Upload
dinhdien
View
214
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
Prise de rendez-vous
Comment faire la configuration de la Prise de rendez-vous
1. Dans le menu Configuration, cliquer sur Prix de revient. Aller sur l’onglet, Prise
de rendez-vous.
2. Cliquer une fois sur la clé de configuration.
3. Sur l’onglet Baie, à l’aide des menus déroulants, indiquer les journées et les
heures d’ouverture de votre entreprise.
4. Choisissez le Mode Paysage de la prise de rendez-vous (Version améliorée de la
prise de rendez-vous).
5. Indiquer le Nombre de baie : Vous indiquez ici le nombre d’espace de travail
dans votre atelier. Ex : 5 baies pour 5 portes de garages.
a. En appuyant sur l’icône des Options avancées vous pourrez nommer
chacune de vos baies selon leur utilisation, si désiré. Ex : Baie 1 =
Alignement, Baie 2 = Changement d’huile
6. À l’aide du menu déroulant, indiquer la Durée d’une période, choisissez
l’intervalle de l’agenda de rendez-vous
7. Cocher les Options du mode paysage désirées:
a. Image : En cliquant sur cette option, vous aurez les images du types de
véhicule pour lequel vous prenez un rendez-vous, soit Voiture, Camion
léger, poids lourds ou Véhicule agricole.
b. Couleur : En cliquant sur cette option et en appuyant sur Couleur, vous
pouvez choisir la couleur des différents statuts de la prise de rendez-vous.
c. Baie pour messages : Pour utilisation future….
d. Identifier le document : En cliquant sur cette option, lorsque le rendez-
vous sera transféré en Estimé, en Bon d’atelier ou en Facture, vous
pourrez voir le numéro de document créé.
e. Aviser si remisage : En cliquant sur cette option, lorsque le client a un
remisage de ses pneus chez vous, vous pourrez voir un icône (cintre) dans
sa plage de rendez-vous comme rappel.
8. Sur l’onglet Séquence, pour chacun des Départements, on indiquera ici, en ordre
numérique, l’ordre à laquelle les travaux doivent être effectués.
9. Sur l’onglet Baie VS Département, on associera d’un crochet les départements
pouvant être effectué dans chaque baie.
10. Sur l’onglet Disponibilité, on sélectionnera disponibilité permanente afin
d’initialiser l’horaire de travail régulier.
11. Vérifier que les statuts indiquer représente votre réalité. Ex : Le statut « Ouverte »
de 8h à 17h et « Diné-Souper-Pause » entre 12h et 13h.
12. Le statut « Réservé » sert à réserver du temps pour les rendez-vous de la
journée même, « Walk in ». Vous pourrez quand même prendre des rendez-vous
dans cette période pour une journée future, le logiciel vous donnera simplement
un avertissement.
13. Sur l’onglet Objectif, on inscrira ici chacun des objectifs que nous aimerions
identifier par une couleur dans la grille de rendez-vous. Ex : Suggérer un
alignement du véhicule.
14. Sur l’onglet Assignation des objectifs, on identifiera les heures de la journée
dans lesquels nous désirons que ses objectifs soient remplis. Le temps de la
journée sera alors de la couleur de l’objectif dans la grille de rendez-vous.
15. Appuyer sur la disquette en haut à gauche pour sauvegarder votre configuration.
Trucs et astuces : Un horaire temporaire peut être créé pour la période des
vacances ou le temps des fêtes par exemple. Simplement appuyer sur le + Vert et
indiquer la période visée. Vous pourrez fermer des baies ou réduire les heures de
travail selon vos besoins.
Comment prendre un rendez-vous
1. Dans le menu Facturation, cliquer sur Prise RV.
2. Double cliquer sur la case du moment de la journée où vous désirez donner un
rendez-vous.
3. Entrer le Code client ou inscrivez le Nom du client directement dans le champ
Nom.
4. Dans le cas d’un client existant, sélectionner son véhicule dans l’index des
véhicules.
5. Entrer les autres informations du véhicule.
6. Entrer directement les travaux à être effectué et le temps requis ou utiliser les
outils d’importation dans le haut de l’écran.
7. Lorsque vous avez terminé, appuyer sur la disquette pour sauvegarder.
Le rendez-vous est alors créer !
Comment rechercher un rendez-vous
1. Dans la Prise de rendez-vous, appuyer sur l’icône de Recherche .
2. Entrer la Date de début et la Date de fin de la recherche, si différent de ce qui est
affiché.
3. Entrer une partie du Nom du client ou autre information que vous avez dans les
champs appropriés
4. Appuyer sur l’icône de Recherche et les résultats de la recherche
s’afficheront à l’écran.
5. Faite un clic de droit sur le résultat afin de voir le sommaire du rendez-vous.
6. Pour modifier ce rendez-vous, cliquer sur l’icône qui vous positionnera à la
journée du rendez-vous. Faites un clic de droit sur le Rendez-vous et cliquer sur
modifier.
Comment modifier un rendez-vous
1. Dans la Prise de rendez-vous, lorsque vous vous positionné sur un rendez-vous
avec la souris, faites un clic sur le bouton de droit, cliquer sur modifier.
2. Modifier votre rendez-vous et cliquer sur la disquette pour sauvegarder.
Comment annuler un rendez-vous
1. Dans la Prise de rendez-vous, lorsque vous vous positionné sur un rendez-vous
avec la souris, faites un clic sur le bouton de droit, cliquer sur Supprimer.
2. Le logiciel vous demandera de confirmer la suppression. Appuyé sur OUI.
Comment transformer un rendez-vous en estimé / bon de travail
1. Dans la Prise de rendez-vous, lorsque vous vous positionné sur un rendez-vous
avec la souris, faites un clic sur le bouton de droit, cliquer sur Transformer en
estimé ou en bon d’atelier.
2. Le logiciel vous demandera si vous désirez ouvrir l’écran de facturation avec les
informations de ce rendez-vous. Cliquer sur OUI ou NON au choix.