MASTER 2 GESTION DE PROJET. PRESENTATION DU MODULE Séquence 4 :Phase 4 : Gérer le projet

MASTER 2

GESTION DE PROJET

PRESENTATION DU MODULE

Séquence 4 : Phase 4 : Gérer le projet

Phase N°4 : Gérer le projet

2 Gérer le projet Piloter le projet et s’assurer de sa conformité (CQD) Coût Qualité Délai

Données d'entrée : Le rapport de lancement diffusé

Activité N° 1 Définir les éléments de suivi du projet

Activité N° 2 Mettre en place les outils de pilotage

Activité N° 3 Organiser des réunions d’avancement du projet

Activité N°4 Résoudre les problèmes

Activité N° 5 Actualiser le projet

Données de sortie : Fin des activités planifiées / Rapport final de projet (CQD)

Phase N°4 : Gérer le projet Activité 1 : Définir les éléments de suivi du projet

Gérer le projet signifie garder son contrôle afin d’assurer sa progression régulière.

Cette phase consiste à réunir l’information nécessaire pour mesurer la progression du projet et l’ajuster par rapport aux objectifs validés.

Cette phase permet au chef de projet d’informer les membres de l’équipe et les parties prenantes de la progression du projet

Le tableau de bord et les comptes rendus constituent les outils de pilotage du projet.


Le suivi de l’avancement du projet concerne :

. Le suivi technique

. Le suivi qualité

. Le suivi des délais

. Le suivi des coûts

ressources humaines

ressources matérielles


Le suivi technique s’organise autours des moyens suivants :

. Les rapports d’avancement périodiques

. Les réunions d’avancement

. Les constats de réalisation

. Le franchissement des jalons de synthèse

. Les essais de validation

. Les essais de recette ….


Le suivi qualité s’organise autours des moyens suivants :

. Le plan qualité

. Les réunions d’avancement qualité permettent de vérifier si les conditions

nécessaires à la poursuite du projet sont réunies

. Le contrôle du respect des procédures

. La vérification de la traçabilité

. Les revues de contrat, de conception, de clôture de projet

. Les audits avec les principaux acteurs du projet pour valider les livrables,

les points durs et d’avancement


La maîtrise des délais nécessite :

. Contrôler périodiquement l’avancement des travaux au travers de :

L’examen du planning et l’estimation du % d’avancement

. Contrôler le passage des jalons

La période de contrôle d’avancement des travaux dépend de la durée du projet

ni trop longue (réaction tardive à l’événement)

ni trop courte (démotivation)


Les méthodes de contrôle de l’avancement des travaux:

. La mesure physique d’un paramètre représentatif de l’avancement du travail est

applicable lorsque le travail est facile à mesurer (pose d’une moquette..)

. L’estimation en % du travail réalisé par rapport à l’estimation initiale permet de ré-

ajuster le travail qui reste à faire

. L’attribution d’une valeur selon que l’activité a débuté (0), est en cours (50) ou

est achevée (100). Cette mesure statistique fiable est applicable lorsque le nombre

d’activités est important mais elle ne permet pas de recaler le travail.


Les ajustements en cas de dérive des délais

. Définir les mesures à mettre en place pour redresser la situation

. Modifier la logique d’enchaînement des activités et tâches

. Renforcer les moyens humains et matériels

. Remobiliser les participants

. Estimer les délais les plus probables de fin du projet


Le suivi des coûts

La comptabilité analytique permet

de suivre les dépenses au fur et à mesure de l’avancement du projet à

condition de les avoir ventilées en fonction de leur objet

de comparer les dépenses réelles avec les prévisions initiales

Les courbes des dépenses prévisionnelles et réelles sont utiles pour visualiser les

écarts

Phase N°4 : Gérer le projet Activité 2 : Mettre en place les outils de pilotage

Utiliser les tableaux de bord

Le tableau de bord général de suivi du projet constitue un véritable outil de pilotage.

Il permet notamment :

1. de mobiliser l'équipe projet sur les objectifs et les indicateurs clés du projet

(en termes d'activités, de délais, de qualité et de coûts)

2. de suivre l'avancement général du projet et I'avancement par secteur

3. de communiquer sur l'état d'avancement du projet auprès des différents

acteurs stratégiques et opérationnels

4. d'identifier des écarts et définir les actions correctives à mettre un œuvre.



Le tableau de bord

Une construction collective suivant une démarche participative

Le tableau de bord risque d'être perçu comme un instrument de contrôle.

Or c'est d`abord un instrument de pilotage, un outil fédérateur.

L'efficacité d'un tableau de bord dépend en grande partie de sa compréhension et de

son appropriation par les personnes contribuant à la réussite du projet.

Leur implication dans la construction du tableau de bord va garantir :

1. une réelle mobilisation autour d'un diagnostic et d'objectifs partagés,

2. une contribution à son actualisation,

3. une réactivité (suivi des indicateurs, identification et analyse des écarts,

propositions d'actions correctives).



Les indicateurs

L’indicateur est un instrument de mesure ou d’évaluation.

C’est une variable qualitative ou quantitative.

Par exemple

Le taux d’absentéisme est un indicateur du niveau d’absentéisme

L’heure d’arrivée en réunion est un indicateur pour mesurer la ponctualité

Le délai d’attente des usagers au service accueil est un indicateur pour

évaluer l’organisation du travail des agents du service accueil

L’indicateur doit être pertinent c’est à dire avoir du sens

L’indicateur doit être fiable et homogène pour permettre une comparaison dans le

temps



La pertinence des indicateurs retenus

Trop souvent, la recherche d'exhaustivité nuit à la lisibilité et ne facilite pas l'exploitation.

"Se débarrasser du superflu aller à l'essentiel "

Les indicateurs doivent être :

1. Exprimés en termes d'écart ou de position par rapport à une situation souhaitée.

2. Peu nombreux et pertinents : les indicateurs retenus, doivent être représentatifs des

facteurs-clés de réussite du projet (reflet exact du phénomène à étudier).

3. Fiables : la source et la mesure ne doivent pas être contestables.

4. Sensibles : ils doivent détecter une faible variation de la caractéristique surveillée

5. Simples : facilement mesurables et compréhensibles

6. Visuels : possibilité de taire une représentation graphique de l'indicateur et de son

évolution

7. Réalistes : susceptibles d'être facilement mesurables



Exemple d'indicateurs

Quantitatif:- nombre de dossiers traités par jour- nombre d'usagers servis par heure

Qualitatif :- indicateurs de satisfaction ou d'insatisfaction (Taux de satisfaction mesuré par enquête, nombre de lettres de réclamation...)

- indicateurs de qualité du service (Nombre d'anomalies, délai de traitement de demande ou de règlement de prestations, temps d'attente aux guichets, taux de recouvrement de cotisations, taux de disponibilités de matériels...)



Exemple d'indicateurs

Coût :- évolution du budget- évolution des consommations- gains de productivité - coûts de formation

Respect des délais :- délais de réalisation d'opérations- délais fixés pour l'atteinte d'objectifs intermédiaires...



Facteurs de succès d'un tableau de bord

Une responsabilité clairement affectée et une exploitation permanente

La responsabilité du tableau de bord et de chacun de ses indicateurs doit être

précisée :

1. qui le renseigne?

2. qui le "fait vivre"?

3. quels sont les seuils d'alerte?

4. qui réagit ?

5. qui informe?



Construire un tableau de bord

Rappeler les objectifs du projet (qualitatifs,

quantitatifs..)

Identifier les facteurs de réussite

Sélectionner les facteurs les plus déterminants (ceux qui pèsent le plus lourd dans la

réussite)

Définir les indicateurs de mesure pour chacun

de ces facteurs

Déterminer la source de l’information et organiser sa collecte

Définir les objectifs opérationnels (valeur de l’indicateur correspondant à la

situation recherchée)

Affecter les responsabilités

Construire le tableau de bord

Identifier la situation actuelle



Quelques exemples de tableau de bord

Les étapes de la

réalisation

Tableau de bord général de suivi des réalisations

Résultat attendu

Date prévue

Résultat obtenu

Date effective de réalisation

Écarts Responsabilité

1

2

Tableau de bord de suivi des actions par secteur

Date Action programmée Résultat attendu Résultat observé Ajustements

1

2



Un modèle de tableau de bord

Mme XGroupe de travail formé aux méthodes de la qualité5 journées

2 joursMensuelTableau de bord des règlements

Nombre de jours entre la date de réception de la demande et la date de règlement

Réduire les délais de règlements des prestations de 1 jour avant le 31/12

ResponsableMoyensObj. opé.PériodicitéSourceIndicateurObj. projet

Phase N°4 : Gérer le projet Activité 3 : Organiser les réunions d'avancement du projet

Des réunions doivent être planifiées pour faire le point sur les progrès accomplis, sur les questions que pose la mise en œuvre du projet, les résultats atteints ainsi que pour marquer les grandes étapes.

Des réunions doivent être organisées en fonction des évènements qui sont susceptibles de perturber le bon déroulement du projet.

Chaque membre devra rendre compte de ses progrès en rédigeant un compte rendu selon le canevas type défini dans le manuel projet.


Préparer les réunionsSélectionner les participants selon l'objet de la réunion

La nature et les objectifs de la réunion (quoi et pourquoi ?)

Définir le type de la réunion (information, consultation, validation, production, groupe de résolution de problèmes...) et le thème général que vous souhaitez traiter.

Formuler les objectifs généraux et objectifs de résultats.

Ex. :

Objectif général : informer de l'état d'avancement des actions

Objectif de résultats : collecter les informations et suggestions du terrain pour pratiquer les ajustements nécessaires


Préparer une réunion

La convocation doit être motivanteDonner un titre à la réunionIndiquer les motifs et les objectifsIndiquer le plan de travailIndiquer le nom de l’animateurIndiquer la raison de la participation de la personneIndiquer la date et la durée de la réunion

L’organisation doit être irréprochableEnvoyer les convocations à tempsPréparer les documents à présenterPréparer la salleLa table (forme)Les supports d’animation (tableau papier, vidéo projecteur…)


Animer une réunionSe concentrer sur les objectifs du projet, recadrer

Animer vos réunions

La conduite de réunion est un moyen privilégié dans la conduite d'un projet dont la dimension relationnelle est fondamentale. La capacité du chef de projet à organiser et animer des réunions efficaces constitue un des fondements de sa légitimité.

Préalables

Préparer la réunion, la salle et les moyens matériels. Reporter la réunion si moins des deux tiers des personnes convoquées sont présentes.

Structure de la réunion

Introduction

Accueillir les participants et si nécessaire prévoir une présentation (invités, nouveaux membres de l'équipe...). Assurer une présentation claire des objectifs, des résultats attendus, des étapes pour y arriver (ordre du jour). Établir les règles du jeu : méthode, outils, ordre du jour...

Mettre en place les différents rôles : secrétariat...

Le secrétaire de réunion prendra en charge la synthèse finale et la rédaction du compte-rendu.


Animer une réunionSe concentrer sur les objectifs du projet, recadrer

Le coeur de la réunion

Donner et expliquer les messages-clés. Faciliter les échanges, vérifier la compréhension. Faire des synthèses partielles, recentrer sur l'objectif. Traiter les objections et répondre aux questions.

La conclusion

Proposer un plan d'action : qui, fait quoi, pour quand et comment ?

Faire une synthèse générale (point de départ, chemin parcouru et résultats obtenus),. Planifier la prochaine réunion ; planifier 2 ou 3 réunions à l'avance.

Conclure en prenant congé.

Le compte-rendu

Formaliser la synthèse des informations-clés et décisions prises.

Le compte rendu doit être :

- opérationnel : support de travail et de préparation des actions à venir - synthétique


Animer une réunion

Attitudes à privilégier

Attitude directive sur la forme :- un cadre structurant : gestion du timing, pointage des progrès du groupe par l'activité de synthèse et recentrage, fermeté sur les objectifs et les règles du jeu ;- une attitude structurante : gestion des temps de parole, régulation des échanges, arbitrage (respect des règles de participation...).

Attitude participative sur le fond:- écoute active et questionnement, reformulation des réactions, neutralité sur le contenu...- responsabilisation : questions responsabilisantes, attitude adulte, pas de jugements de valeur,- reconnaissance : valorisation des contributions et des réussites.


Animer une réunion

AVANT

1Prise de contactTour de chauffe

2Exploration

Analyser

3Argumentation

ObjectionChoix

Synthétiser

4Conclure

ExécutionActionOuverture

Conclusions

Décisions

Écoute

Échange

Discussion Progression

PENDANT APRES

Préparation


Utiliser les comptes rendus

Les membres de l’équipe projet préparent leurs comptes rendus de « progression »

Le chef de projet en fait la synthèse pour les partenaires

Les sujets de discussion sont listés à échéances régulières

Des réunions sont planifiées afin de régler les questions, mesurer la progression et faire le point sur les grandes étapes

Des réunions ponctuelles sont organisées en fonction des évènements susceptibles de perturber le bon

déroulement du projet.

Les plannings sont actualisés si nécessaire afin que le projet continue à progresser



Projet “X”COMPTE RENDU DE REUNION

Référence :

Date :

Page : 1 /

Lieu et date de la réunion :

Objet de la réunion :

Participants :----

-----

Diffusion du compte rendu :----

----

Prochaine réunion :Date :Objet :

Lieu :

Rédacteur : Visas :



Projet “X”COMPTE RENDU DE REUNION

Référence :

Page : 2 /

Responsable Date


Évaluer l’efficacité des réunions

10. Les horaires de début et de fin de réunion sont respectés.

9. Chaque réunion, même brève fait l'objet d'une évaluation et d'une synthèse avec les participants.

8. Les réunions font l'objet d'un compte-rendu qui est diffusé dans les 2 jours qui suivent leur tenue.

7. Les réunions sont systématiquement bouclées par un plan d'action.

6. Les objectifs fixés sont atteints.

5. Les réunions sont animées et les participants s'impliquent avec une attitude positive et de coopération.

4. Vous veillez à ne convier que les personnes réellement concernées par l'ordre du jour et si nécessaire, les réunions sont "à dimension variable" en fonction des points de l'ordre du jour.

3. Les convocations sont envoyées suffisamment à l'avance et précisent clairement l'ordre du jour et les contributions attendues des participants (avant la réunion et pendant).

2. Les participants convoqués à vos réunions sont présents et ont été invités à préparer leur contribution.

1. Vos réunions sont systématiquement préparées : fiche de préparation, supports...

Actions

Évaluation

Affirmations

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Phase N°4 : Gérer le projet Activité 4 : Résoudre les problèmes

Voir Activité transversale :Animer l’équipe projet Activité n°4

Phase N°4 : Gérer le projet Activité 5 : Actualiser le projet

Actualiser le projet, si nécessaire suivant les décisions prises

Mettre à jour le système documentaire

Informer les parties prenantes

Communiquer

Valider

Concevoir

Planifier Conduire

Engager

Planifier

Concevoir

Conduire

Engager Planifier

Concevoir

Conduire

Engager

Phase N°4 : Gérer le projet Activité 5 : Actualiser le projet

Documents

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