LE PROCESSUS DE TRAITEMENT DE L'INFORMATION COMPTABLE

RELATIVE AUX ACHATS DE SERVICES.

I. GENERALITES

Les mots étant polysémiques, il importe de s'arrêter sur la signification que l'on veut tout d'abord les donner (1), puis nous nous attarderons sur les objectifs et les critères de qualité d'une information.

A. Définitions des termes :

1. Notion de processus.

Etymologiquement « processus » vient du mot latin « pro » qui signifie « pour », « dans le sens de » et du mot « cedere » qui veut dire « aller vers l'avant », « avancer ».

D'après le dictionnaire Larousse le processus est une « Suite continue d'opérations, d'actions constituant la manière de faire, de fabriquer quelque chose ».

Le mot processus peut alors être vu comme un ensemble d'actions conduisant à un but défini ; c'est une suite d'opérations normalisées effectuées par le personnel pour arriver au résultat attendu. D'après la norme ISO 9001 relativement à la gestion de la qualité, le processus est un système organisé d'activités qui utilise des ressources (personnel, équipement, matériels et machines, matière premières et informations) pour transformer des éléments entrants en éléments de sortie dont le résultat est un produit. Ce processus peut être celui de traitement de l'information.

2. Notion de traitement de l'information comptable.

Pour mieux appréhender la notion de « traitement de l'information comptable », il faudrait tout d'abord définir les termes suivants : « traitement » et « information comptable »

Selon le dictionnaire Larousse, le traitement est l' « ensemble des opérations que l'on fait subir à des matières premières, à des substances ou à des matériaux pour les transformer ».

Tandis que l'information est une donnée qui augmente notre connaissance. De manière générale elle est un : «élément de connaissance susceptible d'être représenté à l'aide de conventions pour être conservé, traité ou communiqué »5.

Pour ce qui est de l'information comptable particulièrement, elle est appréhendée comme la transcription comptable des faits économiques ; lesquels sont définis

comme «tout phénomène juridique, économique, ou simplement matériel modifiant ou susceptible de modifier, dans leur nature ou dans leur valeur, les éléments du patrimoine de l'entreprise »6.

L'information comptable est en générale mesurable, c'est-à-dire qu'elle prend la forme de chiffre. Elle peut être perçue de deux manières :

- la donnée : ici il s'agit de la matière première ; en elle seule elle n'a aucun sens et n'en prend un qu'après traitement ;

- l'information : elle a un sens et permet de prendre des décisions. Elle renseigne son destinataire sur une situation donnée.

On pourrait voir le traitement de l'information comme l'ensemble des opérations que l'on fait subir à une donnée (information brute) pour la transformer en information (produit fini) ayant un sens et susceptible de servir les utilisateurs.

Toutefois, toute information issue d'un tel processus de traitement n'est pas toujours utile aux yeux de ceux à qui elle est destinée. D'où l'importance d'apprécier les critères de qualité de l'information.

B. Critères de qualité et objectifs de l'information comptable

1. Critères de qualités de l'information.

Pour qu'une information soit utile, il faut qu'elle remplisse de nombreux critères. Ce sont en l'occurrence les critères de :

5 Arrêté conjoint du ministre de l'Industrie et du ministre de l'Education Nationale français du 22 décembre 1981 sur le vocabulaire informatique. J.O. du 17 janvier 1982. NC, P. 625.

6 Gore, Dupouy, op. cit., p. 291.

- Pertinence : l'information est pertinente si elle permet à l'utilisateur d'évaluer les événements passés, présents ou futurs ;de confirmer ou de rajuster les évaluations effectuées préalablement ;

- Fiabilité. : l'information est fiable lorsque les utilisateurs ont la certitude qu'elle représente fidèlement la réalité et n'est entachée d'aucune erreur significative. L'information sera d'autant plus fiable qu'elle est objective, vérifiable et sans biais;

- Rapidité de la présentation. : l'information est opportune lorsque les décideurs y ont accès au moment où elle est encore susceptible d'influencer les décisions;

- Compréhensibilité : l''information doit être suffisamment détaillée et comporter assez d'explications techniques pour que les utilisateurs la comprennent bien. Elle doit être énoncée clairement et sans ambiguïté. Il ne faudra pas par souci de simplification en exclure les renseignements essentiels ou susceptibles de réduire la compréhension que peut avoir les utilisateurs;

- Comparabilité : l'information fournie est d'autant plus utile qu'elle permet de comparer les résultats de périodes différentes et d'entités différentes.

- Exhaustivité : l'information fournie doit prendre en compte toutes les opérations réalisées par l'organisation.

Disposer d'une information comptable fiable est primordiale pour une entité à la vue des objectifs que l'on peut assigner à cette information.

2. Objectifs de l'information comptable :

- Information comme outil de prise de décision : une bonne information doit permettre de fournir aux décideurs des éléments objectifs sur les choix décisionnels qu'ils ont à prendre sans risque de se tromper ;

- Information comptable comme outil de communication des résultats aux actionnaires et des parties prenantes à l'affaire : le rôle premier de l'information comptable étant de présenter les résultats, il est naturel que ces résultats soient présentés aux différentes partenaires en relation d'affaires ;

- Information comptable outil de communication avec l'ÉTAT : l'importance de l'information comptable est due à la communication aux démembrements

II. ENVIRONNEMENT COMPTABLE, FLUX INFORMATIONNELS ET PRINCIPES D'ORGANISATION.

Pour s'assurer du degré de fiabilité des informations fournies par une entité, il est judicieux avant tout de déterminer les échanges qu'elle a avec les composantes de son environnement. Puis par la suite, il faudra déterminer les préalables en termes d'organisation pour assurer le meilleur traitement des données.

A. Environnement comptable et flux informationnels :

1. Environnement comptable

L'environnement comptable est constitué de l'ensemble des personnes qui échangent avec le département en charge des questions comptable et financières des documents comptables. Ces personnes peuvent être membres de l'organisation à laquelle est rattachée ledit département ou non. En dépit du caractère interne ou externe de ces personnes à l'organisation, l'on distingue au niveau de la comptabilité des flux entrants et des flux sortants.

2. Flux informationnels comptables.

« Les flux entrants sont les documents comptables qui proviennent des différentes directions de l'organisation et qui matérialisent leurs activités. Ces documents sont

transmis au service comptable pour comptabilisation. »7 Ils constituent la matière première du travail comptable.

On peut distinguer quelques uns comme les documents en provenance de :

- La DRH, comme les bulletins de calcul de la paie, les supports de conventions de prêts et autres documents matérialisant les opérations spécifiques effectuées avec le personnel et ayant des incidences financières ;

- La caisse, comme les arrêtés journaliers de caisse, les brouillards de saisie, les fiches de contrôle et d'inventaire de caisse ;

- La DAF, comme les ordres de dépenses approuvées et ordre de recettes, les doubles de chèque de règlement émis, les copies des chèques reçus ;

- La direction des ventes, comme les factures de vente, les bons de commandes reçus des clients, les bordereaux de livraison signés des clients ;

- La Direction générale, comme les documents émis par la direction et devant être traduits en terme de comptes (projet d'affectation des résultats) ;

- La direction technique, comme les factures d'achat, les rapports d'inventaire ;

- Direction de la production, comme les fiches de suivi de stock de produits finis, les fiches de coût de production des produits manufacturés.

Quant aux flux sortants, il s'agit des documents émis par le département comptable et financier pour l'information des tiers. Il peut s'agir:

- Des états financiers de synthèse (bilan, compte de résultat, TAFIRE, état annexé) et des grands livres de comptes

- Des reporting financiers, du DIPE ;

- Des relevés de comptes de tiers extrait du Grand Livre ;

B. Principes d'organisation et étapes clés du processus de traitement de l'information comptable :

1. Principes d'organisation

Si le traitement comptable des opérations n'exige pas une structuration particulière du service comptable et financier, il paraît assez évident que par mesure de

7 Confère, cours d'organisation des services comptables et financiers, LICOFI-UCAC, 2007-2008

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précaution, certaines dispositions soient prises pour anticiper sur certaines erreurs ou fraudes susceptibles de se produire dans le temps. Or, dans un environnement comptable et financier non organisé, il est difficile, voire même impossible d'apprécier la réalité de l'information comptable. D'où la nécessité d'édicter un certain nombre de règles qui, non pas qu'ils garantissent la régularité et la conformité des traitements comptables, mais offre de sécurités permettant d'avoir un commencement de confiance sur les états financiers qui seront édités. On peut aborder entre autre la séparation des pouvoirs, l'existence d'un manuel de procédures, l'auto-contrôle des fonctions, lequel peut être fait aux travers les agents qui interviennent durant les étapes clés du processus de traitement de l'information comptable relative aux achats.

2. Etapes clés du processus de traitement de l'information comptable.

Le service comptable et financier, dans l'exécution de sa mission, est semblable à une entreprise industrielle. Il intègre des matières premières dans sa machine de production pour produire de l'information comptable qui sera diffusée aux tiers et mis en stockage dans le respect de la durée légale de conservation des documents comptables et financier.

Il existe trois grandes étapes dans le processus de traitement de l'information comptable : collecte des données, traitement proprement dit, et diffusion de l'information comptable.

Ce processus est propre à chaque organisation dépendamment de sa taille, du volume de ses activités, de ses objectifs et des choix stratégiques de la direction. L'on peut néanmoins le structurer de la manière suivante8 :

- Collecte des données et pièces comptables : elle doit être exhaustive afin de respecter le principe de l'exhaustivité de l'information comptable. Tri ou classement des données et documents précédemment collectés par type de journal comptable : il s'agira ici d'identifier pour chaque pièce comptable les journaux auxiliaires qui seront utilisés;

8 Confère, cours d'organisation des services comptables et financiers, LICOFI-UCAC, 2007-2008

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- Contrôle des pièces comptables : ce tout premier contrôle permet de vérifier : la qualité des pièces justificatives fournies, la conformité de ses pièces par rapport à la procédure mise en place (bons de commande, signatures des personnes dûment autorisées) ; permet d'effectuer le contrôle arithmétique et le rapprochement par rapport aux sommes décaissées ;

- Codification des pièces comptables : il s'agira d'attribuer un code à chaque pièce comptable. Par exemple pour une pièce justificative d'un achat fait le 11 juin 2007, la codification peut être : ACH/06/07/000056.

- Imputation manuelle desdites pièces : il s'agit d'identifier les comptes à débiter et à créditer avec leurs montants respectifs ;

Les opérations ci-dessus sont en générale effectuées par le comptable ou l'assistant comptable.

- Contrôle des imputations : ce contrôle permet de valider les imputations précédemment faites. Il est exercé par le chef comptable. Au cas où il y'aurait des ajustements à faire, ceux-ci doivent être fait et les nouvelles imputations soumises une fois de plus pour validation. Cette opération sera réitérée aussi longtemps que le chef comptable n'aura pas validé l'imputation manuelle de ses pièces ;

- Saisie informatique des pièces comptables imputées : l'imputation comptable effectuée, le comptable ou l'assistant comptable devra par la suite procéder à leur saisie dans le logiciel de comptabilité (ERP) mis en place au sein de l'organisation ;

- Edition du brouillard informatique à présenter au chef comptable pour validation : le comptable ou l'assistant comptable procède à l'édition du brouillard de saisie informatique qu'il soumet au chef comptable pour validation ;

- Contrôle des saisies : le chef comptable, à partir du brouillard informatique, procède à la vérification des saisies comptables ci-dessus faites. Eventuellement, s'il y a des corrections à opérer, elles seront faites et l'on ne passera à l'étape suivante qu'après validation de ces corrections ;

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- Edition balance, journaux et grand livre provisoires : Périodiquement (mensuellement, trimestriellement), le chef comptable édite les balance, journaux et grands livres provisoires aux fins d'effectuer un contrôle de cohérence ;

- Contrôle de cohérences : ledit contrôle est effectué pour vérifier la cohérence entre tous ces états imprimés ;

- Analyse et justification des soldes des comptes + travaux d'inventaire : annuellement, notamment en fin d'année il est opéré des travaux d'inventaire pour clôturer les comptes de l'organisation. Ces travaux tiennent compte des principes de la comptabilité dont la prudence, la séparation des exercices. L'analyse des comptes fait partie de ces travaux. Il s'agit d'opérer une analyse compte par compte et surtout des comptes d'attentes et de transferts pour se rassurer que leurs soldes sont exacts et ne tiennent compte que des opérations qui devraient s'y rattacher.

- Saisie des ajustements et des écritures de fin d'exercice ;

- Clôture des comptes : c'est l'opération par laquelle les comptes de l'organisation sont bloqués ; aucunes modifications, ni suppression ne pouvant à partir de ce moment intervenir.

- Edition balance, grand livre et journaux définitifs ;

- Confection des états financiers ;

- Diffusion des résultats.