MINI GUIDE DE SURVIE AUX REUNIONS - …©unions.v2.pdf · 1 MINI GUIDE DE SURVIE AUX REUNIONS 10 techniques pour transformer vos réunions en moments fun et productifs

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MINI GUIDE DE SURVIE AUX REUNIONS

10 techniques pour transformer vos réunions en moments fun et productifs

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Table des matières A propos des auteurs 3INTRODUCTION 4 16ansc’estlong 5QUELQUES GRANDS PRINCIPES 6 Co-construirepouréviterlesyndromeduchâteaudesable 7 Lacréativitépourtous 9CONSTITUEZ VOTRE TROUSSE A OUTILS 11 Letimeboxing 12 Un,plusieurs,tous 13BIEN DEMARRER SA REUNION 14 Affichezlesrèglesdujeu 15 Brisezlaglace 17 Apprendre à se connaitre 18 Le réseau social en papier 18 Démarrer une session de créativité 20 LEGO créa 20LES TYPES DE REUNIONS 21 Réuniond’informationdescendante 22 Recréerdel’interaction:levernissage 22 Pointsdesynchro 24 Lespeedmeeting 24 Analyserunesituation 25 Les valises et les ballons 25 Innover,trouverdessolutions 27 Tourne la table 27 Construireunpland’action 29 Dessine moi le chemin 29 Prioriser,prendredesdécisions 31 L’écoledesfans 31Pour aller plus loin 33

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A propos des auteursSachaLOPEZHackerdesorganisations//explorateurduchangement//blogueur//facilitateur//agilitateurAprès un passé trouble dans les arcanes du consulting, Sacha décide de se repentir et d’abandonner ses cravates Cerruti contre un bloc de post-it et quelques feutres de couleur. Ses années à travailler sur les processus sans même se préoccuper de l’humain l’ont convaincu d’une chose : il existe d’autres façons de travailler. Co-fondateur du cabinet de conseil WORKLAB, Sacha est également le co-créateur du blog www.lifeisaseriousgame.com

MarcBourguignonFacilitateurgraphique//explorateurderêves//traducteurdecerveauEn langage cheyenne, Marc signifie “petit homme qui chevauche les crayons”. C’est ce qui explique certainement sa prédisposition pour transformer n’importe quelle idée fumeuse en dessin réussi. Toutes les illustrations que vous retrouverez dans cet ouvrage sont de lui.En outre Marc est un twittos prolixe, alors si vous souhaitez retrouver ses dessins, c’est ici que ça se passe https://twitter.com/100978marc

DavidLEMESLEHackerdesorganisations//explorateurduchangement//blogueur//facilitateur//agilitateurLa légende prétend qu’il aurait été élevé par un machintosh 128k. Car c’est bien du monde

de l’IT dont est originaire David. Après un passé d’activiste technophile, il met à jour son logiciel pour passer en mode 2.0 et se passionne pour le collaboratif. Réseaux sociaux, blog,

crowd sourcing… David apporte une nouvelle dimension à l’intelligence collective.Co-fondateur du cabinet de conseil WORKLAB, David est également le co-créateur du blog

www.lifeisaseriousgame.com

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INTRODUCTION

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16 ans1, c’est le temps que passe en moyenne uncadre en réunion durant toute sa carrière. 16 ans àergotersurdespointsdedétail,àplanifierleprochainpointpréparatoireenvued’unepré-validationpréalabledessujetsàtraiterpotentiellement.Bref:combiendetempsperdu!Carsi98%despersonnesinterrogéesestiment qu’elles sont nécessaires, les trois quartsconsidèrent aussi y perdre leur temps. 88% s’y sontdéjàsentiinutilesdont77%plusd’unefois.Pire,prèsd’uncadresurtroisavoues’êtreassoupienréunion2.Mais ne nous méprenons pas. Nous ne faisons paspartiedecegroupusculeextrémisteanti-réunionistequiprônel’interdictionpureetsimpledesréunions.Neconfondonspas lesymptômeet lemal.Travaillerensemble, se voir, allouer un temps pour l’échangedirect et faire intervenir les différentes parties prenantes c’est indispensable. Travailler ensemble c’est bien laraisond’êtred’uneentreprise.1 EtudeducabinetPerfony,concernantlescadressurunecar-rièrede40ans2 Sondageréaliséparl’IFOP

Aujourd’huilesproblématiquesàtraitersontdevenuessicomplexesqu’ilest impossibledelesaborderseul.On a presque systématiquement besoin de plusieursexpertises,deplusieurspointsduvue.Noussommescondamnés à travailler ensemble (et c’est pas sigrave).Quoideplusnaturelalorsquedeseréunirpourréfléchir,construireetdéciderensemble?Finalementle problème n’est en fait pas tant la réunion en ellemêmemaiscequ’onenfait.

Etpourtant...

Et pourtant, prenons nous bien conscience du potentiel du collectif ?Ungroupe, c’est une richesse.Chaquefois que nous réunissons des individus, nous avons en face de nous un formidable potentiel car ensemble noussommesmeilleursquedesexpertset infinimentpluscréatifs.

16 ans c’est long

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QUELQUES GRANDS

PRINCIPES

Avantdepartageravecvousnosoutilset nos meilleures astuces, permettez-nousdevousparlerdequelques-unesde nos convictions. Il s’agit de vousexpliquer pourquoi une réunion peutêtreunformidablemoyenpouraborderla collaboration et le management defaçondifférenteetquelssontlesgrandsleviers que nous tentons d’actionnerpourlesrendreplusefficaces.

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N’avezvousjamaisétévictimedusyndromeduchâteaude sable ? Après des semaines de travail acharné,vous présentez votre dossier devant vos pairs ainsi qu’àvotreresponsableetlàpatatras.Chacuns’évertueà détricoter votre travail, à le remettre en question et à y introduire des aménagements qui le dénaturentdéfinitivement. Un peu comme ces sales gosses quis’empressaientdedétruirevotrechâteaudesabledèsquevousaviezledostournéàlaplage.Quoi de plus naturel finalement ?Qui n’a jamais ététraverséd’unepenséesadiqueenposantson regardsurunchâteaudesable fraîchementachevéqui voitsonconcepteurs’éloignerpour rejoindresaserviette.Etbiendanslemondeprofessionnelc’estpareil.Ilest

tellement facile de détruire le travail des autres, de pointerlesfaillesetlesmanquesplusquelesréussites.Car nous ne croyons sincèrement qu’à ce que nousavonsnous-mêmeréalisé.Ce genre d’épisode peut être profondément nocifpournotremoral.Pourpeuque l’onne fassepasdedifférenceentrecequel’onproduitetcequel’onest,onvarapidementsesentirmédiocre.Etquedetempsperdu !Combien faudra-t-il d’aller-retour pour aboutiràuneversionpartagéedudossier?Combiend’effortsde lobbying pour convaincre les différentes partiesprenantesdelapertinencedelaproposition?Imaginons maintenant qu’au lieu de préparer votredossierseuldurantdessemainesvousayezréaliséuntravailcollaboratif.Quevousayezsollicitévospairsetvotremanagerlorsderéunions(appelonsles«ateliersdetravail»)pourréfléchiravecvousàlaproblématiqueet construire ensemble un livrable qui prend en compte leursremarques.Desremarquesquideviennentalorsunatoutprécieuxpourrendrevotretravailpluspertinentetplusrobusteàl’épreuvedelacritique.Enimpliquantles parties prenantes en amont dans votre travail, vous créezautantd’ambassadeursdevotresolution.Des ambassadeurs qui seront alors capables de la défendre. Car ce sera un peu “leur” solution. Avoirunebonne idéeseulafinalementassezpeud’intérêtcommelemontrecetteéquation:E=QxA1 1 Équationàretrouversur ledécidément trèsbonouvragedeJean-Louis Swiners et Jean-Michel Briet L’intelligence créative :Au-delà du brainstorming, innover en équipe

Co-construire pour éviter le syndrome du château de sable

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L’Efficacitéd’une idéeestégaleàsaQualitémultipliéepar l’Adhésion qu’elle remporte. En d’autres termes,aussibonnequesoitvotresolution,sivousêtesleseulàladéfendre,ellen’iranullepart.Alorsnenégligeonspasl’adhésionquepeutremporteruneidée.Etquelmeilleurmoyenpourcréerl’adhésionquelaco-construction!Letravailengroupefonctionneunpeucommeuneserrequiferaitmûrirlesidéesplusrapidement.Enconfrontantvotre travailau regarddesautresonavanceplusvite.L’émulation qui peut se créer dans un groupe est unfacteuraccélérateur.Biensûr,onpourraitrétorquerquec’estlàuneap-procheluxueusequimobilisedenombreusesres-sourceslàoùletravailpourraitêtreréaliséseul.Tra-vaillerseulconstituerarementungaindetemps.Laplupartdessujetsàtraiteraujourd’huifontintervenirdenombreusesexpertisesetplusieursdécisionnaires.Letempsdesynchronisationnécessairepourfairecirculerl’informationentrelesacteursimpliquésestsouventbien supérieur à celui nécessaire pour mobiliser les partiesprenantesàl’occasiond’unateliercollaboratif.Etjeneparlepasdutempsliéàl’accompagnementduchangementnécessairelorsdelamiseenplaced’unenouvellesolution.Untempsquin’existepaslorsqueles acteurs ont été impliqués dès le départ dans la constructiondecettesolution.Al’heureoùl’intelligencecollective prend une place de plus en plus importante, savoirtirerlemeilleurd’ungroupeestsansdouteunedesclésdelaréussitedesorganisations.Mais attention, cette démarche doit être sincère. Il nes’agitpasdesolliciterd’autresacteursdansl’espoirde

les manipuler et d’imposer votre point de vue. On neprovoque pas d’atelier collaboratif si l’on connaît déjàlerésultat. Il fautfairepreuved’unevéritableouvertured’espritetêtreprêtàaccueillirlesrésultatsmêmes’ilsnecorrespondentpasàcequevousattendiez.Demander l’avisà tout lemondepourmettreenavantun travail collaboratif alors que les dés sont déjà jetés ne mènepastrèsloin.Généralementçanemarchequ’unefoisetleseffetspourlasuitepeuventêtredévastateurscarlaconfianceestalorsrompue.Vous l’aurez compris, cette approche collaboratives’appliqueeninternedanslesentreprisesmaisdefaçonplus large avec les clients, car les ressorts sont lesmêmes.Pourquoipasseruntempsinfinià imaginerunproduit qui a de fortes chances de ne pas convenir à un client.Pourquois’épuiserdansdesétudesàposterioriquiarriventsouventtroptard.Pourquoinepasplutôtleco-construire avec votre client ?N’est-ce pas la façonlaplussûredesavoirexactementcequ’ilveut?C’estlàtoutel’approchedudesignthinking1etdel’agilitéquiplacentleclientaucentreduprocessusdeconstruction.Alorslaprochainefoisquevousconstruirezunchâteaudesableavecvotrefilsetquevoussentirezpesersurvouslesregardsmalicieuxd’enfantsprêtsàsejetersurvotreœuvreaumoindremomentd’inattention,proposezleur de le construire avec vous et vous améliorerez ainsi significativementl’espérancedeviedevotreconstruction.

1 Pour plus de détail sur le design thinking vous pouvez vousréféreraulivredeBellaMartinetBruceHanington100 méthodes de designquiproposedenombreuxoutilssimplesetpragmatiquespourmettreenoeuvreunedémarchededesignthinking

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La créativité est aujourd’hui réservée à une certainecaste d’individus qui ont le droit d’être créatifs1, 1 Pourapprofondir lesujet,nousvousconseillonsdevisionnerletrèsbonTEDxdeCyrildeSousaCardoso:https://www.you-tube.com/watch?v=sxs_-KsUttY

maisexclusivementdans leurdomaine : lesgensdumarketing,lesdesigners…Nevousavisezpasd’avoirdes idées, surtout si vous n’êtes pas dumarketing !Onvousferarapidementcomprendrequecen’estpasvotremétieretquevousn’avezqu’àvousmêlerdevosaffaires.Quel dommage ! Pourquoi réserver la créativité auxgens dumarketing ?Tout lemonde peut être créatifetjediraismêmeplus:toutlemondedoitêtrecréatif!Etrecréatifc’estinventerdessolutionslàoùd’autresrésolvent des problèmes. C’est s’extraire d’uneproblématiqueparlehaut,enapportantplusdevaleur.Etpuislacréativitésenourritdeladiversité.Apporterunregardneufetcandidesurunesituationc’estlemeilleurmoyendetrouverdessolutionsvraimentnouvelles.Lesentreprisessepriventd’uneextraordinairerichesseencantonnantlacréativitéauservicemarketing2.Mais j’entends d’ici la complainte universelle etsempiternelle que chacun sert avant de se lancer dans larecherched’uneidéeoriginale:«ouimaismoijesuispas créatif ». Faux. Souvenez-vous tout d’abord quenoussommesinfinimentpluscréatifsengroupe.Etpuissachezquevousavezétécréatifs.Vousavezmêmecertainementétéungéniede lapenséedivergenteàuneépoque.Vousl’ignoriez?

2 Nevousméprenezpas,jen’airiencontreleservicemarketing,mafemmeestellemêmeunemarketeuseémérite

La créativité pour tous

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Uneétudeaétémenéesur1500enfantsautourdela pensée divergente1. Pour être précis, la penséedivergente c’est la capacité à formuler un grandnombre de réponses à une question, à l’envisagersousplusieursaspects.C’estfinalementlapremièreétape d’une démarche de créativité. Une étape quiestessentielleetquidéterminenotrecapacitéàêtrecréatif.Mais revenonsànotreétude. Ils’agissaitdetrouver un maximum de réponses à une questionsimple : combien d’usages pouvez-vous faire d’untrombone?Sivousdépassezuncertainnombrederéponses,vousêtesalorsconsidérécommeungéniedelapenséedivergente.Cetestaétéréalisésurdesenfants de maternelle, 98% ont été considérés comme desgéniesdelapenséedivergente.Eneffectuantcemêmetestsurlesmêmesenfants5ansplustardlechiffretombedramatiquementà30%.Mêmesenfants,mêmetestlorsqu’ilssontâgésde15ans:12%.Vousl’avez compris, la société ainsi que notre éducationtuentnotrecréativité.Plusnousgrandissonsetmoinsnous nous autorisons à diverger, à envisager leschosessousdesanglesquinousparaissentabsurdes.Et c’est pourtant ça être créatif. C’est s’autoriser àsortirducadrepour imaginerdessolutions inédites.Mais lemessaged’espoir de cette expérience c’est1 Cettehistoireest tiréede laconférenceTEDmagistraledeSirKenRobinsonsurl’éducation:LeParadigmedel’Éducation.SansdouteundesmeilleursTEDquej’aipuvisionner:http://youtu.be/0qAP6ZH-CT4

quenousavonstousennouscettecapacité.Ilsuffitfinalementderetrouvernotreâmed’enfant.

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Quel que soit le type de réunion quevous aurez à animer, quel que soit le contexte de vos travaux vous aurezbesoin de ces outils. Il s’agit de seconstituer une boite avec les outils indispensables pour rendre une réunion plusefficace,pourfaciliterleséchangesetlesprisesdedécision.

CONSTITUEZ VOTRE

TROUSSE A OUTILS

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Voilà un nombien pompeux pour parler d’une chosesimple : minuter les étapes et les interventionsdans une réunion. C’est finalement une méthodesimple qui permet d’être plus efficace, de maîtriserle perfectionnisme obsessionnel et d’améliorer laconcentration des participants1.Connaissez-vouslaloideParkinson2?“Untravails’étendjusqu’àoccupertoutletempsquiluiestimparti”.Etc’estparticulièrementvraiencequiconcernelesréunions.Voussouvenez-vousdebeaucoupderéunionsquiseterminentenavance?Uneréunionestrégulièrementle théâtred’interventionsqui débordentoudedébâts

1 Maisc’estégalementuneméthodequipermetd’améliorersonefficacité personnelle comme nous l’explique Sylvaine PascualdanssontrèsbonarticleL’efficacitéprofessionnelleàlasauceto-mate : http://www.ithaquecoaching.com/articles/efficac-ite-professionnelle-tomate-6370.html2 Voir http://fr.wikipedia.org/wiki/Loi_de_Parkinson

quin’enfinissentplus.Alorspouréradiquercesdérivesmettezenplacedutimeboxing.Trèsconcrètement ils’agitderéduireaumaximumletemps de vos réunions et de les découper en séquences courtes. Chaque séquence sera alors minutée enutilisant votre smartphone ou pourquoi pas le minuteur de votre cuisine qui jusqu’à présent était cantonné àcontrôlerlacuissondespates(voilàunbelexempledereconversionprofessionnelle).5minutesparparticipantpourseprésenter,10minutesderéflexionindividuelle,40 minutes pour partager les idées, 10 minutes deconclusion…Vousdonnezdurythmeàvotreréunionetchaquedépassementestsystématiquementsanctionnéparunesonneriesalvatrice. Ilnes’agitpas de joueraumaitre d’école et d’instaurer une discipline de ferpour chacune de vos réunions, mais de positionner desrepèrestemporelsàl’intérieurdevotreatelierpouraider l’ensemble des participants à ajuster aumieuxleurintervention.Qui plus est, on donne aux réunions un format plussoutenable.Riennesertdesementir,nousnesommespascapablesdenousconcentrer surunmêmesujetdurantdesheures.Letempsdeconcentrationoptimalestde25minutessionencroitlaméthodePomodoro3.En découpant votre réunion en phases courtes, vous aidezvosparticipantsàmieuxseconcentrer,àdonnerle meilleur d’eux-mêmes et à s’impliquer davantage.Etqui sait, vousfinirezpeut-êtremêmevos réunionsàl’heure.

3 Voirhttp://fr.wikipedia.org/wiki/Technique_Pomodoro

Le time boxing

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Nevousprivezpasdeladynamiquequegénèreletravailen équipe alors dès que vous le pouvez, proposez de faire travailler vos participants en sous-groupe. Pourprofiteraumieuxdecettedynamique,ladémarcheestsimple:un,plusieurs,tous.

o Un : toujours privilégier une phase initiale deréflexion individuelle pour démarrer un exercicecollaboratif.Celapermetàchacunderentrerdanslesujetetdestructurersapensée.

o Plusieurs : le travailensous-groupevaensuitefavoriserleséchanges,permettredeconfronterlesidéesetd’enrichirlaréflexion.

o Tous :un rapporteurdanschaquesous-groupepartage enfin les résultats des réflexions avecl’ensembledugroupe.

Les groupes les plus efficaces se situent entre 5 et10 participants1. En dessous de 5 participants, unepersonnalité peut facilement prendre le dessus et étouffer le groupe. Au delà de 10 participants dessous-groupesont tendanceà se créer naturellement.L’optimumsesituantentre6et8participants.Alorsdèsque le nombre de participants dépasse 10 personnes, n’hésitez pas constituer des sous-groupes pourproposerdespratiquesdecollaborationplusefficaces.Attention dans ce cas il faut penser à prévoir un temps de restitution durant lequel le rapporteur de chaque sous-groupeferalasynthèsedestravauxmenés.

1 D’aprèsdesétudesmenéesparKurtLewinetJacobL.Morenosurladynamiquedesgroupes.

Un, plusieurs, tous

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BIEN DEMARRER

SA REUNION

Une réunion c’est unpeu commeunedissertation : le plus important c’estl’introduction et la conclusion. C’estdans les premiers instants que se joue bien souvent la réussite de votre atelier.Alorsmetteztoutesleschancesdevotrecotéetnenégligezpascetteétape.

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Avantdedémarreruneréunion,ilpeutêtreintéressantde rappeler certaines règles. L’idée n’est pas de setransformer en maitresse d’école mais de s’assurerque la réuniondébutesurdebonnesbases.Cesontsouvent des choses qui vont sans dire mais qui vont

mieuxenledisant.Affichez-les sur unmur pour qu’elles soient toujoursvisibledesparticipantsetlisez-lesendébutdeséance.Si un participant dérape durant la réunion vous pourrez vousyreporterpourleramenerdansledroitchemin.Les règles ne sont pas lesmêmes selon le type deréunionquevousavezàorganiser.

RèglesdujeupouruneréuniondepartageOn parle ici de toutes les réunions dans lesquelles vousavezàéchanger,c’estàdireàpeuprèstouteslesréunionssaufcellesd’informationdescendante.

o Oncommenceetontermineàl’heure o Uneconversationàlafois o On respecte celui qui parle o L’opiniondechacuncompte

Règlesdujeupouruneréuniondeco-constructionA chaque fois que vous devez construire en groupe,qu’il s’agisse d’un plan d’action, d’une résolutionde problème ou d’une prise de décision nous vousconseillonsd’affichercesrègles.

o Uneconversationplutôtqu’unargumentaire o Unedemandeplutôtqu’uneaffirmation o Comprendre plutôt que défendre o Undialogueplutôtqu’undébat

Affichez les règles du jeu

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Règlesdujeupourunatelierdecréativité:CQFD

Un exercice de créativité est un exercice à part. On doit passer par une phase dedivergence dans laquelle il faut envisager le problème sous tous ses angles, nes’interdireaucuneéventualitépourensuiteconvergervers lesmeilleuressolutions. Ilestdoncparticulièrementimportantdanscecontexted’éviterlesattitudescastratricesoucritiquesquipourraientnuireàlapremièrephasededivergence.Danscegenrederéunion,encoreplusquepourlesautres,cesrèglesdujeusontprimordiales.

o CcommeCritiqueexclue Necritiquezjamaisl’idéed’unautreetnepratiquezpasnonplusl’autocritique.Lecerveaudoitêtrelibredetoutecensurepourquelebrainstormingfonctionne.

o QcommeQuantitéd’idées Donneztouteslesidéesquivouspassentparlatête,mêmesiellessontincomplètes.L’objectifestdeproduireunmaximumd’idées,aumilieuilenauraforcémentdesbonnes.

o F comme Farfelues Plusvosidéessontoriginalesmieuxçamarche,nevousoccupezpasàcestadedelafaisabilité.Lesidéeslesplusfollespeuventavoirensuitedesapplicationstrèsconcrètes.

o D comme démultiplication Surtoutrebondissezsurlesidéesdesautres.C’estdansl’interactionentrelesdifférentespersonnesquevontapparaîtrelesidéesquivousconduirontausuccès.

Pourvoussimplifierlavie,cesrèglessontégalementdisponiblesentéléchargement:http://www.lifeisaseriousgame.com/atelier-de-creativite-regles-de-jeu/

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Ice breaker, brise glace, warm up, échauffement, onpeut bien les appeler comme on veut mais avant de commencer une réunion de travail, comme avant une séancedesport,ils’agitdebiens’échauffer,sinongareauclaquage!

Menerune réunionenmodecollaboratifçan’estpassisimple.Chacundoitpouvoirs’exprimer,apportersacontribution, construire avec les autres dans un climat positifpropiceàl’échangetoutenlaissantdecôtésesproblèmespersonnels.Lavocationpremièred’un icebreakerestd’initier lesinteractionsentrelesparticipants.Onaremarquéquechaque participant doit prendre la parole au moins une fois en début de séance sinon il risque de se croire implicitement autorisé à ne pas intervenir1.C’estaussiune occasion de positionner la séance de travail sur de bonsrails.Cela étant dit ils peuvent aussi servir à beaucoup d’autres choses, tout dépend du contexte de votreréunion.

1 UndesnombreuxenseignementsdulivreAgile Retrospectives - Making Good Teams GreatdeEstherDerby,DianaLarsenetKenSchwaber

Brisez la glace

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Au préalable vous devrez disposer de fiches profilspré-imprimées pour chaqueparticipant.

1. Demandez à chacun derenseignerlasienne.

2.Atourderôle,lesparticipantsviennentlacollersurungrandbrownpaperpositionnésurunmurenexplicitantlecontenudesafiche.

3. Lorsque tous les participants ont collé leurs fiches,demandez-leur de dessiner des traits entre leur profilet les profils des personnes avec qui ils ont des liens(professionnels ou personnels). Sur chaque lien onpourra indiquer sa nature (collaboration sur un projet, membre d’une même équipe...) ou utiliser des codescouleur.

Laficheprofilpourraprendreplusieursformesets’inspirerdesdifférentstypesderéseauxsociaux.Lesparticipantschoisissentalors leréseausocialgrâceauquel ilsvontseprésenter:

o Twitter:proposezunefichedetailleréduitesurlaquelleondevraécrireaufeutreetdoncêtresyn-thétique(souvenez-voustwitterc’est140caractèresmaximum).

o Facebook:onindiqueralenom,prénom,profes-sion,hobbies,ladernièrepublication.

o Instagram:lesparticipantsseprésententàtraversuneimage.

de 5 à 10 participants

5 minutes de ré-flexionindividuelle + 5 minutes par

participant pour se présenter

fichesvierges,feutres,brownpaperetcolle

Apprendre à se connaitre Démarrer une session de créativité Jauger son public

Le réseau social en papier

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Al’issudel’exercice,onvisualisealorslarichessedesliensetdesinteractionsentrelesparticipants.Commepourlapratiqueduwebhumain,ildoitexisterunminimumde liensentre lesparticipantsdugroupepourquel’exercicefonctionne.

En l’occurrence, il est très intéressant pour lescollaborateurs d’une même société qui ne seconnaissent pas tous mais qui ont pour certains déjà eu l’occasion d’échanger ensemble. En revanche, iln’estpasindiquédansuncontextedeformationoùlesparticipantsnesesontjamaisvus.Le message à transmettre en fin d’exercice estintéressant : nous sommes tous liés directement ouindirectementlesunsauxautres.

Desmodèlesdefichesviergesprêtesàimprimersontàtéléchargerici:http://lc.cx/zFK

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Lesparticipantsdoiventêtrepositionnésautourd’unetable au centre de laquelle vous avez disposé des LEGO.Donnez-leuralors1minutepourconstruireunanimalsachant qu’ils ne doivent pas communiquer, quechaque participant doit ajouter à tour de rôle une pièce etqu’àl’issuedel’exercicechacundoitàminimaavoirpositionnéunepièce.Onrenouvellel’exerciceaveclaconstructiond’unobjet,d’uninsecte,d’unmonument,d’unlégume.Onéprouveicileprincipedelacréativité,carl’ondoit

obligatoirementrebondirsurlesidéesdesautres.Ilestimpossible de les remettre en question. On pratiqueavec les LEGO le “oui et”. Un bon exercice pour sepositionner dans de bonnes dispositions avant de démarrerunesessiondecréativité.

Apprendre à se connaitre Démarrer une session de créativité Jauger son public

LEGO créa

de4à20participants

1 minute pour chaqueexercicesoit 5 minutes en

tout

des LEGO

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Voyonsmaintenant pour les différentstypes de réunions quelles pratiquesvont vous permettre de les rendre plus efficacesetplusfun.

LES TYPES DE

REUNIONS

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Pour sortir du tout powerpoint nous vous proposonsicidedécomposerunsujet longetcomplexeensousthématiquesplussimplespourenfaireuneexposition.Concrètement, en fonction du sujet que vous désirez présenter, identifiez différentes thématiques. Pourchaque thématique, trouvez un porteur du sujet et demandez luide réaliserunpanneaugraphiquepourillustrersathématique.Cepanneaupourraêtreréaliséen utilisant du papier craft sur lequel il vient coller des éléments ou dessiner des illustrations. Laissez librecourt à sa créativité. L’objectif est d’avoir un support

visueletsynthétiquequiillustrelethèmeetquipermetdesupporterlediscours.Cetravaildoitêtreréaliséaupréalable et demande un certain temps de préparation (pas forcément plus que de réaliser une présentation powerpointd’ailleurs).Le jour de la réunion, décorez votre salle avec l’ensemble des panneaux explicatifs que vous collezsur les différents murs. Chaque porteur de sujet setientàproximitédesonpanneau,prêtpourpartageretéchangeraveclesparticipants.

1. Constituez autant de sous groupes qu’il y a depanneaux2.Accordez 10 à 15minutes à chaque sous groupepouréchangeravecleporteurdusujet.3.A l’issuedu temps réglementaire faites tourner lesgroupes,etainsidesuitejusqu’àcequel’ensembledesgroupesaientpuprendreconnaissancedel’ensembledespanneaux.

Réunion d’information descendante

Points de synchro

Analyser une situation

Innover, trouver des

solutions

Construire un plan d’action

Prioriser, prendre des

décisions

Recréer de l’interaction : le vernissage


10/15minutesparsujet abordé

despanneauxdepapierkraft, de la colle, des feutres, des impres-sions, du scotch de

tapissier

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1.Constituezautantdesous-groupesqu’ilyadepanneaux2.Accordez10à15minutesàchaquesous-groupepouréchangeravecleporteurdusujet.3.Al’issuedutempsréglementairefaitestournerlesgroupes,etainsidesuitejusqu’àcequel’ensembledesgroupesaitpuprendreconnaissancedel’ensembledespanneaux.

Cetteapprochesimpleetpragmatiqueestunesolutionfacileàmettreenœuvrepour recréerde l’interactiondans des exercices qui souvent ne permettent pasl’échange.Vouspermettez lesrencontresetapportezunevraierichesseauxparticipantsquiontl’impressionde vivre un moment de partage et pas un sermonmonotone.Ensepromenantdepanneauenpanneaules participants restent debout ce qui accentue la dynamique de l’exercice et permet de s’assurer quel’onnes’éternisepassurunsujet.Pour les orateurs porteurs de sujet c’est aussi uneoccasion unique de roder leur discours et de le rendre plus percutant à mesure qu’ils le réitèrent. A l’issuede la session ils vont rapidement à l’essentiel et ilsconnaissent les principales questions qui leur sont posées.Le vernissage peut également se dérouler de façonpluslibre:pasdesous-groupeetpasdetiming.Vouslaissez alors les participants se balader de stand en

stand.Demêmelesstandsnesontpasforcémentdesaffiches. Il peut s’agir d’unprototype,d’unedémodelogiciel…soyezcréatif!

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Souvenez-vous de la loi de Parkinson. Une réunionc’estunpeucommeungazfinalement,elleatendanceàoccupertoutletempsdisponible.Etbienl’inverseestvrai.Moinsonluiallouedetempsàuneréunionetplusonla“compresse”pouralleràl’essentiel.C’estfortdececonstatquelespeedmeetingaétéinventé.Toute entreprise qui se respecte a instauré des points seul à seul entre le collaborateur et son manager.On peut les appeler points bilatéraux (bilat pour lesintimes)ouencoreone toone (OTOsi l’onveutêtrevraimentcool).Pourlemanagercespointssontàlafoisprimordiauxpourgarderuneproximitéavecleterrainetàlafoischronophagedèslorsquel’équipeexcèdeuncertainnombredepersonnes.Etbienfaitesduspeedmeeting.Lemanageraccordeàtoussescollaborateurs7minutesunefoisparsemaine.Durant les 7 minutes le collaborateur échange avecsonmanagersursonavancementetlesdifficultésqu’ilrencontre.Encomplémentàcespointssynthétiques,lemanagerpourra réserveruneplagede tempsplus longuequ’ilutilisera si besoin pour traiter les problématiques plus lourdesquiauraientétéidentifiéesavecunouplusieurs

desescollaborateurs.L’expérience montre que ce créneau supplémentaireest rarement utilisé car malgré ce que l’on pourraitpenser, on peut échanger beaucoup de choses en 7minutes.Lespeedmeetingestunexcellentexercicedesynthèsequi pousse à aller à l’essentiel et qui, parce qu’il estrégulier,permetunsuividel’activitéauplusprès.C’estlàaussiunefaçond’autonomiserleséquipesquinepeuventpluss’appuyerentièrementsurlemanagerpourdécider.Le manager devient un manager facilitateur, unmanager coach qui accompagne ses collaborateurs,les aide à résoudre leurs problèmes mais ne le fait par poureux.Biensûrladuréede7minutesestuneindication.Leplusimportantencoreunefoisestd’adaptercettepratiqueau contexte, aux besoins de l’activité et surtout derégulièrementlaremettreenquestionpourl’améliorer.


Points de synchro



solutions



décisions

Le speed meeting

2 personnes 7 minutes pas de matériel nécessaire

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Pour analyser une situation ou partager uneproblématique, rien de tel que de l’envisager sousl’aspect des freins et des leviers. Ici nous vousproposonsd’utiliserl’imagedesvalisesetdesballons.Il s’agit donc de dessiner un personnage sur unegrande feuille de brown paper. Vous distribuez alorsà chaque participant des ballons et des valises que vous avez préalablement imprimés et découpés (des modèlessontdisponiblesentéléchargementici:http://lc.cx/Kpp)

1. Posez à l’ensemble des participants la question àtraiter pour analyser le problème ou la situation. Laquestion posée peut être une question d’analysede l’existant, de description d’une situation, de

prospective...2.Chaqueparticipantréfléchitindividuellementausujetpendant 10 minutes et note ses idées sur des ballons etdesvalises:

o Lesballons:lespointsforts,cequimarche,cequi le tire vers le haut

o Lesvalises:lesaxesd’amélioration,lesfreins,ce qui le pousse vers le bas

3.Chacunvientprésenteretcollersesballonsetvalisessurlebrownpaperillustré,àl’aided’unebombedecollerepositionnable. Les éléments pourront être ici aussiregroupésetcatégorisésparthématiquecommepourundiagrammedesaffinitésmaisaveclapuissancedel’évocationdel’imageenplus.


Points de synchro



solutions



décisions

Les valises et les ballons


10 minutes de réflexionindividuelle

5 minutes de restitution par

participant

unbrownpaperavecunpersonnagedessiné,

feutres, valises et ballons imprimés et

préalablement découpés, une bombe de colle

repositionnable

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Points de synchro



solutions



décisions

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Cette pratique est une pratique de rétrospective directementissuedumondedel’agilité1.Elles’appliqueparconséquentparticulièrementbienàdesréflexionsautour de l’amélioration du fonctionnement d’uneéquipe.Maisonpeutaussil’utilisersurtoutesortedeproblématique.Simple,rapideetpragmatique,cettetechniques’appuiesurlesressortsdujeupourgénérerdesidées

1.Pourrépondreàlaquestionposée,chaqueparticipantva écrire

o Sur3cartes rouges :cequidoitêtreamélioré,lesaxesdeprogrès

o Sur3cartesvertes:cequifonctionnebien,lesforces

2.Onpasselescartesrougesàsonvoisindegaucheetlescartesvertesàsonvoisindedroite.1 Onpeutretrouvercettepratiqueainsiquebiend’autreschosessurleblogdeMarcNazarianhttp://retrospectives-agiles.fr

3.Oncommenceparlescartesvertes:A tour de rôle, chaque participant décrit les cartes vertesqu’iladanslesmains.L’auteurdescartespeutcompléteroumodifierladescriptionquienestfaite.

4.Lescartesvertessontalorsplacéesaucentredelatable.

5.Ons’occupealorsdescartesrouges:A tour de rôle et pour chaque carte, les participants décrivent les cartes rouges et doivent proposer uneactionpourrésoudreouaméliorerleproblème.

6. Dans un deuxième temps, les autres participantspeuventeux-aussidonnerleursidées.

Tourne la table


desfichesrougesetvertes au format A6


Points de synchro



solutions



décisions

10 minutes de réflexionindividuelle1 heure de travail en

groupe

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Ce qui est important dans ce jeu c’est que l’oncommence par se dire ce qui va bien, et avouons-le, nous avons tous une fâcheuse tendance à nousfocalisersur lesproblèmesplusquesur les forces. Ilpermetégalementdepositionnertouslesparticipantsdansunedynamiqueconstructive :chacunestobligéde trouver des solutions aux problèmes des autres.Enfinc’estun trèsbonmoyendeconnaître leniveaud’alignement d’une équipe. Etre capable d’expliquerles forces ou les problématiques écrites par un autre participant,çasignifiequel’onsecomprend,etquel’onestcapabled’empathie.Al’inversesilescartesrougessontmalinterprétées,celasignifiequelesparticipantsnepartagentpaslamêmevision.Enfonctiondutempsdont vous disposez vous pouvez jouer sur le nombre de cartesvertesetrougesàrédiger.

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Ils’agitd’unevariantedel’exercicedeprojectionmaisqui ici s’appuiesur la forcedudessinpourpermettreuneexpressionpluslibreetapporterunregardneufsurlasituation.

Aupréalablevousdevezavoirdessinésurunegrandefeuilledebrownpaperuncheminainsiquelaciblequevoussouhaitezatteindre.

1. Explicitez aux participants la cible que vous avezdessinéesurvotrebrownpaper.

2.Demandezalorsaugroupedecompléter ledessinenyindiquantlesprincipauxobstaclesquidevrontêtresurmontés, lesacteursqui interviendront, lesgrandesétapes…

3. A l’issue de l’exercice un rapporteur explicite ledessin.

Nous avons réalisé cet exercice à de nombreusesreprises et malgré ce que l’on pourrait croire, nousn’avonsjamaisrencontréderésistancequandaudessin,quelque soit le niveau hiérarchique des intervenants.Rappelez bien aux participants qu’il ne s’agit pas deréaliseruneœuvred’artmaisuniquementd’unmoyend’expression.L’objectifn’estpasquecesoitbeaumaisdesefairecomprendre.Aunmomentouaunautredenotre vie nous avons tous dessiné et le dessin reste étonnammentnaturelpournous.

Dessine moi le chemin


5 minutes pour expliciterlacible40minutesde

partageengroupe10 minutes de

restitution

un chemin dessiné sur unefeuilledebrownpaper.Desfeutresde

couleur


Points de synchro



solutions



décisions

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Pourtousceuxqui,commemoi,ontvuleursdimanchesaprès midi bercés par l’émission de Jacque Martin,nous allons certainement réaliser un rêve d’enfant.Quin’ajamaisrêvédeleverunepetitepancarteaprèsl’interprétation approximative d’une chanson d’EnricoMacias ? Voilà qui est aujourd’hui possible grâce àcettepratique.Pourchoisirparmiplusieurséléments,riendetelquedelespositionnerlesunsparrapportauxautresetdelaisserfairelamagieduvisuelpouridentifierceuxquiapparaissent comme les meilleurs. L’école des fansutilise donc une bonne vieille matrice pour laquelle on auraprissoindechoisir2axessignificatifspermettantdehiérarchiserleséléments.Ungrandclassiqueseraitle«coût»,«bénéfices»maisilpeutenexisterbiend’autres.

Ilfautalorspositionnerlesaxesdesorteàcequeleséléments les plus pertinents apparaissent en haut à droite.

1.Ondistribueàchaqueparticipant2jeuxdepancartesdevote.

2.Onpassealorsenrevuechaqueélémentàpondérerpour le décrire et s’assurer que chaque participantcomprendlestenantsetaboutissants.

3.Après un temps de réflexion tous les participantslèvent simultanément leurs 2 affichettes indiquant lapondérationqu’ilsallouentàl’élémentpourchaqueaxe.

L’école des fans

pas de nombre de participants maximum

une minute par élément à

prioriser

matérialisation des éléments à prioriser sous forme de

post-it,unematricedessinéesur une feuille de paperboard oudebrownpaper,2jeuxd’affichettesdenotationque

chaque participant pourra lever pour indiquer son vote


Points de synchro



solutions



décisions

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4. On fait la moyenne des différentes pondérationspuisonpositionnel’élémentsurlamatrice.Onréitèrel’opérationpourchaqueélément.

5.A l’issue de l’exercice, on doit voir se dégager enhautàdroitelesélémentslespluspertinents.

Pourallerplusloindanslaco-constructionets’assurerde l’adhésion et de la pertinence des axes choisis,onpourraproposeraugroupede travaildedéfinir luimême les axes les plus appropriés pour hiérarchiserleséléments.En ce qui concerne la graduation des axes, inutiled’avoirunegraduationtropfine.Engénéral3niveauxcorrespondant à faible, moyen, fort suffisent. Celapermet de se positionner clairement et de ne pas passer tropdetempsàl’évaluationdeséléments.N’hésitezpasàutiliseruncodecouleurpourchaqueaxe,çaaideravosparticipantsàserepérer.

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Pour aller plus loinCepetitguidevousamisenappétit?Vousavezenviededevenirvousaussiunhackerderéunionetdetransform-ervosfaçonsdetravailler.Etbienc’estpossible,voiciquelquesformationsquidevraientvousyaider.

Formation“Stagedesurvieauxréunions”Une journée pour découvrir, apprendre et expérimenter les nouvelles approches de conduite deréunion

o Savoiranimeruneréuniondemoinsde3heuresavecdesapprochesludiquesetinnovantes. o Gagnerdutempsetoptimisersesréunionspourlesrendreplusefficacesetplusproductives.

http://www.worklab-formation.fr/stage-de-survie-aux-reunions

Formation“Etsilacréativitéétaitunehabitude?”Arrêtezderésoudredesproblèmes,inventezdessolutions!Unejournéepourappréhenderleprocessuscréatifetinsufflerdelacréativitédansvotrequotidien.

o Utiliserlejeupourpasserenmodecréatif. o Desoutilspourmaitriserlerebondcréatif,l’innovationcontinueoul’innovationderupture. o Engagerlesparticipantsaprèsunbrainstorming.

http://www.lifeisaseriousgame.com/nos-formations/

Formation“Nopowerpointinside”Unejournéepoursortirdutoutpowerpointetàboostervosprésentations.

o Pratiquerd’autresoutilsalternatifsàpowerpoint. o Maitriserlestorytellingoul’artderaconterunehistoirepourcaptiversonauditoire. o Utiliserlesimagespourrendrevosprésentationsinoubliables.

http://www.lifeisaseriousgame.com/nos-formations/

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Inventonsdenouvellesfaçonsdetravailler

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MINI GUIDE DE SURVIE AUX REUNIONS - …©unions.v2.pdf · 1 MINI GUIDE DE SURVIE AUX REUNIONS 10 techniques pour transformer vos réunions en moments fun et productifs