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Gérer les absences

La bonne méthode

Étape 1Vérifier la conformité de l’arrêt de travail

Le salarié placé en arrêt maladie doit impérativementfournir, dans un délai de 48 heures, un avis d'arrêt detravail délivré par un médecin généraliste ou spécialiste.Ce certificat médical comprend trois volets : les volets1 et 2 doivent être remis au service du contrôlemédical de la caisse primaire d'assurance maladie(CPAM), et le volet 3 doit être remis à l'employeur. Ceciest obligatoire, quelle que soit la durée de l'arrêt detravail.

Le médecin doit toujours indiquer le motif médical del'arrêt de travail sur le volet destiné au médecin de laCPAM. Ce motif n'apparaît ni sur le volet employeur, nisur le volet destiné aux services administratifs de laCPAM.

� Notez-le

Dans le Bâtiment et les Travaux Publics, il estfréquent que votre salarié vous envoie la totalitédes volets, vous ne devez conserver que letroisième volet et envoyer les deux autres à laCPAM de votre salarié.

Seul le médecin qui a prescrit le premier arrêt detravail ou le médecin traitant ou le(s) remplaçant(s) estapte à pouvoir prolonger l'arrêt. La prescription par unautre médecin n’est autorisée que dans 3 cas :

– lors d’une consultation avec un médecin spécialisteà la demande du médecin traitant ;

– lors d’une consultation avec un médecin à l'occasiond'une hospitalisation ;

– lors d’une consultation avec tout autre médecin, si lemédecin prescripteur du premier arrêt de travail ou lemédecin traitant ne sont pas disponibles.

Le salarié est en principe tenu d'être présent à sondomicile de 9 h à 11 h et de 14 h à 16 h. Toutefois, lemédecin peut n'accorder aucune sortie ou, aucontraire, par dérogation, accorder des sorties libres,selon l'état de santé du salarié. Cette mention estprécisée sur le volet destiné à l’employeur. Le voletdestiné à la CPAM précisera les éléments d'ordremédical justifiant cette autorisation.

Si vous envisagez de procéder à une contre-visitemédicale, pensez à communiquer à l'organismechargé du contrôle :

– les horaires de sortie spécifiés sur l’arrêt ;

– l'adresse du salarié (qui peut être différente de cellede son domicile habituel).

Étape 2Établir l’attestation de salaire

Dès réception du volet 3 de l’arrêt de travail, vousdevez fournir une attestation de salaire à la CPAM.L'envoi tardif d'un arrêt de travail à la CPAM peutengendrer des pénalités pour le salarié. La CPAMsignalera et informera le(s) retardataire(s) des éven-tuelles conséquences : le montant des indemnitésjournalières, c'est-à-dire des prestations en espècesversées par la CPAM, peut être réduit de 50 % sur lapériode de retard (entre la date de prescription et cellede l'envoi), sauf si une hospitalisation survient ou si lesalarié justifie qu'il n'a pu respecter le délai d'envoi de48 heures.

Dans le cas où vous auriez reçu la totalité desdocuments, il vous est vivement conseillé de renvoyerau plus vite les volets 1 et 2 à la CPAM afin de ne paspénaliser votre salarié.

Vous pouvez établir l’attestation de salaire par courrieren remplissant le formulaire n° 11135*2 et enl’envoyant à la CPAM de votre salarié, ou par Internetsur le site net-entreprises.

Sous réserve que le salarié remplisse les conditionsrequises, la CPAM versera des indemnités journalièresau salarié à partir du 4e jour d'arrêt de travail (soitaprès un délai de carence de 3 jours).

Pour bénéficier d’indemnités journalières, si l'arrêtde travail est inférieur à 6 mois, le salarié doit :

– avoir travaillé au moins 200 heures au cours des 3 mois civils précédant l'arrêt de travail ;

– ou avoir cotisé sur un salaire au moins égal à 1.015fois le montant du SMIC horaire au cours des 6 moiscivils précédant l'arrêt de travail ;

– à défaut, en cas d'activité à caractère saisonnier oudiscontinu, avoir travaillé au moins 800 heures ouavoir cotisé sur un salaire au moins égal à 2.030 foisle montant du SMIC horaire, au cours des 12 moiscivils précédant l'arrêt de travail.

Pour continuer à bénéficier des indemnitésjournalières si l'arrêt de travail se prolonge sansinterruption au-delà de 6 mois, le salarié doit justifierde 12 mois d'immatriculation en tant qu'assuré social àla date de son arrêt de travail. Attention, vous devrezalors remplir une nouvelle attestation de salaire enutilisant le formulaire n° 11136*2 et l’envoyer parcourrier à la CPAM de votre salarié, ou par Internet surle site net-entreprises.

Le versement des indemnités cesse lorsque l'assuréest apte à reprendre son activité professionnelle.

L’un de vos salariés est dans l'incapacité d'honorer son contrat de travail suite à un arrêt

maladie prescrit par son médecin. Vous venez de recevoir son certificat médical. Que devez-

vous faire de ce document ? Quel salaire devez-vous verser à votre salarié ? Quelles

formalités prévoir au retour du salarié ?

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GLB.02.4.110

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Le traitement de l'arrêt maladie

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Le traitement de l'arrêt maladie

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Étape 3Demander ou non la subrogation

Les conventions collectives nationales du BTP vousobligent, à des degrés et sur des durées différentes, àmaintenir le salaire de votre salarié. Ainsi, sousréserve de remplir des conditions d’ancienneté :

– les ouvriers des TP bénéficient d’un maintien desalaire à hauteur de 100 % les 45 premiers jours(sans délai de carence), et de 75 % du 46e au 90e

jour ;

– les ouvriers du Bâtiment conservent un maintien desalaire à hauteur de 100 % les 45 premiers jours(après une éventuelle carence), et de 75 % du 46e au90e jour ;

– les ETAM et les cadres conservent 100 % de leursalaire pendant les 90 premiers jours (sans délai decarence).

Dans ce cadre, vous pouvez continuer à verser à l’intéressé le salaire entier, sans déduire lesindemnités journalières de la Sécurité sociale. Ces indemnités journalières vous sont alorsdirectement « remboursées » par la Sécurité sociale. Ils’agit du principe de subrogation.

� Notez-le

Cette subrogation est expressément prévue par lesconventions collectives :

– des ETAM des entreprises du Bâtiment et desTravaux publics (art. 6-4) ;

– des cadres des entreprises des Travaux publics(art. 5-3).

Les salariés concernés doivent signer une subro-gation en faveur de l’entreprise.

Vous devrez compléter en bas du formulaire d’attes-tation de salaire le cadre « demande de subrogationen cas de maintien du salaire » en indiquant :

– les dates de début et de fin de la période pendantlaquelle vous demandez la subrogation, date dedébut de l’arrêt de travail et date de fin de la duréemaximale de maintien du salaire telle qu’indiquéedans votre convention collective ;

– le numéro de compte sur lequel la CPAM doit vousverser les indemnités journalières.

Vous pouvez si vous le souhaitez, vous déchargerauprès de PRO-BTP du versement de ce complément,moyennant une cotisation dite « garantie arrêt detravail pour les 90 premiers jours » appelée aussi « mensualisation ». Vous devrez donc dans les 48 heures de la réception de l’arrêt de travail, eninformer PRO-BTP, qui paiera directement le salariépour la partie complément de salaire.

Attention

Les indemnités journalières de Sécurité sociale nesont pas soumises à cotisations sociales. En pratique,lorsque vous percevez les indemnités journalièrespour le compte du salarié, vous devez déduire dusalaire brut les indemnités pour leur montant brut etréintégrer le montant net des indemnités au net àpayer du salarié.

Si la subrogation n’est pas prévue par votre convention(conventions des ouvriers des entreprises du BTP) ousi le salarié n’a pas établi de subrogation en votrefaveur, vous pouvez décider de ne pas faire l’avancedes indemnités versées par la Sécurité sociale. Dans

ce cas, vous déduirez du salaire brut à maintenir lesindemnités versées directement au salarié parl’assurance maladie.

Étape 4Réintégrer le salarié et organiserla visite médicale de reprise

Le salarié reprend son activité professionnelle suite àune maladie. Il doit revenir à la date prévue par l’arrêtde travail.

S’il souhaite revenir plus tôt, s’estimant guéri, il ne peutle faire sans votre accord, sauf à vous commu-niquerun certificat de son médecin attestant sa guérison.

Attention

Si le salarié ne reprend pas le travail à la dateconvenue, et s’il ne vous communique pas deprolongation de son arrêt de travail, vous pourrez lesanctionner, éventuellement le licencier pour faute sison absence a perturbé le bon fonctionnement del’entreprise.

À noter qu'un salarié absent depuis plus de 21 jourspour cause de maladie devra se soumettre à une visitemédicale auprès du médecin du travail.

Évitez les erreurs

N’acceptez pas un avis d'arrêt de travail dont leschamps ne sont pas bien renseignés, clairs etlisibles

Il est important, par exemple, que la date de début etde fin de l'arrêt maladie soient toujours identifiables,tout comme le nom du médecin prescripteur. Cecipermettra d'éviter tout retard dans le calcul et lepaiement des indemnités journalières. Cette démarches'applique également en cas de prolongation de l'arrêt.

Ne sanctionnez jamais un salarié du fait d’arrêt detravail régulier

Il convient de bien distinguer suspension et rupture ducontrat de travail : la maladie est une cause desuspension, et non de rupture du contrat. Vous nepouvez pas sanctionner votre salarié durant sonabsence suite à une maladie, justifiée par un certificatmédical.

Le rôle des délégués du personnel

Les délégués du personnel ne jouent pas un rôledécisif dans le traitement des arrêts maladie.Cependant, ils sont susceptibles d'accompagner et /ou représenter les salariés en cas de contentieux.

Les sanctions possibles

En cas d'erreur commise dans la démarche d'envoides documents à la CPAM, l'employeur qui a demandéla subrogation (voir La bonne méthode – Étape 3)s'expose à ne pas se voir rembourser les sommesversées au salarié au titre d'indemnités journalières.

GLB.02.4.110

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GLB.02.4.110

Le traitement de l'arrêt maladie

Notre conseil

Expliquez en amont aux salariés les démarches àeffectuer en cas d’arrêt maladie

La procédure ne se déroulera harmonieusement quesi vous et votre salarié remplissez dûment vosobligations ; il est donc primordial de sensibiliser lessalariés à la question (respect des délais d'envoi desdocuments, etc.). Dans le cas contraire, le traitementdes arrêts maladie pourrait bien devenir un véritablecasse-tête ! Insistez sur le fait que vos salariés doiventdans les 48 heures, vous envoyer le volet 3 de l’arrêtmais doivent envoyer les volets 1 et 2 à leur CPAM.

Questions / Réponses

Le salarié est-il tenu d'informer son employeur encas de maladie ?

Oui. Le salarié a pour obligation d'informer l'employeurde son absence due à la maladie ou de la prolongationde la maladie. Le manquement à cette obligationlégale peut entraîner des sanctions pour le salarié.

L'employeur peut-il contrôler le salarié lors de sonarrêt maladie ?

L'employeur peut faire pratiquer une contre-visitemédicale sans prévenir le salarié du jour de passagedu médecin contrôleur. Ce dernier est librement choisipar l'employeur.

Que se passe-t-il si le salarié refuse de sesoumettre à un contrôle médical ?

Le salarié qui s'oppose à une contre-visite médicalepeut se voir supprimer le versement de ses indemnitésjournalières.

Modèles téléchargeables

Attestation de salaire : maladie, maternité, paternité(cerfa) - Mod.140

Attestation de salaire : interruption continue supérieureà 6 mois (cerfa) - Mod.141

Conséquences de la contre-visite médicale : lettre del’employeur au salarié - Mod.146

Visite de reprise : lettre adressée au médecin du travail- Mod.148

Contre-visite médicale : demande de l'employeur -Mod.2154

Pour aller plus loin sur le sujet

Un salarié en CDD ne reprend pas le travail après uneabsence justifiée : comment agir ? - GLB.02.4.100 (1)

Contrôler le salarié en arrêt maladie - GLB.02.4.120 (1)

(1) Fiche uniquement disponible sur Internet

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