Rédiger des rapports efficaces - ?· écrits professionnels, d’en bien cerner la définition par…

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    12-Sep-2018

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  • Michelle Fayet Jean- Denis Commeignes

    Rdiger des rapports efficaces

    5e dition

  • Dunod, Paris, 2015

    5 rue Laromiguire, 75005 Pariswww.dunod.com

    ISBN 978- 2- 10- 072125- 2

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    Des mmes auteurs

    De Michelle Fayet et Jean- Denis Commeignes

    12 mthodes de communication crite et orale, 4e d., Dunod, 2013.

    Faites une synthse ! Lessentiel en temps limit avec la mthode Octopus, Dunod, 2012.

    Russir la note administrative aux examens et concours, ditions dOrganisation, 1997.

    Russir sa dissertation dexamen ou de concours, ditions dOrgani-sation, 1998.

    Bien communiquer aujourdhui (coll.), Larousse, 1999.

    De Michelle Fayet

    crire en anglais professionnel, en collaboration avec Sandra Thibaudeau, Dunod, 2014.

    Savoir rdiger le courrier dentreprise, en collaboration avec Aline Nishimata, ditions dOrganisation, dernire dition 2014.

    Le Franais commercial, en collaboration avec Aline Nishimata, Dunod, 1991.

    Russir ses comptes rendus, 3e d., ditions dOrganisation, 2005.

    Modles types de lettres et courriers lectroniques (avec CD- Rom), 3e d., ditions dOrganisation, paratre en 2015.

  • Rdiger des rapports effi caces

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    Correspondance commerciale en anglais, ditions dOrganisation.

    La Formation en alternance, mode demploi, en collaboration avec Anne Dorel et Marie- Laure Ltocart, ditions dOrganisation, 1995.

    Rdiger sans complexes, 3e d., ditions dOrganisation, 2014.

    Le grand livre de lHistoire de France, en collaboration avec Aurlien Fayet, Eyrolles, 2014.

    CD- Rom : Qualit des crits professionnels (150 heures de formation), dit par la Chambre de Commerce et dIndustrie de Paris (Advancia),

    1998 Prix spcial du jury CCMP du meilleur produit pdagogique mul-

    timdia 2000.

    Naviguer en grammaire (22 heures de forrmation), produit e- learning Novancia (CCIP).

    Le terrain des crits (12 heures de forrmation), produit e- learning Novancia (CCIP).

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    Table des matires

    Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7

    PARTIE 1LES OUTILS MTHODOLOGIQUES

    1. Le rapport dans lunivers des crits professionnels . . . . . . . . . 11Documents dentreprise au service de laction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12

    Compte rendu ou rapport : quelles diffrences ? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

    Rle de la problmatique dans un rapport . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18

    La recherche du plan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20

    2. De lide au rapport : tude de cas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27Contexte dans lequel seffectue la commande du rapport . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29

    Ltape documentaire du rapport . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35

    Ltape dexploitation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39

    Ltape de conception du plan et de la rdaction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43

    3. Huit types de rapports . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51A comme rapports dActivit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52

    S comme rapports de Stage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53

    P comme rapports de Projet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54

    E comme rapports dtude ou dExpert . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55

    C comme rapports Commerciaux . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56

    T comme rapports Techniques . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57

    S comme rapports de Synthse. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57

    Rapports par messageries lectroniques . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58

  • Rdiger des rapports effi caces

    4

    4. Analyser grce la mthode APPROACH . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61Le parcours de la mthode . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62

    Les lments constitutifs des diffrentes tapes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64

    5. Prendre des notes autrement. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71Que penser de la prise de notes ? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72

    La prise de notes sous forme de tableau synoptique . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74

    La prise de notes arborescente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79

    PARTIE 2 APPLICATIONS PRATIQUES

    6. A comme rapports dActivit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91Trame dun rapport dactivit de socit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92Le rapport individuel pour soulever des problmes ou tre force de propositions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95

    Points cls respecter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97

    7. S comme rapports de Stage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103Trame dun rapport de stage connotation professionnelle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104

    Stratgies de plans . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108

    Points cls respecter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 114

    8. P comme rapports de Projet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121Trame dun rapport de projet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 122

    Stratgies de plans . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 126

    Points cls respecter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 128

    9. E comme rapports dtude ou dExpert . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 141Trame dun rapport dexpert . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 142

    Stratgies de plans . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 146

    Points cls respecter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 153

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    Table des matires

    10. C comme rapports Commerciaux . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 155Trame dun rapport commercial . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 156

    Stratgies de plans . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 161

    11. T comme rapports Techniques . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 169Trame dun rapport technique . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 170

    Stratgies de plans . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 173

    Points cls respecter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 177

    12. S comme rapports de Synthse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 181Trame dun rapport de synthse. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 182

    Stratgies de plans . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 187

    Points cls respecter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 190

    13. Rapports synoptiques . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 201Osez aller lessentiel de manire trs pratique . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 203

    Des rapports de prparation la dcision . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 204

    Les tapes de lanalyse ponctuelle en tableau . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 204

    Prparer son travail rdactionnel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 209

    crire pour les autres dans un tableau . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 210

    PARTIE 3 CONSEILS RDACTIONNELS

    14. tayer son rapport par une argumentation effi cace . . . . . 215Quest- ce quargumenter ? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 217

    Argumenter prsuppose une intention . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 218

    Argumenter, cest ngocier Argumenter, cest ngocier . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 220

    Neuf arguments pour faire vivre vos explications. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 221

    Monter en puissance argumentaire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 225

    Fiche-outil n1. Onze chanes ou stratgies argumentaires les plus frquentes dans les rapports . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 226

  • Rdiger des rapports effi caces

    6

    15. Contrler son implication rdactionnelle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 233Quel est votre degr dimplication ? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 235Jouez avec le ton . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 238

    Fiche-outil n2. Le degr dimplication (du degr le plus fort au degr le plus faible) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 236

    Fiche-outil n3. Pistes fi nales pour une meilleure intelligence du texte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 242

    Conclusion : les rapports cachs de Lonard . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 251

  • 7

    Introduction

    L effi cacit est de nos jours au centre des proccupations de ceux qui ont la volont de sadapter en permanence aux mutations technologiques et aux nouveaux enjeux issus de la concurrence mondiale. Dans ce monde complexe o la masse dinformations est

    exponentielle, les rapports sont des outils rassurants, porteurs de

    rsultats concrets directement exploitables. En effet, ces documents,

    centrs sur les mises en pratique, favorisent la construction des

    rfl exions lorigine des dcisions les mieux adaptes un contexte

    donn.

    Vos rapports, pour tre vritablement percutants, doivent rpondre

    imprativement trois critres qui guideront notre dmarche au cours

    de cet ouvrage : acceptabilit, rentabilit et faisabilit.

    Ainsi, laccueil rserv ceux- ci dpendra troitement de la qualit

    de lanalyse et de largumentation, dfense crdible de votre rflexion,

    et de la logique densemble du texte. Ce seront l les lments cls

    de leur acceptabilit auprs de vos commanditaires.

    Le souci de rentabilit ne sera pas non plus absent car, au- del

    des enjeux strictement financiers abords dans les contenus, nous

    veillerons vous faire gagner du temps et de lnergie par le biais de

    mthodes prouves.

  • Rdiger des rapports effi caces

    8

    Enfin, certains rapports devront prouver la faisabilit des proposi-

    tions mises par leur aspect directement oprationnel, dmontrant

    ainsi quils ne sont pas utopiques.

    Il nexiste pas de rapports types adaptables toutes les situations

    rencontres. La rflexion et le plan sont en effet en troite adqua-

    tion avec les terrains traits, et ceux- ci sont innombrables. Toutefois,

    aprs tude de rapports issus de diffrents secteurs, nous sommes

    en mesure de dgager des tendances stables et de classer ces docu-

    ments en sept grandes familles.

    Afin de vous les prsenter de manire aisment mmorisable, nous

    les avons rpertoris sous le sigle ASPECTS :

    A pour rapports dActivit ;

    S pour rapports de Stage ;

    P pour rapports de Projet ;

    E pour rapports dExpert ou dtude ;

    C pour rapports Commerciaux ;

    T pour rapports Techniques ;

    S pour rapports de Synthse.

    Ce livre a t conu en trois parties.

    La premire partie, centre sur les apports thoriques, vous per-

    mettra dacqurir les outils mthodologiques susceptibles de vous

    faciliter lensemble de votre travail.

    La deuxime partie vous offrira lopportunit didentifier la famille

    laquelle appartient le rapport que vous devez rdiger et vous

    permettra de vous appuyer sur les lois et conseils qui sy rattachent.

    La troisime partie regroupe les conseils rdactionnels essentiels

    dans ce contexte spcifique dcriture.

  • Partie 1

    Les outils mthodologiques

  • SommaireChapitre 1 Le rapport dans lunivers

    des crits professionnels 11

    Chapitre 2 De lide au rapport : tude de cas 27

    Chapitre 3 Huit types de rapports 51

    Chapitre 4 Analyser grce la mthode APPROACH 61

    Chapitre 5 Prendre des notes autrement 71

    Avant toute conception et rdaction de rapports, il est important davoir une vision densemble de la place des rapports au sein des crits professionnels, den bien cerner la dfinition par comparaison avec les comptes rendus et de reprer quel(s) type(s) de rapport vous souhaitez crire.

    La mthode APPROACH, dcrite dans cette partie, sera le fil conduc-teur mthodologique de la partie suivante directement oprationnelle.

    Cette partie prparera les parties suivantes centres sur la mise en pratique et les conseils rdactionnels concrets.

  • Chapitre 1

    Le rapport dans lunivers des crits professionnels

    Documents dentreprise au service de laction

    Compte rendu ou rapport : quelles diffrences ?

    Rle de la problmatique dans un rapport

    La recherche du plan

  • Les outils mthodologiques

    12

    L es documents professionnels sont tous des textes favorisant laction. Toutefois, leur volume et linvestissement de travail et de rfl exion rclams vont considrablement varier dun docu-ment lautre en fonction de la dimension des actions traites.

    Documents dentreprise au service de laction

    Le mail, transmis par Internet, est loutil de communication cl

    de la vie professionnelle tant en interne quen externe. Il permet

    de traiter tous les problmes et besoins du quotidien et vhicule

    toutes les informations utiles pour faire avancer les actions.

    La lettre est gnralement centre sur un cas ponctuel, rsultat

    dune dcision denvergure plus vaste (changement tarifaire impos

    par exemple tous les clients), ou sur un problme spcifique trs

    cibl (raisons dun retard de livraison).

    La note de service harmonise les actions au sein dune mme

    structure avec pour objectif dinformer ou de transmettre des

    directives prcises.

    Le compte rendu entrine les dcisions prises et permet de rap-

    peler chacun les diffrentes actions mener simultanment. Le

    procs- verbal est un compte rendu sign ou approuv oralement

    par les participants avant diffusion.

    La note de synthse facilite la vision densemble dun sujet partir

    de documents existants et favorise ainsi la rapidit dune prise de

    dcision.

    Le rapport, plus en amont, transcrit aprs analyse une rflexion

    taye et argumente, qui permettra ensuite la rsolution des

    problmes de manire trs concrte, en prvoyant dans certains

    cas les modalits dapplication, voire mme les cots. Cest le

    document cl de la prise de dcision mrie.

    Do

  • Chapitre 1. Le rapport dans lunivers des crits professionnels

    13

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    Un nouveau type dcrits simpose progressivement au sein du

    monde professionnel : les crits en ligne. Ces crits diffuss par

    Intranet ou Internet, pages de sites web, communications multi-

    mdia, etc., rclament un esprit de synthse et une grande clart

    dexpression. En effet, lapproche rdactionnelle sapparente celle

    des messages mis par diapositives PowerPoint. Un chapitre sera

    consacr aux nouveaux rapports rdigs pour tre transmis par

    Internet.

    Compte rendu ou rapport : quelles diffrences ?

    Vous constatez aisment autour de vous une confusion frquente

    entre les mots compte rendu et rapport , souvent employs lun

    pour lautre. Cette erreur est renforce par lusage. Un rdacteur de

    compte rendu est en effet parfois appel rapporteur en labsence

    de mot prcis permettant de le qualifier. Aucun mot na ainsi t

    cr dans la langue franaise pour nommer le rdacteur dun compte

    rendu. En situation de runions trs officielles cependant, celui- ci est

    dsign sous le vocable de secrtaire de sance .

    Deux documents trs diffrents

    Le compte rendu de runion et le rapport sont pourtant deux docu-

    ments que tout spare : mthodologie, objectifs et forme.

    Document caractre essentiellement informatif, le compte

    rendu de runion fige en une sorte de photographie les changes,

    les propos tenus entre les personnes. Le rapport, par une approche

    oppose, met quant lui en mouvement, comme pourrait le faire

    un documentaire film, une rflexion personnelle ou de groupe, en

    pleine libert assume par le ou les rdacteurs.

  • Les outils mthodologiques

    14

    Cest ainsi que deux comptes rendus bien rdigs retranscriront

    par des formulations diffrentes des contenus semblables, tandis

    que deux rapports pourront dfendre deux points de vue divergents,

    labors pourtant partir dune mme problmatique de dpart.

    Les rapports : des documents intelligents

    Les rapports sont des documents plus autonomes, plus puissants,

    qui participent lintelligence dun sujet et qui, par le pouvoir de leur

    force argumentaire, peuvent convaincre ou modifier lopinion de leurs

    lecteurs. Par une volont de dpassement de la simple information,

    le rapport se veut un document daction ayant pour principal objectif

    dappuyer la qualit de la prise de dcision.

    Alors que le rdacteur dun compte rendu est entirement impliqu

    dans lcoute afin dtre le plus objectif possible, le rdacteur dun

    rapport sappuie, quant lui, sur des choix dinformations, des analyses

    et des arguments trs personnels. Il se doit en effet dapporter une

    plus- value par une analyse et une argumentation qui remportent lad-

    hsion. Le rapport est donc construit selon la volont dun metteur

    en scne , son rdacteur. Ce dernier dtient la libert de diriger sa

    manire tant la rflexion de fond que la forme. Le terrain dexercice

    du rapport est par consquent considrablement plus vaste que celui

    dun compte rendu pour lequel le rdacteur est cantonn un ordre

    du jour pralablement tabli.

    Toutefois, en raison mme de sa sduisante autonomie daction, le

    rapport est un document plus difficile concevoir et rdiger.

    Il exige une maturit des connaissances et un temps de travail

    beaucoup plus important que celui consacr aux comptes rendus,

    mis part les rapports traitant de manire oprationnelle dun sujet

    ponctuel.

  • Chapitre 1. Le rapport dans lunivers des crits professionnels

    15

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  • Les outils mthodologiques

    16

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  • Chapitre 1. Le rapport dans lunivers des crits professionnels

    17

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    et un temps de maturation

    Le rapport se construit par un temps de rflexion absolument

    ncessaire, alors qua contrario le compte rendu rclame plutt une

    ractivit forte.

    Tableau 1.2 Principales diffrences entre compte rendu et rapport

    Compte rendu Rapport

    Volont dinformer Volont de convaincre ou de faire adhrer

    Prise de notes permettant par la suite de reproduire fi dlement le sens

    Prise de notes permettant de retenir les lments essentiels dune documentation et dtablir, par slection, sa propre thse ou position

    Document caractre essentiellement objectif et informatif

    Document dveloppant une opinion personnelle sous lapparence de lobjectivit

    Document de reformulation en langage crit

    Document argument selon langle pris par la thse personnelle ou la position dfendue

    Absence de rajout darguments personnels par le rdacteur

    Prsence souvent indispensable dune argumentation pertinente base sur lopinion personnelle du rdacteur

    Aucune problmatique dfi nie par le rdacteur

    Prsence dune problmatique de dpart dfi nie par le rdacteur

    Prsence dune introduction ou dune conclusion seulement dans le cas o celles- ci ont t nonces lors de la runion

    Introduction amenant le contexte (annonce, prsentation) et gnralement la problmatique.

    Prsence dune conclusion argumente

    Plan thmatique organis selon lordre du jour ou par points abords rdigs a posteriori en labsence dordre du jour

    Souplesse dutilisation des formes de plans, gnralement analytiques sous forme de diagnostic

    Titres cadres numrots ou non Titres cadres ou pleins selon le type de rapport et lobjectif vis

    Document relativement bref selon le type de compte rendu (maximum 20 pages)

    Document extensible pouvant voluer de 10 1 000 pages selon le type de rapport

    Mthodologie proche du rsum de texte

    Mthodologie proche de la dissertation

    Mot- cl : mmorisation Mot- cl : rfl exion

  • Les outils mthodologiques

    18

    Il est toujours plus efficace de ne pas laisser scouler trop de temps

    entre la date de la runion et la rdaction de son compte rendu.

    Le temps, ami du rapport, est lennemi du compte rendu, fortement

    tributaire des capacits de mmoire de son rdacteur.

    Deux mots- cls pourraient donc, en synthse, caractriser ces deux

    documents : mmorisation pour le compte rendu et rflexion pour le

    rapport.

    Rle de la problmatique dans un rapport

    Afin de dvelopper un thme avec intelligence et efficacit, il est

    essentiel de dfinir au pralable langle de recherche et de travail le

    plus pertinent au regard du contexte trait.

    De la problmatique lanalyse

    La problmatique a pu tre explicitement formule par votre com-

    manditaire pour rpondre une de ses interrogations : Rdigez- moi

    un rapport analysant limpact de la publicit sur le comportement

    des enfants de moins de dix ans. Il peut galement vous avoir t

    demand un rapport plus gnraliste portant sur un thme comme La

    restauration scolaire dans notre circonscription , sans autre prcision.

    vous alors de saisir les enjeux de votre commanditaire, selon la

    conjoncture, sa position hirarchique ou son pouvoir de dcision et

    dorienter alors votre analyse suivant une problmatique que vous

    aurez formule au dbut du document.

    Dans le cas dun rapport de synthse trs complet, la problma-

    tique sera le thme choisi, Les enseignants et lenseignement dans

    un monde en mutation , mais seront alors nonces, ds labord,

    R

  • Chapitre 1. Le rapport dans lunivers des crits professionnels

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    .

    les limites possibles dun sujet aussi vaste ainsi que le contexte du

    questionnement.

    Erreur frquente : confusion entre thme et problmatique

    Beaucoup dchecs aux examens proviennent dune mauvaise iden-

    tification de ce quest un thme (la publicit) et une problmatique

    (impact de la publicit sur le comportement des enfants de moins

    de dix ans).

    Forts de la rvision trs approfondie dun thme, certains candidats

    rpondent en effet trop largement la problmatique en sappuyant

    sur leurs connaissances du thme, dpassant alors le cadre de la

    problmatique dfinie. Au moment de lpreuve, ils ont limpression

    de russir, de parfaitement dominer le sujet, et stonnent plus tard

    de leur mauvaise note, attribue une copie qualifie de hors sujet

    par le correcteur. Il sagit alors dun dbordement de sujet.

    Vous en avez peut- tre fait lexprience ; ne commettez donc pas

    la mme erreur lors de la rdaction de votre rapport. Le document le

    plus efficace sera celui qui permettra au destinataire de prendre rapi-

    dement une dcision, en toute connaissance de causes (lexpression

    nest pas ici anodine).

    Mis part quelques grands rapports de socit sur des thmes

    comme : la drogue en France, les rythmes scolaires, la culture

    Internet tous les rapports ont pour mission essentielle de

    provoquer laction oprationnelle la plus rapide et la plus adapte.

    Il est par consquent essentiel de circonscrire le sujet de manire

    trs prcise.

  • Les outils mthodologiques

    20

    La recherche du plan

    Avant de vous proposer la mthode APPROACH qui deviendra le fil

    conducteur de votre travail de rapporteur, il est ncessaire de perdre

    toute apprhension concernant le choix dun plan.

    Savoir structurer est sans nul doute une qualit apprcie et

    reconnue de tous. Surestime quant lampleur des difficults quelle

    reprsente, cette tape amne certains rdacteurs redouter le

    moment fatidique o ltape foisonnante des notes est franchie pour

    conduire la rflexion vers le monde plus froid des structures.

    La multiplicit des plans est- elle une illusion ?

    Vous avez peut- tre, comme beaucoup, limpression que les plans

    potentiels sont multiples et que la recherche du plan est un abme

    dans lequel chacun est susceptible de tomber. Les souvenirs, issus

    des passs scolaires individuels, viennent de plus renforcer cette

    impression et crent la certitude que ce terrain est difficile dominer

    pour le commun des mortels.

    Or, il nen est rien. Les multiples plans possibles, dclinables

    linfini, peuvent tre tout simplement classs en quatre grands

    chemins dorganisation de la pense. La tche sen trouve soudain

    bien simplifie !

    Quatre chemins pour penser un plan

    La pense, par ordre de difficult et dengagement personnel, peut

    sorganiser selon les quatre modes de fonctionnement synthtiss

    comme suit sur la roue du raisonnement.

    1. Lorganisation linaire chronologique ou spatiale suit lordre

    agenc par le temps pour prsenter les faits dans une perspective

    La

  • Chapitre 1. Le rapport dans lunivers des crits professionnels

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    .

    historique ou dcrire de manire spatiale la position de btiments,

    par exemple.

    Cette organisation exige de celui qui sexprime une mmorisation

    ordonne appuye sur laxe du temps ou de lespace. Ce mode de

    classement est facile utiliser par toute personne. Chacun est en

    effet capable de mmoriser les faits de manire chronologique et

    de les prendre en notes ordonnes selon lordre des dates ou de

    faire appel sa mmoire visuelle pour dcrire.

    Toutefois, ce schma de pense prsente le risque dtre rapi-

    dement ennuyeux pour le rcepteur du message par son aspect

    dnumration de dates ou ses descriptions fastidieuses de lieux.

    Diffrents thmes peuvent de plus simbriquer, crant alors une

    mauvaise perception densemble. Il est donc prfrable dans un

    rapport de nutiliser lordre linaire que pour amener une partie ou

    une sous- partie caractre historique ou descriptif.

    Cette approche prsente, en outre, linconvnient de limiter largu-

    mentation car la succession des dates namne pas forcment les

    faits en cohrence.

    2. Lorganisation par thmes ou par catgories consiste prsenter

    la problmatique traite sous plusieurs angles de vue : gogra-

    phique, politique, social, religieux Ces angles pris peuvent se

    dcliner linfini selon les initiatives de celui qui sexprime.

    Lavantage de ce type de structure est douvrir, en panorama, le

    champ de la rflexion. Cependant dans le cas des rapports, ces

    plans peuvent entraner, si lon nest pas vigilant, le passage trop

    rapide dune catgorie lautre, limitant de ce fait le dploiement

    dune argumentation approfondie. Ils sont nanmoins frquents

    dans les rapports dactivit ou de synthse.

    Les comptes rendus, en revanche, crits moins engags, suivent

    systmatiquement ce type de plan, dtermin par les thmes de

    lordre du jour.

  • Les outils mthodologiques

    22

    Dans le cas dun rapport, il est habile dexploiter trs srieusement

    chaque partie en analysant et en argumentant de manire trs

    taye au sein de chaque catgorie aborde.

    3. Lorganisation par opposition1 amne le dveloppement dopi-

    nions personnelles fortes lors de la comparaison entre avantages

    et inconvnients, pour ou contre, positif et ngatif chaque fois

    une alternative est prsente.

    Dans le cadre dun rapport, ce type dorganisation nest, en gnral,

    vritablement utile quen sous- partie. En effet, cette approche sert

    dappui, notamment pour prsenter les avantages et inconvnients

    dune mthode, dune application, dun choix

    Le plan dialectique, surtout employ en philosophie, expose une

    thse, son contraire ou antithse, pour aboutir au final une syn-

    thse. Il participe donc, par cette confrontation, la mme dmarche

    intellectuelle, mais il est mieux adapt au monde des ides.

    4. Lorganisation par diagnostic, de type trs analytique, ncessite

    un investissement personnel de rflexion particulirement intense.

    Il nexiste pas, en effet, pas de bon diagnostic sans une analyse

    approfondie des causes dun problme ou dun dysfonctionne-

    ment, aprs une dfinition prcise de lexistant ou dun constat.

    Cest le type dorganisation de la pense le mieux adapt la

    dmarche du rapport, mme si, au final, le texte est agenc selon

    un plan par catgories pour des raisons pratiques ponctuelles. Il est

    de fait toujours possible de rechercher des causes et de les rpartir

    au sein des diffrentes catgories abordes.

    Reprer un plan par catgories dans un rapport ne signifie donc pas

    forcment que ce rapport prsente des limites. Une analyse trs

    srieuse, sur le mode dun diagnostic, a trs bien pu tre mene en

    1. Le plan par opposition est galement utilis dans le domaine juridique. Il correspond au fameux plan en deux parties qui oppose, par exemple, le cadre juridique la jurisprudence, la loi ses applications, les principes gnraux aux cas particuliers.

  • Chapitre 1. Le rapport dans lunivers des crits professionnels

    23

    amont au sein des diffrentes parties, traites pourtant au final par

    catgories pour donner une plus grande impression dobjectivit.

    Il faut malgr tout retenir limportance de ce centrage sur la

    recherche des causes pour tre dans la voie dun rapport de qualit.

    Les meilleurs mdecins ne sont- ils pas ceux qui savent dcouvrir

    la vritable origine dune maladie et qui se donnent, au moyen de

    lanalyse, les atouts pour choisir le mdicament le mieux adapt ?

    Cependant, il est ncessaire de remarquer ds labord que tous les

    rapports nenvisagent pas forcment, au sein mme du texte, les

    causes dun problme. Davantage centrs sur laction, ceux- ci se

    cantonnent lanalyse de lexistant, aux solutions et aux moyens

    mettre en place. Certains experts, quant eux, peuvent avoir

    exclusivement analyser les causes dun problme.

    Labsence de la rubrique causes ne signifie donc pas que le rdac-

    teur na fait aucun effort de recherche dans ce domaine. Labsence

    de prconisations peut galement exister dans des rapports o

    prime la volont danalyse. Le rdacteur peut avoir volontairement

    occult lanalyse des causes pour des raisons essentiellement pra-

    tiques (il peut en effet tre un spcialiste reconnu du sujet auquel

    on fait entirement confiance ou bien ne pas vouloir mettre en

    valeur des erreurs passes). Son objectif est alors dengager trs

    rapidement des actions pour mettre en application les solutions

    quil prconise.

  • Les outils mthodologiques

    24

    Organisationlinaire : chronologiqueou spatiale

    Organisationpar thmes(ou par catgories)

    Organisationpar oppositioncompare

    Organisationpar analyse sous forme de diagnostic

    14

    3 2

    Figure 1.1 La roue du raisonnement

    FAITS

    DIAGNOSTIC

    CAUSES CONSQUENCES

    OPPOSITION

    THSE

    THSE

    A

    BTHMES OU CATGORIES

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    T

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    3

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    1

    M-3 M-2 M-1 M+1 M+2 M+3

    LINAIRE CHRONOLOGIQUE OU SPATIAL

    Figure 1.2 Les quatre types dorganisation de la pense

  • Chapitre 1. Le rapport dans lunivers des crits professionnels

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    Les multiples plans que vous avez ctoys au cours de votre vie

    voluent autour de cette roue du raisonnement, vritable appui de

    logique intrieure. Cependant, vous remarquerez quun plan peut

    aussi reposer, dans son intgralit, sur une imbrication de plusieurs

    organisations de pense. Ainsi, dune dmarche chronologique en

    premire partie, on peut passer ensuite, ds la deuxime partie, une

    prsentation par catgories du point trait pour, en troisime partie,

    se consacrer un diagnostic. Ce plan met en valeur la richesse et la

    souplesse de toute pense qui, selon les besoins de communication,

    peut choisir des stratgies adaptes. Dans tous les cas, il est indis-

    pensable de ne pas choisir une organisation qui pourrait desservir la

    thse dfendue.

    Afin dtre en mesure de djouer tous les piges et de structurer

    dsormais vos textes de rapport de manire efficace, il est important

    davoir pris conscience de ces ralits intellectuelles pour se donner

    les moyens de sautoguider. Observez- les galement autour de vous

    afin de vous imprgner de leur logique interne par lexprience

    vcue.

    Le rapport est le document le plus engag des crits profes-sionnels car il rclame, dans sa dimension la plus complte, des analyses et propose des prconisations pour mettre en place des solutions.

    Le rapport comporte gnralement une problmatique de dpart apte guider le rdacteur, mme si celle- ci nest pas toujours expri-me dans le document.

    Selon les quatre typologies de plan, le rapport est plutt de type diagnostic , la dmarche intellectuelle la plus complte puisquelle volue de manire analytique des causes vers les solu-tions. Toutefois, certains rapports peuvent tre prsents selon un plan par catgories pour donner une impression moins engage (mais lauteur laura pens sur le mode diagnostic).

    RETENIR

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