MOD RNISATION

Retour d’expérience CICAcadémie de Rennes

Intervention de : Dominique Paupard, référent technique T2, coordonnateur paye

Sylvain Gru, référent promoteur + technique HT2, bureau du budget Séminaire annuel du CIC

11 octobre 2013

Sommaire

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I. Photographie de la démarche CIC académique

II. Retour d’expérience

Photographie de la démarche CIC académique

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Données quantitatives :

50 000 agents payés (hors vacataires)30 000 public (12 000 dans le 1°, 15 000 dans le 2 ° + 3 000 ATSS)17 000 dans le privé (7 000 dans le 1°, 10 000 dans le 2°)3 000 assistants d’éducation

800 intervenants à différents niveaux :Services de gestion : DPE – DPEP – DIPATE – DOSService des examens et concours + service de la formation 4 DSDEN577 établissements (2° public et privé) intervenant dans les SIRH via GI-GC, STS-ASIE, MOSART

Gouvernance académique

Le responsable du bureau du budget est le référent promoteur et technique pour le HT2Le coordonnateur paye est le référent technique pour le T2 Ces 2 entités, ainsi que le service étude, pilotage et performance (ex-contrôle de gestion) sont directement rattachées au Secrétaire Général depuis l’expérimentation LOLF

Photographie de la démarche CIC académique Quelques jalons

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Expérimentation LOLF

« Proto-référentiels 2° PJ 1

- Visite Cour des Comptes- Extension des proto-

référentiels aux divisions

2004 - 2005 2008 2009 2011

«MNA » 1° privé

2012 2013

Diffusion RCI MENCirculaire académique 02/2012

- rappels fondamentaux

- méthodologie (ateliers)

Circulaire académique 05/13- organisation- plan de contrôle

Sommaire

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I. Photographie de la démarche CIC académique

II. Retour d’expérience : Dispositif actuelPlan de contrôleEnvironnement documentaireBilan

Dispositif actuel

Le réseau académique CIC T2 les correspondants CIC dans les services : 42 personnes dans 3 services de gestion au Rectorat et 4 DSDEN PJ 2

la coordination paye

AGENTCONCERNÉ

% ETP CIC ATTRIBUTIONS

Coordonnateur payeet adjoint au coordonnateur paye

50%25%

Actions d’information et de formationAnimation du réseau de correspondants CIC ( circulaires, notes, réunions d’informations, constitution des ateliers et modalités de fonctionnement) Mise en œuvre du plan d’action académique : consignes d’examen et de validation des référentiels, définition et constitution de l’environnement documentaire (guides et fiches de procédure) , création et mise en place du plan de contrôle

POLE 1 : SERVICES1 SAENES

50% DOMAINE : Suivi des référentiels nationaux et des listes de contrôle associées, concernant le traitement principal : prise en charge agents et lauréats concours, CMO, temps partiel ACTIVITES- Vérification de l’effectivité, de l’exhaustivité et de la traçabilité des listes de contrôle paye éditées par les services - contrôles de supervision ou de second niveau

POLE 2 :ETABLISSEMENTS1 SAENES

50% DOMAINE :Suivi des référentiels nationaux et des listes de contrôle associées, concernant les rémunérations accessoires et les retenues : NBI, indemnités, HSE,SFT,SNFACTIVITESContrôles thématiques nationauxASIE : suivi et contrôle des saisies des établissements dans ASIE détection des anomalies, avis aux EPLE, blocage des mouvements incorrects SFT : contrôles des droits via le site WEB académique pour l’ensemble des bases de donnéesApplications métier : Indemnités formation et examens concoursMOSART : suivi des retenues pour service non fait

Plan de contrôle

1/Formalisation de la sélection des listes de contrôle à éditer : PJ 3 et 3 bis

2/Contrôles de supervision et de 2nd niveau (CP) ALLER PAYE

- le tableau de bord FLSCTL :»  vérification des contrôles effectués PJ 4»  bilan annuel PJ 4 bis

» copie de la 1ère page PJ 4 ter

- le tableau de bord des autres listes » certificat de contrôle PJ 5» tableau de bord PJ 5 bis

-les contrôles de la coordination paye » liste par pôle: le contrôle SFT (PJ 6 et 6 bis) » le journal des contrôles : (PJ 6 ter)

RETOUR PAYE• ** analyse du retour paye (PJ 7)• ** suivi des vrais rejets (PJ 7 bis)

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Environnement documentaire

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1) La formation des gestionnaires : PJ 8 et PJ 8bis

2) Les fiches de procédure : l’exemple du 1°privé (PJ 10 et 10 bis)

3) Requêtes a posteriori B.O (PJ 11)

1) La formation des gestionnaires : PJ 8 et PJ 8bis

2) Les fiches de procédure : l’exemple du 1°privé (PJ 10 et 10 bis)

3) Requêtes a posteriori B.O (PJ 11)

Bilan

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• Dispositif contraignant mais accepté .Les rôles sont distribués, ce qui  permet de faire des rappels ciblés aux services (via les tableaux de bord) qui n’ont pas toujours la disponibilité souhaitée .

• Dispositif qui permet une évaluation des activités de CIC au travers de bilans mensuels (rejets) ou annuels (listes de contrôle) et donc de prévoir des formations adéquates .

• Dispositif évolutif , sur la base d’un constat partagé du chemin qui reste à parcourir par les différents acteurs (plan d’actions).

Réserve•  Absence de lien vérifié avec une augmentation de la découverte d’anomalies avant départ paye faute de 

comptabilisation. 

Chantiers pour 2013 • Gérer l’abondance de documentation et de requêtes BO au rectorat  (identifier les auteurs, évaluer la pertinence des 

documents , prioriser les tâches) et résorber le déséquilibre avec les DSDEN.• Réduire la  consommation excessive de papier et organiser un archivage numérique• Améliorer les organigrammes fonctionnels pour des divisions importantes (PJ 9 et 9 bis)

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