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Transformation des espaces à la bibliothèque: Défis, opportunités et leçons apprises CMD atelier 42 Sylvain Champagne Bibliothèque Myriam et J.-Robert Ouimet Congrès des milieux documentaires du Québec 1 er au 3 décembre 2014

Transformation des espaces à la bibliothèque: Défis, CMD · La bibliothèque en chiffres (2013-2014) •4 947 mètres carrés (560 X 150 pieds) •710 places assises •42 postes

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Transformation des

espaces à la

bibliothèque:

Défis,

opportunités et leçons

apprises

CMD – atelier 42

Sylvain Champagne

Bibliothèque Myriam et J.-Robert Ouimet

Congrès des milieux documentaires du Québec

1er au 3 décembre 2014

Vision, planification et réalisation du projet

2010-2012 2013-2014

2

L’édifice «Côte-Sainte-Catherine»

• Construit en1996

• Architecte: Dan Hanganu

• Fenestration abondante

• Utilisation de matériaux bruts de

type industriel

• Prix d’excellence en architecture

institutionnelle de l’ordre des

architectes du Québec en 2000

• 7 857 EETC en 2011-2012

3

La bibliothèque en chiffres (2013-2014)

• 4 947 mètres carrés (560 X 150 pieds)

• 710 places assises

• 42 postes informatiques

• 356 529 monographies

• 2 204 titres de périodiques

• 382 409 visiteurs

• 32 employés

4

La bibliothèque en quelques images

5

6

7

8

Déficit d’espace et de places assises

1

0,6 0,6

0,8

UDM HEC POLY CREPUQ

mètres carrés par EETC(7 857)

8,7

11,1

10,3 10,4

UDM HEC POLY CREPUQ

EETC (7 857) par place assise

Source: CREPUQ - Tableau 13, Statistiques générales des bibliothèques universitaires québécoises 2011-12.

Superficie et capacité d’accueil de la bibliothèque par le nombre

d’étudiants équivalents à temps complet (EETC)

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Résultats du sondage LibQUAL+ 2007, 2010 et 2013

Bibliothèque comme lieu

Écart de supériorité

Commentaires des

étudiants

• Pas assez de prises

électriques

• Pas assez de places assises

durant les périodes de pointe

• Pas assez de salles de travail

en équipe

• La bibliothèque est bruyante

-0,81 -0,78 -0,76

-1,05

-1,46

-0,57-0,65

-0,89

-0,58

-1,6

-1,4

-1,2

-1

-0,8

-0,6

-0,4

-0,2

0

2007 2010 2013

LP2 (quiet space/individual activities)

LP5 (community space)

Average (LP1-LP5)

10

Le rêve – Le plan directeur en 2010

• Projet de $7M en collaboration avec atelier TAG + jlp

• Utilisation de rayonnage compact

• Augmentation de 35% du nombre de places assises

• Une place, une prise!

• Intégration des services, espaces collaboratifs, café 24/7, etc.

11

Modernisation de la bibliothèque

Ce projet est un

rêve. C’est la

bibliothèque du futur!

Attention mon

ami. Face à

la réalité, ton

rêve peut

devenir un

cauchemar!

Célébrités de notre exposition en cours: L’Encyclopédie de Diderot et D’Alembert

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Démarrage du projet au printemps 2013

• Phase I (mai 2013 à janvier 2014)

• Élagage et déplacement des collections

• Installation du rayonnage compact

• Phase II (février à septembre 2014)

• Poursuite de l’élagage et du déplacement des collections

• Déménagement de locaux

• Réaménagement des espaces dans la section nord-ouest

13

Plan de la bibliothèque en 2013

14

Plan de la bibliothèque pour 2014

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Phase IInstallation du rayonnage compact

Élagage, mise en boîte et déménagement temporaire des collections

813 boîtes en entrepôt

Élagage et déménagement des collections

Retirer le rayonnage

Installation des systèmes et tests

Août 2013

Décembre 2013

Janvier 2014

Avril 2014

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Phase IITâches préliminaires au chantier

Élagage et mise en boîte des collections

Vider la salle des journaux et déplacer ces documents ailleurs

Élagage et mise en boîte des collections

Intégrer les collections dans le rayonnage compact

Construire 3 bureaux pour les bibliothécaires

Déménagement: bibliothécaires, appareils et équipements d’impression

Retirer les derniers rayonnages vides et meubles

5 mai: début des travauxJanvier/février 2014

Mars/avril 2014

Mai 2014

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Phase IIConception des nouveaux espaces

Activité de co-design

Groupe de discussion

Analyse des besoins

Planification fonctionnelle et technique

Estimé, plans préliminaires

Appel d’offres

Chantier prévu jusqu’à la fin août

Décembre 2013 à

février 2014

Mars/avril 2014

Mai 2014

Octobre 2014

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Plan d’aménagement

19

Les défis: Un budget de $1,3M

• Utilisation de matériaux existants:

• tablettes

• tapis et tuiles acoustiques du plafond

• portes et quincaillerie

• Alimentation électrique le long des murs seulement

• Panneaux de verre standard

20

Les défis: L’aspect architectural

• Respect du langage

architectural

• Harmonisation des couleurs

et des matériaux

• Planifier selon les

prochaines phases

d’aménagement

• Éviter l’effet «patchwork»!

21

Les défis: Un échéancier serré

• Mai 2013 à septembre 2014

• Travaux durant les sessions

académiques

• Pas de fermeture de la

bibliothèque

• Retards inévitables

• Phase I: 2 mois

• Phase II: 1 mois

• Mobilier…plus tard

22

Les défis: Un programme d’élagage ambitieux

Collections

(tablettes)2012

2014

(prévu)%

2014

(septembre)%

Collection générale 4 980 3 756 -25% 3 580 -28%

Périodiques 3 900 2 380 -39% 2 480 -36%

BANQ 624 400 -36% 584 -6%

SOC 420 260 -38% 125 -70%

PGO 948 470 -50% 500 -47%

Reference 370 96 -74% 432 +1%

Statistique Canada 540 540 - 0 0

Total 11 782 7 902 -33% 7 701 -35%

Notes:

• Les thèses et mémoires de HEC Montreal (258 t) ont été déplacées dans la collection de

référence.

• L’élagage de la collection PGO collections sera complété en 2015.

• Collections mises en boîtes dans un entrepôt temporaire:

• Statistique Canada (600), index (140) et autres (+/- 50)

23

Les défis: Un programme d’élagage ambitieux

• Implique plusieurs processus

et l’ensemble du personnel

• Pas de politique écrite de

développement des collections

• Stratégie prudente et

conservatrice

LES RÉSULTATS

• Monographies: +/- 60,000 livres retirés (+/- 1 sur 6)

• Périodiques: +/- 750 titres retirés et 18 abonnements cessés

24

Les défis: Nos ressources humaines

• Peu de ressources

supplémentaires affectées

au projet

• Coordination

• Mobilisation des employés

• Informer…informer

• Offrir de la reconnaissance

• Ce projet doit devenir leur

projet

25

Les imprévues: Poussière et rayonnage incompatible

26

Les opportunités: Un entrepôt

• Un entrepôt temporaire à

l’édifice Decelles a permis

de rencontrer les délais

prévus

• Plus de 800 boîtes de

documents peu utilisés

• Service de livraison 24

heures pour les documents

entreposés

• Entrepôt permanent?

27

Les opportunités: Nos collections

• Connaissance plus approfondie

de nos collections

• Critères d’élagage

• Politique de développement et

de gestion des collections

• Meilleur équilibre entre

collections électroniques et

collections imprimées

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Les opportunités: Un atelier de co-design

• 1 journée pour repenser

la bibliothèque comme

espace physique et

virtuel (9 décembre 2013)

• Participants:

• Architectes,

professeurs, étudiants

et employés de HEC

Montréal

29

Idées générées en co-design

• Déséquilibre entre les espaces

dédiés aux collections et ceux

dédiés aux usagers

• Besoin de différents types

d’espace

• Proximité et mobilité

• Améliorer l’expérience-usager

• Plus de technologie

• Café 24/7

• Portail intégré personnalisé

30

Les opportunités: Améliorer les espaces de travail des étudiants

Des tables de 24 pouces de profondeur…

Ce n’est pas suffisant!

31

Les opportunités:De nouvelles technologies

Technologie sans-fil

«Air Media»1 ou 4 écrans affichés

simultanément

32

Les opportunités: Tester du nouveau mobilier

33

La communication auprès des parties prenantes

• Personnel de la bibliothèque

• Une douzaine de bulletins

d’information

• Plusieurs présentations sur

l’avancement du projet

• Étudiants et associations

• Contacts réguliers

• Campagne sur Facebbok

• Professeurs et personnes clés

de l’École

• Visites du chantier

34

Plusieurs billets sur Facebook

35

Plusieurs billets sur Facebook

36

Facteurs de succès

• Suivi quotidien du projet

• Garder en tête les objectifs à moyen et à long terme

• Être flexible sur les détails mais ferme sur les enjeux plus importants

• Établir et conserver de bonnes relations avec tous les partenaires du projet

• Communiquer régulièrement avec toutes les parties prenantes et adopter un message simple

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Objectifs et réalisations du projet

Objectifs

• Augmenter le nombre de places

assises

• Améliorer la qualité d’éclairage

• Offrir des surfaces de travail mieux

adaptées

• Ajouter des espaces de travail

collaboratif et des salles d’étude pour

les étudiants des cycles supérieurs

• Changer la localisation du poste

Bloomberg

• Offrir un espace différent et plus

informel pour les étudiants

Réalisations

• +/- 230 places supplémentaires (+32%)

• Meilleur système d’éclairage

• Plus de lumière naturelle

• Tables plus profondes de 6 pouces

• Alimentation électrique + recharge USB

• 12 salles (6 places) avec écran et

technologie sans-fil

• 5 nouvelles salles + 1 espace salon

• Salle fermée pouvant accueillir 2

postes Bloomberg

• «l’Espace Création»

38

Démantèlement de la cloison temporaire le 27 août 2014

Avant Après

39

Dégagement des fenêtres et ajout de places assises

Avant Après

40

Un système d’éclairage amélioré

Avant Après

41

Salles de travail collaboratif

42

Salles de travail collaboratif

43

Salles de travail collaboratif

44

Salles de travail collaboratif

Commentaires des étudiants

«Enfin de nouvelles salles de travail

collaboratif dans l’École. Elles sont

toujours occupées!

«C’est pratique…on a pas besoin

d’adaptateur quel que soit l’appareil qu’on

utilise, Mac ou PC»

«Le verre semble encourager la

productivité des équipes dans les salles»

45

Salles de travail individuel(2e et 3e cycles)

46

«l’Espace Création»Créer…partager…évoluer

• Un espace différent dans la

bibliothèque et dans l’École

• Une grande pièce (+/- 12

places) et 2 salles petites

adjacentes (6 places)

• Pas de technologie

• Murs pour écrire

• Mobilier flexible

• Concept à développer

47

Activités dans «l’Espace Création»Remue-méninges

48

Activités dans «l’Espace Création»Lancement de livre

49

«l’Espace Création»

Commentaires des étudiants

«C’est plus accueillant et plus agréable»

«On aime parler dans la bibliothèque!»

«C’est très pratique de pouvoir écrire

directement sur les murs»

«Moins formel, plus cool pour le travail

en groupe»

«On l’utilise pour nos réunions

d’associations étudiantes»

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Nouveaux sièges au bureau de la référence

51

Impact sur le nombre de visiteurs

38 090

58 41755 201

43 089

55 37553 308

38 391

60 791

49 447

0

10 000

20 000

30 000

40 000

50 000

60 000

70 000

septembre octobre novembre

Nombre de visiteurs - session d’automne

2012-2013 2013-2014 2014-15

52

Taux élevé d’utilisation des sallesavec réservation

63,40%66,55%

86,70%88,87%

4,90% 6,58%

67,70%

73,07%

58,10%

72,50%

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

octobre 2014 novembre 2014

Toutes (22) travail collaboratif (12) Étude-3e (5) Étude-2e (4) Bloomberg (1)

Du lundi au vendredi

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Et la suite…

• Réception et installation du mobilier

• Campagne promotionnelle• inauguration

• vidéo sur You-Tube

• Etc.

• Ajustements à apporter• signalisation

• zones de silence/bruit

• entretien ménager:

• nettoyage des vitres et murs

• poubelles et récupération

• campagne de sensibilisation

• Phase III bientôt ?

54

Merci de

votre

attention !

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