1.

Processus LogistiquePilote : Responsable Logistique

Assurer l'organisation logistique de l'événement Agora Qualité et des séminaires de formation associés.

Acteurs .................................................................................................................................................. 1Réservation des salles et halls pour l'événement .................................................................................. 2Préparation et réservation des matériels ............................................................................................... 3Organisation de l'accueil et du buffet proposés lors de l'événement .................................................... 4Coordination des intervenants externes présents au QualityShow ...................................................... 5

1. ActeursResponsable LogistiqueCoordinateur ResponsableResponsable FinancierResponsable Communication Externe

Processus Logistique > Réservation des salles et halls pour l'événement 2

1. 2.

Réservation des salles et halls pour l'événementPilote : Responsable Logistique

Suppléant : Coordinateur Responsable

Il s'agit de proposer des lieux adaptés aux activités proposées par l'organisation. L'estimation du public attenduconstitue un enjeu majeur de cette démarche mais reste difficile à réaliser. Il faut également penser à la cohérencedes locaux proposés avec les facilités d'accès (parking, bus) et les moyens d'accessibilité (personnes à mobilitéréduite). Attention à réserver rapidement des lieux populaires et aux priorités des demandes ; attention enfin à ladate de l'événement et à la compatibilité avec la semaine des finaux ingénieurs / les séminaires ingénieurs.

Acteurs .................................................................................................................................................. 2Références ............................................................................................................................................. 2

1. ActeursResponsable LogistiqueCoordinateur Responsable

2. RéférencesProcessus Logistique (cf. Réservation des salles et halls pour l'événement)

Processus Logistique > Préparation et réservation des matériels 3

1. 2.

Préparation et réservation des matérielsPilote : Responsable Logistique

Suppléant : Coordinateur Responsable

Il s'agit de réserver l'ensemble des matériels nécessaires au bon déroulement de la journée Agora. Le gros matériel(tables, fauteuils, grilles) sont installés par le service logistique de l'UTC ; le matériel électrique (rallonges,multiprises, rétroprojecteur du hall PG2) est mis à disposition par une personne spécifique du service technique del'UTC ; le petit matériel (pinces, supports de panneaux, percolateurs) est prêté par l'accueil de PG1 et doit fairel'objet d'un comptage avant emprunt et après retour. Il est à noter que le matériel propre à la captation et ladiffusion de la vidéo live des conférences est entièrement géré par les personnes chargées des réseaux et de latechnique vidéo à l'UTC (PG2). Certains prêts font l'objet d'une convention en amont de la journée, d'autres pas carle responsable est présent le jour d'Agora.

Acteurs .................................................................................................................................................. 3Références ............................................................................................................................................. 3

1. ActeursResponsable LogistiqueCoordinateur Responsable

2. RéférencesProcessus Logistique (cf. Préparation et réservation des matériels)

Processus Logistique > Organisation de l'accueil et du buffet proposés lors de l'événement 4

1. 2.

Organisation de l'accueil et du buffet proposés lors del'événement

Pilote : Responsable LogistiqueSuppléant : Responsable Financier

Il s'agit de proposer un temps d'accueil le matin avant les conférences et un temps de restauration pour le déjeuner.En 2016 et en 2017, l'ensemble de ces prestations sont proposées gratuitement aux invités (sur inscriptionpréalable). Il est intéressant de demander plusieurs devis afin de prendre une décision éclairée car les idées reçuespeuvent s'avérer fausses (exemple de Herent Traiteur moins cher que le Crous en 2017).

Acteurs .................................................................................................................................................. 4Références ............................................................................................................................................. 4

1. ActeursResponsable LogistiqueResponsable Financier

2. RéférencesProcessus Logistique (cf. Organisation de l'accueil et du buffet proposés lors de l'événement)

Processus Logistique > Coordination des intervenants externes présents au QualityShow 5

1. 2.

Coordination des intervenants externes présents auQualityShow

Pilote : Responsable LogistiqueSuppléant : Responsable Communication Externe

Il s'agit de gérer les relations directes avec les intervenants pressentis ou retenus pour les conférences du QualityShow. En amont, faire connaître Agora Qualité et convaincre les professionnels. Ensuite, proposer un planning etexpliquer les modalités d'accueil pour la journée. En aval, assurer un suivi de la prestation (questionnaire desatisfaction). À tout moment, rester disponible pour les personnes qui souhaitent obtenir des informations ouproposer des solutions.

Acteurs .................................................................................................................................................. 5Références ............................................................................................................................................. 5

1. ActeursResponsable LogistiqueResponsable Communication Externe

2. RéférencesProcessus Logistique (cf. Coordination des intervenants externes présents au QualityShow)