L'informatique au service du métier d'avocat

Etienne Wéry

Avocat aux barreaux de Bruxelles et de Paris

Chargé d’enseignement à Paris I Sorbonne

Flux d’informations

Dans un dossier spécifique : Pièces, délais, dossiers liés, correspondance,

notes Facteur de risque accru : le travail en équipe

Sans dossier spécifique : Formation continue, know-how management

Processus métier

Des boîtes de carottes au métier d’avocat : Entrées multiples Traitements multiples Contraintes internes, externes et réglementaires Sortie + archivage Contrôle de qualité Rentabilité et flux tendu

La confidentialité et la déontologie en plus : Les exigences en termes de sécurité Les exigences déontologiques

Entrée du dossier : création, encodage du dossier, des intervenants, …

Attribution du dossier& provision

Vérification planning + encodage

Traitement, y compris la mise à jour de l’agenda et des tâches (remise, sous-dossier, etc.

Destruction

Archivage

Clôture, facturation+ remise originaux

+ le processus permanent : suivi administratif, modèles,assistance, contrôles timing & qualité, actions correctives,

suivi comptable, encodage prestations, calcul honoraires, …

Réouverture éventuelle

Encodage/affectation du dossierPartie I : Les exigences A qui s’adresser / qui est responsable ? Qui est en deuxième ligne ? Où trouver le dossier et les pièces ? Identifier et faciliter le contact avec les intervenants

Encodage/affectation du dossierPartie II : Les moyens non-informatiques Affecter et classer selon le type de cabinet Infrastructure ad hoc

Partie III : Les moyens informatiques Logiciel intégré de gestion de cabinet (encoder une fois pour toute) + traitement de

textes Parfois, des moyens plus poussés : code-barre, dossiers « sans papier », encodage par

le client via interface web, …

Gestion des délais/agendas

Partie I : Les exigences Généralement 3 types de délais/agendas :

« Mortel » A respecter Souhaitable

Etre capable : D’identifier les délais et leur nature De planifier en fonction de l’importance et de la proximité D’individualiser par personne/groupe et par dossier De graduer le contrôle en fonction de l’importance

Gestion des délais/agendas

Partie II : Les moyens non informatiques Organisation (renvoi à ISO)

Formation du personnel

Gestion des délais/agendas

Partie II : Les moyens informatiques

Logiciels d’agendas

Logiciels intégrés

Prix

Individualisation par personne/groupe /

Individualisation par dossier

Indentification des délais et de leur nature /

Planification en fonction de l’importance et proximité

Graduer le contrôle /

Souplesse d’utilisation

Gestion du flux de travail

Partie I : Des exigences générales Respect des délais Respect de la qualité Respect de soi-même Souplesse / Disponibilité

… et liées au travail en groupe Respect de son environnement de travail Travail collaboratif Présentation et qualité uniformes

Gestion du flux de travail

Partie II : Les moyens : arbitrer la part réservée aux moyens informatiques et non-informatiques

Gestion des délais/agendas Organisation et formation Ajouter l’informatique quand elle crée une plus-value:

Travail collaboratif (renvoi) Know-how management (renvoi) Présentation uniforme Modèles Encodage des prestations Travail à distance : VPN, ASP, web access, …

Production des documents

Partie I : L’objectif Documents de qualité Documents uniformisés

… et les contraintes du travail en groupe Documents validés

Production des documents

Partie I : Les moyens informatiques Modèles (+ know-how : renvoi) Gestion de la mise à jour des modèles et des droits Gestion du layout (surtout en réseau) Gestion des droits dans le logiciel intégré Envois électroniques (gain de temps et d’argent) Intranet temporaires Archivage papier + informatique

Gestion de la rentabilité

Partie I : L’objectif Intégrer l’exigence de rentabilité Oser imposer au client l’exigence de rentabilité

Partie I : Deux contraintes incontournables Viser le flux tendu Oser la transparence

Gestion de la rentabilité

Partie I : L’apport fondamental de l’informatique Les time-sheet Les simulations et la paramétrisation Le calcul automatique des frais et débours Le contrôle des dossiers débiteurs La facturation électronique

30% d’augmentation du CA par le seul recours à l’informatique

Les contrôles

Les contrôles de qualité Le rôle marginal de l’informatique L’effet induit d’une bonne organisation

Les contrôles de timing Dossiers dormants Dossiers non suivis Appuyer sur un bouton plutôt qu’y passer le week-end

Intégration : condition de succès

Bon encodageau départ

Bon encodagedes prestations

Suivi rigoureuxdu timing

Contrôles réguliers

Actions correctives

Disponibilité accrue

Assistance à la production + mise à jour des outils d’assistance

Rentabilité accrue

Satisfaction du client

Moyens humains et matériels renforcés

Gestion de la sécuritéPartie I : La sécurité des données : 60 % des entreprises ayant connu un sinistre majeur relatif à leur données ont fait faillite dans les 12 mois La conservation et l’archivage des données

Bien penser son réseau et les lieux de sauvegarde Prendre des copies automatiques et régulières Tester les copies Les copies à distance

Lutter contre les risques extérieurs Les intrusions (Firewalls logiciels et matériels) Les virus (antivirus) Les mises à jour

Gestion de la sécurité

Partie II : La sécurité des échanges Cryptographie Signature électronique

Le cadre légal (renvoi) Le rôle de l’ordre dans la certification

Gestion de la sécurité

Partie III : La sécurité et le travail à distance : Un risque accru nécessitant une vigilance accrue Pour l’avocat

Le web access L’accès à distance aux applications L’interconnexion de réseaux (Lan2Lan) L’ASP

Pour le client L’accès restreint pour le client

Sans publicité …

Lexel Jurisoft Avonca Cicero

Questions & Réponses

Pour ceux qui aiment … : ISO

Manuel Qualité

Procédures générales

Procédures particulières

Modèles Documents associés

L’effet de groupe et le rôle potentiel du barreau

L’exemple Eurojuris

Taylor-made

Pour ceux qui aiment … : ISO

Le contrôle d’un processus et pas d’un contenu

Les effets secondaires sur le contenu (temps ; mise à jour ; lisibilité financière ; etc.)

Trois grands principes : 1 écoute du client2 transparence interne (quoique …)3 mode de gestion participatif

Un nouveau mode de pensée :je dis ce que je fais ; je fais ce que je dis ; je prouve

que j’ai fait ce que j’ai dit