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TD n°11b : les fonctions avancées d’Access

Faire un publipostage, créer un formulaire, relier des tables entre elles

I. Les liens d’ACCESS avec Word ou EXCEL : Travail préliminaire :

1°) Réalisez une table « Stage à l’étranger »constituée d’entreprises en Espagne, Royaume-

Uni, Etats-Unis, Canada (deux ou trois par pays)

2°) Faites une requête pour sélectionner les entreprises de vos deux pays de stage préférés

parmi ces quatre. Vous enregistrerez cette requête sous le nom de « Pays préférés »

3°) Transformez cette requête en table portant le même nom.

A. Utiliser les données ACCESS dans WORD :

Avec votre table de données (« Pays préférés») vous allez faire un publipostage puis

exporter vos données dans un fichier indépendant sous Word, cela sans supprimer les

données de la table Access.

1) Réaliser un publipostage à partir de données Access :

Affichez la fenêtre base de données et sélectionnez la table qui vous intéresse

Cliquez sur l’icône Liaisons Office et choisissez Fusionner avec MS Word.

2 choix s’offrent alors à vous…

Soit vous avez déjà créé un document Word (la lettre de motivation aux entreprises)

Soit cette lettre ou ce document Word reste à créer…

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Application n°1 : à l’aide de votre lettre de motivation en anglais ou du

modèle laissé dans « documents en consultation », réalisez un publipostage

pour contacter les entreprises de votre table « Pays préférés ».

Access vous demande alors de préciser où se trouve ce document Word et de l’ouvrir

Vous insérez les champs de fusion pour faire apparaître les coordonnées de l’entreprise

Enfin vous fusionnez, récupérez toutes vos lettres à envoyer à l’étranger et demandez à

votre professeur…des enveloppes !

2) Exporter des données dans un fichier indépendant Word :

Même procédure mais cette fois vous cliquez sur Publication avec Microsoft Office Word

Votre base de données apparaît directement sous Word

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B. Utiliser les données ACCESS dans EXCEL :

1) Exporter les données dans un fichier Excel indépendant :

Toujours le même point de départ, avoir affiché la table (sans l’avoir ouverte) puis cliquez

sur l’icône Liaisons Office et choisir Exporter vers MS Excel

Votre base de données apparaît sous Excel

2) Copier les données dans un fichier Excel indépendant :

Dans ce cas il faut ouvrir la base de données Access et sélectionnez les éléments à copier

puis les collez dans une feuille Excel, vous obtenez ce résultat…

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II. Créer et modifier un formulaire :

Un formulaire est une présentation sous une autre forme des données provenant d’une table

pour en faciliter la saisie, la modification ou la consultation.

A. Créer un formulaire qui affiche les données :

Votre base de données doit déjà être ouverte, vous avez alors le choix entre Formulaire

instantané, Etat instantané ou Formulaire en cliquant sur cette icône

Pour vous décidez en toute connaissance, voici les différences entre ces différentes formes

de formulaires…

1) Formulaire instantané vous donne cette présentation

Toutes les fiches « entreprises à l’étranger » peuvent être visionnées en les faisant défiler.

Des modifications peuvent aussi être faites directement sur les données que vous pouvez

effacer, corriger…Vous obtenez autant de fiches que d’entreprises enregistrées.

Si vous voulez garder cette forme de formulaire, n’oubliez pas de l’enregistrer.

2) Etat instantané : liste continue d’entreprises

Toutes les entreprises sont les unes à la suite des autres sur une même page

Idem : pour garder cette forme, enregistrez-la.

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3) Formulaire vous offre plusieurs options…

Assistant formulaire : pour créer un formulaire avec une sélection choisie de

champs (vous décidez dans ce cas de ne pas les retenir tous)

Idem : pour garder cette forme, enregistrez-la.

Formulaire instantané Colonnes : présente les fiches d’entreprise en colonnes.

Idem : pour garder cette forme, enregistrez-la.

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Formulaire instantané Tableau : reprend la présentation en tableau de la table.

Idem : pour garder cette forme, enregistrez-la.

Formulaire instantané Feuille de données : vous redonne la feuille de données.

Idem : pour garder cette forme, enregistrez-la.

Dans toutes les formes de formulaire, il vous sera toujours possible d’ajouter des

enregistrements en cliquant sur cette icône (l’étoile) ou d’en supprimer grâce à celle-là (la

croix) ou bien allez dans Edition / Supprimer l’enregistrement.

Vos modifications seront automatiquement enregistrées dans votre Table.

B. Rechercher, trier et filtrer des enregistrements :

1) Rechercher : (vous l’avez vu dans le TD 11a)

Même démarche qu’avec la Table mais ici vous êtes en mode Formulaire :

Cliquez sur l’icône Rechercher (les jumelles) ou allez dans Edition / Rechercher

Saisir les données à rechercher et sélectionnez les options correspondantes du « Où »

Cliquez sur Suivant pour mener votre recherche jusqu’au bout

Enfin cliquez sur Fermer.

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2) Trier :

Là aussi vous pouvez trier vos données dans l’ordre croissant ou décroissant

Cliquez sur la colonne du champ à trier.

Faites votre tri en cliquant sur l’une de ces 2 icônes.

3) Filtrer :

Un filtre permet de rechercher et visualiser un ensemble d’enregistrements correspondant

à des critères de sélection. Il s’agit d’une consultation unique qui ne peut pas être

enregistrée lors de la fermeture du formulaire (contrairement à une requête qui peut être

enregistrée et transformée en table)

Par exemple vous voulez visualiser dans votre formulaire « entreprises à l’étranger » les

entreprises situées en Espagne.

Ouvrez le formulaire « entreprises à l’étranger » :

Cliquez sur Formulaire puis sélectionnez le formulaire voulu et enfin cliquez sur Ouvrir

Créez le filtre :

Cliquez sur l’icône Filtrer par formulaire ou Enregistrements/Filtre/Filtre par formulaire

Définir les critères :

Saisissez dans les champs souhaités votre sélection

Champ : Pays puis saisissez Espagne

Cliquez sur OU pour ajouter le critère Grande-Bretagne et saisissez ce nom dans le champ

Pays.

Appliquez le filtre : en cliquant sur cette icône (en forme d’entonnoir)

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Le résultat s’affiche alors et vous indique le nombre d’enregistrements trouvés. Vous

pouvez les faire défiler avec les petites flèches.

Vous savez désormais associer Access à Word ou Excel.

Vous savez ce qu’est un formulaire, vous êtes capable d’en créer

selon différents modèles.

Il vous reste à être capable d’interroger plusieurs bases de données

ensemble pour être au point en SGBD1

1 Système de Gestion de Base de Données

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III. Relier entre elles plusieurs tables :

A. Créer une relation entre des tables : Une fois que l’on a créé différentes tables dans une même base de données, il peut être utile

de les relier entre elles. Il sera alors possible de visualiser dans une même requête, un

même formulaire des données provenant de plusieurs tables.

Créer une relation entre les tables n’est possible que s’il existe entre elles un champ

commun, c’est-à-dire un champ qui existe dans chacune des tables. Le champ utilisé pour la

liaison dans l’une des tables est la clé primaire (la table est appelée table mère), l’autre est la

clé étrangère (la table est appelée table fille)

- La relation entre 2 tables est matérialisée par ce qu’on appelle une ligne de jointure.

- Une fois la relation créée entre 2 tables, on pourra afficher leurs informations à toutes

deux comme s’il s’agissait d’une seule et même table.

Vous disposez dans « dossier en consultation » de deux tables, l’une appelée « Tab Fours »

recense les coordonnées des fournisseurs de la société BrikàBrak pour qui vous travaillez

et l’autre recense vos produits en stock et s’appelle « Tab Prods »

Vous souhaitez faire un lien entre ces 2 tables pour savoir quels produits propose chacun

des fournisseurs.

1) Créer la ligne de jointure entre 2 tables :

Cliquez sur Outils et sur l’option Relations ou sur l’icône correspondante

Access vous demande de désigner les tables que vous voulez relier. Cliquez sur vos 2 tables

(« Tab Fours » et « Tab Prods ») et Ajouter

Remarque :

Pour ajouter plusieurs tables à la fois, maintenez la touche CTRL enfoncée et cliquez sur

chacune d’elles.

Pour sélectionner un bloc de tables, cliquez sur la première d’entre elles, maintenez la

touche MAJ enfoncée et cliquez sur la dernière

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A chaque ajout de table, sa structure s’affiche dans la fenêtre Relations

Une fois vos 2 tables affichées, vous pouvez fermer. Il reste à faire le lien entre les deux

champs communs : Fournisseur (champ de la table mère qui est clé primaire) et

ProdFournisseur (champ de la table fille muni d’une clé étrangère qui identifie le fournisseur

du produit).

Pour faire le lien, maintenez le bouton de la souris enfoncée, cliquez sur le champ

Fournisseur de la table « Tab Fours » et glissez-le sur le champ équivalent

ProdFournisseur de la table «TabProds ». Relâchez le bouton, la fenêtre suivante s’ouvre

et définit le type de relation

(Un-à-plusieurs s’affiche par défaut, c’est ce qu’il nous faut)

Signification des 3 sortes de relation :

Relation un-à-plusieurs : c’est la plus courante, un élément de la table fille est en

relation avec un élément de la table mère (un produit a un fournisseur) et un élément

de la table mère est en relation avec zéro, un ou plusieurs éléments de la table fille (un

fournisseur propose zéro, un ou plusieurs produits)

Relation plusieurs-à-plusieurs : cette relation ne sera pas étudiée, elle suppose une

table de jonction que nous n’étudierons pas dans un souci de simplicité.

Relation un-à-un : cette relation est assez rare. A un élément d’une table correspond

un seul élément de l’autre table.

Cliquez sur Créer pour obtenir cet écran…

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Une ligne de jointure relie désormais les 2 tables. Cliquez alors sur Enregistrer.

Vous venez d’établir une relation un-à-plusieurs entre la table « Tab Fours » et la table

« Tab Prods »

2) Travail sur les relations :

Pour ajouter une table dans la fenêtre « Relations » : Cliquer sur l’icône Ajouter une table (icône avec la petite croix jaune)

Nous pourrions ajouter la table « Opalus » mais ne le ferons pas.

On peut soit afficher les relations dans une base de données, cliquez sur cette icône

Pour modifier une relation existante :

Double-clic sur la ligne de jointure et on peut ensuite modifier les options

Pour supprimer une relation :

Un clic droit sur la ligne de jointure permet de la supprimer aussi vite.

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B. Faire une requête entre plusieurs tables :

Application 3 : votre société souhaite savoir quels produits vous achetez auprès du

fournisseur Coroplast.

1) Sélectionnez d’abord les tables qui intéressent votre requête :

Allez dans Requêtes (comme vu dans le précédent TD) et cliquez sur Créer une requête en

mode création.

Sélectionnez alors les tables (Tab Fours et Tab Prods) sur lesquelles vont porter la requête

leurs champs s’affichent. Ensuite Fermer.

2) Ajoutez des champs à la requête :

Il faut à ce stade sélectionner les champs utiles à votre requête dans chacune des tables :

Table « Tab Fours» :

Vous sélectionnez tous les champs de cette table

Table « Tab Prods » :

Vous sélectionnez le champ Produits

Vous faites ensuite votre requête en tapant le nom de Coroplast.

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3) Exécuter et enregistrez la requête :

Comme toujours pour faire une requête, vous cliquez sur l’icône ( !), le résultat de la requête

apparaît…

IV. Faire une requête Analyse croisée :

A. Qu’est-ce qu’une Analyse croisée ?

La société BrikàBrak voudrait savoir quel est le montant TTC de chacun de ses clients sur

l’année.

L’Analyse croisée sert à répondre à ce genre de question et de présentation

Une requête Analyse croisée permet de synthétiser les données dans un format de feuille de

calcul compact. Cela permet de présenter une grande quantité de données de synthèse sous

une forme très lisible, qui facilite les comparaisons et permet de mieux voir l’évolution des

données.

B. Faire une analyse croisée en mode Assistant :

1) Ouvrir l’Analyse croisée en mode Assistant :

Allez dans Requête, Créer une requête en mode création et cliquez sur Nouveau, l’écran

suivant s’affiche…

Faites alors le choix Assistant Requête analyse croisée puis cliquez sur OK. Vous obtenez…

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Sélectionnez la table sur laquelle vous ferez votre requête (ici Clients) puis cliquez sur

Suivant…

2) Définir le titre des LIGNES du futur tableau croisé :

Vous devez sélectionner le champ des lignes du tableau (champ « Nom Société » à choisir)

En cliquant sur cette flèche, le champ s’affiche et un aperçu du futur tableau vous est donné.

Cliquez sur Suivant

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3) Définir le titre des COLONNES du futur tableau croisé :

Pour désigner cette fois les titres des colonnes du tableau. Choisissez Date Facture

Vous obtenez un aperçu de votre futur tableau. Cliquez sur Suivant…

L’Assistant requête vous propose de choisir la fréquence de regroupement des dates.

Choisissez Mois

Il faut ensuite faire le choix de ce que vous voulez trouver à l’intersection de Client et Mois.

Faites le choix de la somme des montants TTC

Cliquez ensuite sur Suivant

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L’écran suivant apparaît...Donnez à votre tableau ce nom...

Puis cliquez sur Terminer...

FIN du TD 11 de découverte d’ACCESS