Le suivi-évaluation de la programmation 2015-2018

Enseignements issus de la méta-évaluationDes changements enregistrés… mais rarement caractérisés et mesurés• des changements et une contribution des projets aux effets

constatés.

• mais des difficultés récurrentes à caractériser et mesurer les résultats

En cause: l’évaluabilité des projets et les modalités de suivi-évaluation

Préconisations :• caractériser les situations que l’OIF souhaite changer,

• suivre ses actions de manière standardisée et,

• se doter de pratiques de reddition et d’évaluation qui répondent aux besoins de gestion et de communication de l’Organisation.

Principes directeurs d’un système de suivi-évaluation• Portage et contrôle de la réalisation effective du suivi• Responsabilisation des programmes et des directions • Distinction entre un suivi opérationnel (réalisation des

activités) sur une base annuelle et un suivi de la performance (atteinte des résultats)

• Mobilisation des moyens adéquats pour conduire le suivi • Standardisation et harmonisation des pratiques• Adaptabilité du système pour répondre aux besoins des

directions de programme

Suivi opérationnel et suivi stratégique• Suivi opérationnel pour gérer les cycles courts(réalisations/extrants)

et suivi stratégique pour gérer les cycles longs (résultats immédiats et intermédiaires):

• Suivi opérationnel : produit de l’information permettant de s’assurer que les trajectoires prises par la réalisation des activités sont effectivement en train de conduire à la réalisation des résultats et d’apporter les inflexions nécessaires avec des mesures correctives prises à temps.

• Suivi stratégique qui interviendra dans un second temps et pourra s’appuyer sur les résultats du suivi « cycles courts », et éventuellement être complétée par des études ad hoc ou des évaluations mi-parcours.

Rénovation des plans de suivi

Un plan de suivi par programme qui décline:

• Indicateurs • Mesurables: en nombre limité (1 pour chaque résultat

intermédiaire, 1 pour chaque résultat immédiat) et faisant appel à des sources d’informations disponibles

• Assortis de cibles et d’informations de référence

• Combinés (qualitatif et quantitatif)

• Temporellement défini, selon un calendrier et une fréquence ad hoc

• Définis collectivement: pour répondre aux besoins d’informations de l’OIF et de ses partenaires

• Description des modalités de suivi• des mécanismes et activités nécessaires à la collecte et

l’organisation de l’information, à l’ajustement du projet, et à la communication

• des ressources et compétences à mobiliser,

• des responsabilités des différentes parties prenantes

Procédures de suivi-évaluation

• Traduites dans une directive

• Explicitent l’intégration du suivi-évaluation dans le cycle de programmation

• Clarifient de la notion d’évaluation vs bilan, études, etc. et précisent les rôles et responsabilités de la DPE et des autres Directions:• Rôle de la DPE systématisé pour appuyer les directions de

programme dans la qualité et l’homogénéisation des rapports de suivi et la conduite d’études évaluatives

• Renforcent l’obligation de reddition de compte selon une démarche standardisée

• Orientent sur les modalités de planification des évaluations

Renforcer l’utilité des évaluationsOrientations:• Être plus réaliste: plans d’évaluation qui doivent mieux

prendre en compte les besoins et les capacités de l’Organisation

• Être plus stratégique: l’évaluation doit être moins technique et porté plus sur les grandes orientations

Implications: • Évaluations portant sur des « objets » plus variés (OS,

programme, modes d’intervention, etc.)

• Évaluations intégrant davantage les questions et attentes de la haute direction

• Plus d’études ciblées correspondant aux besoins des programmes

Les outils de planification/suivi/évaluationPLANIFICATION• Document de programmation Présentation générale du contexte, des résultats, des moyens, etc. inclut le cadre de suivi et le plan d’évaluation

• Document ProgrammePrésentation de chaque programme, inclut les modalités de suivi-évaluation

• Planification annuellePrésentation des activités et des budgets (soumis par les Directions)

SUIVI• Rapport annuel par programmeRapport d’exécution des activités par programme (soumis par les Directions)

• Rapport annuel d’exécution pour l’OIFSynthèse des rapport d’exécution par programme

• Rapport de suivi de la performance par programmeRapport d’étape sur l’atteinte des résultats immédiats et intermédiaires sur la base des indicateurs à renseigner dans le SIG2 (fréquence annuelle???)

Les outils de planification/suivi/évaluationEVALUATION• Études ciblées Enquêtes, études ciblées pour collecter des informations sur l’atteintes de résultats

• Évaluations stratégiquesAppréciation sur les orientations stratégiques (Objectifs stratégiques, évaluations thématiques, sectorielles, etc.)

• Évaluations de programmeAppréciation sur la performance des programmes, les bonnes pratiques, etc.

• Évaluation des modes d’intervention Appréciation d’outils transversaux de l’Organisation (Fonds, Réseaux, etc.)

DES FICHES TECHNIQUES EXPLICITANT L’UTILISATION DE CES OUTILS SERONT DEVELOPPEES ET MISES A DISPOSITION.

Prochaines étapes

• D’ici fin juillet: Estimation des moyens à consacrer au suivi-évaluation (niveau de ressources financières et temps à consacrer)

• Juillet-Septembre: identifier les besoins d’information (y compris données de référence) et, partant, formuler une première série d’indicateurs à affiner

• Septembre: ateliers de formulation des indicateurs, en co-animation avec la DPE, en veillant à la disponibilité des sources de données

• D’ici fin septembre: ajustement du modèle logique en fonction des indicateurs adoptés

• Décembre: ateliers sur la mise en œuvre opérationnelle du suivi et la gestion des risques, en co-animation avec la DPE pour produire l’information et l’analyser (si l’objectif d’apprentissage est retenu pour les équipes)