La gestion des stagesen formation professionnelle

particulièrement en enseignement individualisé

Normand Lacasse Journée nationale15 novembre 2013

Entre 500 et 600 stages par année Entre 400 et 450 entreprises 8 programmes ◦ 6 en enseignement individualisé◦ 1 en enseignement à distance◦ 1 en enseignement traditionnel

En moyenne, 10 à 12 élèves transitent en stage chaque semaine, environ 20 responsables de stage

Une conseillère en emploi autorise les stages et administre les demandes d’emploi, assiste les enseignants pour la préparation aux stages (lettre, CV, entrevue)

La réalité au CFP Marie-Rollet

4 portails◦ Élève◦ Entreprise◦ Responsable de stage◦ Conseillère en emploi

Une application de gestion CRM◦ Gestionnaire administratif des stages

Version bêta, développement en collaboration avec la compagnie AltiLogix

GISEGestion intégrée de stages et d’emplois

1. Planification d’un stage par l’élève (EL)2. Prise en charge du stagiaire par un responsable de

stage (ERS)3. Rencontre avec l’élève4. Préparation de la documentation pour le stage5. Recherche d’une entreprise d’accueil6. Assignation de l’offre de stage7. Réalisation du stage8. Fin de stage

Processus des stages

1. Dans son programme, un indicateur l’informe que l’élève doit commencer sa planification pour son stage en ATE ou son stage en milieu de travail

2. L’élève consulte son portail, modifie sa fiche personnelle et prend connaissance des documents

3. L’élève fait une demande de rencontre au responsable de stage (ERS) afin de débuter le processus

1. Planification d’un stage par l’élève (EL)

1. Dans son portail, le ERS consulte les élèves qui ont fait une demande pour une première rencontre ou par le CRM

2. Le ERS convoque l’élève à une rencontre par un courriel

2. Prise en charge de l’élève (EL) par un l’enseignant responsable de stage (ERS)

1. Remplir la demande de stage dans le CRM2. Discute du profil d’entreprises recherchées3. Explique le processus4. Présente les documents5. Détermine une date approximative de stage6. Détermine une prochaine rencontre

3. Rencontre de l’élève (EL) par l’enseignant resp. de stage (ERS)

Statut : En préparation

Consulte la documentation dans GISE Lettre de présentation Curriculum vitae Présentation des documents à l’enseignant ou au

responsable de stage, corrections Dépôt des documents finaux sur le système Autorisation du ERS ou de la conseillère en emploi

pour la recherche de stage

4. Préparation de la documentation pour le stage

Statut : En attente

1. L’élève récupère la phase 1 des stages dans GISE et identifie des entreprises potentielles. Il peut utiliser le système ou encore faire des démarches personnelles à la recherche d’une entreprise qui répond à son profil

2. L’élève rencontre une entreprise d’accueil et s’entend pour un stage

5. Recherche d’une entreprise d’accueil

1. L’élève rencontre le responsable de stage2. Si l’entreprise n’est pas dans le système, le ERS

contacte l’entreprise, explique le fonctionnement du stage. Le ERS inscrit l’entreprise

3. Il associe l’offre de stage à cette entreprise

6. Assignation de l’offre de stage

État : Approuvé

1. L’entreprise entre dans son portail et fait une offre

2. L’élève consulte les offres dans le système et s’associe

3. Le ERS consulte les offres et s’associe à l’offre de stage de son stagiaire. Il complète l’offre dans le CRM.

4. Le conseillère en emploi valide le protocole d’entente (facultatif)

6. Offre de stage par l’entreprise

État : Associée

État : Soumis par l’entreprise

État : Approuvé

7. Réalisation du stage

Statut : En cours

1. L’élève effectue son stage2. L’élève complète les documents dans GISE3. Le ERS visite l’élève en entreprise en utilisant les

communications pour garder une trace4. L’entreprise complète les documents dans GISE

L’élève et l’entreprise complètent les documents et les déposent dans GISE.

Le ERS récupère les documents, les corrige Le ERS rencontre l’élève pour le retour de stage Le ERS transmet la note

8. Fin du stage

Statut : réussi

Une entreprise peut faire une offre d’emploi La conseillère en emploi ou l’enseignant gère les

demandes Le principe est le même qu’une offre de stage

Offre d’emploi

Permet d’administrer les portails Gère les entreprises et leurs superviseurs Permet la création de rapports d’activités Permet de gérer l’horaire de l’enseignant et

transférer dans Outlook. Permet de gérer les communications Puise ses données de Jade Tosca Se connecte au LDAP pour l’authentification Utilise un serveur SageCRM avec un système de

licence Permet d’orchestrer des campagnes de sollicitation

LE CRM – gestion administrative

Permet d’orchestrer des envois massifs◦ Campagnes de sollicitation◦ Lettres de remerciement◦ Invitation à des portes ouvertes

Ceci permet de constituer une véritable mémoire corporative de l’organisation

LE CRM – gestion administrative

Merci de votre attention !

La gestion des stages et des emplois

Normand LacasseJournée nationale de la formation professionnelle15 novembre 2013