Organisation de projet Salomon N. NDIAYE Conseil en Gestion de projet Institut Supérieur du Management 22 BP 876 Abidjan 22 –Cocody Tél : 20 01 05 75.

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    03-Apr-2015

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<ul><li> Page 1 </li> <li> Page 2 </li> <li> Organisation de projet Salomon N. NDIAYE Conseil en Gestion de projet Institut Suprieur du Management 22 BP 876 Abidjan 22 Cocody Tl : 20 01 05 75 Fax : 22 47 25 51 Mail :ismconseil.ci@gmail.com http:sites.google.com/site/ismcons MAE </li> <li> Page 3 </li> <li> La Gestion Du Temps </li> <li> Page 4 </li> <li> Sommaire Gnralits Maladies du temps Chronophages Lois du temps Sorganiser pour tre efficace Rythmes biologiques Outils de gestion du temps </li> <li> Page 5 </li> <li> Gnralits </li> <li> Page 6 </li> <li> Enjeux Rythme soutenu (pauses rares) Imprcis Brivet (10mn) Varit Fragment (interrompu) Le manager a trop de choses faire en trop peu de temps </li> <li> Page 7 </li> <li> Quest ce que le temps ? Si personne ne m'interroge, je le sais ; si je veux rpondre cette demande, je l'ignore. Saint Augustin dans ses Confessions. Saint Augustin </li> <li> Page 8 </li> <li> Pourquoi grer son temps ? Celui qui gre bien son temps, est: Organis Productif Comptent Content (distraction) Calme (sans stress) </li> <li> Page 9 </li> <li> Les dimensions du temps 2 dimensions Cyclique : jours, saisons, vie Linaire : volution, transformation irrversible, passage de la naissance la mort Tous les peuples connaissent la linarit du temps: hier, aujourdhui, demain. </li> <li> Page 10 </li> <li> La valeur du temps Un bien prcieux : les actifs Capital confort : les bon vivants Capital financier : les affairs </li> <li> Page 11 </li> <li> La valeur du temps Le temps, Cest de largent Time is money Ne peut tre stock Le justicier suprme (24h/jour pour tous) </li> <li> Page 12 </li> <li> Les maladies du temps Quels sont vos obstacles? </li> <li> Page 13 </li> <li> La ouite La difficult : Refuser les urgences de dernire minute Refuser les chances irralistes Demander de l aide quand on a besoin Causes: Manque de confiance en soi On ne veut pas: affronter les mcontentements dplaire paratre incomptent </li> <li> Page 14 </li> <li> La chronophagie tre constamment drang par: Chronophages biologiques: relations, patrons, moi.. Chronophages lectroniques :tlphone, fax. Causes: Runionnite Informationnite Mauvaise coordination des projets Politique de la porte ouverte </li> <li> Page 15 </li> <li> La tempsdinite Le sentiment: de toujours manquer de temps quil y a trop de choses faire que les chances sont trop serres Causes: Difficult valuer les dlais, la dure des tches Difficult estimer la charge de travail Difficult mesurer lampleur des tches </li> <li> Page 16 </li> <li> La lifophilie La tendance : Excuter une tche le dernier moment Faire beaucoup de choses, mais en finaliser peu Prfrer laction la rflexion Procrastination Causes : Sarrter de travailler Ne pas se concentrer sur les priorits Manquer de discipline au quotidien Ne pas penser au long terme Ne pas faire la diffrence entre l urgent et l important </li> <li> Page 17 </li> <li> Les voleurs de temps (chronophages) </li> <li> Page 18 </li> <li> Chronophages extrieurs Runions rptes, trop longues Appels tlphoniques Repas daffaires Drangement des patrons Politique de </li> <li> Page 19 </li> <li> Chronophages personnels Perfectionnisme Dlgation insuffisante Absence de plan de travail Priorits et objectifs confus Incapacit simposer des chances </li> <li> Page 20 </li> <li> Les lois du Temps </li> <li> Page 21 </li> <li> La loi de LABORIT Lhomme a tendance toujours faire: Ce qui est facile, avant ce qui est difficile Ce qui lui plat, avant ce qui lui dplat Ce qui va vite, avant ce qui prend du temps Ce quil sait faire, avant ce qui est nouveau </li> <li> Page 22 </li> <li> La loi de Parkinson Plus on a de temps pour excuter une tche, plus on en prend effectivement. La tche se dilate pour occuper la totalit du temps disponible. On tire le travail pour remplir le temps disponible! Temps disponible:1heure Temps ncessaire:30minutes Tendance lauto-inflation du temps dpens. Cyril Northcote Parkinson </li> <li> Page 23 </li> <li> La loi dIllich Au del dun certain seuil, le temps investi dans le travail nest plus productif. Notre capacit de concentration dcrit une sinusode. Danger! Temps Efficacit Quelle est votre limite? </li> <li> Page 24 </li> <li> La loi de Carlson Un travail interrompu puis repris, plusieurs reprises, prendra plus de temps et le rsultat ne sera pas forcement meilleur. O en tais-je? Dure prvue Interruptions( ) Bilan Loi des squences homognes </li> <li> Page 25 </li> <li> Sorganiser pour tre efficace </li> <li> Page 26 </li> <li> Dfinir des objectifs Un objectif doit tre concret: noncer clairement ce que lon veut atteindre Mesurer les rsultats atteindre(chiffrage) Spcifier lchancier (date de ralisation) Dsigner un responsable(dans la dlgation) Prciser les contraintes (humaines) Il nest de vent favorable que pour celui qui sait o il va . Snque </li> <li> Page 27 </li> <li> Dfinir des priorits Tche C Tche urgente, moins importante que A Excuter rapidement Dlguer rapidement Tche A Tche importante et urgente A excuter soi-mme et immdiatement Tche D Tche inutile Laisser tomber Dlguer Tche B Tche importante,moins urgente Fixer un dlai dexcution ventuellement dlguer Degr durgence Degr dimportance SecondaireImportant La matrice dESENHOWER </li> <li> Page 28 </li> <li> Dfinir des priorits Dmarche pour tablir des priorits Dresser une liste des activits Formuler des objectifs vrifiables Dresser une liste exhaustive Dterminer les priorits de degr 1,2,3 Dcider de: A-la faire B-la dlguer C-la reporter D-la refuser Conserver une marge de scurit Tenir compte des personnes dans lexcution des activits Fixer des objectifs pour la priode Dterminer le degr de priorit des activits Prendre une dcision pour les activits Estimer le temps dexcution des activits Spcifier la date dchance des activits </li> <li> Page 29 </li> <li> Activit non planifie Gain de temps Activit Planification Planifier les activits Planifier,cest sengager et gagner du temps </li> <li> Page 30 </li> <li> Planifier les activits Temps consacr Problmes rsoudre Rsultats obtenus 80 % Problmes secondaires 20 % Problmes importants 80 % Mthode ABC </li> <li> Page 31 </li> <li> Planifier les activits Nature des tches % par rapport au volume total des tches Valeur de ces tches pour atteindre des objectifs A (importante)15%65% B (moins importante)20% C (pas importante)65%15% Loi de PARETO </li> <li> Page 32 </li> <li> Planifier les activits La dmarche Choisir une priode Fixer vos objectifs pour cette priode tablir les priorits de la priode Rserver des espaces de temps dans lagenda Anne Jour Mois Semaine Spcifier les rsultats et lchancier Utiliser la liste des priorits Tenir compte des activits planifies antrieurement 1- 2- 3- 4- </li> <li> Page 33 </li> <li> La mthode NERAC Les 5 tapes de la mthode: Noter toutes les activits et tches excuter Estimer la dure de leur excution Rserver du temps pour excuter ces tches Arbitrer par priorits(tches A,B,C,D) Contrler lexcution des tches(ralis/prvu) Il faut 8 minutes pour planifier son activit du jour </li> <li> Page 34 </li> <li> Savoir dire NON D crire la situation problmatique E xprimer vos sentiments, proccupations S pcifier une alternative raisonnable Consquence: intresser lautre lalternative La mthode DESC </li> <li> Page 35 </li> <li> Les rythmes biologiques </li> <li> Page 36 </li> <li> Le niveau de concentration baisse chaque 10 minutes. Faire une pause aprs une heure de travail Excuter : -Les taches les plus importantes les 10 premires minutes -Les tches importantes les 30 minutes suivantes -Les taches les moins importantes les 20 minutes restantes avant la fin de lheure Concentration Heure en minutes 60 50403020100 0% 50% 100% Pause Le rendement de la concentration </li> <li> Page 37 </li> <li> Les rythmes biologiques On nest pas intellectuellement efficace 100% tout moment de la journe 8H- 11H :Efficacit maximum. -Excuter des tches complexes 12h-15h: Baisse defficacit -Effectuer des travaux de groupe 16-18: Assez dnergie - Excuter des tches rptitives Potentiel intellectuel Heure 6 2420161284 -50% 100% +50% Courbe standard REFA La courbe defficacit </li> <li> Page 38 </li> <li> Les rythmes biologiques Charge Dcharge Dure:23j Cycle physique 11 23 Dure:28j Cycle motionnel 14 28 Dure:33j 17 33 Cycle intellectuel Chaque homme est travers par de multiples rythmes biologiques Ces trois cycles apparaissent la naissance et se chevauchent tout le long de la vie. Il y a des jours nfastes, sans Loi de SWOBODA-FLIESS-FELTSCHER </li> <li> Page 39 </li> <li> Outils de gestion du temps </li> <li> Page 40 </li> <li> Lequel me convient ? Papier PC NTIC .. </li> <li> Page 41 </li> <li> Outils de gestion du temps Gantt Dlgation Conduite de runion efficace </li> <li> Page 42 </li> <li> Dmarche de gestion du temps </li> <li> Page 43 </li> <li> Les tapes 1.Diagnostic 2.Objectifs 3.Stratgie et plan daction 4.Mise en uvre, 5.Suivi et valuation </li> <li> Page 44 </li> <li> Le diagnostic Analyser lcart entre le prvu et le ralis (sur plusieurs jours) Dceler les causes : chronophages. </li> <li> Page 45 </li> <li> Fixer des objectifs Quest-ce-que je dsire vraiment ? Quest-ce que jattends de ma vie professionnelle et personnelle ? </li> <li> Page 46 </li> <li> laborer une stratgie Se connatre et connatre lusage quon fait de son temps (forces &amp; faiblesses) Planifier les objectifs court, moyen et long terme Dfinir les tches des objectifs et leurs dures Positionner les tches dans le temps Dterminer les priorits des tches Affecter des ressources aux tches </li> <li> Page 47 </li> <li> Mettre en uvre Mettre en place le changement (Se doter dune nouvelle attitude et dun nouvel tat desprit: savoir dire NON Acqurir outils de gestion du temps : agenda. Suivre, modifier, faire le bilan </li> <li> Page 48 </li> <li> Des ouvrages pour aller plus loin o " Le nouvel art du temps" (Jean-Louis Servan ; Albin Michel) 2000. o " Les stratgies du temps" (Jean-Pierre Muller ; Fabrice Rosina ; Monique o Selles et Jean-Pierre Testa) mai 2000. o " Le culte de l'urgence : la socit malade du temps" (Nicole Aubert ; o Christophe Roux ; Dufort ; Flammarion) mars 2003. o " Le temps de la fatigue : la question sociale du mal-tre au travail" (Marc o Loriol) 2000. </li> </ul>

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