Mise en place d’un système d’information médicale : l’exemple de l’hôpital local de Sancerre

Mise en place d’un système Mise en place d’un système d’information médicale :d’information médicale :

l’exemple de l’hôpital local de Sancerrel’exemple de l’hôpital local de Sancerre

Dr Vianney BREARDDr Vianney BREARDHôpital Local de SancerreHôpital Local de Sancerre

Centre de congrès La Villette – Cité des Sciences et de l’Industrie – Paris

Lundi 10 décembre 2007 / Mardi 11 décembre 2007

Atelier n° 15

E-santé le système d’information au service de la qualité/sécurité

PlanPlan

Système d’Information Hospitalier et système Système d’Information Hospitalier et système d’information médicaled’information médicale

Mise en place du système d’information Mise en place du système d’information médicale à l’hôpital de Sancerremédicale à l’hôpital de Sancerre Objectifs – atouts et difficultésObjectifs – atouts et difficultés Principes retenusPrincipes retenus Méthodologie Méthodologie Exemple d’amélioration importante apportée par Exemple d’amélioration importante apportée par

l’approche processus du SIM : prescription et l’approche processus du SIM : prescription et surveillance des AVKsurveillance des AVK

PlanPlan




Le système d’information Le système d’information hospitalier (SIH)hospitalier (SIH)

Approche fonctionnelle Approche fonctionnelle (découpage en grandes fonctions) (découpage en grandes fonctions) :: système administratif – système comptablesystème administratif – système comptable système logistiquesystème logistique système médico-technique et logistique médicalesystème médico-technique et logistique médicale système d’information médicale et para-médicalesystème d’information médicale et para-médicale systèmes transversaux et de pilotagesystèmes transversaux et de pilotage

Approche structurelle Approche structurelle (découpage par unités fonctionnelles)(découpage par unités fonctionnelles)

Approche processusApproche processus

Systèmes d’information Systèmes d’information administratif et comptableadministratif et comptable

Mis en place depuis longtemps ils existent Mis en place depuis longtemps ils existent partoutpartout

Les tâches gérées sont multiples :Les tâches gérées sont multiples : Mouvements des patients – frais de séjourMouvements des patients – frais de séjour Comptabilité fournisseurs et « clients »Comptabilité fournisseurs et « clients » Gestion financière, EPRD,…Gestion financière, EPRD,…

Ils suivent une logique financière :Ils suivent une logique financière : Par exemple : Par exemple : un patient peut être « présent » dans 2 un patient peut être « présent » dans 2

unités à la fois : dans un service de soin et en réservation unités à la fois : dans un service de soin et en réservation dans une unité d’hébergement dans une unité d’hébergement

Système logistiqueSystème logistique

C’est en fait tous les systèmes de gestions C’est en fait tous les systèmes de gestions de stock (flux, commandes)de stock (flux, commandes)

Concerne donc de nombreuses fonctions :Concerne donc de nombreuses fonctions : Magasin, économatMagasin, économat Fonction linge, fonction restaurationFonction linge, fonction restauration ……

Ces systèmes existent souvent mais Ces systèmes existent souvent mais disparates et rarement coordonnésdisparates et rarement coordonnés

Systèmes médico-techniques Systèmes médico-techniques et de logistique médicaleet de logistique médicale

En lien avec le plateau-technique :En lien avec le plateau-technique : Unités d’imagerie, laboratoire, …Unités d’imagerie, laboratoire, … Mais aussi la pharmacieMais aussi la pharmacie

En lien avec les appareillages bio-En lien avec les appareillages bio-médicauxmédicaux

Systèmes d’information Systèmes d’information médicale et para-médicalemédicale et para-médicale

Suivi individuel du patient :Suivi individuel du patient : Les différents dossiers professionnels :Les différents dossiers professionnels :

Dossier médicalDossier médical

Dossier de soinDossier de soin

Dossier socialDossier social

Dossier de rééducation (kiné, orthophoniste,…)Dossier de rééducation (kiné, orthophoniste,…) La révolution du Dossier Médical Personnel La révolution du Dossier Médical Personnel

Mise en œuvre difficile et repoussée…Mise en œuvre difficile et repoussée…

Inverse le raisonnement : centré sur le patient et pas sur Inverse le raisonnement : centré sur le patient et pas sur le professionnelle professionnel

PMSI : PMSI : intérêt épidémiologique et surtout budgétaire intérêt épidémiologique et surtout budgétaire

Systèmes transversaux et Systèmes transversaux et de pilotagede pilotage

Architecture documentaire :Architecture documentaire : Interne Interne ExterneExterne

MessagerieMessagerie InterneInterne ExterneExterne

Recueil d’informations :Recueil d’informations : Signalement d’incidents et d’évènements à risqueSignalement d’incidents et d’évènements à risque

Systèmes d’aide à la décisionSystèmes d’aide à la décision

Approche structurelle du Approche structurelle du SIHSIH

Découpage organisationnel par Unités Découpage organisationnel par Unités Fonctionnelles (pôles, services de soin ou Fonctionnelles (pôles, services de soin ou administratifs, plateau technique,…)administratifs, plateau technique,…)

Simplifie la gestion de projets ciblés…Simplifie la gestion de projets ciblés…

……mais perte de vision globale et mais perte de vision globale et intégration difficile intégration difficile

Approche processus du SIHApproche processus du SIH

Centrée sur le patientCentrée sur le patient

Basée sur l’analyse des différentes Basée sur l’analyse des différentes activités nécessaires autour du patient et activités nécessaires autour du patient et leurs enchainementsleurs enchainements

Système cohérent en termes d’intégrationSystème cohérent en termes d’intégration

……mais plus complexe et beaucoup plus mais plus complexe et beaucoup plus vaste (d’autant que l’hôpital est grand)vaste (d’autant que l’hôpital est grand)

PlanPlan




Objectifs spécifiques à Sancerre Objectifs spécifiques à Sancerre de la mise en place du SIMde la mise en place du SIM

Remplir les obligations règlementaires :Remplir les obligations règlementaires : Mise en place du PMSI Mise en place du PMSI (du fait de l’augmentation de capacité du service de (du fait de l’augmentation de capacité du service de

Soins de Suite de 15 à 30 lits)Soins de Suite de 15 à 30 lits)

Rédaction du projet d’établissement Rédaction du projet d’établissement

Participer à la démarche qualité :Participer à la démarche qualité : Améliorer la traçabilité (soins, prescriptions…)Améliorer la traçabilité (soins, prescriptions…) Améliorer la permanence des soinsAméliorer la permanence des soins Améliorer le partage de l’informationAméliorer le partage de l’information Améliorer les différents circuits (médicament…)Améliorer les différents circuits (médicament…)

Fédérer tous les éléments de l’hôpitalFédérer tous les éléments de l’hôpital Secteur sanitaire et médico-socialSecteur sanitaire et médico-social Site principal et sites distantsSite principal et sites distants

Atouts Atouts de l’hôpital de Sancerrede l’hôpital de Sancerre

Petite taille :Petite taille : Peu de services différents (1 SSR, 1 USLD, 3 Peu de services différents (1 SSR, 1 USLD, 3

EHPAD)EHPAD) Seulement 2 axes de prise en charge Seulement 2 axes de prise en charge

(gérontologie et soins palliatifs)(gérontologie et soins palliatifs) 3 PH pour le secteur sanitaire3 PH pour le secteur sanitaire

Forte motivation des différents personnels Forte motivation des différents personnels et de la directionet de la direction

Paradoxalement le fait de partir de très basParadoxalement le fait de partir de très bas

DifficultésDifficultés

Géographiques et architecturalesGéographiques et architecturales 3 sites : 1 site principal et 2 sites distants3 sites : 1 site principal et 2 sites distants Site principal comportant de vieux bâtimentsSite principal comportant de vieux bâtiments

Nombreux personnels n’ayant aucune Nombreux personnels n’ayant aucune connaissance en informatiqueconnaissance en informatique

Intervention dans les EHPAD de Intervention dans les EHPAD de nombreux médecins généralistesnombreux médecins généralistes

Principes retenus pour la Principes retenus pour la mise en œuvre du SIMmise en œuvre du SIM

Schéma directeur de l’information basé sur :Schéma directeur de l’information basé sur : l’intégration la plus grande possible des différents l’intégration la plus grande possible des différents

systèmes et l’approche processussystèmes et l’approche processus Mise en place d’un système unique Mise en place d’un système unique

dans les secteurs sanitaire et médico-socialdans les secteurs sanitaire et médico-social

sur les 3 sites de l’établissementsur les 3 sites de l’établissement

Notion de dossier patient partagéNotion de dossier patient partagé Un seul dossier patient mais plusieurs dossiers Un seul dossier patient mais plusieurs dossiers

professionnels (médical, soins, kiné, orthophonie, professionnels (médical, soins, kiné, orthophonie, pédicure,…)pédicure,…)

Partage optimisé par l’attribution de droits différents Partage optimisé par l’attribution de droits différents aux intervenants (en lecture et en écriture)aux intervenants (en lecture et en écriture)

MéthodologieMéthodologie

Les différentes étapes :Les différentes étapes : Élaboration des cahiers des charges (software et Élaboration des cahiers des charges (software et

hardware)hardware) Choix des solutions logicielles et matériellesChoix des solutions logicielles et matérielles Mise en placeMise en place Formation Formation Mise en œuvre Mise en œuvre Régulièrement : évaluation, formationRégulièrement : évaluation, formation

Réalisées en pluri-disciplinarité : tous les Réalisées en pluri-disciplinarité : tous les agents sont concernésagents sont concernés

Les cahiers des chargesLes cahiers des charges

Hardware Hardware Architecture d’un réseau permettant la gestion centralisée des 3 Architecture d’un réseau permettant la gestion centralisée des 3

sites sites Connections sans-fil quand cela est possibleConnections sans-fil quand cela est possible Nombre suffisant d’organes de saisieNombre suffisant d’organes de saisie

SoftwareSoftware Compatibilité avec le logiciel administratif existantCompatibilité avec le logiciel administratif existant Dossier centré sur le patient Dossier centré sur le patient Intégration de fonctions :Intégration de fonctions :

Codage PMSI mais aussi AGGIR, PATHOS…Codage PMSI mais aussi AGGIR, PATHOS…

Réception de résultats de biologieRéception de résultats de biologie

Messagerie, agenda patient et professionnels Messagerie, agenda patient et professionnels

Aide à la prescription (interactions, livret du médicament,…)Aide à la prescription (interactions, livret du médicament,…)

Choix des solutionsChoix des solutions

Éléments du choix :Éléments du choix : Respect des cahiers des chargesRespect des cahiers des charges liés au logiciel : ergonomie, évolutivité, …liés au logiciel : ergonomie, évolutivité, … liés à la société : maintenance, pérennité,…liés à la société : maintenance, pérennité,…

Nécessite de tester les logiciels et Nécessite de tester les logiciels et matériels par les agents concernésmatériels par les agents concernés

En tenant compte des contraintes En tenant compte des contraintes budgétairesbudgétaires

Les éléments du réseau Les éléments du réseau informatiqueinformatique

Un serveur avec système de sauvegardeUn serveur avec système de sauvegardeDes systèmes de communication :Des systèmes de communication :

câblécâblé sans fil (hertzien)sans fil (hertzien)

Des « organes » de saisie et consultation :Des « organes » de saisie et consultation : Ordinateurs de bureau connectés au réseauOrdinateurs de bureau connectés au réseau Ordinateurs portablesOrdinateurs portables Clients légers : 1 écran, 1 souris, 1 clavierClients légers : 1 écran, 1 souris, 1 clavier

Des imprimantesDes imprimantes asservies à un ordinateurasservies à un ordinateur dédiées au réseau (système préférable : utilisables depuis dédiées au réseau (système préférable : utilisables depuis

n’importe quel organe de saisie et consultation) n’importe quel organe de saisie et consultation)

D’autres périphériques éventuellement : scanners,…D’autres périphériques éventuellement : scanners,…

Administration

Maison de Retraite

USLD

SSRPharmacie

Restauration

Cadre de santé

PH

4 serveurs

IDE

IDEIDE

kiné

AS

AS

Secteur « sans fil »

médecins

ASCadre de santé

PHSecrétairemédicale

Cadre de santé

8 Ordinateurs

4 portables

Cadre supérieur de santé

AnimationServices techniques

Local Serveurs

Blanchisserie

4 serveurs

ordinateurportable

client léger

Les postes installés Les postes installés sur le site de Sancerresur le site de Sancerre

Administration

Maison de Retraite

USLD

SSRPharmacie

Restauration

Cadre de santé

PH

4 serveurs

IDE

IDEIDE

kiné

AS

AS

Secteur « sans fil »

médecins

ASCadre de santé

PHSecrétairemédicale

Cadre de santé

8 Ordinateurs

4 portables

Cadre supérieur de santé

AnimationServices techniques

Réseau câblé Réseau câblé et « sans fil » et « sans fil »

Local Serveurs

routeur routeurFibre optique

Blanchisserie

Architecture générale du Architecture générale du réseauréseau

Site de Sancerre

Maison de Retraitede Sury-en-Vaux - Accueil de jour

Maison de Retraitede Boulleret

Accès à distancepour les PH

accès Internetsécurisé par VPN

accès internetsécurisé par VPN Serveurs

sessions TSE

accès Internetsécurisé par VPN

1 client léger 2 clients léger3 ordinateurs 1 ordinateur

Etapes de la mise en œuvreEtapes de la mise en œuvre

Formation :Formation : de tous les personnels concernésde tous les personnels concernés plus poussée pour des référents dans chaque plus poussée pour des référents dans chaque

unitéunité

Mise en place progressiveMise en place progressive phase de transitionphase de transition abandon du papierabandon du papier

Évaluation de l’efficacité et nouvelles Évaluation de l’efficacité et nouvelles formationsformations

PlanPlan




Amélioration de la prescription Amélioration de la prescription des AVK par le SIMdes AVK par le SIM

En conclusionEn conclusion

La mise en œuvre d’un Système La mise en œuvre d’un Système d’Information Hospitalier intégré, basé sur d’Information Hospitalier intégré, basé sur l’approche processus, aide à l’amélioration l’approche processus, aide à l’amélioration de la Qualité.de la Qualité.

L’hôpital local est, de par sa relative L’hôpital local est, de par sa relative simplicité, un lieu d’expérimentation idéal simplicité, un lieu d’expérimentation idéal de ce type d’approchede ce type d’approche

Documents

Mise en place d’un système d’information médicale : l’exemple de l’hôpital local de Sancerre