Département Informatique IUT - Université Bordeaux 1

Le rapport de stage et la soutenance

1. Le rapport de stage : objectifs et préparation

1.1. Rapport de stage et Délivrance du diplôme de L icence professionnelle SIL

L’unité d’enseignement 4 de la licence professionnelle SIL est entièrement consacrée au stage en entreprise et son évaluation, affectée d'un coefficient 22 (sur un total de 60), est prise en compte pour la délivrance du diplôme à un double titre : vous devez obtenir 10/20 de moyenne générale et 10/20 de moyenne aux UE 3 et 4. Le stage constitue donc une part importante de la formation. Il aboutit à la rédaction d'un rapport et à la présentation de sa soutenance devant un jury. Ce jury est composé de trois à six membres : les responsables de stage en entreprise, deux enseignants du département informatique (un spécialiste d'informatique, un non spécialiste). Les notes et les appréciations établies par le jury portent sur le rapport, la soutenance et le travail réalisé au cours du stage. A travers le rapport et sa soutenance, le jury évalue :

••••la capacité à comprendre un nouvel environnement, ••••la compétence à analyser des problèmes professionnels et pratiques, •l'aptitude à faire la synthèse des connaissances acquises au département et pendant le stage.

1.2. Nombre d'exemplaires - Remise du rapport

Une semaine avant la date de soutenance, vous devez remettre deux exemplaires du rapport au secrétariat du département informatique (un par enseignant membre du jury), ainsi qu'une version électronique (pedago.info.iut.u-bordeaux1.fr>Les stages>Les rapports de stage).

Vous aurez remis un exemplaire au responsable de stage de l'entreprise, qui aura donné son accord avant la diffusion du document.

Conservez au moins un exemplaire.

1.3. Objectifs du rapport de stage

Le rapport est la démonstration écrite du travail accompli pendant le stage par l'étudiant et de ses compétences. Il est donc important qu'il communique au jury des informations à la fois précises et synthétiques. Il doit :

•définir le travail donné par l'entreprise, le(s) problème(s) posé(s), si nécessaire justifier les choix effectués dans la sélection des travaux présentés ; •situer le problème dans son contexte : l'entreprise, les techniques et méthodes employées ; •présenter la démarche suivie pour résoudre le(s) problème(s), en insistant sur les aspects organisationnels (management de projet, démarche qualité…) ; •dresser un bilan (résultats, solutions).

Ces objectifs ne peuvent être atteints que si le rapport a des qualités formelles de présentation et de rédaction et une composition efficace.

1.4. Préparation du rapport : savoir gérer son temp s

La présentation et la rédaction du rapport, en plus de la collecte des informations nécessaires, exigent une bonne gestion du temps :

•dès le début du stage, rassemblez les documents et les informations, en particulier en vous adressant aux personnes compétentes ; •commencez très tôt (après deux ou trois semaines de stage) à rédiger la partie consacrée à la présentation du contexte ; •travaillez régulièrement à rédiger votre rapport ; quel que soit votre rythme, le dernier mois, voire la dernière semaine de stage ne seront absolument pas suffisants; •soumettez les parties rédigées au responsable de stage ; •prévoyez au moins une semaine pour relire, et surtout faire relire le rapport , et le corriger.

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2. Présentation et rédaction du rapport de stage La présentation du rapport doit permettre une lecture facile et efficace : il est important que les informations essentielles et la structure apparaissent dans la mise en page, le choix des titres et des sous-titres, la disposition des paragraphes, le choix des caractères.

2.1. Pagination

Elle est indiquée dans le sommaire et dans tout le rapport, y compris les figures et les annexes. Les pages qui mentionnent seulement un titre de partie comptent dans la pagination mais ne sont pas numérotées.

2.2. Disposition de la page

•Le texte est imprimé recto verso. •Les marges ne doivent pas être trop étroites, et rester identiques dans tout le rapport. A titre indicatif : 3 cm pour les marges supérieure et inférieure, 4 à 5 cm pour la marge de gauche, 2 cm pour celle de droite. •Choisissez un interligne et une taille de caractères raisonnables (corps 10 ou 12), qui correspondent aux règles usuelles de mise en page.

2.3. Divisions du rapport

Le rapport se divise en parties, sous-parties, etc. Plusieurs systèmes sont possibles : numérotation des divisions (voir remarques plus loin sur le sommaire), décalage des titres, différences dans le soulignement, utilisation d'espaces de séparation différents...

A chacun de juger du nombre et de la nature des divisions qui conviennent. Deux défauts sont à éviter : multiplier les divisions et les procédés pour les signaler (texte trop fragmenté) ou en mettre trop peu (longs passages compacts, sans repère pour la lecture).

Vous devez garder le même système de présentation dans l'ensemble du rapport, et surtout adapter la graphie des titres, les espaces de séparation à l'importance hiérarchique de chaque division.

2.4. Paragraphes

Un paragraphe peut être indiqué par un alinéa et/ou par un espace qui le sépare du paragraphe précédent. Il faut indiquer tous les paragraphes de la même façon.

Au moment de la justification, vérifiez l'espacement entre les mots, les paragraphes.

2.5. Disposition d'une énumération

L'énumération est généralement introduite par un deux-points.

Tous les alinéas d'une même énumération doivent commencer de la même manière (par un tiret ou par un autre signe).

Chaque alinéa commence en général par une minuscule et se termine par un point-virgule (ou une virgule), sauf le dernier qui se termine par un point. L'emploi de la majuscule en début d'alinéa est possible quand les termes de l'énumération sont des phrases ou ensembles de phrases ; dans ce cas, chaque alinéa se termine par un point (la phrase qui introduit l'énumération peut elle-même se terminer par un point).

N'abusez pas des énumérations : le rapport doit être rédigé.

2.6. Mise en valeur d'un mot

Pour mettre en valeur un ou plusieurs mots, plusieurs procédés sont possibles : composer le mot en gras ou en italiques ou le souligner. Ne pas abuser de ces procédés.

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2.7. Quelques règles à respecter

•Ponctuation : attention en particulier à ne pas isoler de signe en début de ligne. Pas de point final dans les titres en général. •Accentuation (critère important de lisibilité). •Apostrophe : signale l'effacement d'une voyelle, ne doit pas être isolée en fin de ligne. •Abréviations :

M. Monsieur au pluriel : MM. Mme Madame au pluriel : Mmes Mlle Mademoiselle au pluriel : Mlles

etc. (et non : etc ...)

2.8. Correction de l'expression

Attention en particulier à la correction des remerciements, de l'introduction et de la conclusion : vérifiez très soigneusement l'orthographe des noms propres.

3. Composition du rapport Dans l'ordre :

La couverture La page de titre (1ère page interne du rapport) Le résumé Les remerciements Le sommaire

L'introduction : chacune de ces parties commence Les parties principales : par une page qui indique leur titre La conclusion : (par exemple, page de couleur) Les annexes :

Éventuellement : lexique ou glossaire, bibliographie Obligatoirement : page de renseignements (pour l'archivage au département)

3.1. Proportions et longueur

Environ 1/4 du rapport doit être réservé à la présentation du contexte du stage, 3/4 au travail personnel. Ces proportions varient selon l’environnement du stage, mais l’essentiel du rapport doit exposer le travail réalisé.

La longueur du rapport (sans les annexes) est au minimum d'une trentaine de pages (soit 15 feuilles recto verso), au maximum d'une cinquantaine.

3.2. La couverture et la page de titre

Elles indiquent les mêmes informations :

•l'établissement (Département Informatique, IUT, Université Bordeaux 1), •la raison sociale et l'adresse de l'entreprise, •le titre du rapport, suivi du prénom et du nom en majuscules de l'étudiant, •l'année universitaire, •les noms et les fonctions des responsables de stage (maître de stage dans l'entreprise et enseignant responsable au département).

Le titre doit être explicite et contenir des mots-clés. Le résumé du rapport, qui sera répété à la fin sur la page de renseignements, peut figurer sur la page de titre ou sur la page suivante. Il est accompagné de son équivalent en anglais, l'abstract. Ce résumé est rédigé de manière très concise (trois ou quatre phrases, environ six lignes). Il doit indiquer le travail ou le projet confié à l'étudiant, les objectifs de ce projet, les besoins de l'entreprise auxquels il répond, la méthode suivie et les outils utilisés, enfin les résultats obtenus. Le résumé doit être objectif, donc rédigé, si possible, sans marque de personne. Si des sigles sont utilisés, ils doivent être explicités.

Vous vous inspirerez de l'exemple qui suit, non pour le mot à mot, mais pour la façon de présenter les

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informations essentielles sur les besoins de l'entreprise (suivi de ses activités), le sujet du stage (analyse et programmation), les outils (SGBD ACCESS), les résultats (dossier de spécifications fonctionnelles, programmes).

La société de services X. a décidé d'installer un suivi informatisé de ses activités. Le stage avait pour but de mettre en œuvre ce projet avec le SGBD ACCESS. Le rapport présente l'analyse des besoins, avec rédaction d'un cahier des charges et d'un dossier de spécifications fonctionnelles, et le travail de programmation.

3.3. Les remerciements

Ils s'adressent au responsable en entreprise, et de façon générale, aux personnes qui ont suivi le stagiaire, et aussi aux professeurs du département (le stage fait partie de la formation). N'abrégez pas Monsieur, Madame, etc., et indiquez les fonctions des personnes.

3.4. Le sommaire

Il met en évidence le plan du rapport en une ou deux pages. C'est un élément capital, à la base de la stratégie d'information du lecteur. Il regroupe tous les titres, accompagnés de leurs numéros de pages. L'introduction et la conclusion du rapport figurent dans le sommaire, mais ne portent pas de numéro de partie. Le libellé des titres doit être exactement le même que dans le rapport.

Système décimal 1. 1.1. 1.1.1. 1.1.2 1.2 etc. Limitez la hiérarchie à 3 niveaux (ou 4) Le système décimal correspond aux normes pour les thèses, les articles de périodiques et les rapports scientifiques et techniques.

3.5. L'introduction

C'est le premier contact détaillé avec le rapport : l'introduction doit avoir une longueur d'une ou deux pages et une rédaction soignée.

•Elle indique le contexte, les caractéristiques du stage. •Elle énonce clairement le sujet du stage : le travail confié à l'étudiant et sa finalité. •Elle annonce le plan.

Parlez de votre stage, pas du stage en général. Évitez donc les formules : "dans le cadre de l'obtention de la licence professionnelle..." ou "la formation en IUT comporte un stage obligatoire..." et les variantes qui opposent de manière simpliste mise en pratique des connaissances et formation théorique. Reliez l'objectif du stage à ceux de l'entreprise. Annoncez votre plan de manière précise, pas en quelques lignes sans contenu, comme dans le contre-exemple qui suit : "la première partie est consacrée à la présentation de l'entreprise ; la seconde partie présente l'étude du problème et le travail réalisé ; la conclusion dressera le bilan du stage".

Indiquez la signification des abréviations, des sigles et ne mêlez pas les pronoms "je" et "nous". Pour parler de votre stage et du travail que vous avez réalisé personnellement, préférez l'emploi de "je". L'emploi de "nous" se justifie surtout dans le cas d'un travail en équipe. Cependant, n'abusez pas du "je" dans le rapport, rédigez le plus souvent de manière impersonnelle. Pour la même raison, l'introduction ne s'adresse pas directement aux lecteurs sous la forme "vous".

L'exemple suivant d'introduction n'est pas un modèle à reproduire tel quel dans votre rapport. Il illustre seulement la démarche de l'introduction : à partir du contexte du stage, poser le sujet en le reliant clairement aux besoins de l'entreprise et présenter le plan.

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La société X. se situe dans les dix premières sociétés françaises de services informatique et ingénierie ; elle met à disposition son savoir-faire et ses produits à travers treize implantations régionales. Mon stage de licence professionnelle SIL spécialité ACPI s'est déroulé du … au … juin dans l'établissement de Bordeaux, sous la responsabilité de Monsieur X., directeur.

Cet établissement reçoit un grand nombre de candidatures, mais ne dispose pas d'un système fiable de gestion des curriculum vitae. L'objectif du stage a donc été de réaliser l'analyse pour permettre un suivi des CV avec le système de gestion de bases de données ORACLE.

La première partie du rapport décrit l'évolution de la société X., sa structure, ses activités ainsi que l'organisation de l'établissement de Bordeaux. La deuxième partie regroupe l'analyse du projet, menée selon la méthode Merise, et le dossier de spécifications fonctionnelles.

3.6. Première partie : l'entreprise et le service i nformatique

Les titres sont à préciser selon le contexte du stage.

Exemple :

1. X, une vision nouvelle du service informatique

1.1. Le groupe X : 20 ans d'expérience et de compétences 1.2. Une organisation internationale

etc.

La présentation de l'entreprise apporte des informations sur ses caractéristiques générales, statut, organisation, historique, chiffre d'affaires, etc., sur ses produits et marchés, son personnel, ses stratégies. Est-ce qu'il faut préciser : analyse des fonctions internes, stratégie de l'entreprise ? Mais il ne s'agit pas de reproduire tous les documents qui existent sur l'entreprise : sélectionnez les informations et présentez une synthèse. En particulier, mettez en valeur les informations les plus actuelles, surtout si ce n'est pas la première fois que l'entreprise accueille un étudiant du département ; envisagez des prévisions, des éléments de prospective. Ne répétez pas les rapports de vos prédécesseurs : votre présentation doit être personnelle.

La présentation du service informatique définit son rôle, son évolution, décrit le personnel, précise les matériels, les langages, les méthodes employés. Décrivez en particulier ce qui concerne votre environnement de travail et faites le lien avec ce que vous connaissez. Assurez-vous que vous maîtrisez ces informations sur lesquelles le jury peut vous interroger pendant la soutenance.

Si vous réalisez votre stage dans une SSII, la description du contexte peut vous amener à présenter le client du projet sur lequel vous avez travaillé.

Des illustrations peuvent être insérées dans cette première partie, comme dans le reste du rapport : organigrammes, schémas, tableaux, etc. Le texte doit faire référence à ces illustrations qui ont une légende et un numéro. Éventuellement, une liste des figures peut compléter le sommaire.

Rédigez un paragraphe de conclusion partielle (sans titre) avant de traiter ce qui concerne votre travail personnel.

3.7. Deuxième partie : travail personnel, étude du problème

Cette étude occupe une ou plusieurs parties selon le travail confié à l'étudiant : à chacun de déterminer leur organisation et leurs titres. Attention : vous présentez une synthèse du travail effectué, et non pas un compte-rendu chronologique de vos activités pendant le stage.

Dans cette partie, apportez le plus de précisions possibles sur le management du projet : planification et suivi, outils supportant le processus, démarche qualité mise en œuvre.

Exemple :

2. La gestion des CV à l'agence X

2. 1. La méthode MERISE 2. 2. L'étude préalable 2. 3. Le dossier de spécifications fonctionnelles

•Vous situez dans un premier temps votre travail dans une chaîne ; vous posez le(s) problème(s) en précisant les objectifs.

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•Dans l'étude du problème, vous indiquez la démarche que vous avez choisie : analyse du problème, solutions possibles, justification de la solution retenue, planification et suivi du projet. •Vous apportez une description technique de la solution proposée, vous dégagez les résultats en mettant en évidence votre travail, ce qui reste à faire, les écarts entre la planification initiale et le travail réalisé.

Des extraits de programmes, plan de tests, jeux d'essais, tout ou partie de la documentation… figurent en général dans les annexes.

3.8. La conclusion

En une ou deux pages, elle présente le bilan du stage et ses perspectives. Comme l'introduction, elle doit éviter les généralités et la répétition des rapports précédents.

Le bilan porte sur la réalisation du projet : les objectifs ont-ils été atteints ? Vous indiquez éventuellement les limites de votre travail, les modifications à apporter, les perspectives, les prolongements à envisager. Le bilan porte aussi sur les connaissances acquises, sur l'utilisation du matériel, sur la pratique d'un langage, d'une technique ; d'autres aspects de la vie professionnelle peuvent être abordés, comme le travail en équipe, le dialogue avec l'utilisateur, etc. L'exemple qui suit illustre les différentes étapes d'une conclusion.

Pendant ce stage, j'ai réalisé deux projets : le projet de commandes de produits et de l'outillage est en phase de recette et devrait être prochainement mis en production ; le projet d'évaluation qualitative des agents de la société X est encore en phase de développement et devra être impérativement mis en production pour la fin du mois de juin.

Pour ces travaux, j'ai dû m'initier à un environnement client/serveur et me familiariser avec les différentes phases d'un projet informatique, de l'analyse à la mise en production en passant par le développement et la recette. J'ai aussi eu l'occasion de mesurer l'importance de la notion de maintenance d'un produit. En effet, tout programme doit être conçu et développé de telle manière qu'il soit possible pour une autre personne de le reprendre pour corriger d'éventuelles erreurs, d'apporter une modification ou d'ajouter une fonctionnalité. Cela passe par la mise en place de structures standardisées, de commentaires et une taille raisonnable des programmes.

Enfin, mon stage m'a permis de m'insérer dans une équipe et d'apprendre l'importance du dialogue entre le chef de projet et le programmeur ; c'est grâce à ce dialogue que les ambiguïtés émanant de l'analyse d'un projet peuvent être levées soit par une simple explication, soit par une concertation avec l'utilisateur final.

Vous présenterez des remarques personnelles, liées au contexte particulier de votre stage ; ainsi, une conclusion s'achève sur :

L'importance d'interroger les personnes pour réunir tous les renseignements nécessaires à la mise en place d'une application ; des réunions avec les futurs utilisateurs de l'application sont essentielles car elles permettent d'obtenir l'accord de tous ou, dans le cas contraire, d'apporter à temps des modifications.

Une autre conclusion constate que le stage a été l'occasion de :

Mesurer les responsabilités et les difficultés auxquelles doit faire face le personnel d'exploitation ; la maintenance d'un environnement informatique important l'oblige à être constamment disponible et à posséder les capacités nécessaires à une analyse rapide des problèmes et de leurs solutions.

3.9. Les annexes

Ce sont les documents divers : fiches techniques, extraits de programmes, etc., auxquels le rapport se réfère. Les manuels d’utilisation, de maintenance peuvent y figurer. Les annexes sont titrées et numérotées : ANNEXE I, II, etc.

3.10. Lexique, bibliographie (références)

Si vous le jugez nécessaire, placez dans un lexique ou un glossaire les termes techniques et abréviations utilisés et présentez une bibliographie (références d'ouvrages et de sites consultés pour votre travail).

3.11. Page de renseignements

Elle sert à archiver les rapports de stage au département Informatique et reprend les mêmes éléments que la page

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de titre :

•le prénom et le nom de l'étudiant, •l'année universitaire, •le lieu de stage, •le résumé du rapport tel qu'il figure sur la page de titre.

N.B. Pendant le stage, n'oubliez pas que vous avez des responsabilités :

••••à l'égard de l'entreprise qui vous accueille, ••••à l'égard du Département Informatique que vous représentez.

4. Soutenance du rapport Durée : 15 minutes, impérativement. Vérifiez la durée de votre soutenance en vous entraînant à l'avance et utilisez tout le temps de parole qui vous est accordé.

Déroulement : Le président du jury vous donne la parole ; vous présentez votre exposé au jury, puis vous répondez à ses questions.

4.1. Présentation

Quelques rappels sur les techniques d'exposé :

•Restez debout : cette position permet de se détacher des notes, de balayer l'auditoire du regard, d'utiliser le tableau, le rétroprojecteur ou le vidéoprojecteur.. •Usage éventuel et ponctuel du tableau : écrivez assez gros et lisiblement. Attention : cela prend du temps et vous risquez de rompre le rythme de l'exposé par un long silence ou par un commentaire peu audible, projeté vers le tableau. •Usage de la vidéoprojection : veillez à la lisibilité de ce que vous montrez, au dynamisme de votre présentation et n'oubliez pas que votre but est d'expliquer le travail que vous avez réalisé. •Pas de démonstration sur matériel : même si vous montrez des exemples de votre travail, il ne s'agit pas de faire une démonstration.

4.2. Organisation et thèmes

La soutenance n'est pas la récitation du rapport, même si elle présente l'entreprise, le service informatique, le travail effectué. Faites la synthèse, équilibrez les parties et le temps que vous y consacrez en fonction de leur intérêt : sélectionnez ce qui est intéressant dans votre travail, valorisez surtout le pourquoi. Présentez votre travail avec suffisamment de recul, sans détails ni jargon technique excessifs.

N.B. La soutenance n'est pas faite pour justifier après coup des omissions dans le rapport ("Je n'en ai pas parlé dans le rapport pour en parler pendant la soutenance").

Pour mieux apprécier la différence entre le rapport et la soutenance, voici une comparaison à partir d'un exemple de stage dans une petite société de services ; dans le rapport, la société est décrite à travers quatre parties sur :

•ses compétences, •ses moyens, •ses clients, •ses partenaires.

Pour la soutenance, quatre points clés étaient retenus sur une seule diapositive :

•la date de création, •le fait que la société se consacre exclusivement aux professionnels, •son équipe, •ses activités axées autour du développement web.

Le projet confié à l'étudiant apparaissait dans le rapport sous les titres : suivi des activités de l'entreprise, étude des besoins, description fonctionnelle, mise en œuvre. La soutenance suivait une autre démarche : à chaque

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besoin, chaque problème, par exemple, suivre les démarches de prospection, correspondait une diapositive avec la solution apportée par le logiciel réalisé.

4.3. Questions

Le jury peut vous interroger sur :

•l'entreprise, ses réseaux de circulation de l'information, ses relations avec l'extérieur, sa clientèle, ses problèmes généraux, son originalité, etc., •le service informatique, le problème posé, vos difficultés, la mise en œuvre de vos connaissances pendant le stage, etc. •tout éclaircissement utile sur le rapport et l'exposé.

Vous devrez donc montrer que vous vous êtes intéressé à l'environnement de votre stage, et pas seulement aux aspects techniques, que vous maîtrisez le vocabulaire que vous utilisez (beaucoup de questions du jury portent sur des définitions), que vous êtes capable d'évaluer les outils utilisés ou de les comparer avec ceux vus pendant votre formation au département.