Livre Blanc Cahier de Charges(1)

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Livre blanc sur l'élaboration du cahier de charges

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  • RUSSIR LE CAHIER DES CHARGES DE SON SITE WEB 1

    Russir le cahier des charges de son site Web pour bien choisir son prestataire internet

  • 2 RUSSIR LE CAHIER DES CHARGES DE SON SITE WEB

    TABLE DES MATIRES

    TABLE DES MATIRES ................................................................................................................................................... 2

    INTRODUCTION ........................................................................................................................................................... 5

    1. OBJECTIFS .................................................................................................................................................................... 5 2. PUBLIC-CIBLE ................................................................................................................................................................ 6 3. CONTENU..................................................................................................................................................................... 6

    UN PROJET WEB .......................................................................................................................................................... 7

    1. LES DIFFRENTES TAPES DUN PROJET WEB ........................................................................................................................ 7 2. PRINCIPAUX FACTEURS DCHEC DUN PROJET WEB .............................................................................................................. 8 3. FACTEURS DE SUCCS DUN PROJET WEB ............................................................................................................................ 9

    PHASE DU LANCEMENT DU PROJET ............................................................................................................................ 10

    1. OBJECTIFS .................................................................................................................................................................. 10 2. RISQUES .................................................................................................................................................................... 10 3. ETAPES SUIVRE ......................................................................................................................................................... 11

    3.1 Dfinir les objectifs stratgiques ........................................................................................................................ 11 3.2 Dfinir le primtre du projet ............................................................................................................................. 12

    3.2.1 Dfinition des acteurs du projet ................................................................................................................................. 12 3.2.2 Dfinir les cibles du projet .......................................................................................................................................... 13 3.2.3 Primtre fonctionnel du projet ................................................................................................................................. 14

    3.3 Analyse du march ............................................................................................................................................. 16

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    3.4 Planification des phases du projet ..................................................................................................................... 16 3.5 Dfinir le budget maximum ............................................................................................................................... 17

    PHASE DE SPCIFICATION DES EXIGENCES .................................................................................................................. 18

    1. OBJECTIFS .................................................................................................................................................................. 18 2. RISQUES .................................................................................................................................................................... 18 3. ETAPES SUIVRE ......................................................................................................................................................... 19

    3.1 Analyse de la solution existante ......................................................................................................................... 19 3.2 Identification des exigences des cibles du projet ............................................................................................... 19 3.3 Analyse de la concurrence sur Internet .............................................................................................................. 20

    4. LISTE DES EXIGENCES FONCTIONNELLES ............................................................................................................................ 22 4.1 Dfinition ........................................................................................................................................................... 22 4.2 Pondration ....................................................................................................................................................... 22

    5. DFINITION DE LARBORESCENCE DU CONTENU DU SITE INTERNET ......................................................................................... 24 6. SCNARIOS UTILISATEURS .............................................................................................................................................. 26 7. DFINITION DE WIREFRAMES .......................................................................................................................................... 26

    PHASE DEXPLORATION DU MARCH ......................................................................................................................... 31

    1. OBJECTIFS .................................................................................................................................................................. 31 2. RISQUES .................................................................................................................................................................... 31 3. ETAPES SUIVRE ......................................................................................................................................................... 32

    3.1 Slection des fournisseurs potentiels ................................................................................................................. 32

    PHASES DE LAPPEL DOFFRES .................................................................................................................................... 36

    1. OBJECTIFS .................................................................................................................................................................. 36 2. RISQUES .................................................................................................................................................................... 36 3. ETAPES SUIVRE ......................................................................................................................................................... 37

    3.1 Rdaction dun cahier de charges ...................................................................................................................... 37 3.1.1 Quest-ce quun cahier de charges ? .......................................................................................................................... 37

  • 4 RUSSIR LE CAHIER DES CHARGES DE SON SITE WEB

    3.1.2 Pourquoi rdiger un cahier de charges ? .................................................................................................................... 37 3.1.3 Comment rdiger un cahier de charges ? ................................................................................................................... 38 3.1.4 Types de cahier de charges ........................................................................................................................................ 39 3.1.5 Structure dun cahier de charges ............................................................................................................................... 40

    A. Structure gnrale ...................................................................................................................................................... 40 B. Prsentation du projet ............................................................................................................................................... 41 C. Spcification des exigences fonctionnelles ................................................................................................................ 45 D. Spcification des exigences non fonctionnelles ......................................................................................................... 48 E. Contraintes de lappel doffre .................................................................................................................................... 53 F. Spcifications administratives .................................................................................................................................... 57 G. Annexes ...................................................................................................................................................................... 62

    4. ENVOI DU CAHIER DE CHARGES ....................................................................................................................................... 62

    PHASE DE SLECTION DUN FOURNISSEUR ................................................................................................................. 64

    1. OBJECTIFS .................................................................................................................................................................. 64 2. RISQUES .................................................................................................................................................................... 64 3. ETAPES SUIVRE ......................................................................................................................................................... 65

    3.1 Analyse et comparaison des offres .................................................................................................................... 65 4. SLECTION DE PLUSIEURS FOURNISSEURS .......................................................................................................................... 68 5. SANCES DE DMONSTRATION ........................................................................................................................................ 68

    PHASE DE CONTRACTUALISATION .............................................................................................................................. 70

    1. OBJECTIFS .................................................................................................................................................................. 70 2. ETAPES SUIVRE ......................................................................................................................................................... 70

    2.1 Rdiger un bon de commande ........................................................................................................................... 70 2.2 Rdiger un contrat ............................................................................................................................................. 71

    AIDES FINANCIRES ................................................................................................................................................... 72

    CONCLUSION ............................................................................................................................................................. 74

    AUTEUR & MENTIONS LGALES .................................................................................................................................. 75

  • RUSSIR LE CAHIER DES CHARGES DE SON SITE WEB 5

    INTRODUCTION

    1. Objectifs

    Ce livre blanc a pour objectif de vous guider dans les diffrentes phases dun projet e-business. Chacune des phases dun projet comporte des risques dchec. Nous tentons de les mettre en vidence dans ce livre et de vous proposer des solutions pour mener bien votre projet e-business. Les objectifs de ce livre blanc sont les suivants :

    Dfinir les objectifs stratgiques du projet

    Dfinir clairement le primtre du projet pour rpondre aux objectifs

    Rdiger un cahier de charges dcrivant avec prcision tous les besoins de votre projet

    Grce un cahier de charges prcis, recevoir des offres des fournisseurs rpondant prcisment aux besoins du projet ce qui facilitera leur analyse et le choix final dun fournisseur

    Faciliter la relation entre le client et le fournisseur grce la contractualisation de la commande En bref, ce livre a pour objectif daugmenter la qualit globale de votre projet et ainsi de favoriser son bon droulement.

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    2. Public-cible

    Ce livre blanc est destin toute personne devant mettre en place un projet e-business pour le compte de son entreprise ou en tant que consultant.

    3. Contenu

    La mthodologie dcrite dans ce livre blanc nest pas certifie : celles qui le sont, sont gnralement trop complexes pour les projets Web. Cette mthodologie est une compilation de bonnes pratiques du march, de pratiques exprimentes lors de nombreux projets e-business et de pratiques inspires de mthodes certifies.

  • RUSSIR LE CAHIER DES CHARGES DE SON SITE WEB 7

    UN PROJET WEB

    1. Les diffrentes tapes dun projet Web

    Un projet web doit tre dcoup en diffrentes phases. Il doit au minimum contenir les phases dcrites dans le schma ci-dessous.

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    Chacune de ces phases a des objectifs bien dtermins et fait intervenir diffrents acteurs. Dans le cadre de ce livre blanc, nous allons passer en revue les 6 premires phases du projet cest--dire du lancement du projet jusqu la contractualisation. Pour chacune delles, nous allons lister les risques dchec quelles comportent ainsi que les tapes suivre pour limiter au maximum ces risques.

    2. Principaux facteurs dchec dun projet Web

    Pendant la dure de vie dun projet, diffrents facteurs peuvent perturber son bon droulement, autant du ct de la socit que du ct du fournisseur de solutions. Les facteurs dchec dun projet les plus courants sont les suivants :

    Ct Client o Manque dexprience du responsable du projet o Engagement sur des dlais et des budgets avant que le projet soit dfini o Expression incomplte des besoins (cahier de charges pas assez prcis) o Adaptation ou utilisation dun systme mal dvelopp o Manque de soutien des dirigeants o Mauvaise estimation des charges o Dpendances externes o Suivi du projet inadapt

    Ct Fournisseur de solutions o Manque dexprience o Manque de connaissance concernant le mtier du client o Mauvaise estimation des charges o Dpendances externes o Suivi du projet inadapt

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    3. Facteurs de succs dun projet Web

    Diffrents facteurs favorisent le bon droulement dun projet. Les plus importants sont :

    Support de la direction

    Implication des utilisateurs finaux

    Responsable du projet expriment ct client

    Dfinition claire des objectifs mtiers

    Dfinition dun primtre rduit du projet

    Infrastructure logicielle standard de la solution slectionne

    Formalisation de la mthode de gestion

    Respect des diffrentes phases dun projet

  • 10 RUSSIR LE CAHIER DES CHARGES DE SON SITE WEB

    PHASE DU LANCEMENT DU PROJET

    1. Objectifs

    Cette premire phase du projet est essentiellement une phase dorganisation et dinformation. Son objectif est de bien dfinir le cadre du projet et les objectifs stratgiques du projet ainsi que les acteurs ct client qui interviendront tout au long du projet.

    2. Risques

    Les risques que comporte cette phase sont les suivants :

    Objectifs stratgiques non dfinis ou mal dfinis

    Primtre du projet non dfini

    Faible soutien de la direction

    Rsistance au changement des utilisateurs qui ne veulent pas changer lapplication existante

    Comptences inadaptes du responsable du projet

    Budget en inadquation avec les besoins

  • RUSSIR LE CAHIER DES CHARGES DE SON SITE WEB 11

    3. Etapes suivre

    3.1 Dfinir les objectifs stratgiques

    Avant dentreprendre un projet web, il faut dfinir le primtre stratgique de la mission de lentreprise cest--dire dterminer les objectifs stratgiques du projet et les formaliser dans un document appel plan stratgique . Le plan stratgique doit permettre de rpondre aux questions suivantes :

    Qui sommes-nous aujourdhui ?

    Que voulons-nous devenir demain grce ce projet ? o nos objectifs stratgiques

    Que devons-nous faire pour atteindre nos objectifs stratgiques ? o Les actions concrtes mener pour atteindre nos objectifs

    Pour obtenir une vision claire et complte de vos objectifs stratgiques, vous pouvez crer un tableau par objectif qui reprend les informations suivantes :

    Une fois que les objectifs stratgiques du projet et les actions mener pour les atteindre ont t fixs, il est important dvaluer la priorit de chacune de ces actions et de faire valider le document par la direction. Cest lune des tapes la plus importante. Si les objectifs stratgiques du projet web ne sont pas clairement dfinis, sils ne sont pas troitement lis aux objectifs de lentreprise ou sils sont irralistes, lefficacit du projet risque de ne pas tre celle attendue.

    Actions mener pour atteindre lobjectif

    Public vis Rsultat(s) attendu(s)

    Moyen(s) dvaluation Priorit

    Augmenter le nombre de commande B2B, B2C 100 commandes par mois

    Nombre de commandes payes dans le Back-office

    1

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    3.2 Dfinir le primtre du projet

    Lors de la phase de lancement du projet, il est indispensable de dfinir le primtre du projet en fonction de ses objectifs stratgiques. Plus le primtre du projet sera large, plus le projet sera complexe et coteux. Les objectifs de la dfinition dun primtre du projet sont :

    Attribuer prcisment les rles de chaque acteur du projet

    Dfinir les cibles du projet

    Dlimiter les frontires du projet

    Clarifier les enjeux fonctionnels du projet

    3.2.1 Dfinition des acteurs du projet

    Une liste des acteurs du projet doit donc tre tablie. Pour chaque acteur, les donnes suivantes devront tre dfinies :

    Nom

    Organisme

    Fonction

    Coordonnes

    Rle dans le projet : gestion du projet, prise de dcision, responsable des utilisateurs cls, responsable du contenu du site Web,

    Responsabilits dans le projet Il est indispensable de dfinir un et un seul responsable du projet ct client afin que cette personne centralise toute linformation et soit lunique interlocuteur avec le fournisseur de solutions slectionn. Si aucune ressource en interne nest assez comptente pour grer toutes les phases du projet, il est fortement conseill de faire appel un consultant externe pour accompagner le responsable de votre projet. Cette consultance pourra ventuellement tre subsidie par la rgion dans laquelle se trouve le sige social de votre entreprise (voir point Aides financires).

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    Le consultant vous permettra non seulement daugmenter la qualit du travail effectu lors des diffrentes phases de prparation du projet mais galement de surveiller la phase de dveloppement du projet. Grce son exprience, il augmentera vos chances de succs.

    3.2.2 Dfinir les cibles du projet

    La dfinition des cibles du projet et de ses objectifs stratgiques permettra de dfinir son primtre. Cette tape doit permettre de rpondre la question suivante : quels sont les diffrents acteurs concerns par les objectifs stratgiques du projet ? Les cibles peuvent tre nombreuses en fonction du domaine dactivit de votre entreprise. Exemple de cibles au niveau de la clientle :

  • 14 RUSSIR LE CAHIER DES CHARGES DE SON SITE WEB

    Pour les cibles externes lentreprise, il est galement important de dterminer un primtre linguistique et/ou gographique. Exemple :

    Belgique francophone

    Belgique nerlandophone

    France

    Pays-Bas

    Pays anglophones

    3.2.3 Primtre fonctionnel du projet

    Cette tape consiste dfinir les diffrentes briques fonctionnelles quil faudra mettre en place pour rpondre aux objectifs stratgiques. Il faut donc se poser diffrentes questions pour bien dterminer les diffrentes briques fonctionnelles du projet. Exemple : Afin de rpondre aux objectifs stratgiques du projet, faut-il :

    Mettre en place un nouveau site Internet ?

    Mettre en place un extranet pour les clients ?

    Mettre en place un intranet pour le personnel de lentreprise ?

    Mettre en place un ERP, un CRM ou autres outils de gestion ?

    Faire voluer les outils de gestion actuels ?

    Envoyer des donnes au programme comptable ?

    Ces diffrentes briques seront utilises pour catgoriser les exigences fonctionnelles du projet.

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    Le primtre fonctionnel dun projet peut tre traduit dans un schma ou dans une carte heuristique1. Dans le cadre dun projet web B2B2, la dfinition du primtre fonctionnelle du projet pourrait se traduire par le schma suivant :

    Lobjectif de cette phase nest donc pas de dterminer lensemble des exigences fonctionnelles du projet mais bien de dfinir ses frontires fonctionnelles sur base de ses objectifs stratgiques.

    1 Une carte heuristique est un diagramme qui reprsente des liens smantiques entre diffrentes ides ou des liens hirarchiques entre diffrents

    concepts (Source : Wikipdia). 2 Projet Business to Business, projet visant mettre en place des fonctionnalits permettant de mettre en relation des entreprises.

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    3.3 Analyse du march

    Sur base des objectifs stratgiques et du primtre fonctionnel du projet, il est intressant de faire une rapide analyse de solutions existantes et qui pourraient rpondre aux objectifs du projet. Cela permettra de dterminer son orientation : choix dune solution existante ou dveloppement dune solution sur mesure ? Lorientation que prendra le projet pourra avoir un impact important sur son budget. Lanalyse des fonctionnalits des solutions existantes permettra de faciliter la rdaction du cahier de charges. En effet, si ces fonctionnalits ont bien t penses, il est intressant de sen inspirer lors de la description des exigences fonctionnelles.

    3.4 Planification des phases du projet

    Afin de sassurer que le projet se droule correctement, il est indispensable destimer les charges des diffrentes ressources du client qui interviendront dans le projet. Une fois les charges estimes, il faudrait dfinir un planning dtaill des diffrentes phases du projet. Il est important de prvoir des plages de scurit entre les diffrentes phases du projet afin dviter au maximum les glissements de planning. Beaucoup dentreprises ne prennent pas conscience des moyens et du temps que ncessite un projet web dans son ensemble. Planifier le temps ncessaire chaque tape, dont la rdaction et la mise jour du contenu du site Web, est une tape indispensable au bon droulement du projet Si vous ne prvoyez pas cela dans le planning des diffrents intervenants, ils risquent dtre surchargs et donc de ne pas faire correctement les tches qui leur sont assignes.

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    3.5 Dfinir le budget maximum

    Le budget allou un projet peut tre un facteur important dchec sil nest pas assez important par rapport aux objectifs stratgiques viss. Il est donc indispensable de mettre les moyens financiers ncessaires pour raliser les actions mener pour atteindre les objectifs. Lors de cette tape de la phase du lancement du projet, il est galement indispensable de sinformer sur les aides financires que lon peut recevoir dans le cadre de projet e-business (voir point Aides financires.

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    PHASE DE SPCIFICATION DES EXIGENCES

    1. Objectifs

    Le but de cette phase fondamentale est de permettre de dfinir les exigences lies la solution informatique recherche. Cette phase permettra de dfinir une grande partie du cahier de charges qui sera rdig lors de la phase suivante du projet.

    2. Risques

    Les risques que comporte cette phase du projet sont :

    Ne pas analyser correctement les attentes des diffrentes cibles

    Ne pas contrler la concurrence

    Ne pas valoriser les exigences en fonction des objectifs stratgiques

  • RUSSIR LE CAHIER DES CHARGES DE SON SITE WEB 19

    3. Etapes suivre

    3.1 Analyse de la solution existante

    Si lun des objectifs du projet est de remplacer une solution existante par une nouvelle, il est important danalyser cette solution existante afin de dresser une liste de ses forces et faiblesses. Cette liste sera une bonne source dinspiration pour dcrire certaines fonctionnalits du cahier de charges. Le but tant bien videmment de trouver une solution limitant les diffrents points faibles de la solution existante tout en conservant les points forts.

    3.2 Identification des exigences des cibles du projet

    La dfinition des besoins fonctionnels des diffrentes cibles du projet fait partie intgrante de la dfinition de la stratgie du projet. Cette tape consiste donc mettre en place la liste des exigences fonctionnelles des diffrentes cibles du projet. Sil est inconcevable dinterroger un chantillon de vos publics cibles comme cest le cas gnralement pour les projets de type B2C3, vous pouvez vous baser sur des sondages disponibles sur Internet ou acheter une analyse du march faite par une socit de benchmarking4. Ces rapports sont gnralement une excellente source dinspiration et une garantie de qualit. Les lments dfinis lors de cette tape devront tre pris en compte lors de la rdaction de la liste des exigences fonctionnelles du projet.

    3 Projet Business to Consumer, projet visant mettre en place des fonctionnalits permettant de mettre en relation une entreprise avec les

    consommateurs. 4 Indicateur chiffr de performance dans un domaine donn (qualit, productivit, rapidit et dlais, etc.) tir de l'observation des rsultats de

    l'entreprise qui a russi le mieux dans ce domaine (Source : Wikipdia).

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    Si votre projet consiste mettre en place une application web de gestion destine au personnel de votre entreprise, il est indispensable dinterroger les utilisateurs cls de chaque dpartement concern par le primtre du projet afin de dfinir une liste dexigences fonctionnelles catgorises par dpartement. Cette liste doit tre complte par les lments dfinis lors de lanalyse de la solution existante.

    RESSOURCES INTRESSANTES FOURNISSANT RGULIREMENT DES ANALYSES DE MARCH

    Journal du Net : www.journaldunet.com Marketing on the Beach : www.marketingonthebeach.com

    3.3 Analyse de la concurrence sur Internet

    Cette tape est indispensable pour les projets de mise en place de site Internet. Afin de positionner son projet par rapport la concurrence sur Internet, il est indispensable danalyser de manire dtaille ltat actuel du march dans votre domaine dactivit. Pour ce faire, la faon le plus simple est de complter un tableau de comparaison en suivant les tapes suivantes :

    Listez les concurrents prsents sur la toile Listez les lments proposs par les concurrents Pondrez de 0 5 chacun de ces lments en fonction de leur valeur ajoute pour vos clients finaux Donnez un score de 0 5 pour chacun des lments proposs par les concurrents Calculez le total (score multipli par la pondration) de chaque concurrent afin de dtecter les concurrents les plus

    menaants.

  • RUSSIR LE CAHIER DES CHARGES DE SON SITE WEB 21

    EXEMPLE

    Elments Pondration Concurrent 1 Concurrent 2

    Score Commentaire Score Commentaire

    Elment 1 3 2 3

    Elment 2 5 5 0

    Elment 3 4 0 5

    Total 31 29

    Pour un projet B2B, les lments proposs par vos concurrents peuvent tre par exemple :

    Look graphique Facilit de navigation Prix des produits Clart du processus de commande Promotion des produits Espace scuris rserv aux clients Panier de commande Prsentation des produits Comparateur de produits Inscription la newsletter Paiement en ligne Demande de devis

    Ce document vous permettra non seulement de dfinir des menaces et des opportunits mais galement de dfinir une partie des besoins fonctionnels de vos clients. Durant cette phase, il est galement intressant danalyser la position des concurrents dans les moteurs de recherche sur base de diffrents mots cls stratgique. En effet, pour la mise en place de sites Internet, la visibilit dans les moteurs de recherche est un point incontournable et est donc troitement li la russite de votre projet.

  • 22 RUSSIR LE CAHIER DES CHARGES DE SON SITE WEB

    Cette tape vous permettra non seulement de dresser la liste de vos concurrents les plus dangereux et de mesurer leur visibilit sur internet mais galement de dtecter une srie de fonctionnalits intressantes qui pourra complter votre liste dexigences fonctionnelles.

    4. Liste des exigences fonctionnelles

    4.1 Dfinition

    Une grande partie des tapes prcdentes ont permis de dterminer des exigences fonctionnelles. Celles-ci ont t dfinies suite lanalyse du march, lanalyse de la situation existante, lanalyse de la concurrence, linterview des utilisateurs cls ou suite la dfinition des objectifs stratgiques. Cette tape consiste donc dresser la liste complte des exigences fonctionnelles et les catgoriser.

    4.2 Pondration

    Limportance dune exigence fonctionnelle de votre projet dpend des objectifs stratgiques assigns. Pour valuer quelles exigences fonctionnelles pourront ventuellement apparatre en option dans le cahier de charges, et afin de comparer les offres des fournisseurs, il est indispensable de demander aux acteurs du projet de pondrer chacune des exigences et des catgories dexigences fonctionnelles en fonction de leur importance stratgique. La pondration finale dune exigence sera la moyenne des diffrentes pondrations. Vous trouverez ci-dessous un exemple de liste dexigences fonctionnelles catgorise et pondre. La liste a t pondre de 1 5 :

    1 : Accessoire et donc peut tre demand en option dans le cahier de charges

    2 : Pas important

    3 : Important

    4 : Trs important

    5 : Stratgique

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    Exigences fonctionnelles Pondration

    SITE WEB 5

    Catalogue de produits 5

    Nouveauts 3

    Formulaire d'inscription la newsletter 3

    Moteur de recherche 4

    Bookmark 2

    Recherche d'hbergements par thme 4

    Recherche d'hbergements par rfrence 4

    Recherche avance d'hbergements 3

    Offres de dernire minute 4

    Offres coup de cur 3

    Evnements spciaux 3

    Formulaire d'inscription propritaire 3

    Plan du site 3

    Comparateur d'hbergement 3

    Partage d'une page avec les rseaux sociaux 2

    Processus de rservation 5

    Commentaires sur les hbergements 3

    Paiement en ligne 5

    Choix de la langue 3

    EXTRANET Propritaire 4

    Gestion du planning des disponibilits 5

    Gestion des hbergements 4

    Historique des rservations 3

  • 24 RUSSIR LE CAHIER DES CHARGES DE SON SITE WEB

    5. Dfinition de larborescence du contenu du site Internet

    A ce stade du projet, il est intressant davoir dj une rflexion sur larborescence du contenu ou le plan du site Internet. Il convient dorganiser larborescence du contenu en fonction des attentes des internautes et des objectifs stratgiques du projet. Il faut veiller galement ce que les noms des rubriques soient intelligibles et attractifs pour linternaute. Lors de la rdaction de larborescence de contenu, il ne faut pas perdre de vue les rgles ergonomiques fondamentales. En voici quelques exemples :

    Accder nimporte quelle page du site en maximum 3 clicks

    Commencer par lessentiel et finir par laccessoire

    Limiter le nombre de rubriques dlments de chaque niveau de larborescence 7 car le cerveau ne mmorise que entre 3 et 7 lments

    Ce plan du site peut tre produit sous la forme dune arborescence textuelle au moyen de listes puces plusieurs niveaux, sous la forme dune carte heuristique ou encore sous la forme dun organigramme.

  • RUSSIR LE CAHIER DES CHARGES DE SON SITE WEB 25

    EXEMPLE :

    Source : http://www.comment-gagner-sur-internet.com

    RESSOURCES INTRESSANTES

    Programme de cration de carte heuristique : o Xmind : www.xmind.net

    Programme de cration de cartes de site Web : o Inspiration : http://www.inspiration.com/Inspiration

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    6. Scnarios utilisateurs

    La dfinition des scnarios utilisateurs nest pas une tape indispensable ce stade du projet mais elle permettra de vrifier si larborescence du contenu ou les wireframes rpondent aux objectifs stratgiques du projet et aux attentes des cibles. La dfinition du primtre du projet vous a permis de dfinir les diffrentes cibles de votre projet. Une cible pouvant regrouper plusieurs profils dutilisateur, vous pouvez personnaliser vos publics-cibles en crant des personas. Un persona est une reprsentation dtaille dun utilisateur faisant partie dune des cibles de votre projet. Le site Internet ci-dessous propose des personas pour les diffrentes cibles des services publics wallons : http://easi.wallonie.be/easi/col_gauche_niveaux_fr/easi-wal/dossiers-thematiques/demarche-centree-utilisateur/index.html?LANG=fr Une fois que vous aurez dfini vos utilisateurs types, vous devez crire, pour chacun deux, des scnarios dont le but est datteindre un objectif stratgique du site Web ou une des exigences fonctionnelles de la cible.

    RESSOURCES INTRESSANTES

    Dfinition dun persona : http://fr.wikipedia.org/wiki/Persona_(ergonomie)

    7. Dfinition de wireframes

    Les wireframes ou maquettes fonctionnelles permettent de prsenter larborescence du site de manire plus dtaille. Ils ne sont pas indispensables dans le contenu dun cahier de charges mais ils sont gnralement beaucoup plus parlant dune simple arborescence de contenu et permettent daugmenter la prcision du cahier de charges. Ces maquettes fonctionnelles pourront ventuellement tre rtudies avec le fournisseur. Il existe diffrentes techniques pour mettre en place des maquettes fonctionnelles :

    Dessin main leve sur papier

    Utilisation dun programme permettant de faire des dessins ou des schmas : MS PowerPoint, MS Viso, Photoshop,

  • RUSSIR LE CAHIER DES CHARGES DE SON SITE WEB 27

    Utilisation dun programme de cration de wireframes : Axure, Balsamiq, La meilleure technique tant la dernire car elle permet de faciliter la mise jour des wireframes, dutiliser rapidement des modles de composants et de dfinir des parties communes aux diffrents wireframes (en-tte, pied de page,). Voici quelques exemples de wireframes :

    Wireframe, produit avec Axure

  • 28 RUSSIR LE CAHIER DES CHARGES DE SON SITE WEB

    Wireframe produit avec Visio

  • RUSSIR LE CAHIER DES CHARGES DE SON SITE WEB 29

    Wireframe produit avec Balsamiq. Source : www.balsamiq.com

  • 30 RUSSIR LE CAHIER DES CHARGES DE SON SITE WEB

    RESSOURCES INTRESSANTES

    Programmes de wireframing o Axure : www.axure.com o Balsamiq : www.balsamiq.com o iPoltz : www.ipotlz.com o Pencil : pencil.evolus.vn

    Articles : o Les 35 meilleurs outils pour crer des wireframes :

    http://www.smashingmagazine.com/2009/09/01/35-excellent-wireframing-resources/

  • RUSSIR LE CAHIER DES CHARGES DE SON SITE WEB 31

    PHASE DEXPLORATION DU MARCH

    1. Objectifs

    Lobjectif de cette phase du projet est de dresser une liste des fournisseurs qui pourraient rpondre au cahier de charges. Lanalyse de la situation existante du march faite lors de la premire phase du projet a normalement permis didentifier une srie de solutions existantes voire de fournisseurs potentiels. Les fournisseurs doivent tre slectionns sur base de diffrents critres :

    Nombres de rfrences du fournisseur dans le secteur dactivit du client ou dans un secteur dactivit proche

    Taille de lentreprise

    2. Risques

    Les risques que comporte cette phase du projet sont les suivants :

    Critres de prslection pas assez prcis

    Evaluations rapides

  • 32 RUSSIR LE CAHIER DES CHARGES DE SON SITE WEB

    3. Etapes suivre

    3.1 Slection des fournisseurs potentiels

    La meilleure faon de trouver des fournisseurs potentiels est dutiliser les moteurs de recherche en indiquant des termes propres la solution recherche. Sur les sites des diffrents fournisseurs, regardez leurs rfrences web, les services et ventuellement les produits quils proposent. Si possible, essayez de slectionner au minimum 4 fournisseurs pour lappel doffre. Pour assurer un meilleur suivi de lappel doffre, dressez une liste des fournisseurs slectionns avec les donnes suivantes :

    Nom du fournisseur

    Nom du produit quil propose (si dapplication)

    Etat de loffre : o En attente de rponse o Offre reue o Offre analyse o Ne rpondra pas

    Date de rception offre

    Commentaire

    Adresse

    Localit

    Contact - Nom

    Contact email

    Contact Tl Il faut slectionner des fournisseurs qui se positionnent comme agences web (ou quivalent).

  • RUSSIR LE CAHIER DES CHARGES DE SON SITE WEB 33

    Le schma ci-dessous illustre le positionnement dun prestataire par rapport un projet Web. Lamont reprsente la partie avant le dveloppement, laval les tches aprs le choix du prestataire. Tout lart consiste donc trouver un prestataire de dveloppement qui peut rpondre lensemble des besoins. Ou choisir plusieurs prestataires complmentaires.

  • 34 RUSSIR LE CAHIER DES CHARGES DE SON SITE WEB

    Il faut trouver un partenaire, ou un ensemble de partenaires, qui permettront dobtenir la meilleure rponse sur 4 axes :

    - La stratgie - Le graphisme - Le dveloppement - Le marketing et la communication.

    Afin de bien choisir ces fournisseurs potentiels, il est indispensable de se poser les questions suivantes :

    Le fournisseur a-t-il un ou plusieurs labels ou chartes de qualit ? o Exemple : Charte eTIC (http://www.charte-etic.be/),

    Le fournisseur a-t-il dj mis en place une solution fonctionnellement proche des besoins stratgiques du projet ?

    Le fournisseur a-t-il des rfrences de clients dans le secteur concern ?

    Le fournisseur a-t-il toutes les comptences en interne pour rpondre aux besoins du cahier de charges ? ou bien sous-traite-t-il une partie ? si oui, quels partenaires ? ont-ils eux-mmes fiables ?

    Le fournisseur a-t-il une taille suffisante (nombre de collaborateurs) pour respecter le planning du projet et assurer le bon droulement de celui-ci en cas dimprvu ?

    Y a-t-il des propos ngatifs propos du fournisseur sur le net ? Pour surveiller le-rputation du fournisseur sur Internet, il suffit de faire une recherche sur Google et sur Google Blog.

    Une grande partie des rponses ces questions se trouveront sur :

    Le site Internet du fournisseur

    Les blogs, mdias et rseaux sociaux

    Les rseaux ou bases de donnes dentreprises comme par exemple :

  • RUSSIR LE CAHIER DES CHARGES DE SON SITE WEB 35

    o La base de donnes des entreprises TIC5 en Rgion wallonne : http://vigie.awt.be

    o Le site Internet de lINFOPOLE Cluster TIC6 : http://clusters.wallonie.be/infopole/fr/index.html

    o Le site Internet dAGORIA7 : http://www.agoria.be

    o Le Ple Rgional Numrique du Pas-de-Calais : http://www.prn.asso.fr/blog/

    5 TIC : Technologies de lInformation et de la Communication

    6 Rseau qui rassemble et fdre des professionnels des Technologies de l'Information et de la Communication afin de promouvoir le business et

    l'innovation par le partenariat 7 Fdration qui rassemble les entreprises de l'industrie technologique

  • 36 RUSSIR LE CAHIER DES CHARGES DE SON SITE WEB

    PHASES DE LAPPEL DOFFRES

    1. Objectifs

    Les phases prcdentes du projet ont permis de dfinir le contenu stratgique du projet. Ce contenu doit tre traduit dans un cahier de charges qui permettra de lancer un appel doffres aux diffrents fournisseurs slectionns lors de la phase prcdente.

    2. Risques

    Les risques que comporte cette phase du projet sont les suivants :

    Rdiger un cahier de charges trop prcis, ce qui limiterait grandement le nombre de rponses des fournisseurs

    Rdiger un cahier de charges pas assez prcis ce qui risque de mettre en pril la suite du projet

  • RUSSIR LE CAHIER DES CHARGES DE SON SITE WEB 37

    3. Etapes suivre

    3.1 Rdaction dun cahier de charges

    3.1.1 Quest-ce quun cahier de charges ?

    Un cahier des charges est un document contractuel rdig par le client ou un consultant externe qui doit dcrire les besoins du client au travers des exigences fonctionnelles et non fonctionnelles. Le cahier de charges se doit d'tre le plus clair, factuel, valuable et exhaustif possible. Le cahier de charges nest pas un document fig, il est construit sur base des lments du projet et peut tre ventuellement revu aprs sa contractualisation si les deux parties (le client et le fournisseur) sont daccord.

    3.1.2 Pourquoi rdiger un cahier de charges ?

    La rdaction dun cahier de charges est une tche qui peut tre longue et complexe. Cette tche est nanmoins indispensables pour le bon droulement dun projet et ce, pour les raisons suivantes :

    Le cahier de charges dcrit le projet afin que celui-ci soit le vrai reflet de lanalyse des besoins

    Le cahier de charges permet de guider le fournisseur lors de la rdaction de son offre, lors du dveloppement, et ainsi dobtenir du fournisseur la conception et la ralisation la plus efficace qui soit en vitant au maximum les malentendus.

    Le cahier de charges est un document contractuel et donc une protection juridique pour le client et pour le fournisseur En conclusion, le cahier de charges est un document indispensable pour un projet car il permet de scuriser le projet.

  • 38 RUSSIR LE CAHIER DES CHARGES DE SON SITE WEB

    3.1.3 Comment rdiger un cahier de charges ?

    La faon dont vous allez rdiger le cahier de charges va dpendre du type de solution que vous recherchez. Lanalyse du march quil est conseill de faire lors de la premire phase du projet est donc dune grande importance car elle vous a normalement permis de dterminer sil existait dj des solutions pour rpondre aux besoins de votre projet ou si vous deviez vous diriger vers une solution sur mesure. Si vous navez pas trouv de solution existante, la description des exigences fonctionnelles de votre cahier de charges devra tre faite de la manire la plus prcise possible afin dviter au maximum les malentendus lors de la phase de dveloppement. Si une ou plusieurs solutions existent dj pour rpondre aux besoins de votre projet, le cahier de charges ne doit pas tre trop simplifi. Il faut donner assez dinformation aux fournisseurs pour quils puissent rdiger une offre rpondant vos attentes, et faire une offre tarifaire au forfait. Si le cahier de charges nest pas assez prcis, un grand nombre de fournisseurs risque de refuser de chiffrer leur offre au forfait. Un cahier de charges pas assez prcis risque galement daugmenter les improvisations du fournisseur lors de la phase de dveloppement et donc daugmenter les risques de scarter de vos objectifs. Inversement, si vous avez trouv un ou plusieurs solutions prexistantes, le cahier de charges ne doit pas tre trop prcis car cela risque de restreindre le nombre doffres des fournisseurs. Les fournisseurs qui veulent proposer des solutions (solutions Open Source ou propritaires) dj existantes risquent de ne pas pouvoir rpondre aux exigences fonctionnelles telles quelles sont dcrites dans le cahier de charges. Vous devez trouver un juste milieu dans la manire de rdiger un cahier de charges. De manire gnrale, utilisez un vocabulaire courant et viter les termes spcifiques votre domaine dactivit. Si vous possdez de la documentation technique complmentaire, ne linsrez pas directement dans la description des exigences fonctionnelles, mais mettez-la en annexe du cahier de charges et faites-y rfrence dans votre description fonctionnelle.

  • RUSSIR LE CAHIER DES CHARGES DE SON SITE WEB 39

    3.1.4 Types de cahier de charges

    Dans le secteur priv, il nexiste pas vraiment de cahier de charges standards. Il y a bien videmment des bonnes pratiques respecter mais il nexiste aucune rglementation en la matire. Il existe certaines normes qui proposent des structures de cahier de charges mais celles-ci sont rarement utilises. Exemples de normes :

    AFNOR

    DoD

    NF X50-151 Dans le secteur public, le contenu du cahier de charges est beaucoup plus rglement, diffrents articles juridiques et lgaux doivent sy trouver en fonction du type de march.

    RESSOURCES INTRESSANTES

    Modles de cahier de charges pour le secteur public : o http://marchespublics.wallonie.be/fr/informations-generales/pratiques-de-marche/modeles-de-

    documents/index.html

    Norme AFNOR : o http://fr.wikipedia.org/wiki/Cahier_des_charges_fonctionnel

  • 40 RUSSIR LE CAHIER DES CHARGES DE SON SITE WEB

    3.1.5 Structure dun cahier de charges

    A. Structure gnrale

    Un cahier de charges doit contenir diffrentes parties spcifiques :

  • RUSSIR LE CAHIER DES CHARGES DE SON SITE WEB 41

    B. Prsentation du projet

    Cette partie du cahier de charges doit prsenter les objectifs du projet ainsi que le client et les diffrentes personnes qui interviendront dans le projet. Elle peut donc tre dcoupe en plusieurs points :

  • 42 RUSSIR LE CAHIER DES CHARGES DE SON SITE WEB

    Prsentation de la dmarche Dcrivez les lments suivants de lappel doffre :

    Lobjectif de lappel doffre

    Coordonnes compltes du responsable du projet

    Date dchance pour la remise des offres

    Mode denvoi des offres : par courrier postal et/ou par courrier lectronique Ne soyez pas trop exigeant au niveau de la date dchance pour la remise des offres, laissez aux fournisseurs au minimum 1 mois dater de la date denvoi pour rpondre. Un dlai trop court risque de limiter le nombre ou risque davoir un impact sur la qualit des offres. Objectifs du projet Listez les diffrents objectifs du projet ainsi que les objectifs de la solution recherche. Publics cibles Dcrivez les diffrentes audiences cibles par votre projet. Prsentation de la socit \ Activits de lentreprise Afin que les fournisseurs puissent bien comprendre les objectifs du projet, prsentez lentreprise et dcrivez son ou ses secteurs dactivit. Si seuls certains secteurs sont concerns par le projet, mettez-les en vidence. Prsentation de la socit \ Processus de lentreprise Si vous disposez dun schma dcrivant les processus cls de lentreprise, vous pouvez linsrer dans cette partie du cahier de charges et le dcrire brivement. Cela permettra aux fournisseurs de mieux cerner votre mtier ainsi que vos objectifs.

  • RUSSIR LE CAHIER DES CHARGES DE SON SITE WEB 43

    Ici, un exemple de schma dcrivant les processus dune entreprise qui vend les produits de diffrents fournisseurs.

  • 44 RUSSIR LE CAHIER DES CHARGES DE SON SITE WEB

    Prsentation de la socit \ Acteurs fonctionnels du projet Listez les diffrents acteurs de la socit qui interviendront dans le projet en mentionnant les lments suivants :

    Nom

    Rle dans le projet

    Domaine fonctionnel

    Fonction

    Critres dattribution des offres Listez dans cette partie de loffre les diffrents critres dattribution et leur pondration en pourcentage. Exemple de critres dattribution doffre : Les critres de slection du fournisseur seront les suivants :

    Critre Pondration

    Le respect du prsent cahier des charges 30%

    La qualit de la description de la solution propose 25%

    Les rfrences du fournisseur 20%

    Le prix 15%

    Le planning 10%

  • RUSSIR LE CAHIER DES CHARGES DE SON SITE WEB 45

    C. Spcification des exigences fonctionnelles

    Il sagit de la partie la plus importante du cahier de charges car elle dcrira lensemble des besoins fonctionnels du projet. Comme mentionn prcdemment, la faon de rdiger cette partie dpend de ce que vous recherchez : une solution existante ou une solution sur mesure. Dans les deux cas de figure, le fournisseur slectionn devrait pouvoir raliser son travail en lisant cette partie du cahier de charges sans se poser trop de questions. Dcrivez donc dans cette partie les exigences fonctionnelles que vous souhaitez. Si vous avez produit des maquettes fonctionnelles pour dcrire certaines fonctionnalits, insrez-les pour complter vos descriptifs. Pour plus de clart, il est prfrable de catgoriser les fonctionnalits en fonction des blocs fonctionnels que vous avez tablis lors de la dfinition du primtre fonctionnel. Exemple : Site Web, Extranet, Outil de gestion de contenu,

  • 46 RUSSIR LE CAHIER DES CHARGES DE SON SITE WEB

    Pour un projet web, les exigences fonctionnelles les plus courantes sont les suivantes :

    Site Web o Menu(s) de navigation :

    dcrire larborescence de contenu o Choix de la langue o Page daccueil o Chemin de navigation ou fil dAriane o Moteur de recherche full-text o Formulaire de contact o Plan du site o Partage dune page avec les rseaux et mdias sociaux o

  • RUSSIR LE CAHIER DES CHARGES DE SON SITE WEB 47

    Extranet o Authentification o Rcupration du mot de passe o Changement du mot de passe o Gestion des donnes personnelles o Tlchargement de documents o Dconnection o

    Outil de gestion de contenu (CMS) o Gestion du contenu o Gestion de la structure du contenu o Gestion des traductions du contenu o Gestion des menus de navigation o Gestion des mdias o Gestion des utilisateurs du CMS et de lextranet o Gestion des donnes pour le rfrencement o

    Rcupration du contenu existant

    Statistiques de trafic (Google Analytics,) Chacune des exigences ci-dessus devra donc tre dtaille. Essayez de ne pas laisser de zones dombre dans le cahier de charges.

  • 48 RUSSIR LE CAHIER DES CHARGES DE SON SITE WEB

    D. Spcification des exigences non fonctionnelles

    Cette partie est galement trs importante dans un cahier de charges. Vous devrez y dcrire les diffrentes exigences non fonctionnelles du projet. Dans un projet web, on y trouve gnralement les rubriques suivantes :

  • RUSSIR LE CAHIER DES CHARGES DE SON SITE WEB 49

    Infographie Dcrivez dans cette partie ce que vous attentez du fournisseur au niveau du travail graphique du projet. Il faut gnralement mentionner dans ce point que :

    Le fournisseur doit respecter une charte graphique existante lors de la production des maquettes

    Le travail sur le graphisme et les illustrations ne devra pas pnaliser la navigation et le rfrencement

    Le graphisme devra : o Valoriser lidentit et limage de la socit o Valoriser les produits et services o Gnrer un sentiment de confiance pour linternaute o Favoriser la relation avec linternaute (fidlisation)

    Le fournisseur devra prvoir galement une maquette graphique pour la newsletter

    Le client fournira au fournisseur le fichier vectoriel du logo de la socit ainsi que la charte graphique (si celle-ci existe)

    La mise en page des donnes devra tre gre au moyen de feuilles de styles CSS afin de sparer les contenus de leur prsentation

    E-marketing Si vous souhaitez que le fournisseur mette en place des actions e-marketing alors dcrivez dans cette partie vos exigences en la matire. Dans cette partie du cahier de charges, vous pouvez demander aux fournisseurs de prvoir dans leur offre :

    Une analyse des mots cls stratgiques pour le rfrencement naturel8

    Loptimisation du site pour le rfrencement naturel

    La gnration et la publication de la sitemap XML9 du site une fois le site en production.

    La prescription de votre site dans diffrents annuaires web : Webrankinfo, Yahoo, Europages (annuaire B2B),

    La cration dun page Facebook contenant un lien vers votre site web

    8 Optimisation de la qualit du contenu des pages du site pour un bon positionnement naturel dans les moteurs de recherche.

    9 La sitemap XML dun site est un fichier XML reprenant toutes les URL dun site devant tre indexes. En communiquant ce fichier aux moteurs de

    recherche, vous acclrerez grandement lindexation des pages de votre site par les moteurs recherche.

  • 50 RUSSIR LE CAHIER DES CHARGES DE SON SITE WEB

    La cration de campagnes publicitaires sur Google, Facebook,

    La cration de bannires publicitaires et la publication dans diffrents sites web, forum, portails,

    La cration dune page sur Wikipedia contenant un lien vers votre site

    La cration dun compte Twitter

    Un accompagnement pour toutes les actions e-marketing

    Une aide la rdaction du contenu du site pour le web (web writing)

    Une analyse priodique des statistiques de trafic de votre site

    RESSOURCES INTERESSANTES

    Explications dtailles de la sitemap XML : http://fr.wikipedia.org/wiki/Sitemaps Encodage du contenu Lencodage initial du contenu dun site dans loutil de gestion de contenu nest gnralement pas une tche prise en compte dans les offres des fournisseurs. Si vous souhaitez que le fournisseur encode le contenu initial de votre site, partir de documents texte que vous lui fournirez, alors spcifiez-le dans cette partie du cahier de charges. Afin que les fournisseurs puissent donner une estimation prcise du temps que prendra cette tche, il est indispensable de communiquer larborescence du site dans les exigences fonctionnelles du cahier de charges. Hbergement Dcrivez dans cette partie vos exigences concernant lhbergement de votre site web. Si vous disposez dj dun serveur dhbergement performant alors mentionnez que la solution devra tre hberge sur votre serveur et listez les caractristiques et contraintes techniques de votre serveur. Si vous souhaitez que les fournisseurs prvoient dans leur offre un hbergement de la solution, alors dcrivez vos exigences.

  • RUSSIR LE CAHIER DES CHARGES DE SON SITE WEB 51

    Exemples :

    Le fournisseur dcrira dans son offre les cots fixes et les cots annuels pour un hbergement mutualis et pour un hbergement sur un serveur ddi. Le fournisseur fournira le hardware et/ou le logiciel qu'il jugera appropri pour ce projet.

    Le site doit pouvoir tre accessible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7. Cet accs dpend de circonstances et d'infrastructures que le fournisseur ne peut contrler.

    Le fournisseur garantira la scurit et la confidentialit des fichiers du client vis--vis de tierces parties. En aucun cas, le fournisseur ne divulguera des informations relatives ou appartenant au client qui ne sont pas expressment destines un usage public.

    Le fournisseur mettra en place une routine de sauvegarde journalire des fichiers et de la base de donnes de la solution mise en place.

    Le fournisseur communiquera dans son offre le taux de disponibilit du serveur (SLA) de lhbergement Nom de domaine Dans le cadre dun projet Internet, si le nom de domaine du site est dj connu ce stade du projet et que vous ne lavez pas encore enregistr, vous pouvez demander aux fournisseurs de le faire et de communiquer ces cots dans leur offre. Si vous avez plusieurs noms de domaine pour un mme site, indiquez-leur le nom de domaine principal. Si vous dsirez crer des adresses email pour un ou plusieurs noms de domaine, spcifiez-le galement dans cette partie du cahier de charges. Les cots lis au nom de domaine ne sont pas normes mais il est prfrable de connatre les prix proposs par chaque fournisseur ds le dbut de la phase de dveloppement. Documentation et livrables La documentation et les livrables dun projet sont des choses extrmement importantes. Encore aujourdhui, un grand nombre de projets termins sont orphelins de documentation. Dcrivez dans cette partie vos exigences en matire de documentation et de livrable.

  • 52 RUSSIR LE CAHIER DES CHARGES DE SON SITE WEB

    Exemples de documentations et livrables attendus lissue dun projet :

    Analyse technique du projet ou documentation technique sur le projet : gnralement, un projet de dveloppement ne doit pas commencer avant quune analyse technique nait t faite par le fournisseur et valide par le client

    Aides lutilisation de la solution mise en place pour les utilisateurs standards et pour les administrateurs

    CD-ROM contenant : o Le code source de lapplication mise en place (si ce nest pas un produit propritaire non open source dans ce cas, il

    y a peu de chance que le fournisseur vous donne les codes sources du produit mais il devrait donner au minimum ceux des dveloppements sur mesure faits dans le cadre du projet)

    o Un export de la structure de la base de donnes initiale au format SQL (techniquement appel un dump de la base de donnes )

    o Les fichiers vectoriels des diffrentes maquettes et illustrations produites dans le cadre de ce projet

    Autres documentations et livrables optionnels : o Les scnarios de test de la solution o Des maquettes fonctionnelles ou wireframes des diffrents crans du site (sauf videmment si vous les avez fait

    vous-mmes) o

    Formations Dcrivez dans cette partie vos attentes en matire de formation lutilisation et ladministration du systme mis en place. Traductions Les frais de traduction pouvant tre pris partiellement en charge par certains subsides, il est intressant de demander aux fournisseurs de prvoir dans leur offre une enveloppe budgtaire cet effet. Afin que cette enveloppe soit la plus prcise possible, il est important de communiquer larborescence du contenu du site dans la description des exigences fonctionnelles.

  • RUSSIR LE CAHIER DES CHARGES DE SON SITE WEB 53

    E. Contraintes de lappel doffre

    Dcrivez dans cette partie les diffrentes directives qui doivent tre respectes par le fournisseur lors de la rdaction de son offre. Voici quelques exemples de contraintes :

  • 54 RUSSIR LE CAHIER DES CHARGES DE SON SITE WEB

    Renseignements administratifs du fournisseur Listez les informations administratives des fournisseurs que vous souhaitez voir dans les offres. Exemple dinformation demander :

    Prsentation de la socit

    Services proposs par la socit

    Prsentation des personnes qui interviendront sur ce projet

    CV de la personne qui prendre en charge le projet

    Nombre de personnes qui travaillent dans la socit par dpartement/fonction

    Chiffre daffaire de la socit de lanne prcdente

    Eventuellement des formulaires administratifs de la socit (ONSS, TVA, etc.)

    Prennit de la solution technique Lorsque vous choisissez une solution, il est important que celle-ci soit prenne. Listez donc dans cette partie les diffrentes informations concernant la solution propose par le fournisseur que vous souhaitez voir apparatre dans loffre. Exemple dinformation demander :

    Nombre total de clients utilisant cette solution

    Liste des rfrences dans le domaine du projet ou dans un domaine proche

    Nombre annuel de nouvelles versions de la solution : permet de dterminer sil sagit dune solution qui volue rgulirement ou non

    Langage de programmation utilis

    Systme de gestion de base de donnes utilis (MySQL, PostgreSQL, MS SQL Server, Oracle,)

  • RUSSIR LE CAHIER DES CHARGES DE SON SITE WEB 55

    Maintenance de la solution Il est impratif de demander aux fournisseurs de prciser leurs diffrentes conditions au niveau de la maintenance de la solution. Demandez-leur de vous communiquer les informations suivantes :

    Dure de la priode de garantie

    Dlai et tarif horaire pour toute intervention en cas de maintenance corrective de la solution

    Dlai et tarif horaire pour toute intervention en cas de maintenance volutive Aspects financiers Les tableaux de prix proposs dans une offre peuvent tre compltement diffrents dun fournisseur lautre. Il est donc important de fixer des rgles et de dcrire vos attentes. Veillez demander aux fournisseurs de respecter les rgles suivantes dans le tableau prsentant le cot de leur solution :

    Chacune des exigences fonctionnelles et non fonctionnelles sera estime forfaitairement

    Les cots totaux de loffre (avec et sans options) seront clairement mis en vidence

    Si certains points ncessitent une tarification en rgie, les raisons en seront clairement indiques avec une indication sur les fourchettes de prix

    Les prix seront exprims hors TVA

    Les prix horaires dintervention en cas de complments non prvus, par catgorie de personne

    Les cots des ventuelles licences (logiciel ou base de donnes) seront mentionns dans loffre tarifaire Afin de faciliter la comparaison financire des diffrentes offres des fournisseurs, il est fortement conseill dimposer aux fournisseurs de complter un tableau tarifaire standard que vous aurez joint au cahier de charges. Le tableau tarifaire propre chaque fournisseur devra nanmoins tre mis dans loffre du fournisseur car ils sont gnralement plus dtaills.

  • 56 RUSSIR LE CAHIER DES CHARGES DE SON SITE WEB

    Voici un exemple simple de tableau tarifaire standard :

    Exigences Cot HTVA

    Dveloppement Cot HTVA

    Intgration/Configuration Cot total HTVA

    Exigences fonctionnelles

    Catalogue de produits

    Panier de commande

    Processus de commande

    Total exigences fonctionnelles

    Exigences non fonctionnelles

    Actions e-marketing

    Rfrencement

    Total exigences non fonctionnelles

    Divers

    Analyse

    Installation

    Gestion projet

    Formation

    Reprise des donnes

    ,,,

    Total Divers

    TOTAL PROJET

  • RUSSIR LE CAHIER DES CHARGES DE SON SITE WEB 57

    Ce tableau est intressant car il demande aux fournisseurs de dtailler leurs prix mais galement de spcifier sil sagit dun cot de dveloppement ou de configuration. Cela montre donc en mme temps les fonctionnalits existantes et celles qu'il reste dvelopper. Assistance qualit La mthodologie dun projet est un point trs important. Ainsi, demandez aux fournisseurs de la dcrire dans leur offre : ils devront ainsi dcrire de manire dtaille les diffrentes phases du projet de dveloppement (analyse technique, validation de lanalyse technique, production des maquettes graphiques, validation des maquettes graphiques, dveloppement, test, recettes,). Planning du projet Le planning est un lment important dun projet. Si vous avez dj dfini les dates dchance des diffrentes phases du projet, indiquez-les dans cette partie du cahier de charges. Demandez galement aux fournisseurs de proposer un planning prvisionnel dans leur offre en essayant de respecter au maximum les diffrentes dates dchance fixes dans le cahier de charges. Les chances pourraient tre :

    Date de rponse lappel doffre

    Date de slection du fournisseur pour le tour final

    Date du choix final

    Date prvisionnelle de la rception provisoire

    Date prvisionnelle de la rception dfinitive

    F. Spcifications administratives

    Cette partie du cahier de charges devra contenir tous les lments contractuels du projet. On y trouve gnralement les rubriques suivantes :

  • 58 RUSSIR LE CAHIER DES CHARGES DE SON SITE WEB

    Modalits de paiement Dcrivez dans cette partie la manire dont seront faits les diffrents paiements. Exemple :

    20% la commande

    30% la rception du dossier danalyse

    30% la rception provisoire

    20% la rception dfinitive

  • RUSSIR LE CAHIER DES CHARGES DE SON SITE WEB 59

    Les modalits de paiement prsentes dans lexemple ci-dessus sont les plus rpandues pour les marchs dont la facturation se fait au forfait. Pnalits ventuelles en cas de retard Cette rubrique peut faire peur certains fournisseurs et ainsi diminuer le nombre doffres. Sil est stratgiquement impensable que le projet soit livr avec du retard, vous devez dfinir des pnalits financires en cas de dpassement. Il ne tiendra qu vous dappliquer rellement cette clause du cahier de charges en cas de dpassement. Indiquez donc le montant de la pnalit par jour de retard dans cette partie du cahier de charges. Si le planning du projet peut ventuellement glisser lgrement, il nest pas ncessaire dinclure cette clause dans le cahier de charges. Exemple de texte : Tout dpassement du dlai dexcution par phase est sanctionn dune amende de 100 par jour calendrier de retard, avec un maximum de 50 % de la valeur des services dont lexcution a t effectue avec un mme retard. Modalits dexcution Vous devez dcrire dans cette partie du cahier de charges les diffrentes modalits dexcution du march cest--dire les diffrents livrables attendus. Concernant la livraison provisoire et la livraison dfinitive, il est conseill de mentionner clairement quelles doivent se faire sur le serveur de production et non sur le serveur de dveloppement. Il est important de se faire livrer une solution dans lenvironnement de production afin dtre sr de son bon fonctionnement. Sous-traitant Cette clause doit permettre de vous protger au cas o le fournisseur ne travaille pas avec les sous-traitants mentionns ou sil nassigne pas le projet au chef de projet indiqu dans loffre.

  • 60 RUSSIR LE CAHIER DES CHARGES DE SON SITE WEB

    Voici un exemple de texte pour cette clause : Le fournisseur de services est tenu dexcuter le march avec les sous-traitants et le chef de projet quil a indiqus dans son offre et sur base de laquelle le client la slectionn pour lui attribuer le march. Lexcution des tches par dautres sous-traitants ou chefs de projet reste toujours soumise lautorisation pralable expresse du client. Proprit et transfert des droits intellectuels Cette clause permettra de vous protger par rapport aux droits de proprit intellectuelle du projet. Exemple de texte pour cette clause :

    Le fournisseur de services ne pourra prtendre en aucun cas une rmunration spciale, une indemnit ou des dommages-intrts quelconques du fait de l'utilisation, pour l'excution du prsent march, de brevets, licences, copyright, etc.., tant cens avoir tenu compte, lors de l'laboration de son offre, des charges rsultant de cette utilisation. Il est, de plus, prcis qu'en aucun cas le client ne pourra tre contraint de payer quoi que ce soit un tiers quelconque dtenteur (et/ou exploitant) d'un brevet, d'une licence, etc. employs pour l'excution du prsent march, le prestataire de services ayant, dans tous les cas, la charge exclusive de ses fournitures et travaux (prix unitaires forfaitaires et/ou prix forfaitaires par poste) ainsi que de ses procds d'excution et ce, mme s'il ne ressort qu'indirectement des prescriptions applicables au prsent march que l'utilisation d'un brevet, d'une licence, etc. est ncessaire pour une excution conforme des fournitures et travaux, etc. rgis par le prsent cahier spcial des charges. En rsum, tous droits de brevets, licences, royalties ou fees, droits d'auteurs etc. sont charge du fournisseur de services lequel reste seul responsable de toutes revendications qui pourraient surgir ce sujet. Ds lors, si un tiers cite le client en justice pour violation d'un de ces droits, le fournisseur de services s'engage intervenir l'instance sur simple demande du client. Les droits patrimoniaux attachs aux droits d'auteur et tout droit relatif aux documents, aux services ou aux outils informatiques fournis par le fournisseur l'exception de tous les lments sur lesquels il existe dj un droit d'auteur ou un autre droit, appartiendront exclusivement au client. Le client pourra cder des tiers tout ou partie de ses droits.

  • RUSSIR LE CAHIER DES CHARGES DE SON SITE WEB 61

    Le fournisseur spcifiera tous les lments sur lesquels il existe dj un droit d'auteur ou un autre droit. Il garantit, par la prsente, avoir obtenu du ou des titulaires desdits droits ou de leurs reprsentants lgaux l'autorisation d'utiliser lesdits lments. Tout paiement dont le fournisseur sera ventuellement redevable(s) pour prix de cette autorisation sera exclusivement sa charge. A l'exception de tous les lments viss l'alina prcdent, le fournisseur garantit, par le dpt de son offre, qu'il a le droit de cder les droits d'auteur

    Clauses de confidentialit Le cahier de charges contiendra normment dinformations stratgiques sur votre socit. Une clause de confidentialit est donc indispensable. Exemple de texte pour cette clause :

    Le fournisseur sengage maintenir confidentielles toutes les informations propres au client, recueillies dans le cadre de ce projet. Il sassure que son personnel a galement sign une clause de confidentialit de ce type, dans le cadre de leur contrat de travail le cas chant. Il reporte cette obligation sur ses ventuels sous-traitants. Le fournisseur ne peut utiliser la rfrence ce projet que moyennant laccord explicite du client.

    Responsabilits Cette clause dtermine les responsabilits du fournisseur sur la solution livre. Exemple de texte pour cette clause :

    Le fournisseur est suppos tre spcialiste dans le domaine de sa fourniture. Il prend la responsabilit fonctionnelle de lensemble, et donne les conseils ncessaires et les plus judicieux au client. Le fournisseur prend la responsabilit de bonne fin du projet dans le prix forfaitaire convenu.

  • 62 RUSSIR LE CAHIER DES CHARGES DE SON SITE WEB

    Attribution des comptences Cette partie permet de dterminer le tribunal de commerce comptent en cas de litige. Exemple de texte pour cette clause :

    Pour trancher tout litige qui pourrait survenir lors de lexcution du projet ou de sa garantie, le tribunal de commerce du lieu du sige social de client est seul comptent.

    G. Annexes

    Cette partie du cahier de charges est optionnelle. Si vous avez de la documentation technique qui pourrait aider les fournisseurs faire leur offre, mettez-la en annexe du cahier de charges. Si lannexe est trop volumineuse, il est prfrable den faire un document spar du cahier de charges afin de ne pas alourdir ce dernier. On y trouve gnralement les schmas de la base de donnes du systme actuel, une analyse technique du projet (si celle-ci a t faite par le client ou par un consultant externe) qui devra tre complte par le fournisseur, des impressions dcran de la solution existante,

    4. Envoi du cahier de charges

    Une fois que le cahier de charges rdig, il est conseill de le faire valider par sa direction. Ds quil aura t valid, envoyez-le par mail au format PDF aux diffrents fournisseurs slectionns lors de la phase dexploration du march. Joignez-y un modle ditable du tableau standard de prix et noubliez pas les ventuelles annexes. Rappelez les objectifs de la dmarche ainsi que la date limite de remise des offres dans le contenu du mail. Demandez galement aux diffrents fournisseurs de vous envoyer une notification de bonne rception de lappel doffre.

  • RUSSIR LE CAHIER DES CHARGES DE SON SITE WEB 63

    Ds que vous recevrez une offre, noubliez pas de mettre jour votre tableau de fournisseurs. a vous permettra de voir rapidement et de manire centralise les fournisseurs qui ont rpondu et ceux qui ne lont pas encore fait. Ce tableau vous sera trs utile si vous ne recevez pas un nombre suffisant doffres. Vous pourrez ainsi faire des relances ou encore envoyer lappel doffre dautres fournisseurs.

  • 64 RUSSIR LE CAHIER DES CHARGES DE SON SITE WEB

    PHASE DE SLECTION DUN FOURNISSEUR

    1. Objectifs

    Une fois la phase dappel doffres termine, vous attendrez la rponse des diffrents fournisseurs. Ds que vous aurez reu les diffrentes offres, vous devrez les analyser et les comparer. Vous slectionnez ensuite quelques fournisseurs pour le tour final. Ceux-ci seront invits dfendre leur offre en faisant une dmonstration de la solution quils proposent ou en rpondant vos questions. Lobjectif de cette phase est donc danalyser de la meilleure faon les offres, les comptences et les solutions des fournisseurs pour, au final, nen choisir quune.

    2. Risques

    La phase de slection dun fournisseur peut comporter plusieurs risques. Parmi ceux-ci, nous citerons :

    Pas de prise de dcision du client Prise de dcision du client trop rapide (pas de phase de dmonstration, pas danalyse dtaille des offres,) Prise de dcision non objective ( la poudre aux yeux )

  • RUSSIR LE CAHIER DES CHARGES DE SON SITE WEB 65

    3. Etapes suivre

    3.1 Analyse et comparaison des offres

    La meilleure faon de comparer les diffrentes offres des fournisseurs cest de les coter sur les diffrentes rubriques et sous-rubriques du cahier de charges. Dressez donc un tableau reprenant les diffrentes rubriques du cahier de charges et pondrez-les en prenant en compte la pondration des exigences fonctionnelles que vous avez faite lors de la phase de spcification des exigences. Ensuite, encodez pour chaque offre de fournisseur, la note que vous lui donnez (cette note devra tre multiplie par la pondration). Additionnez enfin toutes les notes de chaque fournisseur et vous pourrez ainsi voir clairement quelles sont les offres qui rpondent le mieux vos attentes. Voici un exemple de tableau de comparaison des offres :

  • 66 RUSSIR LE CAHIER DES CHARGES DE SON SITE WEB

    Rubriques

    Pond.

    Fournisseur 1 Fournisseur 2

    Argument Cotation Total

    IDEM

    RUBRIQUE 1 DU CAHIER CHARGES IM Note totale rubrique

    Sous-rubriques 1 TI Commentaire Note de 0 5 Note X pondration

    Sous-rubriques 2 PI Commentaire Note de 0 5 Note X pondration

    RUBRIQUE 2 DU CAHIER CHARGES IM Note totale rubrique

    Sous-rubriques 1 TI Commentaire Note de 0 5 Note X pondration

    Sous-rubriques 2 AC Commentaire Note de 0 5 Note X pondration

    Commentaire Note de 0 5 Note X pondration

    SCORE FINAL Score final en %

    Grce ce tableau, vous pourrez donc comparer plus facilement la qualit des diffrentes offres sur base du cahier de charges. Pour comparer financirement les offres, il vous suffit de reprendre les tableaux standards de prix complts par les fournisseurs et de rassembler les informations dans un seul tableau.

  • RUSSIR LE CAHIER DES CHARGES DE SON SITE WEB 67

    EXEMPLE

    Exigences

    Fournisseur 1 Fournisseur 2

    Cot HTVA Dv.

    Cot HTVA Intgration /

    Config.

    Cot total HTVA

    Cot HTVA Dv.

    Cot HTVA Intgration /

    Config.

    Cot total HTVA

    Exigences fonctionnelles

    Catalogue de produits

    Total exigences fonctionnelles

    Exigences non fonctionnelles

    Actions e-marketing

    Total exigences non fonctionnelles

    Divers

    Analyse

    Total Divers

    TOTAL PROJET

  • 68 RUSSIR LE CAHIER DES CHARGES DE SON SITE WEB

    4. Slection de plusieurs fournisseurs

    Une fois lanalyse et la comparaison des offres effectues, vous devrez slectionner 2 ou 3 fournisseurs pour le tour final. A ce stade du projet, vous baserez votre choix uniquement sur la qualit et le prix de loffre. Ne basez par votre choix sur le prix uniquement car beaucoup de projets chouent cause de ce genre de prise de dcision. Avant de faire le choix dfinitif du fournisseur, il est indispensable de rencontrer les fournisseurs slectionns pour le tour final afin de tester leur comptence et de vrifier si les solutions quils proposent peuvent rellement rpondre aux besoins du client. Pour ce faire, la meilleure chose est dorganiser et planifier des sances de dmonstration.

    5. Sances de dmonstration

    Lors des sances de dmonstration, posez toutes les questions que vous avez sur les offres des fournisseurs. Si le fournisseur propose une solution existante, demandez-lui de vous montrer diffrentes fonctionnalits de la solution. Si le fournisseur propose une solution sur mesure, demandez-lui de vous montrer des solutions quil a mises en place rpondant aux exigences du cahier de charges. La sance de dmonstration vous permettra galement dvaluer lergonomie de linterface de la solution ou lergonomie des interfaces quil est possible de faire, et galement dvaluer les comptences du chef de projet ainsi que sa comprhension du projet. Afin de bien valuer si une solution existante rpond aux exigences du cahier de charges, il est conseill de rdiger des scnarios de dmonstration que les fournisseurs devront suivre lors de la prsentation de leur solution. Toutes les fonctionnalits stratgiques du projet devront idalement tre vrifies lors de la dmonstration. Lors des prsentations des solutions, vous devrez coter chaque scnario en fonction de lergonomie des interfaces et du respect du scnario.

  • RUSSIR LE CAHIER DES CHARGES DE SON SITE WEB 69

    RESSOURCES INTRESSANTES

    Exemple de scnario de dmonstration : o http://www.slideshare.net/awt/prsentation-des-snarios-de-dmonstration

  • 70 RUSSIR LE CAHIER DES CHARGES DE SON SITE WEB

    PHASE DE CONTRACTUALISATION

    1. Objectifs

    Cest la dernire phase du projet de slection dun fournisseur. Lobjectif est de :

    Formaliser laccord mutuel des parties Figer les clauses du contrat en signant le bon de commande pour le cahier de charges Valider les engagements Communiquer les engagements Clturer la phase de slection dun fournisseur

    2. Etapes suivre

    2.1 Rdiger un bon de commande

    Lultime tape de slection dun fournisseur, cest de formaliser par crit la relation entre le client et le fournisseur. Pour ce faire, il faut rdiger un bon de commande faisant rfrence au cahier de charges et loffre du fournisseur. Dans le bon de commande, reprenez le tableau de prix de loffre du fournisseur en ny mettant que les fonctionnalits que vous souhaitez commander.

  • RUSSIR LE CAHIER DES CHARGES DE SON SITE WEB 71

    Pour plus de sret, mettez dans le bon de commande les diffrentes rubriques juridiques et administratives du cahier de charges. Indiquez dans le bon de commande que, contractuellement, pour tous les points du cahier des charges non repris de manire dtaille et explicite dans loffre du fournisseur (avec un proposition rpondant totalement ou partiellement au cahier des charges, mais accepte de facto par vous), le cahier des charges prime sur loffre du fournisseur. Ceci permet de vous protger contractuellement par rapport des offres en une page ne rpondant pas certaines clauses du cahier des charges, argument dont se servirait ultrieurement le fournisseur pour signifier un dsaccord par rapport au cahier des charges. Imprimez ensuite le document en deux exemplaires et faites-les signer par le fournisseur.

    2.2 Rdiger un contrat

    Le bon de commande peut tre remplac ou complt par un contrat entre les deux parties, qui dfinira les obligations de chacune delles.

    RESSOURCES INTERESSANTES

    Modle type de contrat pour un projet Web : http://www.awt.be/contenu/tel/sec/contrat_type_site_web.pdf

  • 72 RUSSIR LE CAHIER DES CHARGES DE SON SITE WEB

    AIDES FINANCIRES

    La rgion dans laquelle se trouve le sige social de votre socit propose gnralement des aides financires pour vous aider mettre en place votre projet. Parmi celles-ci, nous citerons les aides les plus intressantes qui sont disponibles :

    Rgion wallonne : o AWT

    Aide pour la consultance stratgique et technique par un consultant agr Rentic Aide pour le dveloppement de site e-business

    o Awex : Aide pour la consultance stratgique et technique Aide pour le dveloppement et le-marketing

    Rgion bruxelloise : o Bruxelles Export

    Aide pour la consultance Aide pour le dveloppement et le-marketing

    Pour des informations supplmentaires concernant les conditions doctroi, les montants dinterventions, les dmarches suivre pour faire la demande de subside, nous vous invitons consulter les sites Internet correspondants.

  • RUSSIR LE CAHIER DES CHARGES DE SON SITE WEB 73

    RESSOURCES INTERESSANTES

    Site Internet de lAWT : www.awt.be

    Site Internet de lAWEX : www.awex.be

    Site Internet de Brussels Export : www.brussels-export.be

  • 74 RUSSIR LE CAHIER DES CHARGES DE SON SITE WEB

    CONCLUSIONS

    La gestion dun projet e-business est une mission qui ne doit pas tre pris la lgre. Aujourdhui encore, un grand nombre de projets e-business se font en sautant des tapes cruciales ce qui engendre des problmes parfois irrmdiables en fin de projet. En respectant les diffrentes tapes dcrites dans ce livre blanc, vous augmenterez considrablement la qualit de votre projet. Vous augmenterez donc les chances datteindre vos objectifs stratgiques et limiterez les risques qui se prsentent tout au long dun projet. Votre cahier de charges doit dcrire clairement vos besoins afin damliorer le dialogue avec le ou les fournisseurs et de contractualiser la commande. Ce livre traitait des diffrentes tapes dun projet jusqu la phase de contractualisation. Comme mentionn prcdemment, le projet ne sarrte pas cette phase, vous devrez donc continuer en assurer la qualit jusqu sa phase ultime, qui est la rception dfinitive de la solution. Durant cette priode, il faudra tre vigilant en contrlant si les diffrentes fonctionnalits produites sont conformes aux attentes exprimes dans le cahier de charges. Ds que la solution sera conforme, vous pourrez la rceptionner. A partir de ce moment, la priode de garantie commencera. Pour viter dventuels problmes contractuels par la suite, il est fortement conseill de tester profondment la solution livre afin de sassurer quil ny aura plus aucun dfaut aprs la priode de garantie.

  • RUSSIR LE CAHIER DES CHARGES DE SON SITE WEB 75

    AUTEUR & MENTIONS LGALES

    Ce livre blanc a t rdig par Nicolas Vandenkerckhoven, consultant e-business agr par la Rgion Wallonne et chef de projet pour defimedia SA, socit wallonne qui offre son expertise dans la conception et l'laboration de projets e-business.

    Editeur responsable - 2012 Technofutur TIC 18 avenue J. Mermoz - Arople - B-6041 Gosselies Tl. +32 71 25 49 65 GSM +32 497 54 26 11 Fax +32 71 25 49 88 Cette cration est mise disposition selon le Contrat Paternit - Pas dUtilisation Commerciale - Partage des Conditions initiales lIdentique 2.0 France disponible en ligne http://creativecommons.org/licenses/by-nc-sa/2.0/fr/ ou par courrier postal Creative Commons, 171 Second Street, Suite 300, San Francisco, California 94105, USA.

  • 76 RUSSIR LE CAHIER DES CHARGES DE SON SITE WEB

    Interreg efface les frontires. Avec le soutien de lUnion europenne (FEDER)

  • Fonds Europen de Dveloppement Rgional - Interreg efface les frontires