Quelle politique formation ? Club DRH, CCI du Cambresis Réunion du 12 Mars 2008

Quelle politique formation ?

Club DRH, CCI du Cambresis

Réunion du 12 Mars 2008

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• Le rôle d’un club est aussi d’échanger. Nous vous proposons pour cette réunion d’échanger autour de nos politiques formation.

• Bien entendu ces échanges sont confidentiels et n’ont pour autre objectif que d’échanger sur des situations et la manière dont nous y avons répondu.

• Nous vous proposons en outre de travailler en fin de réunion à la mise en place d’une base d’échange sur ce thème.

Echanges entre nous …Club DRH, CCI du Cambresis

Réunion du 12 Mars 2008

Tour de table …

• 2 options pour le tour de table …

• Présentation libre des politiques et pratiques de chacun

• Suivre un ensemble de quelques questions simples, chacun son tour, ceci permettant de focaliser plus facilement les interventions …

Formation & Stratégie

• Pensez vous que votre activité dans le secteur de la formation soit suffisamment articulée avec la stratégie et les enjeux de votre entreprise ?

• Si oui, pourquoi ?

• Si non, pourquoi ? Comment analysez vous cette situation ?

Les ressources

• Quelles sont les ressources que vous consacrez à la formation ?

• Temps consacré par le service RH

• Pensez vous être suffisamment informé/formé sur les enjeux de la formation professionnelle ?

• Budget

• Ceci vous apparait-il suffisant ?

» Pourquoi

Les réalisations

• Avez-vous une vision claire des réalisations (actions de formation) et de la répartition des moyens

• Heures de formation par

» catégories, services

» Formations managériales, informatique, commerciales, techniques …

» types de formation (1, 2 ou 3) …

• Impact et perception par l’encadrement et la direction de ces réalisations ?

» Avez vous des pratiques particulière d’évaluation de cette perception par typologie de formation

Impact

• Pensez vous que les formations que vous programmez ont un impact sur le fonctionnement de l’entreprise

• Economique

• Organisationnel

• Commercial

• Climat social

• Professionnalisme

• Pouvez vous l’illustrer au travers d’un ou deux exemples d’actions de formation ?

Performance

• Diriez vous que votre activité ‘formation’ est performante ?

• Au regard des moyens engagés par rapport aux impacts ?

• Connaissez vous un absentéisme en formation important ?

» Pourquoi

» Comment lutter contre ?

Satisfaction / Evaluations

• Quelle mesure de la satisfaction pratiquez vous ?

• Procédez vous à des évaluations

• A chaud

• A Froid

• Arrivez vous à en tirer des enseignements ?

• L’idée serait de constituer une base d’indicateurs que les membres pourraient partager.

• Cette base d’indicateurs permettrait à chacun de

• se positionner en la matière et

• d’identifier les pratiques les plus intéressantes

• L’idée serait donc de retenir quelques indicateurs sur chacun des champs pouvant être évalués et de les partager.

Les indicateurs de ressource• Ces indicateurs permettent d’évaluer quels sont les moyens mis en oeuvre par

l’entreprise pour organiser et gérer la formation des travailleurs qu’elle occupe.

On pense prioritairement aux dépenses en formation, on doit aussi compter les

gestionnaires de formation (leur nombre, leurs salaires) et d’éventuels moyens

matériels (immobilier) alloués à la formation.

• Coût total de la formation

• Coût de la formation par rapport à la masse salariale

• Nombre de personnes affectées à la gestion et la réalisation de la formation (ETP)


ramené à l’effectif moyen


ramené à l’heure de formation suivie ou organisée

• Utilisation des ressources (répartition des coûts)

• Part du co-nivestissement (en coût ou en temps)

• Etc …

Les indicateurs de réalisation• Ils permettent de mesurer tout ce qui est réalisé ou obtenu en contrepartie des

moyens engagés. Cela se traduit généralement en nombre total de travailleurs

formés (en ne les comptant qu’une fois chacun) et nombre total d’heures de

formation dispensées.

• Nombre d’heures de formation (réalisées, gérées, externalisées …)

• Nombre total de personnes formées

• Taux d’accès à la formation

• Espérance annuelle de formation (Nb heures / Effectif moyen de l’année)

• Durée moyenne de formation par personne formée

• Répartition des personnes formées (genre, âge , statut…)

• Répartition des personnes formées par type de formation (1, 2,3 )

• Nombre de personnes formées par domaine de formation (Informatique, vente …)

• Répartition des personnes formées par domaine de formation

• Taux d’accès par catégorie de personnel

• Dépense moyenne par collaborateur

• Dépense moyenne par personne formée

• Coût horaire moyen ….

Les indicateurs d’impact• Ils permettent de mesurer les conséquences des actions au delà de leurs

effets directs. Ils se mesurent en lien avec les objectifs stratégiques ou des objectifs de développement.

– L’impact de la formation doit être mesuré sur base de choses concrètes et opérationnelles. Cependant, il est

extrêmement difficile de pouvoir dire que c’est bien la formation (et elle seule) qui a permis d’atteindre ces

objectifs.

– On peut différencier l’impact sur l’organisation et la production et l’impact sur les personnes : Exemple

d’impact sur le plan de l’organisation ou du travail : réduction du nombre d’accidents après une formation

sécurité, réduction des déchets ou rebus après une formation environnement, augmentation des ventes après

une formation vente.

– Exemple d’impact sur le développement des personnes qui ont suivi les formations : mobilité des travailleurs :

combien (ou quel %) ont eu une promotion, ont changé d’affectation. On peut aussi essayer de mesurer

l’impact à plus long terme comme une meilleure rétention du personnel qui se traduirait par exemple par une

diminution du turn-over et/ou une augmentation de l’ancienneté.

– Ce qui concerne la mesure de la montée en compétence des personnes formées est d’après nous à classer

dans les indicateurs de résultats.

Les indicateurs de performance

• Ces indicateurs permettent de mesurer la qualité des services rendus par le

service formation, de voir si les moyens alloués à la formation sont bien utilisés,

si les formateurs et/ou les consultants sont de qualité, si les procédures de

gestion de la formation sont respectées.

• Ces indicateurs peuvent être calculés par action de formation, puis globalement

soit être agrégés par entité ou unité en fonction des besoins de l’analyse.

• Ces indicateurs doivent permettre au responsable de formation d’interpeller ou

de sensibiliser la hiérarchie et le middle management aux problèmes concrets

rencontrés dans leur travail et qui ont un impact direct sur les performances du

service.

• Des comparaisons peuvent être produites par service ou entité, par site

d’exploitation etc…pour différencier des situations au sein même de

l’entreprise.

Les indicateurs de performance

• Part relative des coûts de la formation interne (par rapport à l’externe)

• Proportion des heures de formation interne

• Taux de présence aux formations

• Taux d’assiduité aux formation

• Pourcentage de formations donnant lieu à une évaluation formelle (par la

personne formée, par l’encadrement, par le service formation …)

• Pourcentage de personnes ayant réussi l’évaluation formelle par rapport aux

nombre de personnes ayant suivi une formation suivie d’une évaluation formelle

• Pourcentage de formations ayant donné lieu à une certification de la personne

formée

Mais aussi

• Nombre de dossiers formation gérés par ETP au service formation

• Etc …

Les indicateurs de satisfaction

• Ces indicateurs sont calculés à partir des réponses aux enquêtes de

satisfaction. On calculera le taux de satisfaction en ramenant le nombre de

personnes satisfaites au nombre total de participants.

• Pour autant que les questions restent les mêmes, cela permet de suivre

l’évolution dans le temps ou de comparer les niveaux de satisfaction en

fonction d’une série de critères :

• le formateur

• les programmes

• les domaines

• les entités

• l'organisation logistique

• etc...

• Il convient à chaque entreprise de concevoir son ou ses questionnaires

d'évaluation en fonction des objectifs poursuivis et de la specificité de

certaines situations.

Les indicateurs de satisfaction

• Ces indicateurs sont calculés à partir des réponses aux enquêtes de

satisfaction. On calculera le taux de satisfaction en ramenant le nombre de

personnes satisfaites au nombre total de participants.

• Pour autant que les questions restent les mêmes, cela permet de suivre

l’évolution dans le temps ou de comparer les niveaux de satisfaction en

fonction d’une série de critères :

• le formateur

• les programmes

• les domaines

• les entités

• l'organisation logistique

• etc...

• Il convient à chaque entreprise de concevoir son ou ses questionnaires

d'évaluation en fonction des objectifs poursuivis et de la specificité de

certaines situations.

Pour ceux qui veulent aller plus loin …

Quelques indicateurs à utiliser dans des tableaux de bord formation

Quelques éléments …

• Analyse des besoins• Analyse des besoins• Dynamique de l’offre de formation• Adéquation Offre/Demande

• Choix des bénéficiaires• Concordance des publics visés/atteints• Orientation vers le bon programme

• Planification• Réalisation du plan

• Respect des procédures et coûts• Choix des opérateurs• Réalisation• Evaluation des actions

• Démarche d’évaluation• Résultats

• Suivi spécifique des développements personnels

Qualité de l’analyse des besoins

Indicateurs Commentaires

Nbre de volets formation complétés lors de l’entretien d’évaluation

% de dossiers exploités /dossiers rentrés % de formations planifiées par rapport aux formations demandées via les Entretiens d’évaluation directement via les hiérarchies directement via les collaborateurs autres, plans de successions et/ou plans de formation

% de responsables consultés

% de participants interrogés sur la pertinence de leur inscription au programme

Respect du timing (nbre de semaines de retard)

Pourcentage de profils de compétences existants par fonction ou par individu

Exploiter et analyser les dossiers rentrés au service personnel ou au service formation. Voir qui remplit le volet formation

Inventaire des formations demandées (Attention, définir ce qu’est une formation), compter combien ne rentrent pas dans le plan quand il a été adopté

% de services ou d’entités dont le responsable a participé à l’analyse de besoins % de participants dont l’inscription a été discutée entre lui et sont N+1. Cela vise une meilleure préparation à la formation, l’implication du N+1 et une réduction de l’absentéisme aux formations. Le demander lors de la formation ou le prévoir dans le suivi de la procédure d’inscription

Cela peut avoir un impact quand la formation est liée à un projet précis (lancement d’un produit, changement d’appareil de production)

Voir si des liens sont faits entre gestion des compétences et formation (attention au catalogue de formation)

Dynamique de l’offre de formation


Envoi du catalogue ou de l’info

% de formations proposées qui ne sont plus demandées depuis 3 ans

% de cours qui disparaissent % de nouveaux cours % de cours ayant subi des modifications

% de destinataires / cibles prévues

La procédure prévue a-t-elle été suivie ?

Adéquation Offre/Demande


% d’actions de formation pour lesquelles la procédure a été contrôlée.

Indicateurs de qualité de l’analyse de besoins (à définir en corrélation avec la définition des objectifs pédagogiques)

% d’actions de formation pour lesquelles il y un cahier des charges

% de demandes de formation satisfaites par des actions formelles (classiques)

% de demandes de formation satisfaites par des actions informelles (mobilité, stage, coaching, lecture,e-learning, parrainage, tutorat,)

Référence à une check list de taches pour vérifier si tout a été fait avant d’entamer la formation

Les conditions nécessaires pour pouvoir appliquer ce qui aura été appris sont-elles réunies ?

Exprimer les pourcentages de telle sorte d’obtenir un total de 100 % (formelles + informelles)

Concordance publics visés/atteints

Indicateurs Indicateurs

Nbre de participants informés des objectifs de la formation / nombre de personnes formées

Nbre de personnes formées / personnes prévues (par rapport au public cible)

Nbre de demandes insatisfaites / sur le nombre total de demandes (Demandes enregistrées mais pas traitées)

Nbre de demandes refusées ou postposées Répartition des bénéficiaires par fonction, entité, statut, genre, etc (en fonction des objectifs)

Nbre de participants informés des objectifs de la formation / nombre de personnes formées

Nbre de personnes formées / personnes prévues (par rapport au public cible)

Nbre de demandes insatisfaites / sur le nombre total de demandes (Demandes enregistrées mais pas traitées)

Nbre de demandes refusées ou postposées

Répartition des bénéficiaires par fonction, entité, statut, genre, etc (en fonction des objectifs)

Orientation vers le bon programme


Pourcentage de participants pour lesquels les pré-requis ont étés mesurés (tests …)

Indice de satisfaction des participants

Si les pré-requis sont établis pour combien de participants les-a-t-n mesuré ? Indice de satisfaction du formateur par rapport aux critères de constitution des groupes

Uniquement pour les programmes / matières où c’est utile …

Via le questionnaire d’évaluation

Questionnaire auprès des formateurs ou rapports de formation.

C) Planification


Nombre d’actions réalisées par rapport au nombre d’actions planifiées

Voir quelle unité est pertinente (heures, jours , sessions, personnes, programmes et/ou projets)

Respect des procédures et coûts


Montant total dépensé (ramené à la masse salariale)

Montant dépensé par rapport au montant planifié

ROI de la formation

% de formations suivies/formations payées ou engagées

% des coûts logistiques sur le coût global

Facture des consultants extérieurs, cout salarial du personnel interne qui gère et dispense la formation (temps plein et occasionnel), coût salarial des personnes en formation (nbre total d’heures X coût horaire moyen), frais logistiques (déplacement, séjour, locaux mat pédagogique), investissement immobilier (centre de formation)

voir quelle unité de calcul utiliser (nombre de personnes, de jours,…)

Choix des opérateurs


Répartition entre formateurs internes et externes

Comparaison coûts horaires entre formateurs internes et externes

Comparaison des coûts horaires entre formateurs externes

Indice de satisfaction des participants par formateur

En nombre d’heures ou en part de budget

Via questionnaires d’évaluation

Choix des opérateurs






% formateurs impliqués ou consultés sur questions logistiques (locaux, horaires,)



Réalisation






% formateurs impliqués ou consultés sur questions logistiques (locaux, horaires,)



Evaluation des actions


Nbre de questionnaires d’évaluation complétés

Nbre de questionnaires d’évaluation exploités

Nbre de N+1 consultés après x mois ou semaines

Nbre de bénéficiaires consultés après x mois ou semaines

enquête auprès des bénéficiaires ou du middle management

Résultat des évaluations


Indice de satisfaction

Part d’objectifs pédagogiques atteints par rapport aux objectifs fixés

Outil d’auto-diagnostic avec Feedback possible % de participants qui ont la possibilité de s’autoévaluer en fin de formation % de participants qui l’utilisent % de matière vue % d’exercices pratiques par matière % de participants s’étant exercés (mise en situation)

Général, par action, domaine, entité selon les rubriques du questionnaire.

Ces indicateurs se combinent entre eux

Suivi spécifique des développements personnelsIndicateurs Commentaires

Nbre de participants qui ont un plan d’action individuel en fin de formation

Part d’objectifs atteints à la fin du programme en termes de savoir-faire, compétences

% de participants et de N+1 interrogé

Nombre de personnes formées qui ont développé des comp. ou nbre qui ont demandé de valider des comp.Nbre d’interventions de coaching : % de personnes formées faisant appel au coach après la formation

Part de participants capables de former une autre personne « on the job »Nbre de participants qui ont impliqué le n+1 dans le processus de formation

Nbre de personnes formées qui font un lien entre la formation et leur carrière

Voir quel est le bon nombre d’objectifs individuels à planifier (faisabilité de l’analyse de suivi)

(intégré dans le Plan Développement Personnel)

Interroger l’apprenant et la hiérarchie

Cela nécessite de bien contextualiser les démarches de coaching (faire appel au coach ne peut être interprété ailleurs comme un manque d’autonomie)

Discussion des objectifs Modalités d’implémentation La formation a-t-elle répondu aux attentes du participant…

Documents

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