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SEMINAIRE DE CONTACT19-22 novembre 2008
Outils de gestion de projet
PLAN
1. Caractéristiques d’un projet2. Méthode de l’APPRET
- Analyser une situation. Identifier le contexte et le cadre du projet. Identifier les parties prenantes. Analyser les problèmes. Analyser les objectifs
. Analyser les stratégies d’intervention - Préparer le projet- Planifier le projet- Réaliser le projet- Evaluer- Transformer
1. Caractéristiques d’un projet
- Il a une finalité (résultats attendus)
- C’est une anticipation (désir de combler un manque)
- C’est une opération volontariste (adhésion de toutes les parties prenantes)
- Il se déroule dans un espace temps défini- C’est une opération complexe (inventer
méthodologie, basé sur des problèmes)
- Il comprend des phases de : planification – exécution – évaluation
2. Méthode de l’APPRET
Pour gérer un projet, il faut:- Analyser- Préparer- Planifier- Réaliser- Évaluer- Transformer
Analyser une situation
Identifier le contexte et le cadre du projet
Identifier les parties prenantes
Analyser les problèmes
Analyser les objectifs
Analyser les stratégies d’intervention
Identifier le contexte et le cadre du projet
Identification du cadre du projet par une analyse du contexte social, économique et de l’état de la question que l’on souhaite traiter
Cette identification vise surtout à délimiter la problématique qui sera traitée dans le projet
Identifier les parties prenantes
Identifier et analyser les intervenants et les bénéficiaires du projet :
Recensement de toutes les parties concernées
Analyse de leur intérêts dans le projet, de leurs attentes, de leur potentiel et de leurs limites
Pour une utilisations maximales des ressources disponibles et un partage efficace des responsabilités
Pour un partenariat complémentaire et pluridisciplinaire
L’analyse des problèmes
Identifier les problèmes clés que devrait résoudre le projet, quelles en sont les causes et les conséquences, les personnes concernées par les problèmes ?
Etablir les liens de causes à effets entre les problèmes
Concevoir l’arbre à problèmes
L’analyse des objectifs
L’analyse des objectifs permet de décrire la situation attendue après résolution des problèmes et ainsi d’identifier les objectifs du projet
Reformulation de manière positive de l’arbre à problèmes.
L’arbre à objectifs représente alors la situation future à atteindre.Il donne également une première indication en terme d’action à envisager.
Analyser les stratégies
Stratégies = ensemble d’actions visant à obtenir un résultat
Identifier l’ensemble des stratégies possibles (analyse des résistances).
Logique d’intervention
Il s’agit de :
L’objectif global auquel contribue le projet
Les objectifs spécifiques du projet
Les résultats intermédiaires à atteindre
Les activités ou tâches à réaliser
L’opérationnalisation
Indicateurs objectivement vérifiables (description des objectifs en termes de qualité, quantité, lieu et temps)
Les sources de vérification (indiquent où et sous quelle forme on peut obtenir les informations sur l’atteinte des objectifs)
Les moyens et les coûts (permettent de déterminer les moyens nécessaires à l’exécution des activités et d’en chiffrer le montant)
Préparer le projet
- Choisir des priorités – Hiérarchiser sur base de critères de sélection pondérés
- Définir des objectifs à atteindre: pour identifier les objectifs du projet, on passe alors d’un objectif général à un ou 2 objectifs spécifiques.
Un objectif doit être: S spécifiqueM mesurableA acceptableR réalisteT timing
Planifier le projet
Estimer la faisabilité (Soyez réaliste !) Définir des stratégies d’actions pour
atteindre l’objectif que l’on s’est fixé Définir des moyens et des ressources Organiser un plan
Coordonner les étapes d’une action pour atteindre un objectif fixé en tenant compte des ressources et des contraintes
Utiliser les compétences des différents intervenants
Rétroplanning, diagramme de GANTT et PERT Qui, quand, quoi, comment ?
Réaliser le projet
Définition des tâches et des rôles:
Prévoir le pilotage du projet Respect de la planification
Prévoir la coordination du projet Responsabilité au niveau des décisions
Prévoir le suivi du projet Gestion administrative et financière
Évaluer le projet
Évaluer = Comparer des informations à un ensemble de critères en vue de prendre une décision
Définir des éléments de référence Prévoir l’utilisation des résultats Préparer le recueil des informations Choisir le mode de comparaison des
données
Plan de gestion de la qualité
o Suivi et évaluation du projet (management, budget, gestion administrative)
Suivi et évaluation des résultats et produits à leurs différents stades d’avancement
Rôle des partenaires, des utilisateurs et des bénéficiaires dans le processus
Transformer le projet
Prévoir la diffusion des rapports
Préparer la communication sur le projet Traces à garder et à transmettre
Concevoir ce qui existera après le projet « C’est quand le projet est fini que tout
commence »
La stratégie de valorisation
Diffusion et exploitation des résultats doivent faire partie intégrante du projet et doivent garantir leur utilisation.
en vue d’une intégration de ceux-ci dans les systèmes et/ou politiques de formation (si possible).
Préalables
Nécessité d’intégrer dans le projet les principaux acteurs clés ou décideurs de la formation
Nécessité de connaître les besoins en la matière, le marché et les clients potentiels
Nécessité d’avoir des produits ou des résultats de bonne qualité et « clé sur porte »