MAISON DE L’ENTREPRISE / Institut du Management de Projet / Gestion de projet environnement_V2 page 1

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Environnement d’un projet

Le rôle du chef de projet Les acteurs du projet L’environnement de travail, concepts organisationnels

Comment prendre en charge le projet ?

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Le Rôle du Chef de Projet

L’ENVIRONNEMENT D’UN PROJET

Le Management de Projet et autres disciplines de gestion

Connaissances et pratiques par

domaines d’application

Connaissances et pratiques en Management

général

Connaissances et pratiques en

Management de projet

généralement admises

Les bonnes pratiques

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Le Rôle du Chef de Projet

L’ENVIRONNEMENT D’UN PROJET

ETRE CHEF DE PROJET, C’ESTFédérer

Garder la balle dans son camp

Se concentrer sur les résultats

Etre efficace ETRE CHEF DE PROJET, CE N’EST PASDécider seul

Faire faire tout aux autres

Faire tout soi-même

Avoir toujours raison

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Les acteurs du projet

L’ENVIRONNEMENT D’UN PROJET

Chef Projet

Sponsor

Clients

Equipe projet

Responsables de l’organisation

Services fonctionnels de l’organisation

La direction

Sous-traitants

Fournisseurs

Ce sont les parties prenantes du projet

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Les acteurs de vos projets ?

L’ENVIRONNEMENT D’UN PROJET

Chef Projet

?

?

?

?

?

?

?

?

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Le Rôle du Chef de Projet

L’ENVIRONNEMENT D’UN PROJET

LES PARTIES PRENANTES DU PROJET ATTENDENT QUE VOUS

Conduisiez le projet

Gériez les processus

Motivez l’équipe projet

Animiez l’équipe projet

Management du projet

Aptitude à diriger (leadership)

Etre un manager et un leader...

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Le Rôle du Chef de Projet

L’ENVIRONNEMENT D’UN PROJET

MANAGEMENT VS LEADERSHIP

MANAGEMENT LEADERSHIP

Gère Vérifie Horizon à court terme Demande « comment », quand? » Que pouvez-vous faire maintenant Regarde ses résultats Possède des ressources fixes (équipe)

Crée Pilote Horizon à long terme Demande « Pourquoi? » Que pouvons-nous faire demain? Regarde les potentiels Possèdes ressources dynamiques

(équipe)

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Le Rôle du Chef de Projet

L’ENVIRONNEMENT D’UN PROJET

FAIRE PREUVE D’AUTORITÉ

L’AUTORITÉ PEUT S’ACQUÉRIR PAR

UN MANQUE D’AUTORITÉ EST SOUVENT DÛ À

Une position hiérarchique formelle Une responsabilité financière Un charisme La bureaucratie La pression/punition (bâton) La promesse de récompense (carotte)

Une mauvaise communication au sein de l’équipe

Des rôles et responsabilité flous Peu de coordination Un partage de ressources entre

projets concurrents

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Le Rôle du Chef de Projet

L’ENVIRONNEMENT D’UN PROJET

INFLUENCES ET POUVOIR POSITIFS

PERSUADER RECONCILIER

Proposer Raisonner

ImpliquerEcouterRévéler

DECLARER ATTIRER

Exiger Evaluer Utiliser primes et moyens de

pression

Chercher les points communs

Etre visionnaire

POUSSER TIRER

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Le Rôle du Chef de Projet

L’ENVIRONNEMENT D’UN PROJET

LE CHEF DE PROJET DOIT DÉLÉGUER

Apprendre aux membres de l’équipe à ses responsabiliser

En suivant les lignes directives que vous avez établies

DELEGUER

Ne retenir que les points importants

ACCEPTER

C’est sur, il y aura des problèmes !Le Chef de projet reste

responsable

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Le Rôle du Chef de Projet

L’ENVIRONNEMENT D’UN PROJET

LA GESTION DES CONNAISSANCES

Il est nécessaire d’apprendre pas l’expérience

La notre et celle des autres

Collecter les retours d’expérience

Réserver des moments lors des réunions d’avancement

Consolider l’information à la fin du projet

Rendre l’information disponible

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Le Rôle du Chef de Projet

L’ENVIRONNEMENT D’UN PROJET

RESPONSABILITE PROFESSIONNELLE

Travailler dans un esprit de coopération en respectant les différences culturelles

et ethniques

Assurer intégrité individuelle et professionnalisme

Construire une base de connaissances en partageant les

retours d’expériences et les meilleures pratiques

Répondre aux intérêts des parties prenantes pour satisfaire

leurs besoins concurrents

Favoriser les compétences individuelles

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Le Rôle du Chef de Projet

L’ENVIRONNEMENT D’UN PROJET

LES 7 BONNES HABITUDES EN MANAGEMENT DE PROJET

Etre proactif

Démarrer en tenant compte de la fin

Commencer par le début

Penser gagnant/gagnant

Chercher à comprendre avant de se faire comprendre

Développer sa force de synergie

Aiguiser ses talents

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Les messages clés

L’ENVIRONNEMENT D’UN PROJET

Le Management de projets est une profession à part entière

Les chefs de projets doivent posséder des compétences techniques mais aussi en management

La pratique du Management de projet ne peut se concevoir sans les notions de leadership, management, délégation et responsabilité professionnelle

Un chef de projet doit éviter d’être: invisible, rigide, aveugle, distant, politique

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L’environnement de travail

L’ENVIRONNEMENT D’UN PROJET

L’organisationstratégie organisationnelle

Chef de projet

Equipe projet Collègues

Superviseurs fonctionnels

Utilisateurs internes

CLIENT

Fournisseurs

Autres partie prenantes

Sous-traitants

La direction

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Concepts organisationnels

L’ENVIRONNEMENT D’UN PROJET

DIRECTION

Responsable 1 Responsable 2 Responsable 3

STAFF

STAFF

STAFF

STAFF

STAFF

STAFF

STAFF

STAFF

STAFF

Coordination du projet

Structure hiérarchique

Structure hiérarchique

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Concepts organisationnels

L’ENVIRONNEMENT D’UN PROJET

DIRECTION

Chef de projet 1 Chef de projet 2 Service support

STAFF

STAFF

STAFF

STAFF

STAFF

STAFF

Personnel

Personnel

Personnel

Coordination du projet

Organisation par projets

Organisation par projets

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Concepts organisationnels

L’ENVIRONNEMENT D’UN PROJET

DIRECTION

Direction des projets Responsable 1 Responsable 2

CP 1

CP 2

CP 3

STAFF

Personnel

STAFF

STAFF

Personnel

STAFF

Coordination du projet

Organisation matricielle

Organisation matricielle

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Concepts organisationnels

L’ENVIRONNEMENT D’UN PROJET

DIRECTION

Direction des projets Responsable 1 Responsable 2

CP 1

CP 2

CP 3

STAFF

Personnel

STAFF

STAFF

Personnel

STAFF

Coordination du projet A

Organisation mixte

Organisation mixte

Coordination du projet B

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Concepts organisationnels

L’ENVIRONNEMENT D’UN PROJET

MATURITE ORGANISATIONNELLE

L’organisation peut inhiber ou accroître l’efficacité des projets

Depuis une culture minimale, jusqu’à intégrer une approche « projet » dans la stratégie de l’organisation

Certains niveaux de maturité Langage commun Processus commun Méthodologie unique Etalonnage (benchmarking) Amélioration continue

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Concepts organisationnels

L’ENVIRONNEMENT D’UN PROJET

LE BUREAU DES PROJETS

Un bureau des projets (PMO) est une organisation dirigée par les chefs de projets expérimentés, au service des besoins exprimés par la communauté de projet

Il existe un lien entre la mise en place de ce service et la maturité de l’organisation

Service type « Mesure » (pilotage opérationnel)

Service type « Tour de contrôle » (pilotage organisationnel)

Service type « Stratégique » (organisation projet)

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Concepts organisationnels

L’ENVIRONNEMENT D’UN PROJET

LES SERVICES DU PMO

Rôle du PMO

Chefs de projet

Méthodes et standards

Formation

OutilsConseil et

tutorat

Support opérationnel

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Concepts organisationnels

L’ENVIRONNEMENT D’UN PROJET

DEFINIR VOTRE ORGANISATION

L’équipe projet fournit les compétences nécessaires à la réalisation des objectifs du projet

Considérations à prendre en compte: Expérience

Intérêts personnels

Caractéristiques personnelles

Disponibilité

Compétences

Plus la structure organisationnelle du projet est claire, meilleure est la communication au sein et à l’extérieur du projet

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Concepts organisationnels

L’ENVIRONNEMENT D’UN PROJET

ROLE ET RESPONSABILITES

Qui fait quoi ? Rôles dans le projet

Qui décide quoi ? Responsabilités dans le projet Les rôles et responsabilités doivent être attribués aux bonnes personnes Elles peuvent évoluer dans le temps Elles dépendent du contenu du projet

Matrice d’affectation des responsabilités (RAM)

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Concepts organisationnels

L’ENVIRONNEMENT D’UN PROJET

RESPONSIBILITY ASSIGNMENT MATRIX

ARPSTesting

PARSDevelopment

PARSDesign

RPASFunctional

PPRASRequirements

...FEDCBAPERSON /

PROJECT PHASE /

P : ParticipantA : Accountable

R : Review requiredS : Sign off required

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Les messages clés

L’ENVIRONNEMENT D’UN PROJET

Définir une organisation de projet qui prenne en compte:

L’environnement du projet

La taille et la durée du projet

L’expérience des membres de l’équipe projet

Etablir des règles précises d’organisation ainsi que des rôles clairs pour chaque partie prenante du projet

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