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Tableau de suivi des évolutions du document
Indice Date de validation Motif de changement d’indice
A 01/09/2014 Création
B 18/04/2016
- Ajout des références réglementaires ;
- Abandon de la signature des états d’heures par les
vacataires ;
- Signature des états d’heures par les directeurs de
département et centres de ressources et non plus par
le directeur des formations ;
- Limitation du nombre maximum d’heures ETD de
vacations à 187 ;
- Paiement trimestriel pour chaque vacataire
Objet et domaine d’application
Cette procédure a pour objet de définir les responsabilités et les règles applicables en
matière de recrutement des vacataires.
Liste de diffusion
Enseignants, directeurs de départements et centres de ressources, direction des ressources
humaines et des affaires juridiques, service des formations et de la vie étudiante, agence
comptable, direction.
Documents associés
Tableau de recrutement des vacataires
Fiche de renseignements : imprimé n°51-RH
Attestation employeur : imprimé n°49-RH
Demande de remboursement des déplacements : imprimé n°5-DAF
Fiche interlocuteur : imprimé n°47-RH
Pièces à fournir : imprimé n°48-RH
Accusé de réception du livret de consignes de sécurité : imprimé n°71-COM
PR-RH-01 Indice B
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Textes de référence
� Décret n°83-1175 du 23 décembre 1983 modifié relatif aux indemnités pour
enseignements complémentaires institués dans les établissements publics à caractère
scientifique et culturel et les autres établissements d’enseignement supérieur relevant
du ministère de l’éducation nationale ;
� Décret n°87-889 du 29 octobre 1987 relatif aux conditions de recrutement et d’emploi
de vacataires pour l’enseignement supérieur ;
� Arrêté du 6 novembre 1989 modifié fixant les taux de rémunération des heures.
Définition
Les chargés d’enseignement vacataires sont des personnalités choisies en raison de leurs
compétences dans les domaines scientifique, culturel ou professionnel, qui exercent, en
dehors de leur activité de chargé d’enseignement, une activité professionnelle principale.
Lancement de la campagne Mai année universitaire N-1 DRHAJ
Afin de recenser les besoins, la DRHAJ envoie un mail, accompagné du tableau d’agrément
des vacataires N-1 à compléter, aux directeurs de département et de centre de ressources
pédagogiques.
Recensement des vacataires Mai/mi-juin A.U. N-1 DD+CRP
L’objectif est de définir le besoin de recrutement en fonction de la maquette pédagogique.
Choix des vacataires pour l'année N+1 sur la base des vacataires N-1/N et des besoins N+1 :
- Le directeur de département et/ou centre de ressources pédagogiques doit adresser
aux vacataires pressentis, une fiche de renseignements sur sa situation
professionnelle qu’il devra retourner remplie avec son CV.
- Le directeur de département et/ou centre de ressources pédagogiques devra
transmettre ces éléments à la DRHAJ dès réception, avec le tableau de recrutement
complété pour préparation du Conseil Scientifique Restreint (CSR).
Il est impératif de fournir ces éléments sous peine que le dossier ne soit pas examiné en
Conseil Scientifique Restreint. Le nombre d’heures ETD (équivalent TD) maximum par année universitaire et par vacataire
est de 187 heures.
PR-RH-01 Indice B
3
Contrôle avant CSR Dès réception fiche de renseignements DD+CRP+DRHAJ
Dès réception de la fiche de renseignements du vacataire pressenti, la DRHAJ contrôle et
valide les conditions de recrutement au regard de sa situation professionnelle.
Examen du statut des vacataires
S'assurer que le candidat a une activité professionnelle principale en dehors de son activité
de chargé d'enseignement :
- soit en une activité salariée d'au moins 900h pour les salariés et de 300h pour
les enseignants ;
- soit en la direction d'une entreprise ;
- soit avoir une profession libérale ;
- soit être auto-entrepreneur (sous conditions) ;
- soit être doctorant inscrit en thèse ;
- soit être titulaire d'une pension de retraite et avoir - de 67 ans (selon l'année
de naissance).
Validation du choix des vacataires Fin juin A.U. N-1 CSR
� Le Conseil Scientifique restreint aux enseignants-chercheurs donne un avis sur les
compétences des candidats en fonction des enseignements à délivrer.
� Sont membres : les enseignants-chercheurs et assimilés.
� Peuvent être invités : les directeurs de département et centre de ressources, la DRHAJ, le
SFVE.
Le CSR réuni en commission d’agrément vérifie et examine :
- la formation du candidat ;
- son expérience professionnelle ;
- ses compétences en vue des enseignements à effectuer.
Suivi du CSR Fin juin – début juillet A.U. N-1 DRHAJ
A l’issue de la commission, le tableau d’agrément des vacataires est :
- visé par le directeur de département et/ou centre de ressource ;
- puis validé par le directeur des formations.
Le compte rendu du conseil est signé par le Président du Conseil Scientifique Restreint.
Les données simplifiées des vacataires sont saisies dans l’application MANGUE.
PR-RH-01 Indice B
4
Gestion administrative des dossiers Courant juillet DRHAJ
1. Envoi aux vacataires des dossiers à compléter et des contrats prévisionnels à signer
Contenu :
- Fiche de renseignements ;
- Contrat vacataire le cas échéant ;
- Attestation employeur ;
- Exemplaire de l’ordre de mission + les modalités de remboursement ;
- Fiche interlocuteur ;
- Pièces à fournir ;
- Charte informatique ;
- Accusé de réception du livret de consignes de sécurité.
Pièces à fournir dans tous les cas :
- Un RIB pour tous nouveaux vacataires et si changement de coordonnées bancaires ;
- La fiche de renseignements personnels dûment complétée ;
- La charte informatique et les consignes de sécurité signées.
Pièces à fournir selon les différents cas :
- Salariés du secteur privé : attestation d'activité complétée et signée de l'employeur
principal et copie du dernier bulletin de salaire ;
- Salariés du secteur public : autorisation de cumul de rémunération fournie par
l'employeur principal et attestation d'activité dûment complétée et signée de
l'employeur principal et copie du dernier bulletin de salaire ;
- Professions libérales, dirigeants d’entreprises et auto-entrepreneurs : photocopie de
la contribution économique territoriale (taxe professionnelle) et justificatifs de
moyens d’existence réguliers depuis au moins trois ans ;
- Doctorants inscrits en 3ème
cycle : certificat de scolarité ou une copie de la carte
d’étudiant, copie du contrat relatif à la situation actuelle ;
- Titulaires d’une pension de retraite (moins de 67 ans au cours de l’année
universitaire, selon l'année de naissance) :
� Agent de l’Etat : copie du titre de pension ;
� Agent du privé : attestation sur l’honneur précisant qu’il
perçoit une retraite du régime général.
2. Retour des dossiers + contrats signés avant le 1er
septembre de l’année universitaire N si
intervention au 1er
semestre et avant le 15 décembre de l’année universitaire N si
intervention au 2nd
semestre
3. Vérification de la complétude du dossier
4. Saisie des informations dans l’application MANGUE
5. Signature des contrats par le directeur de l’INSA
6. Envoi du contrat signé au vacataire ou remise en main-propre.
Le contrat doit être signé avant la première intervention du vacataire faute de mise
en paiement des heures.
PR-RH-01 Indice B
5
Gestion pédagogique Année universitaire N SFVE
1. Préparation des emplois du temps par formation, par filière et par année en tenant
compte :
- de la maquette pédagogique ;
- des services prévisionnels des enseignants titulaires ;
- des tableaux prévisionnels d'heures de vacation ;
- des disponibilités des vacataires ;
- des contraintes des enseignants titulaires.
2. Validation des emplois du temps (toutes formations) par le directeur de département,
conformément à la maquette pédagogique.
Gestion et validation des heures SFVE
A l’issue des EC, le SVFE établit les états d'heures effectuées à partir de l'emploi du temps
réalisé. Ces derniers sont validés et signés par le ou les directeur(s) de département et
centre de ressources pédagogiques concerné(s) pour transmission à la DRHAJ.
Paiement des heures Tous les 3 mois DRHAJ
1. Elaboration d'un état de liquidation signé du directeur ;
2. Mise en paiement ;
3. Transmission à l'agent comptable ;
4. Edition des bulletins ;
5. Envoi des bulletins aux vacataires avec copies de l’état d’heures correspondant à la mise
en paiement ;
6. Si réclamation justifiée : régularisation sur le mois M+2.
Lexique
A.U. : Année Universitaire
CRP : Centre de Ressources Pédagogiques
CSR : Conseil Scientifique Restreint
DD : Directeur de Département
DRHAJ : Direction des Ressources Humaines / Affaires Juridiques
EC : Elément Constitutif
SFVE : Service Formation et Vie Etudiante
PR-RH-01 Indice B
6
Acteurs Activités Quand Documents associés /
Commentaires
DRHAJ
Directeur de
département et
centre de ressources
pédagogiques
DRHAJ
Conseil Scientifique
Restreint
DRHAJ
Directeur de
département et
centre de ressources
pédagogiques
DRHAJ
DRHAJ
Service Formation
et Vie étudiante
Directeur de
département et
centre de ressources
mai
année N-1
mai/mi-juin
année N-1
Dès
réception
Fin juin
année N-1
Fin juin -
début juillet
Juillet
Dès
réception
Année N
Année N
Tableau d’agrément des
vacataires N-1
Fiche de renseignements
Tableau agrément vacataires
CV des nouveaux candidats
Fiche de renseignements
Tableau agrément vacataires
CV des nouveaux candidats
Tableau des vacataires
agréés
Dossiers administratifs
Contrats «prévisionnels»
Application MANGUE
Dossiers complets / Contrats
signés directeur INSA
Emploi du temps
Maquettes pédagogiques
Services prévisionnels
Tableaux prévisionnels
Lancer la campagne de recrutement
Examiner les statuts des vacataires
Examiner le niveau de compétences des vacataires
Besoin en
enseignement
Envoyerles dossiers
Saisir les informations dans le système d'information
Définir les emplois du temps
Recenser les besoins
Dossiers + contrats réceptionnés
Vacataires agréés
Valider les emplois du temps
Viser le tableau d'agrément des vacataires
Saisir les informations simplifiées dans Mangue
PR-RH-01 Indice B
7
Acteurs Activités Quand Documents associés /
Commentaires
Service Formation
et Vie étudiante
Directeur de
département et
centre de ressources
DRHAJ
DRHAJ
En fin
d’EC
Tous les 2
mois
Etats d’heures
Tableau de suivi des envois
Tableau de suivi des heures
Etats d’heures
Etats de liquidation signés
du directeur de l’INSA
Etats de liquidation
Contrats /Autorisation de
cumul
Fin
Editer les états d'heures
Valider et signer les états d'heures
Etablir un état de liquidation
Mettre en paiement
Intervention du vacataire
Etats d'heures
signés
Fin d'EC
Etats d'heures