UE 1 : Mthodologie des Organisations

Projet de cration dun centre de documentation : Information Scientifique et Technique (IST)

Analyse de la valeur

Marie PIU MASTER 2 : SCIENCES DE LINFORMATION ET DE LA

COMMUNICATION VALORISATION DE LINFORMATION

Introduction

Dans le contexte du rassemblement de plusieurs centres de documentation en une structure unique, il a t utile de concevoir en amont une tude de la valeur afin de constituer un centre de documentation en Information Scientifique et Technique dans une Universit.

Dans ce cadre, et dans un souci de qualit, l'analyse de la valeur est indispensable afin d'tudier la qualit du service. Cette qualit passe par une claire dfinition des produits et services offerts adapts un march et une clientle bien cibls, par une matrise des cots de ralisation de ces produits et services et par une mobilisation efficace et concerte de tout le savoir et savoirs-faire disponibles.

Tout d'abord, nous dtaillerons les diffrentes phases ncessaires pour l'laboration de ce projet que nous illustrerons par un diagramme d'Ishikawa, puis nous prsenterons l'analyse des cots dans un tableau afin de bien distinguer les cots directs des cots indirects.

Les diffrentes phases du projet

Phase d'information

Qu'est ce que c'est ?

Un centre de documentation technique en IST (Information Scientifique et Technique) et un centre de ressources spcialis en informatique documentaire. Ce centre de documentation va s'ouvrir dans une universit scientifique.

Pourquoi?

Le centre de documentation technique nait d'un besoin des tudiants de se former aux nouveaux outils et aux nouvelles technologies de l'information. En effet, les TIC (Technologies de l'Information Communication) voluent sans arrt et il est ncessaire de suivre ces volutions.

Public vis

tudiants et chercheurs dans le cadre dun projet de recherche et de dveloppement.

Enjeux conomiques

Les enjeux conomiques sont ici indirects. Le centre de documentation ne doit pas tre rentable comme le devrait tre une entreprise. Mais le centre de documentation doit rpondre des exigences de performance, de matrise des cots, de qualit et de comptitivit. Le dveloppement des nouvelles technologies doit tre ici bien apprhend par les tudiants afin d'tre efficace dans leur future vie professionnelle.

Moyens

Moyens humains

1 documentaliste pour le centre de documentation 1 documentaliste pour le laboratoire de recherche 1 magasinier pour l'quipement des ouvrages ( couvrir les ouvrages, mettre l'antivol,

mettre la cte etc.) et le rangement des ouvrages

Moyens financiers

70 000 euros pour la premire anne d'ouverture

Surface

1 pice 60m (centre de documentation) 1 pice 60m (laboratoire de recherche)

Phase de recherche

Qui fait la mme chose?

Dans le cadre d'un service public, la concurrence n'est pas aussi importante que si c'tait une entreprise prive. Les bibliothques municipales peuvent cependant tre des concurrentes dans le sens o les tudiants et les chercheurs peuvent s'y rendre. Mais les ouvrages et les revues sont davantage spcialiss dans notre centre de documentation.

O peut-on trouver les ressources pour alimenter le centre de documentation?

Les ressources peuvent tre internes l'tablissement et externes :

Ressources internes : les thses, le journal de l'universit, la documentation du laboratoire, les travaux des chercheurs

Ressources externes : documents provenant de l'INRIA, du CNRS, abonnements aux bases de donnes spcialises sur le Web.

Phase de dveloppement

Marge entre le cot et la valeur d'usage

(cf. diagramme d'ISHIKAWA)

Phase d'excution

laboration du plan : disposition du mobilier, du matriel (postes de travail, bureaux, etc.)

laboration d'une maquette

laboration du cahier des charges : laborer le cahier des charges fonctionnel dans un centre de documentation permet de prendre en compte toutes les attentes des utilisateurs dans l'laboration des services associs,d'avoir une politique d'innovation continue et de capitaliser le savoir faire et le garder jour. Les mthodes d'amlioration continue qui relvent de la qualit constituent un moyen efficace pour amliorer cette chane de la valeur. Cette dmarche et le cahier des charges fonctionnel (CdCF) qui en rsulte font l'objet de la norme franaise NF X50-151.

Prsentation dfinitive

Prsentation Powerpoint des diffrentes tapes du projet aux instances de l'universit afin d'obtenir le budget et la validation du projet. Prsentation du bilan prvisionnel.

Les fonctions dun service de documentation

Les objectifs dun service de documentation sont dune part de rendre linformation accessible et dautre part de dlivrer une information qui soit pertinente et fiable. Pour rpondre ces objectifs et permettre laccs linformation, trois fonctions principales sont ncessaires : la collecte, le traitement et la diffusion.

Dfinition de lAFNOR, 1985 : le service de documentation assure le traitement permanant et systmatique de documents (crits, imprims, photographies, audiovisuels) ou de donnes incluant la collecte, le signalement, lanalyse, le stockage, la recherche et la diffusion de ceux-ci pour linformation des usagers .

La collecte (ou fonction Entre ) reprsente toutes les oprations qui sont utiles pour constituer un fond documentaire : la recherche de linformation, le tri, lacquisition douvrages, les abonnements des revues, les commandes spcifiques.

Le traitement reprsente le classement et lexploitation de ces documents. Il consiste par exemple mettre en forme linformation brute de faon simple (une fiche ou une notice) afin que lutilisateur puisse retrouver facilement le document et y accder.

La diffusion de linformation peut tre ralise de diffrentes manires : rponse ponctuelle une demande, revue de presse, bulletin bibliographique

Diffusion Fonction Sortie

Traitement Fonction Traitement

Utilisateur

Service de documentation

Information brute

Collecte Fonction Entre

CONDUITE DU PROJET

MATIRES

Bibliographies

Rapports

Brevets

Thses Revues

scientifiques

Rsums Manuels Ouvrages spcialiss Mmoires

Types de documents

Publications Actes Images

crits

Sonores Numriques

Imprims

Nature des documents Supports des documents

Supports traditionnels

Papier

Photographie

Autre

Autres supports

Chimiques (films, microfiches)

Magntiques ou plastiques (K7 son et vido, disques

optiques, cdroms) lectroniques

MATRIEL MTHODES MAIN DOEUVRE

Ressources humaines

2 bibliothcaires

Zone technique

Zone de collections

Zone de travail Salles de

consultation

Accueil du public

Zone darchivage

MILIEU Surface = 120 m

tapes pralables

Constitution du fond documentaire

Benchmarking

Conception de lespace documentaire

tude de la scurit des personnes et des biens

Dfinition de la politique documentaire

Informatique

Logiciels & rseaux

Groupware

GED

Logiciel documentaire

Intranet Internet

Matriel

Scanner

Imprimantes Postes de travail

Photocopieur

Tables Chaises, fauteuils

Mobilier

Bureaux Etagres

Classeurs

Fournitures

Stylos

Papier Usuel

1 conservateur

1 bibliothcaire adjoint spcialis

1 agent administratif

1 magasinier

Frais fonctionnement

lectricit Factures

tude des besoins des utilisateurs

Diagramme dISHIKAWA

Dtail du diagramme

Matires : ce sur quoi le projet va apporter de la valeur ajoute

Dans notre projet, la matire premire rassemble toute linformation scientifique et technique contenue dans des documents de diffrents types, de diffrentes natures et stocke sur diffrents supports. Toutes les informations contenues dans ces documents doivent rpondre aux besoins des utilisateurs et en ce sens elles doivent tre pertinentes. Il est donc important de dfinir les domaines et les sous-domaines traits par le service de faon fournir des informations pertinentes en adquation avec les disciplines (biologie, chimie, physique) La pertinence de linformation constitue la valeur ajoute dans notre projet.

La nature des documents : - crits - Imprims - Numriques - Sonores

Les types de documents : - Revues scientifiques - Thses - Mmoires - Rapports - Actes de congrs / confrences - Ouvrages spcialiss - Manuels - Bibliographies - Rsums - Publications - Brevets - Images - Donnes statistiques et conomiques

Supports des documents : Support traditionnel :

- Papier - Photographie - Autres

Support nouveau : - Chimique (film, microfiches) - Magntique ou plastique :

Mode analogique pour les cassettes son et vido, les vidodisques Mode numrique pour les disques optiques (DON) et les disques compacts (cdroms)

- lectronique : les informations et donc les documents sont diffuss par fibres optiques, satellites, rseaux cbls, par Internet...

Il est noter que lensemble de nos documents comprend une part matrielle (les revues, les ouvrages) et une part immatrielles (les banques de donnes, linformation spcialise diffuse sur les rseaux dinformation)

Main duvre : personnes concernes par le projet

Notre centre de documentation tant un organisme public, nous avons recrut du personnel relevant de la fonction publique dtat ou de la fonction publique territoriale.

- 1 conservateur de bibliothque (catgorie A)

Son rle est denrichir et constituer les collections, conserver et mettre en valeur les fonds, organise la communication au public.

- 2 bibliothcaires (catgorie A)

Leur rle est daccueillir, dorienter et de conseiller le public dans sa recherche de lecture ou d'information. Il est galement charg d'acqurir de nouveaux ouvrages, de les classer, de les conserver.

- 1 bibliothcaire assistant spcialis BAS (catgorie B)

Son rle est de prendre en charge les tches techniques exigeant une qualification professionnelle dans un domaine particulier. Il ou elle peut notamment faire des recherches bibliographiques et documentaires, coordonner des travaux techniques courants et participer la formation professionnelle dans leur domaine de comptence.

- 1 magasinier (catgorie C)

Il ou elle est charg(e) de la mise en place des collections, de leurs dplacements et transferts, de leur communication et de leur conservation, de la surveillance et du gardiennage des locaux.

- 1 agent administratif (catgorie C)

Il ou elle est charg(e) dassurer les travaux de dactylographie, de bureautique et les tches administratives courantes.

Milieu : environnement

Notre service de documentation se compose de plusieurs zones distinctes car il doit permettre la fois de ranger les collections, de les archiver, deffectuer le travail interne (collecte, traitement, diffusion) et daccueillir le public.

- Laccueil du public

Il faut prvoir une zone daccueil o un membre du personnel assure linformation des utilisateurs. Cette zone doit tre clairement identifiable : borne informatique permettant la

consultation du catalogue et du plan de classement. Les nouveauts, dernires acquisitions et produits documentaires peuvent y tre exposes.

- Les salles de consultation

Une ou plusieurs salles de consultation offrent au public des espaces de lecture et dinformation. Ces salles contiennent galement les fichiers, les terminaux et consoles informatiques pour la consultation des donnes informatises ou la recherche sur Internet.

- Zones de collection

Ces zones sont ncessaires pour rpartir les collections en fonction de lespace. On peut crer par exemple un secteur pour les usuels (dictionnaires, encyclopdiesclasss par domaine).Un autre secteur pour le multimdia (cdroms, banques de donnes et connexion Internet). Les ouvrages rpartis selon le plan de classement et les priodiques peuvent tre affects galement dans dautres secteurs.

- Zones darchivage

Elles sont rserves pour les collections anciennes (ouvrages et priodiques) que lon a souhait conserver lors de linventaire.

- Zone de travail

Il sagit des bureaux ou espaces de travail rservs au personnel.

- Zone technique

Elle peut comprendre : un espace pour le photocopieur, un espace dtente, un distributeur de boissons, un espace sanitaire.

Matriel : partie immobilise

La partie matrielle comprend le matriel informatique, les logiciels utiliss, les abonnements aux banques de donnes, les frais de fonctionnement inhrents au service, les fournitures diverses ainsi que le mobilier.

Mthodes : faons de faire imposes ou non

- tapes pralables

Des tapes pralables sont ncessaires pour raliser notre projet, elles permettent danalyser lexistant et de dresser un premier tat des lieux. Dans un premier temps, nous devons raliser une enqute de besoins auprs des utilisateurs pour satisfaire au mieux leurs attentes. Cette enqute se fait par lintermdiaire dun questionnaire qui nous renseigne sur la fonction exerce par lutilisateur (tudiant, chercheur) et sur ses usages documentaires (rgulier, irrgulier, expriment, dbutant) Les rsultats de cette enqute pourront orienter par la suite la politique documentaire.

Un benchmarking peut tre ralis pour optimiser le service car cette technique issue de la gestion de la qualit permet de se renseigner sur la manire dont les autres services fonctionnent et en retirer le meilleur.

La constitution du fond documentaire est intrinsquement lie la politique documentaire dfinie au pralable. Cette tape tient compte de lexistant (inventaire des ressources existantes) mais elle est galement prospective : il faut prvoir les abonnements, dfinir les types de documents acqurir.

- Dfinition de la politique documentaire

Cette tape cruciale dans la ralisation de notre projet intervient en mme temps que les tapes cites prcdemment. La dfinition de la politique documentaire est importante car elle conditionne lorganisation et la gestion de la fonction documentaire dun organisme. Daprs Paul-Dominique Pomart et Eric Sutter (1997), la politique documentaire peut aboutir la mise en place de structures documentaires diffrentes dun organisme lautre. Au niveau de lunit documentaire, les objectifs assigns et les missions confies (parfois sous forme de charte ou schma directeur) influent normalement sur sa politique dacquisition et de gestion du fonds, sa politique de traitement et de diffusion, sa politique de gestion de comptences, ses partenariats et sa politique de communication. Elle peut conduire privilgier certaines catgories dusagers. Elle doit donner lieu une valuation priodique destine en mesurer limpact et les carts ventuels par rapport aux objectifs fixs.

- tude de la scurit des biens et des personnes

La scurit dun service de documentation doit tre tudie lors de la conception du projet. Elle concerne les personnes (membres du personnel et utilisateurs), les locaux, le mobilier et les collections. Un systme dalarme peut tre mis en place pour prvenir des incendies, des inondations ou encore des intrusions aux heures de fermeture du service. Un systme antivol quipant chaque document (pastille magntique) et des barrires magntiques peuvent constituer une protection efficace en cas de vol.

- Conception de lespace documentaire

Cette tape permet de dfinir comment organiser lespace et de prciser la situation du service de documentation : est-il facile daccs ? Est-il isol ? Faut-il mettre en place une signaltique pour faciliter son accs ?

Rpartition des cots

BUDGET : 70 000

COUTS DIRECTS : Il sagit des charges qui, tant propres un produit ou une activit, peuvent lui tre affectes directement sans discussion ni arbitraire.

COUTS INDIRECTS : Ces cots sont constitus des charges qui sont communes plusieurs produits et qui restent indiviss au niveau de la saisie.

COUTS FIXES : Ce sont les charges lies lexistence de lentreprise et correspondent pour chaque priode de calcul une production dtermine.

COUTS VARIABLES : Ceux-ci sont constitus de toutes les charges qui varient avec le volume dactivit de lentreprise.

COUTS FIXES COUTS VARIABLES Directs Indirects Directs Indirects

Immobilier Postes de travail Imprimantes Scanner Photocopies Tables Chaises Fauteuils Etagres

Groupware Logiciels

documentaires Internet Bases de donnes GED Gestionnaire de

linfo Documentalistes Aide-

documentaliste Magasinier Secrtaire

Publications Images Actes Rapports Revues scientifiques Bibliographies Manuels Brevets Mmoires Rsums Ouvrages

spcialiss

Papier Supports

photographiques Supports

chimiques Supports

magntiques Supports

plastiques Supports

lectroniques Stylos Classeurs Usuels

Conclusion

Ainsi, ces diffrentes phases nous ont permis de concevoir le projet dans son ensemble. L'analyse de la valeur nous a permis de cerner, dans le cadre de cette dmarche de conduite de projet, la meilleure adaptation des services rendus aux besoins actuels et futurs dans le contexte conomique et institutionnel d'un centre de documentation d'une universit.

En effet, un service a des exigences de performance et concourt l'accroissement de l'efficacit et de la comptitivit.