Migration vers Office 365 : Défis et solutionsDe nombreuses organisations souhaitent passer à Office 365. En effet, on estime que l’adoption d’Office 365 va plus que doubler dans les deux prochaines années. Considérant les avantages d’Office 365, cette transition vers le cloud est compréhensible.

Office 365 comprend les avantages suivants :+ Un accès depuis n’importe quel périphérique Web,

à tout moment et en tout lieu, y compris depuis les périphériques mobiles

+ Un déploiement évolutif qui vous permet d’adapter facilement le nombre de licences

+ Des mises à jour automatiques vers les dernières versions d’Office 365

+ De nouveaux outils pour une meilleure collaboration, y compris Lync/Skype Entreprise pour la conversation instantanée, les appels vocauxet la visioconférence

+ Des coûts matériels, de maintenance et de personnel réduits

+ Des taux fixes pour une stabilité des coûts de planification et de budgétisation

+ Des interruptions de service limitées, avec une disponibilité garantie de 99,9 %

Éléments importants à prendre en considération lors de la migration vers Office 365Il convient de considérer plusieurs points avant de migrer vers Office 365.

ÉLÉMENTS À PRENDRE EN COMPTE AVANT

D’ENVISAGER LA MIGRATION :

L’offre Office 365 dont vous avez besoin : vous ne pouvez pas vous abonner à Office 365 seul, vous devez choisir une offre spécifique. En fonction de celle que vous choisissez, vous pouvez bénéficier d’autres produits tels que la Suite Office, Sharepoint ou Yammer.

Les exigences en matière de sécurité des courriers électroniques : Office 365 prend en charge la sécurité des courriers électroniques, à l’aide de fonctionnalités anti-virus, anti-malware et anti-spam via Exchange Online Protection. Vous devez déterminer si les performances d’Exchange Online Protection vous conviennent ou décider d’utiliser une solution tierce comme Micro Focus® Secure Gateway.

Les exigences en matière de conformité : Microsoft a doté Office 365 de plusieurs fonctionnalités de conformité ; cependant, les plus importantes, notamment la conservation garantie des données ou les politiques granulaires, n’y figurent pas. Les organisations ont la possibilité de mettre en oeuvre une solution tierce comme

Micro Focus Retain™ Unified Archiving pour assurer une conformité totale.

Les exigences en matière d’archivage : les exigences des organisations divergent en matière d’archivage, selon leur secteur. Office 365 offre une solution d’archivage avec l’archivage Exchange Online. Cependant, il se peut que cette solution ne soit pas exactement adaptée aux besoins de votre organisation. Les limites de l’archivage Office 365 sont décrites plus loin, ainsi que la solution Retain Unified Archiving, qui permet de les contourner.

Les exigences en matière de découverte électronique : la plupart des organisations doivent faire face à des demandes de découverte électronique, que ce soit pour une évaluation préliminaire des cas à la suite d’un litige, une demande d’accès à des informations ou une enquête RH en interne. Il est essentiel de pouvoir accéder rapidement aux données et de fournir les informations les plus pertinentes avec la demande. Office 365 comprend des fonctionnalités de découverte électronique, mais elles sont limitées. Ces limites et les avantages des outils de découverte électronique intégrés à Retain Unified Archiving sont décrits dans les pages suivantes.

DépliantRetain Unified Archiving

DépliantMigration vers Office 365 : Défis et solutions

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ÉLÉMENTS À PRENDRE EN COMPTE LORS

D’uNE MIGRATION :

Le déploiement : vous devez décider si vous préférez réaliser une migration complète vers Office 365 ou plutôt déployer une solution Office 365 hybride. Active Directory : il est recommandé de conserver votre serveur Active Directory sur site. Cet outil permet de migrer et gérer des comptes utilisateur pendant le processus de migration, et prend en charge le Single Sign-On (SSO) pour les employés qui ont accès aux serveurs sur site et aux services Office 365.

Les mises à niveau pré-migration : il est important d’installer les versions opérationnelles requises des serveurs Exchange, SharePoint et Lync, et de procéder aux autres configurations pré-migration requises. La migration vers Office 365 depuis des serveurs plus anciens peut nécessiter une mise à niveau intermédiaire afin de respecter les normes minimales requises.

Meilleures pratiques de gestion du processus de migrationUn certain nombre de tâches doivent être effectuées lors du processus de migration.

Régler les problèmes de configuration Exchange : le service informatique doit se préparer à régler tous les problèmes de stabilité, de corruption de boîte aux lettres ou de mauvaise configuration relatifs à Exchange, qui surviennent lors de la migration.

Libérer du contenu Exchange : si vos serveurs Exchange actuels stockent des données de messagerie dont votre organisation n’a plus besoin, il est préférable d’archiver ces données hors des serveurs avant la migration.

Localiser et traiter les fichiers .PST : dans la plupart des organisations, les fichiers .PST sont dispersés sur l’ensemble du réseau. Il est préférable de rechercher tous ces fichiers et de les archiver dans un dossier d’archivage tiers tel que Retain Unified Archiving. Cela permet de bénéficier d’un accès centralisé à l’ensemble des fichiers .PST et d’éviter la formation de plusieurs silos de données. Microsoft n’offre pas de solution pour la découverte et l’importation des fichiers .PST. Cependant, des fournisseurs tiers

tels que Micro Focus, proposent ce service. En outre, Office 365 ne prend pas en charge l’utilisation de fichiers .PST.

Migrer ou stocker les données d’archive : vous pouvez décider ce que vous souhaitez faire de vos données historiques et d’archive. Vous pouvez transférer ces données vers l’archivage Exchange Online, configurer Office 365 pour travailler avec vos archives actuelles, ou même mettre en oeuvre une nouvelle solution d’archivage tierce telle que Retain Unified Archiving.

Identifier les données soumises à une obligation légale de conservation : le service informatique doit identifier les données soumises à une obligation légale de conservation, et les exclure du processus de migration.

Migrer ou archiver les boîtes aux lettres inactives : en réponse à des normes ou des exigences métier, de nombreuses organisations doivent conserver les données de boîte aux lettresdes anciens employés. Vous pouvez utiliser la fonctionnalité Boîtes aux lettres inactives d’Office 365 pour migrer les données de boîte aux lettres. Cette fonctionnalité nécessite un abonnement et des frais supplémentaires pour chaque utilisateur inactif. Vous pouvez aussi déplacer les données des boîtes aux lettres inactives vers un dossier d’archive tiers tel que Retain Unified Archiving, qui ne nécessite aucun coût supplémentairepour l’archivage des données d’utilisateurs inactifs.

Limites d’archivage pour Exchange Online/Office 365Certaines fonctionnalités importantes d’archi-vage, nécessaires pour archiver correctement vos données et exécuter la découverte élec-tronique, sont absentes dans Office 365.

La solution d’archivage d’Office 365 s’avère insuffisante pour les entreprises dans les domaines suivants :

1. Aucune prise en charge de l’archivage pour des plates-formes supplémentaires : Office 365 ne prend pas en charge l’archivage multiplate-forme des courriers électroniques, articles de réseaux sociaux et communications mobiles.

2. Aucun accès direct aux données : les données de messagerie sont bloquées dans le cloud de Microsoft. Que se passe-t-il s’il tombe en panne ou si vous avez besoin de déplacer vos données sur site ou sur une autre plate-forme ?

3. L’archivage d’Office 365 est inaccessible aux utilisateurs hors ligne : aucune action de caching n’est prévue dans Outlook pour les archives Office 365. Elles sont accessibles via une connexion Internet uniquement.

4. Fonctions d’indexation et de recherche limitées : Office 365 ou l’archivage Exchange Online n’indexent que 58 types de fichiers spécifiques. Pourtant, des centaines de types de fichiers pourraient être joints à des messages électroniques etdoivent donc être indexés et recherchés.

5. Latence de l’index : Office 365 tente d’indexer les fichiers en 15 minutes et nécessite une heure entre le chargement des fichiers et leur mise à disposition dans les résultats de recherche. Mais plusieurs organisations ont dû attendre 24 heures pour obtenir des résultats de recherche.

6. Balises de conservation basiques et fonctionnalités limitées de conservation et de mise à disposition : les balises de conservation dans Office 365 sont basiques, et les fonctionnalités de conservation et de mise à disposition ne comprennent que des options de conservation, de suppression ou d’archivage en fonction de l’ancienneté des courriers électroniques, du département ou les deux. Cette fonctionnalité ne répond pas aux exigences de granularité que la plupart des organisations requièrent.

7. Manque de protection des éléments archivés : par défaut, Office 365 ne protège pas les éléments archivés contre une utilisation abusive ou des modifications. Cela signifie que le contenu archivé ne peut pas être classé en tant que contenu original et immuable, car il peut être modifié.

8. Aucune prise en charge des exportations PDF : les exportations de données archivées dans Office 365 sont limitées au format PST. Les organisations peuvent nécessiter d’autres formats d’exportation, y compris le format PDF

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pour la découverte électronique et les recherches ordonnées par un tribunal. Les exportations au format PST peuvent entraîner des pertes de métadonnées.

9. Frais à payer pour les utilisateurs inactifs : afin de s’assurer que les données sont conservées, vous devez continuer de payer pour les utilisateurs inactifs.

Retain unified Archiving : la solution pour une migration et un archivage réussisRetain Unified Archiving offre un archivage unifié des données de messagerie multiplate-forme, de réseaux sociaux et de communication mobile. Retain Unified Archiving fournit les outils dont votre organisation a besoin pour s’assurer que vos données de communication sont correcte-ment archivées et limite les risques de perte des données et de violations de la conformité.

Avec Retain Unified Archiving, les clients Office 365 et Exchange Online bénéficient des avantages suivants :

1. Archivage des données issues des messageries électroniques et échangées sur les réseaux sociaux et les périphériques mobiles : Retain Unified Archiving archive les courriers électroniques et les communications mobiles pour les périphériques iOS, Android et BlackBerry, ainsi que les données échangées sur Facebook, Twitter, LinkedIn, YouTube, Instagram, Vimeo, Flickr, Pinterest et Google+.

2. Contrôle des données et outils complets de découverte électronique : l’ensemble des données archivées est accessible depuis le portail Web simple où vous pouvez rechercher, publier et effectuer la découverte électronique depuis un seul emplacement centralisé. Toutes les données issues des messageries électroniques et échangées sur les réseaux sociaux et les périphériques mobiles sont contrôlées et archivées dans un fichier unique d’archivage des données unifié.  

3. Accès aux archives hors ligne via le plug-in Outlook : Retain Unified Archiving facilite la mise en cache des messages archivés pour des périodes spécifiques dans Outlook, afin de pouvoir y accéder hors ligne.

4. Fonctionnalités complètes d’indexation et de recherche : Retain Unified Archiving indexe tout type de fichiers grâce au moteur d’indexation intégré Lucene® ou au moteur d’indexation hautes performances de Retain. L’index de Retain Unified Archiving garantit une recherche et une extraction faciles et rapides des données archivées.

5. Accès immédiat et recherche dans les messages archivés : une fois les messages archivés dans Retain Unified Archiving, ils sont immédiatement accessibles pour vous permettre d’y accéder, d’effectuer des recherches et de réaliser des activités de découverte électronique. Le temps de latence est proche de zéro entre le moment où un message est archivé et celui où il est indexé et où il peut être intégré aux recherches.

6. Conservation basée sur des stratégies : Retain Unified Archiving fournit des stratégies entièrement configurables permettant aux organisations de définir les données de communication électronique à archiver et la période de conservation de ces données. Ces stratégies permettent de définir ce qui est archivé en fonction du type de boîte aux lettres, de la source des messages, du type d’élément, du statut des messages, de l’ancienneté des messages et des fichiers joints.

7. Archives intégralement protégées : Retain Unified Archiving interdit la modification ou la suppression de messages, et prend en charge les périphériques de stockage de données WORM, en veillant à ce que vos archives soient complètes et conformes.

8. Outils de recherche approfondie et de publication : Retain Unified Archiving recherche et exporte aisément des

données grâce aux outils de publication intégrés à Outlook ou PDF, ou grâce à son propre outil de publication Retain Publisher.

9. Nul besoin de continuer à payer pour les licences Office 365 d’utilisateurs inactifs : si un utilisateur est supprimé du système live Office 365, Retain Unified Archiving conserve l’ensemble des messages archivés, ainsi que les balises de message ou les messages bloqués en cas de litige, aussi longtemps que nécessaire.

Retain unified Archiving comble les lacunes d’Office 365Retain Unified Archiving vous assure une mi-gration réussie vers Office 365 et vous pro-met un archivage complet et conforme. Il vous suffit d’archiver l’ensemble de vos données de messagerie depuis votre système de mes-sagerie actuel vers Retain Unified Archiving, de mettre en oeuvre Office 365 et de relier Retain Unified Archiving à votre nouveau sys-tème Office 365. L’ensemble des messages, rendez-vous, tâches, fichiers et dossiers est transféré vers Office 365 et archivé dans Retain Unified Archiving. Vous ne perdez ainsi aucun fichier ni aucune donnée de messagerie.

Simplifier les futures migrations grâce à l’archivage indépendant de la plate-formeL’archivage Retain Unified Archiving est agnos-tique en termes de plate-forme, ce qui signifie que si vous décidez de migrer vers un autre sys-tème de messagerie électronique, vous pouvez conserver vos archives dans le même emplace-ment centralisé. Retain Unified Archiving simpli-fie la migration et prend en charge le nouveau système. Vous pouvez être certain que vos migra-tions vers et depuis Office 365 sont faciles et transparentes.

*La majeure partie des informations de ce document sont extraites du livre blanc Oster-man Research, « Best Practices for Migrating to Office 365 » (Les meilleures pratiques de migration vers Office 365).

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