Les outils de la performance

Cap Performance Les outils de la performance

Les outils incontournables

de la performance !

Le CRO et la CRCC Paris ont sélectionné des

outils simples et essentiels qui permettent : de respecter intelligemment les normes professionnelles

d’améliorer l’efficacité / la performance de votre cabinet

Les outils sont des exemples en format Word ou

Excel, très faciles à utiliser (avec modes d’emploi)

Les outils proposés ne sont pas des modèles ou même des

recommandations de l’Ordre ou de la Compagnie. Il s’agit

uniquement d’exemples et d’illustrations.

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Les outils de la performance

L’organisation du cabinet


Organisation Mise en place et suivi des objectifs du cabinet

Suivi des actions du cabinet

RH Fiches de fonction

Accueil du collaborateur Identification des compétences clés du cabinet

Entretien d’évaluation

Relations clients Livret d’accueil du client

Écoute clients

Autre Gestion de la documentation du cabinet

.

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Outil pour la mise en place et le suivi

des objectifs du cabinet

Définir les objectifs de votre cabinet,

c’est... Rendre opérationnelle votre stratégie en la déclinant en

objectifs concrets

Identifier les moyens nécessaires

Associer votre équipe de manière à ce que chacun contribue à

la réussite de votre projet

Vous donner les moyens de suivre et de partager les résultats

...pour réunir toutes les conditions nécessaires à

la réussite de votre projet

Outil pour la mise en place

et le suivi des objectifs du cabinet

Tableau de suivi des actions du cabinet

Suivre les actions décidées pour : définir pour chaque action à mener

un responsable,

un délai

suivre les actions jusqu’à la vérification de leur efficacité

faire des recherches rapides pour réaliser un point

d’avancement, des statistiques

Finalement, être sûr de mener à bien les

décisions prises et en percevoir les bénéfices

Tableau de suivi des actions du cabinet

Fiches de fonction

Rédiger les fiches de fonction du cabinet, c’est : définir les postes et les liens entre eux

définir les rôles et missions de chacun, leur niveau de

responsabilités

clarifier auprès de vos collaborateurs leurs rôles

vous en servir lors des entretiens annuels, des recrutements

Pour mettre en place une organisation plus claire

et plus précise

Fiches de fonction

A votre disposition : 4 modèles de fiches différents

8 exemples de fiches de fonction, couvrant les métiers du

cabinet

Identification des compétences

clé du cabinet

Il s’agit d’identifier : les compétences présentes au sein de votre cabinet suivant

une matrice prédéfinie

identifier les points de progrès et les faiblesses de chacun de

vos collaborateurs mais aussi au niveau de l’équipe

Pour visualiser la cartographie complète des

compétences de votre cabinet

Identification des compétences

clé du cabinet

Entretiens d’évaluation

En réalisant les entretiens, vous pourrez : faire le bilan de l’année écoulée avec vos collaborateurs

faire le bilan de compétences de vos collaborateurs

les motiver par un projet commun

identifier les points de progrès et trouver les solutions

préparer l’année suivante en fixant des objectifs

Entretiens d’évaluation

A votre disposition: un mode d’emploi de l’entretien

annuel

un modèle de fiche d’entretien

comprenant une grille

d’évaluation de compétences et

des explications

La fiche prêt à l’emploi

Livret d’accueil Client

Ce document fixe les règles indispensables pour

une organisation simple et efficace de la gestion

quotidienne de l’activité du client.

Ce livret répond à plusieurs objectifs : Fournir les coordonnées des interlocuteurs du client au sein du

cabinet,

Définir les modalités d’organisation de la collaboration

client/cabinet,

Proposer au client des règles d’organisation comptable et

administrative interne au sein son entreprise,

Au travers d’une FAQ (Foire Aux Questions), apporter des

réponses aux principales questions que les chefs d’entreprise

se posent

Livret d’accueil client

Ecoute clients

En demandant l’avis de vos clients sur la qualité

de vos prestations, vous pourrez : évaluer la satisfaction de vos clients, les points sur lesquels ils

sont les plus sensibles

identifier les orientations ou les nouveaux besoins de vos

clients

promouvoir une nouvelle prestation, un nouvel outil

Pour mieux adapter vos prestations aux besoins

de vos clients

Questionnaire d’écoute clients

A votre disposition : un mode d’emploi pour

construire et réaliser une

enquête efficace

un modèle de fiche

écoute clients expliqué et

prêt à être utilisé

Gestion de la documentation du cabinet

En gérant la documentation, vous pourrez : Être sûr de l’information qui circule au sein de votre cabinet

Être sûr que vos collaborateurs utilisent le bon document, utile

et à jour

Réduire votre budget documentation

Et ce, sur les 3 aspects de la documentation

(interne, technique et archivage)

Outil de gestion de la

documentation du cabinet

Autodiagnostic ISO 9001

Evaluer le fonctionnement de votre cabinet par

rapport à la norme iso 9001, c’est... mesurer de manière simple la préparation de votre cabinet à la

certification ISO 9001

identifier rapidement les points de progrès et leurs impacts sur

votre organisation (fond ou forme)

trouver rapidement des sources d’amélioration pour un

fonctionnement plus efficace et plus sécurisé

Autodiagnostic ISO 9001

A votre disposition : une grille d’évaluation complète sur les exigences de la norme

Un rapport des points forts / points de progrès

un plan d’actions


Expertise comptable

Le déroulement d’une mission

d’expertise comptable

Tous les outils proposés permettent de réaliser

une mission de manière efficace tout en

respectant les normes professionnelles : Acceptation d'un client

Lettre de mission

Planification des missions

Démarrage de la mission

Travaux périodiques

Arrêté de comptes

Bouclage du dossier

Note de synthèse

Compte rendu de fin de mission

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Acceptation et maintien d'une mission

Objectif Permettre à l'expert-comptable d'apprécier la possibilité

d'accepter la mission ou de se maintenir s'il s'agit d'un ancien

client

Applicable à toutes les missions

Méthodologie Remplir le questionnaire

liste non exhaustive à adapter en fonction des missions

Acceptation et maintien d’une mission

Lutte contre le blanchiment

Objectifs Identifier les zones de risques en matière de lutte contre le

blanchiment pour chacun de ses clients

Applicable à toutes les missions

Constituer son dossier

Méthodologie Remplir les différents questionnaires


Répartition des travaux

entre le client et le cabinet

Objectif Etablir la liste de la répartition des travaux entre le client et le

cabinet

%Mission de Présentation et/ou la mission d’assistance à

l’établissement des comptes et l’enregistrement comptable

Estimer le budget d’intervention

Méthodologie Remplir « Qui fait quoi quand? » pour chaque tâche (cases à

cocher)

Renseigner le temps à passer par tâche ou au global pour une

estimation du budget d’intervention de la mission

Répartition des travaux entre

le client et le cabinet

Suivi des lettres de mission

Objectif Suivre les lettres de mission envoyées

S’assurer de remplir ses obligations en formalisant l’envoi d’une

lettre de mission et son retour signé

Gérer les alertes en cas de non retour des lettres de mission

signées par le client

Disposer d’une synthèse du nombre de lettres de mission envoyées

et l’état d’avancement (accord, refus, etc)

Utilisable pour toutes les missions

Méthodologie Remplir les différentes informations demandées pour chaque

lettre de mission rédigée et envoyée

Suivi des lettres de mission

Documents à obtenir du client

Objectif Pour les nouveaux clients : établir la liste des documents

nécessaires à la reprise d'un dossier

En fin d’exercice : préparer la liste des documents nécessaires

à demander en vue de l'établissement des comptes annuels

Suivre le retour des documents demandés

Méthodologie Préparer la liste des documents nécessaires et documents

reçus en cochant les cases

Documents à obtenir du client

Suivi des échéances des clients

Objectif Ne pas oublier une échéance comptable, fiscale, juridique et

TNS sur un dossier client

Suivre l’avancement des travaux sur les dossiers

Formaliser la réalisation du travail effectué

Méthodologie Après avoir renseigné les caractéristiques de vos clients, l’outil

présente, mois par mois, la liste des différentes échéances

propres à chaque client

Au fur et à mesure, indiquer la date du travail effectué

Suivi des échéances des clients

Échéances à faire pour Janvier

Date de réalisation des travaux en Mars

Suivi des échéances sociales des clients

Objectif Ne pas oublier une échéance sociale d’un client

Suivre l’avancement des travaux sur les dossiers

Formaliser la réalisation du travail effectué

Méthodologie Après avoir renseigné les caractéristiques de vos clients, l’outil

présente, mois par mois, la liste des différentes échéances

propres à chaque client

Au fur et à mesure, indiquer la date du travail effectué

Suivi des échéances sociales des clients

Date de réalisation des travaux

Échéances restant à faire pour la période

Travaux périodiques à faire

sur une mission comptable

Objectif Présenter une check-list des tâches à faire pour chaque client,

pour chaque période d'intervention

Suivre l’état d’avancement du dossier

Anticiper les retards

Gérer les difficultés en amont de la période fiscale

Méthodologie Pour chaque tâche et chaque période, indiquer l’état

d’avancement (fait, non fait, en cours, non applicable)

Travaux périodiques à faire

sur une mission comptable

Arrêté des comptes annuels :

les contrôles essentiels

Objectif Fournir une liste de contrôles essentiels à mettre en œuvre

dans le cadre de l'arrêté des comptes annuels

Méthodologie Remplir le questionnaire (cases à cocher)

Cette liste peut être adaptée

Arrêté des comptes annuels :

les contrôles essentiels

Bouclage final du dossier

Objectif Fournir la liste des documents incontournables à trouver dans

le dossier de révision

Méthodologie Remplir le questionnaire (cases à cocher)

Remarque : cette liste peut être adaptée

Bouclage final du dossier

La note de synthèse

Objectif

Suivre et faire le point en interne sur la mission

Contenu

Rappels sur la mission, synthèse de son déroulement et difficultés

rencontrées

Aspects économiques

Aspects techniques

Aspects administratifs

Maintien de la mission, lettre de mission

La note de synthèse

Le compte rendu de mission

Objectif

Faire le point sur la mission effectuée

Communiquer avec le client

Contenu

La mission, les interventions réalisées, les difficultés rencontrées

et points à améliorer

Les points techniques particuliers, les recommandations et

informations, l’opinion sur les comptes annuels,...

Les honoraires, la lettre de mission

Le compte-rendu de mission


Commissariat aux comptes

Le déroulement d’une mission

de commissariat aux comptes

Dossier permanent

Diligences en matière de lutte contre le blanchiment

Analyse du contrôle interne de la PME

Utilisation des travaux de l'expert-comptable

Programme de travail

Contrôle du rapport de gestion

Contrôle de l'annexe comptable

Vérifications spécifiques

Préparation du rapport sur les conventions réglementées

Bouclage du dossier annuel

Préparation du rapport sur les comptes

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Dossier permanent

Objectif :

S’assurer que le dossier permanent est complet et à jour

Contenu :

Questionnaire à renseigner à partir d’une liste de documents

indispensables devant être classés notamment dans le dossier

permanent

Programme de contrôle des cycles

Objectif :

Aide aux contrôles à effectuer pour chacun des cycles

Contenu :

Pour chaque cycle à contrôler, un questionnaire des principaux

travaux à effectuer

Classement par cycle

Sommaire interactif en page d’accueil pour une meilleure navigation dans

le fichier

Un seul paramétrage au départ (nom du client, du cabinet, etc.) avec

reprise des éléments dans les différents onglets

Programme de contrôle des cycles

Rapport de gestion

Objectif :

Aide à la validation du contenu du rapport de gestion

Contenu :

Liste des informations minimum à trouver dans le rapport de

gestion

Rapport de gestion

Rapport sur les comptes annuels

Objectif :

Aide à la préparation du rapport sur les comptes annuels dans le

respect des NEP 700 et 705

Contenu :

Questionnaire découpé selon les différentes parties du rapport

pour s’assurer que la rédaction du rapport et l’opinion émise sont

conformes

Rapport sur les comptes annuels

Mais aussi des questionnaires sur…


Contrôle interne dans les PME

Risque d’anomalies significatives

Utilisation des travaux de l’expert-comptable

Validation de l’annexe comptable

Rapport sur les conventions réglementées

Vérification et informations spécifiques

Bouclage du dossier

Comment accéder à tous ces outils ?

A partir du portail performance :

www.capsurlaperformance.fr

Ou directement sur les sites dédiés : www.monmanuelcabinet.fr

www.mondiagnosticperformance.fr

www.capsurlaperformance.fr/mes-outils-performance.html

www.performance-acedemy.fr

Cap Performance :

la performance en actions !