Presentation Système de Suivi Evaluation NVAC

Système du Suivi Evaluation

Liz Monzili

ASSOCIATION POUR LA RECHERCHE ET LE DEVELOPPEMENT

• Qu’est ce qu’un système de suivi évaluation?• D'après le petit Larousse (1993), le système est un ensemble ordonné

d'idées scientifiques ou philosophiques. En d'autres terme, un système est une combinaison d'éléments réunis de manière à former un ensemble. C'est aussi un moyen habile pour obtenir, réussir quelque chose.

• Partant de cela, on peut dire qu'un système de S&E est l'ensemble des moyens, outils, mis à contribution pour suivre et évaluer les progrès accomplis. Il doit comprendre un ensemble d'éléments tels que le mécanisme de collecte et analyse des données, le mécanisme de stockage/archivage des données, le mécanisme de circulation de l'information, le plan de S&E, le calendrier de S&E, etc.

• Notons que Le processus de suivi et d’évaluation demande une combinaison d’informations quantitative et qualitative afin d’être complète.


LES DIFFÉRENTES SORTES D’ÉVALUATION, QUANTITATIVES ET QUALITATIVES.QUANTITATIVES• Pour combien ou combien• La mesure quantitative peut être

exprimée en nombres absolus (3241 femmes dans l’échantillon sont infectées), ou en pourcentage (50% des foyers du quartier ont des antennes de télévision). Elle peut être aussi exprimée en proportion (un médecin pour 30000 personnes). D’une façon ou d‘une autre, vous obtenez une information quantitative (nombre) en comptant ou en mesurant.

QUALITATIVES

• La mesure qualitative vous dit comment les gens se sentent par rapport à une situation donnée

• Vous obtenez des informations qualitative en questionnant, en observant, en interprétant.



Comment mettre en place des systèmes de S&E pour améliorer les performances.

• Le suivi et l’évaluation (S&E) sont au cœur des dispositions efficaces de gouvernance. Ils sont nécessaires pour axer sur des faits concrets l’élaboration de politiques, les décisions budgétaires, la gestion et la responsabilisation.

• Il n’existe pas de modèle « optimal » auquel doit ressembler le système de S&E d’un gouvernement. Cela dépend en grande partie celles des nombreuses utilisations potentielles des informations tirées du S&E qui constituent les principales raisons de l’élaboration d’un tel système.


Diagnostic

• Il est utile de commencer par un a diagnostic des fonctions de S&E qui existent déjà ainsi que de leurs forces et faiblesses, du point de vue de la demande (l’utilisation effective des informations résultant du S&E) et de l’offre (la qualité technique des informations sur le suivi et des rapports des évaluations).

• Les diagnostics peuvent aussi contribuer à sensibiliser à l’intérêt prioritaire que revêt le S&E et à créer un consensus à ce sujet.


Plan d’action

• Une prochaine étape consiste à élaborer un plan d’action —qui conduira à la destination

• souhaitée pour un système de S&E. Cette étape devrait impliquer les principales parties prenantes au sein des ministères centraux et sectoriels, les bailleurs de fonds, les universités, etc.

• Au nombre des principaux éléments d’un plan d’action figurent l’existence des champions qui influents de la cause du S&E, de solides mesures d’incitation à effectuer le S&E et à utiliser les informations ; la formation au S&E et à l’utilisation des informations relatives au S&E ; les dispositions structurelles pour assurer l’objectivité et la qualité du S&E ; et un engagement à long terme en faveur de l’institutionnalisation du S&E.


Erreurs à éviter

ERREURS A EVITER

• On peut tirer de nombreux enseignements des pays qui ont mis en place des systèmes publics efficaces de S&E — et il y aussi de nombreuses erreurs à éviter.

• La première erreur consiste à concevoir un système de S&E trop complexe — ce qui non seulement constitue un gaspillage d’effort, mais risque aussi de compromettre un système de S&E.

• Une autre erreur consiste à croire que le S&E est une fin en soi ; l’information résultant du S&E n’a de valeur que si elle est utilisée de manière intensive.


RECOMMENDATIONS


RECOMMENDATIONS

A. Utilisation efficace des résultats:• Il est utile de suivre et d’évaluer régulièrement

l’évolution du système de S&E et de déterminer dans quelle mesure il fonctionne de manière satisfaisante.

• Il sera probablement nécessaire de lui apporter constamment des aménagements.

• La réussite est déterminée en fin de compte par la mesure dans laquelle l’information fournie par le S&E est utilisée pour améliorer les performances du gouvernement.


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B. Utilisation des informations relatives au S&E

• l’élaboration des politiques publiques, y compris la budgétisation fondée sur les résultats ou la planification nationale ;

• la formulation et l’analyse des politiques et l’élaboration des programmes ; la gestion des programmes et des projets ; ou l’obligation de rendre compte.

• Une utilisation intensive peut être considérée comme étant le reflet de l’intégration systématique du S&E dans les procédures administratives.


C. Bonne qualité des informations relatives au S&E.

• La plupart des bureaux d’évaluation ont mis en place une sorte de mécanisme de contrôle de la qualité. Toutefois, de nombreux autres ne semblent pas mener ou faire mener des évaluations officielles de la qualité de leurs activités de S&E


D. Considérer la Viabilité• Il s’agit ici de la probabilité pour le système de S&E de survivre à un

changementd’administration, à un remaniement ministériel ou à un changement au

niveau des hauts responsables. • Lorsque l’utilisation des informations tirées du S&E est bien ancrée —

c’està- dire systématiquement intégrée — aux principaux processus administratifs tel que le cycle budgétaire, on peut dire qu’il est institutionnalisé et a des chances d’être viable à long terme.

• Par contre, lorsque le système de S&E n’a qu’une poignée d’adeptes ou lorsqu’il est peu utilisé, ou encore s’il est essentiellement financé par les bailleurs de fonds plutôt que par le gouvernement lui-même, on pourrait dira qu’il est peu probable qu’il soit viable.


• Il vaut aussi généralement mieux utiliser la triangulation . C’est un drôle de mot qui veut dire qu’un groupe de données est confirmé par un autre. Vous cherchez généralement des confirmations dans un certain nombre de sources qui disent la même chose.


Matrice de suivi • Dans un cas comme dans l’autre une « matrice de suivi » présentant un certain nombre

d’informations relatives à chaque indicateur retenu est construite ; les formats proposés par les différentes agences sont bien sûr différents mais ils comportent des 5 points communs :

1. la précision de la situation de référence de l’indicateur :Le fait de préciser la situation de référence de l’indicateur oblige à formuler clairement celui-ci et à retenir des indicateurs qui soient suffisamment accessibles.

2. La précision de la valeur cible de l’indicateur: Le fait de définir une valeur cible pour l’indicateur permet de porter un jugement sur l’efficacité du projet.

3. La fréquence d’actualisation : L’indication de la fréquence d’actualisation permet de distinguer clairement les indicateurs liés aux produits et résultats intermédiaires, observables pendant la phase de mise en œuvre du projet d’indicateurs qui ne pourraient être calculés ou mesurés qu’en fin de projet.

4. Les sources et/ou méthodes de collecte de données : permettent d’envisager les éventuels moyens spécifiques à prévoir pour l’obtention des données.

5. La responsabilité de la collecte d’information: La précision sur la responsabilité de la collecte d’information engage la partie prenante citée.


• Les principales phases de la conception et de la mise en place du système de S&E

• La définition de l’objectif et du champ d’action du système – pourquoi avons-nous besoin d’un système de S&E et quels domaines doit-il couvrir?

• L’identification des questions relatives à la performance, des besoins d’information et des indicateurs – qu’avons-nous besoin de savoir pour suivre et évaluer le projet de façon à bien le gérer?

• La planification de la collecte et de l’organisation de l’information – comment sera collectée et organisée l’information nécessaire?

• La planification des mécanismes et des activités nécessaires pour mettre en œuvre la réflexion critique – comment allons-nous tirer les enseignements des informations recueillies et les utiliser pour améliorer la gestion du projet?

• La planification pour une communication et des rapports de qualité – comment et à qui voulons-nous présenter les activités et méthodes du projet?

• La planification des moyens et compétences nécessaires – de quoi avons-nous besoin pour que le système de S&E fonctionne véritablement?


Annexes

• 1. Critères d’un bon système de suivi évaluation

• 2. Système de suivi évaluation proposé.


Documents

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