Centre de Ressources à la Vie Associative - Rennes 02 99 85 89 52 - accueil@crva-rennes.org - www.crva-rennes.org

Planifier un plan média

Vous avez décidé d'organiser un événement public. Une fois obtenu les autorisations nécessaires

pour occuper l'espace public et couvrir votre responsabilité, il reste à le faire connaître autour de

vous. C'est l'objet du "plan média". Une démarche essentielle qui ne s'improvise pas.

Un document d'organisation interne

Le plan média est le programme des actions de communication prévues pour annoncer un

événement. Il en décline l'ensemble des supports (affichage, tracts, cartes postales, cartons

d'invitation, plaquettes d'information, annonces dans les médias, page spéciale du site Internet ...)

en précisant à quels publics et réseaux ils sont adaptés, sur quels territoires géographiques ils

seront diffusés, à quelle quantité et dans quels délais. Le plan média est d'abord un document

d'organisation interne afin de programmer votre communication événementielle valorisant la

visibilité de votre manifestation et celle de vos partenaires, il sert aussi à négocier des partenariats

avec la presse écrite ou audiovisuelle afin de bénéficier d'encarts publicitaires gratuits ou à moindre

coût, ou encore le financement d'une captation.

Ordre et méthode

Afin de dégager les messages-clefs du plan de communication, il vous faut, en premier lieu, déterminer les

objectifs et le déroulement de l'événement. Il s'agit ensuite d'adapter précisément les messages aux

différentes cibles que vous aurez identifiées: adhérents, partenaires, grand public et publics ciblés, pouvoirs

publics... Avant de vous lancer, évaluez au mieux les coûts au regard des ressources disponibles dans

l'association : connaissances et compétences apportées par les adhérents, matériel, réseaux... Demandez

très en amont des devis d'impression pour vos affiches ou vos tracts et ne misez pas sur des recettes

exceptionnelles.

Assurez une coordination

Le plan de communication doit être coordonné pendant son déroulement par un(e) responsable qui

supervisera la formulation des messages, veillera au respect des délais fixés pour l'émission des supports de

communication, s'assurera de leur diffusion aux bons destinataires et adaptera le plan selon les réactions

aux messages envoyés et aléas éventuels (lancer une nouvelle campagne d'affichage, réimprimer des

tracts...). Les tâches peuvent être réparties au sein d'une équipe.

Fixez un échéancier pour chaque opération

Déterminez à quel moment chaque support de communication devra être distribué à vos cibles et fixez en

conséquence les étapes de leur conception et de leur fabrication. Ne prévoyez pas un planning trop "serré",

donnez-vous des délais en "jours ouvrés" et ménagez-vous quelques jours de marge pour le bouclage de

chaque phase de réalisation des différents supports de communication.

Vérifiez les dates de bouclage des médias que vous comptez solliciter afin de les informer à temps. Pour un

forum associatif qui aurait lieu le 16 septembre, les mensuels devront être alertés avant les vacances d'été

en juin ou début juillet. Le dossier de presse doit être envoyé trois semaines à un mois avant votre

manifestation aux quotidiens et hebdomadaires, deux à trois mois à l'avance pour les mensuels.

…/…

Co

mm

un

icat

ion

Centre de Ressources à la Vie Associative - Rennes 02 99 85 89 52 - accueil@crva-rennes.org - www.crva-rennes.org

Pour votre communiqué de presse, comptez dix à quinze jours pour les quotidiens, deux à trois semaines

pour les hebdomadaires, plus de deux mois pour les mensuels.

Après avoir déterminé les différents canaux de médiatisation de votre manifestation, vous devriez être en

mesure d'élaborer un document de synthèse appelé "plan média".

La stratégie Internet

Cet outil permet, de manière complémentaire et économique, de renforcer votre communication aussi

bien en direction des médias que de vos partenaires potentiels et du grand public. il s'agit donc de

l'exploiter au mieux sans oublier que les différents supports papier restent encore aujourd'hui

indispensables. Pourquoi ne pas mettre en place dès le début de l'opération, une lettre d'information très

simple (pas plus de mille signes) que vous enverrez de manière régulière à tous vos interlocuteurs? Par

exemple: un premier numéro trois mois avant l'opération, un deuxième deux mois avant, un numéro par

semaine dans le dernier mois précédent l'événement. Présentant à chaque fois les évolutions, les mises en

place et les curriculums des personnes qui vont intervenir. Parallèlement, n'oubliez pas de créer des pages

spéciales sur votre site permettant de présenter de manière exhaustive l'ensemble de la manifestation, en

reprenant la trame du dossier de presse.

Les supports de communication

Les tracts ou flyers

De petits formats, ils apportent des informations factuelles et pratiques. Ils sont déposés dans les

commerces et certains lieux de passage et distribués dans les rues les plus fréquentées.

Les affiches

Elles jouent sur les couleurs, le graphisme et sur l'image en donnant les informations essentielles

accrochant immédiatement le regard. Plusieurs formats sont possibles selon la destination: vitrines des

commerçants; panneaux d'expression publique; réseaux d'affichages type "colonnes Morris" et "sucettes

Decaux". Attention : l'affichage sauvage est réprimé (amende administrative et poursuites pénales) par

l'article L. 581-29 du Code de l'environnement.

La plaquette

Sous la forme d'un dépliant ou d'une brochure déposée ou distribuée dans des lieux stratégiques, elle est

prévue pour être facilement conservée et manipulée, et plutôt choisie pour un événement qui dure

plusieurs jours ou au cours duquel plusieurs actions se déroulent en même temps en des lieux différents.

Condensé du dossier de presse, elle illustre les points clés et précise les informations pratiques. Comptez

environ deux mois entre le début de la rédaction de la brochure et celui de sa livraison par l'imprimeur.

Les annonces publicitaires

L'achat d'encarts publicitaires dans la presse est possible pour les associations, tout en conservant leur

exonération des impôts commerciaux, si leur non-lucrativité et leur gestion conforme à la règle des quatre

«P» (produit, public, prix et publicité) ne peuvent être remises en cause.

Repérer et choisir les médias

Choisissez des médias pertinents au regard :

- des sujets qu'ils abordent par rapport à votre domaine d'intervention

…/…

Centre de Ressources à la Vie Associative - Rennes 02 99 85 89 52 - accueil@crva-rennes.org - www.crva-rennes.org

- de leur aire de diffusion (fonction de votre audience ou de votre aire de rayonnement)

- du type de cible qu'ils touchent (grand public, amateur, passionnés, jeunes ...)

- de leur périodicité

Pour un forum associatif d'envergure départementale, choisissez plutôt les supports de proximité: journaux

des collectivités locales (villes et département), journaux de quartier, lettres d'information d'associations,

presse locale quotidienne, hebdomadaire et mensuelle; les antennes locales de France 3 et M6 (agenda et

reportages) ; les radios et télévisions locales; les sites Internet associatifs et des collectivités publiques...

Repérer les journalistes "spécialisés" dam votre champ d'intervention et rester en relation

Pensez à sans cesse réactualiser votre fichier presse nominatif (nom et coordonnées des journalistes, dates

de bouclage des publications). N'oubliez pas d'accueillir les journalistes lors de l'événement, facilitez-leur la

réalisation d'un éventuel reportage et veillez à ce qu'ils bénéficient d'une invitation (si l'entrée est

payante). Et gardez le contact après l'événement. Vous pouvez par exemple les remercier d'un article,

envoyer le bilan de la manifestation, la plaquette annuelle, le journal de l'association, les vœux de nouvelle

année...

Les documents complémentaires

Sitôt vos supports de communication et vos relais médias choisis, vous rédigerez un dossier de presse et un

communiqué de presse. Vous serez ainsi amené à hiérarchiser l'information que vous déclinerez ensuite

dans les différents supports de communication. De manière générale, le dossier sera envoyé le premier, par

voie postale et par Internet; le communiqué constituera un rappel (par fax). À chaque envoi, relancez le

journaliste.

Actions Cible visée Supports Délais Qui

Communiqué de presse :

- annonce de l'évènement

- Développement : présentation de

l'association, du pourquoi de la

manifestation

- Surtout : adresse, heure, durée,

prix d'entrée le cas échéant.

Population

locale et

financeurs

La presse

locale, y

compris radios

et éventuelles

chaînes TV

Suivant le rythme

de parution des

médias : trois mois

à l'avance pour les

mensuels, un mois

pour les hebdos,

quinze jours pour

les quotidiens.

Laurence

Dossier de presse :

- le communiqué

- un sommaire

- autre rubriques (ex : présentation

de l'association, son projet, ses

objectifs, les actions et activités

proposés, le public de l'association)

Les

partenaires

financeurs et

relais

Envoi postal et

envoi Internet

Deux mois à

l'avance Nabil

…/…

Centre de Ressources à la Vie Associative - Rennes 02 99 85 89 52 - accueil@crva-rennes.org - www.crva-rennes.org

Actions Cible visée Supports Délais Qui

Lettre ou envoi à une liste de

diffusion

Courriel Variable suivant la cible Sophie

Page spéciale sur le site Internet Un mois à l'avance Aminata

Tracts Population

Marché,

commerçants

locaux

Une semaine à l'avance David

Affiches Population Affichage libre Trois semaines à

l'avance Angélique

Lettre remerciant les

partenaires (éventuellement)

annonce d'une prochaine

édition.

Partenaires Envoi postal

Ne pas dépasser une

semaine après

l'évènement.

Daniel

Source : crva Mise à jour : septembre 2008