Messagerie, Outlook contacts, notes, Web tâches et ... · un message dans une ... Récupérer des messages supprimés après vidage de ... un événement annuel (par ex. anniversaire)

Messagerie, contacts, notes, tâches et calendrier

Outlook Web

App

Version 1.2 – Août 2014 Jacqueline Frey

TYPOGRAPHIE

MENU, COMMANDE, ONGLETS, OPTIONS. ETC… : PREMIÈRE LETTRE DE L’ÉLÉMENT EN MAJUSCULE SYMBOLE > : DANS LES PROCÉDURES À SUIVRE LE SYMBOLE > EST UTILISÉ POUR SÉPARER LE NOM DU MENU DE CELUI DE LA COMMANDE NOM DES TOUCHES AU CLAVIER : EN ENCADRÉ

Table des matières Page I

Centre Informatique | Jacqueline Frey

GÉNÉRALITÉS ______________________________________________________ 1 Se connecter __________________________________________________________ 1 Se déconnecter ________________________________________________________ 2

Découvrir l'interface d'OWA __________________________________________________ 2

Accéder aux différentes fonctionnalités d'OWA ______________________________ 3 Réduire les volets ______________________________________________________ 3

Généralités à propos des personnalisations _____________________________________ 3

Stockage en local ou sur le serveur ? _______________________________________ 3

LA MESSAGERIE _____________________________________________________ 4 Régler l'affichage de la liste des messages __________________________________ 4 Afficher les messages en tant que conversation ______________________________ 4

Lire et traiter des messages __________________________________________________ 5

Avertissement lors de la réception des messages _____________________________ 5 Message lu/non lu _____________________________________________________ 5 Filtrer les messages non lus ______________________________________________ 5 Régler les options de lecture automatique __________________________________ 5 Lire un message dans une fenêtre séparée __________________________________ 6 Visualiser et télécharger les pièces jointes __________________________________ 6 Répondre et transférer un message _______________________________________ 6 Définir un expéditeur comme étant indésirable ______________________________ 7 Assurer un suivi _______________________________________________________ 7 Traiter un suivi ________________________________________________________ 8 Afficher et traiter les rappels _____________________________________________ 8 Créer des catégories de couleurs __________________________________________ 9 Affecter une catégorie __________________________________________________ 9 Imprimer un message _________________________________________________ 10 Supprimer un message _________________________________________________ 10 Récupérer un message supprimé ________________________________________ 11 Vider le dossier Éléments supprimés ______________________________________ 11 Récupérer des messages supprimés après vidage de la corbeille ________________ 11

Composer et mettre en page un nouveau message ______________________________ 11

Régler les options de rédaction -‐ Police par défaut ___________________________ 11 Rédiger un nouveau message ___________________________________________ 11 Rédiger un message dans une nouvelle fenêtre _____________________________ 12 Sauvegarder un message dans le dossier Brouillons __________________________ 13 Insérer une pièce jointe à un message ____________________________________ 13 Insérer une image à un message _________________________________________ 13

Page II Table des matières


Rédiger des messages en format HTML ou en texte brut ______________________ 13 Mettre en forme du texte ______________________________________________ 13 Créer et insérer une signature ___________________________________________ 14

Régler les options de message _______________________________________________ 14

Demander un accusé de réception ou de lecture ____________________________ 14 Paramétrer le gestionnaire d'absence du bureau ____________________________ 14 Effectuer des recherches _______________________________________________ 15

Faire de l’ordre dans sa boîte ________________________________________________ 16

Créer un dossier de classement _________________________________________ 16 Créer une règle de message ____________________________________________ 16 Attribuer une stratégie de rétention à un dossier ___________________________ 17 Attribuer une stratégie de rétention à des messages _________________________ 19

LES CONTACTS ____________________________________________________ 21 Créer un contact __________________________________________________________ 21

Créer un contact à partir d'un message reçu _______________________________ 21 Obtenir des détails sur un expéditeur _____________________________________ 21 Créer un groupe de contacts ____________________________________________ 22

Gérer les contacts ________________________________________________________ 22

Modifier un contact ___________________________________________________ 22 Modifier l'affichage des contacts ________________________________________ 22 Filtrer les contacts ____________________________________________________ 22 Envoyer un message électronique à un contact _____________________________ 22 Envoyer un message électronique à un groupe de contacts ___________________ 23 Organiser une réunion avec un contact ___________________________________ 23 Supprimer un contact _________________________________________________ 23 Rechercher un contact _________________________________________________ 23 Ajouter un collaborateur de l'Unil aux Contacts _____________________________ 23

LES NOTES _______________________________________________________ 24 Consulter une note ___________________________________________________ 24 Transférer le texte d'une note ___________________________________________ 24 Supprimer une note ___________________________________________________ 24

Table des matières Page III


LES TÂCHES ______________________________________________________ 25 Créer une tâche __________________________________________________________ 25

Modifier et traiter une tâche ________________________________________________ 26

Afficher toutes les tâches _______________________________________________ 26 Terminer une tâche ___________________________________________________ 26 Modifier l'affichage des tâches __________________________________________ 26 Trier les tâches _______________________________________________________ 26 Appliquer une catégorie à une tâche ______________________________________ 26 Assigner une tâche ____________________________________________________ 27 Supprimer une tâche __________________________________________________ 27

Les tâches périodiques _____________________________________________________ 27

Créer une tâche périodique _____________________________________________ 27 Terminer une tâche périodique __________________________________________ 28 Modifier la date d'échéance d'une tâche __________________________________ 28 Supprimer la périodicité ________________________________________________ 28 Supprimer une tâche périodique _________________________________________ 28

LE CALENDRIER ____________________________________________________ 29 Généralités ______________________________________________________________ 29

Les rendez-‐vous ______________________________________________________ 29 Les réunions _________________________________________________________ 29 Les événements ______________________________________________________ 29

Affichage du calendrier _____________________________________________________ 29

Choisir l'horaire de travail ______________________________________________ 30 Modifier la couleur d’affichage du calendrier _______________________________ 30 Supprimer l'option de rappel par défaut ___________________________________ 30 Modifier la grille horaire _______________________________________________ 31

Créer un nouveau rendez-‐vous ______________________________________________ 31

Déplacer un rendez-‐vous _______________________________________________ 32 Modifier la durée d'un rendez-‐vous ______________________________________ 32 Attribuer une catégorie ________________________________________________ 32 Créer un rendez-‐vous périodique ________________________________________ 32 Supprimer un rendez-‐vous ______________________________________________ 33

Créer un événement _______________________________________________________ 33

Créer un événement annuel (par ex. anniversaire) ___________________________ 33 Imprimer le calendrier -‐ régler les options d’impression ___________________________ 34

Page IV Table des matières


Créer une réunion ________________________________________________________ 34

Donner suite à une demande de réunion __________________________________ 35 Ne pas supprimer automatiquement des demandes de réunion ________________ 36

Partager un calendrier _____________________________________________________ 36

Transformer un rendez-‐vous en rendez-‐vous privé __________________________ 36 Partager un calendrier _________________________________________________ 36 Gérer le partage du calendrier __________________________________________ 38 Ouvrir le calendrier d'un autre utilisateur __________________________________ 38 Ouvrir le calendrier suite à une invitation __________________________________ 39 Afficher un calendrier partagé __________________________________________ 39 Masquer le calendrier d'un autre utilisateur _______________________________ 40 Supprimer l'affichage d'un calendrier d'un autre utilisateur ___________________ 40

Créer ou afficher des calendriers supplémentaires _______________________________ 40

Créer un calendrier supplémentaire vide __________________________________ 40 Les groupes de calendriers __________________________________________________ 41

Créer un groupe de calendriers __________________________________________ 41 Afficher un groupe de calendriers ________________________________________ 41 Supprimer un groupe de calendriers ______________________________________ 41

La délégation ____________________________________________________________ 42

Généralités __________________________________________________________ 42 Désigner une personne comme délégué ___________________________________ 42 Régler les options de délégation _________________________________________ 43 Modifier les autorisations d’un délégué ___________________________________ 43 Supprimer les autorisations _____________________________________________ 43

Table des illustrations Page V


Figure 1 -‐ Fenêtre de connexion à OWA _________________________________________ 1 Figure 2 -‐ Interface d'OWA ___________________________________________________ 2 Figure 3 -‐ Barre de navigation _________________________________________________ 3 Figure 4 -‐ Barre de navigation _________________________________________________ 4 Figure 5 -‐ Options d'avertissement d'arrivée de nouveaux messages __________________ 5 Figure 6 -‐ Barre de filtrage ____________________________________________________ 5 Figure 7 -‐ Options de la messagerie ____________________________________________ 6 Figure 8 -‐ Options du bouton Indicateur _________________________________________ 7 Figure 9 -‐ Fenêtre des rappels _________________________________________________ 8 Figure 10 -‐ Boîte de dialogue Gérer les catégories _________________________________ 9 Figure 11 -‐ Exemple de catégories dans le calendrier ______________________________ 10 Figure 12 -‐ Exemple de catégories dans les tâches ________________________________ 10 Figure 13 -‐ Option de mise en forme par défaut _________________________________ 11 Figure 14 -‐ Choix du format des messages ______________________________________ 13 Figure 15 -‐ Zone créer une signature __________________________________________ 14 Figure 16 -‐ Fenêtre Options des messages ______________________________________ 14 Figure 17 -‐ Boîte de dialogue réponses automatiques (absence du bureau) ____________ 15 Figure 18 -‐ Zone de filtrage des résultats _______________________________________ 15 Figure 19 -‐ Zone des Favoris _________________________________________________ 16 Figure 20 -‐ Boîte de dialogue Créer une règle ____________________________________ 16 Figure 21 -‐ Fenêtre de gestion des règles _______________________________________ 17 Figure 22 -‐ Liste des délais de rétention ________________________________________ 18 Figure 23 -‐ Barre de navigation _______________________________________________ 21 Figure 24 -‐ Fenêtre de nouveau contact ________________________________________ 21 Figure 25 -‐ Zone d'information de l'expéditeur __________________________________ 21 Figure 26 -‐ Fenêtre Nouveau groupe de contacts _________________________________ 22 Figure 27 -‐ Emplacement de recherches ________________________________________ 23 Figure 28 -‐ Barre de navigation _______________________________________________ 25 Figure 29 -‐ Fenêtre Nouvelle tâche ____________________________________________ 25 Figure 30 -‐ Exemple dans OWA d'une tâche assignée via Outlook ____________________ 27 Figure 31 -‐ Liste des périodicités ______________________________________________ 27 Figure 32 -‐ Barre de navigation _______________________________________________ 29 Figure 33 -‐ Options des horaires de travail ______________________________________ 30 Figure 34 -‐ Options rappel par défaut __________________________________________ 30 Figure 35 -‐ Navigateur de dates ______________________________________________ 31 Figure 36 -‐ Liste des disponibilités _____________________________________________ 31 Figure 37 -‐ Boîte de dialogue Périodicité du rendez-‐vous __________________________ 32 Figure 38 -‐ Boîte de dialogue Imprimer / Paramètres d'impression ___________________ 34 Figure 39 -‐ fenêtre Organiser une réunion ______________________________________ 34 Figure 40 -‐ Fenêtre Assistant de planification ____________________________________ 35 Figure 41 -‐ Boîte de dialogue de partage _______________________________________ 36 Figure 42 -‐ Fenêtre de gestion des autorisations _________________________________ 38 Figure 43 -‐ Exemple d'ouverture de calendrier ___________________________________ 38 Figure 44 -‐ Boîte de dialogue Ouvrir ce calendrier ________________________________ 39 Figure 45 -‐ Volet des calendriers ______________________________________________ 39 Figure 46 -‐ Affichage des calendriers partagés ___________________________________ 39

Page VI Table des illustrations


Figure 47 -‐ Zone Mes calendriers _____________________________________________ 40 Figure 48 -‐ Zone Groupe de calendriers ________________________________________ 41 Figure 49 -‐ Fenêtre Nommer un délégué _______________________________________ 42 Figure 50 -‐ Options de délégation _____________________________________________ 43

OUTLOOK WEB APP MESSAGERIE, CONTACTS, NOTES, TÂCHES ET CALENDRIER


GÉNÉRALITÉS L’interface Outlook Web App (OWA) vous permet d’accéder à votre boîte aux lettres depuis n’importe quel poste de travail connecté à Internet. Ainsi, vous avez accès à la messagerie, aux contacts (les vôtres ainsi que ceux de l'Unil), aux calendriers, aux tâches et aux notes.

SE CONNECTER Tapez l'adresse owa.unil.ch ou allez sur le portail my.unil.ch Saisissez votre nom d’utilisateur et votre mot de passe UNIL Si souhaité, cochez la case Ordinateur privé, sachant que :

Si la case Ordinateur privé est cochée : vous êtes automa-‐tiquement déconnecté après un délai de 8 heures

Si la case Ordinateur privé n'est pas cochée : vous êtes auto-‐matiquement déconnecté après un délai de 15 minutes

FIGURE 1 -‐ FENÊTRE DE CONNEXION À OWA

VOS IDENTIFIANTS CIRCULENT SUR LE RÉSEAU SOUS FORME CRYPTÉE.

Page 2 Outlook Web App (OWA)


SE DÉCONNECTER A la fin de votre session de travail, cliquez sur le bouton portant votre nom > Se déconnecter

Si vous utilisez un ordinateur situé dans un lieu public, fermez le navigateur web

OWA EST UNE APPLICATION WEB ET NON PAS UN SITE WEB

ORDINAIRE. AFIN D’ASSURER SON BON FONCTIONNEMENT, IL FAUT S’Y DÉPLACER EN UTILISANT LES COMMANDES DE L’APPLICATION, ET NON PAS LES BOUTONS DE LA BARRE D’OUTILS DU NAVIGATEUR.

DÉCOUVRIR L'INTERFACE D'OWA Par défaut à l'ouverture d'OWA, l'interface affiche votre Boîte de réception :

FIGURE 2 -‐ INTERFACE D'OWA

1. Bouton Nouveau (message, tâches, rendez-‐vous…) 2. Barre de navigation entre les différentes fonctionnalités

d'OWA 3. Zone de règlages des préférences de l'utilisateur 4. Boutons de filtrage 5. Zone de gestion 6. Volet des dossiers (ou Volet des calendriers, Volet des tâches…) 7. Liste des messages 8. Volet de lecture

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Outlook Web App (OWA) Page 3


ACCÉDER AUX DIFFÉRENTES FONCTIONNALITÉS D'OWA En haut à droite de l'interface, vous trouvez une Barre de navigation vous permettant d'accéder aux différentes fonctionnalités :

FIGURE 3 -‐ BARRE DE NAVIGATION

REMARQUEZ L'ABSENCE DANS CETTE BARRE DE NAVIGATION DE LA FONCTIONNALITÉS NOTES; CELLES-‐CI SONT ACCESSIBLES DEPUIS LE DOSSIER NOTES SITUÉ AU BAS DU VOLET DES DOSSIERS.

RÉDUIRE LES VOLETS Pour réduire ou développer un volet, cliquez sur les flèches

GÉNÉRALITÉS À PROPOS DES PERSONNALISATIONS Au fur et à mesure que vous utiliserez OWA, vous serez amené à en modifier son interface afin qu'elle réponde à vos besoins. En plus de ces réglages "cosmétiques", vous allez utiliser des fonctionnalités telles que les signatures, le gestionnaire d'absence du bureau, les catégories, etc… Il est bon de savoir que certaines de ces personnalisations sont enregistrées en local et d'autres sur le serveur. Si les personnalisations sont enregistrées sur le serveur, vous les retrouverez lorsque vous ouvrez une session sur un autre ordinateur ou lorsque vous ouvrez votre boîte aux lettres depuis Outlook.

STOCKAGE EN LOCAL OU SUR LE SERVEUR ? Exemples de personnalisations Local Serveur Régler la taille des zones de l'interface Modifier le classement des contacts Modifier les polices de rédaction Créer et appliquer des catégories Placer des indicateurs Créer des règles Régler le gestionnaire d'absence Créer des signatures Créer des groupes de calendriers



LA MESSAGERIE Cliquez sur le bouton Messagerie dans la Barre de navigation pour atteindre votre boîte aux lettres :


Cliquez sur votre Boîte de réception

RÉGLER L'AFFICHAGE DE LA LISTE DES MESSAGES Placez votre souris sur l'une des bordures et glissez dans le sens souhaité pour effectuer le redimensionnement des zones

Utilisez les boutons pour filtrer les messages

Cliquez sur le bouton pour définir le tri et l'ordre de classement des messages

Cliquez sur le bouton > Paramètres d'affichage > onglet Liste des messages et choisissez si vous souhaitez afficher l'aperçu de la 1ère ligne des messages > validez à l'aide du bouton

Cliquez sur le bouton > Paramètres d'affichage > onglet Volet de lecture et choisissez comment doit être affiché le volet de lecture > validez à l'aide du bouton

AFFICHER LES MESSAGES EN TANT QUE CONVERSATION

Cliquez sur le bouton pour choisir le regroupement des messages par conversation. Cette option permet de regrouper les messages par sujet (comme dans les forums de discussion sur le Web)

Pour régler les options de conversation, cliquez sur le bouton > Paramètres d'affichage > onglet Conversations > validez à l'aide du bouton



LIRE ET TRAITER DES MESSAGES

AVERTISSEMENT LORS DE LA RÉCEPTION DES MESSAGES Vous êtes notamment averti de l'arrivée de nouveaux messages par l'icône dans la Barre de navigation; de plus le dossier Boîte de réception change d'apparence (en gras) et affiche entre parenthèses le nombre de messages non lus.

Pour changer les options d'avertissement :

Cliquez sur le bouton > Options > catégorie Paramètres Décochez les options souhaitées :

FIGURE 5 -‐ OPTIONS D'AVERTISSEMENT D'ARRIVÉE DE NOUVEAUX MESSAGES

Cliquez sur Enregistrer

Cliquez sur pour retourner à votre Boîte de réception

MESSAGE LU/NON LU Cliquez sur le message souhaité à l'aide du bouton droit de la souris

Choisissez la commande Marquer comme lu / non lu

FILTRER LES MESSAGES NON LUS Dans la barre de filtrage, cliquez sur le bouton Non lu :

FIGURE 6 -‐ BARRE DE FILTRAGE

RÉGLER LES OPTIONS DE LECTURE AUTOMATIQUE Par défaut, si vous cliquez sur un message puis sur un autre (changement de sélection), OWA considère que le 1er message est lu.

Pour modifier ce paramètre, cliquez sur le bouton > Options > catégorie Paramètres > onglet Messagerie

Cliquez sur l'option Ne pas signaler automatiquement les éléments comme lus



FIGURE 7 -‐ OPTIONS DE LA MESSAGERIE



LIRE UN MESSAGE DANS UNE FENÊTRE SÉPARÉE Cette fonctionnalité est utile si vous souhaitez par exemple avoir sous les yeux à la fois un message et votre calendrier.

Sélectionnez un message > cliquez sur le bouton > choisissez Ouvrir dans une fenêtre séparée

Utilisez la 1ère fenêtre pour atteindre le dossier de votre choix

VISUALISER ET TÉLÉCHARGER LES PIÈCES JOINTES Ouvrez le message dont vous souhaitez prévisualiser la pièce jointe

Pointez sur l’icône de la pièce jointe contenue dans le message Utilisez la commande Aperçu pour visualiser la pièce jointe Si souhaité, cliquez sur le bouton Télécharger pour enregistrer la pièce jointe dans le dossier Téléchargement de votre navigateur

RÉPONDRE ET TRANSFÉRER UN MESSAGE Sélectionnez le message

Utilisez un des boutons



DÉFINIR UN EXPÉDITEUR COMME ÉTANT INDÉSIRABLE Sélectionnez un message > cliquez sur le bouton > choisissez Marquer comme indésirable; les messages déjà reçus et les futurs messages de cet expéditeur seront dorénavant déplacés dans le dossier Courrier indésirable

PAR LA SUITE, SI VOUS REGRETTEZ D'AVOIR AJOUTÉ UN EXPÉDITEUR AUX INDÉSIRABLES, CLIQUEZ SUR LE DOSSIER COURRIER INDÉSIRABLE > CLIQUEZ SUR LE BOUTON > CHOISISSEZ LA COMMANDE MARQUER COMME LÉGITIME. REMARQUEZ QU'IL N'EST PAS POSSIBLE DE MARQUER UNE ADRESSE @UNIL.CH COMME ÉTANT INDÉSIRABLE; IL EST NÉCESSAIRE DANS CE CAS DE CRÉER UNE RÈGLE DE COURRIER.

ASSURER UN SUIVI Si vous n'êtes pas en mesure de traiter un message immédiatement, utilisez le système de suivi afin de ne pas oublier de le traiter ultérieurement. Vous pouvez indiquez une échéance et obtenir un rappel si vous le souhaitez. Les messages ainsi marqués figureront dans votre liste des tâches.

Cliquez sur le message pour lequel vous souhaitez assurer un suivi Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'indicateur Choisissez parmi les options de la liste :

FIGURE 8 -‐ OPTIONS DU BOUTON INDICATEUR

REMARQUEZ QUE L'UTILISATION DES INDICATEURS "TRANSFORME" LES MESSAGES EN TÂCHES; IL EST DONC NORMAL DE LES RETROUVER DANS LA LISTE DES TÂCHES.



TRAITER UN SUIVI Afin d'éviter des rappels intempestifs, il est nécessaire d'indiquer à OWA que vous avez effectué le suivi d'une tâche sur un message.

Cliquez sur l'indicateur afin de marquer la tâche comme étant

faite

AFFICHER ET TRAITER LES RAPPELS

Cliquez sur le bouton Sélectionnez le rappel, choisissez de le répéter dans X minutes ou faites-‐le disparaître définitivement; pour traiter plusieurs rappels à la fois, sélectionnez-‐les avec la touche Maj

: FIGURE 9 -‐ FENÊTRE DES RAPPELS

SI VOS MESSAGES OU TÂCHES APPARAISSENT ÉCRITS EN ROUGE DANS LA LISTE DES MESSAGES OU LA LISTE DES TÂCHES CELA SIGNIFIE QUE

VOUS AVEZ OMIS D'INDIQUER À OWA QUE LE TRAVAIL A ÉTÉ FAIT… OU

QUE VOUS AVEZ "LOUPÉ" L'ÉCHÉANCE INDIQUÉE.



CRÉER DES CATÉGORIES DE COULEURS Par défaut, OWA propose des catégories de couleurs permettant de classer les différents éléments (messages, rendez-‐vous, tâches, contacts…) afin de les identifier aisément. L'intérêt réside dans le fait que vous allez pouvoir personnaliser ces catégories afin qu'elles répondent à vos besoins.

Pour créer des catégories, cliquez sur le bouton > Catégoriser > Gérer les catégories

Cliquez sur Ajouter une nouvelle catégorie Donnez-‐lui un nom et attribuez-‐lui une couleur

FIGURE 10 -‐ BOÎTE DE DIALOGUE GÉRER LES CATÉGORIES

AFFECTER UNE CATÉGORIE Une fois les catégories créées, il ne vous reste plus qu'à les affecter aux différents éléments.

Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'élément à catégoriser > commande Catégoriser > choisissez une catégorie



FIGURE 11 -‐ EXEMPLE DE CATÉGORIES DANS LE CALENDRIER

FIGURE 12 -‐ EXEMPLE DE CATÉGORIES DANS LES TÂCHES

IMPRIMER UN MESSAGE Sélectionnez dans la liste le message à imprimer Cliquez sur le bouton > Imprimer

SUPPRIMER UN MESSAGE Sélectionnez le ou les messages à l'aide des touches Ctrl ou Maj

Cliquez sur le bouton (ou appuyez sur la touche Effacement); le message transite alors dans le dossier Éléments

supprimés où vous pouvez encore le récupérer



RÉCUPÉRER UN MESSAGE SUPPRIMÉ Allez dans le dossier Éléments supprimés Sélectionnez le message que vous voulez récupérer Faites-‐le glisser dans le dossier souhaité

VIDER LE DOSSIER ÉLÉMENTS SUPPRIMÉS Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le dossier Éléments supprimés > Vider

RÉCUPÉRER DES MESSAGES SUPPRIMÉS APRÈS VIDAGE DE LA CORBEILLE

Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le dossier Éléments supprimés > choisissez Récupérer les éléments supprimés

Sélectionnez les éléments à récupérer et cliquez sur le bouton

en bas à droite de la fenêtre; ils sont alors replacés dans le dossier Éléments supprimés

COMPOSER ET METTRE EN PAGE UN NOUVEAU MESSAGE

RÉGLER LES OPTIONS DE RÉDACTION -‐ POLICE PAR DÉFAUT Cliquez sur le bouton > Options > catégorie Paramètres > onglet Messagerie > zone Format des messages

Choisissez la police et la taille par défaut :

FIGURE 13 -‐ OPTION DE MISE EN FORME PAR DÉFAUT



RÉDIGER UN NOUVEAU MESSAGE

Cliquez sur le bouton Tapez l'adresse de messagerie du destinataire; il est possible d’indiquer plusieurs destinataires les uns après les autres en les séparant par un point-‐virgule (par défaut la virgule n'est pas autorisée)



Ou, si vous ne souhaitez pas saisir manuellement l'adresse du destinataire, tapez au minimum une lettre et utilisez le bouton

LA SAISIE SEMI-‐AUTOMATIQUE FAITE PAR OWA TIENT COMPTE DE LA FRÉQUENCE ET DE LA DATE D'ENVOI DES MESSAGES. LES PERSONNES AUXQUELLES VOUS AVEZ LE PLUS FRÉQUEMMENT ENVOYÉ DES

MESSAGES ET LE PLUS RÉCEMMENT APPARAISSENT TOUJOURS EN TÊTE

DANS LA LISTE DE NOMS SUGGÉRÉS.

Ou cliquez sur le "A" ou sur le + pour accéder à vos contacts

A = le ou les destinataires reçoivent le message original Cc = les destinataires reçoivent une copie du message Cci = les destinataires reçoivent une copie invisible. Les autres destinataires (sous A: et Cc:) ne peuvent pas savoir que vous avez envoyé une copie du message à ces personnes

SI LE CHAMP CCI N'EST PAS VISIBLE, CLIQUEZ SUR LE BOUTON > OPTIONS > CATÉGORIE PARAMÈTRES > ONGLET MESSAGERIE > COCHEZ L'OPTION TOUJOURS AFFICHER LE CHAMPS CCI.

RÉDIGER UN MESSAGE DANS UNE NOUVELLE FENÊTRE Si vous ne souhaitez pas utiliser le panneau de lecture pour

rédiger un nouveau message, cliquez sur le bouton > Options > catégorie Paramètres > onglet Messagerie > zone Volet de lecture > cochez l'option Écrivez dans une nouvelle fenêtre

Cliquez sur le bouton Enregistrer puis sortez des options en

cliquant sur

DANS FIREFOX, CETTE OPTION PEUT PROVOQUER, À LA RÉDACTION D'UN NOUVEAU MESSAGE, L'ALERTE SUIVANTE

.

POUR ÉVITER CE BLOCAGE, CLIQUEZ SUR LE BOUTON DU

PANNEAU D'ALERTE ET AUTORISEZ LES POP-‐UPS D'OWA. DANS LES AUTRES NAVIGATEURS, IL SERA ÉGALEMENT NÉCESSAIRE D'AUTORISER L'AFFICHAGE DES FENÊTRES SURGISSANTES.



SAUVEGARDER UN MESSAGE DANS LE DOSSIER BROUILLONS Dans la fenêtre du message en cours d'édition, cliquez sur le bouton > choisissez la commande Enregistrer

Pour poursuivre la rédaction du message enregistré, allez dans le dossier Brouillons et cliquez sur le bouton

Pour abandonner la rédaction du message, cliquez sur ; le message est alors envoyé dans le dossier Eléments supprimés

INSÉRER UNE PIÈCE JOINTE À UN MESSAGE Dans la fenêtre de rédaction du message > cliquez sur le bouton

> pièce jointe

UN CLIQUER-‐GLISSER DE LA PIÈCE JOINTE DANS LA FENÊTRE DU MESSAGE FONCTIONNE ÉGALEMENT.

INSÉRER UNE IMAGE À UN MESSAGE Dans la fenêtre de rédaction du message > cliquez sur le bouton

> image

RÉDIGER DES MESSAGES EN FORMAT HTML OU EN TEXTE BRUT Dans OWA, les messages que vous rédigez peuvent être en deux formats soit Texte brut ou HTML.

Cliquez sur le bouton > Options > catégorie Paramètres > onglet Messagerie > Zone Format des messages :

FIGURE 14 -‐ CHOIX DU FORMAT DES MESSAGES

METTRE EN FORME DU TEXTE Utilisez les boutons de la barre d'outils de mise en forme;

Remarquez la présence du bouton offrant davantage d'option de formatage



CRÉER ET INSÉRER UNE SIGNATURE Cliquez sur le bouton > Options > catégorie Paramètres > onglet Messagerie > Zone Signature :

FIGURE 15 -‐ ZONE CRÉER UNE SIGNATURE

Tapez le texte de votre signature et mettez-‐la en forme Éventuellement ajoutez automatiquement votre signature aux messages envoyés

DANS LE CAS OÙ VOUS AVEZ CHOISI DE NE PAS DÉFINIR DE SIGNATURE PAR DÉFAUT, VOUS POUVEZ L'INSÉRER MANUELLEMENT DANS LA FENÊTRE DU MESSAGE > BOUTON > SIGNATURE.

RÉGLER LES OPTIONS DE MESSAGE

DEMANDER UN ACCUSÉ DE RÉCEPTION OU DE LECTURE Dans la fenêtre de rédaction du message, cliquez sur le bouton

> commande Afficher les options de messagerie :

FIGURE 16 -‐ FENÊTRE OPTIONS DES MESSAGES

PARAMÉTRER LE GESTIONNAIRE D'ABSENCE DU BUREAU Cliquez sur le bouton > Options > catégorie Organiser la messagerie > onglet Réponses automatiques

Cliquez sur l'option Envoyer des réponses automatiques Si souhaité, indiquez les dates de début et de fin de validité du gestionnaire d'absence



Saisissez le texte à renvoyer aux collaborateurs de votre entreprise et, si souhaité, également en dehors de votre entreprise :

FIGURE 17 -‐ BOÎTE DE DIALOGUE RÉPONSES AUTOMATIQUES (ABSENCE DU BUREAU)

EFFECTUER DES RECHERCHES

Tapez un mot-‐clé dans la zone Remarquez que vous pouvez affiner les résultats à l'aide des options suivantes :

FIGURE 18 -‐ ZONE DE FILTRAGE DES RÉSULTATS

LES RECHERCHES PORTENT ÉGALEMENT SUR LES CONTACTS.



FAIRE DE L’ORDRE DANS SA BOÎTE

CRÉER UN DOSSIER DE CLASSEMENT Dans le volet des dossiers, cliquez sur le dossier principal souhaité avec le bouton droit de la souris

Choisissez Créer un dossier Si souhaité, déplacez ce nouveau dossier de recherche dans la zone des Favoris à l’aide d’un cliquer-‐glisser :

FIGURE 19 -‐ ZONE DES FAVORIS

IL EST POSSIBLE DE DÉFINIR DES RÈGLES QUI FERONT EN SORTE QUE LE COURRIER ENTRANT SOIT ANALYSÉ ET TRAITÉ AUTOMATIQUEMENT, PAR EXEMPLE EN ÉTANT CLASSÉ DANS UN DOSSIER SPÉCIFIQUE.

CRÉER UNE RÈGLE DE MESSAGE Allez dans votre Boîte de réception et cliquez sur un message avec le bouton droit de la souris

Choisissez la commande Créer une règle Donnez un nom à cette nouvelle règle et définissez-‐en les paramètres :

FIGURE 20 -‐ BOÎTE DE DIALOGUE CRÉER UNE RÈGLE



Cochez la condition souhaitée (par exemple Reçu de) Indiquez quelle action doit être exécutée (par ex. Déplacer le message vers le dossier…)


Par la suite, pour éditer une règle, cliquez sur le bouton > Options > catégorie Organiser la messagerie > onglet Règles de la Boîte de réception

FIGURE 21 -‐ FENÊTRE DE GESTION DES RÈGLES

ATTRIBUER UNE STRATÉGIE DE RÉTENTION À UN DOSSIER Les stratégies de rétention permettent de définir la durée de conservation des éléments de votre boîte aux lettres ; elles simplifient de ce fait la suppression des messages qui n’ont plus d’intérêt pour vous, par exemple ceux dont le contenu est devenu obsolète.

Par exemple : vous êtes abonné à une newsletter et vous souhaitez que les news datant de plus de 30 jours soient automatiquement supprimées. Bien entendu, vous avez créé au préalable un dossier de classement (par ex. Newsletters) pour le stockage de ces news.



IL EST PLUS SIMPLE ET PLUS RAPIDE D’ATTRIBUER UNE STRATÉGIE DE RÉTENTION À UN DOSSIER PLUTÔT QU’À CHAQUE MESSAGE. TOUTEFOIS, MÊME LORSQU’UNE STRATÉGIE DE RÉTENTION EST ATTRIBUÉE À UN DOSSIER, VOUS POUVEZ SÉLECTIONNER UN OU PLUSIEURS MESSAGES, PUIS DÉCIDER D’ATTRIBUER UNE AUTRE

STRATÉGIE À CES MESSAGES UNIQUEMENT. SOUVENEZ-‐VOUS QU’UNE STRATÉGIE ATTRIBUÉE À UN MESSAGE EST PRIORITAIRE PAR RAPPORT À LA STRATÉGIE ATTRIBUÉE AU DOSSIER.

Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit de la souris sur le dossier de messagerie souhaité (par ex. Newsletters) > commande Affecter une Stratégie > choisissez le délai souhaité :

FIGURE 22 -‐ LISTE DES DÉLAIS DE RÉTENTION

Dans cet exemple, les messages plus vieux de 30 jours contenus dans ce dossier seront effacés quotidiennement

BIEN ENTENDU, IL EST TOUJOURS POSSIBLE ULTÉRIEUREMENT DE RÉCUPÉRER UN ÉLÉMENT SUPPRIMÉ AVEC UN CLIC-‐DROIT SUR LE DOSSIER ÉLÉMENTS SUPPRIMÉS > COMMANDE RÉCUPÉRER LES

ÉLÉMENTS SUPPRIMÉS.



ATTRIBUER UNE STRATÉGIE DE RÉTENTION À DES MESSAGES Dans la liste des messages, sélectionnez le ou les messages concernés

Cliquez sur le bouton > commande Affecter une stratégie et choisissez le délai souhaité dans la liste

PAR LA SUITE, POUR CONNAÎTRE LA STRATÉGIE DE RÉTENTION D’UN MESSAGE, SÉLECTIONNEZ LE MESSAGE ET CLIQUEZ SUR LE BOUTON

> AFFECTER UNE STRATÉGIE; LE DÉLAI CHOISI EST PRÉCÉDÉ D'UNE COCHE. SI LE MESSAGE NE POSSÈDE PAS DE STRATÉGIE PARTICULIÈRE, L'INDICATION UTILISER LA STRATÉGIE DE DOSSIER PARENT EST COCHÉE.

Supprimer une stratégie de rétention appliquée à un message

Dans la liste des messages, sélectionnez le ou les messages concernés

Cliquez sur le bouton > commande Affecter une stratégie et choisissez la commande Utiliser la stratégie de dossier parent; en effet lorsque vous supprimez une stratégie de rétention d’un message c'est la stratégie du dossier qui s’applique

Attribuer la stratégie "Ne jamais supprimer" Si on reprend l’exemple du dossier Newsletters, vous pourriez avoir envie de ne jamais supprimer certains messages contenus dans ce dossier. Bien entendu, vous pourriez indiquer pour lesdits messages un délai particulièrement long (par ex. 5 ans). Le temps passant, il est probable que vous oubliez ce délai et une fois l’échéance arrivée les messages seront supprimés. Il pourrait donc être utile de disposer, dans le choix des délais, de l’option "Ne jamais supprimer".

Cliquez sur le bouton > Options > puis cliquez sur la catégorie Organiser la messagerie > onglet Stratégies de rétention

Cliquez sur le + Ajoutez la stratégie "Never Delete", validez et retournez dans

votre boîte aux lettres à l'aide du bouton



Dans la liste des messages, sélectionnez le ou les messages concernés

Cliquez sur le bouton > commande Affecter une stratégie et choisissez "Never Delete"



LES CONTACTS CRÉER UN CONTACT

Cliquez sur le bouton Personnes dans la Barre de navigation :


Cliquez sur le bouton > Créer un contact

Cliquez sur pour obtenir davantage de champs Saisissez les informations souhaitées et enregistrez la fiche

FIGURE 24 -‐ FENÊTRE DE NOUVEAU CONTACT

CRÉER UN CONTACT À PARTIR D'UN MESSAGE REÇU Sélectionnez le message reçu Pointez sur la zone d'information de l'expéditeur

FIGURE 25 -‐ ZONE D'INFORMATION DE L'EXPÉDITEUR

Cliquez sur Ajouter aux contacts Complétez les informations et cliquez sur Enregistrer

OBTENIR DES DÉTAILS SUR UN EXPÉDITEUR Sélectionnez le message reçu Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la zone d'information de l'expéditeur > cliquez sur Détails



CRÉER UN GROUPE DE CONTACTS

Cliquez sur le bouton > Créer un groupe

FIGURE 26 -‐ FENÊTRE NOUVEAU GROUPE DE CONTACTS

Dans la zone Nom, tapez le nom du groupe (les destinataires ne sauront pas le nom que vous avez donné au groupe)

Saisissez les noms ou les adresses dans la zone Membres Cliquez sur Enregistrer

GÉRER LES CONTACTS

MODIFIER UN CONTACT Sélectionnez le contact > cliquez sur Modifier Apportez les modifications souhaitées

MODIFIER L'AFFICHAGE DES CONTACTS

Cliquez sur le bouton et choisissez la clé de tri

FILTRER LES CONTACTS

Utilisez les boutons

ENVOYER UN MESSAGE ÉLECTRONIQUE À UN CONTACT Sélectionnez le contact

Cliquez sur le bouton Envoyer un message électronique

Complétez le texte du message et cliquez sur Envoyer



ENVOYER UN MESSAGE ÉLECTRONIQUE À UN GROUPE DE CONTACTS Sélectionnez le groupe de contacts

Cliquez sur le bouton Envoyer un message électronique

Complétez le texte du message et cliquez sur Envoyer

LORS DE LA RÉDACTION DU MESSAGE -‐ EN CAS DE DOUTE SUR "QUI SONT LES MEMBRES DU GROUPE" -‐ FAITES UN DOUBLE-‐CLIC SUR LE

NOM DU GROUPE .

ORGANISER UNE RÉUNION AVEC UN CONTACT Sélectionnez un ou plusieurs contacts

Cliquez sur le bouton Planification de réunion Complétez en indiquant l’objet et l’emplacement de la réunion et cliquez sur Envoyer

SUPPRIMER UN CONTACT Sélectionnez le ou les contacts à supprimer Cliquez sur le bouton Supprimer ou sur la touche Delete

RECHERCHER UN CONTACT Cliquez dans la zone de recherche Tapez le texte à rechercher et appuyez sur Enter

Filtrez éventuellement l'emplacement de la recherche :

FIGURE 27 -‐ EMPLACEMENT DE RECHERCHES

AJOUTER UN COLLABORATEUR DE L'UNIL AUX CONTACTS Cliquez sur le dossier Répertoire Unil dans le volet des dossiers Recherchez la personne souhaitée Cliquez sur le bouton Ajouter aux contacts

REMARQUEZ LA POSSIBILITÉ D'ÉCRIRE UN MESSAGE OU D'ENVOYER

UNE DEMANDE DE RÉUNION



LES NOTES

DANS OWA ET PAR RAPPORT AUX AUTRES ÉLÉMENTS (MESSAGES, CONTACTS, CALENDRIER, TÂCHES) LES NOTES SONT TRAITÉES DE MANIÈRE DIFFÉRENTE. EN EFFET, ELLES SONT PRÉVUES À L'ORIGINE POUR ÊTRE EXPLOITÉES DANS OUTLOOK. CELA SIGNIFIE QUE VOUS NE POUVEZ PAS, DANS OWA, CRÉER UNE NOUVELLE NOTE OU EN MODIFIER UNE EXISTANTE.

CONSULTER UNE NOTE Atteignez votre boîte aux lettres Cliquez sur le dossier Notes dans le Volet des dossiers

TRANSFÉRER LE TEXTE D'UNE NOTE Sélectionnez la note Cliquez sur la commande Transférer Tapez l'adresse de messagerie du destinataire et envoyez votre message

LA NOTE EST PLACÉE EN OBJET DU MESSAGE AINSI QUE DANS LE CORPS DU MESSAGE. BIEN ENTENDU, ELLE NE DISPARAÎT PAS DE VOTRE DOSSIER NOTES.

SUPPRIMER UNE NOTE Cliquez sur la note et appuyez sur Delete ou sur le bouton ; les

notes supprimées sont placées dans le dossier Éléments Supprimés



LES TÂCHES CRÉER UNE TÂCHE

Cliquez sur le bouton Tâches dans la barre de navigation :


Cliquez sur le bouton Tapez ensuite le sujet de la tâche :

FIGURE 29 -‐ FENÊTRE NOUVELLE TÂCHE

Cliquez sur le bouton Afficher plus de détails et indiquez éventuellement des options :

S'il y a une échéance pour la réalisation de cette tâche Si elle a été commencée (si oui, à quel % de réalisation) Si vous souhaitez un rappel avant l'échéance Si cette tâche est prioritaire Si elle est privée

Cliquez sur le bouton Enregistrer Poursuivez ainsi afin de créer une liste des tâches



MODIFIER ET TRAITER UNE TÂCHE

AFFICHER TOUTES LES TÂCHES Dans la liste des tâches, OWA fait la distinction entre les messages

possédant un indicateur de suivi et les tâches ordinaires.

La zone Mes tâches dans le Volet des tâches possède en effet deux dossiers :

Éléments et tâches signalés : regroupe toutes les tâches y.c. les messages possédant un indicateur de suivi

Tâches : ne regroupe que les tâches

TERMINER UNE TÂCHE

Cliquez sur l'indicateur ou sur ; OWA trace la tâche, modifie automatiquement son état d'achèvement et la fait disparaître de la liste des tâches

LA TÂCHE TERMINÉE N'EST PAS SUPPRIMÉE. VOUS POUVEZ LA VISUALISER EN MODIFIANT LES OPTIONS D'AFFICHAGE DES TÂCHES.

MODIFIER L'AFFICHAGE DES TÂCHES

Utilisez les boutons pour filtrer l'affichage des tâches

TRIER LES TÂCHES Utilisez le bouton et choisissez la clé de tri souhaitée

APPLIQUER UNE CATÉGORIE À UNE TÂCHE Sélectionnez la tâche à catégoriser Cliquez sur le bouton > Catégoriser



ASSIGNER UNE TÂCHE Contrairement à Outlook, OWA ne permet pas d'assigner une tâche à quelqu'un. Pour exploiter cette fonctionnalité, vous devez utiliser Outlook.

FIGURE 30 -‐ EXEMPLE DANS OWA D'UNE TÂCHE ASSIGNÉE VIA OUTLOOK

CONTRAIREMENT À OUTLOOK, OWA NE PERMET PAS DE RÉPONDRE AUX DEMANDES DE TÂCHES QUE QUELQU'UN VOUS AURAIT ENVOYÉ. LÀ AUSSI, CETTE FONCTIONNALITÉ N'EST DISPONIBLE QUE DANS

OUTLOOK.

SUPPRIMER UNE TÂCHE Cliquez sur la tâche et appuyez sur la touche Delete ou sur le

bouton

LES TÂCHES PÉRIODIQUES

CRÉER UNE TÂCHE PÉRIODIQUE Créez une nouvelle tâche et cliquez sur le bouton Afficher plus de détails

Dans la liste Périodicité, choisissez la périodicité souhaitée:

FIGURE 31 -‐ LISTE DES PÉRIODICITÉS



TERMINER UNE TÂCHE PÉRIODIQUE

Cliquez sur l'indicateur ou sur ; l'occurrence actuelle de la tâche périodique est considérée comme achevée et OWA passe automatiquement à la prochaine occurrence

MODIFIER LA DATE D'ÉCHÉANCE D'UNE TÂCHE Sélectionnez la tâche dont vous voulez modifier la date d'échéance

Cliquez sur le bouton et spécifiez une nouvelle échéance

SUPPRIMER LA PÉRIODICITÉ Ouvrez la tâche périodique et déroulez la liste des périodicités Dans la liste, choisissez l'option Jamais et cliquez sur Enregistrer

SUPPRIMER UNE TÂCHE PÉRIODIQUE Cliquez sur la tâche et appuyez sur Delete

Choisissez entre Supprimer uniquement cette occurrence ou Supprimer toutes les occurrences futures



LE CALENDRIER GÉNÉRALITÉS

LES RENDEZ-‐VOUS Un rendez-‐vous est une activité pour laquelle vous bloquez du temps dans votre calendrier. Il n'implique ni l'invitation d'autres personnes, ni la réservation de ressources matérielles. Pendant un rendez-‐vous, OWA considère par défaut que vous êtes occupé.

LES RÉUNIONS La réunion est un rendez-‐vous pour lequel vous conviez d'autres personnes et pour lequel vous avez éventuellement besoin de ressources (salles, installation de matériel…). Pendant une réunion, OWA considère par défaut que vous êtes occupé.

LES ÉVÉNEMENTS Un événement est un élément qui dure au minimum 24 heures, par ex. un forum, des vacances... Un événement annuel, tel qu'un anniversaire, a lieu chaque année à la même date, alors qu'un événement ordinaire survient une seule fois et peut durer un ou plusieurs jours. Pendant un événement, OWA considère par défaut que vous êtes disponible.

AFFICHAGE DU CALENDRIER Cliquez sur le bouton Calendrier dans la Barre de navigation :


Utilisez les boutons pour régler l'affichage du calendrier

Utilisez les boutons ci-‐dessous pour vous déplacer dans le temps :

Ou utilisez le Navigateur de dates pour vous déplacer plus rapidement

Pour revenir au jour courant, cliquez sur le bouton



CHOISIR L'HORAIRE DE TRAVAIL Cliquez sur le bouton > Options > catégorie Paramètres > onglet Calendrier > zone Apparence

Indiquez quand débutent et se terminent vos journées de travail en général :

FIGURE 33 -‐ OPTIONS DES HORAIRES DE TRAVAIL

REMARQUEZ LA POSSIBILITÉ TRÈS PRATIQUE D'AFFICHER LES

NUMÉROS DE SEMAINE LORSQUE VOTRE CALENDRIER EST AFFICHÉ

SOUS FORME DE SEMAINE OU DE MOIS.

MODIFIER LA COULEUR D’AFFICHAGE DU CALENDRIER Dans le Volet des calendriers, cliquez sur Calendrier avec le bouton droit de la souris > commande Couleur

SUPPRIMER L 'OPTION DE RAPPEL PAR DÉFAUT Cliquez sur le bouton > Options > catégorie Paramètres > onglet Calendrier > zone Rappels

Désactivez la case à cocher Afficher les alertes de rappel

FIGURE 34 -‐ OPTIONS RAPPEL PAR DÉFAUT



MODIFIER LA GRILLE HORAIRE Cliquez sur le bouton > Options > catégorie Paramètres > onglet Calendrier > zone Apparence

Choisissez un autre incrément

CRÉER UN NOUVEAU RENDEZ-‐VOUS À l'aide du Navigateur de dates, cliquez sur le jour souhaité :

FIGURE 35 -‐ NAVIGATEUR DE DATES

Pour créer un rendez-‐vous, faites un double clic sur la plage horaire à l'endroit souhaité ou cliquez sur le bouton Nouvel événement

Tapez l'objet du rendez-‐vous Indiquez des options telles que :

L'emplacement du rendez-‐vous Si le rendez-‐vous dure toute la journée Votre disponibilité durant le rendez-‐vous :

FIGURE 36 -‐ LISTE DES DISPONIBILITÉS

L'INDICATION DE VOTRE DISPONIBILITÉ EST UTILE POUR LES

PERSONNES CONSULTANT VOTRE CALENDRIER NOTAMMENT À L'AIDE DE L'ASSISTANT DE PLANIFICATION; SOUVENEZ-‐VOUS QUE LA

CONSULTATION EST POSSIBLE MÊME SI VOUS N'AVEZ PAS PARTAGÉ VOTRE CALENDRIER CAR CELUI-‐CI EST PUBLIÉ SUR LE SERVEUR EXCHANGE. IL N'EST PAS POSSIBLE DANS OWA DE MODIFIER CE PARAMÈTRE.



Si vous souhaitez un rappel Si le rendez-‐vous est privé

Cliquez sur le bouton Enregistrer

DÉPLACER UN RENDEZ-‐VOUS À l’aide d’un cliquer-‐glisser, déplacez le rendez-‐vous sur une nouvelle heure ou sur une nouvelle date; si nécessaire passez en affichage Mois.

SI LE RENDEZ-‐VOUS EST DE TYPE PÉRIODIQUE, SEULE L'OCCURRENCE SÉLECTIONNÉE DU RENDEZ-‐VOUS EST DÉPLACÉE. CONTRAIREMENT À OUTLOOK, IL N'EST MALHEUREUSEMENT PAS POSSIBLE DANS OWA DE COPIER UN RENDEZ-‐VOUS.

MODIFIER LA DURÉE D'UN RENDEZ-‐VOUS Sélectionnez le rendez-‐vous Faites glisser la poignée de redimensionnement au haut/bas de la case

ATTRIBUER UNE CATÉGORIE Cliquez sur le rendez-‐vous avec le bouton droit de la souris > commande Catégoriser

CRÉER UN RENDEZ-‐VOUS PÉRIODIQUE Créez un rendez-‐vous ordinaire Dans la zone Répéter, choisissez une périodicité dans la liste :

FIGURE 37 -‐ BOÎTE DE DIALOGUE PÉRIODICITÉ DU RENDEZ-‐VOUS



SUPPRIMER UN RENDEZ-‐VOUS Sélectionnez l'élément à supprimer Appuyez sur Delete ou cliquez sur le bouton

DANS LE CAS D'UN RENDEZ-‐VOUS PÉRIODIQUE, CHOISISSEZ S'IL S'AGIT DE SUPPRIMER TOUS LES RENDEZ-‐VOUS OU SEULEMENT L'OCCURRENCE SÉLECTIONNÉE.

CRÉER UN ÉVÉNEMENT À l'aide du Navigateur de dates, atteignez le jour souhaité Pour créer un événement, faites un double clic sur l'en-‐tête de la journée (juste sous l'indication de la date du jour) ou cliquez sur le bouton Nouvel événement

Dans la liste Durée, choisissez Toute la journée Si nécessaire, indiquez une date de début et de fin Tapez un objet Sélectionnez les autres options souhaitées Cliquez sur Enregistrer

CONTRAIREMENT AUX RENDEZ-‐VOUS, LES ÉVÉNEMENTS INDIQUENT PAR DÉFAUT QUE VOUS ÊTES LIBRE DURANT L'ÉVÉNEMENT.

CRÉER UN ÉVÉNEMENT ANNUEL (PAR EX. ANNIVERSAIRE) Créez un événement Tapez l'objet (faites court au niveau du libellé) Dans la liste Durée, choisissez Toute la journée Indiquez si vous souhaitez un rappel Dans la fenêtre Nouvel événement, déroulez la liste des périodicité > choisissez l'option par ex. Tous les 5 juillet ou cliquez sur Plus… > choisissez l'option Le même jour chaque…

Indiquez si l'anniversaire doit être marqué comme privé Cliquez sur Enregistrer; l'anniversaire apparaît ainsi en en-‐tête de

calendrier . Dans l'exemple ci-‐contre, la barre violette indique que je suis absente du bureau, les doubles flèches et le cadenas qu'il s'agit d'un événement périodique privé



IMPRIMER LE CALENDRIER -‐ RÉGLER LES OPTIONS D’IMPRESSION

Affichez le calendrier souhaité Placez-‐vous sur la semaine à imprimer

Cliquez sur le bouton Faites votre choix dans les paramètres :

FIGURE 38 -‐ BOÎTE DE DIALOGUE IMPRIMER / PARAMÈTRES D'IMPRESSION

CRÉER UNE RÉUNION Créez un rendez-‐vous ordinaire Saisissez le sujet et choisissez le jour et l'heure de la future réunion

Dans la zone Participants, tapez les adresses de messagerie des

personnes que vous souhaitez inviter (ou cliquez sur le bouton +)

FIGURE 39 -‐ FENÊTRE ORGANISER UNE RÉUNION



Cliquez sur le bouton si vous souhaitez ajouter une pièce jointe à cette demande de réunion (par ex. l'ordre du jour)

Utilisez le bouton Assistant de planification pour visualiser la disponibilité des participants (que ceux-‐ci aient partagé leur calendrier avec vous ou pas) :

FIGURE 40 -‐ FENÊTRE ASSISTANT DE PLANIFICATION

Validez cette fenêtre à l'aide du bouton OK Finalisez votre demande de réunion en cliquant sur Envoyer

DONNER SUITE À UNE DEMANDE DE RÉUNION Ouvrez la demande de réunion arrivée dans la Boîte de réception Pour traiter la demande reçue, utilisez l'un des boutons

, sachant que :

Accepter : inscrit automatiquement la réunion dans votre calendrier (disponibilité occupée)

Provisoire : inscrit automatiquement la réunion dans votre calendrier (disponibilité provisoire)

Refuser : pas d'inscription dans votre calendrier

REMARQUEZ QUE VOUS POUVEZ RÉPONDRE À UNE DEMANDE DE RÉUNION EN L'OUVRANT DIRECTEMENT DANS VOTRE CALENDRIER; VOUS DISPOSEZ ÉGALEMENT DES BOUTONS ACCEPTER, PROVISOIRE ET REFUSER.



NE PAS SUPPRIMER AUTOMATIQUEMENT DES DEMANDES DE RÉUNION

Cliquez sur le bouton > Options > catégorie Paramètres > onglet Calendrier > zone Traitement automatique

Décochez l'option Supprimer les demandes de réunion…

CETTE OPTION EST ACTIVE PAR DÉFAUT; NE SOYEZ PAS DONC ÉTONNÉ SI LES DEMANDES DE RÉUNION "DISPARAISSENT" DE VOTRE BOÎTE DE RÉCEPTION UNE FOIS QUE VOUS LES AVEZ TRAITÉES.

PARTAGER UN CALENDRIER

TRANSFORMER UN RENDEZ-‐VOUS EN RENDEZ-‐VOUS PRIVÉ Avant de partager votre calendrier, assurez-‐vous que les rendez-‐vous privés soient masqués :

Ouvrez le rendez-‐vous qui ne doit pas être visible aux autres utilisateurs

Cochez l'option Marquer comme privé; les éléments marqués comme privé affichent l'icône d'un cadenas

PARTAGER UN CALENDRIER Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le calendrier que vous souhaitez partager > Partager le calendrier

Ajoutez les personnes auxquelles vous souhaitez accorder des autorisations d'accès :

FIGURE 41 -‐ BOÎTE DE DIALOGUE DE PARTAGE



Indiquez le niveau de détails auquel les invités auront accès :

Disponibilité uniquement : permet aux invités de voir votre disponibilité Occupée, Disponible, Tentative ou Absente

Détails limités : permet aux invités de voir le libellé, la date et l'heure ainsi que le lieu, mais pas les commentaires saisis ni les éventuelles pièces jointes

Tous les détails : permet aux invités de voir le libellé, la date et l'heure ainsi que le lieu, les commentaires saisis mais pas les éventuelles pièces jointes

Editeur : permet aux invités de créer, voir, modifier et suppri-‐mer les rendez-‐vous

Délégué : Les délégués reçoivent des autorisations supplé-‐mentaires, telles la possibilité de créer des messages électro-‐niques ou de répondre aux demandes de réunion en votre nom

Modifiez éventuellement le texte de l'objet de l'invitation Dans le cas où vous possédez plusieurs calendriers, vérifiez que le partage porte sur le calendrier souhaité

Finalisez le partage en cliquant sur le bouton Envoyer

REMARQUEZ QUE VOUS POUVEZ PARTAGER VOTRE CALENDRIER AVEC UNE PERSONNE HORS UNIL (EN TAPANT SIMPLEMENT SON ADRESSE DE MESSAGERIE). CETTE PERSONNE RECEVRA UN MESSAGE D'INVITATION LUI PROPOSANT D'ATTEINDRE L'URL DE VOTRE CALENDRIER. BIEN ENTENDU, UNE PERSONNE HORS UNIL NE PEUT PAS ÊTRE NOMMÉE DÉLÉGUÉ OU EDITEUR.



GÉRER LE PARTAGE DU CALENDRIER Dans le Volet des calendriers, cliquez sur le calendrier partagé avec le bouton droit de la souris > Autorisations

Si souhaité, modifiez les droits d'accès accordés :

FIGURE 42 -‐ FENÊTRE DE GESTION DES AUTORISATIONS

DANS LE CAS OÙ VOUS TRAVAILLEZ EN ÉQUIPE, LE PLUS SIMPLE EST D'OPTER POUR : 1° UN DROIT D'ÉDITEUR DESTINÉ À 1 OU 2 PERSONNES AVEC LESQUELLES VOUS TRAVAILLEZ ÉTROITEMENT ET 2° UN DROIT DÉTAILS LIMITÉS OU TOUS LES DÉTAILS AU RESTE DE L'ÉQUIPE.

OUVRIR LE CALENDRIER D'UN AUTRE UTILISATEUR Dans le Volet des calendriers, cliquez sur Mes calendriers avec le bouton droit de la souris > Ouvrir le calendrier

Dans la zone A partir de l'annuaire, tapez le nom de la personne Cliquez sur Ouvrir

FIGURE 43 -‐ EXEMPLE D'OUVERTURE DE CALENDRIER



OUVRIR LE CALENDRIER SUITE À UNE INVITATION Ouvrez le message de partage de calendrier que vous avez reçu :

FIGURE 44 -‐ BOÎTE DE DIALOGUE OUVRIR CE CALENDRIER

Cliquez sur le bouton Ajouter un calendrier; le calendrier ajouté apparaît ainsi dans le Volet des calendriers :

FIGURE 45 -‐ VOLET DES CALENDRIERS

VOUS AVEZ LA POSSIBILITÉ DE MODIFIER LES COULEURS DES CALEN-‐DRIERS PARTAGÉS À L'AIDE D'UN CLIC DROIT SUR LE CALENDRIER EN QUESTION > COULEUR.

AFFICHER UN CALENDRIER PARTAGÉ Dans le Volet des calendriers, cochez la case en face du calendrier

partagé afin de l'afficher ; une fois les calendriers partagés affichés, vous obtenez la vue suivante :

FIGURE 46 -‐ AFFICHAGE DES CALENDRIERS PARTAGÉS



MASQUER LE CALENDRIER D'UN AUTRE UTILISATEUR Dans le Volet des calendriers, décochez la case du calendrier

partagé Ou cliquez sur la croix dans l'onglet du calendrier partagé

SUPPRIMER L'AFFICHAGE D'UN CALENDRIER D'UN AUTRE UTILISATEUR

Dans le Volet des calendriers, cliquez avec le bouton droit de la souris sur le calendrier partagé

Choisissez la commande Supprimer

CRÉER OU AFFICHER DES CALENDRIERS SUPPLÉMENTAIRES Bien qu'OWA soit prévu pour regrouper tous vos rendez-‐vous, réunions et événements dans un seul et même calendrier, vous avez néanmoins la possibilité de créer des calendriers supplémentaires en fonction de vos besoins.

CRÉER UN CALENDRIER SUPPLÉMENTAIRE VIDE Dans le Volet des calendrier > cliquez avec le bouton droit de la souris sur Mes calendrier > commande Nouveau Calendrier

Donnez un nom (par ex. Mes cours ou Personnel) à ce nouveau calendrier; celui-‐ci apparaît dans le Volet des calendriers sous Mes calendriers :

FIGURE 47 -‐ ZONE MES CALENDRIERS

Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le nom du nouveau calendrier pour en modifier la couleur



LES GROUPES DE CALENDRIERS Cette fonctionnalité permet de regrouper les calendriers de plusieurs personnes ou ressources sur un seul calendrier.

CRÉER UN GROUPE DE CALENDRIERS Dans le Volet des calendriers > cliquez avec le bouton droit de la souris sur Mes calendrier > commande Nouveau groupe de calendriers

Tapez le nom du groupe Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le nom du groupe > Ouvrir le calendrier

Tapez l'adresse de messagerie de la personne à ajouter au groupe Cliquez sur Ouvrir Poursuivez ainsi pour ajouter les autres calendriers au groupe

AFFICHER UN GROUPE DE CALENDRIERS Dans le Volet des calendriers, cliquez sur le calendrier de groupe à afficher :

FIGURE 48 -‐ ZONE GROUPE DE CALENDRIERS

REMARQUEZ QUE VOUS NE POUVEZ PAS DANS OWA AFFICHER PLUS DE 5 CALENDRIERS À LA FOIS.

SUPPRIMER UN GROUPE DE CALENDRIERS Cliquez à l’aide du bouton droit de la souris sur le groupe de calendriers et choisissez la commande Supprimer

REMARQUEZ QUE VOUS NE POUVEZ PAS SUPPRIMER UN GROUPE DE CALENDRIER SI VOUS N'AVEZ PAS AU PRÉALABLE SUPPRIMÉ LES CALENDRIERS DES PERSONNES… AUTREMENT DIT LE GROUPE DOIT

ÊTRE VIDE POUR ÊTRE SUPPRIMÉ.



LA DÉLÉGATION

GÉNÉRALITÉS La délégation va au-‐delà du simple partage. En effet, les délégués reçoivent des autorisations supplémentaires, telles que la possibilité de créer des messages électroniques ou de répondre aux demandes de réunion en votre nom. Bien entendu, comme c’est vous qui accordez les autorisations, vous déterminez le niveau d’accès du délégué.

Par défaut, lorsque vous nommez un délégué, ce dernier a un accès complet à vos dossiers Calendrier et Tâches. Toutefois, le délégué ne dispose pas d’un accès en lecture aux autres messages de votre Boîte de réception. Cela signifie qu'il peut répondre aux demandes de réunion à votre place mais pas aux messages électroniques ordinaires.

DÉSIGNER UNE PERSONNE COMME DÉLÉGUÉ

Cliquez sur le bouton ou cliquez avec le bouton droit de la souris sur le calendrier à partager > Partager le calendrier

Ajoutez la personne que vous souhaitez désigner comme étant votre délégué

Choisissez Délégué dans la liste; votre délégué recevra une copie de toutes vos demandes de réunion et pourra les traiter à votre place :

FIGURE 49 -‐ FENÊTRE NOMMER UN DÉLÉGUÉ

DANS LA PRATIQUE, IL EST ASSEZ RARE DE COCHER L'OPTION AUTORISER L'AFFICHAGE DES RENDEZ-‐VOUS PRIVÉS.



RÉGLER LES OPTIONS DE DÉLÉGATION Lorsque vous nommez une personne en tant que délégué, des options supplémentaires sont alors disponibles. Pour accéder à ces options :

Dans le Volet des calendriers, cliquez avec le bouton droit de la souris sur votre Calendrier > Autorisations

Choisissez à qui les demandes et réponses de réunion doivent être envoyées :

FIGURE 50 -‐ OPTIONS DE DÉLÉGATION

MODIFIER LES AUTORISATIONS D’UN DÉLÉGUÉ Dans le Volet des calendriers, cliquez avec le bouton droit de la souris sur votre Calendrier > Autorisations

Apporter les modifications souhaitées en attribuant un autre droit d'accès

SUPPRIMER LES AUTORISATIONS Dans le Volet des calendriers, cliquez avec le bouton droit de la souris sur votre Calendrier > Autorisations

Cliquez sur la croix en face du délégué dont vous souhaitez supprimer les autorisations

Documents

Messagerie, Outlook contacts, notes, Web tâches et ... · un message dans une ... Récupérer des messages supprimés après vidage de ... un événement annuel (par ex. anniversaire)