MAISON DE LENTREPRISE / Institut du Management de Projet / Gestion de projet lancement_V2page 1

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Lancement d’un projet Processus de lancement Le diagnostic: comprendre le besoin Du besoin aux objectifs Définition des spécifications Documenter les spécifications du projet La charte projet

Commencer le projet...


Début Fin

Besoins Objectifs

Lancement

OrganisationRéalisation

Clôture

Lancement dans le cycle de vie du projet

LANCEMENT DU PROJET


Données

entrée

Besoins

Les parties prenantes

Outil et méthode

Analyse des besoins

Analyse des risques

Rédaction des documents

Diagnostic

Évaluation des risques

Charte projet

Données

sortie

Processus de lancement

LANCEMENT DU PROJET


D’où viennent les projets ?

ORIGINE DES PROJETS

Elément nécessaire pour Rester sur son marché Créer de la valeur Etre plus compétitif

Sources internes Individuelles ou organisationnelles

Facteurs externes Clients Facteurs sociaux économiques Marché

D’UN BESOIN DU MARCHÉ OU DE LA STRATÉGIE D’ENTREPRISE


Comprendre le besoin

ORIGINE DES PROJETS

La demande elle-mêmeLes besoins du « business » qui sous-tendent le projetL’environnement actuelLes étapes à franchir pour atteindre le résultatLes activitésLes parties prenantes et les influences qu’elles subissentL’environnement « business »Les contraintes sur le projet

COMPRENDRE LE BESOIN COMMENCE PAR EVALUER



ORIGINE DES PROJETS

Les besoins existent à différents niveaux

Les projets sont souvent construits sur des besoins incompatibles ou concurrentiels

Réaliser une analyse des parties prenantes qui utilise le produit ou le service ? qui récupère les données de sortie ? qui fournit les données d’entrée ? qui est responsable de la supervision ? qui a des responsabilités associées ? qui en retire des avantages ? qui est pénalisé ?

ANALYSE DES PARTIES PRENANTES



ORIGINE DES PROJETS

Une approche structurée est nécessaire pour comprendre ce qui est demandé

Analyse des organisations

interne, client Consultation d’expert (entretiens)

interne, client Hiérarchie des besoins

ANALYSE DES BESOINS - OUTILS



ORIGINE DES PROJETS

Comment travaille t-on dans l’organisation ?

examen des méthodologies

examen des processus

examen du personnel

questionnaires

Comprendre les forces et faiblessesDécider qui doit spécifier les besoins

ANALYSE DES ORGANISATIONS



ORIGINE DES PROJETS

Ne pas prendre ce que l’on dit pour argent comptant

Demander POURQUOI le besoin exprimé est un besoin, puis pourquoi la réponse est valable ? Etc…

Cinq n’est pas un nombre magique, mais un seul «Pourquoi» correspond à une approche trop simpliste

Distinguer les besoins des envies

Chercher les éléments créant de la valeur Identifier les différentes natures des besoins (must, should,

nice to have)

ENTRETIEN: LES 5 « POURQUOI »



ORIGINE DES PROJETS

Décomposer la demande en niveaux de détails plus finsHIERARCHIE DES BESOINS

Transmission d’énergie

Câbles Interface avec centrale électrique

Pylônes de ligne de transmission

Interface suivi informatique

Interface distribution d’énergie

Poste de travail interne

Poste de travail distant

Interface réseau

BESOINS SUBSIDIAIRES

BESOIN PRINCIPAL


Des besoins aux objectifs

ORIGINE DES PROJETS

Déterminer les objectifs valables

Etablir un objectif SMART

Spécifique Mesurable Approuvé Réaliste Temporel

Examiner les objectifs avec les principales parties prenantes

Attention aux objectifs secrets (personnels et cachés) !

Revenir sur les justifications des besoins si nécessaire


Définition des spécifications

ORIGINE DES PROJETS

Un besoin décrit un problème à résoudre

Le projet fournit une solution adaptée au problème Ce qui doit être réalisé objectif Ce que la solution apporte spécifications

Les spécifications définissent les caractéristiques de la solution aux besoins

Elles doivent être développées Processus

Rassembler les informations

Examiner et interpréter les informations

Documenter des spécifications

Faire approuver la documentation



ORIGINE DES PROJETS

SPECIFICATIONS FONCTIONNELLES ET TECHNIQUES

Fonctionnelles Techniques

Non technique Description logique Compréhensible Orientées problème

Détaillées Description physique Indicateurs de performances Orientées solutions

Les spécifications doivent être formelles

CLIENT CHEF DE PROJET



ORIGINE DES PROJETS

CONTRAINTES ET HYPOTHESES

Il existe toujours des limites à la liberté d’action du Chef de projet

Les contraintes

Tout ce qui peut limiter les choix ou la flexibilité d’action (incluent les dépendances entre projets)

Les hypothèses

Toute idée ou condition considérés comme vraie (souvent de manière implicite: les non dits)


Documenter les spécifications du projet

ORIGINE DES PROJETS

PREPARER LE DOSSIER DE SPECIFICATIONSProject Requirements Document (PRD)

Besoins

Objectifs

Spécifications

Identifier les besoins du « business »

Faire approuver

Décrire les objectifs

Créer un dossier préliminaire

Valider avec le « sponsor »



ORIGINE DES PROJETS

LES STRUCTURE TYPE DE CE DOCUMENT

Présentation générale du contexte de travail

Contexte et historique Organisation Parties prenantes Objectifs Environnement existant Jalons ou étapes Contraintes et hypothèses

Représentation de la solution

LivrablesSolution proposéeDépendances avec d’autres

systèmesProjets affectésRisques identifiésFacteurs de succès



ORIGINE DES PROJETS

LE CAHIER DES CHARGES

Il constitue la présentation contractuelle du dossier des spécifications du projet (PRD)

Description des produits ou services à fournirSpécification des produits ou services

Les devoirs et les engagements réciproques entre donneur d’ordre et sous-traitant

Dates clés Il doit aussi décrire les livrables du projet

Outils de rapports d’avancement et formats

Les services après livraison du produit


Les risques

ORIGINE DES PROJETS

PREMIERE EVALUATION DES RISQUES

Risques humains Personnes peu formées Changement d’organisation Quel besoin en formation

Risques du « business » Impact du projetExposition à la fraude ou à la

sécuritéSatisfaction client

Risques techniques Accident ou dysfonctionnement Utilisation de la technologie Interfaces entre systèmes Complexité technique

Risques financiersCoûts supérieurs aux bénéfices

attendusSous estimation des ressources


Les messages clés

ORIGINE DES PROJETS

Les projets naissent d’un besoin du « business » ou d’une volonté stratégique de l’entreprise

L’analyse des besoins des parties prenantes met en évidence les besoins contradictoire ou concurrents

De bons objectifs ont du sens pour tous

La performance du produit dépend de spécifications formalisées et précisent, qui explicitent:

Les objectifs du projet La solution aux besoins, ses limites et dépendances Une pré analyse des risques et des hypothèses

L’ensemble des projets sont plus efficacement gérés au sein d’un portefeuille des projets


La charte projet

LANCEMENT DU PROJET

Note de mission incluant Un accord écrit entre le chef de projet, la direction et les autres fonctions

Un énoncé clair de l’objectif du projet

Une définition préliminaire des rôles et responsabilités

Une référence à l’autorité pour l’avenir du projet

Avantage pour l’organisation en charge du projet Reconnaître formellement l’existence d’un nouveau projet ou d’une

nouvelle phase d’un projet existant

Avantage pour le CP Donner au chef de projet une autorité suffisante pour pouvoir utiliser les

ressources de l’organisation pour les activités du projet

DEFINIR UNE CHARTE PROJET


Etapes importantes du lancement

LANCEMENT DU PROJET

Afin de démarrer le projet avec l’équipe, le chef de projet doit créer un sentiment « d’unité » autour de l’existence du projet

Réunir les membres de l’équipe

Expliquer les objectifs, l’environnement,…

Etablir les règles de base

Attribuer les actions

Définir les dates et attentes

Revoir la proposition du projet

Documenter les obligations liées au succès du projet

LA REUNION DE LANCEMENT


La documentation sur le projet

LANCEMENT DU PROJET

Enoncé du problème

PRD

Projet décidé

Charte ProjetCahier des

charges

Etc…

PLAN

Etc…

Etc…

Etc…

Etc…

Etc…

Etc…

Etc…


Les messages clés

LANCEMENT DU PROJET

Démarrer en validant les attentes et objectifs

Le chef de projet doit posséder une certaine « légitimité » pour démarrer le projet

La réunion de lancement permet de démarrer sur de bonnes bases

Définissant les buts et objectifs de l’équipe Validant les spécifications du projet Clarifiant les responsabilités Obtenant l’engagement individuel et collectif


Documents

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