PÔLE CONVOYAGE

*

ORGANISATION PARTAGEE

DES

CONVOYAGES

*

LES CONVOYAGESOrganisation Partag ée

entre La CCAS

et les Territoires ou Cmcas non adh érentes

PourL’acheminement des 6/14 ans

Par les Accompagnateurs B énévoles

versles centres de vacances

Acteurs PRO

Acteurs Pôle Convoyage Ccas

7 plaques logistiques - 2 logisticiens par plaque

1 Logisticien Transit Paris

1 superviseur pôle

Acteurs Territoire ou Cmcas non adhérentes

RSA – Chef de service

Correspondant Convoyage

* le correspondant est la personne chargée du convoyage en territoire ou Cmcas et l’interlocuteur attitré auprès des

logisticiens*

Acteur UT Corse

Vols pour la Corse organisé en totalité par l’U T corse en collaboration avec les plaques logistiques

Rôle

Le Pôle Convoyage et ses logisticiens

Constitue des convois, mettent en œuvre toute la logistique

nécessaire à l’acheminement des enfants depuis

une gare de départ, jusqu’à la gare d’arrivée du centre

Les territoires-Cmcas d’origine

Assurent la relation bénéficiaires parents, enfants

Recrutent, forment, informent les accompagnateurs bénévoles

Déterminent les lieux de départ ou retour des groupes

Organisent le service en gare les jours de voyage

Les territoires-Cmcas dit ‘Accueil de Centre’

Assurent le service d’accueil en gare d’arrivée

Organisent les navettes à destination des centres de vacances

Périmètre-Actions-ActeursLogisticien plaque Convoyage

Apporte la logistique en fonction de lieux de départs et lieux d’arrivées définis par chaque Territoire ou Cmcas dit d’Origine ou d’Accueil

Assure la relation avec les RSA et les correspondants convoyage de sa plaque

Regroupe les enfants et construit les convois

Organise en collaboration avec les correspondants la répartition des convoyeurs dans les convois

Commande, met à disposition la billetterie SNCF Groupe et individuelle

Renseigne, Valide les frais convoyeurs pour virement sur leur compte

Assure le suivi financier des commandes de bus auprès des autocaristes

Réserve, met à disposition la billetterie 15/17 ans

Périmètre-Actions-ActeursRSA –Chef de Service

Responsable de l’organisation des convoyages en territoire ou

Cmcas non adhérente

� Organise les taches des correspondants convoyage en fonction d’un rétroplanning mis en place par le pôle convoyage

� Veille au respect du rétroplanning

� Organise les services en gare et les astreintes les jours de départ et de retour

� Assure un lien avec les élus du territoire ou de sa Cmcas

Correspondant convoyage

Vérifie les affectations, convois, lieux de prise en charge des enfants

Prospectent, recrutent, affectent les accompagnateurs dans les convois

Editent, transmettent tous les documents relatif aux voyages

Organisent le service en gare les jours de départ ou d’arrivée

Organisent et réservent les navettes en gare d’arrivée pour le transfert vers les centre de vacances

ORGANISATION PARTAGEE DES CONVOYAGES

Rétroplanning

Le rétroplanning est le métronome de l’organisation partagée, il permet

d’ orchestrer les diverses taches à accomplir par chacun des acteurs

Permet à tous les acteurs du convoyage de connaître les dates de leur intervention

Permet aux RSA ou chefs de services d’organiser le travail de leurs correspondants convoyage

Permet aux logisticiens de préparer les convois, de commander les billets SNCF, les bus transits parisiens

Permet aux Territoires Accueil d’organiser l’accueil et le transfert des enfants depuis la gare d’arrivée jusqu’au centre de vacances

Permet à l’UT Corse lesdes billets d’avions et l’organisation des accueils sur l’îles

Outils Informatique du Convoyage

*

* E@Mistrale *

*

Outils Informatique commun

à

Tous les acteurs Pro du Convoyage

L’organisation partagée des convoyages est une organisation transverse qui amène à faire travailler de manière épisodique mais régulière divers acteurs, dont pour la plus part ce n’est pas la mission première.

Le respect du retroplanning par tous est donc le garant d’une cohésion d’ensemble pour une bonne préparation des convoyages.

Cette Organisation partagée permet le convoyage de plus de 30 000 enfants par plus de 5000 bénévoles mais est très dépendante de la SNCF.

Depuis quelques années les changements d’organisation la Sncf ont eu un impact fort sur notre propre organisation :

- Commandes de billets anticipées pour être sur de disposer de places mais aussi d’avoir des prix avantageux

- Rallongement du temps de transport et renforcement de l’assistance pour palier aux divers aléas afin de garantir et assurer l’acheminement jusqu’à la destination finale. (Retard Sncf, intempéries, mouvements sociaux, Etc….)

Compte tenu du défi à relever à chaque saison, les astreintes pro et élus (territoires/national) sont également un atout complémentaire et majeur pour mener à bien la mission de convoyage des enfants.

Synthèse