Numérisation des documents des notaires

Les avantages pour le notaire La pratique notariale comporte une importante utilisation de documents. Traditionnellement,

ceux-ci reposaient sur support papier. Les technologies disponibles, les attentes des clients et

l’évolution du cadre juridique facilitent de plus en plus un virage vers le numérique.

La numérisation consiste à créer, à partir d’un document papier qui en est la source, un

document numérique portant la même information. La numérisation offre deux principaux

avantages pour le notaire. D’abord, la documentation électronique permet une meilleure

gestion et un accès plus rapide à l’information, à l’aide notamment de règles de classification et

de l’indexation des documents. De plus, lorsqu’elle s’accompagne de la destruction des

documents sources (« numérisation de substitution »), la numérisation permet de libérer

l’espace physique autrefois nécessaire à la conservation des documents papier.

Vos obligations en matière de numérisation Lorsque des documents doivent être conservés, que ce soit pour respecter des obligations

légales ou satisfaire à des besoins d’affaires, il est nécessaire que l’intégrité de ces documents

soit maintenue. Cela est vrai tant pour les documents papier qu’électroniques. Ainsi, lors du

passage d’un support à l’autre, comme c’est le cas lors de la numérisation, il doit être possible

de démontrer que l’intégrité de l’information a été maintenue et que les documents numérisés

comportent la même information que les documents sources. La documentation1 du processus

de numérisation permet de démontrer le maintien de l’intégrité lors de la numérisation2. Cette

documentation doit inclure, au minimum :

La mention du format d’origine du document source;

Le procédé de transfert utilisé;

Les garanties qu’il est censé offrir quant au maintien de l’intégrité (cette information se

trouve dans les indications fournies avec le produit).3

Ces informations peuvent être associées indirectement aux documents numérisés ou à leur

support, ou intégrées directement dans leurs métadonnées. Elles doivent être conservées

pendant toute la durée de vie, c.-à-d. de sa création ou réception jusqu’à sa destruction4, des

documents numérisés auxquels elles sont relatives.

1 Un formulaire pour la documentation des transferts est disponible sur le site

http://lccjti.ca/definition/formulaire-de-documentation/ 2 Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information, L.R.Q, c. C-1.1, art. 17, ci-après

« LCCJTI ». 3 Id., al. 2.

4 Id., al. 3 et 4.

2 Numérisation des documents des notaires

En outre, tel qu’expliqué en amont, la destruction des documents sources s’accompagne de

certaines exceptions et conditions. Lorsque la numérisation est documentée et que les

documents sources sont détruits, les documents numérisés peuvent se substituer aux

documents sources et valoir preuve.5

Les implications

Les types de numérisation

La numérisation de substitution est caractérisée par la destruction des documents sources,

suite à leur numérisation. Les documents résultant du transfert deviennent alors la « meilleure

preuve » et peuvent donc valoir comme telle. Le transfert devra toutefois être documenté afin

de pouvoir démontrer le maintien de l’intégrité de l’information lors de la numérisation et par la

suite.

Lorsque les documents sources ne sont pas détruits, les avantages de la gestion électronique de

documents (recherche textuelle, accessibilité, métadonnées, etc.) demeurent, mais seul le

document conservé sur son support d’origine pourra valoir preuve. Il s’agit de la numérisation

de diffusion (ou « de repérage »).

La destruction du document source

La destruction des documents sources est soumise à certaines conditions. De plus, tous les

documents ne peuvent être détruits.

Conditions

Mise en place de règles encadrant la destruction des documents. Celles-ci doivent préciser les

circonstances et méthodes avec lesquelles les documents seront détruits.

Protection des renseignements confidentiels et personnels. Les documents comportant de tels

renseignements doivent voir leur confidentialité protégée jusqu’à leur destruction.

Exceptions

Les documents qui appartiennent à un tiers. Par exemple, les documents originaux détenus

pour le compte d’un client. Plutôt qu’être détruits, les originaux peuvent être rendus aux clients.

Les documents ayant une valeur archivistique, historique ou patrimoniale6. Les critères

d’évaluation n’ont pas encore été établis par le Comité d’harmonisation de l’article 63 de la

LCCJTI, mais Bibliothèque et Archives Canada fournit des indices à cet égard7.

Les documents authentiques. Le bénéfice de la présomption d’authenticité de certains

documents émanant d’autorités ou d’officiers publics – dont les notaires – repose sur leur

5 Id., art. 18.

6 LCCJTI, art. 20.

7 Bibliothèque et Archives Canada, Autorisation de disposition des documents n° 96/023, section 2,

« Exclusions », en ligne : <http://www.collectionscanada.gc.ca/obj/007007/f2/007007-1008.09-f.pdf>.

3 Numérisation des documents des notaires

apparence matérielle8. Le document numérisé ne reproduisant pas entièrement cette

apparence matérielle, il ne peut ainsi remplacer le document source9.

Le recours à des fournisseurs de services

Dans certaines circonstances, il peut être plus simple de recourir à un fournisseur de services,

par exemple s’il y a un large volume de documents à numériser, un cours laps de temps ou un

manque de ressources à l’interne. La numérisation peut avoir lieu à l’étude du notaire, ou chez

le fournisseur. Dans ce dernier cas, si les documents visés à l’article 23 du Règlement sur la

tenue des dossiers et des études des notaires sont conservés en tout ou en partie à l’extérieur de

l’étude, l’autorisation écrite du secrétaire de la Chambre est nécessaire10.

Dans les cas où la destruction des documents est confiée à un fournisseur de services, l’entente

doit comprendre des garanties quant à la sécurité et la confidentialité des papiers récupérés

avant leur destruction. Encore ici, l’autorisation écrite du secrétaire de la Chambre pourrait

s’avérer nécessaire.

Nos recommandations Voici quelques conseils pour assurer le succès de vos activités de numérisation :

Documenter la procédure de numérisation et de destruction des documents, dans le cas d’une numérisation de substitution;

Déterminer précisément quels documents feront l’objet d’une numérisation;

Prévoir la façon dont seront classés les documents numérisés;

S’assurer que les documents sont numérisés dans un format logiciel adapté à leur période de conservation. Les formats TIFF, PDF et PDF/A offrent une pérennité suffisante pour que les documents demeurent lisibles de nombreuses années. Par ailleurs, la numérisation ne change pas le délai de conservation des documents et est sans effet sur la période déjà écoulée;

Lorsque la numérisation est confiée à un fournisseur de services, le notaire doit s’assurer que celui-ci respecte les exigences de standards reconnus en matière de numérisation11;

Exiger du fournisseur de services qu’il s’engage à maintenir la confidentialité des documents;

8 Code civil du Québec, art. 2813.

9 Voir par exemple T. B.-V., Re, 2004 CanLII 17077 (QC CQ). Par ailleurs, la confection d’un acte notarié

dématérialisé relève de dispositions réglementaires (Loi sur le notariat, L.R.Q, c. N-3, art 25 al. 2) – à ce jour, aucun règlement n’a été approuvé par le Conseil d’administration. 10

Règlement sur la tenue des dossiers et des études des notaires, R.R.Q., c. N-3, r. 17, art. 23. 11

Par exemple, le standard Microfilm et images électroniques – Preuve documentaire, de l’Office des normes générales du Canada (CAN/CGSB-72.11-93, 1993) constitue toujours les normes de l’industrie au Canada.

4 Numérisation des documents des notaires

Conserver les documents numérisés comme tout autre document et s’assurer qu’ils font l’objet de mesures de sécurité appropriées;

Se référer au Guide de numérisation pour obtenir plus de détails.

Ressource supplémentaire Bibliothèque et archives nationales du Québec, La numérisation des documents –

Méthodes et recommandations, Mai 2012, en ligne :

http://www.banq.qc.ca/documents/services/archivistique_ged/Numerisation_des_doc

uments.pdf.

Guide relatif à la numérisation des dossiers des notaires

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