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Agirhe Bilan social 2015
Campagne 2016
Manuel d’utilisation Mise à jour le 04/04/2016
AFFILIATION CTP PROPRE
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Sommaire
Description ................................................................................................................ 3
Nous contacter ........................................................................................................... 3
Remarques importantes ................................................................................................. 4
Accéder à l’application de saisie des données du Bilan social 2015 .............................................. 5
Saisir les données collectivité .......................................................................................... 6
Saisir les informations générales de la collectivité ............................................................... 7
Saisir les informations « TEMPS DE TRAVAIL » ..................................................................... 7
Saisir les informations « PREVENTION – MEDECINE PROFESSIONNELLE » ....................................... 7
Saisir les informations « HANDICAP » ............................................................................... 8
Saisir les informations « FONCTIONNAIRES INAPTES » ............................................................ 8
Saisir les informations « FORMATION » ............................................................................. 8
Saisir les informations « ACTION SOCIALE » ....................................................................... 8
Saisir les informations « INTERIM – REMPLACEMENT » ............................................................ 9
Saisir les informations « TEMPS PARTIEL » ......................................................................... 9
Saisir les informations « REMUNERATIONS » ....................................................................... 9
Saisir les informations « HEURES SUPPLEMENTAIRES ET COMPLEMENTAIRES » ............................... 9
Saisir les informations « RELATIONS SOCIALES » ................................................................. 10
Saisir les informations « MIS A DISPOSITION » .................................................................... 10
Saisir les informations « ACTES DE VIOLENCE PHYSIQUE » ..................................................... 10
Choix du mode de saisie ................................................................................................ 10
- Choix n°1 : le mode de saisie « agent par agent » ............................................................ 10
-Choix n°2 : le mode de saisie « globale» ........................................................................ 10
Saisie « agent par agent » ............................................................................................. 11
Saisie « globale » ........................................................................................................ 12
Saisie des indicateurs ................................................................................................ 13
Génération des résultats ............................................................................................... 13
Mode « saisie agent par agent » .................................................................................... 13
Mode « saisie globale » .............................................................................................. 14
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Description
Le bilan social est une obligation légale mais surtout un outil statistique de gestion des ressources
humaines. La loi du 26 janvier 1984 oblige les collectivités à établir leur bilan social au minimum tous les
deux ans.
Cette enquête s'appuie sur les données de la collectivité ou de l’établissement au 31 décembre de
l'année précédente. Cette démarche permet à chaque collectivité de dresser un bilan des effectifs, des
recrutements et des avancements, des actions de formation, des demandes de travail à temps partiel...
Le bilan social est un document servant à la fois d’outil de dialogue social et de gestion des ressources
humaines. Il permet également de mener des comparatifs d’une structure, d’une édition ou d’un
département à l’autre.
Pour rappel, toutes les collectivités et tous les établissements sont soumis à cette démarche, y compris
celles qui n'emploient aucun agent à temps complet.
Ce document est à présenter devant le comité technique compétent.
Afin de faire du Bilan social un véritable outil de pilotage, des fiches repères seront élaborées par type
de collectivités et par strate démographique. Ces fiches spécifiques permettront de disposer d'éléments
de comparaison pertinents et de situer votre collectivité au regard des différents indicateurs analysés.
Nous contacter
Téléphone 03 59 56 88 35
e-mail [email protected]
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Remarques importantes
Pour les collectivités ayant leur propre CT, n’oubliez pas de transmettre parallèlement par mail l’avis du
CT sur le bilan social à l’adresse indiquée dans la partie « Nous contacter ».
Toutes les données sont des entiers (arrondis pour les montants).
Si un champ n’est pas saisi, un 0 (par défaut) est enregistré et sera évidemment restitué dans le bilan.
Ne laissez pas la page du bilan social ouverte avec des saisies effectuées, non validées, pendant plus de
20 minutes. En effet, le serveur coupe la connexion au bout d’un certain temps (et ce même si les
données écran demeurent a priori apparentes).
Pour les modifications ultérieures d’un bilan social, en saisie « agent par agent », vous pouvez modifier
directement les données dans Agirhe et relancer la « génération des résultats ». En saisie « globale », il
est conseillé de procéder aux modifications directement sur le fichier Excel généré par Agirhe et ensuite
le transmettre par e-mail au centre de gestion.
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Accéder à l’application de saisie des données du Bilan social 2015
Pour accéder à l’application de saisie des données Bilan social pour la campagne 2015, vous devez vous
connecter sur le site du Centre de gestion de la Fonction Publique Territoriale du Nord.
Pour cela, vous tapez dans la barre d’adresse, le site suivant : http://www.cdg59.fr
Le site du Cdg59 apparaît dans une nouvelle fenêtre.
Lorsque vous êtes sur le site du Cdg59, vous cliquez dans la partie CONSEIL / Bilan social /.
Pour accéder à votre espace « Agirhe – Bilan social », vous devez cliquer sur le lien « Accéder au Bilan
Social ».
Vous arrivez sur une page d’authentification.
Vous devez saisir l’identifiant et le mot de passe que le Cdg59 vous a fourni et cliquer sur le bouton
« Valider ».
Après l’authentification, vous arrivez sur la page principale de l’interface Agirhe.
Pour accéder au Bilan Social, cliquez sur STATISTIQUES / Bilan social /
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Saisir les données collectivité
Cliquer sur le bouton « voir » sur la ligne « Données collectivité de l’année 2015 »
Remarque : Il est impératif de renseigner ces « données collectivités » préalablement à toute saisie
des autres données du bilan social, et ce quel que soit le mode de saisie pour lequel vous opterez par la
suite (« agent par agent » ou « globale »). Si cette rubrique « données collectivités » n’est pas
complétée, il vous sera impossible de générer le fichier Excel du bilan social en fin de processus (le
fichier sera vide).
Il est important au fur et à mesure que vous remplirez le questionnaire d’effectuer les validations
intermédiaires chaque fois que le bouton « valider » apparaît.
Lorsque l’ensemble des champs est complété, appuyez sur la touche « valider tout ».
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Saisir les informations générales de la collectivité
Portez une attention particulière au n° de SIRET (14 chiffres). Toute erreur sur ce numéro
empêcherait l’exploitation ultérieure de vos données par le CDG et la DGCL.
Saisir les informations « TEMPS DE TRAVAIL »
Saisir les informations « PREVENTION – MEDECINE PROFESSIONNELLE »
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Saisir les informations « HANDICAP »
Saisir les informations « FONCTIONNAIRES INAPTES »
Saisir les informations « FORMATION »
Saisir les informations « ACTION SOCIALE »
9
Saisir les informations « INTERIM – REMPLACEMENT »
Saisir les informations « TEMPS PARTIEL »
Saisir les informations « REMUNERATIONS »
Saisir les informations « HEURES SUPPLEMENTAIRES ET COMPLEMENTAIRES »
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Saisir les informations « RELATIONS SOCIALES »
Saisir les informations « MIS A DISPOSITION »
Saisir les informations « ACTES DE VIOLENCE PHYSIQUE »
Choix du mode de saisie
- Choix n°1 : le mode de saisie « agent par agent »
Le bilan est complété à partir de données requises pour chacun des agents de votre collectivité.
Certaines données sont pré-remplies (nom des agents + quelques données chiffrées). Attention, les
données pré-remplies pour les collectivités qui avaient déjà optées pour ce choix, sont issues du dernier
bilan social (2013). Il y a donc lieu si besoin de les mettre à jour en fonction de l’évolution de l’effectif
de votre collectivité.
Ce module de saisie est un gage de gain de temps pour les collectivités dont l’effectif n’est pas trop
important (plusieurs dizaines d’agents au plus).
-Choix n°2 : le mode de saisie « globale»
Permet la saisie de vos données bilan social en tenant compte de l’effectif dans sa globalité, comme
pour le fichier Excel de la DGCL, dont il reprend strictement les mêmes indicateurs et la même
structuration.
Remarque : Les deux choix sont exclusifs l’un de l’autre. Autrement dit, le bilan social devra être
intégralement rempli, soit en mode « saisie agent par agent », soit en mode « saisie globale ».
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Saisie « agent par agent »
Cliquer sur le bouton « Voir » sur la ligne « Données agent »
La liste des agents de votre collectivité (données reprises)
Il est possible d’ajouter des agents supplémentaires qui ne figurent pas dans cet effectif (bouton
« nouvel agent »), ou au contraire de supprimer ceux qui n’y seraient plus (colonne « supp. » dans la
colonne de gauche).
Les agents crées doivent avoir travaillé au moins un jour en 2015.
Seuls les agents ayant quitté la collectivité avant le 1er janvier 2015 doivent être supprimés. De même
et logiquement, ne pas ajouter ceux qui seraient entrés dans la collectivité après le 31 décembre 2015.
La saisie est répartie en 4 sections :
- Personnel,
- Formation,
- Prévention,
- GPEC (saisie facultative)
La saisie des 3 premières sections est obligatoire !
Pour compléter les informations par section, vous devez cliquer sur le bouton correspondant.
Quand la saisie est validée, le bouton prend la forme d’une coche �
Il est important que chaque page soit validée
Remarque : Veillez donc à ce que tous les champs de saisie soient complétés pour chacun des agents et chacune des sections obligatoires.
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Saisie « globale »
Les informations à remplir seront strictement conformes à celles du fichier Excel de la DGCL. Les
données saisies correspondent donc aux données cumulées de l’ensemble des agents concernés par le
Bilan social.
Cliquer sur le bouton « Saisie Globale et/ou affichage des résultats ».
La saisie globale reprend la structure du classeur Excel de la DGCL. Pour mettre à jour les informations,
il faut cliquer sur le lien « IND x.x.xxx ».
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Saisie des indicateurs
Pour chaque page d’indicateurs, il faut impérativement cliquer sur le bouton « Sauvegarde » pour valider
la saisie des informations.
Génération des résultats
Après avoir saisie l’ensemble des informations, vous pouvez générer les résultats.
La génération des résultats de votre saisie diffère selon que vous avez opté pour une saisie « agent par
agent » ou une saisie « globale ».
Attention : Si vous avez opté pour le mode de saisie « global », ne cliquez pas sur le bouton
« génération des résultats » de la page d’accueil de saisie du BS au risque de perdre l’ensemble de
vos données saisies.
Mode « saisie agent par agent »
Dès lors que vous avez vérifié et complété les données collectivités et les données de l’agent, vous
pouvez cliquer sur "Génération des résultats".
Zone de saisie des indicateurs.
Placer le curseur dans les cases
appropriées.
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Les informations saisies agent par agent sont alors synthétisées et intégrées dans un fichier nommé
"BS2015_xxxxxx.xls" (xxxxxx correspondant à votre code collectivité).
Ce fichier est disponible dans le menu de la barre horizontale "Document à imprimer".
Mode « saisie globale »
Dès lors que vous avez vérifié et complété les données collectivités et les données de l’agent en mode
saisie « globale », vous pouvez cliquer sur "Génération du document final" comme indiqué dans la copie
d’écran ci-dessus.
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Les informations saisies en mode « global » sont alors synthétisées et intégrées dans un fichier nommé
"BS2015_xxxxxx.xls" (xxxxxx correspondant à votre code collectivité).
Ce fichier est disponible dans le menu de la barre horizontale "Document à imprimer".
