CALENDRIER DE PLANIFICATION DES TACHES

Organisation d’un évènement

Action Délai Date d’exécution

Détermination des points clésAv

ant l

’évè

nem

ent

- objectifs de l’évènement- sélection des participants (interne, externe, base de données)- dates, horaires, durée- lieu, salle (réservation)- contenu (programme du salon)- budget prévisionnel (ne pas oublier le coût des repas)

1 an 8 avril M

Préparation de la communication

Contact avec les participants :- Demande du choix d’une date et d’un horaire (par courrier, note, téléphone ou courriel)- Collecte des réponses- Choix définitif de la date- Envoi du courrier d’invitation (publipostage + coupon réponse)- Collecte des réponses- Relance éventuelle- Détermination du nombre définitif de participants- Conception des supports de communication et d’animation (feuilles d’émargement, diaporamas…)- Réalisation des documents participants (dossiers participants)

Contact avec la presse :- Conception et envoi d’un dossier ou communiqué de presse

Actions publicitaires :- Conception de cartons d’invitations, affiches, flyers…- Contacter la société Arcange pour un devis

6 mois

6 mois

6 mois

8 Septembre N

Prise en charge de la logistique

Réservation auprès des prestataires de service : - Collecte des prestataires restaurant, hôtel- Contacter une agence de location de mobilier (table, tabourets, présentoir, grand écran)- Demande de devis- Dépouillement des propositions et comparatifs des prestations- Sélection du prestataire- Après réception des réponses des participants, réservation auprès du prestataire

3 mois 8 Janvier N

Avan

t l’é

vène

men

t (su

ite)

Préparatifs matériel

Préparation de la salle (réunion, séminaire ou autre) - derniers achats : plante verte, objets décoratifs- Disposition et plan de table- Fléchage accès- Nombre de tables et de chaises- Place de l’animateur et des participants- Stylos, papiers, dossiers individuels- Chevalets et cartons d’identification- Gobelets, serviettes, eau…

Téléphone (fax) Tableau blanc papier ou électroniqueRétroprojecteurVidéoprojecteur Ordinateur Accès à internet Autres : appareil photo numérique--------------------

Réunion spécifique :

Audio conférence Visioconférence Conférence webPlateforme réunion à distance

J-1

J-1

J-1

8 avril N

8 avril N

8 avril N

Pend

ant

l’évè

nem

ent

- Accueil des participants (distribution des documents d’appui)- Prospection (lors d’un salon)- Pour toute personne intéressée, donner à remplir un questionnaire de satisfaction pour relever les points forts et les points faibles du stand proposé

Jour J 9 avril N

Aprè

s l’é

vène

men

t Bilan :- Evaluation de l’impact de l’évènement (remarques, nombre de contacts, observation des tendances…)- Saisi des notes pour la présentation d’un compte rendu et diffusion- Dépouillement des questionnaires de satisfactions et éventuellement faire un bilan des réponses (graphique, tableau récapitulatif…)

Calcul du coût global

J+2 à J+7 12 avril à 17 avril