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ORGANISATION DU PROJET L’équipe projet Que doit-on faire vraiment ? Découpage d’un projet La planification La budgétisation Le plan projet La documentation sur le projet

Décider quoi faire

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Début Fin

Besoins Objectifs

Lancement

OrganisationRéalisation

Clôture

Organisation dans le cycle de vie du projet

ORGANISATION DU PROJET

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Les parties prenantes

Les entretiens

Méthodes de découpage

L’équipe

Diagnostic

Évaluation des risques

Charte projet

Le plan projet

Structure de découpage

Données

entrée

Outil et méthode

Données

sortie

Processus d’organisation

ORGANISATION DU PROJET

Méthodes de résolutions de problèmes

Données historiques

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chef de projet

Sponsor

La direction

clients

Equipe projet

Sous-traitants/ Fournisseurs

Responsables fonctionnels

L’équipe projet

ORGANISATION DU PROJET

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Le recrutement de l’équipe nécessite:

Négociation Affectation préalable Disponibilité : plannings des ressources Compatibilité Complémentarité

L’équipe projet

ORGANISATION DU PROJET

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Définition d’une équipe :

Petit nombre de personnes possédant des compétences complémentaires, engagés sur un objectif principal et travaillant de manière interdépendante afin d’atteindre des objectifs de performances spécifiques en utilisant une approche dont elles se considèrent comme mutuellement responsables.

L’équipe projet

ORGANISATION DU PROJET

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ÉQUIPE EFFICACE

Engagement en faveur d’un objectif

Affectation claire des rôles

Participation

Bonne gestion des conflits

L’équipe projet

ORGANISATION DU PROJET

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Une équipe de taille optimale est constituée de 4 à 6 membres avec un maximum de 10 à 12

Augmentation de la taille = diminution de la productivité, diminution de la responsabilité de chacun des membres, diminution de la participation

augmentation des risques de conflits

L’équipe projet

ORGANISATION DU PROJET

ÉQUIPE EFFICACE

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Formation : PB :inclusion et confiance

Dissolution:PB :vide et séparation

Production :Pas de PB majeur

Normalisation :PB: affection et intimité

Opposition :PB: puissance Autorité et

influence

FIN

DEBUT

L’équipe projet

ORGANISATION DU PROJET

Cycle de vie de l’équipe

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Que doit-on faire vraiment ?

Le contenu est défini comme l’ensemble des activités nécessaires pour délivrer le(s) produit(s) ou service(s) du projet

Le terme « contenu » peut se rapporter au

Contenu du résultat du projet (le produit ou le service)

Caractéristiques des livrables attendus par le client

Contenu du projet

Activités associées à l’application du management de projet

ORGANISATION DU PROJET

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LA PHASE D’ ORGANISATION PERMET :

D’effectuer les choix

De déterminer les objectifs intermédiaires

De fixer les actions et dispositifs à mettre en place

De déterminer la(es) méthodologie(s)

ORGANISATION DU PROJET

Que doit-on faire vraiment ?

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Le but est d’élaborer un état écrit du périmètre et du contenu du projet

A quoi doit ressembler la solution ?

Architecture logique

L’ensemble des produits et services

Comment gérer les modifications au contenu du projet

Plan de gestion du contenu

Enoncé du contenu

Gestion du contenu

ORGANISATION DU PROJET

Que doit-on faire vraiment ?

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Il n’est pas suffisant de livrer quelque chose

Vous devez prouver que le résultat satisfait aux exigences

A chaque livrable: un critère de mesure adapté

Il doit être objectif

Dans certains cas, les outils de mesure devront être crées pour les besoins du projet

LES CRITERES DE SUCCES

ORGANISATION DU PROJET

Que doit-on faire vraiment ?

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La gestion des approvisionnements du projet recouvre les processus nécessaires pour acquérir les biens et les services fournis par les entreprises extérieures

Il comprend trois activités

Acheter

Assurer le suivi

Contrôler

LES APPROVISIONNEMENTS DU PROJET

ORGANISATION DU PROJET

Que doit-on faire vraiment ?

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Une fois que la structure et le contenu de la solution sont définis, il est nécessaire d’identifier le travail à faire

Base de référence pour

Les estimations

Le système de maîtrise et mesure de performance

L’affectation des responsabilités

Fixation des limites de ce qui sera et ne sera pas réalisé

Base de référence pour la compréhension et la communication avec les parties prenantes

ORGANISATION DU PROJET

Que doit-on faire vraiment ?

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Doit être exhaustif Eléments de configuration matériels ou logiciel, pièces détachées,

outils, équipements de test,…

Doit être identifié avec les parties prenantes concernées

Point critique pour la réussite du projet

Une mauvaise définition du contenu induit des coûts supplémentaires sur le projet, en raison des:

Reprises Dépassements de temps Faible productivité et faible moral

IDENTIFIER LE TRAVAIL

ORGANISATION DU PROJET

Que doit-on faire vraiment ?

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Regroupement des livrables ou activités du projet qui définit la totalité du projet

Construit sur des livrables tangibles Ne pas répéter un élément d’une arborescence dans une

autre partie de l’arbre

Avantages principaux Définit toutes les activités Identifie tout le travail nécessaire Décompose le projet en éléments plus petits Regroupe les activités de manière logique

LA STRUCTURE DE DECOUPAGE (WBS)

Le découpage du projet

ORGANISATION DU PROJET

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WBS ORIENTEES « TACHES » vs « LIVRABLES »

1.0 Projet1.1 Phase1.1.1 Ensemble1.1.1.1 Elément de gestion1.1.1.1.1 Lot de travail

1.0 Projet1.1 Sous-produit ou sous-système1.1.1 Composant1.1.1.1 Elément de gestion1.1.1.1.1 Lot de travail

Le découpage du projet

ORGANISATION DU PROJET

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VALEUR DE LA WBS

Elle identifie le travail et seulement le travail nécessaire

Elle définit ou confirme une compréhension commune du contenu du projet

Elle fournit une structure pour mesurer la réussite du projet

Elle permet d’améliorer la communication entre les parties prenantes du projet

Elle aide à identifier les risques

Le découpage du projet

ORGANISATION DU PROJET

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DEFINITIONS LIEES A LA WBS

Lot de travail Niveau inférieur de la WBS; le plus bas niveau de pilotage

Code WBS Identifiant unique de chaque élément de la WBS

Elément de gestion

Point de contrôle; niveau d’intégration du contenu, budget et du temps; niveau de mesure de la performance

Liste des postes budgétaires

Système d’identification utilisé pour contrôler les coûts de projet par catégories

Jalon Evènement significatif, généralement l’achèvement d’un livrable important

Le découpage du projet

ORGANISATION DU PROJET

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LOT DE TRAVAILLivrable ou ensemble d’activités nécessaires et suffisantes pour la réalisation d’un produit à livrer

Niveau d’affectation des ressources

Niveau permettant la sous-traitance

Niveau de contrôle par le CP

S’appuie sur le Cahier des chargesProjet

Lancement Gestion Objectif 1

Valider les spec

Contractualiser

Développer le POD

Réunion de lancement

Etude préliminaire

Modèle de gestion

Niveau du lot de travail

Le découpage du projet

ORGANISATION DU PROJET

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Sa description (verbe-objet)

Ses données en entrée (ou lien de précédence)

Ses données de sortie ou produit à livrer

Son responsable

Ses utilisateurs

L’effort nécessaire pour le réaliser

Sa durée estimée

Les critères d’achèvement (incluant tout type de livrable approprié)

QUE TROUVE T-ON DANS UN LOT DE TRAVAIL?

Dictionnaire de la WBS

Le découpage du projet

ORGANISATION DU PROJET

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EXEMPLE DE DICTIONNAIRE DE LA WBS

Nom du projet ________________________________________________________

N° de LT________________________ Date d’émission______________________

Description du lot de travail :

Responsable : Entrées : Sorties :

Durée : Coût : Liens/Dépendances :

Date de livraison : Critères d’achèvement :

Le découpage du projet

ORGANISATION DU PROJET

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NIVEAU DE REPORTING

Eléments de gestion ou points de contrôle

Niveau de visibilité requise pour le projet

Projet

Lancement Gestion Objectif 1

Valider les spec

Contractualiser

Développer le POD

Réunion de lancement

Etude préliminaire

Modèle de gestion

Eléments de gestion

Le découpage du projet

ORGANISATION DU PROJET

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CONSTRUIRE UNE WBS

Approche descendante par les jalons

• démarrer par l’énoncé du contenu

• dresser la liste des jalons (plan de jalons)

• aller au plan de jalons jusqu’au niveau des activités nécessaires pour les réaliser

Approche ascendante méthode globale

• dresser la liste des actions nécessaires à la réalisation du projet (de manière non structurée)

• regrouper ces activités en lots cohérents

• construire l’arborescence

Le découpage du projet

ORGANISATION DU PROJET

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Jusqu’ou faut-il aller dans la structure de découpage du projet ?

QUEL NIVEAU DE DETAIL?

Niveau de pilotage souhaité par le Chef de Projet

Cas de la sous-traitance Niveau des produits à sous-traiter

Réalisation en interne Durée de réalisation des lots de

travaux équivalente aux fréquences des rapports d’avancement

Niveau de précision désirée pour les estimations de coûts (éléments de gestion)

Le découpage du projet

ORGANISATION DU PROJET

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Les messages clés

La solution proposée est décrite dans l’énoncé du contenu

La WBS est un regroupement des livrables du projet qui organise et définit la totalité du contenu du projet

Une activité qui n’est pas dans la WBS est hors contenu du projet

Chaque lot de travail doit être planifié, budgété, alloué

Niveau de pilotage requis

ORGANISATION DU PROJET

Le découpage du projet

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La planification / Echéanciers

Convertir la WBS en un échéancier réaliste avec

Des tâches ou activités, des dates de début et de fin, des responsabilités

Quels facteurs influencent l’ordonnancement des tâches entre elles (priorités)

Approche politique

Aspects financiers

Evaluation des risques

Notion de ressources

Données d’entrée

PLANIFICATION DU PROJET

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La planification / Echéanciers

Certaines activités ne pourront être démarrées que lorsque certaines conditions seront satisfaites (dépendances obligatoires)

Certaines activités sont conventionnellement réalisées selon un ordre prédéfini (dépendances du « métier »)

PLANIFICATION DU PROJET

CONCEPT DE DEPENDANCE

Activité A Activité B

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La planification / Echéanciers

L’art de la planification est de gérer séparément toutes les activités indépendantes

Les séquences isolées d’activité pourront se rejoindre plus tard

Toutes les dépendances ne peuvent être encore clairement identifiée

Chaque chemin possède un niveau plus ou moins grand de risque de dérapage dans le temps

PLANIFICATION DU PROJET

CONCEPT DE CHEMIN PARALLELES

CHEMIN CRITIQUE

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La planification / Echéanciers

La manière de représenter un échéancier dépend de l’utilisation que l’on veut en faire

Travail de l’équipe et rapports d’avancement

Diagramme des antécédents (PERT)

Rapports de synthèse pour la direction

Diagramme de Gantt (GANTT, GANTT suivi)

Plan de Jalons

PLANIFICATION DU PROJET

COMMENT REPRESENTER UN ECHEANCIER ?

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Durée minimale

Latitude entre 2 tâches

Chemin critique

Calendrier de travail

Utilisation des ressources

Ressources

Contraintes

Tâche, durée

PERT

GANTT

La planification / Echéanciers

PLANIFICATION DU PROJET

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Cinq options Demander aux personnes qui feront le travail Obtenir l’avis objectif d’experts Trouver une tâche similaire dans un projet passé Réaliser des tests (si le temps de permet) Emettre votre meilleur jugement

ESTIMATIONS, principes de bases

Estimation globale

Estimation préliminaire

Budget détaillé

+10%

-5%-10%

+25%

-25%

+75%

NIVEAUX DE PRECISION

La budgétisation

PLANIFICATION DU PROJET

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PLANIFICATION DU PROJET

Chaque lot de travail consomme des ressources pour: La conception

La réalisation

La documentation

Le contrôle de la qualité

La mise en œuvre

Les approvisionnements,...

Méthode Calcul des estimations au niveau inférieur de la WBS

Sommer les coûts individuels obtenus

La budgétisation

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La budgétisation

PLANIFICATION DU PROJET

Pour élaborer un budget, les coûts doivent être regroupés dans des catégories pré-définies

Dépenses

Investissements

Main d’œuvre,...

Ceci permet de:

Suivre

Comptabiliser

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La budgétisation

PLANIFICATION DU PROJET

PREVISIONS DES DEPENSES DANS LE TEMPS

Euros

TempsJ F M A M J J A S O N D

Somme des coûts individuels par lots de travail

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Le plan projet

PLANIFICATION DU PROJET

Document contractuel entre le chef de projet, le sponsor et l’équipe projet

Sans oublier le comité de pilotage, s’il existe

Le plan projet est utilisé pour: Laisser une trace écrite des hypothèses

Guider l’exécution du projet

Faciliter la communication entre les parties prenantes

Fixer les revues de projet

Fournir un référentiel pour mesurer l’avancement du projet

Qui doit écrire le plan de projet Chef de projet

Participants clés du projet

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Le plan projet

PLANIFICATION DU PROJET

Recommandations Le plan doit être cohérent et complet

Son niveau de détail correspond à la complexité du projet

Il inclus rôles, responsabilités et responsables

Il décrit le flux de documents et d’informations

Il intègre les procédures de modification

Le plan projet est: Visé par l’équipe projet avant approbation par d’autres parties prenantes

Le cahier de bord du projet

Mis à jour régulièrement

PRINCIPES DE BASE DU PLAN PROJET

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Le plan projet

PLANIFICATION DU PROJET

Les documents de planification sont interdépendants

Un grand effort de planification au départ, sans mise à jour ensuite ne sert à rien

Vérifier la validité du plan avant signature

Faire approuver le plan

DOCUMENTS DU PLAN PROJET

PLAN

WBS

Echéancier

Budget

Contenu

Autres

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Le plan projet

PLANIFICATION DU PROJET

Plan de Management des risques

Résumé des activités de management des risques avant de les intégrer dans le référentiel du projet

Plan de Qualité

Les standards, s’ils existent sont décrits dans le dossiers des spécifications « PRD »

Plan de documentation

Plan de communication

INCLURE LES PLANS DE SOUTIEN

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Le plan projet

PLANIFICATION DU PROJET

PREPARER LE DEPLOIEMENT

Lorsque le produit ou service du projet est finalisé, il doit être mis en œuvre pour être utilisable

La façon de mettre en place la solution du projet (implantation) doit être présentée dans le Plan de projet

Test finaux

Formations des utilisateurs

Documentation

Conversion

Assistance aux utilisateurs

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La documentation du projet

GESTION DU CONTENU

Enoncé du problème

PRD

Projet décidé

Charte ProjetCahier des

charges

Structure de découpage (WBS)

PLAN de PROJET

Management des risques

Management de la Qualité

Gestion des documents

Gestion des approvisionnements

Etc…

Etc…

Etc…

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Les messages clés

PLANIFICATION DU PROJET

Le chef de projet doit avoir confiance dans les estimations (coûts et délais)

Tous les plans sont inclus dans le PLAN de PROJET

Le Plan de projet doit être approuvé avant de démarrer la phase d’exécution

La création du plan de projet n’est pas le Management de projet !

il doit être suivi d’actions...

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