Redaction Administrative Avril 2009

LES ECRITS PROFESSIONNELS

SOMMAIRE

- 1 : les principes (page 2)

- 2 : style et hirarchie (page 3)

- 3 : la lisibilit (pages 4 5)

- 4 : la prsentation matrielle (page 6)

- 5 : le plan et la construction (pages 6 7)

- 6 : les documents administratifs (page 7)

- 7 : la typologie des crits administratifs (page 8)

- 8 : la lettre administrative (pages 9 11)

- 9 : la circulaire (pages 12 13)

- 10 : le compte-rendu et le procs-verbal (pages 14 16)

- 11 : la note de service, la note simple et le rapport (pages 17 20)

- 12 : le bordereau (pages 21 et 22)

- 13 : le courrier lectronique (page 23)

- 14 : conclusion (page 23)

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1) Les principes qui fondent lactivit de ladministration se rpercutent sur le style administratif :

- ladministration dans le cadre de sa mission de service public doit servir lintrt gnral et non les intrts particuliers. Cela implique donc que tous les citoyens qui font appel au service public soient traits avec galit dans le respect des textes lgislatifs et rglementaires. Le rdacteur doit donc crire avec neutralit, cest--dire ne pas simpliquer en exprimant des opinions ou des motions personnelles

Ces principes se rpercutent dans le style administratif, marqu par limpartialit, la discrtion, la prudence (avec lemploi du conditionnel) et qui doit tre galement nuanc, objectif et impersonnel. Exemples : - il conviendrait de, il y aurait lieu de, il semble que - mon attention a t appele sur, il ma t signal que, jai t saisi de (on ne dit pas par qui par discrtion) - je vous informe, je vous prcise, je vous indique

- la tendance plus rcente du style administratif veut personnaliser le style envers lusager pour crer avec lui un rapport plus humain, plus direct et moins anonyme

Exemples :

- je vous invite vous prsenter au guichet ou prsentez-vous au guichet - jai bien reu votre demande - jai le plaisir, le regret de vous annoncer que - il mest agrable de vous informer que

Si certains signataires veulent bien voquer plaisir ou regret , dautres prfrent rester totalement neutres. Cest donc le signataire qui dcide.

- la courtoisie, politesse Exemples :

- je vous serais oblig de bien vouloir - il me parat regrettable que - je dplore que - il eut t prfrable que - il ne mest pas possible de - il parat inopportun de

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2) Linfluence de la hirarchie sur le style administratif

- la responsabilit de lautorit hirarchique se traduit par le je du signataire, ainsi que par sa fonction et son nom, la signature tant une condition de la validit du courrier

Le signataire ne dit donc pas nous ni on

- la prsence ventuelle la fin du courrier dune dlgation de signature Pour le Ministre Par dlgation, le Directeur

- la prsence ventuelle la fin du courrier dune signature par ordre (P. O. ou P/O), autorisation orale et ponctuelle de signer des crits mineurs donne son subordonn par le suprieur hirarchique normalement habilit le faire

Pour le directeur Et P. O. le chef du bureau

- la prsence ventuelle dun sous couvert (S/c) illustrant le passage du courrier entre les mains du suprieur hirarchique avant son arrive au destinataire final

Le Ministre A M. le sous-prfet de Sous couvert de M. le Prfet

- la diffrence du style selon que le suprieur sadresse un subordonn ou vice versa Le suprieur informe, fait savoir, connatre son subordonn Le subordonn suggre, propose, rend compte, sollicite

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3) Un franais correct et adapt au public cible : privilgier la lisibilit Il ne faut pas employer trop dexpressions techniques ou de jargon par rapport au vocabulaire gnral de lusager et viter les expressions journalistiques ou la mode comme impacter ou incontournable ou autres. On peut expliquer un mot difficile avec cest--dire ou par exemple . Le rdacteur en sait parfois plus que le lecteur : il faut sadapter au lecteur. Il faut privilgier le franais (selon notre Constitution : La langue de la Rpublique est le franais ) :

- pas de mots trangers ; - pas de franglais : listing, planning ; - pas de latin.

La grammaire, la conjugaison et lorthographe sont soigner (ne pas hsiter consulter le Bescherelle ou le Bled). Recourir des mots simples : si (qui vite au cas o, dans lhypothse, lventualit o ), je me demande si (au lieu de je minterroge sur le point de savoir si ), pralablement sa transmission est moins bien que avant son envoi , vrifier au lieu de procder une vrification . Prfrer des verbes construction directe (atteindre, obtenir) quindirecte (parvenir ) Prfrer le verbe (pour tre coordonns) au nom (en vue de leur coordination) Points particuliers : Il faut veiller la fminisation des fonctions autant que possible (et surtout comme le souhaite lautorit administrative concerne : certaines prfrent la forme fminine, dautres non) : Madame la ministre, la juge, la dpute Attention aux plonasmes : par lettre en date du, exclusivement rserv, doit obligatoirement, peut ventuellement, voire mme, une somme dun montant de Je vous serai ou serais oblig de ? : faut-il employer le futur ou le conditionnel ? Le futur a une valeur dordre, le conditionnel une valeur de courtoisie et il est donc souvent utilis et prfr dans le langage administratif. Je vous saurais gr ou je vous serais gr : quelle forme est juste ? Cest la premire : on dit savoir gr et tre oblig de. Ne pas confondre ni mixer les 2 formules ! Bien vouloir (courtois) et vouloir bien (impratif) Aprs aussi , il faut inverser le verbe et le sujet : aussi convient-il Diffrence entre deuxime et second : second implique seulement deux lments Le verbe pallier est transitif : on pallie quelque chose

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Les majuscules : Pour les noms propres, en dbut de phrase, aprs un point, pour les sigles dj dvelopps une premire fois dans le corps du texte Pour le domaine de comptences : la ministre de lIntrieur, le prsident de la Rpublique Pour les formules dappel : Madame la Ministre, Monsieur le Prsident, Monsieur le Prfet, Monsieur le Maire, Monsieur le Premier ministre Mme, M., Melle, Me (Matre), Dr Pour les noms dorganismes au dbut du mot principal : le Conseil constitutionnel, lAssemble nationale La ponctuation : Elle facilite la comprhension du texte en sparant ou rapprochant les mots entre eux. Elle indique les pauses quand on lit haute voix Il faut crire etc. mais pas etc le point la fin dune phrase, dune unit de sens les points de suspension viter en rdaction administrative les deux points explication de ce qui prcde le point dinterrogation viter en rdaction administrative le point dexclamation ne convient pas la rdaction administrative le point-virgule - il spare plus fortement que la virgule, mais plus faiblement

que le point. Il semble tre de moins en moins employ lintrieur dune phrase - il se trouve aprs chaque alina dune numration, sauf le dernier qui finit par un point

la virgule - elle spare des mots de mme nature, non relis par et

- elle dtache un groupe en tte de phrase : par ailleurs, cet gard, dune part, dautre part, dune faon gnrale, - pas de virgule avant soit soit , ni ni - les virgules peuvent tre utilises pour faire ressortir exprs un groupe de mots dans la phrase

les guillemets citation exacte des paroles dune personne dans un procs-verbal

ou un compte-rendu

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4) La prsentation matrielle Des phrases pas trop longues (15 mots 20 mots) ni trop complexes (respect de la mmoire court terme) avec un sujet, un verbe, un complment dobjet direct, avec un style direct employant le vous Une ide par phrase, deux au plus Les paragraphes : chacun exprime plusieurs ides faisant partie dun mme ensemble cohrent 5) le plan

a) la structure : - lintroduction (rappel du contexte, de la demande ou du problme pos) : Jai lhonneur dappeler votre attention sur, de vous informer de, de vous faire connatre ou savoir que, jai t saisi dune question relative Vous mavez saisi de , vous avez bien voulu minformer de Par lettre du, communication du , en rponse Attention lexpression jai lhonneur qui marque rellement une certaine dfrence, car son usage abusif lui fait parfois perdre son sens. - le dveloppement (succession des arguments) : Jestime, prcise, constate, note, observe, signale que - le cas chant la conclusion (qui doit apporter une rponse claire la question traiter) Il y a lieu de, il convient de, il est ncessaire, souhaitable, indispensable, opportun de Attention aux expressions impersonnelles, nutiliser que si lon veut garder ce caractre impersonnel (confidentialit, obligation de rserve) sinon, il vaut mieux toujours prfrer un style direct mieux peru par le destinataire : Je vous demande, prie de, invite, engage Je soumets, prsente votre signature, apprciation, approbation b) les mots structurants et refltant les tapes de la rflexion : Tout dabord, ensuite, enfin, en premier lieu, en second lieu, en outre, par ailleurs, pour terminer, en conclusion, en dfinitive, en rsum, aussi, dans ces conditions, en consquence, en revanche, toutefois, nanmoins, dune part, dautre part . Par contre nest pas correct

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c) mthodologie : - analyse de la demande 1) Qui est lmetteur ? 2) A qui ? Qui est le destinataire ? 3) Pour dire quoi ? Quel est le message ? 4) Pourquoi ? Quel est lobjectif recherch ? 5) Comment ? Quelle est la stratgie utilise ? - recueil des documents ncessaires au projet de rponse la hirarchie des normes juridiques les circulaires et notes de service la doctrine la jurisprudence les revues spcialises - lecture rapide (reprage de larchitecture gnrale du texte, ainsi que des mots cls utiles pour le projet de rponse), puis slection des documents ncessaires et lecture dapprofondissement en vue de la rdaction - analyse du courrier rdiger 1) Qui est lmetteur ? Lcrit produire est-il dcisionnel ou seulement informatif ? 2) A qui ? Qui est le destinataire ? Un particulier, un fonctionnaire, un lu ? 3) Pour dire quoi ? Quel est le message ? 4) Pourquoi ? Quel est lobjectif recherch ? 5) Comment ? Quelle est la meilleure stratgie ? Le langage devra tre adapt au destinataire, plus simple pour un particulier 6) Les crits professionnels sont des documents administratifs Rfrence : article 1er de la loi du 17 juillet 1978 Libert daccs aux documents administratifs non nominatifs, sauf exceptions prvues par la loi. Libert daccs aux documents administratifs nominatifs aux personnes concernes, sauf exceptions prvues par la loi Principe de communicabilit (la CADA) On distingue : - les documents destins la communication interne (information dun gal ou ascendante vers un suprieur ou descendante vers un subordonn) : notes, comptes-rendus, rapports - les documents destins la communication externe : les lettres

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7) Typologie des crits administratifs

Les normes juridiques

Loi

Dcret

Arrt

Les crits destins informer

Rapport

Note simple

Lettre en forme administrative

Lettre en forme personnelle

Procs-verbal

Compte-rendu

Communiqu

Courriel

Les crits destins donner des instructions Circulaire Note de service Les crits destins transmettre Bordereau

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8) La lettre administrative Elle est destine la communication externe, pour informer, rpondre une demande, fournir des renseignements. Labsence de rponse une lettre au bout de deux mois vaut dcision implicite de rejet, do parfois la ncessit de faire une rponse dattente. Elle est en forme administrative ou en forme personnelle Une structure commune : - introduction, dveloppement, conclusion En forme administrative : entre deux administrations diffrentes (au sein dune mme administration, on emploiera la note) En forme personnelle : dune administration un usager ou une personne extrieure ladministration Le cas particulier des lettres aux lus :

- forme personnelle : rponse une intervention ; dune manire gnrale, cest la lettre adresse llu, une invitation par exemple

- forme administrative : si la lettre concerne le domaine administratif gr par llu ; cest la lettre adresse lautorit administrative (contrle de lgalit par exemple)

- si llu a plusieurs titres, on utilise le plus important (pour un dput ancien ministre, on dira Monsieur le Ministre ).

Pour les dcisions dfavorables :

- obligation de motivation ; - dcision implicite de rejet au bout de deux mois - indication des voies et dlais de recours gracieux, hirarchique, contentieux.

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La lettre en forme administrative : entre deux administrations diffrentes

REPUBLIQUE FRANCAISE MINISTERE DE LINTERIEUR,

DE LOUTRE-MER ET DES COLLECTIVITES TERRITORIALES

TIMBRE Lieu et date Service metteur du document Adresse du service metteur Affaire suivie par Tl. : . Fax : Courriel : . Rf : . SUSCRIPTION (EMETTEUR ET DESTINATAIRE) Le Ministre de lIntrieur A Monsieur le Sous-prfet de Adresse S/c de Monsieur le Prfet A lattention de M. X

OBJET : Votre demande de .. REF : V/lettre du P. J. : .. CORPS DE LETTRE

Introduction Par lettre du

Dveloppement Conclusion

P/ le Ministre de lIntrieur Par dlgation

Le Directeur Signature manuscrite Prnom et nom du signataire

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La lettre en forme personnelle : dune administration un particulier



TIMBRE Lieu et date Service metteur du document Adresse du service metteur Affaire suivie par Tl. : Fax : .... Courriel : Rf : . DESTINATAIRE Si enveloppe fentre Monsieur Laurent DUPONT 10, rue du Pont 59000 LILLE FORMULE DAPPEL Madame, Monsieur, CORPS DE LETTRE Introduction Par lettre du

Dveloppement Conclusion FORMULE DE POLITESSE Je vous prie de croire, M, lassurance de ma considration distingue Je vous prie dagrer, M, lexpression de ma considration distingue Fonction du signataire Signature manuscrite Prnom et nom du signataire P. J. : .. DESTINATAIRE Monsieur Laurent DUPONT 10, rue du Pont 59000 Lille

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9) La circulaire Il sagit dun document dordre interne adress des subordonns, par exemple les circulaires ministrielles adresses par ladministration centrale aux services dconcentrs. Elle prcise les modalits pratiques dapplication dune rglementation aux services chargs de son excution.

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La circulaire



TIMBRE Lieu et date Service metteur du document Adresse du service metteur Affaire suivie par Tl. : . Fax : Courriel : . N : .. SUSCRIPTION (destinataires) Le Ministre de lIntrieur Mesdames et Messieurs les Prfets

OBJET : REF: ..................................................................... . P. J. : .. RESUME : La prsente circulaire a pour objet de ...

Introduction - contexte, objectifs, plan Dveloppement - subdivisions numrotes : I a) b) II a) b)

Conclusion Fonction du signataire Signature manuscrite Prnom et nom du signataire

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10) Le compte-rendu et le procs-verbal (points communs et diffrences) A la suite dune runion, ces documents de synthse relatent le contexte, les principales interventions, les ides essentielles et les dcisions prises. Ils sont rdigs au prsent de lindicatif. Elments communs : - date, heure, lieu de la runion ; - liste des participants (importance du quorum pour le PV). Les caractristiques du compte-rendu : - il est libre dans la forme : pas de rgles prcises suivre ; - il est destin un suprieur pour linformer dune runion interne de travail ou simplement destin conserver une trace crite des dbats dune runion ; - il a un objet ; - il est intgral ou synthtique (dans ce dernier cas, il peut tre rdig comme un relev de conclusions ou de dcisions, le cas chant sous la forme dun tableau synoptique ; - il peut comporter des apprciations ; - son droulement est thmatique ou chronologique ; - sa signature nest pas obligatoire. Les caractristiques du procs-verbal : - il est tabli aprs une runion prvue par un texte : il est officiel et fait foi ; - il a un ordre du jour ; - il est exhaustif ; - il est objectif ; - son droulement est chronologique ; - il doit tre sign du Prsident et du secrtaire de sance et il est communicable aux tiers.

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Le compte-rendu



TIMBRE Lieu et date Service metteur du document Adresse du service metteur Affaire suivie par Tl. : . Fax : Courriel : .

COMPTE-RENDU DE LA REUNION DU

OBJET : REF : . Introduction Le vendredi 5 septembre 2008 15 heures sest tenue en salle sous la prsidence de Monsieur X, sous-directeur, une runion relative Participaient cette runion : - Mme Y, charge de mission - M. Z, chef du 2me bureau etc.

Dveloppement - 1re possibilit : plan chronologique dexpression des ides - 2me possibilit : plan logique avec subdivisions thmatiques I a) b) II a) b)

- 3me possibilit : relev des dcisions prises THEME ABORDE DECISION PRISE

Conclusion La prochaine runion est fixe .

Fonction du signataire Signature Identit du signataire

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Le procs-verbal



TIMBRE Lieu et date Service metteur du document Adresse du service metteur Affaire suivie par Tl. : . Fax : Courriel : .

PROCES-VERBAL DE LA REUNION DU DE LA COMMISSION

Introduction Le vendredi 5 septembre 2008 15 heures sest tenue en salle sous la prsidence de Monsieur X, sous-directeur, la runion de la commission Etaient prsents : - Mme Y, charge de mission - M. Z, chef du 2me bureau, etc. Etaient absents : - Mlle. Y, chef de section, etc. Ordre du jour - point n 1 - point n 2 etc.

Dveloppement chronologique - reprise des points de lordre du jour avec lessentiel des dbats et les dcisions adoptes

Conclusion Lordre du jour tant puis, la sance est leve La prochaine runion est fixe


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11) Note de service, note simple et rapport La distinction entre note , note pour, note lattention de La note de service, document interne, diffuse des instructions ou des informations gnrales et collectives manant de la hirarchie vers les services. Elle a souvent trait lorganisation du service La note simple, document interne, permet de sadresser un autre collgue, un suprieur, un gal ou un subordonn lintrieur dune mme administration (du ministre ou de son cabinet vers les directions dadministration centrale, entre ces directions ou entre les directions dune prfecture, lintrieur dun mme service, etc.). Elle suit la voie hirarchique. Par note, le suprieur peut demander son subordonn daccomplir un travail ou dtudier un problme. La note faite en rponse par le subordonn doit donc tre un document oprationnel, une aide la dcision pour le suprieur, destine linformer en lui prsentant les lments essentiels dune rglementation, dune affaire ou dun dossier. La note est aussi souvent utilise pour prsenter de faon argumente la signature du suprieur un projet de lettre ou darrt qui accompagne cette note. La note est caractrise par sa brivet Le rapport est aussi un document interne daide la dcision pour le suprieur, destin linformer en lui prsentant les lments essentiels dune affaire ou dun dossier, mais qui est dune grande importance ou dune particulire complexit. Le rdacteur sexprime en disant je et sengage sur le contenu du document. Il est accompagn en annexe de toutes les pices justificatives tayant largumentation dveloppe dans le rapport. Il est souvent volumineux en raison de limportance du sujet trait.

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La note de service



TIMBRE Lieu et date Service metteur du document Adresse du service metteur Affaire suivie par Tl. : . Fax : Courriel : . - pour affichage - pour diffusion

NOTE DE SERVICE

OBJET : .. REF. : . P. J. : .

Introduction



Destinataires :

- -

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La note



TIMBRE Lieu et date Service metteur du document Adresse du service metteur Affaire suivie par Tl. : . Fax : Courriel :

NOTE A LATTENTION DE .

OBJET : .. REF : . P. J. : ..

CORPS DE LA NOTE Introduction


Fonction du signataire Signature manuscrite Prnom et nom du signataire Copie

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Le rapport




RAPPORT A LATTENTION DE .

OBJET : .. REF. : . P. J. : .

Introduction



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12) Le bordereau Cest le moyen le plus simple de transmettre un document si aucune lettre dexplications nest ncessaire. Il comporte :

- la dsignation des pices transmises ; - le motif de leur transmission.

Le motif :

- pour information : le destinataire doit prendre connaissance

- pour attribution : le destinataire doit traiter

- pour avis : le destinataire doit donner son avis

- pour lments de rponse : le destinataire doit fournir des lments

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Le bordereau




BORDEREAU DENVOI A LATTENTION DE

DESIGNATION DES PIECES NOMBRE OBSERVATIONS - lettre de M. X . 1 - pour attribution


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13) Le courrier lectronique ou courriel La messagerie : une mthode en pleine expansion. Cest un crit qui se caractrise par sa grande souplesse Rgles respecter :

- courtoisie : dire bonjour ; - soigner le style (qui doit tre prcis et choisi avec soin), lorthographe et la

grammaire (pas de style tlgraphique ni de langage parl) ; - brivet des phrases et du message (sinon recourir la lettre ou la note) ; - viter dcrire la totalit du message en majuscules - le cas chant, structurer le message avec une introduction, un dveloppement,

peut-tre une conclusion ; - respecter la voie hirarchique - signature.

*

* * 14) Conclusion

Rgle de lintrt croissant : du gnral vers le particulier

Rgle de lintrt humain : sadresser au lecteur directement avec mots concrets et des pronoms personnels je, vous

Indice de facilit de lecture

Indice dintrt humain

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LES ECRITS PROFESSIONNELSSOMMAIRE- 1: les principes (page 2)- 2: style et hirarchie (page 3)- 3: la lisibilit (pages 4 5)- 4: la prsentation matrielle (page 6)- 5: le plan et la construction (pages 6 7)1) Les principes qui fondent lactivit de ladministration se rpercutent sur le style administratif: - ladministration dans le cadre de sa mission de service public doit servir lintrt gnral et non les intrts particuliers. Cela implique donc que tous les citoyens qui font appel au service public soient traits avec galit dans le respect des textes lgislatifs et rglementaires. Le rdacteur doit donc crire avec neutralit, cest--dire ne pas simpliquer en exprimant des opinions ou des motions personnelles

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