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Formation

Guide d’utilisation

MA GESTION EN LIGNE

• Dématérialisation • Gestion et suivi • Communication • Optimisation budgétaire

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M.A.J le 14/11/17

Ma Gestion en Ligne

Pour vous, un nouvel espace

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I – Présentation de l’outil

II - Saisie

1. Demande de prise en charge

a) Pour un contrat de professionnalisation

b) Pour un autre dispositif de formation

c) Pour un Compte Personnel de Formation

2. Saisie d’une facture

III – Déposer et consulter les documents

IV – Modifier et/ou compléter une demande de prise en charge

V – Gérer vos comptes utilisateurs

SOMMAIRE

Pages 4 à 9

Pages 10 à 28

Pages 13 à 20

Pages 21 à 26

Pages 27 à 31

Page 32

Pages 33 à 35

Pages 36 à 37

Pages 38 à 44

3

M.A.J le 14/11/17

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- I - Présentation

de l’outil

4

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Un espace sécurisé dédié à la dématérialisation de la gestion administrative et financière de vos

demandes de financement de formations.

I. Présentation de la Nouvelle Version

5

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Petit rappel en 9 points

des avantages de la Gestion en Ligne :

Simplification de la gestion de la formation de votre entreprise

Gestion des demandes de financement (plan de formation, contrats de professionnalisation, périodes de professionnalisation) et

suivi de l’acceptation ou non de la prise en charge ;

Facilité de trésorerie, par la subrogation de paiement ;

Suivi en direct de l’avancement du dossier, des paiements ;

Consultation et dépôt des différents documents relatifs à la gestion de vos demandes ;

Gestion des utilisateurs : gestion des comptes utilisateurs, historique des formations pour chaque salarié,

I. Présentation

6

Un espace sécurisé attribué à une ou plusieurs personnes, dont l’avantage principal est d’être multi-entreprises ;

Un gain de temps pour l’entreprise grâce à un traitement accéléré de ses dossiers ;

Des économies significatives : grâce à la dématérialisation, les frais d’envoi des informations sont supprimés ;

Une communication par email de l’état d’avancement de vos dossiers.

Outil sécurisé et facile à utiliser

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Fonctionnalités du Tableau de bord de la Gestion en Ligne :

1 Nom de l’utilisateur connecté

2 Consultation et sélection des établissements. Vous pouvez effectuer une recherche par n° de Siret, raison sociale ou code postal

3 Saisie de vos demandes de formations

• Saisir des demandes de prise en charge

• Saisir des contrats de professionnalisation

• Saisir des demandes de remboursement

4 Consultation et suivi de vos demandes de formations (critères de recherches multiples)

• Suivre l’état d’avancement demandes réalisées

• Suivre les règlements effectués par l’OPCA TRANSPORTS ET SERVICES

• Consulter la liste de toutes les formations réalisées

5 Consulter la liste des collaborateurs qui ont accès à votre espace. Vous pouvez créer des comptes, les modifier et en supprimer.

6 Raccourci menu.

3 5

7

4

1

6 2

I. Présentation

5

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Tout au long de votre saisie, de nouvelles aides + ergonomiques

Les infos bulles :

En sélectionnant l’icône , un

complément d’information apparaît

Ex : « intitulé de la formation »

Les 4 étapes de votre saisie :

Le fil d'Ariane vous guide au fil de la saisie. Elle vous permet de vous situer dans les

différentes étapes de votre saisie.

Gris pour l’étape en cours de saisie

Vert pour une saisie complète

Rouge pour une saisie incomplète

I. Présentation des nouveautés

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Création d’une demande : Créer une demande

Mes saisies non finalisées: Demandes saisies mais non transmises à l’OPCA TS ( Enregistrées uniquement)

Mes Demandes transmises : Demandes envoyées à l’OPCA TS, consultation et ajout de documents complémentaires

Toutes mes Demandes : Consultation de l’ensemble des demandes

Historique par salarié : Consultation des demandes par nom de stagiaire

9

De nouveaux onglets pour consulter vos demandes

I. Présentation des nouveautés

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- II - Saisie

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II. Saisie

Sur le Tableau de bord de la Gestion en Ligne se trouve

le module « Mes Demandes ».

Il vous permet d’un simple clic de :

Saisir une demande de prise en charge ou de remboursement

Suivre les demandes réalisées, consulter les règlements effectués

Modifier une demande de prise en charge

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Vous pouvez saisir la demande de prise en charge d’une action de formation :

a) Pour un contrat de professionnalisation

b) Pour les autres dispositifs (plan, période de professionnalisation,…)

c) Pour un Compte Personnel de Formation

1. Saisie d’une demande de prise en charge

12

II. Saisie

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Cliquer sur

l’onglet

« Création d’une

demande » puis

sélectionner le

dispositif

« contrat de

professionnalisa

tion » pour

passer à l’étape

suivante.

13

a) Saisie d’une demande pour un contrat de professionnalisation :

Créer une demande

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Cliquer sur

« Tuteur & Contrat »

pour passer à l’étape

suivante

Inscrire le stagiaire

Cliquer sur la loupe

pour :

- Rechercher un

salarié, puis

cliquer sur son

nom pour

l’inscrire

Ou

- Créer un nouveau

stagiaire

Renseigner les

champs du CERFA

relatifs au stagiaire

et à l’entreprise

14

a) Saisie d’une demande pour un contrat de professionnalisation :

Stagiaire et entreprise

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Renseigner les

champs du

CERFA relatifs

au contrat

Inscrire le tuteur

de la même

manière que

l’inscription du

stagiaire.

Cliquer sur

« Action de

formation » pour

passer à l’étape

suivante

15

a) Saisie d’une demande pour un contrat de professionnalisation :

Tuteur et Contrat

M.A.J le 14/11/17

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Renseigner les

champs relatifs

à la formation.

Cliquer sur la

loupe pour

rajouter un

organisme de

formation

Attention: ce

champ permet

de choisir ou non

la subrogation de

paiement

Cliquer sur

« Pièces

jointes » pour

passer à l’étape

suivante

16

a) Saisie d’une demande pour un contrat de professionnalisation :

Action de formation

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Cliquer sur

« Synthèse de

votre demande »

pour passer à

l’étape suivante

Déposer vos

pièces.

Possibilité de

déposer plusieurs

documents sur le

même intitulé de

pièce

17

a) Saisie d’une demande pour un contrat de professionnalisation :

Pièces à joindre

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Remplir les

informations

complémentaires

18

a) Saisie d’une demande pour un contrat de professionnalisation :

Synthèse

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Vérifier votre synthèse

en aperçu

Cliquer sur « Enregistrer

pour une modification

ultérieure » afin de

transmettre la demande

plus tard.

Ou

Cliquer sur « Valider pour

envoi de la demande à

l’OPCA Transports et

Services »

Attention : lorsque la

demande est validée et

envoyée il n’est pas

possible de la modifier.

19

a) Saisie d’une demande pour un contrat de professionnalisation :

Edition du CERFA

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b) Saisie d’une demande de prise en charge pour les autres dispositifs

(sauf pour le CPF et le contrat de professionnalisation)

Cliquer sur

l’onglet création

d’une

demande » Puis

cliquer sur

« Demande de

prise en

charge » pour

passer à l’étape

suivant.

20

M.A.J le 14/11/17

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b) Saisie: Action de formation

Choix du dispositif

Sélectionner ou pas la

Demande de subrogation

Taper votre recherche

pour ajouter votre

organisme de formation

Attention : pour le coût

pédagogique, indiquer le

montant pris en charge par

l’OPCA TS

Cliquer sur

« Inscrivez vos stagiaires »

pour passer à l’étape

suivante

21

M.A.J le 14/11/17

Nouveau dispositif

« Conseillez-moi »

En sélectionnant cette option, votre

gestionnaire de compte choisira le

meilleur dispositif selon le statut de

votre entreprise

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b) Saisie :

Inscription des stagiaires

Inscrire le stagiaire

Cliquer sur la loupe

pour :

- Soit rechercher

un salarié, puis

cliquer sur son

nom pour

l’inscrire

- Soit créer un

nouveau

stagiaire

Cliquer sur

« Déposez vos

documents » pour

passer à l’étape

suivante

Ou

Cliquer sur

« Enregistrer »

pour une

modification

ultérieure et

transmettre la

demande plus tard.

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M.A.J le 14/11/17

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b) Saisie :

Frais annexes

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M.A.J le 14/11/17

Saisir le nombre

d’heures suivies par

chaque stagiaire

Possibilité de saisir les

frais annexes pour

chaque stagiaire (réservé

aux entreprises

adhérentes)

Cliquer sur

Déposez vos

documents pour

passer à l’étape

suivante

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b) Saisie : Pièces à joindre

Déposer les pièces.

Possibilité de déposer

plusieurs documents

sur le même intitulé

de pièce

ATTENTION!

Pour les entreprises en

convention CSA :

Ne pas déposer de pièces

pour des dossiers « Plan

de formation »

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Remplir les

informations

complémentaires

A noter :

si la demande

saisie concerne

une formation

échue, une

facture s’édite

avec la synthèse

b) Saisie :

Synthèse

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M.A.J le 14/11/17

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Vérifier votre synthèse en

aperçu

Cliquer sur « Enregistrer

pour une modification

ultérieure » et transmettre

la demande plus tard

Ou

Cliquer sur « Valider pour

envoi de la demande de

prise en charge et la

facture

à l’OPCA TS »

Attention : lorsque la

demande est validée et

envoyée il n’est pas

possible de la modifier.

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b) Saisie :

Edition de la demande de prise en charge et facture générée

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c) Saisie d’une demande pour un CPF

Cliquer sur

l’onglet création

d’une

demande » Puis

cliquer sur

« Compte

Personnel de

Formation »

pour passer à

l’étape suivant.

27

M.A.J le 14/11/17

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c) Saisie d’une demande pour un CPF

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M.A.J le 14/11/17

Sélectionner ou pas la

Demande de subrogation

Taper votre recherche

pour ajouter votre

organisme de formation

Attention : pour le coût

pédagogique, indiquer le

montant pris en charge par

l’OPCA TS

Cliquer sur

« Inscrivez votre

stagiaires » pour passer à

l’étape suivante

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c) Saisie d’une demande pour un CPF

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Nombre d’heures

effectués par le stagiaire

Sélectionner votre

stagiaire

Cliquer sur

« Déposer vos documents »

pour passer à l’étape

suivante

Page 30: Optimisation budgétaire - portail.opca-ts.com · Formation Guide d’utilisation MA GESTION EN LIGNE • Dématérialisation • Gestion et suivi • Communication • Optimisation

c) Saisie d’une demande pour un CPF

30

M.A.J le 14/11/17

Cliquer sur

« Synthèse » pour passer à

l’étape suivante

Déposer vos

pièces.

Possibilité de

déposer plusieurs

documents sur le

même intitulé de

pièce

Page 31: Optimisation budgétaire - portail.opca-ts.com · Formation Guide d’utilisation MA GESTION EN LIGNE • Dématérialisation • Gestion et suivi • Communication • Optimisation

c) Saisie d’une demande pour un CPF

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M.A.J le 14/11/17

Vérifier votre synthèse en

aperçu

Cliquer sur « Enregistrer

pour une modification

ultérieure » et transmettre

la demande plus tard

Ou

Cliquer sur « Valider pour

envoi à l’OPCA TS »

Attention : lorsque la

demande est validée et

envoyée il n’est pas

possible de la modifier.

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- Vous souhaitez :

saisir une facture totale ou partielle afin d’ajouter des frais inhérents à une action de

formation déjà saisie au préalable

Prochainement disponible

32

2. Saisie d’une facture

II. Saisie

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- III -

Déposer des pièces complémentaires

et

Consulter nos documents

(rattacher des pièces justificatives à vos demandes de prise en charge et consulter nos documents à votre intention)

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Dépose de pièces et consultation des documents : Pour vous permettre de rattacher des pièces justificatives et de consulter les documents

relatifs à vos demandes de prise en charge

34

Aller dans

« Toutes mes

demandes » et

rechercher le

dossier dans la

liste grâce à une

sélection de

critères.

Cliquer sur la

ligne du dossier

concerné pour

afficher la

synthèse du

dossier

M.A.J le 14/11/17

Vous pouvez

exporter sur un

fichier Excel les

données du

tableau de résultat

en cliquant sur cet

icône

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35

Dépose de pièces et consultation des documents :

Dans la rubrique « Déposer de

nouveaux documents » :

Vous pouvez cliquer sur

« déposez ici un ou plusieurs

documents » afin de rajouter

des pièces complémentaires

au dossier

ATTENTION!

Pour les entreprises en

convention CSA :

Ne pas déposer de pièces

pour des dossiers « Plan de

formation »

Dans la rubrique « Documents

déposés » vous pouvez

consulter :

- Les documents déposées

lors de votre saisie initiale

- Les documents de l’OPCA

(accords, refus, relances,…)

- Les documents envoyés à

l’OPCA par votre organisme

de formation

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- IV -

Modifier et/ou compléter une demande

(Revenir sur vos demandes de prise en charge enregistrées ou transmises)

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Modifier: Pour vous permettre de modifier, compléter, annuler une demande enregistrée, ajouter des

frais de formation, ajouter/remplacer des stagiaires,…

Dans « Mes saisies

non finalisées»

rechercher le dossier

dans la liste grâce à

une sélection de

critères.

Les icônes d’actions

du dossier concerné

vous permettent de :

- Dupliquer

- Supprimer

Pour effectuer une

modification, cliquer

directement sur la

ligne du dossier

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M.A.J le 14/11/17

Page 38: Optimisation budgétaire - portail.opca-ts.com · Formation Guide d’utilisation MA GESTION EN LIGNE • Dématérialisation • Gestion et suivi • Communication • Optimisation

- V - Gérer vos

comptes utilisateurs

38

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Gérer vos comptes : Ce module vous permet de consulter la liste de vos collaborateurs ou créer un nouveau

compte

Sur le Tableau de bord de la Gestion en Ligne se trouve

le module « Gérer les Comptes ».

Il vous permet de :

Créer des comptes utilisateurs pour vos collaborateurs

Gérer/modifier les comptes utilisateurs

Choisir les habilitations pour chacun de vos collaborateurs

39

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Rechercher et créer des comptes

Vous pouvez :

• Rechercher pour

modifier un compte

utilisateur existant

- Par Etablissement,

- Par Nom,

- Par adresse email,…

Ou

• Créer un compte pour

un de vos

collaborateurs

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Etapes de la création d’un compte utilisateur

41

Remplir la fiche

utilisateur

Puis

Cliquer sur

« Habilitations »

1. Renseignements de la fiche utilisateur

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2. Choix des habilitations

42

Sélectionner les

habilitations

souhaitées pour le

compte utilisateur

Puis Cliquer sur

« Etablissements »

Etapes de la création d’un compte secondaire

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3. Choix des établissements

43

Cliquer sur

« ajouter une

ligne »

Puis

Rechercher le(s)

établissement(s)

à rattacher au

compte

Etapes de la création d’un compte secondaire

Cocher l’option « correspondant »

uniquement si l’accès aux

établissements secondaires est

souhaité

Puis cliquer sur « Envoyer un

email de confirmation » afin de

finaliser la création,

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Le guide d’utilisation est terminé.

Les équipes en région

et au siège de l’OPCA-TRANSPORTS ET SERVICES

restent à votre entière disposition

pour vous accompagner

dans l’utilisation de cet outil.

En vous remerciant.

66, rue des archives – 75140 Paris cedex 03

Tél. 01 53 91 34 34 – Fax 01 53 91 34 68

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