emplacement souhaité d’un saut deligne.

2 Appuyez sur [Maj]+[Retour].

Le saut de colonne

Il est disponible via le raccourci [Pomme]+[Maj]+[Retour] et facilite la miseen page en colonnes. Vous pouvez en effet mettre en forme le texte dansplusieurs colonnes, parfois nommées "colonnes de journal" du temps oùles articles étaient composés par colonnes.

Figure 5.9 :Le sous-menu Saut du menu Insertion de Word

104 LE GUIDE COMPLET

Word 2008 : Mise en formeChapitre 5

Page 105: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

Prenez un de vos textes et cliquez sur Colonnes dans la barre d’outilsprincipale ; une icône représentant quatre colonnes surgit au-dessous.Vous pouvez sélectionner deux à quatre colonnes. Word formatera votretexte en conséquence. Les colonnes supplémentaires n’apparaissent passi votre texte est trop court.

Le texte remplit les colonnes dans l’ordre de leur apparition, le saut decolonne intervenant une fois la colonne remplie. Si vous voulezcontrôler l’emplacement du saut de colonne, vous pouvez insérer un sautde colonne à l’emplacement de votre choix :

1 Dans le document, cliquez à l’emplacement souhaité d’insertiond’un saut de colonne.

2 Cliquez sur Insertion/Saut/Saut de colonne.

Ou ajuster toutes les colonnes pour que leur longueur soit identique :

1 Cliquez à l’extrémité des colonnes à ajuster.

2 Cliquez sur Insertion/Saut/Saut de section (continu).

Ma nouvelle page ne commence pas après les colonnes ajustées

Si vous voulez qu’une nouvelle page commence après les colonnesajustées, cliquez après le saut de section continu, puis insérez un saut depage manuel via Insertion/Saut/Saut de page.

En cours de travail, vous pouvez aussi modifier le nombre de colonnesen utilisant de nouveau le bouton Colonnes de la barre d’outilsprincipale.

Enfin, ces colonnes sont modifiablesen largeur en déplaçant lesmarqueurs bleus visibles sur la règlehorizontale.

Figure 5.10 :Un exemple de mise en page en colonnes

Figure 5.11 :Les marqueursde colonne

Insérer un élément dans votre document Chapitre 5

105LE GUIDE COMPLET

Page 106: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

Vous pouvez faciliter votre mise en page en affichant les limites descolonnes, des marges de page et d’objets par l’affichage des caractèresnon imprimables dont le bouton Afficher figure sur la barre d’outilsprincipale.

Le saut de section

Chaque saut de section contrôle la mise en page et la mise en forme dela section précédant le saut. Par exemple, si vous supprimez un saut desection, le texte précédent se raccroche à la section qui suit et épouse samise en forme. La dernière marque de paragraphe (¶) dans le documentcontrôle la mise en page et la mise en forme de la dernière section dudocument. Si le document ne contient pas de section, la dernière marquede paragraphe commande la mise en page et la mise en forme dudocument entier.

Les sauts de section sont de quatre types :

j Page suivante. Le saut insère un saut de section et une nouvellesection sur la page suivante.

j Continu. Le saut insère un saut de section et une nouvelle sectionsur la même page.

j Page impaire. Le saut insère un saut de section et une nouvellesection sur la page impaire suivante.

j Page paire. Le saut insère un saut de section et une nouvellesection sur la page paire suivante.

Pour chaque section, vous pourrez modifier les options de mise en pageet de format des éléments suivants :

j marges ;j format ou orientation de la page ;j alimentation papier de l’imprimante ;

Figure 5.12 :Un exemple de caractères non imprimables d’une colonne

106 LE GUIDE COMPLET

Word 2008 : Mise en formeChapitre 5

Page 107: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

j bordures de page ;j alignement vertical ;j en-têtes et pieds de page ;j colonnes ;j numérotation de page ;j numérotation de ligne ;j notes de bas de page ou de fin.

Pour modifier un saut de section :

1 Cliquez dans la section à modifier.

2 Dans le menu Format, cliquez sur Document.

3 Dans le menu contextuel Début de la section, cliquez sur l’optionqui décrit le type de saut de section souhaité.

Pour supprimer un saut de section :

1 Cliquez sur le saut de section à supprimer.

2 Si vous êtes en mode Page ou en mode Plan et que vous ne voyiezpas le saut de section, dans la barre d’outils Standard, cliquez surAfficher les caractères non imprimables.

3 Appuyez sur Supprimer.

Suppression d’un saut de section

Lorsque vous supprimez un saut de section, vous supprimez aussi lamise en forme de la section pour le texte dans la section précédant lesaut. Ce texte devient partie intégrante de la section suivante et épousela mise en forme de la section, y compris les marges. Pensez à faire unretour en arrière ([Pomme]+[Z]) si vous vous êtes trompé.

Les numéros de page

Vous pouvez insérer des numéros de page dans votre document. Ils seplaceront dans la zone de l’en-tête ou du pied de page que vous pouvezégalement activer depuis Office 2008 en cliquant en haut ou en bas devotre document ou via Affichage/En-tête et pied de page.

Procédez ainsi :

1 Assurez-vous d’être en mode Page.

Insérer un élément dans votre document Chapitre 5

107LE GUIDE COMPLET

Page 108: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

2 Cliquez sur Insertion/Numéros de page.

Notez la présence de l’option Commencer la numérotation à la premièrepage que vous pourrez décocher si votre document contient une page degarde.

Dans la partie droite de cette fenêtre, un aperçu montre lepositionnement de votre numéro de page.

En dessous de cette option, vous pouvez cliquer sur Format desnuméros de page qui ouvre une nouvelle fenêtre

Cette fenêtre vous permet de définir le type de format des numéros depage en chiffres arabes ou romains, par exemple, ainsi que leurdémarrage depuis le début du document ou pour une section donnée.

Date et heure

De la même manière que pour l’insertion d’un numéro de page, vouspouvez dater votre document via Date et heure…. Pour cela :

Figure 5.13 :Numéros de page

Figure 5.14 :La fenêtre Format des numéros de page deWord

Figure 5.15 :La boîte de dialogue Date et heure

108 LE GUIDE COMPLET

Word 2008 : Mise en formeChapitre 5

Page 109: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

1 Dans Insertion/Date et heure…, faites surgir la fenêtrecorrespondante.

2 Cliquez sur la date de votre choix.

3 Demandez à mettre à jour automatiquement en cochant la case sivous souhaitez que votre document affiche toujours sa dernièreutilisation.

Insertion automatique…

Vous pouvez enregistrer et insérer rapidement du texte, des graphiques etd’autres éléments dont vous vous servez souvent ; votre adresse, parexemple.

Word insère automatiquement les éléments enregistrés dans le documentlorsque vous saisissez les premiers caractères ou lorsque voussélectionnez l’entrée d’un menu. Word est fourni avec des insertionsautomatiques intégrées mais nous allons voir comment créer les vôtres.

Via Affichage/Insertion automatique…, vous appelez les préférences deWord en matière d’insertion automatique. Laissez les préférences pardéfaut et si vous devez faire régulièrement des insertions, utilisezAfficher barre d’outils pour bénéficier d’un accès plus direct.

Pour créer une insertion automatique :

1 Sélectionnez un texte ou un graphique à enregistrer.

2 Pour stocker la mise en forme de paragraphe avec l’entrée,incluez la marque de paragraphe dans la sélection.

Figure 5.16 :Le sous-menu Insertion automatique…

Figure 5.17 :Création d’une insertion automatique

Insérer un élément dans votre document Chapitre 5

109LE GUIDE COMPLET

Page 110: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

3 Rendez-vous dans Insertion/Insertion automatique/Nouveau.

4 Dans la boîte de dialogue qui apparaît, entrez un nom pourl’insertion automatique. Word enregistre l’insertion automatiquepour une utilisation ultérieure dans NORMAL, la catégorie pardéfaut, disponible pour tous documents. Cliquez sur OK.

Quatre caractères minimum

Pour une insertion automatique, assurez-vous que le nom contient aumoins quatre caractères ; Word effectue une insertion seulement après lasaisie de quatre caractères.

Vous pouvez vérifier la présence de votre nouvelle Insertionautomatique en vous rendant dans Insertion/Insertionautomatique/Normal suivi du nom de votre insertion. En lâchant lasouris sur cette insertion, vérifiez qu’elle apparaît après votre pointeurdans votre document Word.

Pour modifier une insertion automatique, procédez de même que pour sacréation. Lors de l’apparition de Créer une insertion automatique, vousserez invité à la redéfinir si vous adoptez le même nom, Word identifiantla précédente. Il ne vous restera plus qu’à confirmer la modification.

Pour supprimer une insertion automatique :

1 Retournez dans les préférences d’insertion automatique viaInsertion/Insertion Automatique….

2 Dans la liste Tapez les insertions automatiques ici, cliquez sur lenom de l’insertion automatique à supprimer.

3 Cliquez sur Supprimer.

Figure 5.18 :La boîte de dialogueOrganiser de Modèles etCompléments

110 LE GUIDE COMPLET

Word 2008 : Mise en formeChapitre 5

Page 111: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

Champ…

Un champ est un texte d’espace réservé indiquant l’emplacement danslequel apparaîtront les informations de votre source de données. Le codede champ inclut les caractères du champ { , le type du champ et desinstructions.

Pour insérer un champ dans un document, utilisez Insertion/Champ….

L’insertion de champ, incontournable en cas de fusion dedocuments, sera étudiée lors du publipostage au chapitre 6,Word 2008 : Les outils.

Caractères spéciaux…

Les Caractères spéciaux sont associés à la boîte de dialogueSymboles accessible par l’onglet Symboles de la Palette d’objets.

Outre les caractères typographiques non imprimables comme le tiretcadratin ou demi cadratin, trois caractères méritent votre attention pourleur utilité fréquente :

j l’espace insécable, également accessible par le raccourci[Ctrl]+[Maj]+[Barre}d'espace].

j le symbole copyright (raccourci : [Alt]+[C]).j le symbole marque déposée (raccourci : [Alt]+[R]).

Figure 5.19 :La boîte de dialogue Caractèresspéciaux…

Insérer un élément dans votre document Chapitre 5

111LE GUIDE COMPLET

Page 112: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

Commentaire

L’insertion d’un commentaire prend son sens dès que vous êtes en Suivides modifications. En demandant à insérer un commentaire parInsertion/Commentaire, vous faites apparaître cette barre de révision.

Vous pouvez également activer le Suivi des modifications en cliquant aumilieu et en bas de votre document sur RÉV.

Grâce au suivi des modifications, plusieurs utilisateurs peuventcollaborer sur un même document. Les modifications apportées parchaque personne sont suivies et affichées dans une couleur distinctemais elles ne sont pas incluses dans le texte du document jusqu’à leurrévision et leur acceptation. Si les marques de révision ne s’affichent pasdans le document :

1 Allez dans Outils/Suivi des modifications/Afficher lesmodifications.

2 Activez la case à cocher Afficher les modifications à l’écran.

3 Procédez de la manière suivante :

But Étape 1 Étape 2

Réviser lamodificationsuivante

Cliquez sur Suivant. Cliquez sur Accepter lamodification, Refuser lesmodifications ouSupprimer lescommentaires.

Accepter toutesles modificationsà la fois

Cliquez sur la flèche prèsde Accepter lamodification.

Cliquez sur Acceptertoutes les modificationsdans le document.

Refuser toutesles modificationsà la fois

Cliquez sur la flèche pointvers le bas près deRefuser les modificationsou Supprimer lescommentaires.

Cliquez sur Refuser toutesles modifications dans ledocument.

Figure 5.20 :Une bulle de commentaire

Figure 5.21 :Le sous-menu Accepter la modification de la barre derévision

112 LE GUIDE COMPLET

Word 2008 : Mise en formeChapitre 5

Page 113: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

But Étape 1 Étape 2

Supprimer touslescommentaires àla fois

Cliquez sur la flèche prèsde Refuser lesmodifications ouSupprimer lescommentaires.

Cliquez sur Supprimertous les commentaires dudocument.

Réviser leséléments crééspar un relecteurspécifique

Cliquez sur Afficher. Cliquez sur Relecteurspuis désactivez toutes lescases à cocher, àl’exception de celle durelecteur dont vous voulezréviser les modifications.Pour activer ou désactiverles cases à cocher pourtous les relecteurs, cliquezsur Tous les relecteurs.

Les infobulles vous guident

Pensez à laisser le pointeur de votre souris un moment sur unemodification pour prendre connaissance de l’infobulle associée. Ellecontient le nom de l’auteur, la date, l’heure et le type de la modification.

Si vous souhaitez modifier les couleurs de révision selon votre goût,pensez à appeler les préférences de révision :

j via Word/Préférences… puis en cliquant sur Suivi desmodifications ;

j via le menu Afficher de la barre de révision en cliquant surPréférences….

Ce suivi des modifications ne présenterait qu’un intérêt limité sans lapossibilité d’envoyer par email via Entourage votre document assorti deses modifications à un ou plusieurs lecteurs. Cliquez pour cela surDestinataire du message ou sur Message instantané qui lanceraMicrosoft Messenger pour une session de "chat".

Figure 5.22 :Le sous-menu Afficher de la barre de révision

Insérer un élément dans votre document Chapitre 5

113LE GUIDE COMPLET

Page 114: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

Éléments de document

Les Éléments de documents permettent d’automatiser des tâchescourantes mais parfois laborieuses, telles que la création d’une table desmatières. Disponibles dans la Bibliothèque des éléments, cescomposants de publication de conception professionnelle incluent despages de couverture, des tables des matières, des en-têtes, des pieds depage et des bibliographies qui vous aident à assembler rapidement desdocuments complexes.

Ces éléments sont activables en cliquant sur l’onglet au-dessus de larègle de votre document. Rangés selon l’ordre suivant : Pages de garde,Table des matières, En-tête, Pied de page et Bibliographies ; il suffit decliquer sur l’un d’eux pour l’insérer dans votre document.

Changez l’ordre des éléments

Par un clic droit maintenu de votre souris, vous pouvez changerl’ordre des éléments selon vos souhaits.

Revenons à la Bibliothèque de projets par le raccourci [Pomme]+[Maj]+[P]et appelons un document de publication, par exemple une Affiche de lasous-catégorie Événements. La barre d’outils principale se transformeimmédiatement en privilégiant des outils qui permettent de manipulerdes blocs de texte ou des images.

Figure 5.23 :Le modèle Affiche Événements

114 LE GUIDE COMPLET

Word 2008 : Mise en formeChapitre 5

Page 115: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

Retournez dans Insertion de Word. Remarquez la modification de cemenu. La zone allant de Note… à Filigrane… a disparu. Vous avez lapossibilité d’insérer depuis ce menu des Tableaux rapides, desGraphiques ordinaires et SmartArt ainsi que du WordArt.

Conçus pour faciliter vos présentations, ces modèles sont utilisablesdans Word, Excel et PowerPoint. S’ils ne sont pas accessibles dansl’application où vous vous trouvez, ils resteront en filigrane bleu et vousne pourrez pas les insérer. Nous allons les passer en revue suivantchaque catégorie.

Les éléments de document sont réunis en cinq sous-catégoriesauxquelles vous accédez par des onglets :

j Pages de garde ;j Table des matières ;j En-tête ;j Pied de page ;j Bibliographies.

Une page de garde est la première page d’un rapport ou d’un livre, engénéral d’un document de plusieurs pages. On y trouve usuellement letitre et le nom de l’auteur ainsi que ses coordonnées ou celles de lasociété pour laquelle l’auteur a rédigé ce rapport.

Une table des matières permet d’embrasser d’un seul regard le contenud’un ouvrage volumineux. Elle renvoie généralement à des chapitres etsous-chapitre sans entrer dans les détails. Word s’inspire des styles quevous avez définis dans votre document pour générer une table desmatières.

Word peut créer des styles selon vos souhaits :

1 Cliquez sur l’onglet Styles dans la Palette de formatage.

2 Cliquez sur Sélectionner tout si vous souhaitez définir un styleentre deux sauts de paragraphe. Dans le cas contraire, le styles’appliquera à la ligne sur laquelle se trouve votre pointeur.

Figure 5.24 :Les onglets Éléments dedocument

Insérer un élément dans votre document Chapitre 5

115LE GUIDE COMPLET

Page 116: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

3 Cliquez sur Nouveau Style. Une boîte de dialogue apparaît.

4 Réglez les options choisies telles que le type, la police, sesenrichissements…

5 Nommez votre style et enregistrez-le. Il est désormais accessibledans Choisir un style à appliquer.

En cliquant une fois sur un des éléments de ces sous-catégories, Word lepositionne à l’endroit prédéfini, en première page pour une page degarde, par exemple. Il ne vous reste plus qu’à cliquer sur les espacesréservés identifiés par des crochets pour saisir votre propre texte.

Une page de garde en remplace une autre

Si votre document contient déjà une page de garde insérée à l’aide dela Bibliothèque des éléments et que vous cliquiez sur une autre page degarde dans la Bibliothèque des éléments, Word remplace l’ancienneconception de page de garde par la nouvelle.

Pour supprimer une page de garde, vous pourrez soit la sélectionner et lasupprimer via [Suppr], soit passer par le volet Navigation, sélectionner lapage de garde puis appuyer sur [Suppr].

Les en-têtes et pieds de page vous proposent une série d’optionsprédéfinies offrant un intérêt graphique évident. Si vous voulez aller auplus simple, cliquez en haut ou en bas de votre document pour activerl’en-tête ou le pied de page correspondants puis refermez cet espacelorsque vous êtes satisfait de son édition.

Figure 5.25 :La boîte de dialogue Nouveau style

116 LE GUIDE COMPLET

Word 2008 : Mise en formeChapitre 5

Page 117: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

Les Bibliographies et Travaux cités obéissent à des styles de citationsconnus dans le monde entier comme l’APA ou le Chicago, par exemple.Laissez-les réglés par défaut, sauf avis contraire. L’insertion d’unebibliographie nécessite la présence de sources bibliographiquescorrespondant aux définitions car Word "balaie" votre document à larecherche des citations existantes.

Tableaux rapides

Les tableaux vous permettent de mettre en page de manière harmonieuseune suite d’instructions pour un mode d’emploi ou une feuille de notes,par exemple.

Une fois insérés, vous aurez la possibilité de les modifier par un clicdroit dans le tableau. Le menu contextuel qui apparaît, différent du menuassocié au texte simple, constatez-le en faisant la même opération endehors du tableau que vous venez d’insérer, vous permet d’accéder sansdélai à la mise en forme de ce tableau.

Propriétés d’un tableau… renvoie à la boîte de dialogue du Tableau àlaquelle vous accédez également par Tableau/Propriétés d’un tableau….

Exercez-vous pour :

j Insérer un tableau… dans une cellule ;j Supprimer les cellules… à l’unité, par ligne ou par colonne entière ;

Figure 5.26 :Fermer l’en-tête depuis le document

Figure 5.27 :Le menu contextuel d’un tableau

Insérer un élément dans votre document Chapitre 5

117LE GUIDE COMPLET

Page 118: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

j Fractionner les cellules… selon un nombre de lignes et de colonnesmodulables ;

j Changer Bordure et trame… ;j Changer l’orientation du texte… ;j Modifier l’alignement de cellules ;j Ajuster au contenu, à la fenêtre, à une largeur de colonne fixe.

Si vous désirez aller plus loin dans ces ajustements, passez par Tableauqui réunit toutes ces commandes, en particulier la commande bienpratique Ajustement automatique et distribution.

Il peut être utile, lorsque vous créez un tableau, de dégager un en-têteentre deux tableaux en convertissant un tableau en texte. Procédez de lamanière suivante :

1 Placez votre point d’insertion au début d’une ligne où vousdésirez fractionner un tableau.

2 Par un [Ctrl]+clic, sélectionnez dans le menu contextuel quiapparaît Insérer une ligne.

3 Exécutez Tableau/Convertir tableau en texte….

4 Saisissez votre en-tête.

Graphiques… et Graphiques SmartArt…

Vous trouverez des Graphiques insérables à la suite des Tableaux rapides.

WordArt…

Destiné à apporter une touche de fantaisie à vos documents, WordArtcrée des chemins prédéfinis au long desquels vous pouvez saisir un

Figure 5.28 :Le menu Tableau de Word

118 LE GUIDE COMPLET

Word 2008 : Mise en formeChapitre 5

Page 119: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

texte. Son intérêt reste marginal pour un usage professionnel mais ilpourra faire la joie de vos enfants ou donner de l’agrément à uneinvitation.

Note…

Présente dès les premières versions d’Office, l’insertion de note est unoutil fondamental pour la plupart des documents. Word vous permetd’automatiser une opération qui serait fastidieuse manuellement puisquel’appel d’une note tient compte des précédentes en incrémentant de "1"le nombre ou le symbole que vous avez choisi. Ainsi la Note 1 serasuivie de la Note 2, la Note A de la Note B, etc.

Notez la présence d’un bouton Options qui vous permet depersonnaliser l’appellation et la numérotation de vos notes enréinitialisant par exemple cette dernière à chaque saut de section.

Notes ne peut être associé à un raccourci

Tous les éléments des menus de Word ne sont pas assortis deraccourcis. Certains sont paramétrables en vous rendant dansOutils/Personnaliser le clavier…. Malheureusement, ce n’est pas le cas deNotes.

Figure 5.29 :Un exemple WordArt

Figure 5.30 :La boîte de dialogue d’insertion d’une note

Insérer un élément dans votre document Chapitre 5

119LE GUIDE COMPLET

Page 120: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

Légende…

Destiné à légender vos illustrations ou vos équations par exemple, cetoutil est d’un emploi comparable à celui de Notes…

1 Dans Affichage, cliquez sur Page.

2 Dans Insertion, cliquez sur Légende....

3 Cliquez sur Nouvel intitulé.

4 Dans la zone Intitulé, tapez sur l’étiquette souhaitée puis cliquezsur OK pour fermer la boîte de dialogue Nouvel intitulé.

5 Dans la boîte de dialogue Légende…, cliquez sur Fermer.

La nouvelle étiquette de légende sera disponible dans le menucontextuel Intitulé de la boîte de dialogue Légende dès le prochain ajoutde légende.

Notez la présence d’un automatisme qui vous permet d’activer lelégendage si Word reconnaît des documents Office spécifiques.

Renvoi…

Pour faire référence à un élément affiché à un autre emplacement dudocument, vous pouvez créer un renvoi, par exemple "Figure 1, page 3".Si vous ajoutez ou supprimez du contenu et entraînez le déplacement del’élément référencé, Word mettra automatiquement le renvoi à jour.

1 Saisissez le texte à utiliser pour présenter le renvoi, puispositionnez le curseur sur l’emplacement souhaité d’affichage durenvoi. Par exemple, si vous tapez "Pour plus d’informations,voir", insérez une espace après le mot "voir" puis positionnez lecurseur après cette espace.

2 Allez dans Insertion/Renvoi….

3 Dans Catégorie, cliquez sur le type d’élément auquel renvoyer.

Figure 5.31 :La boîte de dialogue d’insertion d’une légende

120 LE GUIDE COMPLET

Word 2008 : Mise en formeChapitre 5

Page 121: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

4 Dans Insérer un renvoi à, cliquez sur les informations à insérer dansle document.

5 Dans la zone, cliquez sur l’élément spécifique auquel renvoyer.

Vous ne voulez pas de lien hypertexte

Si vous ne voulez pas que le renvoi soit un lien hypertexte cliquable,désactivez la case à cocher Insérer comme lien hypertexte. Cliquez surInsérer.

Table et index…

Notez le raccourci pratique [Pomme]+[Alt]+[Maj]+[X] pour appeler la boîtede dialogue du marquage des entrées d’index.

Vous pouvez créer une entrée d’index pour un mot, une phrase, unsymbole unique ou une rubrique qui s’étend sur plusieurs pages.

Procédez ainsi :

1 Sélectionnez le texte que vous voulez utiliser comme entréed’index.

2 Cliquez sur l’onglet Index puis sur Marquer entrée.

Figure 5.32 :Table & Index

Figure 5.33 :Marquer les entrées d’index

Insérer un élément dans votre document Chapitre 5

121LE GUIDE COMPLET

Page 122: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

Marquer des entrées d’index pour des symboles

Pour marquer les entrées d’index pour les symboles tels que @, dansle champ Entrée principale, directement à la suite du symbole, tapez ;#(point virgule suivi du signe dièse) puis cliquez sur Marquer. Lorsquevous créez l’index Word, placez les symboles au début.

Pour marquer des entrées d’index supplémentaires, sélectionnez le texte,qu’il s’agisse d’un mot ou d’une plage de textes, cliquez dans la boîte dedialogue Marquer entrée… puis répétez les deux dernières étapes.

1 Sélectionnez la plage de texte à laquelle l’index doit se référer.

2 Allez dans Insertion/Signet.

3 Dans le champ Nom du signet , tapez un nom puis cliquez surMarquer.

Ou :

1 Dans le document, cliquez sur le début de la plage detexte sélectionnée.

2 Allez dans Insertion/Tables et index.

3 Cliquez sur l’onglet Index puis sur Marquer entrée.

4 Dans le champ Entrée, tapez l’entrée d’index du texte marqué.

5 Dans Options, cliquez sur Plage de pages.

6 Dans le champ Signet, tapez ou sélectionnez le nom du signet del’étape 3.

7 Cliquez sur Marquer.

8 Cliquez sur Fermer.

Word insère chaque entrée d’index marquée en tant que champ d’entréed’index (XE) dans un format de texte masqué. Si le champ XE n’apparaîtpas, cliquez sur Afficher/Masquer dans la barre d’outils Standard.

Une fois votre Index marqué, il vous reste à le créer car il n’apparaîtnulle part, pour l’instant.

1 Cliquez dans votre document à l’endroit souhaité d’insertion del’index complet.

2 Allez dans Insertion/Tables et index… puis cliquez sur Index.

3 Cliquez sur une conception dans Formats.

122 LE GUIDE COMPLET

Word 2008 : Mise en formeChapitre 5

Page 123: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

4 Sélectionnez les autres options d’index souhaitées.

5 Votre index est créé au point d’insertion.

Filigrane…

Vous pouvez insérer une image ou du texte en filigrane. Cette techniqueappose une opacité réduite sur l’image afin qu’elle apparaisse en arrière-plan et soit à peine perceptible.

Image…

Nous entrons dans la dernière zone du menu Insertion de Word où lesobjets multimédias pouvant composer un document sont disponibles viaune série de commandes. Et en premier lieu, l’insertion d’une image. Lechoix d’une image de la bibliothèque d’images de Word ou d’une photoappropriée enrichit votre document.

Vous pouvez insérer une image par Insertion/Image/Image à partir d’unfichier… ou par la Palette d’objets. Cette dernière facilite laprévisualisation des images, ainsi que la recherche de celles qui sont leplus adaptées.

Ouvrons la Palette d’objets et examinons les images disponibles.

1 Cliquez sur Affichage/Palette d’objets.

2 Cliquez sur l’onglet Image de la bibliothèque. Vous pouvezinsérer n’importe quelle image de la bibliothèque dans desdocuments, des modèles ou d’autres fichiers.

Figure 5.34 :La boîte de dialogue Filigrane…

Insérer un élément dans votre document Chapitre 5

123LE GUIDE COMPLET

Page 124: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

3 Glissez déposez votre image sur votre document.

4 Cliquez sur l’image. Un cadre l’entoure. Revenez dans la Palettede formatage. Une section dédiée aux images est apparue.

5 Appliquez plusieurs types de mise en forme à cette image en vousimposant des objectifs simples tels que : réduire l’image, ladéplacer, la supprimer, l’insérer en filigrane, la rogner…

Pensez à retrouver ces commandes en cliquant du bouton droit surl’image que vous avez déposée dans votre document.

Le menu contextuel qui s’affiche vous donne accès à la boite dedialogue Format de l’image… que vous venez d’insérer dans Word.

Malgré les améliorations apportées par Microsoft à cette nouvelleversion d’Office, il reste regrettable que les modifications de réglage des

Figure 5.35 :L’onglet Image dans la Palette de formatage

Figure 5.36 :Le menu contextuel de Word sur une image

Figure 5.37 :La boîte de dialogue Format del’image

124 LE GUIDE COMPLET

Word 2008 : Mise en formeChapitre 5

Page 125: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

images ne soient toujours pas visibles en temps réel, vous forçant à desallers-retours entre la fenêtre Format de l’image… et le corps du texte.

Pour cette raison, il sera plus judicieux d’utiliser un logiciel tiers pourmettre en forme vos images, comme Adobe Photoshop, très complet, ouiPhoto, disposant des ajustements de base pour vos photos.

Objet HTML

Bien que Word ne soit pas un éditeur HTML, vous retrouvez iciquelques fonctions utiles lors de la création d’une page web :

j Fond sonore… vous permet d’insérer un commentaire sonoredans votre page.

j Texte défilant… fait défiler un texte de droite à gauche.j Case à cocher… crée un bouton lié à une variable booléenne

(oui/non).j Case d’option… crée un bouton dont l’activation exclue les autres

options, également lié à une variable booléenne.j Zone de liste… définit une liste fixe ou déroulante dont un

élément peut être sélectionné et renvoyé.j Zone de texte… crée un champ invitant à taper un texte pour

définir le sujet d’un message électronique, par exemple.j Envoyer… crée un bouton Envoyer récupérant les informations de

l’utilisateur pour les envoyer à un destinataire.j Réinitialiser… remet à zéro les champs remplis par l’utilisateur. Il

est généralement placé à côté du bouton Envoyer.j Masqué… crée un champ caché servant en général à un calcul

intermédiaire.

Zone de texte

Les zones de texte et les cadres sont des conteneurs de texte pouvantêtre positionnés sur une page et redimensionnés. Les zones de texteprésentent à peu près tous les avantages des cadres, auxquels s’ajoutentd’autres avantages, comme la possibilité d’effectuer un enchaînement dutexte d’une zone de texte à une autre. Toutefois, vous devez utiliser uncadre à la place d’une zone de texte lorsque votre texte ou graphiquecontient des commentaires, marques de commentaire ou appels de note.

Insérer un élément dans votre document Chapitre 5

125LE GUIDE COMPLET

Page 126: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

Utilisez une zone de texte pour :

j Faire continuer un texte d’un bout à l’autre d’un document enliant les zones de texte.

j Créer un filigrane contenant le texte qui s’affiche sur les pagesimprimées d’un document.

j Mettre en forme le conteneur de texte à l’aide des options de labarre d’outils Dessin. Vous pouvez appliquer divers effets, ycompris des ombres, des styles et des couleurs de bordure, desremplissages et des fonds.

j Faire pivoter ou retourner le texte.j Modifier l’orientation du texte.j Regrouper les conteneurs de texte en les liant ensemble et

modifier leur alignement ou leur distribution en tant que groupe.

Utilisez un cadre lorsque le texte ou les graphiques contiennent :

j des commentaires, indiqués par des marques de commentaire ;j des notes de bas de page ou de fin, indiquées par des marques de

référence de note.

Dès que vous créez plus d’une zone de texte, vous avez la possibilité deles lier pour suivre le flux d’un article dans lequel des images ont étéinsérées.

Pour lier deux zones de texte, positionnez le pointeur sur la poignée deliaison de la zone de texte dans l’angle inférieur gauche de la zone,cliquez sur le signe plus, puis dessinez une nouvelle zone de texte.

Vous avez maintenant deux zones de texte liées.

Figure 5.38 :Un exemple de deux zones de texte liées

126 LE GUIDE COMPLET

Word 2008 : Mise en formeChapitre 5

Page 127: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

Mes zones de texte liées ne sont pas visibles ?

Assurez-vous que vous êtes en mode Page ou en mode Publication.

Pour vous déplacer d’une zone à une autre :

1 Sélectionnez une zone de texte liée.

2 Dans la barre d’outils Zone de texte ou la barre d’outils Modepublication standard, cliquez sur Zone de texte suivante ou Zonede texte précédente.

Pour supprimer une zone de texte sans supprimer le texte :

1 Sélectionnez une zone de texte faisant partie d’un article.

2 Maintenez le pointeur sur la bordure de la zone de texte jusqu’àce que le pointeur devienne une main puis cliquez sur la bordure.La zone de texte est sélectionnée dès l’apparition des poignées deredimensionnement.

3 Appuyez sur [Suppr]. Le texte passe dans les zones de texte liéesrestantes.

4 Redimensionnez les zones restantes si besoin est.

Film…

Vous pouvez insérer une vidéo dans un de vos documents. Peu usuelledans le cas d’un fichier Word ou Excel, cette fonction vous rendraservice dans PowerPoint où il arrive de présenter de courtes séquencesdans des diapositives. Pour assurer une meilleure compatibilité avecOffice pour Windows, utilisez un format de vidéo tel que le MPEG 2,MPEG 4 ou AVI sans l’extension .mov qu’un PC ne "comprendra pas" siQuicktime n’est pas installé sur la machine.

Fichier…

Votre document Word accepte en son sein des documents Office, XML,des pages web, des fichiers RTF ou texte, des classeurs Excel.

Si le fichier est trop volumineux, vous avez la possibilité de le lier àvotre document. Avec des fichiers liés, bien qu’ils soient visibles dans ledocument, le fichier contient une référence pointant vers son

Insérer un élément dans votre document Chapitre 5

127LE GUIDE COMPLET

Page 128: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

emplacement dans le disque dur de votre machine ou d’une machinedistante sur un réseau intranet, par exemple.

Procédez ainsi :

1 Positionnez votre pointeur à l’emplacement souhaité d’insertionde l’image ou du fichier.

2 Allez dans Insertion/Image/À partir d’un fichier… ou dansInsertion/Fichier….

3 Cliquez sur l’image ou le fichier à insérer.

4 Activez la case à cocher Lier au fichier.

5 Cliquez sur Insérer.

Mes fichiers liés n’apparaissent pas…

Si vous envoyez le document à quelqu’un, les fichiers liés n’yfigureront pas s’il n’a pas à un accès physique à ces fichiers. De même,si vous déplacez ces fichiers dans votre ordinateur, Word ne lesretrouvera pas de lui-même…

Objet…

Utile lorsque vous voulez inclure des formulaires à remplir à l’intérieurmême d’un document Word, qu’il s’agisse de fichiers Word ou Excel.Dans ce cas, passez par cette fonction en cochant la case Afficher sousforme d’icône.

En adjoignant un commentaire à cette icône, les utilisateurs auront leloisir de cliquer dessus pour ouvrir le formulaire et le remplir…

Figure 5.39 :L’insertion d’un objet

128 LE GUIDE COMPLET

Word 2008 : Mise en formeChapitre 5

Page 129: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

Signet…

Les signets vous aident à atteindre rapidement un endroit donné dans undocument ; c’est l’équivalent d’un marque-page dans un documentélectronique.

Pour ajouter un signet :

1 Cliquez à l’emplacement souhaité d’insertion d’un signet.

2 Allez dans Insertion/Signet.

3 Dans Nom du signet, tapez un nom.

4 Cliquez sur Ajouter.

Les noms des signets doivent commencer par une lettre. Ils peuventrenfermer de 1 à 40 caractères et contiennent des lettres, des chiffres oudes traits de soulignement.

Pour supprimer un signet :

1 Allez dans Insertion/Signet.

2 Cliquez sur le nom du signet que vous désirez supprimer puis surSupprimer.

Si vous avez souvent recours aux signets pour donner un cours parexemple et atteindre rapidement telle ou telle partie de la vidéo projetée,prenez l’habitude d’afficher vos signets pour les repérer plusfacilement :

1 Allez dans Word/Préférences puis sur Affichage.

2 Cochez Signets.

Figure 5.40 :L’insertion d’un signet

Insérer un élément dans votre document Chapitre 5

129LE GUIDE COMPLET

Page 130: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

Les signets affectés à un élément s’affichent entre crochets ([ ]) àl’écran. Les signets affectés à un emplacement s’affichent sous forme depointeur en I. Ni les crochets ni le pointeur en I n’apparaissent àl’impression.

Lien hypertexte…

Vous pouvez définir du texte ou un objet comme lien hypertexte ouvrantun document Word, un classeur Excel ou une présentation PowerPoint.Un lien hypertexte peut également ouvrir une page web, un fichier ouune adresse de messagerie. Pour créer un lien hypertexte dans undocument Word, vous devez insérer un signet ou appliquer un stylespécifique d’en-tête au texte vers lequel vous voulez créer le lien ; Words’oriente par ce procédé au sein d’un document.

Figure 5.41 :Les préférences d’affichage deWord

Figure 5.42 :Insérer un lien hypertexte

130 LE GUIDE COMPLET

Word 2008 : Mise en formeChapitre 5

Page 131: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

Pour insérer un lien hypertexte :

1 Sélectionnez le texte ou l’objet à convertir en lien hypertexte.

2 Allez dans Insertion/Lien hypertexte....

3 Cliquez sur l’onglet correspondant au type de lien hypertexte àinsérer.

4 Suivez les instructions pour créer un lien vers une page web, undocument ou une adresse de messagerie.

5 Pour associer une infobulle qui s’affiche lorsque le pointeur passesur le lien hypertexte, cliquez sur Infobulle puis tapez le textesouhaité.

Pour modifier un lien hypertexte :

1 Sélectionnez le lien hypertexte à modifier.

2 Allez dans Insertion/Lien hypertexte.

3 Apportez les modifications souhaitées.

Pour supprimer un lien hypertexte :

1 Sélectionnez le texte ou l’objet représentant le lien hypertexte àsupprimer.

2 Allez dans Insertion/Lien hypertexte puis cliquez sur Supprimer lelien.

5.4. ConclusionVous savez maintenant insérer des objets de diverses natures dans undocument texte, le mettre en forme et l’améliorer par plusieurs typesd’insertions.

Nous allons voir comment Word peut vous faire gagner du temps avecses outils.

Conclusion Chapitre 5

131LE GUIDE COMPLET

Page 132: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp
Page 133: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

Word 2008 :Les outils

Les outils de vérification .................................................................................................. 134Les outils statistiques ....................................................................................................... 135Les outils de révision ........................................................................................................ 136Les Assistants spécifiques .............................................................................................. 137Enveloppes .......................................................................................................................... 142Étiquettes ............................................................................................................................. 143L’Assistant Courrier ........................................................................................................... 143Modifier vos informations personnelles ....................................................................... 147Modifier un modèle et l’enregistrer comme modèle personnel ............................. 148Le Carnet d’adresses ........................................................................................................ 150Les compléments .............................................................................................................. 150Gérer vos fenêtres ............................................................................................................. 153Conclusion ........................................................................................................................... 154

Page 134: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

Écrire son document en frappant du texte au kilomètre, le mettre enforme, utiliser des modèles de la Bibliothèque de projets vous ontpermis d’améliorer vos CVs, vos lettres et vos rapports pour ne citer queles documents les plus fréquemment créés dans un traitement de texte.

Notre attention va maintenant se porter sur le menu Outils. Ces outilsvous seront en effet précieux si vous désirez affiner une première versiond’un document.

Le menu Outils est découpé en cinq zones.

6.1. Les outils de vérificationDans cette première zone, vous allez vérifier la gramme etl’orthographe de votre document (raccourci : [Alt]+[Pomme]+[L]).

En utilisant les boutons de droite de la boîte de dialogue, vous ignorez,ajoutez une orthographe ou la remplacez par celle que Word voussuggère dans la liste située en bas à gauche. Évitez la Correction auto ;les résultats ne sont pas au point…

La boîte de dialogue Synonymes…, qui s’ouvre dans la boîte à outils del’onglet Outils de référence est utile lorsque vous souhaitez éviter desrépétitions dans votre texte ou enrichir celui-ci par des mots plusappropriés, un synonyme n’étant jamais totalement semblable au motauquel il fait référence. Elle est contiguë à celle du Dictionnaire…recensant l’orthographe et les définitions des mots.

Figure 6.1 :Le menu Outils de Word

Figure 6.2 :La boîte de dialogue Grammaire et orthographe…

134 LE GUIDE COMPLET

Word 2008 : Les outilsChapitre 6

Page 135: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

La Coupure de mots, traditionnellement nommée césure, se règle danscette boîte de dialogue. Laissez-la inactive par défaut. L’usage automatiquedes justifications dans les traitements de texte nous a rendus paresseux àl’égard de la césure. Il est devenu rare de la rencontrer dans des articles dejournaux. Elle devient peu à peu obsolète…

Langue… est une boîte de dialogue que vous ouvrirez assez souvent sivous écrivez en plusieurs langues ou recevez des documents del’étranger. En sélectionnant la langue de travail, vous activez les outilsde vérification correspondants.

6.2. Les outils statistiquesLa deuxième zone d’outils réunit des outils statistiques :

j Statistiques… également accessible au pied de votre document encliquant sur Nombre de mots : compte le nombre de caractères,un outil très utile si vous êtes journaliste.

j Synthèse automatique… est censé créer une synthèse de votredocument. En réalité, l’analyse de Word reste fantaisiste et àmoins d’avoir un usage détourné de cet outil, vous pourrez vousen passer sans dommages. En guise de clin d’œil, voici lasynthèse d’une page de "La Bovary" de Flaubert :

Figure 6.3 :La boîte de dialogue Langue

Figure 6.4 :Un exemple de synthèse qui prête à sourire

Les outils statistiques Chapitre 6

135LE GUIDE COMPLET

Page 136: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

j Correction automatique… appelle les préférences de Word. Cetoutil est nettement plus intéressant puisque Word dispose d’unebase de données des erreurs les plus fréquentes dans les languesles plus connues. Par exemple, il remplacera "ficheirs" par"fichiers" en identifiant automatiquement la faute de frappe. Maisil vous laissera l’écrire selon vos souhaits si vous corrigez sacorrection…

6.3. Les outils de révision

Le premier item de la troisième zone d’outils, Suivi desmodifications…, a été traité au chapitre 5, Word 2008 : Mise enforme.

j La Fusion de documents… fusionne un document de votre choixavec le document ouvert.

j La Protection des documents… peut allouer un mot de passe auxcommentaires que vous faites lors de la révision d’un document.

j L’Indicateur de message pour le suivi… vous rappelle la date etl’heure pour lesquelles vous avez à réviser un document donné.

Figure 6.5 :La boîte de dialogue Correctionautomatique…

136 LE GUIDE COMPLET

Word 2008 : Les outilsChapitre 6

Page 137: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

6.4. Les Assistants spécifiquesLa quatrième zone d’outils réunit des Assistants pour vos publipostages,étiquettes, courriers et adresses.

Le Gestionnaire de publipostageLe Gestionnaire de publipostage, anciennement appelé Gestionnaire defusion de données, combine ou fusionne les informations d’une sourcede données avec les informations d’un document Word de manière àautomatiser plusieurs versions du document.

Vous avez décidé d’envoyer une lettre à tous vos contacts sur la nouvelleactivité que vous développez. Pour ce faire, vous allez créer une lettretype dans laquelle des champs tels que le nom et l’adresse, le téléphoneet l’email seront automatiquement changés par Word à partir d’une basede données qui peut être un document Word, une feuille Excel, unCarnet d’adresses Office ou une base de données FileMaker Pro.

La fusion finale peut être un document Word ou des messagesélectroniques dans Entourage. Vous pouvez aussi les imprimer directement.

Procédez ainsi :

1 Ouvrez ou créez le document d’origine, ici une lettre type.

Figure 6.6 :Le principe d’un publipostage

Figure 6.7 :Un document d’origine

Les Assistants spécifiques Chapitre 6

137LE GUIDE COMPLET

Page 138: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

2 Indiquez au Gestionnaire de publipostage le type de fusion etpublipostage souhaité : une lettre type, des étiquettes depublipostage, des enveloppes ou un catalogue.

3 Dans 1. Sélectionner le type de document, cliquez sur le menucontextuel.

4 Dans Nouvel objet, sélectionnez Lettres types.

Votre document est désormais le document principal pour le type defusion Lettres types et l’ajout ou la création de données de fusion estactif.

Créons cette source de données et ajoutons-y des enregistrements.

5 Dans 2. Sélectionner la liste de destinataires, cliquez sur le menucontextuel Obtenir la liste puis sur Nouvelle source de données....

6 Dans la boîte de dialogue Créer une source de données, cliquezsur OK.

7 Pour ajouter des champs supplémentaires, tapez l’intitulé dans lechamp Liste d’espaces réservés puis cliquez sur Ajouter un espaceréservé. Le nom des espaces réservés ne peut pas contenird’espace ou de tiret, ni commencer par un nombre.

Figure 6.8 :Le Gestionnaire de publipostage

Figure 6.9 :La boîte de dialogue Créer une sourcede données

138 LE GUIDE COMPLET

Word 2008 : Les outilsChapitre 6

Page 139: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

8 Dans la boîte de dialogue Enregistrer une source de données,tapez un nom de fichier, sélectionnez un emplacement pourenregistrer le document source de données puis cliquez surEnregistrer.

9 Dans la boîte de dialogue Saisie de données de fusion, tapez lesdonnées personnelles d’un contact. Pour ajouter desenregistrements, cliquez sur Nouveau, puis saisissez les donnéespersonnelles du contact. Recommencez autant de fois quenécessaire. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur OK.

Le nom de votre document source de données s’affiche dans leGestionnaire de publipostage. Si vous voulez ajouter ou modifier desdonnées, appuyez sur Modifier la source de données situé à droite deObtenir la liste afin de rappeler Saisie de données de fusion.

Je peux créer plusieurs sources de données

Lorsque vous effectuez un mailing, ce dernier peut varier selon desgroupes de destinataires. Créez dans ce cas des sources de donnéessupplémentaires en modifiant en conséquence les espaces réservés.

Vous pouvez réutiliser la source de données pour n’importe queldocument de publipostage mais un document principal ne peut utiliserqu’une source de données à la fois.

Il est temps maintenant de positionner ces espaces réservés dans ledocument que vous avez sélectionné en première étape. La procédure estcelle du glisser déposer depuis l’onglet Contacts vers votre documentprincipal.

10 Sous 3. Insérer des espaces réservés, cliquez sur Contacts. L’ongletAutres, réservé à un usage avancé, contient des opérateurslogiques.

Figure 6.10 :La boîte de dialogue Saisie dedonnées de fusion

Les Assistants spécifiques Chapitre 6

139LE GUIDE COMPLET

Page 140: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

11 Faites glisser un espace réservé (par exemple Prénom) versl’endroit où il doit s’afficher dans le document principal.

12 Répétez l’étape 2 pour tous les espaces réservés à insérer dans ledocument.

Pour supprimer un espace réservé du document, sélectionnez le champdans le document principal puis appuyez sur [Suppr].

Tous vos espaces réservés apparaissent entre chevrons (par exemple<<Prénom>>), de manière à les distinguer du texte normal.

Les chevrons rendant la lecture plus difficile, assurez-vous que vousutilisez des espacements et une ponctuation corrects entre les espacesréservés.

Lorsque vous êtes satisfait de la mise en page de vos espaces réservés,passez l’étape 4.Filtrer les destinataires.

Le Gestionnaire de publipostage permet d’envoyer des lettres à un pluspetit groupe de destinataires, tels ceux qui vivent dans une ville avec uncode postal donné. Si nécessaire, le filtrage peut combiner jusqu’à sixcritères.

Créons des lettres pour les destinataires vivant dans une ville donnée :

13 Sous 4. Filtrer les destinataires, cliquez sur Options.

14 Dans la boîte de dialogue Options de requête, cliquez sur le menucontextuel Champ puis sur Ville.

15 Sous Filtrer les enregistrements, cliquez sur Champ puis sur Ville.

16 Dans le champ Comparer à, saisissez le nom d’une ville présentedans votre source de données puis cliquez sur OK.

Figure 6.11 :La boîte de dialogue Optionsde requête

140 LE GUIDE COMPLET

Word 2008 : Les outilsChapitre 6

Page 141: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

17 Pour supprimer les filtres de votre source de données, sous 4.Filtrer les destinataires, cliquez sur Options puis sur Effacer tout.

18 Pour trier les enregistrements filtrés (par exemple par noms dansl’ordre alphabétique), sous 4. Filtrer les destinataires, cliquez surOptions puis sur l’onglet Trier les enregistrements.

Lorsque vos critères de tri ont été établis, vous pouvez afficher un aperçude vos lettres afin de vous assurer qu’elles correspondent à vos attentes.

19 Sous 5. Visionner les résultats, cliquez sur Mode publipostage.

Les données personnelles du premier enregistrement remplacent lesespaces réservés dans le document principal.

À l’aide des triangles rouges ou du champ indiquant un numéro danslequel vous pouvez taper le numéro de votre choix, vous vous déplacezd’un document à l’autre.

Pour terminer le publipostage, sélectionnez un format pour le documentfusionné. Suivant la nature de ce publipostage, trois options de formatsont disponibles :

j une impression ;j un nouveau document Word ;j des messages électroniques Entourage.

En effet, en l’absence d’email par exemple, le publipostage versEntourage restera en grisé.

En demandant la fusion dans un nouveau document Word, ce qui estplus prudent que de procéder à une impression directe, le document quis’affiche contient l’ensemble des lettres types séparées par un saut depage. Il ne vous reste plus qu’à imprimer et/ou enregistrer ce documentdans votre ordinateur.

20 Pour achever le publipostage par des messages électroniquesEntourage, cliquez dans 6. Achever la fusion sur Générez desmessages électroniques. Pour utiliser cette option, Entouragedoit être votre application de messagerie par défaut.

21 Pour achever la fusion pour une plage de contacts spécifique (parexemple du 1er au 5e), dans le menu contextuel Fusionner uneplage de données, cliquez sur Personnalisé. Les champs en bas àdroite s’activeront pour que vous précisiez un numéro de départ etde fin.

Les Assistants spécifiques Chapitre 6

141LE GUIDE COMPLET

Page 142: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

6.5. Enveloppes…

Dotée de deux champs, cette boîte de dialogue vous invite à définir undestinataire et un expéditeur. Si vous désirez désigner un autreexpéditeur, cliquez sur l’icône du Carnet d’adresses ou tapezdirectement l’adresse.

Pour créer une enveloppe unique :

1 Dans Outils, cliquez sur Enveloppes...

2 Dans Adresse du destinataire, tapez ou modifiez l’adresse postale.

3 Dans Adresse de l’expéditeur, saisissez ou modifiez l’adresse del’expéditeur. Si vous ne pouvez pas taper dans la zone Adresse del’expéditeur, désactivez Utiliser mon adresse.

4 Insérez une enveloppe dans l’imprimante.

5 Dans la boîte de dialogue Enveloppe, cliquez sur Imprimer. Wordcrée le document associé et vous laisse la possibilité de l’enregistrerpour un usage ultérieur si vous annulez l’impression à ce stade.

6 Pour imprimer directement, cliquez sur Imprimer ou rendez-vousdans Fichier/Imprimer….

7 Pour créer les enveloppes associées à un publipostage, cliquez surFusion puis reportez-vous au Gestionnaire de publipostage.

Figure 6.12 :La boîte de dialogue Enveloppes…

Figure 6.13 :Une enveloppe en cours de fusiondans un publipostage

142 LE GUIDE COMPLET

Word 2008 : Les outilsChapitre 6

Page 143: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

6.6. Étiquettes…Vous pouvez imprimer des étiquettes par feuilles, identiques ou toutesdifférentes si vous passez par une fusion avec une source de données.

Pour imprimer une étiquette unique :

1 Dans Outils, cliquez sur Étiquettes.

2 Dans Adresse, tapez ou modifiez l’adresse postale.

3 Dans Étiquettes, cliquez sur Options, sélectionnez les paramètrespour le type d’étiquette utilisé puis cliquez sur OK.

4 Dans Nombre d’étiquettes, cliquez sur Étiquette unique.

5 Dans Ligne et Étiquette, sélectionnez les numéros correspondant àl’étiquette sur la feuille d’étiquettes à imprimer ; une partie de vosétiquettes pouvant déjà être utilisées…

6 Insérez une feuille d’étiquettes dans l’imprimante.

7 Dans Étiquettes, cliquez sur Imprimer.

8 Dans la boîte de dialogue Imprimer qui s’affiche, cliquez surImprimer.

9 Pour imprimer une série d’étiquettes, cliquez sur Fusion puisreportez-vous au Gestionnaire de publipostage.

6.7. L’Assistant Courrier…Créons une lettre en utilisant l’Assistant Courrier. Vous pouvez yaccéder via Outils/Assistant courrier… ou procédez ainsi :

1 Cliquez sur Fichier/Bibliothèque de projets.

Figure 6.14 :La boîte de dialogue Étiquettes

L’Assistant Courrier… Chapitre 6

143LE GUIDE COMPLET

Page 144: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

2 Sous l’onglet Nouveau, sélectionnez Papier à en-tête.

3 Sélectionnez Assistant Courrier.

4 Une fenêtre s’ouvre afin de vous assister en quatre étapes.

Dans cette première fenêtre de l’Assistant Courrier, vous pouvez inclurede haut en bas :

j la ville de l’expéditeur ;j le format de date ;j un en-tête et un pied de page ;j un modèle prédéfini ;j une indentation de vos paragraphes suivant une tabulation

prédéfinie selon les usages ;j un espace à préserver si vous utilisez un papier à en-tête

préimprimé.

Lorsque vous avez fait vos choix, cliquez sur Suivant.

Figure 6.15 :La première étape del’Assistant Courrier

Figure 6.16 :La deuxième étape de l’AssistantCourrier

144 LE GUIDE COMPLET

Word 2008 : Les outilsChapitre 6

Page 145: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

La deuxième étape est consacrée au destinataire de votre courrier. Vouspouvez remplir les champs Nom du destinataire et Adresse dudestinataire ou cliquer sur l’icône Carnet d’adresses pour faire surgir unefenêtre de celui-ci où vous sélectionnerez votre adresse :

Dans ce cas, Office ne lance pas Entourage afin de ne pas alourdir lestâches et vous laisse modifier une adresse au sein du carnet de la mêmemanière. Pour vous en assurer, cliquez sur une adresse et modifiez-la.

Lorsque vous avez terminé et choisi éventuellement d’insérer uneformule de politesse, passez à la troisième étape en cliquant sur Suivant.

Activez les différentes options qui s’offrent à vous :

j Référence ;j Critères de diffusion ;

Figure 6.17 :Le Carnet d’adresses via l’AssistantCourrier

Figure 6.18 :La troisième étape de l’AssistantCourrier

L’Assistant Courrier… Chapitre 6

145LE GUIDE COMPLET

Page 146: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

j À l’attention de ;j Objet ;j Copie(Cc).

Découvrez au passage les codes en vigueur dans les administrations etles entreprises.

La Référence peut concerner un courrier précédent ou un numéro dedossier, les Critères de diffusion précisent à votre destinataire la naturede votre courrier. Est-il confidentiel ? À usage restreint dans un cercledonné ou au contraire à diffuser largement ? Les trois dernières optionsvous rappellent les champs en vigueur dans un email et dont le courrierélectronique a hérité.

Passons à la dernière étape de l’Assistant Courrier ; il vous faut définirl’expéditeur et les informations du Bloc de fin où se retrouvent voscoordonnées ou celles de la société pour laquelle vous rédigez cecourrier.

Cliquez sur Terminer pour confier à l’Assistant Courrier la mise en pagede votre lettre. Il ne vous reste plus qu’à frapper le texte dont la mise enforme vient d’être définie.

À titre d’exercice, tentez de reproduire le résultat de l’Assistant Courrierà partir d’un document vierge en réglant vos marges et vos taquets detabulation manuellement.

Figure 6.19 :La quatrième étape del’Assistant Courrier

146 LE GUIDE COMPLET

Word 2008 : Les outilsChapitre 6

Page 147: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

6.8. Modifier vos informationspersonnelles

Vous avez peut-être remarqué la présence d’informations personnellesen utilisant cet Assistant.

Si vous souhaitez les modifier :

1 Cliquez sur Word/Préférences….

2 Dans Paramètres personnels, cliquez sur Utilisateur.

Vous retrouvez vos informations personnelles telles que le prénom, lenom, l’adresse, le téléphone et l’email dont Word se sert pour renseignervos modèles. Mais il peut être nécessaire d’écrire des courrierspersonnels. Cliquez sur Plus.

La fenêtre qui apparaît vous donne accès à la base de donnéesd’Entourage où sont stockés vos contacts dans un carnetd’adresses qui sera traité plus en détail au chapitre 12,Entourage 2008 : Premier contact.

Figure 6.20 :L’onglet Paramètres personnels desPréférences de Word

Figure 6.21 :La fenêtre de raccourci vers le carnetd’adresses d’Office

Modifier vos informations personnelles Chapitre 6

147LE GUIDE COMPLET

Page 148: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

Il ne vous reste plus qu’à modifier ces informations en vous rendantdans les onglets à droite de Résumé.

6.9. Modifier un modèle et l’enregistrercomme modèle personnel

Si vous appréciez la mise en page d’un modèle mais souhaitez utiliserd’autres couleurs et polices, vous pouvez personnaliser ces élémentsselon vos besoins.

1 Ouvrez la Bibliothèque via Fichier/Bibliothèque de projets… ouvia son raccourci [Pomme]+[Maj]+[P].

2 Prenez le modèle Lettre Avantage dans la rubrique Papier à en-tête.

3 Choisissez par exemple de modifier les couleurs de l’en-tête dansla section Bordure et Trame.

Double-clic

Un double-clic permet de fermer ou d’ouvrir une section de la palette.

Figure 6.22 :L’en-tête du modèle de Lettre Avantage

Figure 6.23 :La couleur de remplissage

148 LE GUIDE COMPLET

Word 2008 : Les outilsChapitre 6

Page 149: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

4 Sélectionnez les couleurs à utiliser en cliquant à chaque fois sur lazone considérée.

5 Sélectionnez l’ensemble de la lettre via le raccourci [Pomme]+[A].Rendez-vous dans la section Police. Changez la policeprédéfinie par une police de votre choix.

6 Lorsque vous avez terminé la personnalisation de votre lettre,cliquez sur Fichier/Enregistrer sous.

7 Dans Format, sélectionnez Modèle Word (.dotx). Word sélectionneautomatiquement le dossier où sont réunis vos modèlespersonnalisés.

8 Dans Enregistrer sous, renommez votre modèle car Word se sertpar défaut des premiers mots du documents et ce n’est pastoujours pertinent.

9 Cliquez sur Enregistrer.

Vous pouvez vérifier, en rappelant via Fichier/Bibliothèque de projetspuis en cliquant sur Mes Modèles, que celui-ci s’y trouve bien.

En le sélectionnant, Word ouvre un document sans titre respectant lamise en page et les textes prédéfinis dans ce modèle.

Mes amis n’arrivent pas à utiliser mon modèle

Pensez à l’enregistrer au format plus ancien .dot ; ils n’ont peut-êtrepas la dernière version d’Office.

Figure 6.24 :La fenêtre Enregistrer sousde Word

Modifier un modèle et l’enregistrer comme modèle personnel Chapitre 6

149LE GUIDE COMPLET

Page 150: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

Si vous vous servez souvent de modèles, vous aurez intérêt à en rendrel’accès plus direct. Les modèles sont situés sur votre disque dur ;empruntez le chemin suivant :

Utilisateurs/nom d’utilisateur/Bibliothèque/Application Support/Microsoft/Office/Modèles utilisateur/Mes modèles

Cet accès n’étant pas des plus pratiques, pensez à glisser le dossier Mesmodèles dans la colonne de gauche de la fenêtre du Finder pour créer unalias et bénéficier d’un accès immédiat où rendez-vous dansWord/Préférences… et cliquez sur Dossier par défaut pour modifier cetemplacement.

6.10. Le Carnet d’adressesWord ouvre une boîte de dialogue sur le Carnet d’adresses d’Entouragesans avoir à ouvrir ce dernier. À partir de cette boîte de dialogue dont leséléments sont modifiables uniquement dans Entourage, vous pouvezinsérer une adresse dans votre document.

6.11. Les complémentsLa cinquième et dernière zone d’outils réunit des macros, modèles etcompléments ainsi qu’une personnalisation du clavier.

Les macros

Office 2008 pour Mac ne peut pas exécuter des macros Visual Basic nicharger des compléments qui contiennent des macros Visual Basic.

Vous pouvez conserver une macro si vous ou d’autres utilisateursdoivent pouvoir l’exécuter dans d’autres versions d’Office. Lesmodifications que vous apportez à un fichier dans Office 2008n’affectent pas les macros, pour autant que vous enregistriez le fichiersous son format d’origine ou un autre format de fichier compatible avecces macros :

j Document Word 97 2004 (.doc) ;j Modèle Word 97 2004 (.dot) ;

150 LE GUIDE COMPLET

Word 2008 : Les outilsChapitre 6

Page 151: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

j Document Word prenant en charge les macros (.docm) ;j Modèle Word prenant en charge les macros (.dotm).

Vous ne pourrez pas afficher, exécuter ni modifier les macros dansOffice 2008.

Pour conserver les macros :

1 Dans l’alerte Le fichier contient des macros Visual Basic quis’affiche dans Office 2008 lors de l’ouverture d’un fichiercontenant une macro Visual Basic, cliquez sur Ouvrir.

2 Apportez au document les modifications de votre choix.

3 Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer dans la boîtede dialogue qui s’affiche à la fermeture.

Pour vous débarrasser des macros :

1 Cliquez sur Ouvrir en supprimant les macros.

2 Apportez au document les modifications de votre choix.

3 Enregistrez sous un nouveau nom de fichier depuis la boîte dedialogue qui s’affiche à la fermeture.

Si vous êtes un utilisateur de Visual Basic, Microsoft conseilled’employer AppleScript, le langage inclus dans Mac OS X, plusperformant.

Voici quelques exemples montrant l’intérêt de ce langage deprogrammation dans le menu Script situé à droite de l’aide :

j ajouter la protection par mot de passe et un filigrane ;j convertir le format de fichiers Word spe’cifie’s ;j convertir le texte en audio et envoyer vers un iPod ;j enregistrer en tant que fichier PDF tout en pre’servant

l’orientation de page ;j enregistrer le fichier actuel au format Word 97-2004 format ;

Figure 6.25 :L’alerte des macros Visual Basic

Les compléments Chapitre 6

151LE GUIDE COMPLET

Page 152: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

j envoyer le texte se’lectionne’ dans un message Entourage ;j envoyer une version HTML dans un message Entourage ;j envoyer une version PDF dans un message Entourage.

On ne peut que déplorer une fois encore, concernant la conversion detexte en audio, l’absence de voix française, rendant le script inutilisable.

Outils/Macros… ouvre une boîte de dialogue contenant des commandesdont l’intérêt n’est pas flagrant ; vous pourrez les exécuter uniquementdepuis cette fenêtre…

Les modèles et compléments

Lorsque votre travail réclame des mises en forme particulières, Modèleset compléments… attache des modèles à votre document. Lescompléments, fournis par des applications tierces, sont réunis dans lechamp du dessous et peuvent être chargés dans l’ordre de vos souhaitspar Organiser.

Figure 6.26 :La boîte de dialogue des Macros

Figure 6.27 :La boîte de dialogue Modèles et compléments

152 LE GUIDE COMPLET

Word 2008 : Les outilsChapitre 6

Page 153: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

La personnalisation du clavier

Il peut être intéressant, pour faciliter votre travail, d’attribuer denouvelles commandes clavier à Word ou de les modifier si elles entrenten conflit avec d’autres applications.

Pour ce faire :

1 Sélectionnez une commande dans la liste de gauche puis danscelle qui s’affiche à droite.

2 Placez votre pointeur sur Appuyer sur un nouveau raccourciclavier.

3 Frappez le raccourci en vérifiant qu’il n’est pas déjà attribué àmoins que vous ne désiriez écraser le précédent.

4 Cliquez sur OK.

6.12. Gérer vos fenêtresEnfin, les deux derniers menus de Word, Fenêtre et Travail, vous aidentrespectivement à gérer vos fenêtres et afficher des signets menant à vosdocuments en cours.

j Agrandissement mémorise deux positions de fenêtres enrécupérant l’information du bouton radio vert de la fenêtre dudocument ouvert.

Figure 6.28 :La boîte de dialogue Personnaliser leclavier

Figure 6.29 :Le menu Fenêtre de Word

Gérer vos fenêtres Chapitre 6

153LE GUIDE COMPLET

Page 154: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

j Réduire la fenêtre envoie la fenêtre active dans le Dock.j Tout ramener au premier plan ramène la ou les fenêtres déposées

dans le Dock. Cette fonction ne fonctionne pas sur toutes lesinstallations d’Office 2008. Vous devrez dans ce cas ramener vosfenêtres depuis le Dock avec la souris.

j Réorganiser répartit également les fenêtres ouvertes selon votreécran.

j Fractionner vous permet de conserver les en-têtes d’un tableautout en le remplissant plus bas. Une fois fractionnée, une fenêtrepeut être ramenée à son état d’origine via Fenêtre/Annuler lefractionnement où en saisissant en haut à droite de votredocument l’icône de fractionnement et en la ramenant tout enhaut.

L’intérêt de Travail par rapport à Fichier/Ouvrir récent réside dans lastabilité du premier surtout lorsque vous travaillez avec un grandnombre de documents.

6.13. ConclusionWord vous paraît peut-être moins inaccessible à l’issue de ce tourd’horizon, même si certaines de ses fonctionnalités qui nécessiteraientun guide plus indigeste n’ont pas été développées ici. Dans la suite de celivre consacré à Office, nous nous intéresserons au tableur de Microsoft,Excel, tout en comparant par moment son ergonomie à celle de Word.Lors de ces comparaisons, vous aurez l’occasion de vous remémorer lesfonctions du traitement de texte d’Office.

Figure 6.30 :Le menu Travail de Word

154 LE GUIDE COMPLET

Word 2008 : Les outilsChapitre 6

Page 155: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

Excel 2008 :Premier contact

Le menu Fichier d’Excel 2008 ........................................................................................ 157Propriétés ............................................................................................................................. 163Les modes d’affichage d’un classeur Excel ............................................................... 163Le menu Édition d’Excel 2008 ........................................................................................ 164Les barres d’outils d’Excel .............................................................................................. 169Le menu Affichage d’Excel 2008 ................................................................................... 170La barre de formules ......................................................................................................... 176Les Commentaires ............................................................................................................. 176Conclusion ........................................................................................................................... 176

Page 156: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

Lancez Excel 2008 en cliquant une fois dans le Dock ; un documentvierge s’ouvre, intitulé Classeur1. Son aspect diffère totalement d’undocument Word. Il se présente comme un tableau infini dont lequadrillage et les en-têtes sont fictifs et ne seront pas imprimés, à moinsque vous ne le demandiez lors de l’impression. Par exemple, pour lequadrillage :

1 Cliquez sur la feuille à imprimer.

2 Rendez-vous dans Affichage/Palette de mise en forme.

3 Sous Format d’impression, en regard de Quadrillage, cochezImprimer.

4 Dans Fichier, cliquez sur Imprimer.

Livrez-vous à ces quelques exercices pour vous familiariser avec cenouvel environnement :

j Cliquez sur une cellule. Elle s’encadre d’une bordure bleu pâle.j Cliquez sur une autre cellule. La première cesse d’être

sélectionnée.j Déplacez votre souris d’un clic maintenu sur la feuille Excel. Au

passage, les cellules sont sélectionnées par lignes et colonnesmême si vous vous déplacez en diagonale.

j Pour sélectionner plusieurs cellules adjacentes, utilisez votresouris et [Maj].

j Pour sélectionner plusieurs cellules non adjacentes, utilisez votresouris et [Pomme].

j Cliquez sur une cellule au hasard et tapez du texte à l’intérieur.j Insérez une ligne en cliquant du bouton droit sur une ligne.

j Insérez une colonne en cliquant du bouton droit sur une colonne.j Supprimez une cellule d’une ligne ou d’une colonne. Observez les

quatre réglages distincts de la boîte de dialogue Supprimer.

Figure 7.1 :Le menu contextuel dans une feuille de calcul

156 LE GUIDE COMPLET

Excel 2008 : Premier contactChapitre 7

Page 157: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

Alors que Word est un traitement de texte, Excel est un tableur dont ladestination est de lier des cellules par des calculs et/ou des opérationslogiques afin de gérer des listes ou de mener à bien une comptabilité.

La touche Retour me fait quitter la cellule…

Contrairement à Word, Excel interprète la touche [Retour] comme unevalidation et vous fait passer à la cellule du dessous.

7.1. Le menu Fichier d’Excel 2008Prenez maintenant le temps de découvrir la barre d’outils d’Excelsurplombant le document ainsi que les icônes l’entourant. Pour ce faire,ouvrez à la fois un document Word et un classeur Excel, mettez leurs barresd’outils côte à côte et comparez-les. Nous trouvons de gauche à droite :

j Nouveau pour créer un classeur vide ;j Ouvrir pour ouvrir un classeur ;j Enregistrer pour enregistrer ce classeur sur votre ordinateur ;j Imprimer pour imprimer un exemplaire de cette feuille ;j Importer pour importer des données d’un fichier dans Excel.

Suivez dans ce cas les instructions de l’Assistant Importation dedonnées.

Cet Assistant est également accessible via Fichier/Importer….

Faut-il insérer ou ajouter des données ?

Prenez l’habitude pour traiter vos données de les importer vers unenouvelle feuille afin de les traiter au calme. Vous les ajouterez dans unsecond temps, si besoin est, dans votre feuille initiale.

Figure 7.2 :La boîte de dialogue Importer desdonnées

Le menu Fichier d’Excel 2008 Chapitre 7

157LE GUIDE COMPLET

Page 158: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

j Copier, coller et formater par Format pour copier la mise en formed’un endroit et l’appliquer à un autre.

j Annuler et Rétablir pour inverser la dernière commande ou la rétablir.j Somme automatique pour ajouter les valeurs d’une colonne ou

d’une ligne et les sommer dans une cellule.j Tri croissant et Tri décroissant pour trier votre sélection afin que les

valeurs les plus faibles soient en tête de colonne et inversement.j Bibliothèque pour afficher la bibliothèque d’éléments spécifique à

Excel.j Boîte à outils pour utiliser la Palette de formatage de vos cellules.j Zoom pour réduire ou agrandir la taille d’affichage de votre

classeur.j Aide pour utiliser l’Aide d’Excel.

À travers cette comparaison avec la barre d’outils standard de Word,nous retrouvons l’importance accordée aux calculs dans Excel.Penchons-nous maintenant sur le contenu du menu Fichier d’Excel.

Ce menu est séparé en sept zones.

Les projets

Ouvre la Bibliothèque de projets, également disponible via[Maj]+[Pomme]+[P].

Cette commande ouvre les modèles d’Excel vus au chapitre 2,Les fonctions communes aux logiciels d’Office.

Pour afficher uniquement les éléments Excel, pensez à filtrerl’application source dans Afficher en bas à droite de la Bibliothèque deprojets.

Figure 7.3 :Le menu Fichier d’Excel

158 LE GUIDE COMPLET

Excel 2008 : Premier contactChapitre 7

Page 159: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

Les documents

Pour créer ou ouvrir un classeur :

j Nouveau classeur (raccourci : [Pomme]+[N]) ;j Ouvrir… un classeur existant (raccourci [Pomme]+[O]) ;j Ouvrir récent pour dérouler un sous-menu contenant vos classeurs

récemment ouverts.

Pourquoi des classeurs ?

Excel utilise le terme de classeur car tout en bas de la feuille de calculprès de Feuil1 se trouve un + qui permet de créer des feuillessupplémentaires et, bien entendu, de lier ces feuilles entre elles.

L’enregistrement

Pour fermer et sauvegarder un classeur :

j Fermer (raccourci : [Pomme]+[W]) pour fermer votre classeur. Vouspouvez également cliquer sur le bouton radio rouge en haut àgauche de la fenêtre du classeur.

j Enregistrer un classeur existant (raccourci : [Pomme]+[S]).j Enregistrer sous… ouvre une fenêtre sur votre disque dur à partir

de laquelle vous pouvez enregistrer votre classeur sous unenouvelle destination.

Figure 7.4 :Les formats d’enregistrement

Le menu Fichier d’Excel 2008 Chapitre 7

159LE GUIDE COMPLET

Page 160: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

Quel format choisir ?

Indépendamment des progrès de telle ou telle version, ce qui prime estla lisibilité pour votre destinataire. Si vos correspondants n’ont pas ladernière version, préférez un format .xls plus universellement lisible autout dernier .xlsx incluant le XML.

Pour en savoir plus, reportez-vous à l’annexe Formats deFichiers du chapitre 15.

j Enregistrer en tant que page web… crée une version de votreclasseur affichable via un navigateur Internet.

Comme dans Word, les résultats de la conversion d’un classeur Excel enpage web seront décevants. L’usage systématique de l’Aperçu de la pageweb vous permettra d’affiner votre mise en page. Il faut généralementéviter des intitulés trop longs et des enrichissements non convertibles enHTML.

j Enregistrer un environnement… enregistre l’emplacement, lataille de la fenêtre et la position de tous les classeurs ouverts sansenregistrer les modifications du contenu des classeurs ouverts.

Cette fonction est un peu différente de Affichage/Affichagespersonnalisés… qui vous permet de mémoriser des espaces de travaillocalement. Enregistrer un environnement… peut en effet être transmis àune autre personne pour qu’elle bénéficie du même fenêtrage et que leserreurs soient d’autant plus réduites.

La mise en page et l’impression

Réunit plusieurs commandes :

j Mise en page… appelle la fenêtre des attributs de mise en page oùvous sélectionnez les réglages pour les attributs de page relatifs au

Figure 7.5 :La boîte de dialogueEnregistrer en tant que pageweb

160 LE GUIDE COMPLET

Excel 2008 : Premier contactChapitre 7

Page 161: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

modèle d’imprimante, au format portrait ou paysage et à l’échelled’impression ainsi que les réglages de Microsoft Excel quiconcernent les feuilles de calcul.

j Zone d’impression vous invite à délimiter une zone de votreclasseur et à la Définir comme zone d’impression dans le sous-menu qui s’affiche, à l’Annuler où à l’Ajouter à la zoned’impression.

j Imprimer… (raccourci : [Pomme]+[P]) vous renvoie vers la fenêtredu même nom où figurent les derniers réglages avant l’impressionphysique de votre classeur par [Retour] ou l’impression sous laforme d’un fichier PDF en cliquant sur PDF en bas à gauche.

Vous pouvez via des processus Automator intégrés dans Excel 2008 :

j Enregistrer en format PDF… pour le partager avec d’autresutilisateurs.

j Enregistrer en format PostScript…. Les fichiers PS sont réclaméspar certaines imprimantes.

Figure 7.6 :La mise en page d’Excel

Figure 7.7 :La fenêtre Imprimer

Le menu Fichier d’Excel 2008 Chapitre 7

161LE GUIDE COMPLET

Page 162: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

j Faxer le document PDF… activera un port série pour l’émission etla réception de fax – sous réserve que votre fournisseur detélécommunications accepte ce protocole – et enverra ledocument vers un numéro de fax.

j Envoyer le document PDF par courrier électronique créera unemail sans titre soit dans Entourage, soit dans Mail, suivant lespréférences de logiciel de courriel par défaut que vous aurezdéfinies dans Mail/Préférences… puis dans Générales.

j Enregistrer en PDF-X vous garantit que le document sera imprimétel que vous l’avez conçu. C’est une forme ISO inventée en 2003par Adobe.

j Enregistrer le document PDF vers iPhoto. Vous créerez alors unAlbum contenant les pages de votre document. Si vous souhaitezles emmener sur votre iPod ou votre iPhone, il ne vous resteraplus qu’à synchroniser cet Album dans iTunes.

j Enregistrer le document PDF dans le dossier de reçus web pourenregistrer vos documents dans Documents/Web Receipts et lesimprimer plus tard en une fois, lorsque vous serez à portée d’uneimprimante.

j Enregistrer PDF vers Papers pour l’exploiter dans Papers de lasuite iWork d’Apple.

j Modifier le menu… pour ajouter des routines Automator.

Choisissez l’option la plus adéquate dans le menu local PDF.

Importer et Envoyer vers…j Importer… convoque l’Assistant Importation de données déjà

traité au début de ce chapitre.j Envoyer vers… vous permet d’envoyer directement votre classeur

sous la forme d’une page HTML ou d’une pièce jointe en formatnatif Excel en créant un nouveau message dans votre logiciel decourriels.

Excel lance Mail au lieu d’Entourage…

Il faut rentrer dans les préférences de Mail pour définir l’applicationde courriels par défaut. Si Entourage n’apparaît pas dans le menudéroulant, cherchez-le en appelant la boîte de dialogue Autre.

162 LE GUIDE COMPLET

Excel 2008 : Premier contactChapitre 7

Page 163: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

7.2. Propriétés…Vous renseignerez ici les champs correspondants afin de définir la "carted’identité" de votre classeur Excel lorsque vous l’envoyez à votrecorrespondant. En règle générale, ces champs n’étant pas requis pourl’enregistrement, l’utilisateur oublie de les renseigner…

7.3. Les modes d’affichaged’un classeur Excel

Passons en revue les deux modesd’affichage sous Excel. En bas et àgauche de votre document setrouvent deux icônes. Nous sommespar défaut dans le second mode, le mode Page.

Comme dans Word, en déplaçant de droite à gauche votre sourisau-dessus de ces deux boutons, la zone à droite de la seconde icôneaffiche le nom du mode. En cliquant sur ces boutons, vous basculez dansle mode correspondant. Vous pouvez également le faire en passant parAffichage. Passons en revue ces deux modes :

j Page vous présente la page telle qu’elle apparaîtra à la sortie del’imprimante en visualisant les marges de chaque feuille.

j Normal est le mode natif d’Excel affichant les limites de chaquepage par un pointillé assez discret.

Si vous n’êtes pas astreint à l’impression A4, vous prendrez l’habitudede travailler dans ce dernier mode.

Figure 7.8 :Le logiciel de courriel par défaut dansles préférences de Mail

Figure 7.9 :Les modesd’affichage d’Excel

Les modes d’affichage d’un classeur Excel Chapitre 7

163LE GUIDE COMPLET

Page 164: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

Notez la présence sur la droite de Feuil1 du symbole + qui vous permetd’ajouter des feuilles à votre classeur ainsi que la présence d’un menucontextuel disponible par un clic droit.

D’un comportement analogue aux Bloc-notes de Word, ce menu vouspermet de :

j Insérer… un nouveau document Excel en appelant la bibliothèquede projets d’Office sous le filtre documents Excel.

j Supprimer la feuille sur laquelle vous vous trouvez.

La suppression d’une feuille est définitive

Vous ne pourrez pas annuler cette opération. Ne la lancez qu’avectoute la précaution qui s’impose.

j Renommer des feuilles en rendant leur champ modifiable.j Déplacer ou copier… en sélectionnant la feuille à faire apparaître

en premier dans la boîte de dialogue du même nom.j Sélectionner toutes les feuilles dans l’hypothèse par exemple de

les copier dans un autre classeur.

7.4. Le menu Édition d’Excel 2008

Figure 7.10 :Le menu contextuel des feuilles

Figure 7.11 :Le menu Édition d’Excel 2008

164 LE GUIDE COMPLET

Excel 2008 : Premier contactChapitre 7

Page 165: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

Ce menu réunit de haut en bas :

j Annuler (raccourci [Pomme]+[Z]).j Répéter qui mémorise votre dernière action et vous permet de la

répéter (raccourci : [Pomme]+[Y]).j Couper (raccourci : [Pomme]+[X]).j Copier (raccourci : [Pomme]+[C]).j Copier vers l’album (raccourci [Maj]+[Pomme]+[C]).j Coller (raccourci : [Pomme]+[V]).j Coller la sélection de l’album (raccourci : [Maj]+[Pomme]+[V]).

Ces deux commandes seront activées après un premier passage par laboîte à outils dans l’Album où vous aurez sélectionné un premierélément à copier dans votre texte puis appuyé sur Ajouter. Notez laprésence d’un petit triangle à droite de ce bouton. Un sous-menu sedéveloppe si vous cliquez dessus. Vous pouvez :

j Ajouter la sélection ;j Ajouter un fichier… ;j Ajouter à partir du Presse-papiers ;j Toujours ajouter une copie.

Comme pour Word, l’album reste présent dans le quatrième onglet de laPalette de formatage. Il vous permet de stocker des captures d’écran outout autre type de texte ou de graphique.

Supprimer des éléments de l’Album, est-ce les supprimer tout court ?

Oui si les éléments font référence à des copier coller dans votredocument de travail. Non s’il s’agit de fichier texte ou image importés.En effet, Excel ne crée en ce cas qu’un alias dans l’Album.

Excel dispose également d’une copie spécifique, extrêmement utile : larecopie incrémentée. Pour l’utiliser :

1 Saisissez une valeur telle qu’un jour de la semaine ou une date.

2 Saisissez le cadre de votre cellule en bas à droite et tirez-le vers lebas.

3 Cliquez dans le menu contextuel qui s’affiche en bas à droite pourchoisir l’option désirée.

Le menu Édition d’Excel 2008 Chapitre 7

165LE GUIDE COMPLET

Page 166: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

Revenons dans le menu Édition. Collage spécial… appelle la boîte dedialogue du même nom

Cette boîte de dialogue mérite qu’on s’y arrête. Sous des dehorsanodins, elle cache le moteur d’Excel qui ne se contente pas de coller ceque vous avez copié en bloc mais vous autorise à copier tout ou partiedes informations que vous avez stockées dans le Presse-papiers en lesexploitant finement.

En effet une cellule contient à la fois :

j du texte, un graphique, un nombre qui sont regroupés sous leterme de Valeurs ;

j des Formules agissant sur ces données ;j un formatage identifié par Format ;j des Commentaires.

Cette boîte de dialogue vous permet de sélectionner le collage d’unepartie de ces informations, seules ou combinées. Reportez-vous dans cedernier cas aux boutons radio de la colonne de droite.

Des opérations algébriques simples (addition, soustraction,multiplication, division) et un collage avec liaison tenant compte desmodifications des données sources sont également possibles :

Figure 7.12 :La copie incrémentée

Figure 7.13 :La boîte de dialogue Collage spécial d’Excel

166 LE GUIDE COMPLET

Excel 2008 : Premier contactChapitre 7

Page 167: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

j Coller comme lien hypertexte identifie vos données comme uneURL afin qu’Excel autorise la cellule à lancer votre navigateur sielle est activée.

j Liaison… et Objet sont actifs dès que vous liez deux documentsentre eux.

Ces deux derniers items méritent quelques développements. Lorsquevous utilisez Office, vous pouvez partager des informations entre desapplications de plusieurs façons.

Il est précieux de partager des informations afin de faciliter leur mise àjour. Vous pouvez :

j lier les informations afin de les mettre à jour automatiquement ;j incorporer les informations afin qu’elles soient mises à jour

uniquement lorsque vous les mettez à jour manuellement enouvrant le document dans l’application dans laquelle il a été créé ;

j lier à ou incorporer une partie du document, par exemple, quelquescellules d’un classeur Excel à l’aide d’un objet lié ou incorporé ;

Lier des informations pour une mise à jourautomatique

Supposons que vous produisiez dans Word un bulletin scolairetrimestriel contenant des notes mises à jour dans un classeur Excel. Unemanière de partager les données consiste à lier une feuille Excel audocument Word afin que, lorsque vous mettez à jour la feuille Excel, lesinformations dans le document Word soient également mises à jour.

Partons du principe que vous souhaitez lier les notes de vos élèvesréunies sous Excel à un bulletin contenant vos commentaires, que vousavez rédigé dans Word. En établissant un lien avec les retours, lebulletin sera actualisé chaque fois que les notes seront mises à jour.

Procédez ainsi :

1 Dans votre document Word, cliquez à l’endroit où vous désirezlier la feuille Excel.

2 Rendez-vous dans Insertion/Objet puis À partir du fichier.

3 Localisez et cliquez sur le classeur Excel contenant la feuille àlier au document. La feuille active dans le classeur lié s’affichedans le document.

Le menu Édition d’Excel 2008 Chapitre 7

167LE GUIDE COMPLET

Page 168: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

4 Pour qu’une icône cliquable permettant d’afficher lesinformations Excel soit disponible en lieu et place des données,activez la case à cocher Afficher sous forme d’icône.

5 Activez Lier au fichier.

6 Cliquez sur Insertion.

Incorporer des informations pour une miseà jour manuelle

Pour conserver la connexion entre deux fichiers sans modifier le bulletinlorsque la feuille Excel est modifiée, vous pouvez incorporer desinformations. Les informations étant regroupées dans un seul documentWord, l’incorporation permet de distribuer une version en ligne dudocument aux personnes qui n’ont pas accès à la feuille Excel . Ensuivant la même procédure que précédemment :

1 Désactivez la case à cocher Lier au fichier.

2 Cliquez sur Insertion.

Lier ou incorporer une fraction d’un classeur

Enfin, vous pouvez insérer juste une partie des notes contenues dansvotre feuille Excel :

1 Sélectionnez la plage de cellules à coller.

2 Allez dans Édition/Copier ou faites [Pomme]+[C]

3 Dans le document Word, cliquez au point d’insertion où lesinformations doivent s’afficher.

4 Allez dans Edition/Collage spécial… puis sur Coller avec liaison.

Figure 7.14 :La boîte de dialogue Collage spécialde Word

168 LE GUIDE COMPLET

Excel 2008 : Premier contactChapitre 7

Page 169: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

5 Dans le champ En tant que, cliquez sur Feuille de calcul MicrosoftExcel Objet puis sur OK.

Si vous devez modifier rapidement les informations du documentExcel :

1 Allez dans Édition/Liaisons… Si Liaisons n’est pas disponible,cela signifie que le document ne contient pas d’informations liées.

2 Sous Fichier source, cliquez sur la feuille Excel incorporée ou liéepuis sur Ouvrir la source.

3 Apportez les modifications souhaitées à la feuille.

4 Enregistrez vos modifications lorsque vous avez terminé etfermez le classeur Excel.

5 Vérifiez que le fichier Word a enregistré les modificationsapportées.

Exercez-vous à faire quelques allers-retours entre Word et Excel afin desaisir les avantages et inconvénients de ces trois types de réglages. Vousremarquerez vite qu’un document lié réclame la présence du documentsource. Vous réserverez probablement cette technique à des documentslocaux en choisissant d’incorporer des données lorsque vous lesexpédiez par email.

Recherche et remplacement

Très utile sur un classeur contenant un grand nombre de données, l’outilRechercher… (raccourci : [Pomme]+[F]) est lié à ces voisins,Remplacer… et Atteindre…, par des onglets.

7.5. Les barres d’outils d’ExcelExcel dispose de nombreuses barres d’outils dont les boutons affichentdes renseignements sur leurs fonctions si vous les survolez à l’aide dupointeur de votre souris. Vous pouvez afficher ou masquer ces barresd’outils :

j Par Affichage/Barres d’outils puis en sélectionnant la barre désiréej Par un clic droit dans le vide sur la barre d’outils standard en

sélectionnant Barres d’outils dans le menu qui s’affiche puis labarre désirée.

Les barres d’outils d’Excel Chapitre 7

169LE GUIDE COMPLET

Page 170: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

En cochant la case Afficher/Personnaliser les barres d’outils, les barresd’outil actives s’ajoutent en palette flottante autour de votre barred’outils Standard. Elles figurent désormais comme cochées dansAffichage/Barres d’outils.

Nous allons découvrir une part des fonctions de ces nombreuses barresau cours de l’exploration du troisième menu d’Excel, Affichage.

7.6. Le menu Affichage d’Excel 2008

Partagé en cinq zones, le menu Affichage est un menu important dansExcel.

Figure 7.15 :Toutes les barres d’outils d’Excel

Figure 7.16 :Le menu Affichage d’Excel 2008

170 LE GUIDE COMPLET

Excel 2008 : Premier contactChapitre 7

Page 171: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

L’affichage

Cette première zone vous permet de basculer d’un mode à un autre sil’usage des boutons en bas à gauche de votre document vous paraîtmoins intuitif.

La boîte à outils

Cette seconde zone vous fait basculer d’un onglet à un autre dans laboîte à outils tout en visualisant l’onglet affiché. Pour faciliter le recoursà l’onglet Concepteur de formules qui ne dispose pas de raccourci,procédez comme suit :

1 Rendez-vous dans Outils/Personnaliser le clavier….

2 Cliquez sur l’élément Affichage puis sur Concepteur de formule.

3 Attribuez par exemple le raccourci initialement libre[Alt]+[Pomme]+[F].

4 Cliquez sur Attribuer.

5 Fermez la boîte de dialogue Personnaliser le clavier….

Vous disposez maintenant d’un raccourci pour afficher l’onglet de laboîte à outils où sont réunies les formules d’Excel. Dans la vie courante,vous vous servirez de quelques formules sur les centaines disponibles.La Palette des objets ne diffère pas, par ailleurs, de celle étudiée dans leschapitres concernant Word.

La Bibliothèque et la barre d’outils

Dans cette troisième zone d’affichage, nous retrouvons la Bibliothèqued’éléments qui se déploie entre la barre d’outils et votre document afinde vous donner accès à une partie des modèles de la Bibliothèque deprojets….

Figure 7.17 :La boîte de dialogue du Concepteur deformules

Le menu Affichage d’Excel 2008 Chapitre 7

171LE GUIDE COMPLET

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Juste en dessous se trouve la sélection des barres d’outils. La barred’outils Standard ayant été vue au début et celles de formatage, dedessin et de films étant les mêmes que celles de Word, passons en revuecelles qui restent.

La barre d’outils de dessin de bordures

Analogue à celle de la boîte à outils, cette barre vous permet de dessinermanuellement des bordures simples autour de vos cellules ou de leseffacer si les séparations ne vous conviennent plus. Cette barre vous serautile à l’issue d’une mise en forme automatique via Format/Mise enforme automatique…, lorsque vous souhaiterez procéder à desajustements.

La barre d’outils Tableaux graphiques

Affichable via ce menu, cette barre vous guide dans le dessin detableaux graphiques lorsque vous désirez afficher une liste de résultatssous la forme d’un diagramme en barres ou en camembert. Pour montrerun exemple, nous allons commencer par la personnaliser :

1 Rendez-vous dans Affichage/Personnaliser les barres d’outils etles menus….

2 Dans la liste de gauche Catégories, sélectionnez Graphiques.

3 Dans la liste Commandes, glissez déposez Secteur 3D sur la barred’outils Graphiques.

4 Répétez l’opération avec d’autres commandes si besoin est.

5 Fermez la boîte de dialogue Personnaliser les barres d’outils etles menus….

Figure 7.18 :La barre d’outils de dessin de bordures

Figure 7.19 :La barre d’outils Tableaux graphiques

172 LE GUIDE COMPLET

Excel 2008 : Premier contactChapitre 7

Page 173: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

Observez les modifications apportées à votre barre d’outils Graphiques.Nous allons maintenant créer un diagramme en forme de camembert,utile lors d’une présentation PowerPoint par exemple :

1 Créez un classeur Excel vide.

2 Dans la première colonne, frappez cinq intitulés ou plus.

3 Dans la colonne adjacente, entrez une série de chiffrescorrespondants.

4 Sélectionnez l’ensemble de vos données par un clic maintenu enles survolant.

5 Dans la barre d’outils Graphiques, cliquez sur Secteur 3D.

Excel crée en dessous de vos données un camembert en relief assortid’une légende. En cliquant sur ce camembert, vous pouvez d’unemanière simple et visuelle :

j écarter les portions afin de mieux profiter de l’effet 3D ;j modifier le fond, les couleurs, le relief, les légendes.

Figure 7.20 :La boîte de dialoguePersonnaliser lesbarres d’outils etles menus

Figure 7.21 :Un exemple de graphique encamembert

Le menu Affichage d’Excel 2008 Chapitre 7

173LE GUIDE COMPLET

Page 174: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

Amusez-vous à modifier la valeur de vos données ; vous constatez quele graphique reste lié… C’est tout l’intérêt de cette représentationgraphique. Elle reste en lien dynamique avec vos données.

La barre d’outils Base de données

À l’aide de cette barre qui n’a pas son équivalent dans la boîte à outils,vous lancez une requête sur une base de données et actualisez la source.

La barre d’outils Formulaires

Très utile si vous utilisez Excel pourcréer des formulaires, cette barrevous permet de placer des boutonsdans une feuille de calcul quiguideront l’utilisateur à travers unquestionnaire à remplir.

La barre d’outils Révision des formules

Cette barre vous assiste dans la vérification de vos formules enidentifiant les erreurs de syntaxe.

La barre d’outils Listes

Destiné à trier vos listes de données, l’Assistant Liste vous guide danscette tâche fastidieuse et classe vos éléments suivant des critères simplesque vous paramétrez.

Figure 7.22 :La barre d’outils Bases de données

Figure 7.23 :La barre d’outilsFormulaires

Figure 7.24 :Un exemple de liste avec une moyennesans erreurs

174 LE GUIDE COMPLET

Excel 2008 : Premier contactChapitre 7

Page 175: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

L’Assistant Tableaux croisés dynamiques

Également disponible via Données/Rapport de tableau croisédynamique, cet outil permet d’analyser des totaux associés,particulièrement lorsque vous devez faire la somme d’une longue listede chiffres et que vous voulez comparer plusieurs faits à propos dechaque chiffre.

Comme un rapport de tableau croisé dynamique est interactif, vouspouvez modifier l’affichage des données pour voir des détailssupplémentaires ou calculer des synthèses, telles que des comptes ou desmoyennes.

La barre d’outils Commentaires

Semblable à la barre d’outils Vérification, cette barre permet d’associerdes commentaires analogues à des "post-it" sur des cellules et d’envoyerle fichier Excel et les commentaires par email.

Figure 7.25 :Un exemple de tri de liste

Figure 7.26 :L’Assistant Tableaux croisés dynamiques

Figure 7.27 :La barre d’outils de commentaires

Le menu Affichage d’Excel 2008 Chapitre 7

175LE GUIDE COMPLET

Page 176: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

7.7. La barre de formulesPrésente dans les précédentes versions d’Excel, peut-être souhaiterez-vous l’afficher en permanence. Faute de quoi, il vous faudra double-cliquer sur une cellule contenant une formule pour afficher son équationet les liens vers d’autres cellules, symbolisés par des couleursdifférentes comme vous l’aurez peut-être remarqué juste avant dansl’exemple de liste avec une moyenne sans erreurs.

Dans la quatrième zone du menu Afficher se trouvent les en-têtes etpieds de page dans Excel. Ils se comportent de la même manière quedans Word.

7.8. Les CommentairesIls vous permettent d’associer un post-it à une cellule. Une fois posé, laprésence d’un commentaire se traduit par un petit triangle rouge en hautet à droite de la cellule. En le survolant, vous faites apparaître lecommentaire. Si vous préférez une méthode plus systématique, pensez àutiliser la barre d’outils Commentaires qui vous permet de naviguer d’uncommentaire à un autre.

La cinquième et dernière zone du menu Afficher ne présente pas dedifficultés particulières.

La boîte de dialogue Affichages personnalisés enregistre vos espaces detravail et vous permet de les rappeler à loisir.

Le Plein écran étend votre classeur sur la totalité de votre écran.

Le Zoom double la fonction déjà rencontrée dans la barre d’outilsStandard.

7.9. ConclusionNous avons vu les trois premiers menus d’Excel 2008, Fichier, Édition,Affichage ainsi que les barres d’outils et la boîte à outils. Le chapitresuivant sera consacré, à travers des exemples, à la manipulation deslistes et des formules et à l’exploitation des résultats.

Figure 7.28 :La barre d’outils des formules

176 LE GUIDE COMPLET

Excel 2008 : Premier contactChapitre 7

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Excel 2008 :Les formules

Première formule : une soustraction ............................................................................. 178Deuxième formule : une somme automatique ........................................................... 179Troisième formule : la fonction logique « Si » .............................................................. 181Les opérateurs de calcul .................................................................................................. 182Les opérateurs arithmétiques ......................................................................................... 182Le menu Insérer d’Excel 2008 ........................................................................................ 192Le menu Format d’Excel 2008 ....................................................................................... 196Conclusion ........................................................................................................................... 199

Page 178: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

Vous vous êtes familiarisé avec la manipulation des cellules. Il est tempsde vous lancer dans la confection de vos premières formules.

8.1. Première formule :une soustraction

Justement, à propos de confection, imaginons que vous ayez à compterpour un magasin de vêtements l’état d’un stock. Cet étatcomprend plusieurs types de données. Le stock d’arrivée vous estréclamé par exemple chaque semaine afin de procéder à desréassortissements. Vous disposez donc des informations suivantes :

j un stock de départ ;j des entrées ;j des sorties ;j un stock d’arrivée.

Pour répondre à cette demande :

1 Ouvrez une feuille Excel vierge.

2 Définissez vos en-têtes de ligne et de colonne.

3 Dans la première cellule de la colonne Stock d’arrivée, activez lemode Formule en saisissant =.

4 Cliquez sur la valeur du stock de départ.

5 Tapez −.

6 Cliquez sur la valeur des sorties.

7 Appuyez sur [Ä] pour sortir du mode Formule.

Une erreur s’affiche…

Ressaisissez votre formule en veillant à ne pas laisser d’espace entrel’identifiant de cellule et l’opérateur logique et évitez les erreursalgébriques notoires, comme la division par zéro.

Votre résultat s’affiche pour la première ligne.

178 LE GUIDE COMPLET

Excel 2008 : Les formulesChapitre 8

Page 179: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

J’ai calculé séparément ma soustraction et ça ne fonctionne pas

Si vous entrez manuellement le résultat précédent sans passer par lemode Formule, Excel ne peut pas mettre à jour votre état de stock pourcette cellule et les suivantes. N’oubliez pas de saisir = dans la cellule oùvotre formule sera calculée…

Vous pouvez répéter ce calcul pour les lignes suivantes mais cela prometd’être fastidieux... Pour répéter la même opération sur les lignessuivantes :

1 Copiez le résultat du stock d’arrivée en utilisant [Pomme]+[C].

2 Sélectionnez par un clic maintenu les cellules du dessous jusqu’àvotre dernier article.

3 Collez en utilisant [Pomme]+[V].

Remarquez la présence d’une icône en bas à droite qui vous proposedifférentes options de collage :

Entraînez-vous à modifier ces options de collage en cliquant sur lebouton radio correspondant pour juger des résultats puis revenez auréglage par défaut.

8.2. Deuxième formule : une sommeautomatique

On vous demande maintenant de donner l’état des ventes sur un moisarticle par article.

Figure 8.1 :Un calcul de stock

Figure 8.2 :Les options de collage

Deuxième formule : une somme automatique Chapitre 8

179LE GUIDE COMPLET

Page 180: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

Si vous copiez via [Pomme]+[C] puis collez via [Pomme]+[V], vous copierezpar défaut la valeur de la cellule et non l’ensemble des informations lacontenant. Procédez comme suit :

1 Tapez =.

2 Sélectionnez la cellule visée.

3 Appuyez sur [Ä].

4 Répétez l’opération autant de fois que nécessaire

5 Sélectionnez la colonne d’un article en choisissant en dessousdeux cellules vides.

6 Via la barre d’outils Standard, demandez une Somme automatique.

7 Le résultat doit s’afficher dans la dernière cellule.

Votre première ligne de l’état des ventes sur un mois devrait être :

En respectant cette manière de traiter vos données, en cas d’erreur surun chiffre dans votre stock de départ, vous pourrez le modifier sans avoirà vérifier votre calcul de haut en bas.

Une fois vos données entrées, votre état mensuel des ventes devraitressembler à cela :

Un losange jaune avec un point d’exclamation s’affiche. En cliquantdessus, vous obtenez plusieurs options de recherche et de réparation deserreurs de formules. Excel, qui a horreur du vide, a en effet repéréqu’une cellule vide se trouve entre vos données et la sommeautomatique. Nous aurions pu éviter cet espace en sélectionnant lacellule immédiatement en dessous des données mais l’occasion vous estdonnée de voir comment fonctionne la vérification des formules dans

Figure 8.3 :L’état des ventes sur une semaine

Figure 8.4 :L’état des ventes sur un mois

180 LE GUIDE COMPLET

Excel 2008 : Les formulesChapitre 8

Page 181: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

Excel. Explorez les différentes options qui s’offrent à vous poursupprimer cette cellule vide ou l’ignorer.

Nous aurions pu également, toujours dans le mode Formule activé par [=]dans la cellule destinée à afficher notre somme, cliquer sur les cellulesconcernées par l’addition. Cette façon de faire sera à privilégier lorsqueles cellules ne sont pas adjacentes et ne sont pas trop nombreuses.

8.3. Troisième formule : la fonctionlogique « Si »

Outre les opérateurs algébriques classiques, Excel dispose d’opérateurslogiques conditionnels qui vous permettent d’automatiser vos feuilles.

Imaginons que vous désirez fidéliser vos meilleurs clients en leur offrantune remise sur le volume de leurs achats. En deçà de 3 000 Q, ils auront5 % de réduction, au-delà 10 % :

Pour appeler la fonction logique SI et rédiger votre formule :

1 Saisissez = dans la cellule désirée.

2 Tapez la première lettre de la fonction désirée ; un menucontextuel sur fond jaune s’affiche. Sélectionnez SI.

3 Sélectionnez la cellule à surveiller.

4 Tapez <.

5 Saisissez le chiffre seuil pour vos paliers de réduction.

6 Tapez ; pour passer à l’opération logique suivante.

7 Sélectionnez la cellule surveillée.

8 Tapez *, le symbole de la multiplication.

9 Saisissez le pourcentage de réduction souhaitée sans oublier le %.Autrement, le chiffre sera considéré dans son entier.

10 Tapez ; pour passer à l’opération logique suivante.

11 Sélectionnez la cellule surveillée.

12 Tapez *, le symbole de la multiplication.

Figure 8.5 :Une réduction sous conditions

Troisième formule : la fonction logique « Si » Chapitre 8

181LE GUIDE COMPLET

Page 182: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

13 Saisissez le pourcentage de réduction souhaitée avec son %.

14 Appuyez sur [Ä].

15 Sélectionnez de nouveau la cellule et copiez-la en utilisant[Pomme]+[C].

16 Sélectionnez les cellules du dessous concernées par cetteréduction.

17 Collez la formule en utilisant [Pomme]+[V].

Vos réductions doivent s’afficher client par client dans la colonneRemise.

Pensez au séparateur ;

Pensez à séparer vos opérations logiques par le [;] dans chaqueformule "complexes"d’Excel. Ce séparateur permet de sérier lesopérations à accomplir. L’aide contextuelle d’Excel vous assiste enaffichant durant cette opération délicate l’état de votre formule enmettant en gras sur fond jaune la zone sur laquelle vous travaillez.

Exercez-vous à créer des formules contenant ces trois premiersexemples. Utilisez aussi les fonctions Moyenne, Max et Min qui vousdonnent respectivement la moyenne, la plus grande et la plus petited’une suite de valeurs.

8.4. Les opérateurs de calculPour aller plus loin, penchons-nous sur ces formules en général.

Les opérateurs spécifient le type de calcul que vous voulez effectuer surles éléments d’une formule. Excel réalise des calculs selon un ordrestandard. Vous pouvez également contrôler l’ordre des calculs.

8.5. Les opérateurs arithmétiquesPour effectuer les opérations mathématiques de base (addition,soustraction ou multiplication), combiner des nombres et obtenir desrésultats numériques, utilisez les opérateurs arithmétiques suivants.

182 LE GUIDE COMPLET

Excel 2008 : Les formulesChapitre 8

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Opérateur arithmétique Signification (exemple)

+ (signe plus) Addition (3+3)

– (signe moins) Soustraction (3–1) ou négation (–1)

* (astérisque) Multiplication (3*3)

/ (barre oblique) Division (3/3)

% (signe pourcentage) Pourcentage (20 %)

Signe ^ Élévation à la puissance (3^2)

Opérateurs de comparaison

Vous pouvez comparer deux valeurs avec les opérateurs suivants.Lorsque deux valeurs sont comparées à l’aide de ces opérateurs, lerésultat est la valeur logique VRAI ou FAUX.

Opérateur de comparaison Signification (exemple)

= (signe égal) Égal à (A1=B1)

> (signe supérieur à) Supérieur à (A1>B1)

< (signe inférieur à) Inférieur à (A1<B1)

>= (signe supérieur ou égal à) Supérieur ou égal à (A1>=B1)

<= (signe inférieur ou égal à) Inférieur ou égal à (A1<=B1)

<> (signe différent de) Différent de (A1<>B1)

Utilisez le "et" commercial (&) pour joindre une ou plusieurs chaînes decaractères afin d’obtenir un seul texte.

Opérateur de jointure Signification (exemple)

[&}] (et commercial) Joint deux valeurs pour obtenir unevaleur de texte continue("Nord"&"ouest")

Les opérateurs arithmétiques Chapitre 8

183LE GUIDE COMPLET

Page 184: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

Opérateurs de référence

Combinez des plages de cellules pour effectuer des calculs avec lesopérateurs suivants.

Opérateur de référence Signification (exemple)

[:}] (deux-points) Opérateur de plage qui permet d’obtenir uneréférence pour toutes les cellules entre deuxréférences, y compris les deux références(B5:B15).

[;}] (point-virgule) Opérateur d’union qui combine plusieursréférences dans une référence(SOMME(B5:B15;D5:D15)).

(espace simple) Opérateur d’intersection qui permet d’obtenirune référence pour les cellules communes auxdeux références (B7:D7 C6:C8).

Ordre des opérations dans les formulesUne formule dans Excel commence toujours avec le signe égal [=]. Leséléments du calcul (opérandes), séparés par des opérateurs de calcul,figurent après le signe [=]. Excel calcule la formule de gauche à droite,selon un ordre spécifique pour chaque opérateur dans la formule.

j Si vous combinez plusieurs opérateurs dans une formule, Exceleffectue les opérations dans l’ordre indiqué dans le tableau suivant.

j Si une formule contient des opérateurs avec la même priorité –par exemple, si une formule contient un opérateur demultiplication et un opérateur de division –, Excel prend encompte les opérateurs de gauche à droite.

Opérateur Description

[:] (deux-points)[;}] (point-virgule)(espace simple)

Opérateurs de référence

[-] (signe moins) Négation (comme dans -1)

[%] (signe pourcentage) Pourcentage

Signe [^] Élévation à la puissance

[*] (astérisque)[/] (barre oblique)

Multiplication et division

184 LE GUIDE COMPLET

Excel 2008 : Les formulesChapitre 8

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Opérateur Description

[+] (signe plus)[-] (signe moins)

Addition et soustraction

[&] (et commercial) Lie deux chaînes de caractères(concaténation)

[=] (signe égal)[>] (signe supérieur à)[<] (signe inférieur à)>= (signe supérieur ou égal à)<= (signe inférieur ou égal à)<> (signe différent de)

Comparaison

Pour modifier l’ordre d’évaluation, placez entre parenthèses la partie dela formule devant être calculée en premier. Par exemple, la formulesuivante donne le résultat 11 car Excel calcule la multiplication avantl’addition. La formule multiplie 2 par 3 puis ajoute 5 au résultat.=5+2*3

Toutefois, si vous utilisez des parenthèses pour modifier la syntaxe,Excel ajoute 5 et 2 puis multiplie le résultat par 3 pour obtenir 21.=(5+2)*3

Dans cet exemple, les parenthèses qui encadrent la première partie de laformule forcent Excel à calculer B4+25 puis à diviser le résultat par lasomme des valeurs des cellules D5, E5 et F5 :=(B4+25)/SOMME(D5:F5)

Conversion des valeurs dans les formulespar Excel

Lorsque vous entrez une formule, Excel attend certains types de valeurspour chaque opérateur. Si vous entrez un type de valeur différent decelui attendu, Excel est parfois en mesure de convertir la valeur.

La formule donne lerésultat

Commentaire

="1"+"2" 3 Lorsque vous utilisez le signe plus [+],Excel attend des nombres dans laformule. Même si les guillemets indiquentque "1" et "2" sont des valeurs de texte,Excel convertit automatiquement lesvaleurs de texte en nombres.

Les opérateurs arithmétiques Chapitre 8

185LE GUIDE COMPLET

Page 186: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

La formule donne lerésultat

Commentaire

=1+"4,00 " 5 Lorsqu’une formule attend un nombre,Excel convertit le texte s’il est dans unformat généralement accepté pour unnombre.

="01/06/2001"-"01/05/2001"

31 Excel interprète le texte comme une dateau format jj/mm/aaaa, convertit lesdates en numéros de série, puis calculela différence entre ceux-ci.

=RACINE("8+1") #VALEUR! Excel ne peut pas convertir le texte "8+1"en nombre. Vous pouvez utiliser "9" ou"8"+"1" au lieu de "8+1" pour convertir letexte en nombre et renvoyer lerésultat 3.

="A"&VRAI AVRAI Lorsque du texte est attendu, Excelconvertit les nombres et valeurs logiquestelles que VRAI et FAUX en texte.

Modification d’une formule

Une fois votre formule définie dans une cellule donnée, vous pouvezavoir besoin de la modifier :

1 Double-cliquez sur la cellule contenant la formule.

2 Dans Affichage, cliquez sur Concepteur de formule.

3 Modifiez la formule dans la section Arguments de la fenêtreConcepteur de formule.

4 Lorsque vous avez terminé, appuyez sur [Ä].

Déplacement ou copie d’une formule

Lorsque vous déplacez une formule, les références de cellule dans laformule ne sont pas modifiées quel que soit le type de référence utilisé,qu’elle soit absolue ou relative. Lorsque vous copiez une formule, lesréférences de cellule peuvent changer en fonction du type de référencede cellule utilisé. Par exemple une formule SOMME entre deux cellulescopiées dans la ligne du dessous ira chercher les valeurs des deuxcellules du dessous si la référence est relative ou celle des deux cellules

186 LE GUIDE COMPLET

Excel 2008 : Les formulesChapitre 8

Page 187: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

initiales si la référence est absolue. Il est donc nécessaire par momentsde basculer d’une référence absolue à une référence relative :

1 Sélectionnez la cellule contenant les références de cellule àmodifier.

2 Dans la barre de formule, cliquez sur la référence de cellule àmodifier.

3 Appuyez sur [Pomme]+[T] pour vous déplacer dans lescombinaisons.

Dans le tableau suivant, la colonne Devient reflète la manière dont untype de référence est mis à jour si une formule contenant la référence estcopiée deux cellules plus bas, à droite.

La référence (description) Devient

$A$1 (absolue et ligne absolue) $A$1

A$1 (relative et ligne absolue) C$1

$A1 (colonne absolue et ligne relative) $A3

A1 (colonne relative et ligne relative) C3

Pour déplacer une formule :

1 Sélectionnez la cellule contenant la formule à déplacer.

2 Allez dans Édition/Couper ou faites [Pomme]+[X].

3 Sélectionnez la cellule vers laquelle vous voulez déplacer laformule.

4 Procédez de l’une des manières suivantes :

Pour déplacer la formule et la mise en forme, cliquez surÉdition/Coller ou utilisez [Pomme]+[V].

Pour déplacer la formule uniquement, cliquez surÉdition/Collage spécial puis sur Formules.

Copie d’une formule

Pour copier et coller une formule :

1 Sélectionnez la cellule contenant la formule à copier.

2 Rendez-vous sur Édition/Copier.

Les opérateurs arithmétiques Chapitre 8

187LE GUIDE COMPLET

Page 188: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

3 Sélectionnez la cellule dans laquelle vous voulez copier la formule.

4 Procédez de l’une des manières suivantes :

Pour coller la formule et la mise en forme, cliquez surÉdition/Coller.

Pour coller la formule uniquement, cliquez sur Édition/Collagespécial puis sur Formules.

Poignée de recopie et déplacement par glisser déposer

Vous pouvez copier des formules de cellules adjacentes en utilisant lapoignée de recopie. Sélectionnez la cellule contenant la formule copiéepuis faites glisser la poignée de recopie sur la plage à compléter. Excelajuste automatiquement les références de cellule pour inclure les valeurscorrectes dans chaque ligne.

Vous pouvez aussi déplacer des formules en faisant glisser la bordure dela cellule sélectionnée vers la cellule supérieure gauche de la zone decollage. Les données existantes sont remplacées.

Remplacement d’une formulepar son résultat

Vous pouvez remplacer une formule par sa valeur calculée afin qu’ellene soit pas recalculée. Vous pouvez par ailleurs remplacer uniquementune partie d’une formule que vous ne voulez pas recalculer.

Le remplacement partiel ou total est destructif

Lorsque vous remplacez une formule par sa valeur, Excel supprimedéfinitivement la formule. Si vous remplacez accidentellement uneformule par sa valeur et que vous vouliez rétablir la formule, cliquez surÉdition/Annuler immédiatement après avoir entré ou collé la valeur.

Remplacement d’une formule par sa valeurcalculéePour remplacer une formule par sa valeur calculée :

1 Sélectionnez la cellule qui contient la formule. Si la formule estune formule matricielle, sélectionnez la plage de cellulescontenant la formule matricielle.

188 LE GUIDE COMPLET

Excel 2008 : Les formulesChapitre 8

Page 189: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

2 Cliquez sur Édition/Copier.

3 Cliquez sur Édition/Coller.

4 Cliquez sur la flèche en regard de Options de collage puis surValeurs uniquement.

Remplacement d’une partie de la formulepar sa valeur calculée

1 Sélectionnez la cellule qui contient la formule.

2 Dans la barre de formule, sélectionnez la partie de la formule quevous voulez remplacer par sa valeur calculée.

Inclure l’opérande entier

Lorsque vous sélectionnez la partie de la formule que vous voulezremplacer, assurez-vous d’inclure l’opérande entier. Par exemple, si voussélectionnez une fonction, vous devez sélectionner le nom complet de lafonction, la parenthèse ouvrante, les arguments et la parenthèse fermante.

3 Appuyez sur [Pomme]+[=]. Excel calcule la partie sélectionnée dela formule.

4 Appuyez sur [Retour]. S’il s’agit d’une formule matricielle,appuyez sur [Pomme]+[Retour].

Excel remplace la partie sélectionnée de la formule par sa valeurcalculée.

Les erreurs de formules

Comme le vérificateur orthographique ou le vérificateur de grammaire, ilexiste un vérificateur de formules qui teste la cohérence de vosformules. Une cellule présentant une formule erronée affiche un trianglevert dans l’angle supérieur gauche. Excel vous propose en général derepérer l’erreur en cliquant sur le point d’exclamation jaune qui apparaîten passant la souris sur ce triangle vert. Pour vous aider à repérer lesproblèmes qui peuvent se poser, voici les différents types d’erreursusceptibles de se présenter :

Les opérateurs arithmétiques Chapitre 8

189LE GUIDE COMPLET

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#####Il s’agit d’un problème d’affichage. Élargissez la colonne contenant lacellule à problème en passant votre souris sur un séparateur de colonne.Si vous préférez, mais ce sera plus long, demandez à ajuster le contenuà la case :

1 Rendez-vous dans Format/Cellule.

2 Rendez-vous dans Alignement.

3 Cliquez sur Ajuster.

#DIV/0!Cette erreur est produite lors d’une division par 0. Vérifiez chacune desréférences de votre formule pour repérer quelle case contient un résultatnul. Vous pouvez aussi empêcher le calcul si le dénominateur est égal à0 en posant cette condition :=SI(Case à tester=0;"",Formule)

Remplacez’Case à tester’

par la case devant être non nulle et’Formule’

par votre formule d’origine.

#N/AExcel affiche cette erreur lorsqu’il ne trouve pas de valeur nécessaire aubon fonctionnement d’une formule ou d’une fonction. Vérifiez votreformule et saisissez les paramètres indispensables aux fonctionsutilisées. Vérifiez aussi que chaque cellule servant de référence dansvotre fonction affiche un résultat.

#NOM?Cette erreur apparaît lorsque Excel ne reconnaît pas le texte dans uneformule.

Vérifiez l’existence du nom utilisé, si vous avez employé ce nom pourréférencer un cellule, une plage de cellules, une formule ou une valeurconstante ainsi que son orthographe. Vérifiez également que vous n’avezpas omis les : nécessaires à la référence d’une plage.

190 LE GUIDE COMPLET

Excel 2008 : Les formulesChapitre 8

Page 191: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

#NUL!Cette erreur survient lorsque vous désignez une intersection de plagesnon adjacentes. Vérifiez que vous avez bien placé les : pour séparer lapremière cellule de la dernière cellule de la plage référencée. Parexemple, A1:A5 fait référence à la plage qui s’étend de la cellule A1 àA5 incluse. Pour faire référence à deux zones qui ne se coupent pas,utilisez l’opérateur d’union ; . Par exemple, si votre formule additionnedeux plages, veillez à les séparer par un point-virgule :SOMME(A1:A10;C1:C10)

#NOMBRE!Votre donnée numérique attendue n’est pas correcte. Veillez à fourniraux fonctions utilisées les paramètres demandés.

#REF!Une référence de cellule (exemple : Feuille1!A1 est une référence decellule) n’est pas valide. Vérifiez que les références demandées par lesformules sont disponibles. Il peut s’agir de l’existence d’une cellule,d’une plage, de l’accès à un fichier ou un programme…

#VALEUR!Le type d’argument ou d’opérande (les opérandes sont les élémentssitués de chaque côté d’un opérateur) est inapproprié pour la formuleque vous avez choisie.

Les arguments et opérande peuvent être :

j des valeurs numériques ;j des valeurs texte ;j des références de cellule ;j des noms ou étiquettes ;j des fonctions.

Les types d’arguments sont spécifiques à chaque fonction. Veillez àsuivre l’indication fournie par Excel lors de la frappe d’une fonction.

Les opérateurs arithmétiques Chapitre 8

191LE GUIDE COMPLET

Page 192: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

8.6. Le menu Insérer d’Excel 2008Retournons maintenant à l’exploration des menus et intéressons-nous aumenu Insérer d’Excel.

Contrairement à un texte saisi au kilomètre, une feuille de calculnécessite souvent des rajouts, des insertions et des suppressions pourlesquelles Excel est bien doté.

Insertion d’un élémentLa première zone vous permet d’insérer :

j Une cellule.

Notez la similarité entre l’insertion et la suppression qui vous pousse àrester vigilant concernant la cohésion de vos calculs.

j Une ligne.j Une colonne.j Un graphique… qui appelle la bibliothèque des éléments et ses

graphiques spécifiques à Excel.

Figure 8.6 :le menu Insérer d’Excel 2008

Figure 8.7 :L’insertion et la suppression dans Excel

Figure 8.8 :Un graphique de type radar

192 LE GUIDE COMPLET

Excel 2008 : Les formulesChapitre 8

Page 193: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

Moins usités que les graphiques en barres, ces graphiques de typeradar vous seront utiles pour observer la répartition d’une clientèle ouafficher une tendance dans un sondage.

Insertion d’une liste

Dès que vous avez une série de données comme celles que nous avonstraitées lors de la somme automatique, il peut être utile de les trier àtravers l’Assistant Liste. Vous l’appelez par Insérer/Liste… et pouvezdécider d’utiliser tout ou seulement une partie des données du classeurouvert ou des données externes.

Insertion d’une feuille

Vous retrouvez ici les familles d’éléments d’Excel pouvant être insérésdans un classeur :

j une Feuille vierge ;j une Feuille de graphique ;j une Feuille de liste ;j Autre… appelant la boîte de dialogue des modèles d’Excel.

Ce n’est qu’une autre manière d’insérer les éléments vus dans lapremière zone de ce menu, Excel se référant à chaque fois à la dernièrezone de données rencontrées.

Insertion d’un saut de page

Dans cette quatrième zone, vous pouvez insérer un saut de page. Cedernier a été vu dans les chapitres consacrés à Word. L’usage n’est pasdifférent dans Excel.

Insérer une fonction

Vous privilégierez la frappe du signe = pour activer le mode Formule.

Le menu Insérer d’Excel 2008 Chapitre 8

193LE GUIDE COMPLET

Page 194: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

Mode Formule dans une liste

Lorsque vous activez le mode Formule dans une cellule de liste, Excelinterprète la colonne correspondante comme une colonne calculée. Faitesattention aux données non calculées qui risquent d’être perdues durantcette opération.

Insertion d’un nom

Il peut être plus facile pour des utilisateurs débutants de définir vosdonnées avec des noms plus accessibles. Le sous-menuInsérer/Nom… est fait pour ça :

j Définir ;j Créer ;j Coller ;j Appliquer.

Il vous permet de définir sous un seul nom un groupe de cellules ou uneliste. Ce nom est ensuite identifié par Excel de manière transparente.

Reprenons l’exemple des ventes de polos…

1 Sélectionnez les ventes de la première semaine.

2 Dans la barre de formule, tapez messtocks puis appuyez sur [Ä].Les ventes de la première semaine sont maintenant identifiéessous ce nom. Vous pouvez le vérifier en rappelant Insérer/Nom.La zone apparaît maintenant dans le champ central prêt à servir.

3 Saisissez une formule, MOYENNE par exemple, puis définissezentre les crochets le nom « messtocks » pour que l’opération soitautomatiquement exécutée en appuyant sur [Ä].

Figure 8.9 :La conversion d’une colonne en colonnecalculée

Figure 8.10 :Définir un groupe de cellules sous un nom

194 LE GUIDE COMPLET

Excel 2008 : Les formulesChapitre 8

Page 195: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

Prenez note de quelques directives à respecter :

Directives Description

Caractères autorisés Le premier caractère d’un nom doit être unelettre ou un caractère de soulignement tel quel’underscore : _. Les autres caractères peuventêtre des lettres, des nombres, des points et descaractères de soulignements. Dans certaineslangues, Excel peut remplacer certainscaractères par des traits de soulignement.

Syntaxe Les espaces ne sont pas autorisés. Lescaractères de soulignement et les points peuventêtre utilisés comme séparateurs de mots. Parexemple, Taxe_Ventes ou Premier.Trimestre.

Conflits entreréférences de cellule

Les noms ne peuvent pas être semblables à uneréférence de cellule (Z$100, BIN9 ou R1C1).

Nombre maximal decaractères

Un nom peut contenir jusqu’à 255 caractères. Siun nom défini pour une plage contient plus de253 caractères, vous ne pouvez pas lesélectionner à partir de la zone Nom mais vouspouvez l’utiliser dans des formules.

Respect de la casse Les noms peuvent contenir des lettresminuscules et majuscules mais Excel ne fait pasla différence entre les deux. Par exemple, si vousavez nommé une cellule Ventes et une autrecellules VENTES dans le même classeur, lesecond nom remplace le premier.

Insertion d’un commentaire

Déjà abordé dans la barre d’outils Commentaires, l’insertion d’uncommentaire vous permet de donner des renseignements à desutilisateurs qui ne trouveraient pas vos formulaires et vos feuilles decalcul assez explicites. C’est fréquemment le cas ; le travail en finessenous pousse à perdre de vue le sens global, comme nous en avertissaitBlaise Pascal…

Insertion d’une Image

Dans cette dernière zone, vous retrouvez des commandes familièresdans les chapitres sur Word.

Le menu Insérer d’Excel 2008 Chapitre 8

195LE GUIDE COMPLET

Page 196: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

Notez la présence de l’Organigramme hiérarchique qui vous permet dedéfinir l’organigramme d’une structure pour l’insérer dans un feuille Excel.

8.7. Le menu Format d’Excel 2008La mise en valeur des données compte pour moitié dans uneprésentation réussie. Vous l’avez probablement compris lors del’exemple du graphique en camembert ou du graphique de type radar.La lisibilité d’un rapport est extrêmement importante. Une tendancefréquente chez les débutants est de remplir un rapport par un excès dedonnées. Pour éviter cet écueil, pensez à présenter votre document Exceldans PowerPoint en suivant les règles habituelles aux diapositives où lesinformations restent choisies avec rigueur et les commentaires sobres.Votre propre démonstration trouvera d’autant mieux sa place si vousdevez présenter votre travail devant un auditoire.

Excel modifie automatiquement certains formats…

Lorsque vous entrez des nombres des valeurs de dates, d’heures ou dedevises, Excel les reconnaît et leur fait correspondre le format de cellule.Pour qu’Excel ne modifie pas le format de cellule automatiquement,appliquez le format de cellule Texte à la cellule avant d’entrer le nombre.Un nombre formaté comme texte est aligné à gauche et non à droite. Iln’est pas pris en compte dans les calculs.

1 Sélectionnez les cellules où vous voulez appliquer le format texte.

2 Pour sélectionner toutes les cellules d’une feuille, cliquez sur lecarreau dans l’angle supérieur gauche de la grille de la feuille.

3 Allez dans Affichage/Palette de mise en forme.

4 Sous Nombre, dans le menu contextuel Format, cliquez sur Texte.

Enfin, pour empêcher occasionnellement la mise en formeautomatique des nombres, tapez une ['] comme premier caractère dans lacellule, suivi par le nombre. Lorsque vous appuyez sur [Retour],

Figure 8.11 :L’organiseur dediagrammeshiérarchiques

196 LE GUIDE COMPLET

Excel 2008 : Les formulesChapitre 8

Page 197: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

l’apostrophe apparaît dans la barre de formule mais pas sur la feuille.Par exemple, cette méthode permet d’afficher un signe égal visible

comme premier caractère dans une cellule, en empêchant Exceld’interpréter le signe égal comme le début d’une formule…

En règle générale, privilégiez les formatages simples, sans fioritures etles polices de caractères connues de tous.

Séparé en deux zones, ce menu vous permet de mettre en forme vosfeuilles Excel depuis leurs éléments, les cellules, jusqu’aux classeurscomplets.

Comme dans Word, vous trouverez dans cette boîte de dialogue desinformations plus complètes que dans la Palette de formatage de la boîteà Outils d’Excel. Notez en particulier la présence d’un onglet Protectionqui vous permet de masquer et/ou de verrouiller une partie des cellulesde votre feuille. Ce masquage est également accessible par ligne,colonne ou feuille dans Format/Ligne, Colonne ou Feuille.

La seconde zone de Format est consacrée aux mises en formeautomatiques, conditionnelles et de style.

La Mise en forme automatique… vous permet d’afficher un résultathonorable pour vos tableaux bien que sa provenance soit vitereconnaissable.

Figure 8.12 :Le menu Format d’Excel 2008

Figure 8.13 :La boîte de dialogue Format de cellule dansl’onglet Nombre catégorie Monétaire

Le menu Format d’Excel 2008 Chapitre 8

197LE GUIDE COMPLET

Page 198: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

La Mise en forme conditionnelle… vous permet de surveiller la présenced’une formule ou la détection de valeurs d’une cellule en leur appliquantune mise en forme conditionnelle. Par exemple, vous pouvez spécifierl’application d’une mise en forme verte à une cellule si sa valeur estsupérieure aux prévisions de ventes et d’une mise en forme rouge dans lecas contraire. Si la valeur de la cellule change et ne correspond plus à lacondition spécifiée, Excel supprime la mise en forme de la cellule maisconserve la condition appliquée afin que la mise en forme conditionnellesoit appliquée à nouveau automatiquement, lorsque la condition est ànouveau remplie. Les critères de comparaison de cellule sont :

j comprise entre telle et telle cellule que vous avez à définir ;j non comprise entre ;j égale à ;j différente de ;j supérieure à ;j inférieure à ;j supérieure ou égale à ;j inférieure ou égale à.

Dans l’exemple joint, trois critères ont été définis mais vous pouvez enajouter davantage.

Figure 8.14 :La Mise en forme automatique…

Figure 8.15 :La mise en forme conditionnelle

198 LE GUIDE COMPLET

Excel 2008 : Les formulesChapitre 8

Page 199: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

Enfin, la boîte de dialogue Style vous permet de définir, comme pourWord, des styles spécifiques que vous appliquerez à des cellules ou à desgroupes de cellules.

Pour créer un nouveau style :

1 Saisissez un nouveau nom dans le champ Normal.

2 Modifiez-le selon vos souhaits.

3 Cliquez sur Ajouter.

Vous pourrez ensuite l’appeler par cette boîte de dialogue.

8.8. ConclusionÀ l’issue de ce chapitre, vous disposez d’un bagage suffisant pourconstruire des feuilles Excel et mener des calculs contenant des formulessimples. Pour aller plus loin dan cette autonomie, au chapitre suivant,nous allons explorer les menus Outils et Données.

Figure 8.16 :La boîte de dialogue Style

Conclusion Chapitre 8

199LE GUIDE COMPLET

Page 200: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp
Page 201: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

Excel 2008 :Les outils

Les outils de vérification orthographique et grammaticale ..................................... 202Les outils de partage ........................................................................................................ 202Les Assistants spécifiques .............................................................................................. 203Le menu Données d’Excel 2008 .................................................................................... 209Conclusion ........................................................................................................................... 220

Page 202: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

Nous allons maintenant, comme pour Word, explorer les outils qui vouspermettent d’améliorer votre productivité sous Excel.

9.1. Les outils de vérificationorthographique et grammaticale

Le menu Outils est constitué d’une première zone de vérificationorthographique et grammaticale, la même que celle de Word.

9.2. Les outils de partageLa deuxième zone, dite de partage, vous permet de travailler sur unclasseur avec des utilisateurs distants.

j Partager le classeur autorise des utilisateurs à partager votretravail. En activant Permettre une modification par plusieursutilisateurs, votre document cesse d’être en lecture seule pour lesutilisateurs distants. Les données seront fusionnées, avec tous lesrisques que cela comporte. Activez-la avec une prudence.

Figure 9.1 :Le menu Outils d’Excel 2008

Figure 9.2 :La boîte de dialogue Partager le classeur

202 LE GUIDE COMPLET

Excel 2008 : Les outilsChapitre 9

Page 203: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

j Activer les modifications active le mode Suivi des modificationsdéjà vu dans Word ; son comportement est le même sous Excel.Notez la possibilité de suivre les modifications dans une zonepartielle de votre feuille de calcul.

j Indicateur de message pour le suivi vous permet de programmerun message de rappel pour le suivi de vos modifications relativesà un fichier donné.

j Fusionner les classeurs…. Comme pour Word lors de la fusion dedocuments, cette commande est utile par exemple lorsque vousavez travaillé sur un projet avec deux équipes et que vous désirezréunir les données sous un seul classeur.

j Protection vous propose de protéger par un mot de passe votrefeuille ou votre classeur, même s’il est partagé. Dans ce cas, lemot de passe devra être alloué avant le partage.

9.3. Les Assistants spécifiquesLa troisième zone du menu Outils réunit des Assistants pour voscalculs :

j Valeur cible… définit la donnée de départ d’une formule désignéeafin d’atteindre une valeur cible. Par exemple, en vue d’obtenirune croissance de 10 % de votre chiffre d’affaires, 10 % serontvotre valeur cible. Vous demandez à Excel de trouver le nombrede salariés à embaucher pour atteindre ce résultat, la formule surlaquelle vous vous appuyez ayant été définie d’après vos résultatsde l’an passé.

Figure 9.3 :La boîte de dialogue Afficher lesmodifications

Figure 9.4 :La boîte de dialogue État de la recherche

Les Assistants spécifiques Chapitre 9

203LE GUIDE COMPLET

Page 204: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

j Gestionnaire de scénarios… affiche pour une même suite dedonnées une hypothèse haute et une hypothèse basse, par exempleen changeant uniquement une partie des variables afind’interpréter son influence. Pour configurer cette boîte dedialogue, suivez pas à pas les indications de l’Assistant Scénariosen cliquant sur Ajouter, Modifier, Supprimer, Fusionner ouSynthèse selon vos besoins.

j Audit réunit toutes les fonctions qui vous seront utiles pouridentifier vos erreurs lorsque vous rencontrez des problèmes dansvos formules. Audit affiche en effet les relations entre les cellules.

La valeur qui s’affiche dans une cellule peut être le résultat d’uneformule ou peut être utilisée par une formule produisant un résultatincorrect. Les commandes d’audit assurent un suivi des relations entreles cellules et les formules à l’aide des flèches d’audit.

Lorsque vous procédez à l’audit d’une feuille, vous pouvez repérer :

j les antécédents ;j les cellules fournissant des données à une cellule spécifique ;j les dépendants, qui sont les cellules dépendant de la valeur d’une

cellule spécifique.

Pour repérer un antécédent :

1 Allez dans Outils/Audit/Afficher la barre d’outils Audit.

2 Sélectionnez la cellule contenant la formule pour laquelle vousvoulez rechercher les cellules des antécédents.

Figure 9.5 :La boîte de dialogue Gestionnaire descénarios

Figure 9.6 :Un repérage d’antécédent lors d’un audit

204 LE GUIDE COMPLET

Excel 2008 : Les outilsChapitre 9

Page 205: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

3 Pour afficher les flèches d’audit vers chaque cellule qui fournitdirectement des données à la cellule active, dans la barre d’outilsAudit, cliquez sur Repérer les antécédents.

Ma flèche est rouge ou noire au lieu d’être bleue…

Les flèches rouges indiquent les cellules posant problème. Si la cellulesélectionnée est référencée par une cellule dans une autre feuille ou unautre classeur, une flèche noire pointe depuis la cellule sélectionnée versune icône de feuille. L’autre classeur doit être ouvert pour que Excelpuisse suivre ces relations.

4 Pour voir le code couleur des antécédents des arguments dans uneformule, double-cliquez sur la cellule contenant la formule.

5 Pour sélectionner la cellule à l’autre bout d’une flèche, double-cliquez sur la flèche. Si la cellule se trouve dans une autre feuilleou un autre classeur, double-cliquez sur la flèche noire, puis sur laréférence souhaitée dans la liste Atteindre.

6 Pour identifier le niveau suivant, répétez les opérations 2 et 3 enpartant de la dernière cellule repérée.

Pour repérer des formules faisant référence à une cellule spécifique :

1 Allez dans Outils/Audit/Afficher la barre d’outils Audit….

2 Sélectionnez la cellule pour laquelle vous voulez afficher lescellules des dépendants.

3 Pour afficher les flèches d’audit dans chaque cellule qui dépend dela cellule active, dans la barre d’outils Audit, cliquez sur Repérerles dépendants.

4 Pour identifier le niveau suivant, répétez les opérations 2 et 3 enpartant de la dernière cellule repérée.

Pour supprimer des flèches d’audit :

1 Allez dans Outils/Audit/Afficher la barre d’outils Audit.

2 Procédez de l’une des manières suivantes :

Figure 9.7 :Un repérage d’erreur dans un audit

Les Assistants spécifiques Chapitre 9

205LE GUIDE COMPLET

Page 206: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

Pour supprimer les flèches d’audit en commençant par lacellule antécédente la plus éloignée de la cellule active, cliquezsur Supprimer les flèches des antécédents.

Pour supprimer les flèches d’audit en commençant par lacellule dépendante la plus éloignée de la cellule active, cliquezsur Supprimer les flèches des dépendants.

Pour supprimer toutes les flèches d’audit de la feuille, cliquezsur Supprimer toutes les flèches.

3 Pour supprimer un autre niveau de flèches d’audit des antécédentsou dépendants, cliquez de nouveau sur le bouton correspondant.

Correction d’une référence circulaire

Une formule qui renvoie à sa propre cellule, directement ouindirectement, est une référence circulaire. Excel ne peut pas calculerautomatiquement les classeurs ouverts quand l’un d’eux contient uneréférence circulaire. Vous pouvez supprimer une référence circulaire ouExcel peut calculer une fois chaque cellule impliquée dans une référencecirculaire à l’aide des résultats du calcul précédent. Sauf si vousmodifiez les paramètres pour une itération, Excel arrête de calculer après100 itérations ou une fois que toutes les valeurs dans une référencecirculaire changent de moins de 0,001 entre les itérations, à la premièredes deux occurrences. Il identifie alors formellement la référencecirculaire.

Pour localiser et supprimer une référence circulaire :

1 Si vous ne voyez pas la barre d’outils Référence circulaire, allezdans Affichage/Barres d’outils puis cliquez sur Référencecirculaire.

2 Dans la barre d’outils Référence circulaire, cliquez sur la premièrecellule dans le menu contextuel Naviguer parmi les référencescirculaires.

3 Double-cliquez sur la cellule pour examiner la formule. Si vousne pouvez pas déterminer si la cellule est la cause de la référencecirculaire, elle doit pour cela contenir dans sa formule uneréférence directe ou indirecte à elle-même. Cliquez sur la cellulesuivante du menu contextuel Naviguer parmi les référencescirculaires.

206 LE GUIDE COMPLET

Excel 2008 : Les outilsChapitre 9

Page 207: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

Comment atteindre une erreur ?…

Si "Circulaire" apparaît sans référence à une cellule, c’est que laréférence circulaire se trouve dans une cellule d’une feuille ou d’un autreclasseur. Pour l’atteindre, vous pouvez vous déplacer entre les différentescellules d’une référence circulaire en double-cliquant sur les flèches d’audit.

4 Continuez à examiner et corriger la référence circulaire jusqu’à ceque la barre d’état n’affiche plus "Circulaire".

Si vous souhaitez que vos références circulaires soit identifiées plusrapidement, vous pouvez modifier le nombre de fois où Excel réitère lesformules :

1 Allez dans Excel/Préférences.

2 Sous Formules et listes, cliquez sur Calcul puis cochez Limiterl’itération.

3 Dans Itérations maximales, tapez le nombre d’itérations que vousvoulez définir comme nombre maximal de fois où Excel répèteses calculs. Plus le nombre d’itérations est élevé, plus la duréenécessaire à l’exécution des calculs d’une feuille par Excel estimportante.

4 Dans Modification maximale, saisissez le montant que vous voulezdéfinir comme montant maximal de modification entre lesrésultats de calcul. N’oubliez pas que plus le nombre est petit,plus le résultat est précis et plus la durée nécessaire à l’exécutiondes calculs d’une feuille par Excel est importante.

CalculatricePour définir vos formules, vous pouvez vous aider de la calculatriced’Excel. La possibilité de saisir une plage de cellules pour appliquer uneformule est utile.

Figure 9.8 :La Calculatrice d’Excel

Les Assistants spécifiques Chapitre 9

207LE GUIDE COMPLET

Page 208: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

Somme conditionnelle…C’est un Assistant pour la formule Somme.SI.ENS qui se retrouve dansle concepteur de formules. Son emploi n’étant pas évident, Excel vouspropose un Assistant.

Cette somme est souvent nécessaire dès que vous faites desstatistiques où Excel peut additionner uniquement les cellules répondantà des critères donnés.

Entrons dans la quatrième et dernière zone du menu Outils.

Macros et Macros additionnellesElles vous permettent de lancer des macros existantes mais sans VisualBasic. Microsoft a abandonné l’héritage des macros premièregénération, les bibliothèques de l’époque et leur lot de problèmes desécurité. De même, il ne sera plus possible d’intégrer étroitement deslogiciels (correcteurs orthographiques, outils de traduction) et extensionsdans les produits Office. Microsoft proposera plutôt une approches’appuyant sur des "ponts logiciels" plus sécurisés et plus efficaces,gérés en bibliothèques de composants. Pour automatiser vos processus,passez plutôt par le menu Apple Script situé à droite de la barre demenus et rendez-vous dans Automator.

Figure 9.9 :L’Assistant Somme conditionnelle

Figure 9.10 :Un exemple de calcul de la sommeconditionnelle dévoilant lesarguments de la formule

208 LE GUIDE COMPLET

Excel 2008 : Les outilsChapitre 9

Page 209: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

Personnalisation du clavier…Cela vous permet de définir des raccourcis complémentaires ou demodifier les raccourcis existants comme dans Word.

9.4. Le menu Données d’Excel 2008

Ce menu est constitué de quatre zones.

Une zone de tri

Destinée à la manipulation de vos données ; elle se justifie dès que vousavez à traiter un grand nombre d’informations.

Trier…Cette commande trie par valeurs croissantes ou décroissantes ou suite dedonnées. Notez la présence d’un bouton constitué d’une doubleflèche suite à son application. En cliquant dessus, vous accédez auxoptions de tri que vous pouvez changer à la volée.

FiltreLes filtres permettent de travailler avec une partie des données dans uneplage.

Figure 9.11 :Le menu Données d’Excel 2008

Figure 9.12 :Les options de tri

Le menu Données d’Excel 2008 Chapitre 9

209LE GUIDE COMPLET

Page 210: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

Filtre automatique filtre des listes afin d’afficher les donnéescorrespondant aux critères requis.

Afficher les premières ou dernières valeursou pourcentages

1 Cliquez sur une cellule dans la plage que vous voulez filtrer.

2 Allez dans Données/Filtre/Filtre automatique.

3 Cliquez sur la double flèche à côté de l’en-tête de la colonnecontenant les nombres à filtrer, puis sur (10 premiers...).

4 Dans la boîte de dialogue Les 10 premiers, procédez de l’une desmanières suivantes :

Pour filtrer les premiers éléments par valeur, dans les menuscontextuels, cliquez sur premiers et Éléments.

Pour filtrer les derniers éléments par valeur, dans les menuscontextuels, cliquez sur derniers et Éléments.

Pour filtrer les premiers éléments par pourcentage, dans lesmenus contextuels, cliquez sur premiers et Pourcentage.

Pour filtrer les derniers éléments par pourcentage, dans lesmenus contextuels, cliquez sur derniers et Pourcentage.

5 Dans la zone centrale, entrez la valeur à utiliser. Vous pouvez trierentre 1 et 500 valeurs.

Filtrer un nombre supérieur ou inférieurà un autre nombre

1 Cliquez sur une cellule dans la plage que vous voulez filtrer.

2 Allez dans Données/Filtre/Filtre automatique.

3 Cliquez sur la flèche à côté de l’en-tête de colonne où se trouve lecontenu à filtrer, puis sur (Filtre personnalisé...).

4 Procédez de l’une des manières suivantes :

Figure 9.13 :La boîte de dialogue Les 10 premiers

210 LE GUIDE COMPLET

Excel 2008 : Les outilsChapitre 9

Page 211: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

Pour filtrer les nombres supérieurs ou inférieurs à un autrenombre, dans le premier menu contextuel, cliquez sur estsupérieur(e) à ou est inférieur(e) à.

Pour filtrer les nombres égaux ou différents d’un autre nombre,dans le premier menu contextuel, cliquez sur est égal à ou estdifférent de.

5 Dans la zone à droite du menu contextuel, entrez le nombre àutiliser.

Filtrer des cellules vides ou non vides (si vosdonnées en contiennent)

1 Cliquez sur une cellule dans la plage que vous voulez filtrer.

2 Allez dans Données/Filtre/Filtre automatique.

3 Cliquez sur la flèche à côté de l’en-tête de colonne où se trouve lecontenu à filtrer, puis sur (Filtre personnalisé...).

4 Procédez de l’une des manières suivantes :

Pour filtrer les cellules vides, cliquez sur (Vides).

Pour filtrer les cellules contenant des données, cliquez sur (Nonvides).

Filtrer un texte donné1 Cliquez sur une cellule dans la plage que vous voulez filtrer.

2 Allez dans Données/Filtre/Filtre automatique.

3 Cliquez sur la flèche à côté de l’en-tête de colonne où se trouve lecontenu à filtrer, puis sur (Filtre personnalisé...).

4 Procédez de l’une des manières suivantes :

Pour filtrer dans la plage les lignes contenant du textespécifique, dans le premier menu contextuel, cliquez surcontient ou est égal à.

Pour filtrer les lignes ne contenant pas de texte spécifique,dans le premier menu contextuel, cliquez sur ne contient pasou est différent de.

5 Dans le champ à côté du menu contextuel, entrez le texte àutiliser.

Le menu Données d’Excel 2008 Chapitre 9

211LE GUIDE COMPLET

Page 212: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

Filtrer le début ou la fin d’une phrase1 Cliquez sur une cellule dans la plage que vous voulez filtrer.

2 Allez dans Données/Filtre/Filtre automatique.

3 Cliquez sur la flèche à côté de l’en-tête de colonne où se trouve lecontenu à filtrer, puis sur (Filtre personnalisé...).

4 Procédez de l’une des manières suivantes :Pour filtrer le début d’une ligne de texte, dans le premier menucontextuel, cliquez sur commence par.

Pour filtrer la fin d’une ligne de texte, dans le premier menucontextuel, cliquez sur se termine par.

Pour filtrer les cellules contenant du texte mais necommençant pas par des lettres, dans le premier menucontextuel, cliquez sur ne commence pas par.

Pour filtrer les cellules contenant du texte mais ne se terminantpas par des lettres, dans le premier menu contextuel, cliquezsur ne se termine pas par.

5 Dans le champ à côté du menu contextuel, entrez le texte à utiliser.

Supprimer un filtre ou en appliquerun nouveauEffectuez l’une des opérations suivantes :

j Pour supprimer un filtre appliqué à une colonne dans une plage ouliste, cliquez sur la flèche à côté de l’en-tête de la colonne où setrouve le contenu à filtrer, puis sur (Tous).

j Pour supprimer les filtres appliqués aux colonnes dans une plageou une liste, allez dans Données/Filtre/Afficher tout.

j Pour supprimer ou appliquer à nouveau les flèches de filtre d’uneplage ou d’une liste, allez dans Données/Filtre/Filtre automatique.

Le tri dans Excel a tout de même ses limites…

Vous pouvez appliquer des filtres à une plage de feuille à la fois.Lorsque vous appliquez un filtre à une colonne, les seuls filtresdisponibles pour les autres colonnes sont les valeurs visibles dans la plageen cours de filtrage.Excel ne peut pas afficher à la fois plus de 1 000 entrées d’une liste.

212 LE GUIDE COMPLET

Excel 2008 : Les outilsChapitre 9

Page 213: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

Grille…Excel peut identifier vos colonnes de données et afficher leur contenuligne par ligne en facilitant la gestion des éléments.

Sous-totaux…Crée des sous-totaux automatiques dans une liste de données. Lesformules SOUS.TOTAL sont ensuite manipulables selon vos souhaits.

Validation…

Réservée aux utilisateurs plus aguerris, cette boîte de dialogue vouspermet d’avertir l’utilisateur entrant des données de critères limitatifstels qu’un ordre de grandeur, une nature de variable, l’affichage d’unmessage de saisie ou d’erreur.

Une zone de conversion et de mise en formede données

Destinée à la manipulation de vos données, cette zone est égalementréservée aux utilisateurs avancés.

Table…

Les tables en colonne, en ligne ou les deux à la fois permettentd’automatiser certains calculs. À l’aide d’une table, vous pouvezcomparer par exemple des prix de revient en fonction d’une ou deuxvariables. Elles sont souvent utilisées dans les fonctions financières ou

Figure 9.14 :Validation des données

Le menu Données d’Excel 2008 Chapitre 9

213LE GUIDE COMPLET

Page 214: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

pour des calculs de rentabilité conjointement avec des graphiques, afind’exploiter plus efficacement des données.

Convertir…

Cette commande convoque un Assistant Conversion qui vous aide àmodifier la nature d’une plage de données.

Cette procédure s’applique à la division du contenu de cellules nonfusionnées et à la répartition du contenu divisé dans d’autres cellules.Elle ne s’applique pas au fractionnement de cellules fusionnées.

1 Sélectionnez la cellule, la plage de cellules ou la colonne entière(pas plus d’une) contenant les chaînes de caractères à diviser end’autres cellules.

2 Allez dans Données/Convertir.

3 Suivez les instructions de l’Assistant Conversion pour convertir letexte en colonnes.

Consolider…

Pour synthétiser et afficher des résultats de feuilles de calcul distinctes,vous pouvez consolider les données de chaque feuille dans une seulefeuille maître. Ces feuilles peuvent figurer dans le même classeur en tantque feuille maître ou dans des classeurs différents. Lorsque vousconsolidez les données, vous les regroupez pour pouvoir les mettre àjour et à les appeler selon vos besoins.

Figure 9.15 :La boîte de dialogue de l’AssistantConversion de données

214 LE GUIDE COMPLET

Excel 2008 : Les outilsChapitre 9

Page 215: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

Par exemple, si vous disposez d’une feuille de calcul de frais pourchaque bureau régional, vous pouvez utiliser une consolidation afin derassembler ces chiffres dans une feuille de calcul de dépensesd’entreprise. Cette feuille maître pourra contenir les ventes totales etmoyennes, l’inventaire actuel et les produit les plus performants pourtoute l’entreprise.

Grouper et créer un plan

Pour créer un plan, votre liste doit d’abord être organisée avec des zonesde détails et des lignes ou colonnes de synthèse. Celles-ci contiennentpar exemple des sommes, des écart-types

Pour établir un plan :

1 Sélectionnez une cellule de votre tableau.

2 Allez dans Données/Grouper et créer un plan/Plan automatique.

À gauche des numéros de lignes ou au-dessus des numéros de colonnes,une zone en gris représentant le plan apparaît avec des lignes et desboutons.

Figure 9.16 :Un exemple de consolidation entre deux classeurs

Figure 9.17 :Les zones de plan

Le menu Données d’Excel 2008 Chapitre 9

215LE GUIDE COMPLET

Page 216: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

Si vos données ne sont pas reconnues, vous devez établir le planmanuellement :

1 Sélectionnez les lignes ou les colonnes que vous désirez regrouper

2 Allez dans Données/Grouper et créer un plan/Grouper.

3 Sélectionnez les lignes ou les colonnes que vous ne désirez plusregrouper via Données/Grouper et créer un plan/Dissocier.

Les sous-totaux créent automatiquement un plan

Lorsque vous insérez des sous-totaux à une liste, vous créezautomatiquement un plan.

Rapport de tableau croisé dynamique…

Vous devez parfois retourner des données dans tous les sens pour lescomprendre. Les rapports de tableau croisé dynamique vous permettentde le faire en quelques clics. À l’aide des rapports de tableau croisédynamique, vous pouvez réorganiser et analyser de grandes quantités dedonnées et repérer les tendances d’un coup d’œil.

Avant de créer un rapport :

j Réfléchissez au type d’informations à obtenir à partir de vosdonnées. Par exemple, dans une feuille des ventes, vous pouvezdéterminer les ventes totales par produit ou les ventes de produitstotales par commercial pour chaque trimestre.

j Assurez-vous que chaque en-tête de colonne de votre feuille dedonnées sources possède une étiquette descriptive. L’AssistantTableau croisé dynamique utilise les en-têtes de colonne pourorganiser le rapport.

j Supprimez toutes les colonnes ou lignes vides des données àutiliser. Pour sélectionner une ligne ou une colonne entière,cliquez sur l’en-tête puis en utilisant [Ctrl]+Clic, faites surgir lemenu contextuel et demandez à supprimer la colonne ou la ligne.

Figure 9.18 :Le menu contextuel de la feuille de calcul d’Excel 2008

216 LE GUIDE COMPLET

Excel 2008 : Les outilsChapitre 9

Page 217: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

Vous pouvez maintenant lancer l’Assistant Tableau croisé dynamique :

1 Cliquez sur une cellule dans les données à utiliser.

2 Allez dans Données/Rapport de tableau croisé dynamique.

3 Vos données sont repérées sous la forme d’une plage. Cliquez surFin.

La barre d’outils Tableau croisé dynamique et la zone de mise en page durapport apparaissent dans une nouvelle feuille.

Dans les zones de dépôt, vous placez et réorganisez les boutons dechamp pour créer un rapport. Il existe quatre zones de dépôt :

j Page ;j Colonne ;j Données ;j Ligne.

Remarquez comment le curseur change lorsque vous déplacez un boutonde champ sur une zone de dépôt. Une bordure sombre apparaît pourvous avertir que cette zone est disponible.

Figure 9.19 :L’Assistant Tableau croisé dynamique

Figure 9.20 :Le Tableau croisé dynamique

Le menu Données d’Excel 2008 Chapitre 9

217LE GUIDE COMPLET

Page 218: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

Faites glisser par exemple les boutons de champ Nom et Ventes dans leszones de dépôt pour créer un rapport. Il existe un bouton pour chaqueen-tête de colonne de votre feuille de données sources.

Une ligne s’affiche pour chaque commercial et le total des ventes pourchaque personne s’affiche dans la zone de dépôt Données.

Glissons déposons maintenant une troisième série de données entre lesdeux premières, à savoir l’information Trimestre.

Dans la zone de mise en page, faites glisser le bouton de champ Produitvers la zone de dépôt Placez les champs de page ici.

Vous pouvez maintenant afficher les ventes par produit. Inversement,pour supprimer un champ de plage, glissez-le en dehors de la mise enpage du tableau pour le faire disparaître. Vous pouvez également mettreà jour vos données en revenant sur la feuille contenant vos donnéessources puis en cliquant dans la barre d’outils Rapport de tableaudynamique sur le point d’exclamation rouge qui actualise vos données.

Enfin, vous pouvez modifier les critères du champ de synthèse oùs’affiche votre total en cliquant sur Paramètres de champ, en remplaçantpar exemple Somme par Moyenne

Figure 9.21 :Le tableau croisé dynamique par trimestre

Figure 9.22 :Modifier le champ de synthèse durapport de tableau dynamique

218 LE GUIDE COMPLET

Excel 2008 : Les outilsChapitre 9

Page 219: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

Données externes

Vous avez la possibilité d’importer des données provenant d’une base dedonnées externes mais il faut installer auparavant des pilotesODBC (Open Database Connectivity) compatibles, logiciels qu’Excelréclame pour accéder à votre serveur de base de données. Les pilotesODBC compatibles avec Excel pour Mac sont disponibles auprès desfournisseurs suivants :

j OpenLink Software : http://www.openlinksw.com ;j Actual Technologies : http://www.actualtechnologies.com.

Après avoir installé les pilotes ODBC, vous pourrez utiliser MicrosoftQuery pour créer de nouvelles requêtes ou actualiser des requêtesexistantes créées dans d’autres versions d’Excel, telles que Excel X,Excel 2004 et Excel pour Windows.

Plus approprié aux petites structures, Actual technologies vous offre unmoyen abordable d’intégrer Office à un logiciel comme Filemaker touten offrant l’importation d’une base de données Access venant du mondePC si vous avez récemment migré sur Mac.

Vous avez également la possibilité d’importer des requêtes prédéfiniescomme celle des principaux taux de devises actualisable par la barre derequêtes.

Figure 9.23 :La requête des taux de devises

Le menu Données d’Excel 2008 Chapitre 9

219LE GUIDE COMPLET

Page 220: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

9.5. ConclusionNettement plus complexe que Word, Excel nécessite des compétences etun goût des chiffres qu’il est inutile de chercher à déguiser. Les outilspuissants de tables, de formules et notamment de statistiques dont ildispose lui ont permis de trouver sa place dans de nombreusesentreprises. Leur étude dépassant le cadre de cet ouvrage, en faisant unerechercher sur Internet vous pourrez trouver de nombreux exemplestéléchargeables gratuitement et vous exercer avec profit.

Pour aller plus loin, une série de liens sont à votre dispositiondans la rubrique Liens Internet des annexes.

220 LE GUIDE COMPLET

Excel 2008 : Les outilsChapitre 9

Page 221: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

PowerPoint 2008 :Premier contact

Le menu Fichier de PowerPoint 2008 ........................................................................... 225Le menu Édition de PowerPoint 2008 .......................................................................... 229Le menu Affichage de PowerPoint 2008 ..................................................................... 230Le menu Insertion de PowerPoint 2008 ....................................................................... 233Le menu Format de PowerPoint 2008 .......................................................................... 238Conclusion ........................................................................................................................... 241

Page 222: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

Lancez PowerPoint 2008 en cliquant une fois dans le Dock ; undocument vierge s’ouvre intitulé Présentation1. Vous découvrez la barred’outils de PowerPoint surplombant le document ainsi que les icônesl’entourant. Prenez le temps de comparer les barres d’outils des logicielsd’Office en vous intéressant aux similarités et aux dissemblances.

De gauche à droite dans la barre d’outils Standard de PowerPoint, nousdistinguons :

j La création, l’ouverture, l’enregistrement et l’impression, analoguesà ceux de Word.

Notez au passage l’absence du petit triangle à droite de Nouveau. Lesobjets gérés par PowerPoint sont d’un seul genre. On les nomme desprésentations dans lesquelles on intègre des documents textuels,graphiques, du son ou de la vidéo.

j L’annulation et le rétablissement de vos opérations, qui estanalogue dans son fonctionnement à celui des autres logicielsd’Office.

j Le Format, semblable en tout point à celui de Word et d’Excel, quipermet de copier un format d’un élément vers un autre.

j L’insertion d’une Zone de texte, d’Image, de Formes, deTableaux et de Média dans une présentation.

Notez au contraire la présence du petit triangle à droite d’Image, Formeset Média vous permettant d’insérer des objets de nature différente.

j La création d’une Nouvelle diapositive et le réglage général duDiaporama réunissant ces images.

Il vous paraîtra sans doute plus pratique de personnaliser votre barred’outils standard en déplaçant Nouvelle diapositive et Diaporama près deNouveau, qui crée une présentation vierge. Par un [Ctrl]+clic dans la zonegrise de la barre d’outils, vous appellerez la boîte de dialoguePersonnalisation de votre barre d’outils. En revenant sur la barred’outils de PowerPoint, il ne vous restera plus qu’à déplacer les boutonsau bon endroit.

j La Bibliothèque des éléments communs à Office.

Figure 10.1 : La barre d’outils Standard de PowerPoint 2008

222 LE GUIDE COMPLET

PowerPoint 2008 : Premier contactChapitre 10

Page 223: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

j La boîte à outils qui se distingue de celle de Word par la présenced’un onglet Personnaliser l’animation et une grande richessed’options graphiques dans sa Palette de formatage.

Vous pourrez par exemple modifier rapidement les couleurs del’ensemble de votre présentation en changeant de thème de couleur :

1 Allez dans Affichage/Palette de mise en forme.

2 Dans Thème du document, cliquez sur la flèche à droite deCouleurs.

3 Choisissez le thème de couleurs souhaité.

4 Pour créer votre propre thème, cliquez sur Créez couleur dethème en bas dans la liste Couleurs.

Figure 10.2 :La Palette de formatage de PowerPoint 2008

Chapitre 10

223LE GUIDE COMPLET

Page 224: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

L’exploration de la barre d’outils Standard de PowerPoint s’achèveavec :

j la fonction Zoom qui vous est désormais familière ;j l’aide contextuelle d’Office.

Avant d’aller plus loin, familiarisez-vous avec votre nouvelenvironnement :

1 Créez plusieurs diapositives en cliquant sur Nouvelle diapositive àplusieurs reprises.

2 Tapez sur Cliquez pour ajouter un titre puis frappez un titre de votrechoix.

3 Glissez déposez une photo depuis votre Bureau ou votre dossierImages vers le centre de la seconde diapositive. La photo estcentrée et s’insère automatiquement.

4 Faites de même avec un film si vous en avez un dans votre dossierSéquences.

Portez maintenant votre attention à gauche de votre présentation. Unecolonne rappelant le Navigateur de Word – c’est en fait ce dernier qui l’a"copiée" à PowerPoint – s’est remplie de trois diapositives. Cettecolonne de gauche est en mode Diapos. En cliquant à côté sur Contour,vous passez dans l’équivalent du mode Plan pour PowerPoint où lelogiciel vous dévoile la hiérarchie des diapositives, outil qui prend sonsens sur des présentations plus importantes.

Cliquez en bas à gauche sur les icônes de mode qui vous sont familièresdepuis Word et Excel. PowerPoint en contient trois entre lesquelles vousnaviguerez souvent pour jauger votre travail :

j L’affichage normal est l’affichage de départ.j Le mode Trieuse de diapositives vous permet de déplacer dans la

colonne de gauche l’ordre de vos diapositives d’un simple glisserdéposer.

j Le Diaporama présente vos diapositives en plein écran.

Passons maintenant aux menus de PowerPoint.

224 LE GUIDE COMPLET

PowerPoint 2008 : Premier contactChapitre 10

Page 225: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

10.1. Le menu Fichierde PowerPoint 2008

Le menu Fichier de PowerPoint gère vos présentations, leur ouverture etleurs enregistrements dans tous les formats disponibles :

j Bibliothèque de projets… également disponible via le raccourci[Maj]+[Pomme]+[P] contient des éléments spécifiques à PowerPointque vous pouvez filtrer en bas à droite, en masquant les modèlesdes autres logiciels d’Office.

j Nouvelle présentation (raccourci : [Pomme]+[N]) crée un nouveauconteneur vierge dans lequel vous pourrez ajouter desdiapositives.

j Ouvrir (raccourci : [Pomme]+[O]) ouvre une fenêtre du Finder pourtravailler sur une présentation existante.

j Ouvrir récent ouvre vos dernières présentations en cours. En vousrendant dans PowerPoint/Préférences puis dans l’onglet Généralqui s’ouvre par défaut, vous pouvez augmenter le nombred’éléments récents à mémoriser par PowerPoint.

Figure 10.3 :La menu Fichier de PowerPoint 2008

Figure 10.4 :Les préférencesgénérales dePowerPoint 2008

Le menu Fichier de PowerPoint 2008 Chapitre 10

225LE GUIDE COMPLET

Page 226: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

j Fermer, Enregistrer et Enregistrer sous… ne sont pas spécifiquesà PowerPoint. Ils vous permettent de clore une session de travail,d’enregistrer celle-ci dans l’arborescence initiale ou sous unenouvelle destination.

j Enregistrer comme images… force l’enregistrement de votreprésentation comme une suite d’images JPEG dont les calquessont fusionnés et ne sont donc plus modifiables hormisglobalement. Elle s’avère nécessaire pour l’importation dans deslogiciels tiers incapables d’interpréter les formats .ppt et .pptxspécifiques à PowerPoint. L’enregistrement en JPEG se fait pardéfaut en RGB en 720 x 540 pixels.

j Enregistrer en tant que vidéo… force l’enregistrement de votreprésentation sous la forme d’une séquence vidéo dont la taille etla qualité seront, par défaut, celle d’une vidéo SD en 640 x 480.

Rien ne vous empêche toutefois :

d’opter pour une taille supérieure en cochant Personnalisée ;

d’ajouter une bande sonore ; PowerPoint ouvrira alors une boîtede dialogue pour que vous lui indiquiez où se trouve ce fichieraudio ;

de mettre en boucle la vidéo ;

de cacher les commandes de lecture de la vidéo ;

d’effectuer vos réglages par défaut pour les futures présentationsou juste pour celle-ci.

Ne réglez pas vos boutons d’action en rollover (survol de la souris)

La vidéo exportée ne sait les interpréter qu’en clics d’action…contrairement à l’enregistrement en tant que page web.

Figure 10.5 :La boîte de dialogueEnregistrer comme images…

226 LE GUIDE COMPLET

PowerPoint 2008 : Premier contactChapitre 10

Page 227: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

Investissez dans un logiciel professionnel pour vos exportations web

L’exportation vidéo de PowerPoint 2008 reste pauvre. Le logicieln’inclut pas, par exemple, le flash en .flv ou le divx devenus fréquents surles sites pour leurs qualités de compression. Déjà présent par le passé, cepoint faible de PowerPoint n’est pas corrigé dans la version 2008. SurMac, vous pouvez vous tourner vers Squeeze, Episode pro ou Quicktimeen licence pro. En raison des licences des codecs incorporés dans cescompresseurs, les prix des deux premiers logiciels sont élevés mais lerésultat est à la hauteur. Quicktime Pro reste plus abordable à moins de30 euros, même s’il ne fait pas l’exportation en flash.

j Enregistrer en tant que page web… encode votre présentation enHTML dans une présentation un peu "vieillotte" mais qui resteactive dans ses liens internes alors que l’enregistrement commeimages ou comme vidéo vous fait perdre cette fonctionnalité.Dans ses Options web par défaut, ce mode d’enregistrementencapsule également le fichier PowerPoint original afin depermettre sa modification future. Notez aussi la possibilité derenseigner des mots-clés.

Figure 10.6 :La boîte de dialogue Enregistrer en tant quevidéo…

Figure 10.7 :La boîte de dialogueEnregistrer en tant que pageweb…

Le menu Fichier de PowerPoint 2008 Chapitre 10

227LE GUIDE COMPLET

Page 228: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

j Aperçu de la page web vous donne, tout comme Word et Excel,un aperçu avant exportation de votre présentation. Vousapprécierez de pouvoir tester votre fichier par ce moyen mais lesliens ne seront pas actifs.

j Mise en page… et Imprimer ne diffèrent pas de leurs homologuesdans les autres logiciels d’Office. Notez toutefois deux choses :

L’orientation par défaut est en paysage mais vous pouvezbasculer en portrait.

La dimension par défaut des diapositives ne vous empêche pasd’opter pour d’autres formats ou de les définir vous-même viaPersonnalisé.

Vous pouvez par exemple créer des bannières simples pour vosdocuments ou votre site web ou choisir un format HD en1 920 x 1 080 pixels grâce à Personnalisé.

j Envoyer vers… témoigne de la volonté des informaticiens deMicrosoft d’intégrer Office au sein de Mac OS X et des logicielsd’Apple. Vous pouvez en effet choisir ici d’envoyer votreprésentation :

Au Destinataire du message (en tant que pièce jointe)… Ils’agira d’Entourage ou de Mail suivant l’application decourriel que vous avez choisi par défaut.

Vers Microsoft Word.

Vers iPhoto.

Figure 10.8 :La boîte de dialogue Mise en page

Figure 10.9 :Les formats de diapositives

228 LE GUIDE COMPLET

PowerPoint 2008 : Premier contactChapitre 10

Page 229: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

j Propriétés… décrit les caractéristiques de votre présentation.Contrairement à Word qui disposait d’un accès statistique en basde son document, ces informations seront accessibles uniquementdans Statistiques, le troisième onglet de la boîte de dialoguePropriétés. Adaptées à PowerPoint, ces statistiques recensent tousles objets insérés dans votre présentation.

10.2. Le menu Éditionde PowerPoint 2008

Vous éditez ici les éléments insérés dans vos présentations en copiantcollant des éléments d’une diapositive à une autre :

Ce menu comprend :

j Les actions Annuler (raccourci : [Pomme]+[Z]) et Répéter(raccourci : [Pomme]+[Y]).

j Couper, Copier, Coller (raccourcis respectifs classiques :[Pomme]+[X], [Pomme]+[C], [Pomme]+[V])

j Un copier coller entre votre présentation et l’album dont lespropriétés sont les mêmes que celles de Word et d’Excel,raccourcis [Maj]+[Pomme]+[C]) pour Copier vers l’album et[Maj]+[Pomme]+[V] pour Coller la sélection de l’album vers votreprésentation.

j Un Collage spécial… destiné à insérer dans vos présentations desimages, des fichiers RTF et des documents Word. Ceux-ci neseront plus modifiables par la suite car PowerPoint les interprètecomme une image.

j Effacer gomme un contenu dans une zone donnée ou l’ensembledes éléments si votre pointeur est en dehors des zones de texteset/ou graphiques.

Figure 10.10 :Le menu Édition de PowerPoint 2008

Le menu Édition de PowerPoint 2008 Chapitre 10

229LE GUIDE COMPLET

Page 230: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

j Sélectionner tout copie ou efface en une fois tous les élémentscontenus dans une diapositive.

j Dupliquer duplique le ou les éléments sélectionnés.j Supprimer la diapositive permet d’éliminer une diapositive dont

vous ne voulez plus. Vous pouvez également la supprimer en lasélectionnant dans la colonne du Navigateur et appuyer sur[Suppr].

j Un outil pour Rechercher, accessible par [Pomme]+[F] et son"jumeau", Remplacer, analogues aux outils de Word et d’Excel.

j Des Caractères spéciaux permettant d’insérer des élémentsmathématiques, des symboles, y compris en langues étrangères.

10.3. Le menu Affichagede PowerPoint 2008

Menu important de PowerPoint en raison de sa destination graphique,Affichage est constitué de six zones.

Figure 10.11 :L’insertion de caractères spéciaux dansPowerPoint 2008

Figure 10.12 :Le menu Affichage de PowerPoint 2008

230 LE GUIDE COMPLET

PowerPoint 2008 : Premier contactChapitre 10

Page 231: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

Outre les modes Normal, Trieuse de diapositives et Diaporama, quenous avons découvert via leur bouton en bas à gauche de chaqueprésentation, nous rencontrons :

j La Page de commentaires qui insère une zone de texte endessous de la diapositive pour y insérer des commentaires.

j Les Outils du présentateur qui affichent en plein écran de gaucheà droite :

un chronomètre ;

le chemin de fer de votre présentation ;

la présentation elle-même ;

la diapositive qui suit la diapositive active en plus petite tailleen bas à droite.

j Plus bas, Masque vous permet de définir le modèle type de votreprésentation. Une fois édité, ce masque qui peut agir sur unediapositive, un document ou des pages de commentaires devientla matrice de vos futures présentations.

Notez la présence, dès son activation, d’une barre d’outilsMasque ancrée sous la barre d’outils principale.

Dans la zone qui suit, vous pouvez :

j Appeler ou Masquer les en-têtes et pieds de pages, lesCommentaires et passer en Nuances de gris lorsque votreimprimante ne gère pas la couleur afin de ne pas avoir demauvaises surprises dues à des contrastes insuffisants.

j Vous retrouvez les onglets de la boîte à outils. Notez la présenced’un nouvel onglet, Personnaliser l’animation.

Figure 10.13 :La barre d’outils Masques

Figure 10.14 :La boîte de dialogue Personnaliserl’animation

Le menu Affichage de PowerPoint 2008 Chapitre 10

231LE GUIDE COMPLET

Page 232: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

Dans Personnaliser l’animation, vous pouvez ajouter un ou plusieurseffets à vos textes ou graphiques afin d’améliorer l’impact de vosmessages. Rappelez-vous qu’une bonne communication repose autantsur le fond que sur la forme. Soyez sobres dans vos effets. Par exemple,un cycle peut bénéficier d’un effet de roue ou de rotation dévoilantprogressivement les éléments. Cet effet fera sens pour vosinterlocuteurs. Mais le côté gadget d’une animation peut prêter le flanc àla critique lors d’une présentation cruciale de votre travail…

Quittons maintenant la Bibliothèque d’éléments à la fois accessible parFichier/Bibliothèque d’éléments (raccourci : [Maj]+[Pomme]+[P]) ou par labarre d’éléments afin de retrouver les barres d’outils de PowerPoint.

Nettement moins nombreuses que celle d’Excel et de Word, elles sontcinq dans PowerPoint :

j Standard ;j Mise en forme ;j Mode Plan ;j Tableaux et bordures ;j Suivi des modifications.

Nous les avons déjà rencontrées dans Word et Excel et les reverronsdans les menus Format et Outils de PowerPoint. Vous serez en terrainconnu car les mêmes règles s’appliquent.

Figure 10.15 : Un exemple d’adjonction de cycle par un graphique SmartArt

232 LE GUIDE COMPLET

PowerPoint 2008 : Premier contactChapitre 10

Page 233: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

Avant de passer au menu suivant, notez l’utilité dans le sous-menu deRègles des Guides statiques (raccourci : [Pomme]+[G]) que vous pouvezdéplacer à votre guise pour caler vos éléments.

10.4. Le menu Insertionde PowerPoint 2008

Ce menu vous permet d’insérer six types d’objets.

Figure 10.16 : Les barres d’outils de PowerPoint

Figure 10.17 :Le menu Insertion de PowerPoint 2008

Le menu Insertion de PowerPoint 2008 Chapitre 10

233LE GUIDE COMPLET

Page 234: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

Dans la première zone, vous pouvez :

j Créer une Nouvelle diapositive pour laquelle le raccourci[Maj]+[Pomme]+[N] est à rapprocher de [Pomme]+[N] qui crée uneNouvelle présentation.

j Dupliquer la diapositive (raccourci : [Maj]+[Pomme]+[D]) est àrapprocher de [Pomme]+[D] qui duplique un élément sélectionnédans une diapositive.

j Diapositives de contient un sous-menu intéressant où vouspouvez :

Appeler les diapositives d’un thème par Mise en page desdiapositives… également disponible via Format/Mise en pagedes diapositives….

Notez la présence des boutons radioInsérer une nouvelle diapositive ou

Appliquer à une diapositive existante.Avez-vous remarqué au passage laprésence de la barre d’outils Dessin quivous assiste dans les modifications devos modèles ?

Insérer une ou plusieurs diapositives provenant d’une Autreprésentation….

Figure 10.18 : Les diapositives d’un thème

Figure 10.19 :La barre d’outilsDessin

Figure 10.20 :La boîte de dialogue Insertiond’une autre présentation

234 LE GUIDE COMPLET

PowerPoint 2008 : Premier contactChapitre 10

Page 235: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

Insertion ou fusion

Vous pouvez également fusionner deux présentations :

1 Ouvrez la première présentation.

2 Sélectionnez le mode Trieuse de diaporamas.

3 Allez sans Édition/Sélectionner tout.

4 Allez dans Édition/Copier.

5 Ouvrez la deuxième présentation.

6 Sélectionnez le mode Trieuse de diaporamas.

7 Allez dans Édition/Coller.

Insérez un Fichier en ligne… en indiquant un chemin d’accès.

Dans la deuxième zone, vous pouvez numéroter vos diapositives et yinsérer des commentaires par la boîte de dialogue En-tête et pied depage.

La troisième zone permet l’insertion de :

j Graphiques ;j Graphiques SmartArt ;j WordArt.

Si vous cliquez sur l’un de ces trois éléments, vous développerez labarre d’éléments au-dessus de votre présentation. Il vous restera àinsérer l’élément de votre choix par un glisser déposer.

Figure 10.21 :La boîte de dialogue En-tête et pied de page

Le menu Insertion de PowerPoint 2008 Chapitre 10

235LE GUIDE COMPLET

Page 236: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

Dans la quatrième zone, vous insérez des éléments suivants :

j Zones de texte qui crée une zone éditable en traitement de texte ;j Image qui ouvre une boîte de dialogue pour insérer une image de

votre choix ;j Images Clip Art qui ouvre votre bibliothèque Clip Art ;j Forme qui insère une forme depuis la Palette Forme de la boîte à

outils ;j Tableau qui insère un tableau dans votre diapositive.

Vous pouvez retrouver ces différentes insertions en sélectionnant unmodèle et en survolant les icônes d’insertion qui s’y trouvent.

Dans la cinquième zone, vous pouvez insérer des élémentsmultimédias :

j L’insertion d’un film ouvre une boîte de dialogue dans votrearborescence. Le film est inséré automatiquement, sous réserveque son codec soit interprétable par PowerPoint. À l’issue de soninsertion, PowerPoint vous demande de choisir le type dedémarrage au clic de la souris ou automatique, afin de vous laisserla possibilité de faire un commentaire lors de votre présentation.

Figure 10.22 :L’insertion d’un Graphique SmartArt

Figure 10.23 :L’insertion d’un élément dans unmodèle

236 LE GUIDE COMPLET

PowerPoint 2008 : Premier contactChapitre 10

Page 237: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

j Son et musique cache un sous-menu qui vous permet :

d’insérer un son à partir d’un fichier ;

de lire une piste de CD audio en ne lisant qu’une portion depiste si besoin est.

d’enregistrer un son si vous disposez du matériel nécessaire.

Enfin, l’insertion d’un Objet vous permet d’insérer tout type dedocument office, Word ou Excel, des équations…

Figure 10.24 :Choix du démarrage d’un film

Figure 10.25 :Lire une piste de CD audio

Figure 10.26 :Enregistrer un son

Figure 10.27 :Un exemple d’insertion d’équation

Le menu Insertion de PowerPoint 2008 Chapitre 10

237LE GUIDE COMPLET

Page 238: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

Validation de Microsoft équation

Pensez à fermer la fenêtre de Microsoft équation pour insérer laformule dans la diapositive.

Le dernier item du menu Insertion est consacré à l’insertion d’un lienhypertexte qui permet de lancer votre navigateur Internet par défaut enpointant vers une URL.

10.5. Le menu Formatde PowerPoint 2008

Nous retrouvons ici les formatages déjà rencontrés dans les chapitres surWord et Excel

Ces formatages incluent des effets supplémentaires améliorant laprésentation dans PowerPoint et qui se rapprochent de ce que vouspouvez faire dans Photoshop, sans disposer toutefois de la panoplied’options de ce logiciel professionnel.

Via Police (raccourci : [Pomme]+[T]), vous appelez la boîte de dialogueFormat du texte dans laquelle vous retrouverez par onglet successifs :

Figure 10.28 :Le menu Format de PowerPoint 2008

Figure 10.29 :L’option Reflet du texte dans laboîte de dialogue Police

238 LE GUIDE COMPLET

PowerPoint 2008 : Premier contactChapitre 10

Page 239: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

j Police pour définir vos polices de caractères et leur espacement.j Paragraphe pour définir l’alignement, le retrait et l’espacement

des paragraphes.j Puces et numéros pour définir vos listes d’éléments. Notez la

possibilité dans Puce personnalisée de définir une de vos imagescomme puce. Évitez pour garder une communication claire etefficace de mettre plus de trois items dans une liste pour chaquediapositive.

j Colonnes pour définir des colonnes dans une zone de texte. Cettecommande est analogue à celle de Word.

j Alignement à Gauche, au Centre, à Droite, Justifié, de raccourcisrespectifs [Pomme]+[L],[}Pomme]+[E,}Pomme]+[R],[Pomme]+[J] ainsique l’alignement par Paragraphe réparti qui vous permet derépartir harmonieusement vos paragraphes en hauteur et que vouslaisserez coché par défaut.

j Orientation du texte rouvre laboîte de dialogue Format dutexte sur l’onglet Zone detexte où vous pouvezmodifier l’orientation du texte. En général, vous utiliserez plutôtle point vert associé à la zone de texte pour la faire pivoter selonvos souhaits.

j Changer la casse ouvre la boîte de dialogue Modifier la casse.C’est ici, via les boutons radios correspondants, que vouschangerez rapidement en majuscules ou minuscules votre texte.Vous pouvez également accéder à une partie de ces fonctions dansla section Police de la Palette de formatage.

Pour changer la police de caractères de l’ensemble de votre présentation,passez par la boîte de dialogue Remplacer des polices.

j Thème des diapositives… vous permet de changer à la volée lethème d’une présentation en appelant la barre des élémentscorrespondants.

j Couleurs du thème… modifie les couleurs par défaut attribuéesaux thèmes.

Figure 10.30 :Le point vert derotation libre du texte

Figure 10.31 : Les Thèmes Office

Le menu Format de PowerPoint 2008 Chapitre 10

239LE GUIDE COMPLET

Page 240: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

Vous pouvez en effet créer une couleur de thème personnalisée dansPowerPoint et l’utiliser aussi dans d’autres applications Office.

Pour créer une couleur de thème personnalisée :

1 Allez dans Format/Couleurs du thème.

2 Cliquez sur une couleur à modifier, puis sur Changer de couleur.

3 Cliquez sur une couleur de votre choix puis sur OK.

4 Répétez les étapes 3 et 4 pour chaque couleur à modifier.

5 Dans Nom, tapez un nom pour les couleurs de thèmepersonnalisées, puis cliquez sur Appliquer partout.

PowerPoint applique les couleurs de thème personnalisées à toutes lesdiapositives et les ajoute au menu contextuel Couleurs dans la Palette deformatage dans toutes les applications Microsoft Office.

Si vous désirez supprimer une couleur de thème personnalisée :

1 Tapez [Maj]+[Pomme]+[G] pour vous rendre dans un dossier.

2 Frappez dans la boîte de dialogue qui s’ouvre : Votre nomd’utilisateur/Bibliothèque/Application Support/Microsoft/Office/Modèles utilisateurs/Mes thèmes/Couleurs de thème.

3 Faites glisser le fichier avec votre couleur de thème personnalisée,par exemple Custom 1.xml, vers la Corbeille en le sélectionnantpuis en utilisant le raccourci [Maj]+[Pomme]+[Suppr].

Le thème supprimé reste dans la liste…

Ne soyez pas surpris. Il disparaîtra à la prochaine réouverture desapplications Office .

Figure 10.32 :La boîte de dialogue Créer couleurde thème

240 LE GUIDE COMPLET

PowerPoint 2008 : Premier contactChapitre 10

Page 241: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

j Mise en forme de l’arrière-plan… ouvre la boîte de dialogueportant le même nom où vous pouvez définir les options detransparence, de dégradé, d’insertion d’une image et de texture.

Dans l’exemple du Symposium des opticiens lunetiers, une imaged’arrière-plan de la bibliothèque d’Office a été placée avec unetransparence à 40 % tout en diminuant la luminosité de 10 % et enaugmentant le contraste de 20 %.

En même temps, un ombrage sur le texte a été choisi avec une distancede 2 points afin de le faire ressortir de l’arrière-plan. Cet exemplemontre bien la limitation de PowerPoint si vous voulez par exemplecombiner un dégradé à votre image de fond ; il ne vous laissera pas lefaire et vous devrez passer par un logiciel comme Photoshop puisimporter l’image dans PowerPoint.

Enfin, en cliquant sur la Forme ou l’Objet de la diapositive, vous pouvezaccéder aux options de réglage de cette Forme ou cet Objet dans ledernier item.

10.6. ConclusionCe chapitre s’achève par un tour quasi-complet de PowerPoint. Vouspourriez sans difficultés vous amuser à créer dès maintenant vospremières présentations. Les allers-retours par des boîtes de dialoguevous semblent peut-être lourds à gérer. N’oubliez pas de passer par lesmenus contextuels, bien renseignés dans PowerPoint. Par exemple, en

Figure 10.33 :Un exempled’arrière-plan : leSymposium desopticiens lunetiers…

Conclusion Chapitre 10

241LE GUIDE COMPLET

Page 242: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

faisant sur une diapositive un [Ctrl]+clic ou un clic droit si vous disposezd’une souris à trois boutons, vous voyez s’afficher un menu contextuelpratique pour gérer vos diaporamas :

Dans le chapitre qui suit, nous allons voir comment améliorer vosdiaporamas ou présentations.

Figure 10.34 :Le menu contextuel de PowerPoint sur une diapositive

242 LE GUIDE COMPLET

PowerPoint 2008 : Premier contactChapitre 10

Page 243: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

PowerPoint 2008 :Faire

une présentation

Le menu Outils de PowerPoint 2008 ............................................................................ 244Le menu Diaporama de PowerPoint 2008 .................................................................. 245Suppression ou ajout de marques sur une diapositivependant une présentation ................................................................................................ 251Création d’un modèle ....................................................................................................... 252Télécommande Apple ....................................................................................................... 254Exemple type ...................................................................................................................... 255Conclusion ........................................................................................................................... 256

Page 244: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

Poursuivons l’exploration des menus de PowerPoint.

11.1. Le menu Outilsde PowerPoint 2008

Dans ce menu, vous retrouvez les outils suivants :

j Orthographe (raccourci [Alt]+[Pomme]+[L]) ;j Dictionnaire des synonymes (raccourci : [Ctrl]+[Alt]+[Pomme]+[R]) ;j Dictionnaire (raccourci : [Maj]+[Alt]+[Pomme]+[R]).

Dans la seconde zone se trouve l’option Correction automatique quevous laisserez cochée par défaut.

Plus bas, vous retrouvez :

j Réviser les commentaires ;j Indicateur de messages pour le suivi.

Figure 11.1 :Le menu Outils de PowerPoint 2008

Figure 11.2 : L’onglet Correction automatique des Préférences dePowerPoint 2008

244 LE GUIDE COMPLET

PowerPoint 2008 : Faire une présentationChapitre 11

Page 245: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

11.2. Le menu Diaporamade PowerPoint 2008

Plus fourni, ce menu contient les Assistants de PowerPoint destinés àaméliorer vos diaporamas :

j Afficher le diaporama (raccourci : [Pomme]+[Retour]). Vous pouvezaussi cliquer sur l’icône Diaporama en bas à gauche de votrefenêtre PowerPoint.

j Afficher les outils du présentateur qui vous permettent deprésenter votre travail en configuration double écran.

Si vous possédez deux moniteurs, les outils du présentateur permettentles actions suivantes :

j Le minutage compte le temps écoulé depuis le début dudiaporama.

j L’affichage au public vous montre ce que le public voit.j La colonne de gauche contient les miniatures de toutes les

diapositives de la présentation.j Le volet Commentaires contient vos commentaires.j La miniature Suivante affiche ce que va voir le public juste après.

Le premier écran affiche la présentation au public, le second écran n’estvisible que par le présentateur. L’écran du présentateur inclut les outils

Figure 11.3 :Le menu Diaporama de PowerPoint 2008

Figure 11.4 :Les outils du présentateur

Le menu Diaporama de PowerPoint 2008 Chapitre 11

245LE GUIDE COMPLET

Page 246: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

permettant de mener à bien la présentation. Vous pouvez utiliser lesraccourcis clavier pour naviguer dans votre présentation.

Pour plus de détails sur ce sujet, reportez-vous à la rubriqueRaccourcis clavier des annexes.

Vous pouvez aussi les afficher au cours d’un diaporama si vous disposezd’une touche [Help] au clavier.

Je ne vois pas mes deux écrans alors que je les ai

branchés…

1 Allez dans Apple/Préférences système.

2 Dans Matériel, cliquez sur Moniteurs.

3 Sous l’onglet Réorganisation, désactivez la case à cocher Recopie vidéo.S’il n’y a pas de case à cocher Recopie vidéo, les deux moniteurs sonten miroir et ce paramètre ne peut être modifié ; c’est le cas surcertains Mac anciens ne disposant pas de la fonction de Bureauétendu. Les deux écrans afficheront alors la même chose.

Les outils du présentateur apparaissent sur votre moniteur principal etl’affichage au public sur le second. Le moniteur avec la barre de menu estle moniteur principal. Pour le modifier, sous l’onglet Réorganisation,faites glisser la barre de menu sur le second moniteur.

j C’est dans Diaporamas personnalisés… que vous stockerez vosprésentations personnalisées pour les appeler plus rapidement.

j Paramètres du diaporama… vous permet de modifier les optionsd’exécution de votre présentation. Vous les laisserez en généralpar défaut hormis la couleur de marqueur que vous pouvez passerau rouge, vert ou bleu suivant l’arrière-plan que vous avez choisi,afin d’attirer davantage l’attention sur vos remarques.

Figure 11.5 :La boîte de dialogue Diaporamaspersonnalisés

246 LE GUIDE COMPLET

PowerPoint 2008 : Faire une présentationChapitre 11

Page 247: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

j Vérification du minutage… compte pour vous le minutage devotre présentation et l’affiche dans une fenêtre à la fin dudiaporama.

j Enregistrer la narration… active le micro de votre mac lorsqu’ilen est équipé, comme c’est le cas sur un portable ou un iMac oulorsque vous en branchez sur d’autres modèles. Vous pouvezégalement accéder à cet utilitaire dans Insertion/Son etMusique/Enregistrer un son….

À l’issue de cet enregistrement, vous remarquerez en bas à droite devotre présentation la présence d’un haut-parleur. Cette icône, agrandiepour des raisons de visibilité durant la capture d’image, témoigne del’enregistrement d’une narration ou d’un fichier audio lié à cettediapositive. Vous pouvez activer ce fichier audio automatiquement oumanuellement dans la Palette de formatage où un nouvel onglet Son estapparu.

Je n’ai pas de micro, que faire ?

Vous avez peut-être un appareil photo numérique ? Ceux-ci disposentsouvent d’une fonction Prise de notes audio. Les fichiers WAV généréspar l’appareil peuvent être déposés dans une clé USB ou importésdirectement dans votre ordinateur par une liaison filaire ou non. Il nevous restera plus qu’à les insérer dans votre présentation…

Figure 11.6 :La boîte de dialogue Paramètres dudiaporama

Figure 11.7 :La boîte de dialogue de vérification duminutage

Le menu Diaporama de PowerPoint 2008 Chapitre 11

247LE GUIDE COMPLET

Page 248: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

À l’aide des Boutons d’action, vous vous déplacez dans une présentationen fabriquant par exemple un questionnaire à choix multiples.

Les boutons de navigation facilitent vos déplacements dans laprésentation. Pour modifier les diapositives, cliquez sur le bouton oupositionnez votre pointeur dessus.

Insérer un bouton de navigation dans chaquediapositive

1 Allez dans Affichage/Masque/Masque de diapositives.

2 Allez dans Diaporama/Boutons d’action puis sélectionnez lebouton souhaité.

3 Dans le masque de diapositives affiché, cliquez sur l’emplacementsouhaité d’apparition du bouton dans la diapositive.

4 La boîte de dialogue Paramètres des actions s’ouvre.

Figure 11.8 :L’icône de haut-parleur et l’onglet Son qui lui est associé

Figure 11.9 :Les boutons d’actions dans la Palette d’objets

Figure 11.10 :La boîte de dialogue Paramètres desactions

248 LE GUIDE COMPLET

PowerPoint 2008 : Faire une présentationChapitre 11

Page 249: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

5 Pour lancer l’action en cliquant sur le bouton, cliquez sur Clicavec la souris.

6 Pour lancer l’action en survolant le bouton, cliquez sur Pointeravec la souris.

7 Sélectionnez le type d’action à mener par les boutons radios puisvia les sous-menus. C’est ici par exemple que vous pourrez créerun bouton personnalisé vers un site web par un lien hypertexte, enreprenant par exemple le logo de votre entreprise, ou associer unson à votre bouton en cochant la case Activer un son.

8 Lorsque vous avez terminé la programmation de votre boutond’action, fermez la boîte de dialogue Paramètres des actions encliquant sur OK.

9 Revenez dans Affichage/Normal.

Comment modifier la taille d’un bouton ?

Pour modifier la taille du bouton d’action que vous venez de déposer,faites glisser un angle jusqu’à ce que le bouton ait la taille souhaitée.Pour conserver les proportions du bouton, maintenez enfoncée la touche[Maj] durant le déplacement. Si ce bouton fait partie du masque, sa taille,comme pour tout objet logé dans le masque, sera modifiée dans toutesles diapositives.

Insérer un bouton de navigationsur une seule diapositive

1 Sélectionnez la diapositive à laquelle ajouter le bouton denavigation.

2 Allez dans Diaporama/Boutons d’action puis sélectionnez lebouton souhaité.

3 Cliquez sur l’emplacement souhaité d’apparition du bouton dansla diapositive.

4 Procédez de la même manière qu’en agissant dans le masque dediapositives.

Figure 11.11 :Le menu déroulant du bouton Lien hypertexte

Le menu Diaporama de PowerPoint 2008 Chapitre 11

249LE GUIDE COMPLET

Page 250: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

5 Dans Animation personnalisée, commencez par sélectionner letexte ou l’objet auxquels vous souhaitez appliquer une animation.Rendez-vous dans l’onglet Personnaliser l’animation de la Palettede formatage qui vient de s’ouvrir. À droite de Ajouter un effet,effectuez l’une des opérations suivantes et cliquez sur le trianglede lecture pour obtenir un aperçu de l’animation :

Pour animer Début de l’effet, cliquez sur la flèche en regard deAjouter un effet de début puis cliquez sur l’effet souhaité.

Pour animer Apparition de l’effet, cliquez sur la flèche en regardde Ajouter un effet d’accentuation puis cliquez sur l’effet souhaité.

Pour animer Fin de l’effet, cliquez sur la flèche en regard deAjouter un effet de fin, puis cliquez sur l’effet souhaité.

Pour animer Sons et vidéos, cliquez sur la flèche en regard deAjouter une action de média puis cliquez sur l’effet souhaité.

Si les effets favoris que vous découvrez dans les menus déroulants nevous suffisent pas, en cliquant sur Autres Effets…, vous accéderez à laboîte de dialogue complète des animations.

Figure 11.12 :Un exemple d’animation de texte, l’effet Élever

Figure 11.13 :La boîte de dialogue Effets d’animation

250 LE GUIDE COMPLET

PowerPoint 2008 : Faire une présentationChapitre 11

Page 251: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

Puis-je lire des animations dans d’anciennes versions

de PowerPoint ?

Les animations créées dans PowerPoint 2008 ne sont pas lisibles dans lesversions plus anciennes de PowerPoint. Vos présentations sans animationsresteront toutefois lisibles dans les versions précédentes…

j Les Transitions vous permettent de passer d’une diapositive à uneautre d’une manière attrayante. Accessibles par la barre deséléments sous la forme d’un glisser déposer, vous pouvez lesretrouver plus classiquement sous la forme d’une boîte dedialogue Options de transition dont le premier menu déroulantcache toutes les transitions disponibles. L’adjonction d’un sonet le défilement manuel ou automatique sont égalementsélectionnables.

j Masquer diapositive(s) vous permet de masquer certainesdiapositives comme le masquage de calques, dans Photoshop.

11.3. Suppression ou ajout de marquessur une diapositive pendantune présentation

Durant une présentation, il peut être utile d’ajouter des marques. Vouspouvez souligner des mots, dessiner des flèches et des cercles, ou insérerd’autres marques sur les diapositives à l’aide du marqueur pour mettrel’accent sur un détail de votre présentation. Les marques sontautomatiquement effacées lorsque vous passez à la diapositive suivante,ou vous pouvez effacer les marques sur la diapositive en cours.

Effectuez l’une des opérations suivantes.

Figure 11.14 :La boîte de dialogue Options detransition

Suppression ou ajout de marques sur une diapositive pendant une présentation Chapitre 11

251LE GUIDE COMPLET

Page 252: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

Ajout de marques sur une diapositivePendant la présentation :

1 Maintenez la touche [Ctrl] appuyée et cliquez.

2 Cliquez sur Options du pointeur.

3 Cliquez sur Marqueur.

Le curseur se transforme en marqueur que vous pouvez utiliser pourajouter des marques à vos diapositives. Pour passer à la diapositivesuivante lorsque vous utilisez le marqueur, appuyez sur [Ÿ].

Diapositive et animation

Si la diapositive offre une animation, appuyer sur [Ÿ] permet de passerà l’animation suivante. Pour passer à la diapositive suivante, continuezd’appuyer sur [Ÿ].

Pour supprimer les marques sur la diapositive en cours, par exemple, pourmettre l’accent sur un autre point ou indiquer un autre lien, appuyez sur [E].

11.4. Création d’un modèleLes entreprises et les organisations de tout type utilisent souvent uneimage ou un logo, ainsi que des couleurs et des polices spécifiques, afinde renforcer l’identité de leur marque dans leurs présentations.PowerPoint 2008 permet de créer votre propre modèle de manière àréutiliser cette mise en forme pour les présentations suivantes.

Les procédures ci-après permettent de créer et d’enregistrer un modèlequi incorpore :

j une couleur de thème personnalisée ;j un logo dans l’angle inférieur droit de chaque diapositive ;j une présentation personnalisée.

Étape 1 : Création et application d’unecouleur de thème

1 Allez dans Affichage/Palette de mise en forme.

2 Sous Thème du document, cliquez sur la flèche en regard deCouleurs puis cliquez sur Créer des couleurs de thème.

252 LE GUIDE COMPLET

PowerPoint 2008 : Faire une présentationChapitre 11

Page 253: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

3 Cliquez sur une couleur à modifier puis sur Modifier la couleur.

4 Cliquez sur une couleur puis sur OK.

5 Répétez les étapes 3 et 4 pour chaque couleur à modifier.

6 Dans le champ Nom, tapez un nom pour les couleurs de thèmepersonnalisées, puis cliquez sur Appliquer partout.

Étape 2 : Ajout d’un logo1 Allez dans Affichage/Masque/Masque de diapositives.

2 Allez dans Insertion/Image, sélectionnez l’image désirée puiscliquez sur Insertion.

3 Cliquez sur l’image, positionnez le pointeur dessus. Lorsqu’ildevient une flèche à quatre pointes, faites glisser l’image versl’angle inférieur droit de la diapositive de masque.

4 Retournez dans Affichage/Normal.

Étape 3 : Création d’une présentationpersonnalisée

1 Allez dans Affichage/Masque/Masque de diapositives.

2 Dans le volet gauche, sous la première diapositive, cliquez surune mise en page.

3 Allez dans Insertion/Nouvelle mise en page.

4 Dans la barre d’outils Masque, cliquez sur Image.

5 Faites glisser le curseur pour dessiner l’espace réservé à l’image àgauche de la présentation.

6 Dans la barre d’outils Masque, cliquez sur Texte.

7 Faites glisser le curseur pour dessiner l’espace réservé au texte àdroite de la présentation.

8 Retournez dans Affichage/Normal.

Étape 4 : Enregistrement de votre modèle1 Allez dans Fichier/Enregistrer sous.

2 Dans Enregistrer sous, tapez le nom de votre nouvelleprésentation.

Création d’un modèle Chapitre 11

253LE GUIDE COMPLET

Page 254: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

3 Dans le menu contextuel Format, cliquez sur Modèle PowerPoint(*.potx). Votre modèle s’enregistre par défaut dans Nomd’utilisateur/Bibliothèque/Application Support/Microsoft/Office/Modèlesutilisateurs/Mes modèles.

4 Cliquez sur Enregistrer.

Étape 5 : création d’une présentationà l’aide de votre modèle

1 Allez dans Fichier/Bibliothèque de projets.

2 Sous l’onglet Catégorie, cliquez sur Mes modèles puis surNouvelle présentation.

3 Créez une nouvelle présentation à l’aide du modèle que vousvenez de créer. Dans la barre d’outils Standard, cliquez surEnregistrer.

4 Dans la boîte de dialogue Enregistrer sous qui s’ouvre, cliquezsur Documents.

5 Cliquez sur Enregistrer. La nouvelle présentation est enregistréedans le dossier Documents en tant que fichier de présentationPowerPoint(.pptx).

11.5. Télécommande AppleDurant une présentation, il est parfois utile de s’éloigner de l’ordinateurpour montrer tel ou tel élément… Si vous disposez d’un Mac équipéd’une télécommande, pensez à l’utiliser, PowerPoint intégrant la gestiondes commandes infrarouge…

Figure 11.15 :La télécommande Apple est reconnue par PowerPoint

254 LE GUIDE COMPLET

PowerPoint 2008 : Faire une présentationChapitre 11

Page 255: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

11.6. Exemple typePour vous exercer, créez une présentation de sept diapositives en ayantpour objectif une présentation de vos vacances.

1 Lancez PowerPoint.

2 Cliquez dans la barre d’éléments sur Thèmes de la diapositive.

3 Choisissez par exemple le thème Travelogue.

4 Tapez du texte en titre et en sous-titre.

5 Par le raccourci [Maj]+[Pomme]+[N], créez une seconde diapositive.

6 Cliquez sur Mises en page des diapositives.

7 Sélectionnez le second modèle après la diapositive de titre.

8 Insérez une photo de la Bibliothèque d’éléments d’Office.

9 Positionnez la photo à l’aide d’un [Ctrl]+clic puis intervenez sur lataille, la position, la lumière et le contraste dans Format du Texteaccessible via [Pomme]+[T].

10 Répétez les opérations 7 à 9 dans une Nouvelle diapositive.

11 Sélectionnez le cinquième modèle après la diapositive de titre.

12 Insérez à gauche un clipart et à droite un film et en dessous untexte de votre choix.

13 Reprenez l’étape 11 et insérez du texte dans la zone de gauche.

Figure 11.16 : Un diaporama type

Exemple type Chapitre 11

255LE GUIDE COMPLET

Page 256: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

11.7. ConclusionIl ne vous reste plus qu’à utiliser votre appareil photo et/ou votrecaméra pour ajouter des sons, de la vidéo, des images et du texte enprenant soin, pour chaque projet, d’organiser votre travail en partageantles améliorations que vous apporterez à votre organisation... Voici unexemple de dossiers pratiques où classer votre travail en cours :

j Arborescence du projet ;j Notes ;j Dossier images ;j Dossier son ,j Dossier vidéo ;j Travaux en cours ;j Éléments textuels ;j Import à traiter ;j Export à valider ;j Export validé.

En effet, qui dit multimédia dit multitude de fichiers et réclame donc uneorganisation tonique et bien innervée :

j Nommez vos fichiers et vos dossiers d’une manière parlante.j Classez-les régulièrement.j N’hésitez pas à inventer de nouvelles manières de vous organiser.j Si vous sentez qu’il vous manque un dossier où ranger tel ou tel

type d’élément, nommez-le sans attendre, même si vous l’utiliseztemporairement.

Peu à peu, vous développerez une vigilance et une attention en nommantles pièces de votre jeu de construction. Cette gymnastique vous aidera àprogresser vers l’essentiel de votre communication qui reste fondée surl’échange.

256 LE GUIDE COMPLET

PowerPoint 2008 : Faire une présentationChapitre 11

Page 257: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

Entourage 2008 :Premier contact

Les fonctions d’Entourage .............................................................................................. 258La fenêtre principale de messages d’Entourage 2008 ............................................. 267My Day .................................................................................................................................. 282Le Carnet d’adresses dans Entourage ......................................................................... 283Le calendrier de vos événements .................................................................................. 285La gestion des notes ......................................................................................................... 288La gestion des tâches ....................................................................................................... 290S’abonner à un groupe de news .................................................................................... 292Conclusion ........................................................................................................................... 293

Page 258: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

Penchons-nous maintenant sur Entourage, le logiciel de courriersélectroniques pour Mac de Microsoft ; l’équivalent d’Outlook sur PC.Contrairement aux autres logiciels d’Office, notre approche d’Entouragene passera pas par un examen systématique des menus mais par unedécouverte dynamique. Nous évoquerons les fonctions et les menusassociés afin d’aller à l’essentiel des fonctions croisées de ce logiciel.

12.1. Les fonctions d’EntourageEntourage a pour principales fonctions :

j d’envoyer des messages à un ou plusieurs destinataires ;j de mettre en copie cachée certains emails pour informer une tierce

personne où d’envoyer à un groupe des informations sans révélerl’identité des autres destinataires ;

j de rediriger un courrier ;j de joindre une pièce à votre message ;j de filtrer des messages en créant des boîtes aux lettres où ils

seront automatiquement rangés ;j de gérer votre agenda ;j de gérer votre carnet d’adresses ;j de vous avertir lorsqu’un rendez-vous approche avec l’utilitaire

My Day.

Si vous étiez familier d’une version précédente, voici les améliorationsapportées :

j Avec My Day, vous restez au fait en gardant un œil sur votreplanning depuis votre bureau. Vérifiez le calendrier et la liste destâches du jour sans ouvrir Entourage.

j Recherche éclair permet de retrouver des années de messagerie, decontacts, d’événements et même de pièces jointes à des messages.Enregistrez vos recherches pour créer des affichages mis à jourautomatiquement.

j Indicateurs de tâches organise les messages et les contactsimportants, et attribue à chaque élément avec indicateur uneéchéance et une heure de rappel. Vous vérifiez la liste des tâchespour vous concentrer sur le plus important.

258 LE GUIDE COMPLET

Entourage 2008 : Premier contactChapitre 12

Page 259: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

j Filtre de courrier indésirable et protection contre l’hameçonnage sontaméliorés. La protection contre le courrier indésirable amélioréefiltre les messages indésirables. Vous recevez un avertissement siEntourage détecte un "hameçonnage" qui contient des liens versdes sites web suspects.

j La Barre des favoris vous aide à atteindre rapidement vosemplacements favoris dans Entourage, sans devoir parcourir uneliste entière de dossiers. Glissez vos dossiers du moment verscette Barre des favoris, y compris des dossiers de messagerie, descarnets d’adresses, la liste des tâches et des recherchesenregistrées.

j Les Barres d’outils personnalisables vous permettent d’ajouter,réorganiser ou supprimer les boutons de la barre d’outils.

Messagerie électronique

Une messagerie électronique vous permet d’envoyer et de recevoir desmessages par ordinateur, avec un assistant personnel ou certainstéléphones. Apparu à la fin des années 80 dans les milieux scientifiquesaméricains et réservé à un usage confidentiel dans un premier temps,l’email est devenu un mode de communication incontournable.

Pour envoyer et recevoir des messages, il faut détenir ou créer uncompte email comprenant un serveur POP et un serveur SMTP :

j POP (Post Office Protocol) est un mode de réception du courrier.j SMTP (Simple Mail Transfert Protocol) est un mode d’envoi du

courrier.

Vos messages sortants sont acheminés par le serveur SMTP vers ledestinataire de votre choix. Les messages que vous recevez sont stockéssur votre compte POP ou IMAP si vous avez un webmail sur une pageHTML : voila ou yahoo, par exemple.

Pour utiliser Entourage, il faut posséder une adresse email ou plusieurs,Entourage pouvant gérer plusieurs comptes email à la fois. Si vous avezun fournisseur d’accès à Internet, ce dernier vous attribuera une adresseemail gratuitement. Unissant un nom de domaine à votre nom ouprénom par le symbole @ – prononcez at –, ce symbole vient toujoursde l’anglais où l’on dit at home pour parler de chez soi. Votre emailsignifie donc que vous êtes chez votre fournisseur d’accès qui a

Les fonctions d’Entourage Chapitre 12

259LE GUIDE COMPLET

Page 260: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

l’obligation, dès qu’il vous crée un compte de courriel, d’acheminervotre courrier électronique.

Dans la plupart des cas, prévoyez quelques jours pour recevoir parcourrier postal vos identifiants :

j un login constitué du nom que vous avez choisi à gauche du @ ;j un mot de passe interdisant l’accès de votre courrier à des

personnes malintentionnées.

Créer un compte

Une fois que vous aurez reçu ces informations, vous pourrez créer votrecompte dans Entourage :

1 Allez dans Entourage/Paramètres du compte….

2 Dans la boîte de dialogue Comptes, cliquez sur Nouveau.

3 L’Assistant Configuration de Compte vous invite à rentrer lesparamètres de votre messagerie.

4 Saisissez votre adresse email dans Adresse de messagerie..

5 Cliquez sur la flèche en bas à droite pour passer à l’étapesuivante.

6 En mode Automatique, Entourage vous invite à passer à latroisième étape et à rentrer votre Mot de passe. Dans unconfiguration POP ou IMAP, l’Assistant vous demandera en plusVotre nom, votre Adresse de messagerie, votre ID de compte qui esten général la partie à gauche de @, les serveurs de messagerieentrants, leur type et le serveur de messagerie sortant.

7 Vous pouvez en quatrième étape vérifier les données du compteen effectuant un test. Bien que facultatif, ce test est toujours utile.

Figure 12.1 :L’Assistant Configuration du compte

260 LE GUIDE COMPLET

Entourage 2008 : Premier contactChapitre 12

Page 261: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

En effet, des erreurs ultérieures peuvent survenir sans que vouspuissiez en détecter facilement l’origine.

8 Fermez l’Assistant de configuration de comptes en cliquant surTerminer.

Le compte que nous venons de configurer est un compte Live desserveurs Microsoft qui nous sera utile pour l’utilisation de Messenger.

Créez maintenant vos comptes POP ou IMAP en suivant la mêmeprocédure.

Pour configurer un compte POP ou IMAP :

j Pour le compte POP, très fréquent chez les fournisseurs d’accès àInternet, Entourage va identifier votre FAI en mode Automatique :

un serveur de messagerie entrant de la forme pop.xxx.fr ;

un serveur de messagerie sortant de la forme smtp.xxx.fr.

j Pour le compte IMAP, typique pour .Mac, Entourage le reconnaîtcomme tel et vous proposera :

un serveur de messagerie entrant de la forme mail.mac.com ;

un serveur de messagerie sortant de la forme smtp.mac.com.

Réglage serveur de messagerie sortant

Réglez votre serveur de messagerie sortant avec les réglages de votreFAI au lieu de ceux de .Mac. Autrement, vos courriers ne pourront pasêtre expédiés.

Une fois vos comptes créés, vous constatez leur présence dans la boîtede dialogue Comptes ainsi que dans le sous-menu Envoyer/Recevoir dela fenêtre principale de messages d’Entourage.

Figure 12.2 :La vérification des données du compte

Les fonctions d’Entourage Chapitre 12

261LE GUIDE COMPLET

Page 262: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

Modifier ou supprimer un compte

Suivez la procédure ci-après :

1 Rendez-vous dans Entourage/Paramètres du compte….

2 En double-cliquant sur le compte créé dans la boîte de dialogueComptes, vous ouvrez la boîte de dialogue Modifier le compte.

3 Dans l’onglet Options, vous pouvez gérer les messages présentssur le serveur de votre FAI :

Cochez Recevoir les messages partiellement s’ils dépassent…lorsque vous êtes en connexion bas débit ou en connexion 3Gavec un portable et que vous ne voulez pas gaspiller votreforfait.

Cochez Laisser une copie de chaque message sur leserveur lorsque vous relevez vos mails depuis un ordinateur debureau par exemple, pour pouvoir les retrouver plus tard chezvous.

4 Dans l’onglet Avancé, présent uniquement pour les comptesIMAP, vous disposez d’options de stockage et de suppressionsupplémentaires.

5 Dans l’onglet Sécurité de messagerie électronique, vousdéfinirez vos certificats de chiffrement si vous codez vos échangesdans le cadre de votre travail.

Figure 12.3 :L’onglet Options de la boîte dedialogue Modifier le compte

262 LE GUIDE COMPLET

Entourage 2008 : Premier contactChapitre 12

Page 263: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

6 Si vous désirez supprimer un compte, sélectionnez-le dans laboîte de dialogue Comptes puis appuyez sur [Suppr].

Importation dans Entourage

Une fois vos comptes créés dans Entourage, vous désirerez peut-êtrerécupérer des données provenant d’un autre logiciel :

1 Rendez-vous dans Fichier/Importer….

2 Dans la boîte de dialogue Importer, sélectionnez Informationsd’une autre application.

3 Sélectionnez une application, par exemple Apple Mail.

4 Sélectionnez les éléments à importer.

5 Fermez l’Assistant Import en cliquant sur Terminer.

Les messages venant de Mail seront importés dans une boîteImportation du courrier.

Figure 12.4 :L’onglet Sécurité de messageélectronique de la boîte dedialogue Modifier le compte

Figure 12.5 :Les éléments à importer depuis Apple Mail

Les fonctions d’Entourage Chapitre 12

263LE GUIDE COMPLET

Page 264: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

En ce qui concerne les contacts, Entourage vous réclamera davantage detravail pour importer vos contacts du Carnet d’adresses d’Apple car leschamps définis dans les contacts d’Entourage et ceux d’Apple ne sontpas harmonisés… La faute en incombe à Apple, semble-t-il. Mais unpetit gratuiciel vous permet d’exporter votre Carnet d’adresses Applesous la forme d’un fichier exploitable par Entourage : http://www.gwenhiver.net/address-book-exporter.html.

Une fois ce fichier obtenu à l’aide d’Address Book Exporter, nommé parl’application Carnet d’adresses exporté.txt :

1 Rendez-vous dans Fichier/Importer….

2 Dans la boîte de dialogue Importer, sélectionnez Contacts oumessages à partir d’un fichier texte.

3 Sélectionnez Importer des contacts d’un fichier texte délimité par destabulations ou des virgules.

4 Sélectionnez Carnet d’adresse exporté.txt.

5 Dans la boîte de dialogue Importer des contacts, reliez leschamps de gauche à ceux de droite par un glisser déposer.

6 Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Importer ou appuyez sur[Ä].

Figure 12.6 :La boîte de dialogue d’Address BookExporter réglée pour Entourage

Figure 12.7 :La boîte de dialogue Importer descontacts

264 LE GUIDE COMPLET

Entourage 2008 : Premier contactChapitre 12

Page 265: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

Vos contacts du Carnet d’adresses Apple seront importés dans celuid’Entourage.

Exportation depuis Entourage

Inversement, pour exporter vos contacts d’Entourage vers un fichiertexte :

1 Rendez-vous dans Fichier/Exporter….

2 Dans la boîte de dialogue Exporter, sélectionnez vers une liste(texte délimité par des tabulations).

3 L’exportation achevée, Entourage vous informe ; vous n’avez plusqu’à fermer la fenêtre de l’Assistant d’export.

Où archiver tout ce que contient Entourage en gardant coché par défautÉléments vers une archive Entourage. L’avantage de cette sauvegarde estde conserver des archives exploitables de vos informations avant qu’unecorruption de la base de données d’Entourage, un événement rare maisradical, vous interdise l’accès à vos messages, vos notes, votre agenda,vos projets… L’importation d’une archive se fait par l’Assistant Importdans Fichier/Import en suivant les instructions pas à pas. Procédezrégulièrement à cet archivage si vos emails sont vitaux dans votretravail.

Ne pas mettre tous ses œufs dans le même panier

Entourage, comme tout autre logiciel, contient des faiblessesinhérentes à sa volonté de réunir de multiples fonctionnalités. Le choixde séparer le carnet d’adresses, le calendrier et le logiciel de courrielsfait par Apple n’est pas anodin. Ce que vous gagnez en synergie, vous leperdez en sécurité…

Figure 12.8 :La boîte de dialogue Exporter

Les fonctions d’Entourage Chapitre 12

265LE GUIDE COMPLET

Page 266: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

Synchronisation avec un iPhone ou un iPodTouch

L’équipe de Microsoft pour Mac n’a pas oublié les utilisateurs d’iPhoneou d’iPod Touch employant Entourage :

1 Rendez-vous dans Entourage/Préférences….

2 Cliquez sur Services de Synchronisation.

3 Cochez les deux premières options afin que les contacts etcalendriers Entourage se synchronisent avec Carnet d’adresses etiCal.

4 Si vos informations se trouvent :

Dans Entourage et non dans Carnet d’adresses, sélectionnezRemplacer les éléments des services de synchronisation par leséléments Entourage.

Dans Carnet d’adresses, sélectionnez Remplacer les élémentsEntourage par les éléments des services de synchronisation.

Dans Entourage et dans Carnet d’adresses, sélectionnezFusionner les éléments Entourage avec les éléments des servicesde synchronisation.

Et si je n’ai pas d’iPhone ni d’iPod Touch ?

Palm est en perte de vitesse depuis plusieurs années déjà et lesassistants personnels sont généralement compatibles avec le logicielMissing Sync qui a repris le flambeau de Palm Desktop avec succès.Payant, mais d’un prix assez modique, Missing Sync vous permet desynchroniser un assistant personnel au carnet d’adresses Apple et à soncalendrier iCal : http://www.markspace.com/fr/, et donc indirectement àEntourage si vous avez activé la synchronisation, comme nous venons dele voir.

Figure 12.9 :Les préférences desynchronisation aveciTunes et iCal

266 LE GUIDE COMPLET

Entourage 2008 : Premier contactChapitre 12

Page 267: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

12.2. La fenêtre principalede messages d’Entourage 2008

Cette fenêtre principale s’ouvre au lancement d’Entourage. Si vous lafermez par [Pomme]+[W] ou en cliquant sur le bouton radio rouge parmégarde, pensez à la rappeler par le raccourci [Alt]+[Maj]+[Pomme]+[N].

De prime abord, nous distinguons quatre zones :

j Une barre d’outils Standard que vous pouvez personnaliser par un[Ctrl]+clic sur la zone grise ou par Affichage/Personnaliser la barred’outils…. Si vous recevez de nombreux mails liés à desabonnements par liste par exemple, affichez le bouton marquercomme lus si vous ne désirez pas les consulter sur le moment.

j Dans la colonne de gauche se trouve la Boîte de réception de vosmessages, celle des Brouillons, des Envois, des Élémentssupprimés et du Courrier indésirable. Entourage dispose en effetd’un outil antispam filtrant les "pourriels"… C’est dans cettecolonne que se trouveront les dossiers que vous créerez parl’appel du menu contextuel associé en demandant à créer unNouveau dossier. La création de ces dossiers assortis à desrègles que nous définirons dans Outils/Règles… permettra defiltrer vos messages afin d’optimiser la gestion de vos emailslorsque vous avez des correspondants réguliers. Comme dans leFinder, vous pouvez renommer vos dossiers en cliquant dessus.

Figure 12.10 : La fenêtre de messages d’Entourage 2008

La fenêtre principale de messages d’Entourage 2008 Chapitre 12

267LE GUIDE COMPLET

Page 268: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

Visualiser le calendrier dans chaque fenêtre d’Entourage.

Cliquez sur le petit triangle gris pointant vers le haut, tout en bas àgauche, pour faire apparaître un calendrier. Cliquez sur un jour donné.Entourage vous mène sans délai vers la date sélectionnée en activantl’onglet Calendrier.

j Dans la colonne du centre se trouvent les mails que vous recevezsous la forme d’une liste. Le message apparaît en gras lorsqu’iln’a pas été lu.

j Dans la colonne de droite se trouve le contenu du messagesélectionné, ici le mail de bienvenue de l’équipe MicrosoftEntourage. Si vous préférez une disposition des messages avec lecontenu en dessous,, rendez-vous dans Affichage/Volet devisualisation/Sous la liste.

De gauche à droite, la barre d’outils contient les commandes essentiellesd’Entourage :

j Courrier, qui affiche par défaut la fenêtre des messages ;j Carnet d’adresses, où vous retrouvez vos contacts par ordre

alphabétique ;j Calendrier, qui affiche votre agenda par jour, semaine ou mois ;j Notes, qui centralise vos notes associables à des événements ;j Tâches, qui réunit vos tâches à accomplir par ordre de priorité ;j Centre de projets, qui vous permet de collaborer sur un projet avec

des utilisateurs distants.

Figure 12.11 :Le menu contextuel des dossiers d’Entourage

Figure 12.12 :Un message non lu

268 LE GUIDE COMPLET

Entourage 2008 : Premier contactChapitre 12

Page 269: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

À leur suite se trouvent les boutons d’action sur vos messages :

j Nouveau pour créer un nouveau message (raccourci : [Pomme]+[N]).En cliquant à droite de ce bouton sur le petit triangle noir, vousappellerez le sous-menu des différents types d’éléments à créer.

j Répondre (raccourci : [Pomme]+[R]) pour répondre à un messagesélectionné.

j Répondre à tous (raccourci : [Maj]+[Pomme]+[R]) pour répondre àtous lorsque le message était destiné à plusieurs interlocuteurs.

j Transférer (raccourci : [Pomme]+[J]) pour envoyer à une tiercepersonne un message qui vous paraît susceptible de l’intéresser.

j Suppression (raccourci : [Suppr]) pour supprimer un ou plusieursmessages sélectionnés.

j Indésirable (raccourci : [Maj]+[Pomme]+[J]) pour désigner cemessage à Entourage comme étant un spam.

j Tâche pour définir de nouvelles tâches ou les consulter.j Catégories pour assigner une catégorie à un des éléments

d’Entourage comme un événement, une tâche, un message.

j My Day pour accéder au rappel de vos tâches, un petit logicielautomatiquement lancé par Entourage que vous pourrez toutefoisdésactiver si ces rappels vous paraissent intempestifs.

j Envoyer et recevoir pour envoyer et recevoir vos messages, sur uncompte ou plusieurs.

j Rechercher pour filtrer vos messages reçus en saisissant unerequête dans le champ de recherche.

Figure 12.13 :Le sous-menu du bouton Nouveau message

Figure 12.14 :Le sous-menu du bouton Catégorie

La fenêtre principale de messages d’Entourage 2008 Chapitre 12

269LE GUIDE COMPLET

Page 270: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

La rédaction d’un message dans Entourage

En cliquant sur Nouveau dans la barre d’outils Standard de votre fenêtreprincipale ou en tapant le raccourci [Pomme]+[N], vous faites surgir unefenêtre vierge de message électronique.

Explorons-la de haut en bas.

La barre d’outils de votre message comprend de gauche à droite :

j Envoyer pour envoyer votre message lorsque vous aurez fini de lerédiger.

j Attacher pour ajouter une pièce jointe en ouvrant une fenêtre duFinder afin de la sélectionner. Vous pouvez aussi développer letriangle à gauche de Pièces Jointes et glisser déposer ou cliquersur Ajouter.

j Insérer pour insérer une image, une image d’arrière-plan, un son,une vidéo par le sous-menu associé. Généralement, vous éviterezde surcharger votre courriel de ces "plus" qui sont certesdécoratifs mais peuvent irriter vos destinataires confrontés à desemails trop lourds.

j Priorité pour indiquer à votre destinataire l’importance plus oumoins grande de votre email afin d’attirer son attention. À utiliserégalement avec parcimonie. À force d’alerter, on finit par ne plusêtre remarqué.

j Signature pour insérer une signature de votre choix. Très utile dèsque vous avez plusieurs comptes email associés à des activitésdifférentes.

Figure 12.15 :Un message électronique encours de rédaction et sesdifférentes zones

270 LE GUIDE COMPLET

Entourage 2008 : Premier contactChapitre 12

Page 271: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

Pour créer une signature :

1 Rendez-vous dans Outils/Signatures.

2 Cliquez sur Nouveau pour ajouter une signature.

Inclure un logo dans une signature

Pour inclure un logo, placez-vous dans le texte et collez votre logo àla fin. Si le format n’est pas reconnu par Entourage, ouvrez votre fichieravec Aperçu et demandez à l’enregistrer en JPEG par exemple.

3 Lorsque votre signature est rédigée, fermez la fenêtre qui s’étaitouverte.

4 Rendez-vous dans Outils/Comptes… puis dans Options de la boîtede dialogue Modifier le compte.

5 Sélectionnez la signature que vous venez de créer commesignature par défaut.

À droite de la barre d’outils de la fenêtre principale se trouve un groupede quatre boutons associés destinés à identifier et qualifier le messageque vous envoyez dans un projet donné. Votre message peut en effet :

j faire partie d’une Tâche ;j appartenir à une Catégorie donnée ;j appartenir à un Projet donné.

Il peut aussi être lié à un élément nouveau ou existant qui peut-être :

j un Message ;j un Événement ;j une Tâche ;j une Note ;j un Contact ;j un Groupe ;j un Fichier.

Ces options peuvent paraître lourdes si vous travaillez seul. Elles prennentleur sens dès que vous collaborez à un projet dont vous avez à cadrer lamise en œuvre. Juste en dessous de la barre d’outils se trouvent :

j Le champ De qui vous propose de définir le compte à partirduquel vous enverrez votre message.

La fenêtre principale de messages d’Entourage 2008 Chapitre 12

271LE GUIDE COMPLET

Page 272: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

j Les champs À :; Cc : (Copie carbone), Cci (Copie carboneinvisible), réservés respectivement à vos destinataires, à la miseen copie ou en copie cachée, sont en relation avec le Carnetd’adresses d’Entourage. Ce dernier vous proposera de compléterl’adresse dès les premières lettres du nom ou du prénom.

Si vous n’avez pas le temps de rédiger votre message, vous aurez lapossibilité de l’enregistrer comme brouillon. Fermez-le par le raccourci[Pomme]+[W] ou le bouton radio rouge. La boîte d’alerte qui s’affichevous propose d’Ignorer les modifications, de Continuer la saisie ou del’Enregistrer comme Brouillon. Si vous choisissez cette dernière option,vous le retrouverez dans le dossier Brouillon de la fenêtre principaleassortie d’un chiffre entre parenthèses indiquant le nombre de courrielsen cours de rédaction.

Pensez également à corriger vos erreurs de frappe, d’orthographe ou degrammaire en vous rendant dans la seconde zone d’Outils.

Enfin, la rédaction d’une réponse à un courriel est une occasion de"nourrir" votre Carnet d’adresses. Par un [Ctrl]+clic, vous pouvezenregistrer les coordonnées de votre correspondant afin qu’Entouragel’identifie plus facilement à l’avenir et lui évite notamment d’être classédans les indésirables.

La lecture d’un message dans Entourage

Vous avez lancé Entourage depuis le Dock, par exemple. La planificationautomatique, réglée par défaut toutes les dix minutes, est trop longue. Vousavez peut-être un message qui vous attend sur le serveur…

Figure 12.16 :L’alerte de fermeture d’un message encours de rédaction

Figure 12.17 :Le menu Outils d’Entourage 2008

272 LE GUIDE COMPLET

Entourage 2008 : Premier contactChapitre 12

Page 273: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

Vous pouvez :

j cliquer dans la barre d’outils de la fenêtre principale surEnvoyer/Recevoir ;

j vous rendre dans Outils/Envoyer et recevoir et sélectionner lecompte à relever ou la totalité de vos comptes, également par leraccourci [Pomme]+[K].

Vous pouvez aussi réduire l’intervalle de votre planification automatiquevia le même menu Outils/Exécuter une planification/Modifier lesplanifications.

Cette commande peut également être atteinte via le menu contextueld’Entourage sur lequel nous reviendrons lors de l’examen des Règles.

Pour lire le contenu d’un message, sélectionnez-le. Si le volet devisualisation sur la droite ne vous convient pas, allez dansAffichage/Volet de visualisation/Sous la liste.

Pour y répondre, cliquez sur Répondre où utilisez le raccourci[Pomme]+[R] après avoir sélectionné le message. Vous retrouvez la même

Figure 12.18 :Le menu contextuel d’Entourage

Figure 12.19 :Répondre à un message

La fenêtre principale de messages d’Entourage 2008 Chapitre 12

273LE GUIDE COMPLET

Page 274: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

structure de message, Entourage mettant en citation en dessous dupointeur sous la forme "le…, … à écrit :" le message auquel vousrépondez. Un champ jaune attire toutefois votre attention en vousproposant de Répondre à tous. Vous avez la possibilité, lorsqu’unmessage est envoyé à plusieurs destinataires, de répondre à l’expéditeurseul ou à tous.

Éviter à vos amis d’être spammés

Lorsque vous réalisez des envois en nombre, mettez vos amis en copiecachée où créez un groupe anonyme dans le Carnet d’adressesd’Entourage afin que leurs adresses email ne soient pas récupérées parl’un des destinataires.

Une fois que vous avez fini de rédiger votre réponse, vous pouvezl’enregistrer comme Brouillon ou l’envoyer de suite si vous êtes connectéà Internet.

Une fois envoyée, votre réponse restera consultable dans le dossierÉléments envoyés. Une flèche sera ajoutée au message auquel vous avezrépondu en précisant la date à laquelle vous avez répondu et en vouslaissant la possibilité d’Afficher la réponse.

Retour à l’envoyeur

Mon message m’a été retourné avec le commentaire "Delivery to thefollowing recipients failed permanently :". Le mail du destinataire peutêtre momentanément inactif si sa boîte aux lettres est pleine ou ilcontient une erreur de syntaxe ou une faute de frappe. Vérifiez vossources…

Prendre des précautions élémentaires…

Sans doute avez-vous également remarqué que vos messagesapparaissent généralement sans images avec un rectangle jaune…

Dans le monde PC, les emails sous forme HTML et les images qu’ilscontiennent peuvent contenir des virus. Entourage prend soin desutilisateurs PC auxquels vous pourriez communiquer une infection à

Figure 12.20 :L’alerte d’images dans Entourage

274 LE GUIDE COMPLET

Entourage 2008 : Premier contactChapitre 12

Page 275: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

laquelle ne serait pas sensible votre Mac. Si cliquer sur Télécharger lesimages à chaque fois vous importune, vous avez la possibilité demodifier le comportement d’Entourage dans ses Préférences en cliquantsur Télécharger les images pour tout expéditeur ou pour les expéditeursconnus dans votre Carnet d’adresses.

Ne désactivez pas les autres options, notamment les deux premières sanslesquelles les virus s’introduiraient dans votre Carnet d’adresses en vousattirant des remarques désagréables de vos correspondants…

Prenez garde également aux pièces jointes que vous recevez. Toutes lespièces contenant un exécutif doivent être supprimées sans état d’âme parSupprimer. Mac n’utilise pas de .exe. Vous enregistrerez vos fichiers survotre Bureau pour les examiner à loisir ou dans un dossier En cours créépour la circonstance. Si vous êtes en réseau dans votre entreprise, vouséviterez de partager ce dossier dont le contenu mérite un examen.

Il faut également être vigilant vis-à-vis du phising ou hameçonnage quiconsiste à vous faire croire par exemple que votre banque entre encontact avec vous. Ne rentrez pas d’informations confidentielles dans unemail non chiffré comme des informations de carte bleue car celles-cipeuvent être interceptées. Dans l’ensemble, réduisez au strict minimuml’inscription de vos données bancaires à la fois dans votre ordinateur etsur Internet, en utilisant un organisme tiers de confiance comme Paypal,par exemple.

Le Mac a jusqu’ici été négligé par les programmeurs de virus en raisonde ses faibles parts de marché. Mais son succès grandissant lié à lastabilité de Mac OS X et à la simplicité de son approche promettentd’attirer leur attention sous peu…

Figure 12.21 :Les préférences deSécurité d’Entourage

La fenêtre principale de messages d’Entourage 2008 Chapitre 12

275LE GUIDE COMPLET

Page 276: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

Si vous désirez modifier les réglages par défaut d’identification desspams, rendez-vous dans Outils/Protection contre les indésirables… oùvous pourrez pour chaque onglet :

j augmenter le niveau de protection ;j désigner des domaines protégés ;j bloquer certains spammeurs.

Vous augmentez votre protection, vérifiez votre dossier Courrier

Indésirable…

Si de nouveaux contacts vous écrivent, ils risquent de passer à la "trappe"en raison de vos niveaux de sécurité. Vous pouvez changer le statut d’unemail indésirable en cliquant sur Légitime dans la barre d’outils. La vie estun équilibre à trouver entre l’ouvert et le fermé…

De temps en temps, vous pouvez supprimer les messages du dossierCourrier Indésirable, lorsque vous le passez en revue en sélectionnant lesmessages :

j Contigus par [Maj] et en survolant par un clic maintenu lesmessages puis en appuyant sur [Suppr] ou sur Supprimer dans labarre d’outils.

j Non contigus en cliquant sur [Pomme] puis en sélectionnant le oules messages – en combinant avec la technique de sélectioncontiguë – et en appuyant sur [Suppr] ou sur Supprimer dans labarre d’outils.

La recherche d’un messageLorsque vous ne jetez pas vos courriels, le dossier Boîte deréception s’alourdit. On compte en moyenne une vingtaine de mails parjour pour une personne active disposant d’un réseau d’une dizaine de

Figure 12.22 :La protection d’Entourage contre lecourrier indésirable

276 LE GUIDE COMPLET

Entourage 2008 : Premier contactChapitre 12

Page 277: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

personnes, une centaine de mails pour une petite entreprise, plusieurscentaines pour des institutions ou de grosses entreprises.

Certaines personnes assimilent les courriels à des éléments jetables etgèrent ainsi leur correspondance électronique. D’autres les utilisent pourleur travail et ont besoin d’y faire référence plusieurs mois plus tard. Ceflux d’informations nécessite une organisation pour canaliser, classer,faciliter l’accès et la gestion. Autrement, vous serez débordé par cescourriels et raterez des informations importantes.

La première solution consiste à chercher dans ces courriels la ou lesinformations clés en formulant une requête dans le filtre rapide situé enhaut à droite de la fenêtre principale :

1 Sélectionnez un dossier ou la boîte de réception pour réduire lechamp de recherche à cette zone.

2 Rendez-vous dans le champ de recherche situé en haut à droitesous la barre d’outils.

3 Définissez le type de recherche. S’agit-il de l’objet d’un message,de l’identité de l’expéditeur ? Cette recherche s’adresse-t-elle à undestinataire ? La catégorie est-elle un travail, un messageindésirable ?

4 La phrase recherchée commence par le mot que vous tapez ou lecontient ?

En filtrant vos mails, Entourage visualise ceux qui répondent auxcritères demandés.

Si cette requête n’est pas efficace, vous pouvez passer par le champRechercher de la barre d’outils qui propose des critères plus détaillés.

Figure 12.23 :Les critères disponibles pour l’outil de recherche d’Entourage

La fenêtre principale de messages d’Entourage 2008 Chapitre 12

277LE GUIDE COMPLET

Page 278: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

Notez la possibilité de combiner des critères en cliquant sur le + afind’affiner votre recherche et celle, bien pratique, d’Enregistrer larecherche qui crée un raccourci dans la liste des dossiers. Suivant ledegré de confidentialité de vos messages et l’accès à votre ordinateur,vous pourrez Inclure les éléments d’Entourage dans les résultats desrecherches de Spotlight ou non en cochant la case concernée.

Prenez également l’habitude d’enregistrer vos pièces jointes dans lesdossiers associés à vos projets sur votre disque dur au lieu de les laisserdans Entourage. En effet, en cas d’erreur de la base de données, cas raremais qui peut survenir suite à un email malveillant par exemple, vousrisquez de perdre tout accès à vos mails, même après une reconstructionde la base.

Reconstruire la base de données d’Entourage

Lors du démarrage, gardez un doigt appuyé sur [Alt]. Entourage vouspropose de reconstruire sa base de données. Suivez les instructions pas àpas. La reconstruction s’achève par le lancement d’Entourage si aucunproblème grave n’a été rencontré.

Enfin, vous avez la possibilité de trier vos messages dans un dossierdonné en cliquant sur les en-têtes de vos colonnes de gauche à droite :

j Drapeau, pour trier par tâches.j Lien, pour trier suivant les liens définis dans vos projets.j Lu ou Non lu, symbolisé par l’enveloppe ouverte ou fermée.j État d’un message, indiquant que vous y avez répondu ou que

vous l’avez retransmis.j Niveau d’urgence, afin de distinguer les messages les plus

importants en premier (selon leur expéditeur).

Figure 12.24 :Inclure les élémentsd’Entourage dans la rechercheSpotlight

278 LE GUIDE COMPLET

Entourage 2008 : Premier contactChapitre 12

Page 279: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

j Comportant une pièce jointe ; l’icône présente sera un trombone ouun cadenas si le message est chiffré.

j De pour trier par expéditeur.j Envoyé, pour trier par date.j Objet, pour trier par objet de message.j Compte, pour trier par compte email.

La création des règles

Plutôt que de partir d’une organisation a priori, prenez l’habituded’adapter votre classement à votre travail. Si par exemple, vous recevezrégulièrement des emails de la société "Bidule", créez un dossier par un[Ctrl]+clic sur Boîte de réception en sélectionnant Nouveau dossier etnommez-le "Bidule". D’ores et déjà, vous pouvez manuellement glisserdéposer tous les emails de la société du même nom dans le dossier quevous avez créé. Cliquez sur ce dossier pour les voir réapparaître dans lapartie centrale de visualisation de vos emails.

Ce classement manuel ne change pas toutefois le comportementd’Entourage lorsque vous recevrez de nouveaux messages de la société"Bidule". Vous aimeriez que les messages de la société arrivent directementdans le dossier du même nom… C’est possible en créant une Règle :

1 Sélectionnez un des messages de la société "Bidule".

2 Allez dans Outils/Règles….

3 Dans la boîte de dialogue qui s’affiche, commencez par nommerle nom de votre règle.

4 Définissez, c’est important, si tous les critères sont satisfaits ou sil’un des critères est satisfait. Cette dernière option est préférable aucas où votre correspondant change de mail mais pas defournisseur d’accès à Internet, par exemple.

Figure 12.25 :La règle Bidule

La fenêtre principale de messages d’Entourage 2008 Chapitre 12

279LE GUIDE COMPLET

Page 280: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

5 Développez le menu Tous les messages et sélectionnez De.

6 Dans la zone du dessous des actions sous condition, développez lemenu Modifier l’état et sélectionnez Déplacer le message.

7 Dans le menu déroulant immédiatement à droite de Déplacer lemessage, sélectionnez Bidule.

Faut-il créer le dossier Bidule ou tout autre avant la création

de la règle ?

Ce n’est pas indispensable, contrairement à Mail. Notez en bas à droite dela boîte de dialogue de sélection du dossier la présence de Nouveau dossierqui vous permet de modifier l’arborescence de vos dossiers à la volée.

8 Accessoirement, à droite de Définir la catégorie, cliquez sur Aucuneet sélectionnez Travail.

9 Terminez la programmation de votre règle en cliquant sur OK.

Dorénavant, et tant que vous garderez cette règle activée – vous pouvezau demeurant la modifier en revenant dans Outils/Règles… et encliquant sur celle-ci –, les messages de la société Bidule parviendrontdirectement dans le dossier Bidule.

La création de cette règle n’est qu’un exemple simple parmi biend’autres. Vous pouvez aussi créer une règle enregistrant vos piècesjointes dans un dossier à examiner ultérieurement :

1 Allez dans Outils/Règles….

2 Dans la boîte de dialogue qui s’affiche, nommez votre règle,Pièces jointes par exemple.

3 Définissez si tous les critères sont satisfaits.

4 Développez le menu Tous les messages et sélectionnez Piècejointe puis développez le menu immédiatement à droite sur Existe.

Figure 12.26 :La sélection du dossier Bidule

280 LE GUIDE COMPLET

Entourage 2008 : Premier contactChapitre 12

Page 281: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

5 Dans la zone du dessous des actions sous condition, développez lemenu Modifier l’état et sélectionnez Enregistrer les pièces.

6 Cliquez sur Destination et créez un dossier A Examiner.

7 Terminez la programmation de votre règle en cliquant sur OK.

Dorénavant, toutes vos pièces jointes seront stockées dans le dossier AExaminer.

Vous auriez pu définir une règle similaire en tous points dans Automator,le logiciel programmable en Apple Script.

Appliquer une règle à d’anciens messages

Pour appliquer la règle à un message donné ou à un ensemble demessages, rendez-vous dans Message/Appliquer la règle puis sélectionnezla règle souhaitée.

Figure 12.27 :La règle Pièces jointes

Figure 12.28 :L’action Automatord’enregistrement despièces jointes

La fenêtre principale de messages d’Entourage 2008 Chapitre 12

281LE GUIDE COMPLET

Page 282: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

L’allocation d’une tâche à un message

Si vous n’avez pas le temps de répondre à certains messages et que votreréponse soit indispensable, vous pouvez faire un nœud à votre mouchoirou allouer à ce message un rappel :

1 Sélectionnez le message à traiter ultérieurement.

2 Allez dans Tâches/Dates et rappel….

3 Définissez une date d’échéance et une date de rappel.

4 Confirmez la tâche en cliquant sur OK.

Retournez dans la liste des messages. Le message est désormais assortid’un drapeau rouge. My Day vous préviendra à l’heure prévue…

12.3. My DayVous pouvez afficher les événements et la liste de tâches de votrejournée directement sur votre Bureau à l’aide de My Day, applicationwidget qui affiche des informations sur Entourage.

Même lorsque Entourage est fermé, vous pouvez utiliser My Day pourconsulter votre planification, vérifier les tâches effectuées et créer destâches. Dans la barre d’outils d’Entourage :

1 Cliquez sur Courrier.

2 Cliquez sur My Day. L’application My Day s’ouvre.

3 Effectuez l’une des opérations suivantes :

Figure 12.29 :My Day

282 LE GUIDE COMPLET

Entourage 2008 : Premier contactChapitre 12

Page 283: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

Pour afficher l’emplacement d’un événement de calendrier,positionnez le pointeur sur l’événement.

Pour ouvrir un événement ou des tâches dans Entourage,double-cliquez sur le texte de l’élément.

Pour marquer une tâche comme effectuée, activez la case àcocher en regard de la tâche. L’élément est supprimé de la listedes tâches dans My Day et marqué comme effectué dans laliste des tâches dans Entourage.

Pour ajouter une tâche dans la liste des tâches, cliquez surl’icône +, tapez la tâche dans la zone qui s’affiche puisappuyez sur [Ä].

Pour afficher des événements et la liste des tâches pour laveille ou le lendemain, cliquez sur les doubles flèches dansl’angle supérieur droit de My Day.

Pour afficher My Day dans le Dock, faites un clic maintenu surMy Day dans le Dock puis lâchez la souris sur Afficher dans leDock ou cliquez sur l’icône des préférences en bas à droite deMy Day.

Pour définir les préférences de My Day, cliquez sur l’icônePréférences en bas à droite de My Day, sur la catégorie despréférences à modifier, puis sélectionnez les préférencessouhaitées.

12.4. Le Carnet d’adresses dansEntourage

Durant la création de votre premier compte email, votre adresse a étéajoutée et figure avec une icône violette. Mais si vous désirez changercette information, informez-en Entourage en désignant un nouveau

Figure 12.30 :La fenêtre du Carnetd’adresses d’Entourage

Le Carnet d’adresses dans Entourage Chapitre 12

283LE GUIDE COMPLET

Page 284: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

contact puis en passant par Contact/Ceci est mon contact. Considéronsque vous avez déjà importé vos contacts, comme nous l’avons vu avecl’Assistant Importation activable par Fichier/Import…. Pour sélectionnerun contact, cliquez deux fois sur l’un d’eux. Sa boîte de dialogues’ouvre.

j Par Nom et messagerie, vous pouvez Ajouter ou Supprimer desadresses email supplémentaires. Notez la présence de Utiliser pardéfaut actif dès que vous avez plus d’une adresse email. Il vouspermet de définir l’email qu’Entourage utilisera en priorité lors del’écriture d’un message. Une fenêtre de confirmationd’enregistrement surgit lorsque vous avez terminé et fermé votrecontact. Si elle vous lasse, cochez Toujours enregistrer lesmodifications sans confirmer.

j Via Domicile, vous définissez l’adresse postale de votre contact etses coordonnées téléphoniques.

j Par Travail, vous faites de même avec ses coordonnées de travail.j Par Personnel, vous ajoutez des informations telles que son

Anniversaire, son Âge, son Signe zodiacal, sa Fête… ainsi qu’uneimage par glisser déposer.

j Via Autre, vous ajoutez des notes personnelles. Cet onglet peuts’avérer utile par exemple si vous travaillez aux ressourceshumaines d’une PME ne disposant pas d’un logiciel spécialisé.

j Par Certificat, vous stockez les chiffrages associés à uncontact afin de communiquer par messages chiffrés.

L’ajout, la suppression ou la modification via Ouvrir le contact se ferontplus efficacement à l’aide du menu contextuel associé au contact, quevous appelez comme d’habitude par [Ctrl]+clic car les commandes demenu se trouvent dispersées entre Fichier, Édition et Contact.

Figure 12.31 :La boîte de dialogue d’un contact

284 LE GUIDE COMPLET

Entourage 2008 : Premier contactChapitre 12

Page 285: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

Si vous avez de nombreux contacts, vous pouvez les rechercher à l’aidedes outils de recherche communs à Entourage et que nous avons vu dansla fenêtre principale du logiciel. Il peut être utile, si vous écrivezfréquemment aux mêmes personnes, de les rassembler dans un groupe :

1 Sélectionnez vos messages par un clic continu ou discontinu àl’aide des raccourcis respectifs [Maj] ou [Pomme] maintenus.

2 Développez le menu contextuel associé à Nouveau et sélectionnezGroupe.

3 Une fenêtre s’affiche contenant les contacts sélectionnés.

4 Donnez un nom à votre groupe.

5 Si vous désirez garder la confidentialité de vos contacts, que cesoit en copie carbone, Cc, ou en copie carbone invisible, Cci,cochez Ne pas afficher les adresses lors de l’envoi au groupe.

6 Fermez la boîte de dialogue du groupe. Il s’affiche maintenantdans vos contacts avec une icône double de personnages.

12.5. Le calendrier de vos événementsJustement, à propos de rendez-vous, il est temps de vous pencher sur lagestion du calendrier lié à Entourage. Cliquez sur l’icône du calendrier,la troisième à partir de la gauche dans la barre d’outils de la fenêtreprincipale.

Figure 12.32 :Le menu contextuel associé à un contact

Figure 12.33 :Le menu contextuel associé à Nouveau

Le calendrier de vos événements Chapitre 12

285LE GUIDE COMPLET

Page 286: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

Affichable par jour, semaine de travail, semaine ou mois, le calendrierd’Entourage fonctionne sur le même principe que Ical.

Créer un événement

Vous cliquez sur un jour où vous désirez créer un événement pourappeler un Nouvel événement. Notez la présence de l’affichage destâches et de la fenêtre de My Day placée à côté pour la circonstance afinde constater leurs correspondances.

Figure 12.34 : Le calendrier d’Entourage

Figure 12.35 :Un nouvel événement ducalendrier

286 LE GUIDE COMPLET

Entourage 2008 : Premier contactChapitre 12

Page 287: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

Votre nouvel événement s’affiche. Notez la présence, en haut à gauche,d’Inviter qui vous permet d’associer des contacts de votre Carnetd’adresses à cet événement ainsi qu’une allocation de Tâches dont lefonctionnement est le même que celui des messages. Vous avez àsaisir, de haut en bas :

j l’objet de votre rendez-vous ;j son emplacement ;j le début du rendez-vous ;j la fin du rendez-vous qui peut se situer un autre jour en modifiant

la date affichée à gauche de ce champ… ;j sa périodicité ;j le Rappel éventuel.

Ce Rappel vous permet, par exemple, si vous êtes d’un naturel distrait, devous remémorer votre cours de natation ou la formation que vous suivez.Pensez à inclure un Temps de trajet si besoin est. L’événement est répercutésur les jours ouvrables. Vous pouvez changer ce paramètre en vous rendantdans Entourage/Préférences puis en cliquant sur Calendrier.

Catégoriser un événementDès que vous avez plusieurs événements, il devient utile de leur allouerdes Catégories différentes afin de les identifier par des codes couleur.

Supprimer un événementPour supprimer un événement, cliquez sur l’événement et via un[Ctrl]+clic, appelez le menu contextuel qui lui est associé pour leSupprimer par le message d’alerte qu’Entourage affiche afin d’éviter lessuppressions accidentelles.

Figure 12.36 :Les préférences de Calendrier d’Entourage

Le calendrier de vos événements Chapitre 12

287LE GUIDE COMPLET

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Un événement périodique générera également un message d’alerte envous invitant à Supprimer toutes les occurrences ou à Supprimer celle-ciuniquement.

Se déplacer dans le calendrier

Suivant le réglage affiché par l’intermédiaire de la barre d’outils, vouspourrez vous déplacer en cliquant sur les doubles flèches à gauche de lasemaine ou du mois affiché ou de façon plus pratique par le raccourci :

j [Pomme]+[î] pour vous rendre dans le futur ;j [Pomme]+[ï] pour vous rendre dans le passé.

12.6. La gestion des notes

Les notes servent à écrire des idées, des questions et toute informationutile. Elles permettent aussi de stocker des informations pour plus tard,notamment des itinéraires ou du texte à réutiliser dans d’autres élémentsou documents. Pour créer une note :

1 Cliquez sur Nouveau.

Figure 12.37 :Le menu contextuel duCalendrier

Figure 12.38 :La fenêtreNotes dans Entourage

288 LE GUIDE COMPLET

Entourage 2008 : Premier contactChapitre 12

Page 289: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

2 Dans Titre, tapez le titre de la note.

3 Dans Texte, tapez le texte de la note.

Pour modifier une note, ouvrez la note à modifier en double-cliquantdessus. Puis cliquez dans le texte à l’endroit où vous souhaitez effectuerl’insertion :

j Tapez par exemple un nouveau titre pour la renommer.j Tapez sur [Suppr] pour la supprimer ou cliquez sur Supprimer dans

la barre d’outils.

Pour modifier l’apparence de votre note rendez-vous dans :

j Format/Couleur de fond puis cliquez sur la couleur désirée.j Format/Ligne horizontale pour ajouter une ligne de séparation.

Vous pouvez aussi, depuis la barre d’outils, cliquer sur Insérer puischoisir dans le sous-menu :

j une image ;j une image d’arrière-plan, il pourra s’agir ici par exemple d’une

capture écran d’un itinéraire ;j un son ;j une vidéo.

Si vous avez des projets ouverts, vous pouvez lier une note à un projetdonné par l’intermédiaire du menu contextuel qui lui est associé etauquel vous accédez, comme à l’accoutumée, par un [Ctrl]+clic.

Figure 12.39 : L’association d’une note à un projet par le menu contextuel

La gestion des notes Chapitre 12

289LE GUIDE COMPLET

Page 290: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

Si vous préférez, rendez-vous dans Outils/Ouvrir les liens afin de lier unenote à :

j un message ;j un événement du calendrier ;j une tâche ;j une note ;j un contact ;j un groupe.

12.7. La gestion des tâchesVous pouvez créer des tâches pour assurer le suivi des actions àeffectuer et leur assigner des dates de début, des échéances, des degrésde priorité et des rappels.

j À la fin d’une tâche, vous pouvez marquer cette dernière commeterminée en cochant la case à côté de la tâche dans la liste detâches.

j Une tâche en retard apparaît en caractères gras dans la liste destâches.

j Vous pouvez aussi définir des tâches périodiques.

Figure 12.40 :La fenêtre Tâchesdans Entourage

290 LE GUIDE COMPLET

Entourage 2008 : Premier contactChapitre 12

Page 291: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

j Lorsque vous marquez comme terminée une tâche reproduite,l’occurrence suivante apparaît automatiquement sur votre liste destâches avec une date d’échéance à l’intervalle spécifié.

j Les tâches inachevées sont affichées dans la liste des tâches avecles contacts et l’adresse électronique qui ont été marqués d’unindicateur de tâches.

À chaque création d’une tâche, Entourage vous demandera de définir :

j un nom ;j une date de fin (facultatif) ;j une date de rappel ;j un degré de priorité ;j une périodicité ;j un contenu pour la tâche à réaliser..

Ici aussi, les menus contextuels seront la voie à privilégier pour allouerrapidement aux tâches une propriété donnée.

Figure 12.41 :Un exemple de tâche en coursavec une périodicitéhebdomadaire

Figure 12.42 : La tâche Appeler Francis est ramenée à aujourd’hui parl’entremise du menu contextuel

La gestion des tâches Chapitre 12

291LE GUIDE COMPLET

Page 292: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

Personnaliser la périodicité d’une tâche

Si vous souhaitez qu’elle se termine après X occurrences, sous Débutet fin, sélectionnez Fin après, puis tapez les X occurrences aprèslesquelles vous souhaitez terminer la tâche.

Si vous souhaitez que la tâche périodique s’achève à une date donnée,sous Début et fin, sélectionnez Fin le, puis entrez la date à laquelle voussouhaitez terminer la tâche périodique.

12.8. S’abonner à un groupe de newsAu début d’Internet, les forums n’avaient pas été développés en pagesweb tels que nous les connaissons aujourd’hui et de nombreux échangespassaient par ces groupes de news auxquels vous pouvez toujours vousabonner.

Procédez ainsi :

1 Rendez-vous dans l’onglet principal Messages d’Entourage.

2 Cliquez sur Serveur de news Microsoft.

3 À l’aide du Filtre en haut à droite, affichez les groupes retenantvotre intérêt. À titre d’exemple, tapez mac puis sélectionnezmicrosoft.public.mac.office.entourage en cliquant deux fois dessus.

4 Entourage ouvre une nouvelle fenêtre de news dans laquelle vouspouvez lire les messages, y répondre où créer un nouveau fil dediscussion.

Figure 12.43 :L’Assistant Configuration du compte pourun compte de News

292 LE GUIDE COMPLET

Entourage 2008 : Premier contactChapitre 12

Page 293: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

Ces espaces collaboratifs existent par la volonté de chacun. Prenez soinde vous adresser à vos interlocuteurs avec l’attention et le respect qu’ilsvous témoignent…

12.9. ConclusionNotre tour d’horizon d’Entourage s’achève et les multiplesfonctionnalités que nous avons rencontrées vous inquiètent peut-être.Rien ne vous empêche toutefois d’utiliser ce logiciel à une fraction deses capacités pour monter en compréhension progressivement. Pourcela, l’idéal est de poser une question sur Internet, sur des forums ou surdes newsgroups pour échanger à la fois vos astuces et vosinterrogations.

Figure 12.44 :La fenêtre denews

Conclusion Chapitre 12

293LE GUIDE COMPLET

Page 294: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp
Page 295: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

Messenger 2008 :Premier contact

Le lancement de Messenger et le réglage de ses préférences ............................. 296La création d’un compte Messenger ............................................................................ 297La barre d’outils de Messenger ...................................................................................... 301La gestion des contacts dans Messenger .................................................................. 303Conclusion ........................................................................................................................... 304

Page 296: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

La messagerie instantanée permet l’échange de messages textuels entreplusieurs ordinateurs connectés au même réseau informatique, cela signifieaujourd’hui principalement le réseau Internet. Contrairement au courrierélectronique, ce moyen de communication est caractérisé par le fait queles messages permettent un dialogue interactif en s’affichant en temps réel.Souvent désignée sous le nom de "chat" (de l’anglais to chat, bavarder), lamessagerie instantanée se définit bien par ce verbe où l’idée decommunication plus diffuse, moins "cadrée" prédomine. En évoluant, lamessagerie instantanée a intégré les fonctionnalités de voix et de vidéogrâce à une webcam, mais aussi toutes sortes d’applications collaborativestelles que des jeux, des prises de notes ou des envois de fichiers, l’envoi demessages automatiques et de notifications. Soyez vigilant avec ce mode decommunication en particulier si vous avez des enfants. Le caractèreinstantané des réponses et la multiplicité des interlocuteurs sur Messengerou tout système équivalent de messagerie instantanée fait perdre la notiond’agenda, d’organisation d’une journée en décloisonnant les activités et unphénomène d’addiction peut survenir rapidement…

13.1. Le lancement de Messengeret le réglage de ses préférences

Au lancement de Messenger, l’application vous propose parl’intermédiaire d’un Assistant Création de compte de créer un comptesur : http://www.windowslive.fr/.

Concurrent de Google et de ses google applications, Windowslive vouspermet de créer un espace virtuel collaboratif intitulé Spaces et uncompte email et messenger gratuit. Sur cet espace, vouspourrez notamment :

j gérer votre messagerie par webmail ;j partager des fichiers sur un disque virtuel ;j déposer des photos dans un diaporama ;j installer un antivirus ;j installer un contrôle parental ;j lancer des invitations à des événements.

Parallèlement, sur Messenger, vous aurez accès à :

j la messagerie instantanée ;

296 LE GUIDE COMPLET

Messenger 2008 : Premier contactChapitre 13

Page 297: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

j le partage de fichiers ;j les émoticônes animées.

Il est également possible de personnaliser le texte envoyé à voscorrespondants, la couleur ou le fond de la fenêtre de conversation et detrier vos contacts par catégories.

13.2. La création d’un compteMessenger

Au premier lancement de Messenger, le logiciel vous demande deconfigurer le compte d’accès. Suivez pas à pas les instructions del’Assistant Création de compte.

Vous avez peut-être déjà un identifiant Windows Live ID sans

le savoir

Tout compte "hotmail" possède un identifiant Windows Live ID. Si vouspossédez ou pouvez retrouver vos identifiants, il suffira de les rentrer à lademande de l’Assistant.

Une fois ce processus de création de compte achevé, le lancement deMessenger débute par une fenêtre de connexion.

Cliquez sur Connexion pour vous connecter et tapez [Pomme]+[G] pourfermer une session, également accessible par Réseau/Fermer la session,la fermeture de la fenêtre principale n’entraînant pas la fermeture de lasession. Quelques instants après avoir cliqué sur Connexion, la fenêtre

Figure 13.1 :La fenêtre de connexion Messenger

La création d’un compte Messenger Chapitre 13

297LE GUIDE COMPLET

Page 298: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

de Messenger affiche vos contacts en distinguant ceux qui sont en ligneet ceux qui sont hors-ligne. Le bonhomme bleu en haut et à gauchecorrespond à l’image de votre compte. Cliquez dessus pour faire surgirle menu contextuel associé que nous allons explorer de bas en haut.

j Mon image perso… vous permet de choisir une image. Elle vousservira d’identifiant dans la plupart des cas, les conversationsvidéo étant plus rares.

j Réglages personnels… affiche les Préférences de Messenger.

Ajoutez un Message perso si vous souhaitez qualifier votre état dumoment par exemple

Cliquez sur Modifier dans la zone Profil public si vous voulez ajouter desinformations personnelles. Messenger vous renvoie vers le site Internetde Windows Live pour détailler votre profil. Si besoin est, faites demême pour les volets Coordonnées et Social qui suivent.

Figure 13.2 :Le menu contextuel de Messenger

Figure 13.3 :Les préférences de Messenger

298 LE GUIDE COMPLET

Messenger 2008 : Premier contactChapitre 13

Page 299: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

Si vous souhaitez que Messenger se lance automatiquement audémarrage, allez dans l’onglet Général des Préférences, égalementaccessible par Messenger/Préférences ou via [Pomme]+[,] et cochez lacase Lancer automatiquement Messenger au démarrage.

Dans le cadre d’un intranet, vous pouvez définir des comptesEntreprise en vous rendant dans Messenger/Préférences puis ensélectionnant Comptes et en cliquant finalement sur Entreprise.

Suivant votre opérateur, vous pouvez configurer votre portable avecMessenger dans l’onglet Portable. Voyez les conditions d’applicationavec votre compagnie. En France, SFR, Orange et Bouygues offrentLive Messenger Mobile pour quelques euros de plus par mois…

Dans Historique, vous pouvez demander à Enregistrer les conversationssans demander si un adolescent utilise Messenger… Mais le mieux estde maintenir un échange régulier avec elle ou lui plutôt que de voustransformer en "barbouze". Et si vous êtes très pris, vous pouvez parexemple utiliser la planification d’Entourage pour programmer desplages à lui consacrer… Notez le raccourci d’affichage de l’historique,[Pomme]+[O].

Figure 13.4 :Mon Profil public

Figure 13.5 :Création d’un compte Entreprise

La création d’un compte Messenger Chapitre 13

299LE GUIDE COMPLET

Page 300: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

Mac OS X dispose aussi d’un contrôle parental.

Pour accéder au contrôle parental, rendez-vous dansPomme/Préférences Système puis cliquez sur Contrôle Parental et suivezles instructions de l’Assistant Configuration. Notez la possibilité decontrôler un ordinateur à distance.

Dans Confidentialité, vous pouvez définir une liste verte et une liste rougequi servent respectivement à laisser passer les utilisateurs connus et àbloquer les autres tout en vous envoyant une alerte dans ce dernier cas.

Revenons dans le menu contextuel de Messenger.

Les services de synchronisation sont une des fonctionnalités deWindows Live pour partager des fichiers, auxquels vous pouvez vousconnecter gratuitement : https://www.foldershare.com/welcome.aspx.

Une fois activés, ces services vous permettent de partager desinformations sous l’aspect d’un dossier assorti de deux personnages surlequel vous pouvez cliquer deux fois pour glisser déposer des éléments.

Figure 13.6 :L’onglet Confidentialité des Préférences deMessenger

Figure 13.7 :Un exemple de dossier partagé dans Messenger

300 LE GUIDE COMPLET

Messenger 2008 : Premier contactChapitre 13

Page 301: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

Vous pouvez aussi utiliser Skydrive

Microsoft met également à votre disposition un espace virtuel, intituléSpaces, qui signifie Espaces en anglais, dans lequel vous pouvezpartager jusqu’à 5 Go de données. Pour en savoir plus, rendez-vous dansPartager des informations.

Activer ma musique affiche les informations de la chanson iTunes quevous écoutez à la place du message perso, que ce dernier soit défini oupas.

La dernière zone sert à renseigner vos correspondants sur votre activitéafin d’excuser votre absence de réponse. Vous pouvez y spécifier enligne, occupé, en retour immédiat, absent, au téléphone, parti manger ouapparaître hors-ligne.

J’ai une iSight et je n’arrive pas à la faire fonctionner avec Messenger

Hélas, ce n’est pas possible avec Messenger. Si vous voulez disposerde fonctions audio vidéo, utilisez plutôt le gratuiciel aMSN…http://www.amsn-project.net/.

13.3. La barre d’outils de Messenger

En haut de la fenêtre principale se trouve une barre d’outils constituéede cinq boutons :

j Plus permet d’ajouter des correspondants. Notez la possibilité deles ajouter au Carnet d’adresses d’Entourage. Pour appeler la listede vos correspondants, mémorisez le raccourci [Pomme]+[L].

Figure 13.8 :La fenêtre principale de Messenger

La barre d’outils de Messenger Chapitre 13

301LE GUIDE COMPLET

Page 302: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

j Envoyer permet d’envoyer un message instantané à l’une despersonnes de votre listes où à un correspondant inconnu ; il vousfaudra saisir alors son adresse Messenger.

Souvent appréciés des utilisateurs Messenger, pensez à ajouter dans vosmessages des émoticônes via Édition/Émoticônes….

Figure 13.9 :Ajouter un correspondant dansMessenger

Figure 13.10 :Un exemple de fenêtre avec plusieurscorrespondants

Figure 13.11 :Les émoticônes

302 LE GUIDE COMPLET

Messenger 2008 : Premier contactChapitre 13

Page 303: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

j Envoyer fichier permet d’envoyer un fichier à un correspondant.Le protocole n’étant pas sécurisé, ce moyen reste soumis auxaléas du Net. Préférez une solution gratuite et plus fiable, parexemple Podmailing, qui a l’avantage de fonctionner sanslimitation sous Mac et PC : www.podmailing.fr.

j Envoyer un SMS ne fonctionnera qu’après activation avec votreopérateur, sous réserve d’avoir contracté un abonnement LiveMessenger.

j Envoyer un message vous redirige vers la page Internet de votrewebmail Windows Live.

Notez la possibilité de gérer un calendrier et des contacts depuisWindows Live comme dans Google… vous pouvez aussi y accéder parRéseau.

13.4. La gestion des contacts dansMessenger

Figure 13.12 : Envoyer un message par le webmail Windows Live

Figure 13.13 :Le menu Réseau de Messenger

Figure 13.14 :Le menu Contacts de Messenger

La gestion des contacts dans Messenger Chapitre 13

303LE GUIDE COMPLET

Page 304: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

Vous pouvez :

j Trier les contacts par groupes ou selon l’état Ligne/Hors-ligne.j Envoyer un message instantané, un fichier ou un SMS à un

utilisateur enregistré dans votre Carnet d’adresses.j Bloquer ou ajouter un contact dans vos adresses. Mémorisez dans

ce dernier le raccourci [Maj]+[Pomme]+[A].j Afficher le profil public d’un correspondant.j Obtenir des informations sur un message, un correspondant.j Ajouter un groupe en sélectionnant plusieurs utilisateurs.j Gérer votre niveau de confidentialité.

13.5. ConclusionMessenger a été porté sur Mac trop rapidement si nous le comparons àsa version PC plus conviviale et plus complète. Des efforts importantsrestent à faire pour rendre ce logiciel davantage attirant malgré sonintégration appréciable avec Office qui vous permet d’enregistrer voscontacts dans le Carnet d’adresses d’Entourage. Entre temps, vouspouvez vous tourner vers une solution alternative en logiciel libre tellequ’aMSN, compatible avec vos contacts MSN quelle que soit votreplateforme d’origine.

304 LE GUIDE COMPLET

Messenger 2008 : Premier contactChapitre 13

Page 305: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

Partageet productivitésous Office 2008

et au-delà…

Un exemple de gestion de tâche dans Office ............................................................ 307Détectez vos besoins de "ménage" .............................................................................. 309Quelques solutions génériques ...................................................................................... 311Sauvegarde en ligne .......................................................................................................... 312La suite iWork 08 ................................................................................................................ 315Conclusion ........................................................................................................................... 315

Page 306: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

Vous lancez Office 2008 en commençant votre journée par Entourageafin de relever vos mails.

1 Levez-vous tôt parce qu’à l’issue d’une nuit de repos, vous êtesplus efficace, moins stressé. Vous avez l’esprit plus clair pouraccomplir vos tâches sans être dérangé de surcroît par descourriels ou des appels, à moins que vous n’ayez des contactsprofessionnels à l’étranger et qu’il y ait un décalage horaire, bienentendu…

2 Démarrez vos journées en accomplissant la tâche la plusimportante. La plus importante n’est pas la plus urgente. Pourdistinguer le plus important de l’urgent, apprenez à vous projeterdans l’avenir en utilisant le calendrier d’Entourage et son centrede projet. Modifiez l’affichage rapidement pour voir ce qui vousattend sur une semaine, un mois, un an. Vous voyez unemodification possible ? Faites une note et envoyez-la à voscollaborateurs car modifier un calendrier partagé avec une équipede six personnes sans les associer à votre réflexion peut vousrendre impopulaire rapidement…

3 Ne faites pas plusieurs choses en même temps mais découpezvotre journée en tranches suffisamment importantes pour gérerdeux ou trois projets différents par jour, pas plus ; l’idéal étant den’en gérer qu’un par jour.

Mesurez votre aptitude à la concentration

À titre de comparaison, allez au cinéma plus de trois fois par jour etposez-vous la question : Est-ce toujours un plaisir ? Êtes-vous toujoursréceptif ? Pouvez-vous raconter à vos amis l’histoire de chaque film à lafin de la journée sans réduire votre niveau de détail ? La limite deconcentration varie d’une personne à une autre et dépend de sonentraînement et de son âge. Mais le chiffre de deux à trois projetsdistincts par jour maximum semble s’imposer pour la majorité des gens.

4 Évitez les interruptions pour rester concentré. Cela peut passer parle filtrage d’appel à votre bureau, l’extinction de votre portable, ladéconnexion d’Internet… suivant les nécessités qui sont les vôtresde garder contact avec votre entourage. Pensez alors à les préveniren amont en plaçant, par exemple, une alerte dans votrecalendrier : Indisponible de telle date à telle date sauf pour….

5 Faites ce que vous avez à faire sans vous laisser dévier par desactivités secondaires. Internet est extrêmement piégeant pour cela

306 LE GUIDE COMPLET

Partage et productivité sous Office 2008 et au-delà…Chapitre 14

Page 307: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

et joue le rôle d’une sirène pour de nombreuses personnescherchant une distraction, tombant même parfois dans uneaddiction. L’addiction peut concerner :

les sites pour adultes ;

la consultation des news avec des lecteurs RSS ;

la bourse pour ceux qui la pratiquent ;

les forums de discussion ;

l’achat ou la vente de matériel superfétatoire ;

les jeux en ligne bien entendu, etc.

En cas d’addiction

Suivant le degré, vous pouvez en prendre conscience et revenir à uneattitude plus équilibrée ou vous faire aider. La prise de conscience peutsurvenir en vacances, lorsque vous êtes éloigné de vos conditions detravail, lorsque vous ressentez une sensation de manque… Pour ensavoir plus : http://psydoc-fr.broca.inserm.fr/toxicomanies/internet_addiction/cyberaddiction.htm.

Pour vous prémunir de tout cela, faites table rase de ce qui ne vousconcerne pas directement en mettant noir sur blanc, par exemple dans uncentre de projet sur Entourage, l’objectif que vous vous fixez. À partirde ce point précis, bâtissez votre projet sur trois points :

j vos atouts pour atteindre cet objectif ;j les étapes que vous vous fixez ;j les points importants à valider pour atteindre ces étapes : contacts

à établir, formations à suivre, etc.

14.1. Un exemple de gestionde tâche dans Office

My Day vous informe des tâches de la journée.

Vous avez à :

j A : téléphoner à votre comptable pour voir comment réduire lesfrais bancaires ;

Un exemple de gestion de tâche dans Office Chapitre 14

307LE GUIDE COMPLET

Page 308: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

j B : archiver votre correspondance de 2007 et retrouver la facturedu client que vous réclame votre comptable ;

j C : résoudre un dossier contentieux créant des agios importants etn’étant pas lié au point B ;

j D : rédiger un rapport sur l’opportunité d’investissement dans lesbananeraies à l’occasion du changement climatique. Unavancement vous est promis si vous rendez ce rapport d’ici cesoir.

Commencez par une phase d’analyse. Dans l’intérêt de votre société, Csemble être la tâche importante de la journée. Définie au préalable dansle calendrier, cette tâche s’affiche sous vos yeux. Il s’agit d’un email surlequel une tâche à été allouée. Il est lié au projet Réseau Paris d’après lecode couleur figurant à gauche. La tâche est en retard car vous attendezune information d’un de vos interlocuteurs qui bloque tout le processus.

Vous passez par une phase de synthèse où vous déduisez qu’il estimportant de contacter cette personne :

1 En basculant sur Messenger, vous savez qu’à cette heure-ci, vousavez des chances de joindre cette personne. Malgré l’heurematinale, elle vous répond. Et envoie un email avec la pièce jointemanquante.

2 Vous revenez dans My Day, c’est plus rapide que de cherchervotre brouillon dans Entourage. En double-cliquant sur la tâche àaccomplir, vous basculez sur Entourage.

3 L’email correspondant s’ouvre dans Entourage. Vous le modifiez.Comme vous venez de recevoir la pièce jointe qui vous manquait,vous pouvez l’envoyer.

4 Vous revenez dans My Day et cliquez sur le carré à cocher àgauche de la tâche pour signifier qu’elle vient d’être accomplie.

5 La tâche est accomplie dans le Centre de projets mais vousincluez un rappel afin de penser à vérifier avec votre comptabled’ici 8 jours.

6 Finalement, vous n’avez même pas consacré la matinée àrésoudre ce problème. Vous avez le temps de vous attaquer aupoint D, le rapport sur l’opportunité d’investissement dans lesbananeraies…

308 LE GUIDE COMPLET

Partage et productivité sous Office 2008 et au-delà…Chapitre 14

Page 309: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

14.2. Détectez vos besoinsde "ménage"…

Voici quelques indices qui doivent vous mettre la puce à l’oreille ; ilsindiquent que votre organisation laisse à désirer :

j Vous mettez plus de quelques secondes à trouver uneinformation dans votre Mac, que ce soit par Spotlight ou par unlogiciel comme Quicksilver qui indexe votre disque dur et vouspermet d’accéder à vos applications et vos fichiers en saisissantleurs premières lettres. Il est temps de faire du ménage…

Trouver Quicksilver

Régulièrement mis à jour, Quicksilver est à recommander pour sonindexation automatique et son accès efficace et rapide à vos documentset applications malgré un chargement un peu lent au démarrage, surtoutsi vous avez de nombreux fichiers. Vous pouvez le trouver sur : http://quicksilver.blacktree.com/.

j Vous perdez des documents sur votre Bureau et dans votre propredisque dur. Vous avez constaté que vous ne les avez passauvegardés en passant par Time Machine si vous êtes surLéopard. Il est peut-être temps d’acheter un disque dur externe etd’activer Time Machine dans la barre de menus ?... Quant à vosdocuments perdus, vous les avez peut-être envoyés à uncorrespondant ? Cherchez dans le dossier des courriels envoyésdans Entourage.

j Vous avez perdu des documents suite à un crash de MicrosoftOffice. Une boîte de dialogue vous invite à envoyer un rapport àl’équipe Mac de Microsoft et relance aussitôt l’application quiouvre un fichier récupéré à partir du dernier enregistrement. Vousavez deux stratégies possibles à ce stade :

vous rendre dans le dossier Office 2008 Autorecovery par unerecherche Spotlight ou via Documents/Données utilisateurMicrosoft/Office 2008 Autorecovery pour voir s’il ne s’en trouvepas un autre plus approprié ;

fermer ce document récupéré et rouvrir votre dernierenregistrement qui est parfois plus récent, etc.

Détectez vos besoins de "ménage"… Chapitre 14

309LE GUIDE COMPLET

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j Vous avez des documents trop anciens pour être ouverts. Peut-êtresont-ils obsolètes ? Sans vous inviter à vous en débarrasser, il peutêtre utile de les graver sur un CD ou un DVD de données et de lesarchiver par années. Si exploiter leurs données s’avèreindispensable, pensez à conserver un ordinateur avec un systèmeplus ancien que vous mettrez en réseau avec les plus récents. Lasolution n’étant pas viable sur la longueur, planifiez sur l’année encours la migration de vos documents vers des versions plusrécentes ou scannez les documents qui ne peuvent pas être mis àjour.

j Vous avez des documents éparpillés dans plusieurs disques,plusieurs ordinateurs, plusieurs armoires… Face à un cas d’unetelle gravité, il est recommandé de procéder à un inventaire.Ouvrez une feuille Excel et notez feuille par feuille les élémentsretrouvés par catégories. Classez-les dans votre ordinateur dansdes dossiers portant le nom du projet ou au minimum le moisconcerné en les réunissant par famille dans un disque dur parannée écoulée. Scannez les premiers documents de dossiers pourfaire référence aux autres si vous avez à effectuer une recherchedans les dossiers physiques.

Des alternatives à My Day

Si vous trouvez My Day limité, pensez à un petit utilitaire qui vousoffre un éventail d’actions plus large : http://www.objectpark.net/mcce.html.

j Certains documents sont sur un réseau qui a été en panne bienqu’il bénéficie d’une sauvegarde. Gardez si possible une copie desdocuments indispensables à votre travail en ajoutant dans le nomdu dossier que vous créez la date de la copie. Bien sûr, si vousn’avez pas les droits administrateur pour effectuer cettesauvegarde, la question ne se pose pas.

Figure 14.1 :MenuCalendarClock

310 LE GUIDE COMPLET

Partage et productivité sous Office 2008 et au-delà…Chapitre 14

Page 311: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

j Vos réunions sont critiquées pour un manque d’organisation, uneperte de temps à chercher tel ou tel document. Vous compensezpar une énergie débordante. Mais la fatigue s’accumule. Préparezvos documents virtuellement dans un Centre de projets endemandant à vos collaborateurs deux semaines avant de préparerles documents nécessaires. Prévoyez un à deux rappels en arguantavec justesse de communiquer les pièces aux autres membres del’équipe en anticipant sur tel ou tel problème (compatibilité,vérification matérielle, etc.).

14.3. Quelques solutions génériquesj Organisez le concours du document retrouvé le plus

rapidement dans une équipe notoirement mal notée pour leclassement de ses dossiers… Faites communiquer l’équipegagnante sur son mode de classement. Peut-être ont-ils prisl’habitude de décrire leurs documents d’une manière qui faciliteleur rangement. Par exemple sous la forme PROJET-DATE-OBJET-EXTENSION.

j Créez des versions de vos documents pour des usages définis. Parexemple la diffusion d’un document Word, Excel ou PowerPointgénère potentiellement plus de versions car ces documents sontdavantage modifiables que l’envoi d’un fichier PDF…

j Vous pouvez également fournir des modèles à remplir afin detoujours partir de la même source. En concevant ainsi vosdocuments, ils peuvent avoir plusieurs usages, être recyclés… etvous faire gagner du temps.

Des exemples de documents réutilisables :

j feuilles Excel ;j relances client et fournisseur ;j brochures ;j courriers administratifs ;j présentations annuelles ;j contrats…

Quelques solutions génériques Chapitre 14

311LE GUIDE COMPLET

Page 312: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

14.4. Sauvegarde en ligneVous pouvez utiliser Google ou Windows Live pour stocker en ligne vosdocuments et les partager.

Une fois configuré, cet espace disque vous permet de :

j créer des dossiers personnels pour vos documents texte, vosphotos, vos vidéos ;

j partager des dossiers ;j créer des dossiers publics.

Ces espaces virtuels sont conçus pour reproduire des processus qui voussont familiers.

Figure 14.2 :SkyDrive

Figure 14.3 : La fenêtre de SkyDrive

312 LE GUIDE COMPLET

Partage et productivité sous Office 2008 et au-delà…Chapitre 14

Page 313: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

Le dossier tel qu’il apparaît en mode Liste, plus informatif.

Si nous en créons un second, cette fois en cochant la catégorie Vousuniquement, le dossier apparaît avec un cadenas doré dans la partiesupérieure de SkyDrive.

En cliquant dessus, vous pouvez toutefois Modifier les autorisations et letransformer en un dossier ouvert à une liste de personnes ou à tous.

Réactif en haut débit, sobre et fonctionnel, disposant d’une connexionchiffrée forte en RC4-128 bits, SkyDrive laisse une bonne impression

Figure 14.4 : La création d’un dossier dans Skydrive

Figure 14.5 : Le dossier Livre Office 2008 a été créé

Figure 14.6 :La création d’un dossier personnel

Sauvegarde en ligne Chapitre 14

313LE GUIDE COMPLET

Page 314: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

mais reste faible sur deux points importants qui en disent long sur leretard technologique pris par la firme de Redmond :

j Vous ne pouvez pas télécharger un dossier complet maisseulement des fichiers, un par un.

j Vous ne pouvez pas travailler le document en ligne, contrairementà Google documents.

Prenez le temps de découvrir les offres équivalentes chez Google avecGoogle documents, notamment sa solution entreprise : http://www.google.com/a/enterprise/?hl=fr.

Ainsi que chez Apple avec le nouveau mobileme qui s’adresse davantageà un public familial.

Figure 14.7 :Google Documents

Figure 14.8 : L’annonce de mobileme

314 LE GUIDE COMPLET

Partage et productivité sous Office 2008 et au-delà…Chapitre 14

Page 315: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

14.5. La suite iWork 08Cette orientation familiale d’Apple se retrouve dans sa déclinaison dePages, Numbers et Keynote de leur suite iWork s’adressant au mêmepublic qu’iLife dont les applications iMovie, iPhoto et Garagebandvulgarisent l’approche professionnelle de logiciels tels que Final CutPro, Aperture et Logic Pro. Numbers ne peut pas rivaliser dans cesconditions et de loin avec Excel.

Il en va de même pour la comparaison entre Pages et Word ou entreKeynote et PowerPoint. Leur approche se justifie par la conquête d’unmarché étudiant dont les besoins en logiciel professionnel sont moinsurgents et sans doute par la volonté de ne pas empiéter sur le terrain deMicrosoft.

14.6. ConclusionÀ l’issue de cette exploration d’Office, vous disposez d’une solide basepour aller plus loin dans l’exploitation de Word, d’Excel, de Powerpointet d’Entourage. Vous sentirez sans doute dès vos premières mises enœuvre un gain de productivité, d’esthétique et de convivialité…

Ne négligez pas pour autant les applications en ligne qui apparaissentdepuis un peu plus d’un an avec Google. Elles ne sont pas encore assez

Figure 14.9 : Un modèle du tableur Numbers d’Apple

Conclusion Chapitre 14

315LE GUIDE COMPLET

Page 316: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

mûres pour leur confier vos documents les plus importants et restentdédiées à des opérations simples dans leur version présente. En effet, laprogrammation de l’application en ligne, souvent fondée sur la machineJava ne tient pas compte de tous les enrichissements possibles dansl’application localisée. Il m’est arrivé, par exemple, de perdre du travailsur un Google documents… D’autre part, la confidentialité desinformations pose problème, aussi convaincantes que soient lessolutions de chiffrage. Un cryptage 128 bits est plus long à pirater maisreste "crackable"…

Bien sûr, des solutions alternatives existent dans des sociétésinformatiques déjà habituées depuis plusieurs années au portage en lignedes applications. Mais leur tarif, tout en étant destiné à plusieurs postes,reste de beaucoup supérieur à celui d’une licence Office ou d’unabonnement mobileme.

La tendance est là. Et ces applications "délocalisées" sont une solutiond’avenir car elles s’affranchissent de la plateforme d’exploitation, sourcefréquente d’incompatibilité entre utilisateurs tout en ouvrant denouveaux usages pour Internet.

Figure 14.10 :Un exemple dans Googledocuments

316 LE GUIDE COMPLET

Partage et productivité sous Office 2008 et au-delà…Chapitre 14

Page 317: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

Annexes

Formats de fichiers ............................................................................................................ 318Les raccourcis clavier ...................................................................................................... 329Liens Internet ..................................................................................................................... 370Conversions de fichiers XML .......................................................................................... 372Google .................................................................................................................................. 373

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15.1. Formats de fichiersLa multiplicité des formats de fichiers traités par Office mérite uneannexe à elle seule. Elle vous permettra, d’un coup d’œil, de mémoriserleurs usages respectifs.

Formats graphiques compatibles

Type de fichier Format de fichier

BMP Windows Bitmap, connu aussi sous sonacronyme BMP, est un format d’imagenumérique matriciel ouvert développé parMicrosoft et IBM. C’est un des formatsd’images les plus simples à développer et àutiliser pour programmer. Il est lisible parquasiment tous les visualiseurs et éditeursd’images.

EMF Métafichier Windows, le filtre graphiquemétafichier amélioré (Emfimp32.flt) convertit lesmétafichiers améliorés (.emf) en métafichiersWindows (.wmf).

EMZ Métafichier Windows compressé

EPS PostScript encapsulé est un format créé parAdobe Systems en langage PostScript quipermet de décrire des images pouvant êtreconstituées d’objets vectoriels et/ou bitmap.

FPix, FPX Un fichier FlashPix contient une version hauterésolution d’une image, plus des copies del’image dans des résolutions moins élevées.

GIF En raison de son bon rapport entre sacompression et la préservation de la qualité deses images, le GIF reste populaire sur le Web.

JPEG, JFIF, JPEG-2000 Joint Photographic Experts Group (norme decompression d’images) offre une bonne qualitéà des taux de compression moyens maisdégradent vite l’image en deçà, hormis le JPEG-2000 d’algorithme plus récent (par ondelettes).

318 LE GUIDE COMPLET

AnnexesChapitre 15

Page 319: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

Type de fichier Format de fichier

PDF Ce format de document Adobe préserve lespolices, les images, les objets graphiques et lamise en forme de tout document source,quelles que soient l’application et la plate-formeutilisées pour le lire, mais rend le document nonmodifiable.

PICT, PCT Image Macintosh est un format de fichiergraphique créé par Apple comme métafichierstandard pour ses premiers Macintosh. Il peutcontenir des informations graphiques bitmap ouvectorielles, ainsi que quelques champs detexte.

PNG Portable Network Graphics (format d’image detype Bitmap libre de droits) est un formatouvert d’images numériques, qui a été créépour remplacer le format GIF à l’époquepropriétaire et dont la compression étaitsoumise à un brevet. Le PNG est un format nondestructeur spécialement adapté pour publierdes images simples comprenant des aplats decouleurs.

PNTG Macintosh Paint est un ancien format graphiqueMac.

PSD C’est le format natif de travail de Photoshop caril permet de conserver les calques.

QTIF C’est un ancien format d’image souvent associéà QuickTime.

SGI Inventés par Silicon Graphics Incorporated, lesfichiers SGI peuvent contenir des images en noiret blanc, en couleurs ou en couleur avec uncanal alpha destiné à la gestion destransparences.

TGA, TPIC Capable de coder les couleurs de 1 à 32 bits,Targa est un format de fichier image qui a étédéveloppé par Truevision à partir de 1984. Leformat TGA supporte les images de n’importequelle taille. Il est principalement utilisé dans lesmilieux professionnels pour la création d’imagescouleur.

TIFF, TIF Tagged Image File Format (Format d’image detype Bitmap développé par la société Aldus(maintenant Adobe). Plus ancien que le PSD, il ala même fonction.

Formats de fichiers Chapitre 15

319LE GUIDE COMPLET

Page 320: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

Type de fichier Format de fichier

WMF C’est un métafichier Windows conçu au débutdes années 1990 et de moins en moins utilisédepuis l’avènement d’Internet et de l’utilisationmassive d’autres formats comme le GIF, leJPEG, le PNG. C’est un format supportant ledessin vectoriel qui permet aussi l’inclusiond’images matricielles.

WMZ Métafichier Windows compressé est un WMFcompressé.

Formats Word

Format de fichier Description

Document Word (.docx) Format de document XML, pardéfaut, de Word 2008 pour Mac etWord 2007 pour Windows.

Document Word 97-2004 (.doc) Format de document compatibleavec les versions de Word 98 àWord 2004 pour Mac et deWord 97 à Word 2003 pourWindows.

Modèle Word (.dotx) Enregistre le document en tant quemodèle XML que vous pouvezutiliser pour créer des documents.Enregistre le contenu du documentet les paramètres tels que lesstyles, la mise en page, lesinsertions automatiques, lesaffectations de raccourcis clavierpersonnalisés et les menus.

Modèle Word 97-2004 (.dot) Enregistre le document en tant quemodèle que vous pouvez utiliserpour créer des documents.Enregistre le contenu du documentet les paramètres tels que lesstyles, la mise en page, lesinsertions automatiques, lesaffectations de raccourcis clavierpersonnalisés et les menus.Compatible avec les versions deWord 97 à Word 2003 pourWindows et de Word 98 àWord 2004 pour Mac.

320 LE GUIDE COMPLET

AnnexesChapitre 15

Page 321: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

Format de fichier Description

Format RTF (.rtf) Exporte le contenu et la mise enforme du document dans un formatque d’autres applications,notamment des programmescompatibles Microsoft, peuvent lireet interpréter.

Texte brut (.txt) Exporte le contenu du documentdans un fichier texte et enregistre letexte sans mise en forme.Choisissez ce format seulement si leprogramme de destination ne peutpas lire d’autres formats de fichierdisponibles. Utilisez le jeu decaractères ASCII étendu pour Mac.

Page Web (.htm) Enregistre le document pour unaffichage web. HTML est le formatweb par défaut que peuvent afficherdes navigateurs Macintosh etWindows.

PDF Exporte le document dans un fichierPDF dont l’affichage est identiquesur des ordinateurs Macintosh etWindows.

Document Word prenant en chargeles macros (.docm)

Format de document XML quipréserve le code macro VBA. Lesmacros VBA ne s’exécutent pasdans Word 2008.

Modèle Word prenant en charge lesmacros (.dotm)

Enregistre le document en tant quemodèle XML qui préserve le codemacro VBA. Les macros VBA nes’exécutent pas dans Word 2008.

Document XML Word (.xml) Exporte le contenu du documentdans un fichier XML. Convertittoutes les instructions de mise enforme et de texte en XML.Compatible avec Word 2007 forWindows.

Document XML Word 2003 (.xml) Exporte le contenu du documentdans un fichier XML. Convertittoutes les instructions de mise enforme et de texte en XML.Compatible avec Word 2003 pourWindows.

Formats de fichiers Chapitre 15

321LE GUIDE COMPLET

Page 322: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

Format de fichier Description

Page Web à fichier unique (.mht) Enregistre le document pouraffichage sur le Web en créant unfichier unique incluant tous leséléments de page, tels que lesgraphiques. Utilise la norme InternetHTML MIME.

Document papier à lettresWord (.doc)

Enregistre un document en luiassociant l’indicateur Finder Modèle.Ainsi, à l’ouverture de ce dernier, lefichier est ouvert en tant quenouveau document sans titre.

Dictionnaire personnel vérificateurd’orthographe (.dic)

Enregistre le contenu d’undocument en tant que fichierdictionnaire pour stocker les motset les termes qui ne sont pas inclusdans le dictionnaire principal.

Dictionnaire personnalisableexclusif (.dic)

Enregistre le contenu d’undocument en tant que fichier dedictionnaire permettant de spécifierune préférence orthographique pourdes mots correctementorthographiés. Choisissez cetteoption pour enregistrer les mots àexclure du dictionnaire de manière àce que Word ne les signale pascomme incorrectementorthographiés.

Compatible avecWord 4.0-6.0/95 (.rtf)

Ce format RTF est compatible avecles versions de Word 4.0 à Word6.0 pour Mac et de Word 6.0 àWord 95 pour Windows.

Thème Office (.thmx) Enregistre la police, le jeu decouleurs et l’arrière-plan du fichier àutiliser comme nouveau thème.Vous pouvez appliquer un thèmeutilisé dans un document à un autredocument en cliquant sur le boutonParcourir sous Thème du documentdans la Palette de mise en forme.Vous pouvez également enregistrerun thème modifié comme nouveauthème en cliquant sur le boutonEnregistrer sous Thème dudocument.

322 LE GUIDE COMPLET

AnnexesChapitre 15

Page 323: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

Formats Excel

Format de fichier Description

Classeur Excel (.xlsx) Format de classeur par défaut, de typeXML pour Microsoft Excel 2008 pour Macet Excel 2007 pour Windows. Impossiblede stocker du code macro VBA ou desfeuilles macro Excel 4.0.

Classeur Excel 97-2004 (.xls)

Format de classeur compatible avec lesversions Excel 98 à Excel 2004 pour Macet Excel 97 à Excel 2003 pour Windows.Préserver du code macro VBA et desfeuilles macro Excel 4.0. Les macros VBAne s’exécutent pas dans Excel 2008.

Modèle Excel (.xltx) Enregistre le classeur dans un format detype XML que vous pouvez utiliser pourdémarrer de nouveaux classeurs.Enregistre des paramètres tels que la miseen forme, les titres, les formules et lesbarres d’outils personnalisées. Impossiblede stocker du code macro VBA ou desfeuilles macro Excel 4.0.

Modèle Excel 97-2004 (.xlt) Enregistre le classeur comme modèle quevous pouvez utiliser pour commencer denouveaux classeurs. Compatible avec lesversions Excel 98 à Excel 2004 pour Macet Excel 97 à Excel 2003 pour Windows.Enregistre des paramètres tels que la miseen forme, les titres, les formules, lesmacros VBA et les barres d’outilspersonnalisées. Les macros VBA nes’exécutent pas dans Excel 2008.

CSV (séparateur :virgule) (.csv)

Exporte les données de la feuille active dansun fichier texte, avec des virgules commeséparateurs de valeurs dans les cellules.Les propriétés de cellule, les formules, lesgraphiques et autres mises en forme nesont pas conservées.

Page Web (.html) Enregistre le classeur à afficher sur leWeb. HTML est le format web par défautque peuvent afficher des navigateursMacintosh et Windows.

Formats de fichiers Chapitre 15

323LE GUIDE COMPLET

Page 324: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

Format de fichier Description

PDF Exporte les cellules sélectionnées, la feuilleactive ou toutes les feuilles du classeurdans des fichiers PDF qui s’affichent de lamême manière sur des ordinateursMacintosh et Windows.

Classeur Excel binaire (.xlsb) Stocke des données dans un formatbinaire. L’enregistrement prend moins detemps et les données sensibles sontdavantage sécurisées. Préserver du codemacro VBA et des feuilles macro Excel 4.0.Les macros VBA ne s’exécutent pas dansExcel 2008.

Classeur Excel prenant encharge les macros (.xlsm)

Format de classeur de type XML pourMicrosoft Excel 2008 pour Mac etExcel 2007 pour Windows qui préserve lecode de macro VBA et les feuilles de macroExcel 4.0. Les macros VBA ne s’exécutentpas dans Excel 2008.

Modèle Excel prenant encharge les macros (.xltm)

Enregistre le classeur comme modèle detype XML qui préserve le code de macroVBA et les feuilles de macro Excel 4.0. Lesmacros VBA ne s’exécutent pas dansExcel 2008.

Feuilles de calcul XMLExcel 2004 (.xml)

Exporte les données de classeur dans unfichier XML utilisant le schéma de feuille decalcul XML d’Excel 2004. Le niveau deprécision des nombres, les graphiques,ainsi que d’autres mises en forme sontperdus.

Macro complémentaireExcel (.xlam)

Enregistre la feuille active sous forme demacro complémentaire de type XML, unprogramme supplémentaire conçu pourexécuter du code supplémentaire.Préserver du code macro VBA et desfeuilles macro Excel 4.0. Les macros VBAne s’exécutent pas dans Excel 2008.

Macro complémentaireExcel 97-2004 (.xla)

Enregistre la feuille active comme macrocomplémentaire, un programmesupplémentaire conçu pour exécuter ducode supplémentaire. Compatible avec lesversions Excel 98 à Excel 2004 pour Macet Excel 97 à Excel 2003 pour Windows.Préserver du code macro VBA et desfeuilles macro Excel 4.0. Les macros VBAne s’exécutent pas dans Excel 2008.

324 LE GUIDE COMPLET

AnnexesChapitre 15

Page 325: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

Format de fichier Description

Page Web à fichierunique (.mht)

Enregistre le classeur pour l’afficher surune page web en créant un fichier uniqueincluant tous les éléments de page. Utilisela norme Internet HTML MIME.

Texte Unicode UTF-16 (.txt) Exporte les données de la feuille active dansun fichier texte conforme aux normesd’encodage Unicode. Les propriétés decellule, les formules, les graphiques etautres mises en forme ne sont pasconservées.

Texte (séparateur :tabulation) (.txt)

Exporte les données de la feuille active dansun fichier texte, avec des tabulationscomme séparateurs de valeurs dans lescellules. Les propriétés de cellule, lesformules, les graphiques et autres misesen forme ne sont pas conservées.

Texte mis en formeWindows (.txt)

Exporte les données de la feuille active dansun fichier texte compatible Windows, avecdes tabulations comme séparateurs devaleurs dans les cellules. Les propriétés decellule, les formules, les graphiques etautres mises en forme ne sont pasconservées.

Texte mis en forme MS-DOS (.txt)

Exporte les données de la feuille active dansun fichier texte compatible MS-DOS, avecdes tabulations comme séparateurs devaleurs dans les cellules. Les propriétés decellule, les formules, les graphiques etautres mises en forme ne sont pasconservées.

CSV (Windows) (.csv) Exporte les données de la feuille active dansun fichier texte compatible Windows, avecdes virgules comme séparateurs de valeursdans les cellules. Les propriétés de cellule,les formules, les graphiques et autresmises en forme ne sont pas conservées.

CSV (MS-DOS) (.csv) Exporte les données de la feuille active dansun fichier texte compatible MS-DOS, avecdes virgules comme séparateurs de valeursdans les cellules. Les propriétés de cellule,les formules, les graphiques et autresmises en forme ne sont pas conservées.

Formats de fichiers Chapitre 15

325LE GUIDE COMPLET

Page 326: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

Format de fichier Description

Texte (séparateur :espace) (.prn)

Exporte les données de la feuille active dansun fichier texte, avec des espaces commeséparateurs de valeurs dans les cellules.Les propriétés de cellule, les formules, lesgraphiques et autres mises en forme nesont pas conservées.

Format d’échange dedonnées (.dif)

Exporte les données de la feuille active dansun fichier texte utilisable pour échanger desdonnées avec d’autres applications defeuille de calcul. Les propriétés de cellule,les formules, les graphiques et autresmises en forme ne sont pas conservées.

Lien symbolique (.slk) Exporte les données de la feuille active dansun fichier texte compatible avec Multiplan etd’autres applications de feuille de calcul.Les propriétés de cellule, les formules, lesgraphiques et autres mises en forme nesont pas conservées.

Classeur Excel 5.0/95 (.xls) Format de classeur compatible avec Excel5.0 pour Mac et Excel 95 pour Windows.Préserver du code macro VBA et desfeuilles macro Excel 4.0. Les macros VBAne s’exécutent pas dans Excel 2008.

Thème Office (.thmx) Enregistre la police, le jeu de couleurs etl’arrière-plan du fichier à utiliser commenouveau thème.Vous pouvez appliquer un thème utilisédans un document à un autre document encliquant sur le bouton Parcourir sousThème du document dans la Palette demise en forme. Vous pouvez égalementenregistrer un thème modifié commenouveau thème en cliquant sur le boutonEnregistrer sous Thème du document.

Formats PowerPoint

Type Définition

PrésentationPowerPoint (.pptx)

Format de présentation par défaut, XML dePowerPoint 2008 pour Mac etPowerPoint 2007 pour Windows.Impossible de stocker du code macro VBA.

326 LE GUIDE COMPLET

AnnexesChapitre 15

Page 327: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

Type Définition

Présentation PowerPoint 97-2004 (.ppt)

Format de présentation compatible avec lesversions PowerPoint 98 àPowerPoint 2004 pour Mac etPowerPoint 97 à PowerPoint 2003 pourWindows.

Modèle PowerPoint (.potx) Enregistre la présentation en tant quemodèle XML que vous pouvez utiliser pourcréer de nouvelles présentations.Enregistre des paramètres de présentationtels que des polices, des jeux de couleurs,des mises en page de diapositives et desgraphiques. Impossible de stocker du codemacro VBA.

Modèle PowerPoint 97-2004 (.pot)

Enregistre la présentation en tant quemodèle que vous pouvez utiliser pour créerdes présentations. Enregistre desparamètres de présentation tels que despolices, des jeux de couleurs, des mises enpage de diapositives et des graphiques.Compatible avec les versionsPowerPoint 98 à PowerPoint 2004 pourMac et PowerPoint 97 à PowerPoint 2003pour Windows.

Lot Microsoft PowerPoint Enregistre la présentation et tous sesfichiers liés (images, sons et vidéos) dansun seul dossier.

Vidéo (.mov) Exporte la présentation en tant que fichiervidéo lisible par QuickTime Player.

Page Web (.htm) Enregistre la présentation en vue de sonaffichage sur le Web. HTML est le formatweb par défaut que peuvent afficher desnavigateurs Macintosh et Windows.

PDF Exporte la présentation dans un fichier PDFdont l’affichage est identique sur desordinateurs Macintosh et Windows.

DiaporamaPowerPoint (.ppsx)

Enregistre en tant que présentation XMLqui s’ouvre toujours en mode Diaporama.Compatible avec PowerPoint 2008 pourMac et PowerPoint 2007 pour Windows.

Formats de fichiers Chapitre 15

327LE GUIDE COMPLET

Page 328: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

Type Définition

Diaporama PowerPoint 97-2004 (.pps)

Enregistre en tant que présentation quis’ouvre toujours en mode Diaporama.Compatible avec les versionsPowerPoint 98 à PowerPoint 2004 pourMac et PowerPoint 97 à PowerPoint 2003pour Windows.

Présentation PowerPointprenant en charge lesmacros (.pptm)

Format de présentation XML qui préservele code macro VBA. Les macros VBA nes’exécutent pas dans PowerPoint 2008.

Modèle PowerPoint prenanten charge lesmacros (.potm)

Enregistre la présentation en tant quemodèle XML préservant le code macroVBA. Enregistre des paramètres deprésentation tels que des polices, des jeuxde couleurs, des mises en page dediapositives et des graphiques. Les macrosVBA ne s’exécutent pas dansPowerPoint 2008.

Diaporama PowerPointprenant en charge lesmacros (.ppsm)

Format de présentation XML qui s’ouvretoujours en mode Diaporama et préserve lecode macro VBA. Les macros VBA nes’exécutent pas dans PowerPoint 2008.

Format de Plan RTF (.rtf) Exporte le texte du plan de votreprésentation dans un fichier que d’autresapplications, y compris celles de Microsoft,peuvent ouvrir.

Thème Office (.thmx) Enregistre la police, le jeu de couleurs etl’arrière-plan du fichier à utiliser commenouveau thème.Vous pouvez appliquer un thème utilisédans un document à un autre document encliquant sur le bouton Parcourir sousThème du document dans la Palette demise en forme. Vous pouvez égalementenregistrer un thème modifié commenouveau thème en cliquant sur le boutonEnregistrer sous Thème du document.

JPEG Exporte chaque diapositive dans un fichiergraphique que d’autres applications peuventouvrir.

PNG Exporte chaque diapositive dans un fichiergraphique que d’autres applications peuventouvrir.

328 LE GUIDE COMPLET

AnnexesChapitre 15

Page 329: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

Type Définition

GIF Exporte chaque diapositive dans un fichiergraphique que d’autres applications peuventouvrir.

BMP Exporte chaque diapositive dans un fichiergraphique que d’autres applications peuventouvrir.

TIFF Exporte chaque diapositive dans un fichiergraphique que d’autres applications peuventouvrir.

Format Entourage

Format de fichier Description

Archive Entourage(.rge)

C’est celui que Entourage utilise pour stocker sesdonnées, soit pour faire une archive de certainséléments, soit pour partager un projet. Pour créerune archive à ce format, utilisez Fichier/Export etlaissez-vous guider par l’Assistant.

15.2. Les raccourcis clavier

Les raccourcis clavier communs à OfficeLes raccourcis clavier qui sont constitués d’une ou plusieurs touches surlesquelles vous appuyez pour effectuer une tâche, permettentd’accomplir une opération rapidement.

Par exemple, appuyer sur [Pomme]+[P] permet d’ouvrir la boîte dedialogue Imprimer… également accessible par Fichier/Imprimer….

Pour manipuler des fichiers, appelerdes outils et des applications

Action Raccourci clavier

Créer un fichier ou un élément [Pomme]+[N]

Enregistrer [Pomme]+[S]

Les raccourcis clavier Chapitre 15

329LE GUIDE COMPLET

Page 330: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

Action Raccourci clavier

Imprimer [Pomme]+[P]

Ouvrir un fichier [Pomme]+[O]

Fermer un fichier [Pomme]+[W]

Quitter l’application active [Pomme+Q]

Masquer l’application active [Pomme]+[H]

Masquer les autres applications [Alt]+[Pomme]+[H]

Réduire la fenêtre dans le Dock [Pomme]+[M]

Afficher les outils de référence d’Entourage [Maj]+[Alt]+[Pomme]+[R]

Afficher les outils de références d’Excel,PowerPoint et Word

[Alt]+[Pomme]+[R]

Ouvrir la Bibliothèque de projets [Maj]+[Pomme]+[P]

Afficher l’Aide Menu Aide

Pour modifier et mettre en forme

Action Raccourci clavier

Annuler la dernière modification [Pomme]+[Z]

Répéter la dernière action [Pomme]+[Y]

Couper et stocker dans le Presse-papiers la sélection [Pomme]+[X]

Copier la sélection et la stocker dans le Presse-papiers

[Pomme]+[C]

Copier la sélection dans l’Album [Maj]+[pomme]+[C]

Coller [Pomme]+[V]

Coller depuis l’Album [Maj]+[Pomme]+[V]

Sélectionner tout [Pomme]+[A]

Rechercher [Pomme]+[F]

Insérer un lien hypertexte [Pomme]+[K]

330 LE GUIDE COMPLET

AnnexesChapitre 15

Page 331: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

Pour se déplacer dans une boîte de dialogue

Action Raccourci clavier

Atteindre la zone, l’option, le contrôle ou lacommande suivante

[˜]

Atteindre la zone, l’option, le contrôle ou lacommande précédente

[Maj]+[˜]

Quitter une boîte de dialogue ou annuler une action [Echap]

Les descriptions des raccourcis clavier font référence au modèle declavier américain. Par ailleurs, les raccourcis clavier d’un ordinateurportable peuvent également être différents.

Des raccourcis de Mac OS X et d’applications tierces peuvent aussiinterférer avec des raccourcis clavier et des touches de fonction dansOffice. Si vous constatez un problème, vous pouvez modifierl’affectation de touches d’un raccourci clavier dans l’application tierce sielle le permet ou dans Mac OS X :

1 Allez dans Pomme/Préférences Système….

2 Cliquez sur Clavier et souris.

3 Sélectionnez Raccourcis Clavier.

4 Cliquez sur le raccourci de l’application considérée.

5 Frappez au clavier un autre raccourci.

Les principaux raccourcis clavier de Word

Classée selon leurs fonctionnalités, cette liste de raccourcis réunit lesplus fréquents. Pour connaître la liste complète, pensez à appeler l’Aide.

Pour se déplacer

Action Raccourci clavier

Appeler la boîte de dialogue Atteindre [F5]

Appeler Grammaire et Orthographe… [F7]

Étendre une sélection [F8]

Les raccourcis clavier Chapitre 15

331LE GUIDE COMPLET

Page 332: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

Action Raccourci clavier

Afficher un menu contextuel [Maj]+[F10]

Appeler Enregistrer sous… [F12]

Plusieurs raccourcis d’Office et Exposé ont le même raccourci

Mettre à jour les champs sélectionnés, Accéder au champ suivant,Enregistrer sous, Basculer entre un code de champ et son résultat,Afficher un menu contextuel possèdent un raccourci clavier en conflitavec l’affectation d’Exposé par défaut dans Mac OS X version 10.3 ouultérieure. Pour utiliser ce raccourci clavier Office, vous devez d’aborddésactiver le raccourci clavier Exposé correspondant à cette touche. Leproblème se posera pour les autres applications d’Office.

Action Raccourci clavier

Modifier les lettres en majuscules et/ouminuscules

[Maj]+[F3]

Appeler la boîte de dialogue Rechercher [Maj]+[F4]

Appeler les Synonymes [Maj]+[F7]

Demander un Aperçu avant impression [Pomme]+[F2]

Fermer la fenêtre [Pomme]+[F4]

Mettre à jour les informations liées dans undocument Word source

[Pomme]+[Maj]+[F7]

Étendre une sélection ou un bloc (puis appuyer surune touche de direction)

[Pomme]+[Maj]+[F8]

Créer une entrée Insertion automatique [Alt]+[F3]

Se déplacer d’un caractère vers la gauche [ï]

Se déplacer d’un caractère vers la droite [î]

D’un mot vers la gauche [Alt]+[}ï]

D’un mot vers la droite [Alt]+[}î]

D’un paragraphe vers le haut [Pomme]+[ÿ]

D’un paragraphe vers le bas [Pomme]+[Ÿ]

D’une cellule d’un tableau vers la gauche [Maj]+[˜]

D’une cellule d’un tableau vers la droite [˜]

332 LE GUIDE COMPLET

AnnexesChapitre 15

Page 333: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

Action Raccourci clavier

D’une ligne vers le haut [ÿ]

D’une ligne vers le bas [Ÿ]

Aller à la fin d’une ligne [Pomme]+[ï] ou [Fin]

Aller au début d’une ligne [Pomme]+[ï] ou [Ö]

Passer à la page précédente [‘]

Passer à la suivante [’]

Aller en haut de la page suivante [Pomme]+[’]

Aller en haut de la page précédente [Pomme]+[‘]

Aller à la fin d’un document [Pomme]+[Fin]

Aller au début d’un document [Pomme]+[Ö]

Aller à la dernière modification enregistrée [Maj]+[F5]

Pour gérer vos sélections

Action Raccourci clavier

Sélectionner plusieurs termes nonadjacents

Sélectionnez le premier élémentsouhaité, maintenez appuyée latouche [Pomme], puis sélectionnez lesautres.

Tout sélectionner [Pomme]+[A]

Sélectionner un bloc de texte [Pomme]+[Maj]+[F8]

Sélectionner jusqu’à unemplacement donné

[F8] puis utilisez les touches dedirection. Appuyez sur [Pomme]+[.]pour annuler ce mode de sélection.

Sélectionner le contenu de la cellulesuivante

[˜]

Sélectionner le contenu de la celluleprécédente

[Maj]+[˜]

Étendre une sélection aux cellulesvoisines

Maintenez appuyée la touche [Maj] etappuyez plusieurs fois sur une flèchede direction.

Les raccourcis clavier Chapitre 15

333LE GUIDE COMPLET

Page 334: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

Action Raccourci clavier

Sélectionner une colonne Cliquez dans la cellule inférieure ousupérieure de la colonne. Maintenezappuyée la touche [Maj] et appuyezplusieurs fois sur [ÿ] ou [Ÿ].

Copier un texte ou un graphique [Pomme]+[C] ou [F3]

Copier un texte ou un graphiquedans l’Album

[Pomme]+[Maj]+[C]

Déplacer un texte ou un graphique [Pomme]+[X] ou [F2] puis [Pomme]+[V] ou[F4]

Couper le contenu du Presse-papiers

[Pomme]+[X] ou [F2]

Copier le contenu du Presse-papiers [Pomme]+[V] ou [F4]

Coller le contenu du Presse-papiers [Pomme]+[Maj]+[F3]

Coller l’extrait sélectionné de l’Album [Pomme]+[Maj]+[V]

Supprimer un caractère à gauche [Retour]

Supprimer un caractère à droite [Supprimer]

Supprimer un mot à gauche [Pomme]+[Retour]

Supprimer un mot à droite [Pomme]+[Suppr]

Annuler la dernière action [Pomme]+[Z]

Centrer un paragraphe [Pomme]+[E]

Justifier un paragraphe [Pomme]+[E]

Aligner un paragraphe à gauche [Pomme]+[L]

Aligner un paragraphe à droite [Pomme]+[R]

Mettre en retrait un paragraphedepuis la gauche

[Ctrl]+[Maj]+[M]

Supprimer un retrait de paragraphedepuis la gauche

[Pomme]+[Maj]+[M]

Créer un retrait négatif [Pomme]+[T]

Supprimer un retrait négatif [Pomme]+[Maj]+[T]

Appliquer un style [Pomme]+[Maj]+[S]

Demander une mise en formeautomatique

[Pomme]+[Alt]+[K]

334 LE GUIDE COMPLET

AnnexesChapitre 15

Page 335: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

Action Raccourci clavier

Appliquer le style Normal [Pomme]+[Maj]+[N]

Appliquer le style Titre 1 [Pomme]+[Alt]+[1]

Appliquer le style Titre 2 [Pomme]+[Alt]+[2]

Appliquer le style Titre 3 [Pomme]+[Alt]+[3]

Appliquer le style de Liste [Pomme]+[Maj]+[L]

Pour définir les propriétés de votre sélection

Action Raccourci clavier

Définir un interligne simple [Pomme]+[1]

Définir un interligne double [Pomme]+[2]

Définir un interligne d’une ligne et demi [Pomme]+[5]

Augmenter ou réduire l’espacement précédant unparagraphe

[Pomme]+[0]

Modifier la police [Pomme]+[Maj]+[F]

Augmenter le corps de la police [Pomme]+[Maj]+[>]

Diminuer le corps de la police [Pomme]+[Maj]+[<]

Appeler la boîte de dialogue Format [Pomme]+[D]

Modifier la casse des lettres [Maj]+[F3]

Passer en majuscules [Pomme]+[Maj]+[A]

Mettre en gras [Pomme]+[B]

Souligner [Pomme]+[U]

Souligner les mots sans leurs espaces [Pomme]+[Maj]+[W]

Souligner deux fois [Pomme]+[Maj]+[D]

Mettre en italique [Pomme]+[I]

Passer en petites majuscules [Pomme]+[Maj]+[K]

Passer en indice [Pomme]+[Maj]+[=]

Passer en exposant [Pomme]+[Maj]+[+]

Les raccourcis clavier Chapitre 15

335LE GUIDE COMPLET

Page 336: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

Pour insérer au point d’insertion

Action Raccourci clavier

Insérer un champ [Pomme]+[F9]

Insérer un saut de ligne [Maj]+[Retour]

Insérer un saut de page [Maj]+[Ä]

Insérer un saut de colonne [Pomme]+[Maj]+[Retour]

Insérer un trait d’union insécable [Alt]+[Barre}d'espace]

Insérer un Copyright [Alt]+[G]

Insérer une Marque déposée [Alt]+[R]

Insérer des points de suspension [Alt]+[;]

Hausser un paragraphe d’un niveau [Ctrl]+[Maj]+[ï]

Abaisser un paragraphe [Ctrl]+[Maj]+[î]

Baisser en corps de texte [Pomme]+[Maj]+[N]

Déplacer les paragraphes sélectionnés vers le haut [Ctrl]+[Maj]+[ÿ]

Déplacer les paragraphes sélectionnés vers le bas [Ctrl]+[Maj]+[Ÿ]

Développer le texte sous un titre [Ctrl]+[Maj]+[+]

Réduire le texte sous un titre [Ctrl]+[Maj]+[-]

Développer ou réduire tout le texte ou les titres [Ctrl]+[Maj]+[A]

Afficher la première ligne du corps de texte ou toutle corps de texte

[Ctrl]+[Maj]+[L]

Insérer un commentaire [Pomme]+[Alt]+[A]

Activer ou désactiver le suivi des modifications [Pomme]+[Maj]+[E]

Aller au début d’un commentaire [Ö]

Aller à la fin d’un commentaire [Fin]

Aller au début de la liste des commentaires [Pomme]+[Ö]

Aller à la fin de la liste des commentaires [Pomme]+[Fin]

Imprimer un document [Pomme]+[P]

Basculer/quitter l’aperçu avant impression [Pomme]+[Alt]+[I]

Accéder à la cellule suivante [˜]

336 LE GUIDE COMPLET

AnnexesChapitre 15

Page 337: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

Action Raccourci clavier

Créer une ligne si le curseur est à la dernièrecellule d’un tableau

[˜]

Accéder à la cellule précédente [Maj]+[˜]

Accéder à la ligne précédente ou suivante [ÿ] ou [Ÿ]

Accéder à la première cellule de la ligne [Ctrl]+[Ö]

Accéder à la dernière cellule de la ligne [Ctrl]+[Fin]

Accéder à la première cellule de la colonne [Ctrl]+[‘]

Accéder à la dernière cellule de la colonne [Ctrl]+[’]

Création d’un paragraphe [Retour]

Insérer des tabulations dans une cellule [Alt]+[˜]

Fusionner un document [Ctrl]+[Maj]+[N]

Modifier un document de données pour la fusionde données

[Ctrl]+[Maj]+[E]

Rechercher des erreurs [Ctrl]+[Maj]+[K]

Insérer un champ de fusion [Ctrl]+[Maj]+[F]

Insérer une note de bas de page [Pomme]+[Alt]+[F]

Insérer une note de fin [Pomme]+[Alt]+[E]

Les principaux raccourcis clavier d’Excel

Comme pour Word, certains raccourcis sont en conflit avec Mac OS X.Placés à la fin de chaque famille, ils nécessitent la désactivation duraccourci clavier Mac OS X pour cette touche.

Touches de fonction

Annuler [F1]

Couper le texte de la cellule active [F2]

Modifier le commentaire d’une cellule [Maj]+[F2]

Copier le texte de la cellule active [F3]

Les raccourcis clavier Chapitre 15

337LE GUIDE COMPLET

Page 338: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

Ouvrir le Concepteur de formule [Maj]+[F3]

Coller du texte dans la cellule active [F4]

Répéter la dernière recherche [Maj]+[F4]

Fermer la fenêtre [Pomme]+[F4]

Afficher la boîte de dialogue Atteindre [F5]

Afficher la boîte de dialogue Rechercher [Maj]+[F5]

Atteindre le volet suivant dans un classeur fractionné [F6]

Atteindre le volet précédent dans un classeur fractionné [Maj]+[F6]

Atteindre la fenêtre de classeur suivante [Pomme]+[F6]

Atteindre la fenêtre de classeur précédente [Ctrl]+[Maj]+[F6]

Vérifier l’orthographe [F7]

Activer le mode de sélection étendu, utilisé avec lestouches de direction ou le curseur

[F8]

Ajouter à la sélection [Maj]+[F8]

Afficher la boîte de dialogue Macro [Alt]+[F8]

Agrandir ou rétablir la fenêtre d’un classeur [Pomme]+[F10]

Activer le premier bouton d’une barre d’outils flottante [Alt]+[F10]

Insérer une feuille macro Excel 4.0 [Pomme]+[F11]

Afficher la boîte de dialogue Ouvrir [Pomme]+[F12]

Afficher la boîte de dialogue Imprimer [Ctrl]+[Maj]+[F12]

Rétablir la taille de la fenêtre. [Pomme]+[F5]

Pour utiliser ce raccourci clavier Office, vous devez d’abord désactiverle raccourci clavier Voice Over correspondant à cette touche :

1 Allez dans Pomme/Préférences système.

2 Dans Matériel, cliquez sur Clavier & souris.

3 Cliquez sur l’onglet Raccourcis clavier.

4 Désactivez la case Activé pour l’affectation de touches que vousvoulez désactiver.

338 LE GUIDE COMPLET

AnnexesChapitre 15

Page 339: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

Calculer les feuilles de tous les classeurs ouverts. [F9]

Calculer la feuille active. [Maj]+[F9]

Afficher un menu contextuel [Maj]+[F10]

Insérer une nouvelle feuille de graphique [F11]

Insérer une nouvelle feuille [Maj]+[F11]

Afficher la boîte de dialogue Enregistrer sous. [F12]

Pour utiliser ces raccourcis clavier Office, vous devez d’abord désactiverles raccourcis clavier Exposé correspondant à ces touches :

1 Allez dans Pomme/Préférences système.

2 Dans Matériel, cliquez sur Tableau de bord & Exposé.

3 Cliquez sur l’onglet Raccourcis clavier et souris.

4 Désactivez la case Activé pour l’affectation de touches que vousvoulez désactiver.

Se déplacer et faire défiler dans une feuilleou un classeur

Se déplacer d’une cellule vers le haut, le bas, lagauche ou la droite

Une touche dedirection

Atteindre l’angle de la région de données active [Ctrl]+Touche dedirection

Aller au début de la ligne [Ö]

Aller au début de la feuille [Ctrl]+[Ö]

Atteindre la dernière cellule utilisée de la feuille,c’est-à-dire la cellule placée à l’intersection de lacolonne située à l’extrémité droite et de la ligne dubas (dans le coin inférieur droit) ou la cellule àl’opposé de la cellule de destination, généralementla cellule A1

[Ctrl]+[Fin]

Descendre d’un écran [’]

Monter d’un écran [‘]

Atteindre l’écran de droite [Alt]+[’]

Atteindre l’écran de gauche [Alt]+[‘]

Les raccourcis clavier Chapitre 15

339LE GUIDE COMPLET

Page 340: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

Atteindre la feuille suivante d’un classeur [Ctrl]+[’]

Atteindre la feuille précédente d’un classeur [Ctrl]+[‘]

Atteindre le classeur ou la fenêtre suivant [Ctrl]+[˜]

Atteindre le classeur ou la fenêtre précédent [Ctrl]+[Maj]+[˜]

Atteindre le volet suivant dans un classeurfractionné

[F6]

Atteindre le volet précédent dans un classeurfractionné

[Maj]+[F6]

Afficher la cellule active [Ctrl]+[Suppr]

Afficher la boîte de dialogue Atteindre [Ctrl]+[G]

Afficher la boîte de dialogue Rechercher [Pomme]+[F]

Répéter la dernière action Rechercher (identiqueà Suivant)

[Pomme]+[G]

Se déplacer entre les cellules déverrouillées d’unefeuille protégée

[˜]

Aperçu et impression

Afficher la boîte de dialogue Imprimer [Pomme]+[P]

Dans l’Aperçu avant impression, se déplacer dans lapage après avoir effectué un zoom avant

Touches dedirection

Dans l’aperçu avant impression, se déplacer d’unepage après avoir effectué un zoom arrière

[‘]

Dans l’Aperçu avant impression, atteindre lapremière page après avoir effectué un zoom arrière

[Ctrl]+[ÿ]

Dans l’Aperçu avant impression, atteindre la dernièrepage après avoir effectué un zoom arrière

[Ctrl]+[Ÿ]

Entrée de données dans une feuille de calcul

Finir d’entrer les données d’une cellule puis sedéplacer vers le bas dans la sélection

[Retour]

Commencer une nouvelle ligne dans la mêmecellule

[Ctrl]+[Alt]+[Retour]

340 LE GUIDE COMPLET

AnnexesChapitre 15

Page 341: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

Remplir la plage de cellules sélectionnée avec letexte tapé

[Ctrl]+[Retour]

Finir d’entrer les données d’une cellule, puis sedéplacer vers le haut dans la sélection

[Maj]+[Retour]

Finir d’entrer les données d’une cellule, puis sedéplacer vers la droite dans la sélection

[˜]

Finir d’entrer les données d’une cellule, puis sedéplacer vers la gauche dans la sélection

[Maj]+[˜]

Annuler une saisie [Echap]

Supprimer la sélection ou le caractère à gauche dupoint d’insertion

[Supprimer]

Supprimer la sélection ou le caractère à droite dupoint d’insertion

[Supprimer]

Supprimer du texte en fin de ligne [Ctrl]+[Suppr]

Se déplacer d’un caractère en haut, en bas,àgauche ou à droite

Une touche dedirection

Aller au début de la ligne [Ö]

Répéter l’action précédente [Pomme]+[Y]

Modifier le commentaire d’une cellule [Maj]+[F2]

Recopier en bas [Ctrl]+[D]

Recopier à droite [Ctrl]+[R]

Définir un nom [Ctrl]+[L]

Utilisation des cellules et de la barrede formules

Modifier la cellule active puisl’effacer ou supprimer le caractèreprécédent dans la cellule activependant l’édition du contenu de lacellule

[Suppr]

Terminer une saisie [Retour]

Entrer une formule comme uneformule de tableau

[Ctrl]+[Maj]+[Retour]

Les raccourcis clavier Chapitre 15

341LE GUIDE COMPLET

Page 342: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

Annuler une saisie dans une celluleou une barre de formules

[Echap]

Afficher le Concepteur deformule après avoir tapé un nom defonction valide dans une formule

[Ctrl]+[A]

Insérer un lien hypertexte [Pomme]+[K]

Activer un lien hypertexte [Retour] (dans une cellule avec un lienhypertexte)

Modifier la cellule active et placer lepoint d’insertion en fin de ligne

[Ctrl]+[U]

Ouvrir le Concepteur de formule [Maj]+[F3]

Calculer les feuilles de tous lesclasseurs ouverts

[Pomme]+[=]

Calculer la feuille active [Pomme]+[Maj]+[=]

Commencer une formule [=]

Basculer entre les styles deréférence de formule : absolu,relatif et mixte

[Pomme]+[T]

Insérer une formule de sommeautomatique

[Pomme]+[Maj]+[T]

Entrer la date [Ctrl]+[;]

Entrer l’heure [Pomme]+[;]

Copier la valeur de la cellule situéeau-dessus de la cellule active danscelle-ci ou dans la barre de formules

[Ctrl]+[Maj]+[»]

Alterner entre affichage des valeurset affichage des formules

[Ctrl]+[']

Copier la formule de la cellule situéeau-dessus de la cellule active danscelle-ci ou dans la barre de formules

[Ctrl]+[']

Afficher la liste de saisie semi-automatique

[Alt]+[Ÿ]

Définir un nom [Ctrl]+[L]

342 LE GUIDE COMPLET

AnnexesChapitre 15

Page 343: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

Mise en forme et modification des données

Afficher la boîte de dialogue Style [Pomme]+[Maj]+[L]

Afficher la boîte de dialogue Format de cellules [Pomme]+[1]

Appliquer le format de nombre Général [Ctrl]+[Maj]+[~]

Appliquer le format monétaire avec deux décimales(les nombres négatifs apparaissent en rouge etentre parenthèses)

[Ctrl]+[Maj]+[$]

Appliquer le format Pourcentage sans décimale [Ctrl]+[Maj]+[%]

Appliquer le format de nombre exponentiel avecdeux décimales

[Ctrl]+[Maj]+[^]

Appliquer le format de date composé du jour, dumois et de l’année

[Ctrl]+[Maj]+[#]

Appliquer le format d’heure avec l’heure et lesminutes, et indiquer A.M. ou P.M.

[Ctrl]+[Maj]+[@]

Appliquer le format de nombre avec deux décimales,le séparateur de milliers et le signe (-) pour lesvaleurs négatives

[Ctrl]+[Maj]+[!]

Appliquer la bordure extérieure autour des cellulessélectionnées

[Pomme]+[Alt]+[0]

Ajouter un contour à droite de la sélection [Pomme]+[Alt]+[î]

Ajouter un contour à gauche de la sélection [Pomme]+[Alt]+[ï]

Ajouter un contour en haut de la sélection [Pomme]+[Alt]+[ÿ]

Ajouter un contour au bas de la sélection [Pomme]+[Alt]+[Ÿ]

Supprimer les contours [Pomme]+[Alt]+[']

Appliquer ou supprimer une mise en forme gras [Pomme]+[B]

Appliquer ou supprimer une mise en forme italique [Pomme]+[I]

Appliquer ou supprimer un soulignement [Pomme]+[U]

Appliquer ou supprimer le style barré [Pomme]+[Maj]+[_]

Masquer des lignes [Ctrl]+[9]

Afficher des lignes [Ctrl]+[Maj]+[(]

Masquer des colonnes [Ctrl]+[0]

Afficher des colonnes [Ctrl]+[Maj]+[)]

Les raccourcis clavier Chapitre 15

343LE GUIDE COMPLET

Page 344: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

Ajouter ou supprimer le style ombré [Pomme]+[Maj]+[W]

Ajouter ou supprimer le style police vectorielle [Pomme]+[Maj]+[D]

Modifier la cellule active [Ctrl]+[U]

Annuler une saisie dans la cellule ou la barre deformules

[Echap]

Modifier la cellule active puis l’effacer ou supprimerle caractère précédent dans la celluleactive pendant l’édition du contenu de la cellule

[Suppr]

Coller du texte dans la cellule active [Pomme]+[V]

Terminer une saisie [Retour]

Entrer une formule comme une formule de tableau [Ctrl]+[Maj]+[Retour]

Afficher le Concepteur de formule après avoir saisiun nom de fonction valide dans une formule

[Ctrl]+[A]

Utilisation d’une sélection

Copier la sélection [Pomme]+[C]

Couper la sélection [Pomme]+[X]

Coller la sélection [Pomme]+[V]

Effacer le contenu de la sélection [Suppr]

Supprimer la sélection [Ctrl]+[-]

Annuler l’action précédente [Pomme]+[Z]

Activer le mode Afficher les formules [Ctrl]+[Maj]+[+]

Se déplacer du haut en bas de la sélection ou aller dans ladirection sélectionnée.

[Retour]

Se déplacer du bas en haut de la sélection (vers le haut) oualler à l’opposé de la direction sélectionnée.

[Maj]+[Retour]

Aller de gauche à droite dans la sélection ou se déplacerd’une cellule vers le bas si une seule colonne estsélectionnée

[˜]

Aller de droite à gauche dans la sélection ou se déplacerd’une cellule vers le haut si une seule colonne estsélectionnée

[Maj]+[˜]

344 LE GUIDE COMPLET

AnnexesChapitre 15

Page 345: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

Se déplacer dans le sens horaire pour atteindre l’anglesuivant de la sélection

[Ctrl]+[.]

Se déplacer vers la droite entre des sélections nonadjacentes

[Ctrl]+[Alt]+[î]

Se déplacer vers la gauche entre des sélections nonadjacentes

[Ctrl]+[Alt]+[ï]

Sélection de cellules, de lignes ou de colonnes

Sélectionner la zone en cours autour de lacellule active (la zone en cours est une zoneentourée de lignes et de colonnes vides)

[Ctrl]+[Maj]+[*]

Ajouter une cellule à la sélection [Maj]+Touche de direction

Étendre la sélection à la dernière cellule nonvide de la même colonne ou ligne en tant quecellule active

[Ctrl]+[Maj]+ Touche dedirection

Étendre la sélection au début de la ligne [Maj]+[Ö]

Étendre la sélection au début de la feuille [Ctrl]+[Maj]+[Ö]

Étendre la sélection à la dernière celluleutilisée dans la feuille (angle inférieur droit)

[Ctrl]+[Maj]+[Fin]

Sélectionner la colonne entière [Ctrl]+[Barre}d'espace]

Sélectionner la ligne entière [Maj]+[Barre}d'espace]

Sélectionner la feuille entière [Pomme]+[A]

Sélectionner uniquement la cellule active lorsde la sélection de plusieurs cellules

[Maj]+[Supprimer]

Étendre la sélection d’un écran vers le bas [Maj]+[’]

Étendre la sélection d’un écran vers le haut [Maj]+[‘]

Lors de la sélection d’un objet, sélectionnertous les objets de la feuille

[Ctrl]+[Maj]+[Barre}d'espace]

Alterner entre l’affichage et le masquage desobjets et l’affichage des espaces qui leur sontréservés

[Ctrl]+[6]

Afficher ou masquer la barre d’outils Standard [Ctrl]+[7]

Activer la fonctionnalité d’extension de lasélection à l’aide des touches de direction

[F8]

Les raccourcis clavier Chapitre 15

345LE GUIDE COMPLET

Page 346: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

Ajouter une plage de cellules à la sélection ouutiliser les touches de direction pour accéderau début de la plage à ajouter, puis appuyersur [F8] et les touches de direction poursélectionner la plage suivante

[Maj]+[F8]

Sélectionner le tableau actif, à savoir letableau auquel la cellule active appartient

[Ctrl]+[/]

Sélectionner toutes les cellules comportantdes commentaires

[Pomme]+[Maj]+[O] (la lettre O)

Sélectionner les cellules d’une ligne qui necorrespondent pas à la valeur de la celluleactive dans la ligne. Vous devez sélectionnerla ligne en commençant par la cellule active.

[Ctrl]+[\]

Sélectionner uniquement les cellulesauxquelles des formules de la sélection fontdirectement référence

[Ctrl]+[Maj]+[|]

Sélectionner les cellules d’une colonne qui necorrespondent pas à la valeur de la celluleactive de la colonne. Vous devez sélectionnerla colonne en commençant par la celluleactive.

[Ctrl]+[´]

Sélectionner toutes les cellules auxquelles desformules de la sélection font directement ouindirectement référence

[Ctrl]+[Maj]+{

Sélectionner uniquement les cellulescontenant des formules qui font directementréférence à la cellule active

[Ctrl]+[†]

Sélectionner toutes les cellules contenant desformules qui font directement ouindirectement référence à la cellule active

[Ctrl]+[Maj]+}

Sélectionner uniquement les cellules visiblesdans la sélection active

[Pomme]+[Maj]+[Z]

Feuilles de livre

Afficher le menu de saisie semi-automatique descatégories

[Alt]+[Ÿ]

Atteindre l’élément précédent dans le menu de saisiesemi-automatique des catégories

[ÿ]

346 LE GUIDE COMPLET

AnnexesChapitre 15

Page 347: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

Atteindre l’élément suivant dans le menu de saisiesemi-automatique des catégories

[Ÿ]

Faire défiler d’une page vers le haut le menu desaisie semi-automatique des catégories

[‘]

Faire défiler d’une page vers le bas le menu de saisiesemi-automatique des catégories

[’]

Atteindre le bas du menu de saisie semi-automatiquedes catégories

[Fin]

Fermer le menu de saisie semi-automatique descatégories

[Echap]

Assigner la catégorie sélectionnée dans le menu desaisie semi-automatique Catégorie

[˜]+[Retour]

Afficher le menu Priorité [Alt]+[Ÿ]

Se déplacer dans la liste des priorités Touches dedirection

Assigner la priorité sélectionnée dans la liste despriorités

[˜]+[Retour]

Fermer la liste des priorités et revenir à la cellule [Echap]

Fermer la liste des priorités et revenir à la cellule [Pomme]+[.]

Afficher le menu correspondant au champ de lapremière variable de l’en-tête

[Pomme]+[Alt]+[1]

Afficher le menu correspondant au champ de ladeuxième variable de l’en-tête

[Pomme]+[Alt]+[2]

Graphiques

Se déplacer dans la sélection d’objets de graphique Une touche dedirection

Alterner entre l’affichage et le masquage des objetsdes graphiques et l’affichage des repèresd’emplacements des objets de graphique

[Ctrl]+[6]

Ce raccourci clavier est en conflit avec une affectation de touches MacOS X par défaut :

Insérer une nouvelle feuille de graphique [F11]

Les raccourcis clavier Chapitre 15

347LE GUIDE COMPLET

Page 348: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

Pour l’utiliser, vous devez d’abord désactiver le raccourci claviercorrespondant Mac OS X.

1 Allez dans Pomme/Préférences système.

2 Dans Matériel, cliquez sur Clavier & souris.

3 Cliquez sur l’onglet Raccourcis clavier.

4 Désactivez la case Activé pour l’affectation de touches que vousvoulez désactiver.

Formulaires de données

Atteindre le même champ dans l’enregistrementsuivant

[Ÿ]

Atteindre le même champ dans l’enregistrementprécédent

[ÿ]

Atteindre le champ suivant qui peut être modifiédans l’enregistrement

[˜]

Atteindre le champ précédent qui peut être modifiédans l’enregistrement

[Maj]+[˜]

Atteindre le premier champ de l’enregistrementsuivant

[Retour]

Atteindre le premier champ de l’enregistrementprécédent

[Maj]+[Retour]

Atteindre le même champ 10 enregistrements enavant

[’]

Atteindre un nouvel enregistrement [Ctrl]+[’]

Atteindre le même champ 10 enregistrements enarrière

[‘]

Atteindre le premier enregistrement [Ctrl]+[‘]

Se déplacer d’un caractère vers la gauche dans unchamp

[ï]

Se déplacer d’un caractère vers la droite dans unchamp

[î]

Sélectionner le caractère à gauche [Maj]+[ï]

Sélectionner le caractère à droite [Maj]+[Alt]+[ï]

348 LE GUIDE COMPLET

AnnexesChapitre 15

Page 349: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

Filtres automatiques et rapports de tableauxcroisés dynamiques

Afficher le menu contextuel de la liste Filtre automatique ou de lapage de tableau croisé dynamique pour la cellule sélectionnée

[Alt]+[Ÿ]

Afficher l’élément suivant du champ de la liste Filtreautomatique ou de la page de tableau croisé dynamique

[Ÿ]

Afficher l’élément précédent du champ de la liste Filtreautomatique ou de la page de tableau croisé dynamique

[ÿ]

Afficher l’élément précédent (tri par ordre croissant) du champde la liste Filtre automatique ou de la page de tableau croisédynamique

[Ö]

Afficher le dernier élément du champ de la liste Filtreautomatique ou de la page de tableau croisé dynamique

[Fin]

Filtrer la liste à l’aide de l’élément sélectionné dans le champ dela liste Filtre automatique ou de la page de tableau croisédynamique

[Retour]

Plan de données

Afficher ou masquer des symboles de plan [Ctrl]+[8]

Masquer des lignes sélectionnées [Ctrl]+[9]

Afficher des lignes sélectionnées [Ctrl]+[Maj]+[(]

Masquer des colonnes sélectionnées [Ctrl]+[0]

Afficher des colonnes sélectionnées [Ctrl]+[Maj]+[)]

Barres d’outils

Activer le premier bouton d’une barre d’outils flottante [Alt]+[F10]

Lorsqu’une barre d’outils est active, y sélectionner lebouton ou le menu suivant

[˜]

Lorsqu’une barre d’outils est active, y sélectionner lebouton ou le menu précédent

[Maj]+[˜]

Lorsqu’une barre d’outils est active, sélectionner la barred’outils suivante

[Ctrl]+[˜]

Les raccourcis clavier Chapitre 15

349LE GUIDE COMPLET

Page 350: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

Lorsqu’une barre d’outils est active, sélectionner la barred’outils précédente

[Ctrl]+[Maj]+[˜]

Exécuter l’action assignée au bouton sélectionné [Retour]

Fenêtres

Basculer vers l’application suivante [Pomme]+[˜]

Basculer vers l’application précédente [Pomme]+[Maj]+[˜]

Fermer la fenêtre du classeur actif [Pomme]+[W]

Atteindre le volet suivant dans un classeur fractionné [F6]

Atteindre le volet précédent dans un classeurfractionné

[Maj]+[F6]

Basculer vers la fenêtre de classeur suivante [Pomme]+[F6]

Basculer vers la fenêtre de classeur précédente [Pomme]+[Maj]+[F6]

Agrandir ou rétablir la fenêtre d’un classeur [Ctrl]+[F10]

Ces raccourcis clavier sont en conflit avecune affectation de touches Mac OS X pardéfaut :

Rétablir la taille de la fenêtre du classeur actif [Pomme]+[F5]

Rétablir la taille de la fenêtre [Pomme]+[F5]

Copier l’image de l’écran vers le Presse-papiers [Pomme]+[Maj]+[3]

Copier l’image de la fenêtre active vers le Presse-papiers (après avoir appuyé, puis relâché lacombinaison de touches, cliquer sur la fenêtre quicontient l’image à coller)

[Pomme]+[Maj]+[4]

Pour les utiliser, vous devez d’abord désactiver le raccourci claviercorrespondant Mac OS X. :

1 Allez dans Pomme/Préférences système.

2 Dans Matériel, cliquez sur Clavier & souris.

3 Cliquez sur l’onglet Raccourcis clavier.

350 LE GUIDE COMPLET

AnnexesChapitre 15

Page 351: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

4 Désactivez la case Activé pour l’affectation de touches que vousvoulez désactiver.

Boîtes de dialogue

Atteindre la zone de texte suivante [˜]

Atteindre la zone de texte précédente [Maj]+[˜]

Atteindre l’onglet suivant dans la boîte de dialogue [Ctrl]+[˜]

Atteindre l’onglet précédent dans la boîte de dialogue [Ctrl]+[Maj]+[˜]

Exécuter l’action assignée au bouton de commande pardéfaut dans la boîte de dialogue (à savoir le bouton avec lecontour gras, généralement le bouton OK )

[Retour]

Annuler la commande et fermer la boîte de dialogue [Echap]

Les principaux raccourcis clavierde PowerPoint

Modification de textes et d’objets

Couper un texte ou objet sélectionné [Pomme]+[X] ou [F2]

Copier un texte ou objet sélectionné [Pomme]+[C] ou [F3]

Coller un texte ou un objet coupé ou copié [Pomme]+[V] ou [F4]

Dupliquer un objet sélectionné [Pomme]+[D]

Augmenter la taille de police [Pomme]+[Maj]+[>]

Diminuer la taille de police [Pomme]+[Maj]+[<]

Modifier la casse [Maj]+[F3]

Appliquer une mise en forme gras [Pomme]+[B]

Appliquer un soulignement [Pomme]+[U]

Appliquer une mise en forme italique [Pomme]+[I]

Mettre un texte en indice (espacementautomatique)

[Pomme]+[=]

Les raccourcis clavier Chapitre 15

351LE GUIDE COMPLET

Page 352: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

Mettre un texte en exposant (espacementautomatique)

[Pomme]+[+] sur le pavénumérique

Centrer un paragraphe [Pomme]+[E]

Justifier un paragraphe [Pomme]+[J]

Aligner un paragraphe à gauche [Pomme]+[L]

Aligner un paragraphe à droite [Pomme]+[R]

Annuler l’action précédente [Pomme]+[Z] ou [F1]

Ouvrir la boîte de dialogue Format du texte [Pomme]+[T]

Pour déplacer

Un caractère à gauche [ï]

Un caractère à droite [î]

Une ligne au-dessus [ÿ]

Une ligne au-dessous [Ÿ]

Au début d’un mot ou un mot à gauche [Alt]+[ï]

Un mot à droite [Alt]+[î]

En fin de ligne [Pomme]+[î] ou [Fin]

En début de ligne [Pomme]+[ï] ou [Ö]

Au début d’un paragraphe ou un paragraphe au-dessus

[Alt]+[ÿ]

Un paragraphe au-dessous [Alt]+[Ÿ]

À la fin d’une zone de texte [Alt]+[Fin]

Au début d’une zone de texte [Alt]+[Ö]

Utilisation d’objets

Dupliquer un objet sélectionné [Pomme]+[D]

Sélectionner l’objet suivant [˜]

Sélectionner l’objet précédent [Maj]+[˜]

352 LE GUIDE COMPLET

AnnexesChapitre 15

Page 353: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

Sélectionner tous les objets et tout le texte [Pomme]+[A]

Déplacer l’objet sélectionné dans la direction dela flèche

Touches de direction

Déplacer l’objet sélectionné légèrement dans lesens de la flèche

[Pomme]+touche dedirection

Grouper les objets sélectionnés [Pomme]+[Maj]+[G]

Dégrouper les objets sélectionnés [Pomme]+[Maj]+[H]

Présentations

Créer une présentation [Pomme]+[N]

Ouvrir la Bibliothèque de projets [Pomme]+[Maj]+[P]

Insérer une nouvelle diapositive [Ctrl]+[M]

Copier la diapositive sélectionnée en mode Plan,mode Trieuse de diapositives ou dans le volet deplan en mode Normal

[Pomme]+[D]

Copier la diapositive sélectionnée en mode Page decommentaires ou dans le volet des diapositives oudans le volet Commentaires en mode Normal

[Pomme]+[Maj]+[D]

Ouvrir une présentation [Pomme]+[O]

Fermer une présentation [Pomme]+[W]

Imprimer une présentation [Pomme]+[P]

Enregistrer une présentation [Pomme]+[S]

Enregistrer une présentation avec un nom, unemplacement ou un format de fichier différent

[Pomme]+[Maj]+[S]

Quitter PowerPoint [Pomme]+[Q]

Rechercher du texte, une mise en forme ou deséléments spécifiques

[Pomme]+[F]

Rechercher et remplacer du texte, une mise enforme ou des éléments spécifiques

[Ctrl]+[H]

Ouvrir les outils de référence [Maj]+[Alt]+[F7]

Vérifier l’orthographe [Pomme]+[Alt]+[L] ou [F7]

Insérer un lien hypertexte [Pomme]+[K]

Les raccourcis clavier Chapitre 15

353LE GUIDE COMPLET

Page 354: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

Annuler une commande [Echap]

Annuler une action [Pomme]+[Z]

Répéter une action [Pomme]+[Y]

Afficher un menu contextuel [Maj]+[F10]

Pour utiliser ce raccourci clavier Office, vous devez d’abord désactiverle raccourci clavier Exposé correspondant à ces touches :

1 Allez dans Pomme/Préférences système.

2 Dans Matériel, cliquez sur Tableau de bord & Exposé.

3 Cliquez sur l’onglet Raccourcis clavier et souris.

4 Désactivez la case Activé pour l’affectation de touches que vousvoulez désactiver.

Se déplacer entre plusieurs présentationsouvertes.

[Pomme]+[F6] ou [Pomme]+[Maj]+[F6]

Pour utiliser ce raccourci clavier Office, vous devez d’abord désactiverle raccourci clavier Mac OS X :

1 Allez dans Pomme/Préférences système.

2 Dans Matériel, cliquez sur Clavier & souris.

3 Cliquez sur l’onglet Raccourcis clavier.

4 Désactivez la case Activé pour l’affectation de touches que vousvoulez désactiver.

Dupliquer la diapositive sélectionnée [Pomme]+[Maj]+[D]

Modifier les affichages

Afficher ou masquer les guides [Pomme]+[G]

Afficher le masque du document [Maj]+cliquer sur Trieuse dediapositives

Basculer vers le mode Masque desdiapositives

[Maj]+cliquer sur Normal

Activer les outils du présentateur [Maj]+cliquer sur Diaporama

354 LE GUIDE COMPLET

AnnexesChapitre 15

Page 355: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

Basculer en mode Normal [Ctrl]+[Maj]+[Z]

Basculer en mode Trieuse dediapositives

[Ctrl]+[Maj]+[V]

Basculer en mode Commentaires [Ctrl]+[Maj]+[T]

Développer le volet de plan en modeNormal

[Ctrl]+[Maj]+[X]

Basculer en mode Diapositive [Ctrl]+[Maj]+[C]

Sélection de texte

Un caractère à droite [Maj]+[î]

Un caractère à gauche [Maj]+[ï]

Du point d’insertion au même point une ligne au-dessus

[Maj]+[ÿ]

Du point d’insertion au même point une ligne au-dessous

[Maj]+[Ÿ]

Tout le texte depuis le début de la ligne [Maj]+[Ö]

Tout le texte jusqu’à la fin de la ligne [Maj]+[Fin]

Du point d’insertion à la fin du paragraphe [Maj]+[Alt]+[Ÿ]

Du point d’insertion au début du paragraphe [Maj]+[Alt]+[ÿ]

Du point d’insertion au début de la zone de texte [Maj]+[Alt]+[Ö]

Du point d’insertion à la fin de la zone de texte [Maj]+[Alt]+[Fin]

DiaporamaVous pouvez utiliser les raccourcis clavier suivants pendant la lecture devotre diaporama en mode Plein écran, avec ou sans les outils duprésentateur.

Touche Aide

Pour afficher la liste des raccourcis clavier, vous pouvez appuyer surla touche [Aide] au cours du diaporama (tous les claviers n’offrent pas latouche [Aide] ).

Les raccourcis clavier Chapitre 15

355LE GUIDE COMPLET

Page 356: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

Passer à l’animation suivante ouavancer à la diapositive suivante

[N], [Retour}],[‘],[}î], [Ÿ], [Retour],[Barre}d'espace] (ou cliquer avec lasouris)

Revenir à l’animation ou à ladiapositive précédente

[P], [‘], [ï], [ÿ] ou [Suppr]

Atteindre un numéro de diapositive Numéro de la diapositive à afficherpuis appuyez sur [Retour]

Afficher un écran noir ou revenir audiaporama à partir de l’écran noir

[B] ou [.]

Afficher un écran blanc ou revenirau diaporama à partir de l’écranblanc

[W] ou [,]

Interrompre ou redémarrer undiaporama automatique

[S] ou [+]

Démarrer un diaporama à partir dela première diapositive

[Ctrl]+[Maj]+[S]

Démarrer un diaporama à partir dela diapositive en cours

[Ctrl]+[Maj]+[B]

Terminer un diaporama [Echap], [Pomme]+[.] ou [-]

Supprimer les annotations à l’écran [E]

Atteindre la prochaine diapositivemasquée

[H]

Afficher un pointeur masqué et/ouchanger le pointeur en stylo

[Pomme]+[P]

Afficher un pointeur masqué et/ouchanger le pointeur en flèche

[Pomme]+[A]

Masquer le pointeur et le boutonimmédiatement

[Ctrl]+[H]

Masquer le pointeur et le boutondans 10 secondes

[Pomme]+[U]

Afficher ou masquer la flèche dupointeur

[A] ou [=]

Afficher le menu contextuel Maintenir enfoncée la touche [Ctrl] etcliquer sur le bouton de la souris

356 LE GUIDE COMPLET

AnnexesChapitre 15

Page 357: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

Utilisation d’un tableau

Se déplacer vers la cellule suivante [˜]

Se déplacer vers la cellule précédente [Maj]+[˜]

Se déplacer vers la bordure ou la lignesuivante

[Ÿ]

Se déplacer vers la bordure ou la ligneprécédente

[ÿ]

Commencer un nouveau paragraphe dansune cellule

[Retour]

Ajouter une ligne au bas du tableau [˜] à la fin de la dernièreligne

Fenêtres et boîtes de dialogue

Fermer la fenêtre active [Pomme]+[W]

Exécuter l’action attribuée au bouton par défaut dans uneboîte de dialogue

[Retour]

Annuler une commande et fermer la boîte de dialogue [Echap]

Masquer la fenêtre active [Pomme]+[H]

Réduire la fenêtre active [Pomme]+[M]

Les principaux raccourcis clavierd’Entourage

Fonctions Entourage communes

Démarrer Entourage sans exécuter deplanification ni tenter de vous connecter àun serveur de messagerie. Cela permetd’éviter toute erreur de connexion lors del’utilisation d’Entourage sans être connectéau réseau.

[Maj] (au démarraged’Entourage)

Basculer vers une autre identité [Alt] +[Pomme]+[Q]

Les raccourcis clavier Chapitre 15

357LE GUIDE COMPLET

Page 358: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

Enregistrer un élément [Pomme]+[S]

Imprimer un élément [Pomme]+[P]

Imprimer une copie d’un élément, sanssélectionner d’options d’impression

[Alt]+[Pomme]+[P]

Annuler l’action précédente [Pomme]+[Z]

Répéter l’action précédente [Pomme]+[Y]

Ouvrir la Bibliothèque de projets [Maj]+[Pomme]+[P]

Réduire la fenêtre active [Pomme]+[M]

Masquer Entourage [Pomme]+[H]

Quitter Entourage [Pomme]+[Q]

Fenêtres et boîtes de dialogue

Afficher ou masquer la liste des dossiers [Pomme]+[B]

Ouvrir une nouvelle fenêtre Entourage [Pomme]+[Maj]+[Alt]+[N]

Passer à l’affichage du courrier [Pomme]+[1]

Ouvrir la liste des messages dans une nouvellefenêtre

[Pomme]+[Alt]+[1]

Passer à l’affichage du Carnet d’adresses [Pomme]+[2]

Ouvrir le Carnet d’adresses dans une nouvellefenêtre

[Pomme]+[Alt]+[2]

Passer à l’affichage du calendrier [Pomme]+[3]

Ouvrir le calendrier dans une nouvelle fenêtre [Pomme]+ [Alt]+[3]

Passer en mode Page de commentaires [Pomme]+[4]

Ouvrir la liste des commentaires dans une nouvellefenêtre

[Pomme]+ [Alt]+[4]

Passer en mode Tâches [Pomme]+[5]

Ouvrir la liste des tâches dans une nouvelle fenêtre [Pomme]+[Alt]+[5]

Passer à l’affichage du Centre de projets [Pomme]+[6]

Ouvrir le Centre de projets dans une nouvellefenêtre

[Pomme]+[Alt]+[6]

358 LE GUIDE COMPLET

AnnexesChapitre 15

Page 359: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

Ouvrir la fenêtre État ou l’afficher comme fenêtreactive

[Pomme]+[7]

Ouvrir le journal des erreurs ou l’afficher commefenêtre active

[Pomme]+[8]

Ouvrir la boîte de dialogue Préférences [Pomme]+[,]

Naviguer vers l’avant entre les fenêtres ouvertes [Pomme]+[~]

Naviguer vers l’arrière entre les fenêtres ouvertes [Maj]+[Pomme]+[~]

Fermer la fenêtre active [Pomme]+[W]

Ouvrir l’élément sélectionné [Pomme]+[O]

Se déplacer vers l’avant entre les champs d’uneboîte de dialogue

[˜]

Se déplacer vers l’arrière entre les champs d’uneboîte de dialogue

[Maj]+[˜]

Se déplacer vers l’avant entre les onglets d’uneboîte de dialogue

[Ctrl]+[˜]

Se déplacer vers l’arrière entre les onglets d’uneboîte de dialogue

[Maj]+[Ctrl]+[˜]

Recherche

Rechercher du texte dans des éléments [Pomme]+[F]

Rechercher l’occurrence suivante du texte recherchédans un élément

[Pomme]+[G]

Rechercher l’occurrence suivante du texte sélectionné [Pomme]+[Maj]+[G]

Annuler une recherche en cours [Pomme]+[.]

Exécuter une recherche avancée [Alt]+[Pomme]+[F]

Exécuter une recherche sur un serveur IMAP(comptes IMAP uniquement)

[Pomme]+[Maj]+[F]

Messages

Créer un message [Pomme]+[N]

Dans la liste des messages d’un groupe dediscussion, créer un message électronique

[Pomme]+[Alt]+[N]

Les raccourcis clavier Chapitre 15

359LE GUIDE COMPLET

Page 360: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

Envoyer le message ouvert [Pomme]+[Retour]

Déplacer le message ouvert vers la Boîted’envoi afin qu’ Entourage l’envoie à laprochaine connexion au serveur

[Pomme]+[Maj]+[Retour]

Envoyer tous les messages de la Boîted’envoi et recevoir tous les messagesentrants

[Pomme]+[K]

Envoyer tous les messages de la Boîted’envoi

[Maj]+[Pomme]+[K]

Enregistrer le message ouvert dans ledossier Brouillons

[Pomme]+[S]

Ajouter une pièce jointe au message ouvert [Pomme]+[E]

Vérifier l’orthographe d’un message ouvert [Alt]+[Pomme]+[L]

Vérifier les noms des destinataires dansles messages ouverts

[Alt]+[V]+[C]

Répondre à l’expéditeur du message ou, lecas échéant, à la liste de distribution

[Pomme]+[R]

Répondre à tous [Maj]+[Pomme]+[R]

Répondre uniquement à l’expéditeur d’unmessage de liste de distribution

[Alt]+[Pomme]+[R]

Transférer le message [Pomme]+[J]

Rediriger le message [Alt]+[Pomme]+[J]

Ouvrir le message sélectionné dans unefenêtre distincte

[Pomme]+[O]

Supprimer l’indicateur du messagesélectionné

[Alt]+[Pomme]+[‘]

Marquer le message sélectionné commecourrier indésirable

[Pomme]+[Maj]+[J]

Marquer le message sélectionné commen’étant pas un courrier indésirable

[Pomme]+[Maj]+[Option]+[J]

Afficher le message précédent [Pomme]+[´]

Afficher le message suivant [Pomme]+[†]

Ajouter l’expéditeur du messagesélectionné au Carnet d’adresses

[Option]+[Pomme]+[C]

Déplacer le message sélectionné vers undossier

[Maj]+[Option]+[Pomme]+[M]

360 LE GUIDE COMPLET

AnnexesChapitre 15

Page 361: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

Réduire la taille d’affichage du texte dansun message ouvert ou dans le volet devisualisation

[Pomme]+[-]

Augmenter la taille d’affichage du textedans un message ouvert ou dans le voletde visualisation

[Pomme]+[=]

Afficher ou masquer les en-têtes Internet [Maj]+[Option]+[Pomme]+[H]

Afficher le message non lu précédent [Ctrl]+[´]

Afficher le message non lu suivant [Ctrl]+[†]

Faire défiler vers l’écran de texte suivantou, si vous êtes à la fin d’un message,afficher le message non lu suivant

[Barre}d'espace]

Faire défiler vers l’écran de texte précédent [Maj]+[Barre}d'espace]

Faire défiler vers l’écran de textesuivant ou, si vous êtes à la fin d’unmessage, supprimer le message actif etafficher le message non lu suivant

[Alt]+[Barre}d'espace]

Faire défiler vers le bas d’un messagelentement et de manière continue

Maintenir enfoncée la[Barre}d'espace]

Supprimer le message actif et afficher lemessage précédent

[Alt]+[Pomme]+[´]

Supprimer le message actif et afficher lemessage suivant

[Alt]+[Pomme]+[†]

Supprimer le message actif et afficher lemessage non lu précédent

[Ctrl]+[Alt]+[´]

Supprimer le message actif et afficher lemessage non lu suivant

[Ctrl]+[Alt]+[†]

Supprimer le message sélectionné [Suppr]

Supprimer le message actif et fermer lafenêtre de message si celle-ci est ouverte

[Alt]+[Pomme]+[Suppr]

Liste de messages

Ouvrir la liste des messages dans une nouvellefenêtre

[Pomme]+[Maj]+[Alt]+[N]

Afficher ou masquer la liste des dossiers [Pomme]+[B]

Les raccourcis clavier Chapitre 15

361LE GUIDE COMPLET

Page 362: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

Créer un message [Pomme]+[N]

Créer un dossier [Maj]+[Pomme]+[N]

Ouvrir le message sélectionné [Pomme]+[O]

Afficher ou masquer le volet de visualisation [Pomme]+[\]

Sélectionner tous les messages, si la liste desmessages est ouverte dans le volet actif

[Pomme]+[A]

Annuler la sélection de tous les messages [Maj]+[Pomme]+[A]

Dupliquer le message [Pomme]+[D]

Supprimer le message [Pomme]+[Suppr]

Activer ou désactiver l’affichage des messages nonlus uniquement

[Maj]+[Pomme]+[O]

Activer ou désactiver l’affichage des messagesmarqués uniquement

[Pomme]+[Alt]+[O]

Marquer les messages sélectionnés comme lus [Pomme]+[T]

Marquer les messages sélectionnés comme nonlus

[Maj]+[Pomme]+[T]

Marquer tous les messages d’un dossier commelus

[Ctrl]+[Pomme]+[T]

Actualiser la liste des messages (Exchange, IMAP,Windows Live Hotmail, News et comptes POP enligne uniquement)

[Pomme]+[L]

Synchroniser le contenu du dossier de courriersélectionné avec le serveur (comptes IMAPuniquement)

[Alt]+[Pomme]+[L]

Messages groupés

Lire le dernier message non lu du groupeprécédent contenant un message non lu

[Ctrl]+[Maj]+[´]

Lire le premier message non lu du groupe suivantcontenant un message non lu

[Ctrl]+[Maj]+[†]

Lire le dernier message du groupe précédent [Maj]+[Pomme]+[´]

Lire le premier message du groupe suivant [Maj]+[Pomme]+[†]

362 LE GUIDE COMPLET

AnnexesChapitre 15

Page 363: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

Supprimer le message actif et lire le derniermessage du groupe précédent

[Maj]+[Alt]+[Pomme]+[´]

Supprimer le message actif et lire le premiermessage du groupe suivant

[Maj]+[Alt]+[Pomme]+[†]

Supprimer le message actif et ouvrir le derniermessage non lu du groupe précédant contenant unmessage non lu

[Alt]+[Ctrl]+[Maj]+[´]

Supprimer le message actif et ouvrir le premiermessage non lu du groupe suivant contenant unmessage non lu

[Alt]+[Ctrl]+[Maj]+[†]

Supprimer tous les messages d’un groupe [Alt]+[Pomme]+[Suppr]

Carnet d’adresses

Créer un contact [Pomme]+[N]

Ouvrir le contact sélectionné [Pomme]+[O]

Afficher ou masquer le volet de visualisation [Pomme]+[\]

Afficher ou masquer la liste des dossiers [Pomme]+[B]

Sélectionner tous les contacts si le Carnet d’adressesest ouvert dans le volet actif

[Pomme]+[A]

Annuler la sélection de tous les contacts [Maj]+[Pomme]+[A]

Dupliquer le contact [Pomme]+[D]

Supprimer le contact [Pomme]+[Suppr]

Fermer le contact ouvert et ouvrir le contactprécédent dans la liste du Carnet d’adresses

[Pomme]+[´]

Fermer le contact ouvert et ouvrir le contact suivantdans la liste du Carnet d’adresses

[Pomme]+[†]

Marquer le contact sélectionné avec l’échéance définiesur aujourd’hui

[Ctrl]+[1]

Marquer le message sélectionné avec l’échéancedéfinie sur demain

[Ctrl]+[2]

Marquer le contact sélectionné avec l’échéance définiesur cette semaine

[Ctrl]+[3]

Marquer le contact sélectionné avec l’échéance définiesur la semaine prochaine

[Ctrl]+[4]

Les raccourcis clavier Chapitre 15

363LE GUIDE COMPLET

Page 364: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

Marquer le contact sélectionné sans date d’échéance [Ctrl]+[5]

Marquer le contact sélectionné comme Terminé [Ctrl]+[0]

Effacer l’indicateur du contact sélectionné [Alt]+[Pomme]+[']

Copier le contact sélectionné dans un autre Carnetd’adresses

[Maj]+[Pomme]+[C]

Calendrier

Afficher ou masquer la liste des dossiers [Pomme}]+[B]

Créer un événement de calendrier [Pomme}]+[N]

Ouvrir l’événement de calendrier sélectionné [Pomme]+[O]

Supprimer l’événement de calendrier [Pomme]+[Suppr]

Basculer vers un affichage incluant aujourd’hui [Pomme]+[T]

Ouvrir la boîte de dialogues Atteindre la date [Maj]+[Pomme]+[T]

Dans l’affichage Jour, aller au jour précédent. Dans lesaffichages Semaine et Semaine de travail, aller à lasemaine précédente. Dans l’affichage Mois, aller aumois précédent.

[Pomme]+[´]

Dans l’affichage Jour, aller au jour suivant. Dans lesaffichages Semaine et Semaine de travail, aller à lasemaine suivante. Dans l’affichage Mois, aller au moissuivant.

[Pomme]+[†]

Copier le contact sélectionné vers un autre calendrier [Maj]+[Pomme]+[C]

Tâches

Afficher ou masquer la liste des dossiers [Pomme]+[B]

Créer une tâche [Pomme]+[N]

Ouvrir la tâche sélectionnée [Pomme]+[O]

Sélectionner toutes les tâches si la liste des tâchesest ouverte dans le volet actif

[Pomme]+[A]

Annuler la sélection de toutes les tâches [Maj]+[Pomme]+[A]

Dupliquer la tâche [Pomme]+[D]

364 LE GUIDE COMPLET

AnnexesChapitre 15

Page 365: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

Supprimer la tâche [Pomme]+[Suppr]

Fermer la tâche ouverte et ouvrir la tâche précédentedans la liste des tâches

[Pomme]+[´]

Fermer la tâche ouverte et ouvrir la tâche suivantedans la liste des tâches

[Pomme]+[†]

Notes

Afficher ou masquer la liste des dossiers [Pomme]+[B]

Créer une note [Pomme]+[N]

Ouvrir la note sélectionnée [Pomme]+[O]

Sélectionner toutes les notes si la liste des notes estouverte dans le volet actif

[Pomme]+[A]

Annuler la sélection de toutes les notes [Maj]+[Pomme]+[A]

Dupliquer la note [Pomme]+[D]

Supprimer la note [Pomme]+[Suppr]

Fermer la note ouverte et ouvrir la note précédentedans la liste des notes

[Pomme]+[´]

Fermer la note ouverte et ouvrir la note suivantedans la liste des notes

[Pomme]+[†]

Centre de projets

Afficher ou masquer la liste des dossiers [Pomme]+[B]

Créer un projet [Pomme]+[N]

Ouvrir le projet sélectionné [Pomme]+[O]

Dupliquer le projet [Pomme]+[D]

Ouvrir la fenêtre du Centre de projets [Pomme]+[I]

Supprimer le projet [Pomme]+[Suppr]

Les raccourcis clavier Chapitre 15

365LE GUIDE COMPLET

Page 366: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

Catégories

Assigner l’élément sélectionné à des catégories [Pomme]+[;]

Ouvrir la boîte de dialogue Catégories . La boîte dedialogue Catégories permet d’ajouter, de supprimer oude modifier la couleur d’une catégorie.

[Maj]+[Pomme]+[;]

Désigner la catégorie comme catégorie principale [Pomme]+[S]

Fenêtre d’aide

Ouvrir l’aide Entourage [Pomme]+[?]

Atteindre le début de la rubrique d’Aide écran par écran [‘]

Atteindre la fin de la rubrique d’Aide écran par écran [’]

Atteindre le début de la rubrique d’Aide ligne par ligne [ÿ]

Atteindre la fin de la rubrique d’Aide ligne par ligne [Ÿ]

Atteindre la rubrique d’Aide précédente [Pomme]+[ï]

Atteindre la rubrique d’Aide suivante [Pomme]+[î]

Copier la sélection dans le Presse-papiers [Pomme]+[C]

Fermer la fenêtre d’Aide [Pomme]+[W]

Modification et mise en forme du texte

Copier le texte sélectionné vers le Presse-papiers [Pomme]+[X]

Copier une sélection vers le Presse-papiers [Pomme]+[C]

Copier la sélection dans l’album [Pomme]+[Maj]+[C]

Copier une sélection à partir du Presse-papiers [Pomme]+[V]

Coller un clip à partir de l’album [Pomme]+[Maj]+[V]

Copier une sélection à partir du Presse-papierscomme citation

[Pomme]+[Ctrl]+[V]

Coller en tant que texte brut [Pomme]+[Alt]+[V]

Mettre le texte sélectionné en gras dans une note oudans un message ou une signature HTML

[Pomme]+[B]

366 LE GUIDE COMPLET

AnnexesChapitre 15

Page 367: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

Mettre le texte sélectionné en italique dans une noteou dans un message ou une signature HTML

[Pomme]+[I]

Souligner le texte sélectionné dans une note ou dansun message ou une signature HTML

[Pomme]+[U]

Édition de texte de style OfficePour les tâches d’édition suivantes, vous pouvez utiliser des raccourcisclavier de style Office.

Certains raccourcis clavier ne fonctionnent pas…

Il faut peut-être désactiver les raccourcis clavier de style Office. Pourcela, dans le menu Entourage, cliquez sur Préférences. Sous Préférencesgénérales, cliquez sur Général puis activez Utiliser les touches deraccourcis clavier de Microsoft Office lors de la modification de texte.

Sélectionner tout le texte [Pomme]+[A]

Déplacer le curseur d’un caractère à gauche [ï]

Déplacer le curseur d’un caractère à droite [î]

Déplacer le curseur d’une ligne vers le haut [ÿ]

Déplacer le curseur d’une ligne vers le bas [Ÿ]

Déplacer le curseur en haut de l’écran actif ou de l’écranprécédent ou au début de la sélection actuelle

[Alt]+[ÿ]

Déplacer le curseur en bas de l’écran actif ou de l’écransuivant ou à la fin de la sélection actuelle

[Alt]+[Ÿ]

Déplacer le curseur au début du mot actif ou du motprécédent ou au début de la sélection actuelle

[Alt]+[ï]

Déplacer le curseur à la fin du mot actif ou du mot suivantou à la fin de la sélection actuelle

[Alt]+[î]

Supprimer le caractère à gauche du curseur ou supprimerle texte sélectionné

[Suppr]

Supprimer le caractère à droite du curseur ou supprimezle texte sélectionné

[Suppr]

Insérer des espaces jusqu’au prochain taquet de tabulationou tous les cinq caractères

[˜]

Les raccourcis clavier Chapitre 15

367LE GUIDE COMPLET

Page 368: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

Déplacer le curseur au début du mot précédent ou dutexte sélectionné

[Pomme]+[ï]

Déplacer le curseur à la fin du mot suivant ou du textesélectionné

[Pomme]+[î]

Déplacer le curseur au début du paragraphe précédent [Pomme]+[ÿ]

Déplacer le curseur au début du paragraphe suivant [Pomme]+[Ÿ]

Déplacer le curseur en début de ligne ou au début du textesélectionné

[Ctrl]+[ÿ] ou [Ö]

Déplacer le curseur en fin de ligne ou à la fin du textesélectionné

[Ctrl]+[Ÿ] ou[Fin]

Déplacer le curseur au début du message [Pomme]+[Ö]

Déplacer le curseur à la fin du message [Pomme]+[Fin]

Déplacer le curseur d’un écran vers le haut [‘]

Déplacer le curseur d’un écran vers le bas [’]

Édition de texte de style MacintoshPour les tâches d’édition suivantes, vous pouvez utiliser les raccourcisclavier Macintosh en désactivant les raccourcis clavier Office. Pourdésactiver les raccourcis clavier Office, dans le menu Entourage, cliquezsur Préférences. Sous Préférences générales, cliquez sur Général puisdésactivez la case à cocher Utiliser les touches de raccourcis clavier deMicrosoft Office lors de la modification de texte.

Sélectionner tout le texte [Pomme]+[A]

Déplacer le curseur d’un caractère à gauche [ï]

Déplacer le curseur d’un caractère à droite [î]

Déplacer le curseur d’une ligne vers le haut [ÿ]

Déplacer le curseur d’une ligne vers le bas [Ÿ]

Déplacer le curseur en haut de l’écran actif ou de l’écranprécédent ou au début de la sélection actuelle

[Alt]+[ÿ]

Déplacer le curseur en bas de l’écran actif ou de l’écransuivant ou à la fin de la sélection actuelle

[Alt]+[Ÿ]

Déplacer le curseur au début du mot actif ou du motprécédent ou au début de la sélection actuelle

[Alt]+[ï]

368 LE GUIDE COMPLET

AnnexesChapitre 15

Page 369: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

Déplacer le curseur à la fin du mot actif ou du mot suivantou à la fin de la sélection actuelle

[Alt]+[î]

Supprimer le caractère à gauche du curseur ou supprimerle texte sélectionné

[Suppr]

Supprimer le caractère à droite du curseur ou supprimer letexte sélectionné

[Suppr]

Insérer des espaces jusqu’au prochain taquet detabulation ou tous les cinq caractères

[˜]

Déplacer le curseur en début de ligne ou au début du textesélectionné

[Pomme]+[ï]

Déplacer le curseur en fin de ligne ou à la fin du textesélectionné

[Pomme]+[î]

Déplacer le curseur au début du message ou du textesélectionné

[Pomme]+[ÿ]

Déplacer le curseur à la fin du message ou du textesélectionné

[Pomme]+[Ÿ]

Faire défiler jusqu’au début du message [Ö]

Faire défiler jusqu’à la fin du message [Fin]

Faire défiler d’un écran vers le haut [‘]

Faire défiler d’un écran vers le bas [’]

Les principaux raccourcis clavierde Messenger

Enregistrer [Pomme]+[S]

Fermer [Pomme]+[W]

Liste des contacts personnels [Pomme]+[L]

Liste des contacts entreprises [Pomme]+[Alt]+[L]

Historique de la conversation [Pomme]+[O]

Fermer la session [Pomme]+[G]

Ajouter un contact [Pomme]+[Maj]+[A]

Placer dans le Dock [Pomme]+[M]

Les raccourcis clavier Chapitre 15

369LE GUIDE COMPLET

Page 370: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

15.3. Liens InternetLes conseils des forums d’utilisateurs ne sont pas toujours à la hauteursurtout s’ils n’ont pas suivi une première formation, certaines habitudesbien ancrées pouvant vous faire perdre du temps vis-à-vis d’un usageprofessionnel.

Sites de tutorielsVérifiez toujours les références des informations trouvées sur le Net sauflorsque la source ne fait aucun doute comme pour ces trois sites :

Mactopia est le site de l’équipe mac de Microsoft contient une aide biendocumentée. Lorsque vous vous connectez à l’aide contextuelled’Office, vous interrogez la même base de données : http://www.microsoft.com/France/mac/help.mspx.

VTC

La Virtual Training Company a été l’une des premières sociétés auxUSA à investir dans des films pédagogiques quicktime. Vous pouvezapprendre à vous servir des logiciels de la suite Office en regardant desfilms multimedia en français qui en décrivent point par point lesprincipales fonctions.

Word : http://www.vtc.com/products/Microsoft-Word-Tutorials-Francais.htm ;

Figure 15.1 : Le site Mactopia

370 LE GUIDE COMPLET

AnnexesChapitre 15

Page 371: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

Excel : http://www.vtc.com/products/Microsoft-Excel-tutorials-francais.htm ;

Powerpoint : http://www.vtc.com/products/PowerPoint-pour-Mac-tutorials-francais.htm.

La plupart des sites de tutoriaux professionnels sont américains. Certainscomme VTC ont une filiale française et ont commencé à faire destutoriaux français depuis plusieurs années. Leurs films sont consultablespar abonnement en ligne si vous disposez d’un accès haut-débit ou encommandant un cd. Les tarifs sont en général de 25 $/mois pour uneconsultation en ligne ou de 80 $ pour l’envoi d’un cours par voiepostale.

Lynda

Voici un concurrent de VTC, meilleur encore mais uniquement enanglais :

Word : http://movielibrary.lynda.com/html/modPage.asp?ID=530 ;

Excel : http://movielibrary.lynda.com/html/modPage.asp?ID=570 ;

Powerpoint : http://movielibrary.lynda.com/html/modPage.asp?ID=559 ;

Entourage : http://movielibrary.lynda.com/html/modPage.asp?ID=553.

Mises à jour d’Office

Votre suite Office est régulièrement mise à jour par l’équipe Mac deMicrosoft. Vous pouvez la mettre à jour de deux manières :

j En vous rendant dans Aide/Rechercher les mises à jour, vouslancez Microsoft Autoupdate et pouvez choisir une mise à jourmanuelle ou automatique et une fréquence de vérification.

Figure 15.2 :La boîte de dialogue de MicrosoftAutoupdate

Liens Internet Chapitre 15

371LE GUIDE COMPLET

Page 372: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

j En allant directement sur http://www.microsoft.com/France/mac/downloads.mspx.

15.4. Conversions de fichiers XMLIl est embarrassant d’exporter par défaut en .docx, .xlsx, .pptx et d’avoirdes fichiers illisibles pour les utilisateurs des versions précédentesd’Office…

Pour les utilisateurs PC dont la version d’Office est trop ancienne pourlire un fichier Word, Excel ou Powerpoint 2007 pour Windows ou 2008pour Mac, il existe un convertisseur XML : http://www.microsoft.com/downloads/Search.aspx?displaylang=fr.

Convertisseur de formats de fichier Open XML pour Mac 1.0.

Pour les utilisateurs Mac, le convertisseur Open XML permet deconvertir les fichiers Open XML créés dans Office 2008 pour Mac ouOffice 2007 pour Windows afin de pouvoir les ouvrir, les modifier et lesenregistrer dans les versions antérieures d’Office pour Mac : http://www.microsoft.com/France/mac/downloads.mspx?pid=Mactopia_Office2004&fid=6B9238E1-CF69-48C4-BF2D-C4A8ACEEE520#viewer.

Exemples téléchargeables

Profitez des modèles qui sont mis à disposition pour la version PCd’Office et qui restent compatibles avec votre version Mac, à la fois auxUSA où la communauté est très vaste : http://office.microsoft.com/en-us/templates/default.aspx.

Et en France : http://office.microsoft.com/fr-fr/default.aspx.

Retrouvez les modèles en français : http://office.microsoft.com/fr-fr/templates/FX100595491036.aspx?pid=CL100632981036.

Les logiciels libres

Si vous voulez en savoir plus sur les logiciels libres des suites intégrées,vous pouvez trouvez des informations ici :

372 LE GUIDE COMPLET

AnnexesChapitre 15

Page 373: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

NeoOffice, financé par les dons des utilisateurs, ½ millionsd’utilisateurs : http://www.neooffice.org/neojava/fr/index.php.

La suite OpenOffice : http://fr.openoffice.org/.

De nombreux exemples sont téléchargeables sur leur site prouvant lavivacité du logiciel libre…

15.5. GoogleN’oubliez pas en second lieu de faire une recherche dans Google oudans un moteur de recherche similaire en plaçant votre requête entreguillemets.

Google Chapitre 15

373LE GUIDE COMPLET

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Page 375: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

Index

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!@, 259#####, 190#DIV/0 !, 190#N/A, 190#NOM ?, 190#NOMBRE !, 191#NUL !, 191#REF !, 191#VALEUR !, 191.doc, 14.docx, 62.dot, 149.dotx, 34.exe, 275.flv, 227.Mac, 261.odt, 15.pptx, 254.rge, 329.rtf, 63.xls, 14, 160.xlsx, 1603D, 90

AAccéder aux cellules, 336, 337Accepter la modification, 112Accès

à Internet, 50aux documents, 53

Accessibilité, 52, 55 à 57Achever la fusion, 141Action sous condition, 280Activer

les modifications, 203un lien hypertexte, 342

Actual Technologies, 219Addiction, 307

Adjoindredes cadres, 88un son, 251

Adresse, 272de l’expéditeur, 142de messagerie, 260du destinataire, 142, 145

Affectation de touches, 347Affichage, 67, 96, 163, 176Afficher un menu contextuel, 332,

339, 354, 356Agenda, 58Agrandissement, 153Aide, 47, 52, 55 à 57, 158, 224Ajout

à la sélection, 338à partir du Presse-papiers,72, 165d’objets, 56d’un contact, 304, 369d’un fichier, 72, 165d’un groupe, 304d’un logo, 253d’un titre, 224d’une action, 56d’une pièce jointe, 270de correspondants, 301de texte, 91

Ajuster au contenu, 118Album, 40, 79Alignement, 239Animation, 232Annuler, 76, 158, 165, 229, 337Antécédent, 204Aperçu, 108

avant impression, 63, 332de grande taille, 73de la page web, 160, 228

Aperture, 315Apparaître hors-ligne, 301Appareil photo, 256

376 LE GUIDE COMPLET

IndexChapitre 16

Page 377: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

Apparition partielled’une image, 54Apple, 13

Mail, 263Script, 208

Application widget, 282Appliquer, 194

à une diapositive, 234des filtres, 212un soulignement, 351un style, 334

Arborescence du projet, 256Archive Entourage, 329Arrière-plan, 87, 103Attacher, 270Atteindre, 74, 169, 331Audio, 68Audit, 204Automatisation de tâches, 54Automatisme, 120Automator, 23, 64-65,

161-162, 208Autre, 284Avancé, 262Avantage, 37AVI, 127

BBaisser en corps de texte, 336Bande sonore, 226Bannière, 228Barre de formule, 176, 194Barre de requêtes, 219Barre des favoris, 259Barre d’outil

active, 170d’Excel, 169de Word, 75personnalisable, 259

Base de donnéesAccess, 219FileMaker Pro, 137

Bibliographie, 114-115, 117Bibliothèque, 77, 158Bloc-notes, 41, 68, 164Bloquer, 304BMP, 318, 329Boîte à outils, 52, 72, 77, 79,

165, 223Boîte de dialogue, 351Bordure et trame, 79, 100, 118Brochure, 32, 35Brouillon, 67, 267Budget, 37Bulle et légende, 81Bulletin, 32, 35, 96

CCacher les commandesde lecture, 226Cadre, 124-125Calculatrice, 207Calendrier, 32, 35, 57, 268, 364Caméra, 256Capital, 37Carnet d’adresses, 57, 145, 150,

266, 268, 275, 363Carreau, 196Case à cocher, 125Case d’option, 125Catalogue, 38Catégorie, 254, 269, 271, 366Cellule, 25, 178, 181Centre de projet, 43, 58, 268,

307-308, 365Certificat, 284Césure, 135Champ, 111Changer la casse, 102, 239

Index Chapitre 16

377LE GUIDE COMPLET

Page 378: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

Chat, 30, 58Chemin de fer de votreprésentation, 231Chevron, 140Chronomètre, 231Citation, 79, 274Classeur, 156Clavier, 94Clé à molette, 84Code

couleur, 308de champ, 111

Collaboration, 56Collage spécial, 73, 166, 229Commande infrarouge, 254Commentaire, 86, 112, 166, 176,

231, 245Communauté des utilisateurs, 58Communiquer avec les autresapplications de la suite Office, 66Compatibilité, 55Conception de vos projets, 58Conclusion, 96, 176Confidentialité, 300Configuration de la page et dudocument, 53Conserver une macro, 150Consolidation, 215Consultation des news, 307Consulter votre planification, 282Contact, 44, 266, 271Contrôle parental, 300Convertir, 214Copie carbone invisible, 272Copier, 71, 158, 165, 229Copier la sélection, 344Corriger, 84Couper, 71, 165, 229Coupure de mots, 135Courrier, 42, 44, 57, 268

indésirable, 267

électronique, 258Cours, 52Crash, 309Création, 222Créer des tâches, 282Critère, 277Crochet, 116Curseur, 217

DDéfilement, 251Définir, 194Dégradé, 241Degré de priorité, 291Demi cadratin, 111Dénomination des onglets, 68Dépannage, 58Dépendant, 204Dessin, 93, 172Détail, 73Diagramme, 53Dialogue interactif, 296Diaporama, 222, 224, 231,

246, 355Dictionnaire, 82, 134, 244Divx, 227Domicile, 284Droit administrateur, 310Dupliquer, 230

EÉcran du présentateur, 245Édition, 96, 176Effacer, 229Effet, 238EMF, 318Émoticônes, 302Emplacement, 287

378 LE GUIDE COMPLET

IndexChapitre 16

Page 379: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

EMZ, 318Enregistrement, 222Entourage, 32, 45, 58, 145Enveloppe, 142Envoi, 267EPS, 318Équation, 120Équipe, 47Espace

insécable, 111virtuel, 301

Étiquette, 32, 36, 96, 143Événement, 271

FFacture, 37Fenêtre d’aide, 366Fermer la session, 297, 369Filemaker, 219Filigrane, 123-124Filtre, 209, 292

automatique, 210Format, 74, 76, 108, 158, 166,

222, 232Fusion, 137

GGarageband, 315GIF, 318, 329Google, 373Grammaire et orthographe, 93,

134, 331Grille, 213

HHameçonnage, 275

Haut-parleur, 247HTML, 227

IICal, 30, 266ILife, 315Illustration, 120Image, 123, 222, 236, 241, 289IMAP, 259IMovie, 315Impression, 54-55, 160, 222Indentation, 144Indésirable, 269Index, tables des matières etautres tables, 54Insérer, 164, 270Interligne, 78Internet, 306IPhoto, 125, 315ISight, 301IWork, 26, 47, 65, 162

JJoindre une pièce, 258Justifier un paragraphe, 334, 352

KKeynote, 15, 315

LLangue, 135Légende, 120Lettre, 96Lettrine, 102Liaison, 73, 167

Index Chapitre 16

379LE GUIDE COMPLET

Page 380: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

Lien, 278Lien hypertexte, 121, 130,

238, 249Ligne, 90, 217Liste, 73Login, 260Logo, 252Lynda, 371

MMacro, 150, 208Mail, 30Marge, 99, 106, 146Mémo, 37Minutage, 245Mise

en forme, 86, 97, 232en page, 63, 160, 228en route, 57

Mot de passe, 260Motif et texture, 87Mot-clé, 50, 227Moyenne, 182, 194Multimédia, 256My Day, 45, 47, 58, 258, 269,

282, 286, 307-308, 28

NNavigateur, 224

Internet, 61, 160Navigation, 69, 116Notification, 296Nuance de gris, 231

OObjet, 73, 103, 128, 146,

167, 241Opacité, 123

Opérateur, 185Ordre du jour, 37Orthographe, 244Outil antispam, 267

PParagraphe, 239Partage

d’informations, 55de fichiers, 297des données, 54

Paypal, 275PDF, 63-64, 161, 319, 321,

324, 327Périodicité, 287, 291Personnalisation

des barres d’outils, 92du clavier, 153, 209

Phising, 275Photoshop, 238PICT, 319Pièce jointe, 275Plan, 67Planification, 45Planning, 38Plein écran, 95, 176PNG, 319, 328PNTG, 319Podmailing, 303Police, 102, 116, 239POP, 259Portion de piste, 237Pourriel, 267Préférence, 79, 225, 275Priorité, 270PSD, 319Publication, 41, 67Publipostage, 88, 111, 138Puce et numéro, 79, 102, 239

380 LE GUIDE COMPLET

IndexChapitre 16

Page 381: Le Guide Complet - Office Mac 2008 - MicroApp

QQTIF, 319Quadrillage, 156

RRaccourci clavier, 52, 246, 329,

347, 368Recherche d’un message, 276Recolorier, 89Relative, 186Renvoi, 120Réorganisation, 246Réorganiser, 154Révision, 112Rognage, 89Rogner, 124Rotation libre, 89

SSaut

de colonne, 104-105de page, 104de section, 106de paragraphe, 115

Service de synchronisation, 300Son, 222, 270, 289Source de données, 138Space, 296, 301Statistique, 135, 208, 220, 229Style, 199Suivi des modifications, 87,

112, 232Symbole, 81, 111Synonyme, 134, 332Syntaxe, 195Synthèse, 204

TTable des matières, 115Table et index, 121Tableau, 236Tableur, 25, 157Tabulation, 102Tâche, 269, 271Taille, 226TIFF, 319, 329Tiret Cadratin, 111Traduction, 82Traitement de texte, 22, 157Trame de fond, 92Transition, 251Transparence, 241

VValidation, 157, 213Virus, 274-275Vue d’ensemble, 44

WWebcam, 296Webmail, 259Widget, 45, 84

YYahoo, 259

ZZone d’impression, 161Zoom, 70, 95, 158, 176, 224

Index Chapitre 16

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Notes

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