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Tableau de suivi des évolutions du document

Indice Date de validation Motif de changement d’indice

A 01/09/2014 Création

B 18/04/2016

- Ajout des références réglementaires ;

- Abandon de la signature des états d’heures par les

vacataires ;

- Signature des états d’heures par les directeurs de

département et centres de ressources et non plus par

le directeur des formations ;

- Limitation du nombre maximum d’heures ETD de

vacations à 187 ;

- Paiement trimestriel pour chaque vacataire

Objet et domaine d’application

Cette procédure a pour objet de définir les responsabilités et les règles applicables en

matière de recrutement des vacataires.

Liste de diffusion

Enseignants, directeurs de départements et centres de ressources, direction des ressources

humaines et des affaires juridiques, service des formations et de la vie étudiante, agence

comptable, direction.

Documents associés

Tableau de recrutement des vacataires

Fiche de renseignements : imprimé n°51-RH

Attestation employeur : imprimé n°49-RH

Demande de remboursement des déplacements : imprimé n°5-DAF

Fiche interlocuteur : imprimé n°47-RH

Pièces à fournir : imprimé n°48-RH

Accusé de réception du livret de consignes de sécurité : imprimé n°71-COM

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PR-RH-01 Indice B

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Textes de référence

� Décret n°83-1175 du 23 décembre 1983 modifié relatif aux indemnités pour

enseignements complémentaires institués dans les établissements publics à caractère

scientifique et culturel et les autres établissements d’enseignement supérieur relevant

du ministère de l’éducation nationale ;

� Décret n°87-889 du 29 octobre 1987 relatif aux conditions de recrutement et d’emploi

de vacataires pour l’enseignement supérieur ;

� Arrêté du 6 novembre 1989 modifié fixant les taux de rémunération des heures.

Définition

Les chargés d’enseignement vacataires sont des personnalités choisies en raison de leurs

compétences dans les domaines scientifique, culturel ou professionnel, qui exercent, en

dehors de leur activité de chargé d’enseignement, une activité professionnelle principale.

Lancement de la campagne Mai année universitaire N-1 DRHAJ

Afin de recenser les besoins, la DRHAJ envoie un mail, accompagné du tableau d’agrément

des vacataires N-1 à compléter, aux directeurs de département et de centre de ressources

pédagogiques.

Recensement des vacataires Mai/mi-juin A.U. N-1 DD+CRP

L’objectif est de définir le besoin de recrutement en fonction de la maquette pédagogique.

Choix des vacataires pour l'année N+1 sur la base des vacataires N-1/N et des besoins N+1 :

- Le directeur de département et/ou centre de ressources pédagogiques doit adresser

aux vacataires pressentis, une fiche de renseignements sur sa situation

professionnelle qu’il devra retourner remplie avec son CV.

- Le directeur de département et/ou centre de ressources pédagogiques devra

transmettre ces éléments à la DRHAJ dès réception, avec le tableau de recrutement

complété pour préparation du Conseil Scientifique Restreint (CSR).

Il est impératif de fournir ces éléments sous peine que le dossier ne soit pas examiné en

Conseil Scientifique Restreint. Le nombre d’heures ETD (équivalent TD) maximum par année universitaire et par vacataire

est de 187 heures.

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PR-RH-01 Indice B

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Contrôle avant CSR Dès réception fiche de renseignements DD+CRP+DRHAJ

Dès réception de la fiche de renseignements du vacataire pressenti, la DRHAJ contrôle et

valide les conditions de recrutement au regard de sa situation professionnelle.

Examen du statut des vacataires

S'assurer que le candidat a une activité professionnelle principale en dehors de son activité

de chargé d'enseignement :

- soit en une activité salariée d'au moins 900h pour les salariés et de 300h pour

les enseignants ;

- soit en la direction d'une entreprise ;

- soit avoir une profession libérale ;

- soit être auto-entrepreneur (sous conditions) ;

- soit être doctorant inscrit en thèse ;

- soit être titulaire d'une pension de retraite et avoir - de 67 ans (selon l'année

de naissance).

Validation du choix des vacataires Fin juin A.U. N-1 CSR

� Le Conseil Scientifique restreint aux enseignants-chercheurs donne un avis sur les

compétences des candidats en fonction des enseignements à délivrer.

� Sont membres : les enseignants-chercheurs et assimilés.

� Peuvent être invités : les directeurs de département et centre de ressources, la DRHAJ, le

SFVE.

Le CSR réuni en commission d’agrément vérifie et examine :

- la formation du candidat ;

- son expérience professionnelle ;

- ses compétences en vue des enseignements à effectuer.

Suivi du CSR Fin juin – début juillet A.U. N-1 DRHAJ

A l’issue de la commission, le tableau d’agrément des vacataires est :

- visé par le directeur de département et/ou centre de ressource ;

- puis validé par le directeur des formations.

Le compte rendu du conseil est signé par le Président du Conseil Scientifique Restreint.

Les données simplifiées des vacataires sont saisies dans l’application MANGUE.

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PR-RH-01 Indice B

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Gestion administrative des dossiers Courant juillet DRHAJ

1. Envoi aux vacataires des dossiers à compléter et des contrats prévisionnels à signer

Contenu :

- Fiche de renseignements ;

- Contrat vacataire le cas échéant ;

- Attestation employeur ;

- Exemplaire de l’ordre de mission + les modalités de remboursement ;

- Fiche interlocuteur ;

- Pièces à fournir ;

- Charte informatique ;

- Accusé de réception du livret de consignes de sécurité.

Pièces à fournir dans tous les cas :

- Un RIB pour tous nouveaux vacataires et si changement de coordonnées bancaires ;

- La fiche de renseignements personnels dûment complétée ;

- La charte informatique et les consignes de sécurité signées.

Pièces à fournir selon les différents cas :

- Salariés du secteur privé : attestation d'activité complétée et signée de l'employeur

principal et copie du dernier bulletin de salaire ;

- Salariés du secteur public : autorisation de cumul de rémunération fournie par

l'employeur principal et attestation d'activité dûment complétée et signée de

l'employeur principal et copie du dernier bulletin de salaire ;

- Professions libérales, dirigeants d’entreprises et auto-entrepreneurs : photocopie de

la contribution économique territoriale (taxe professionnelle) et justificatifs de

moyens d’existence réguliers depuis au moins trois ans ;

- Doctorants inscrits en 3ème

cycle : certificat de scolarité ou une copie de la carte

d’étudiant, copie du contrat relatif à la situation actuelle ;

- Titulaires d’une pension de retraite (moins de 67 ans au cours de l’année

universitaire, selon l'année de naissance) :

� Agent de l’Etat : copie du titre de pension ;

� Agent du privé : attestation sur l’honneur précisant qu’il

perçoit une retraite du régime général.

2. Retour des dossiers + contrats signés avant le 1er

septembre de l’année universitaire N si

intervention au 1er

semestre et avant le 15 décembre de l’année universitaire N si

intervention au 2nd

semestre

3. Vérification de la complétude du dossier

4. Saisie des informations dans l’application MANGUE

5. Signature des contrats par le directeur de l’INSA

6. Envoi du contrat signé au vacataire ou remise en main-propre.

Le contrat doit être signé avant la première intervention du vacataire faute de mise

en paiement des heures.

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Gestion pédagogique Année universitaire N SFVE

1. Préparation des emplois du temps par formation, par filière et par année en tenant

compte :

- de la maquette pédagogique ;

- des services prévisionnels des enseignants titulaires ;

- des tableaux prévisionnels d'heures de vacation ;

- des disponibilités des vacataires ;

- des contraintes des enseignants titulaires.

2. Validation des emplois du temps (toutes formations) par le directeur de département,

conformément à la maquette pédagogique.

Gestion et validation des heures SFVE

A l’issue des EC, le SVFE établit les états d'heures effectuées à partir de l'emploi du temps

réalisé. Ces derniers sont validés et signés par le ou les directeur(s) de département et

centre de ressources pédagogiques concerné(s) pour transmission à la DRHAJ.

Paiement des heures Tous les 3 mois DRHAJ

1. Elaboration d'un état de liquidation signé du directeur ;

2. Mise en paiement ;

3. Transmission à l'agent comptable ;

4. Edition des bulletins ;

5. Envoi des bulletins aux vacataires avec copies de l’état d’heures correspondant à la mise

en paiement ;

6. Si réclamation justifiée : régularisation sur le mois M+2.

Lexique

A.U. : Année Universitaire

CRP : Centre de Ressources Pédagogiques

CSR : Conseil Scientifique Restreint

DD : Directeur de Département

DRHAJ : Direction des Ressources Humaines / Affaires Juridiques

EC : Elément Constitutif

SFVE : Service Formation et Vie Etudiante

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Acteurs Activités Quand Documents associés /

Commentaires

DRHAJ

Directeur de

département et

centre de ressources

pédagogiques

DRHAJ

Conseil Scientifique

Restreint

DRHAJ

Directeur de

département et

centre de ressources

pédagogiques

DRHAJ

DRHAJ

Service Formation

et Vie étudiante

Directeur de

département et

centre de ressources

mai

année N-1

mai/mi-juin

année N-1

Dès

réception

Fin juin

année N-1

Fin juin -

début juillet

Juillet

Dès

réception

Année N

Année N

Tableau d’agrément des

vacataires N-1

Fiche de renseignements

Tableau agrément vacataires

CV des nouveaux candidats

Fiche de renseignements

Tableau agrément vacataires

CV des nouveaux candidats

Tableau des vacataires

agréés

Dossiers administratifs

Contrats «prévisionnels»

Application MANGUE

Dossiers complets / Contrats

signés directeur INSA

Emploi du temps

Maquettes pédagogiques

Services prévisionnels

Tableaux prévisionnels

Lancer la campagne de recrutement

Examiner les statuts des vacataires

Examiner le niveau de compétences des vacataires

Besoin en

enseignement

Envoyerles dossiers

Saisir les informations dans le système d'information

Définir les emplois du temps

Recenser les besoins

Dossiers + contrats réceptionnés

Vacataires agréés

Valider les emplois du temps

Viser le tableau d'agrément des vacataires

Saisir les informations simplifiées dans Mangue

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Acteurs Activités Quand Documents associés /

Commentaires

Service Formation

et Vie étudiante

Directeur de

département et

centre de ressources

DRHAJ

DRHAJ

En fin

d’EC

Tous les 2

mois

Etats d’heures

Tableau de suivi des envois

Tableau de suivi des heures

Etats d’heures

Etats de liquidation signés

du directeur de l’INSA

Etats de liquidation

Contrats /Autorisation de

cumul

Fin

Editer les états d'heures

Valider et signer les états d'heures

Etablir un état de liquidation

Mettre en paiement

Intervention du vacataire

Etats d'heures

signés

Fin d'EC

Etats d'heures