Microsoft
Word, Excel, PowerPoint
Les indispensables
Ofce 2010
Vronique Warion
WORD, E XCEL ET POWERPOINT 2010VRONIQUE WARION
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prsents dans cet ouvrage sont fournis pour illustrer les
descriptions thoriques. Ils ne sont en aucun cas destins une
utilisation commerciale ou professionnelle. Pearson Education
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modalits prvues larticle L. 122-10 dudit code.
Table des matires
Chapitre 11 2 3 4
Les nouveauts conjointes . . . . . . . . . . . . . . . . . .
1 3 9 13 21
Le nouvel environnement. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . Les thmes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . Longlet Fichier . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Les nouveaux
outils . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . .
Excel 2010Chapitre 2 Dmarrage5 6 . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . 27 29 33 39 41 49 69 71 75 82 86 99 101 104
113 119 122 Nouveauts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . Mise en forme et styles rapides. . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Chapitre 3 Calculer7 8
Calculs de base . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . Fonctions . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . .
Chapitre 4 Statistiques9
Mise en forme conditionnelle. . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . .
10 Trier et ltrer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . 11 Consolidation . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 Tableaux croiss
dynamiques . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
.
Chapitre 5 Graphiques
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
13 Quel type de graphique choisir ? . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . 14 Histogramme . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 Secteurs . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
16 Grer les graphiques . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . 17 Graphiques sparkline . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Word, Excel et PowerPoint 2010
III
Table des matires
IV
Chapitre 6 Protger les donnes.
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
125 127 132 137 139 143
18 Validation des donnes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . 19 Limiter laccs aux donnes. . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Chapitre 7 Partager les donnes .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
20 En-ttes et pieds de page . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . 21 Imprimer . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Word 2010Chapitre 8 Dmarrage. . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . 149 151 159 161 165 174 179 181 188 197 199 204
209 22 Nouveauts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . .
Chapitre 9 Mise en forme et styles
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
23 Mise en forme. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . 24 Styles . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25 Listes. . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
.
Chapitre 10 Insertion dlments .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
26 Tableaux . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . 27 Illustrations . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Chapitre 11 Documents longs
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
28 En-ttes, pieds et numros de page . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . 29 Renvois . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30 Rfrencements. . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Chapitre 12 Envoi en nombre
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
213 215 223 227 229 233
31 Documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . 32 tiquettes et enveloppes . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Chapitre 13 Rvisions et nalisation .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . .
33 Les outils de rvision . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . 34 Finalisation et impression . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
PowerPoint 2010Chapitre 14 Cration. . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . 239 241 250 258 263 265 274 35 Crer
la prsentation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . 36 Masque des diapositives . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . 37 Images . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Chapitre 15 Partager la prsentation
. . . . . . . . . . . . . . . . . . .
38 Transitions et animations . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . 39 Diffuser le diaporama . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Index . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . .
281
Word, Excel et PowerPoint 2010
V
Introduction
VI
La rvolution, nous pensions lavoir eue avec Ofce 2007. Une fois
nest pas coutume, Microsoft a revu sa copie et remis sur louvrage
sa premire mouture de la nouvelle interface. Bien lui en a pris !
Fini, les Comment je fais pour imprimer ?. Termin les O il est,
laperu avant impression ? Sans parler des commandes disperses sur
le ruban ! Avec Ofce 2010, vous personnalisez le ruban votre guise
et le nouvel onglet Fichier regroupe toutes les commandes que vous
avez cherches dans linterface 2007. Mais la nouveaut ne sarrte pas
l. Word, Excel et PowerPoint se sont enrichis de nombreuses
fonctionnalits : nouveaux graphiques SmartArt, effets artistiques
et suppression de larrire-plan des images, outil de capture
instantan, etc. Et ne parlons pas des menus contextuels ou de la
mini barre doutils devenus rellement contextuels. Dans ce livre,
nous nous intressons aux fonctionnalits fondamentales de chaque
logiciel pour vous offrir une prise en main rapide et un accs
lessentiel par le biais dexemples concrets. Nous dcouvrirons
galement les nouveauts et verrons comment les intgrer dans votre
travail. Cet ouvrage dmarre par un chapitre consacr aux points
communs des trois logiciels, tels la personnalisation de
lenvironnement, les thmes, les formats denregistrement. Chaque
logiciel bncie ensuite de sa propre partie. Si cet ouvrage se veut
dun abord simple et direct, il ne sadresse toutefois pas aux grands
dbutants et suppose que vous connaissez dj certains fondements du
fonctionnement dun tel logiciel. Pour les utilisateurs avertis, il
permet de retrouver rapidement ses marques, de travailler
immdiatement de manire efciente, mais surtout de proter de toutes
les nouveauts et optimisations qui rendent lutilisation quotidienne
de ces logiciels encore plus efcace.
InfoLes procdures dcrites dans ce livre, ainsi que les gures qui
les illustrent, sont fondes sur lenvironnement Windows 7. Si vous
avez install Microsoft Ofce 2010 sous Windows XP ou Windows Vista,
certaines gures seront diffrentes dans votre environnement.
FICHIERS DEXERCICESCertaines procdures de ce livre sont
accompagnes par des documents qui illustrent le fonctionnement des
diverses fonctionnalits. Vous tes bien entendu libre demployer des
chiers votre disposition, mais il pourra tre plus simple de faire
appel des chiers prts lemploi, prvus cet effet. Les documents
utiliss dans les procdures de ce livre sont tlchargeables sur le
site web de lditeur, Pearson, ladresse www.pearson.fr, la page
consacre cet ouvrage.
C HAPITRE 1 LES NOUVEAUTS CONJOINTES
Excel, Word et PowerPoint 2010 proposent chacun de nouvelles
fonctionnalits, mais leur totale interaction constitue lune des
principales nouveauts. Ce chapitre est consacr aux fonctionnalits
communes, tel que le nouvel environnement de travail, les thmes
Ofce ou les formats denregistrement. Nous verrons comment les
personnaliser et les adapter vos mthodes de travail. Ce chapitre ne
dtaille cependant pas toutes les nouveauts communes aux trois
logiciels. En effet, il semblait plus judicieux de dvelopper la
cration de graphiques dans Excel, les composants QuickPart ou les
graphiques SmartArt dans Word et les effets dimages dans
PowerPoint, mme si ces fonctionnalits sont accessibles dans les
trois logiciels avec les mmes options. Aussi, si vous souhaitez
insrer un graphique Excel dans un document Word, reportezvous au
chapitre Excel consacr aux graphiques pour obtenir toutes les
informations dont vous aurez besoin.
1
Le nouvel environnement 1 Le nouvel environnement
Si vous arrivez de lenvironnement Ofce 2007, celui de 2010 ne
vous semblera gure nouveau, hormis longlet Fichier qui remplace le
menu Ofce. Attendez-vous tout de mme dautres surprises. En
revanche, si votre prcdente version tait antrieure Ofce 2007, vous
allez vivre une rvolution. Pour ceux et celles qui squipent pour la
premire fois dOfce, soyez rassurs, la prise en main de
lenvironnement 2010 est des plus simples ! Lenvironnement Ofce
2010, se compose de plusieurs parties, similaires comme le montre
la Figure 1.1 :
AttentionLenvironnement dOfce 2010 sadapte la taille et la
rsolution de votre cran dordinateur. Autrement dit, les gures
prsentes dans cet ouvrage ne seront pas ncessairement identiques
votre environnement. En effet, par manque despace des galeries sont
rduites des boutons ou inversement, si votre cran est plus large,
certains boutons peuvent safcher sous forme de groupe. Nanmoins,
toutes les commandes sont toujours prsentes au mme emplacement.
Figure 1.1 : Le ruban, la barre Accs rapide et la barre dtat des
trois logiciels.
Dans la partie suprieure, la barre de titre qui se divise en
trois zones, de gauche droite : la barredoutils Accs rapide, qui
contient par dfaut les boutons Enregistrer, Annuler et Rtablir, le
nom du chier suivi du nom du logiciel et les boutons de fentre.
1
Le nouvel environnement
3
1
Le nouvel environnement
4
En dessous de la barre de titre se trouve le ruban. Il se
compose de plusieurs onglets qui groupentles commandes apparentes.
Le premier onglet, Fichier, contient toutes les commandes de
lancien menu Fichier devenu le menu Ofce dans 2007 : Ouvrir,
Enregistrer, Imprimer, etc. Le deuxime onglet, Accueil est en fait
le premier afch louverture du logiciel. Il propose toujours les
commandes les plus exploites. Les autres commandes sont rparties de
manire logique sur les autres onglets. Par exemple, longlet
Insertion accueille tous les lments que lon peut insrer dans un
chier, longlet Mise en page contient les fonctionnalits de marges
ou dorientation et longlet Afchage se charge des options lies la
prsentation.
Les icnes places droite du ruban, sous les boutons de fentre,
permettent de rduire le ruban une ligne donglets ( ) et afcher
laide ( ).
La barre dtat, situe dans la partie infrieure de chaque fentre,
prsente des informations relatives au chier. droite, la barre de
zoom permet daugmenter et de rduire le facteur de zoom par le biais
des boutons moins () et plus (+) ou en faisant glisser le curseur.
gauche de la barre de zoom, les boutons de la barre dafchage
basculent dun afchage un autre. Dans cet environnement, le ruban et
la barre doutils Accs rapide sont entirement personnalisables,
comme nous le verrons dans la prochaine section.
GALERIES
ET APERU INSTANTAN
Dans Ofce 2010, tout lment impliquant un changement visuel vous
est propos dans une galerie, intgrant souvent un aperu instantan.
Il suft de survoler un lment de la galerie avec le pointeur de la
souris pour proter dun aperu du rsultat, sans lappliquer. Les
galeries se prsentent sous deux formes : des boutons sur lesquels
vous cliquez pour dvelopper la galerie, comme les effets de texte
dans Word (voir Figure 1.2) ou une galerie autonome reprsente par
une barre de miniatures, comme la galerie Styles du graphique (voir
Figure 1.3), o vous cliquez sur le bouton Autres ( ) pour afcher
lintgralit des choix proposs.
Figure 1.2 : La galerie Effets de texte et son aperu instantan
sur un texte slectionn.
Figure 1.3 : Cliquez sur le bouton Autres de la galerie Styles
du graphique pour louvrir.
AstuceLes galeries sont parfois imposantes et couvrent les
donnes larrire-plan, vous empchant de proter de laperu instantan.
Pour modier la taille dune galerie, cliquez sur les petits points
situs dans langle infrieur droit lorsque le pointeur prend la forme
dune double che diagonale. Ensuite, faites glisser dans la
direction de votre choix.
PERSONNALISER
LE RUBAN
Sil est vrai que sa simple prsence simplie dj grandement la
gestion de lenvironnement, certaines commandes ne sont pas forcment
ncessaires votre fonctionnement, alors que dautres sont absentes du
ruban ou places sur un onglet peu usit. Avec Ofce 2010, le ruban
est dornavant personnalisable, dans certaines limites. Vous tes, en
effet, autoris dplacer les groupes de commandes, masquer les
onglets inutiliss, mais galement ajouter des onglets ou des groupes
de commandes personnaliss. Pour personnaliser le ruban, cliquez sur
longlet Fichier. Dans le volet gauche, cliquez sur Options puis sur
Personnaliser le ruban (voir Figure 1.4).
Figure 1.4 : Personnalisez le ruban.
1
Le nouvel environnement
5
1
Le nouvel environnement
6
Servez-vous de la liste droulante Personnaliser le Ruban pour
afcher un jeu donglets : Onglets principaux liste uniquement les
onglets de base, Onglets doutils prsente les onglets contextuels et
Tous les onglets afche les deux types donglets. Ensuite, pour :
Afcher ou masquer les onglets. Dans la liste de droite, cochez
ou supprimez les coches enregard du nom des onglets.
Dvelopper ou rduire les groupes de commandes de chaque onglet.
Cliquez sur les signes plus (+) ou des signes moins () en regard de
leur nom. Crer un nouvel onglet. Sous la liste de droite, cliquez
sur le bouton Nouvel onglet. Ajoutezou dplacez ensuite des groupes
de commandes pour complter le nouvel onglet.
Ajouter un nouveau groupe de commandes un onglet. Sous la liste
de droite, cliquez surle bouton Nouveau groupe.
Dplacer des onglets ou des groupes. Slectionnez leur nom dans la
liste et cliquez sur lesches Monter et Descendre, situes
droite.
Ajouter/supprimer des commander un groupe. Slectionnez le groupe
dans la liste dedroite. Dans la liste droulante Choisir les
commandes dans les catgories suivantes, slectionnez le groupe de
commandes susceptible daccueillir la commande cherche. Dans la
liste de gauche, localisez la commande ajouter au groupe et
slectionnez-la. Cliquez sur le bouton Ajouter. Pour supprimer une
commande dun groupe, slectionnez-la et cliquer sur le bouton
Supprimer.
InfoVous ne pourrez ajouter des commandes quaux groupes
personnaliss. Il nest pas possible dajouter des commandes aux
groupes prdnis.
Renommer les groupes ou les onglets. Servez-vous du bouton
Renommer. Rtablir les paramtres dorigine de longlet slectionn ou de
tous les onglets.Cliquez sur le bouton Rinitialiser.
Enregistrer vos personnalisations et les exploiter sur un autre
ordinateur. Cliquez sur le bouton Importer/Exporter. AstuceSi le
ruban occupe trop de place votre got, cliquez sur le bouton Rduire
le ruban ( lextrmit droite du ruban. Le bouton Agrandir ( ) le
rtablit. ), situ
PERSONNALISER
LA BARRE DOUTILS
ACCS
RAPIDE
La barre doutils Accs rapide est la petite barre place lorigine
dans langle suprieur gauche de lcran (voir Figure 1.5). Elle
accueille par dfaut les boutons Enregistrer, Annuler et Rtablir. Le
bouton Personnaliser la barre doutils Accs rapide ( ), plac son
extrmit droite, permet dajouter des commandes cette barre doutils.
Slectionnez simplement les commandes ajouter la barre doutils.
Figure 1.5 : Personnalisez rapidement la barre doutils Accs
rapide, dans Excel, Word et PowerPoint. Pour ajouter des commandes
absentes du menu Personnaliser la barre doutils Accs rapide, deux
solutions soffrent vous : 1. Dans le menu Personnaliser la barre
doutils Accs rapide, cliquez sur Autres commandes. La fentre des
Options du logiciel souvre sur la page de personnalisation de la
barre daccs rapide (voir Figure 1.6) .
Figure 1.6 : Les options de personnalisation de la barre doutils
Accs rapide.
1
Le nouvel environnement
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1
Le nouvel environnement
8
2. Dans la liste droulante Choisir les commandes dans les
catgories suivantes, localisez le groupe de commandes susceptible
daccueillir la commande cherche. Ensuite : Ajouter. Slectionnez la
commande dans la liste de gauche et cliquez sur ce bouton pour la
dplacer vers la liste de droite qui reprsente la barre daccs
rapide. Supprimer. Slectionnez la commande dans la liste de droite
et cliquez sur ce bouton pour la supprimer de la barre doutils Accs
rapide. . En tte de chaque liste de gauche, cette commande permet
dajouter des sparateurs verticaux entre chaque groupe de commande
de la barre doutils Accs rapide. Monter et Descendre. Ces deux
boutons, situs droite de la fentre, dplacent les commandes dans la
liste de droite.
InfoDans la liste, les commandes sont classes verticalement.
Dans la barre doutils Accs rapide, le premier bouton de la liste
est plac lextrmit gauche de la barre. 3. Cliquez sur OK. Il est
galement possible de personnaliser la barre doutils Accs rapide en
se servant des commandes de lenvironnement. Les commandes de tous
les onglets, y compris les onglets contextuels et hormis longlet
Fichier, peuvent tre directement ajoutes la barre doutils. Il suft
de cliquer droit sur une commande ou un groupe de commandes et de
choisir Ajouter la barre doutils Accs rapide. Pour supprimer une
commande ou un groupe de commandes de la barre doutils, cliquez du
bouton droit sur le bouton dans la barre doutils et choisissez
Supprimer de la barre doutils Accs rapide. Si vous avez ajout
plusieurs commandes la barre doutils Accs rapide, il peut tre plus
pratique de la placer sous le ruban. Cliquez sur le bouton
Personnaliser la barre doutils Accs rapide et choisissez Afcher en
dessous du ruban.
2
Les thmes 2 Les thmes
Si vous avez travaill avec la version 2007 dOfce, vous
connaissez sans doute dj les thmes, bien plus conviviaux et
indispensables que les anciens thmes de la gamme. Ils uniformisent
lapparence des chiers Word, Excel, PowerPoint, Outlook, etc. et
leur confrent un aspect professionnel. Vous trouverez exactement
les mmes thmes dans toute la gamme Ofce 2010. En outre, si vous
personnalisez ou crez un thme dans lun des logiciels, il est
immdiatement disponible dans les autres logiciels de la gamme. Les
thmes regroupent trois notions : les jeux de couleurs, les jeux de
polices et les jeux deffets. Chacun de ces lments peut tre
personnalis pour constituer votre thme, fond sur une charte
graphique par exemple. Ils se trouvent dans le groupe Thmes de
longlet Mise en page.
InfoDans Word, les jeux de couleurs et de polices sont galement
disponibles derrire le bouton Modier les styles du groupe Style
dans longlet Accueil.
JEUX
DE COULEURS
Les couleurs du thme sont accessibles partir de tous les boutons
contenant une palette de couleurs : Couleur de police, Trame de
fond, Couleur de trait, etc. Les couleurs et leurs nuances sont
fondes sur un jeu que vous choisissez et qui gre lintgralit des
couleurs du chier. Il est, bien entendu, possible dappliquer des
couleurs absentes du jeu en cours, mais le but ici est duniformiser
les couleurs et dviter les mlanges hasardeux. Le jeu de couleurs
par dfaut est celui dOfce. Il existe plus de 70 jeux de couleurs
diffrents, mais rien ne vous empche de crer le vtre. Pour appliquer
un jeu de couleurs diffrents, dans groupe Thmes de longlet Mise en
page, cliquez sur Couleurs (voir Figure 1.7). Survolez les thmes
pour visualiser leur effet sur votre chier et cliquez sur le thme
qui vous convient.
Figure 1.7 : Choisissez un jeu de couleurs.
2
Les thmes
9
2
Les thmes
10
Pour personnaliser un jeu de couleurs ou crer le vtre : 1. Dans
le bas de la galerie des jeux de couleurs, cliquez sur Nouvelles
couleurs de thme. 2. Cliquez sur chaque bouton de couleur et
dnissez la couleur de base (voir Figure 1.8). Ofce se chargera des
nuances. Si vous ne trouvez pas la couleur approprie, cliquez sur
Autres couleurs et servez-vous de la bote de dialogue Couleurs pour
dnir la couleur de votre choix. 3. Attribuez un nouveau nom votre
jeu et cliquez sur Enregistrer. Le jeu de couleurs est dornavant
disponible dans la galerie des jeux de couleurs de toute la gamme
Ofce, sous la catgorie Personnalis.
Figure 1.8 : Personnalisez les jeux de couleurs.
Pour modier ou supprimer un jeu de couleurs de la galerie,
cliquez du bouton droit sur le jeu et choisissez Modier ou
Supprimer.
JEUX
DE POLICES
linstar des jeux de couleurs, Ofce propose des jeux de polices,
savoir un duo police de titres/ police de corps de texte. Parmi ces
jeux de polices, se trouvent les deux nouvelles polices Microsoft,
Calibri et Cambria. Elles viennent concurrencer et moderniser les
anciennes polices Arial et Times New Roman. Cliquez sur le bouton
Polices du groupe Thmes pour survoler les diffrents jeux de polices
et visualiser leur effet. Cliquez sur un jeu pour lappliquer. Dans
la partie infrieure de la galerie, la commande Nouvelles polices du
thme permet de choisir son propre jeu de polices et de lenregistrer
dans la galerie (voir Figure 1.9) .
Figure 1.9 : Personnalisez les jeux de polices.
JEUX DEFFETSLe troisime lment du groupe Thmes, les jeux deffets,
nest quant lui, pas personnalisable. Il permet dappliquer des
effets spciaux uniformes lintgralit des formes dun chier. Dans Ofce
2010, les formes composent presque chaque lment graphique :
SmartArt, graphiques, pages de garde, zones de texte, etc. Les
effets jouent sur les ombres, la rexion, la lumire, les bordures,
les biseaux et la 3D des formes et appliquent une apparence homogne
aux lments graphiques du chier. Pour appliquer un jeu deffets,
cliquez sur le bouton Effets du groupe Thmes et slectionnez un
effet dans la galerie (voir Figure 1.10).
Figure 1.10 : Appliquez un jeu deffets.
2
Les thmes
11
2
Les thmes
12
ENREGISTRER
UN THME
Chaque thmes Ofce 2010 est un ensemble des trois prcdents jeux.
Autrement dit, un thme se compose dun jeu de couleurs, dun jeu de
polices et dun jeu deffets. Dans cette galerie galement, il suft de
survoler les miniatures pour visualiser le rsultat sur votre chier
(voir Figure 1.11).
Figure 1.11 : Les thmes dOfce 2010.
AstuceChaque galerie peut tre redimensionne pour afcher
davantage de miniatures. Cliquez sur langle infrieur droit et
faites-le glisser. Pour enregistrer votre propre thme : 1.
Choisissez un jeu de couleurs, de polices et deffets, personnaliss
ou prdnis. 2. Dans le groupe Thmes de longlet Mise en page, cliquez
sur le bouton Thmes. 3. Dans la partie infrieure de la galerie,
cliquez sur Enregistrer le thme actif. 4. Dans la zone Nom de
chier, attribuez un nom votre thme et cliquez sur Enregistrer.
Votre nouveau thme vient se placer en tte de la galerie Thmes, dans
la section Personnalis.
AttentionPour le retrouver dans toutes les galeries Thmes de la
gamme Ofce, ne modiez pas lemplacement denregistrement par dfaut,
savoir, sous Windows Vista et Windows 7, dans le dossier lecteur
systme:\Utilisateurs\utilisateur\AppData\Roaming\Microsoft\Templates\Document
Themes. La commande Rechercher les thmes de la galerie permet de
localiser les thmes enregistrs sur votre ordinateur ou un support
externe. Servez-vous de la commande Restaurer le thme partir du
modle, si vous avez modi lun des thmes prdnis et que vous souhaitez
rcuprer les jeux dorigine.
3
Longlet Fichier 3 Longlet Fichier
Dans son volet latral gauche, longlet Fichier accueille toutes
les commandes classiques des anciens menus Fichier et Ofce, ainsi
que dautres fonctionnalits pratiques, telles que la gestion des
versions et les proprits. Les quatre premires commandes de ce
volet, Enregistrer, Enregistrer sous, Ouvrir et Fermer, sont
familires.Voyons ce que proposent les autres.
INFORMATIONSLa fentre Informations du chier se divise en quatre
sections (voir Figure 1.12) : Autorisations, Prparer le
partage,Versions et Proprits.
Figure 1.12 : La fentre Informations de longlet Fichier gre la
protection du chier.
AUTORISATIONSCette section gre les outils de protections du
chier. Pour les afcher, cliquez sur le bouton Protger le
classeur/le document/la prsentation, selon le logiciel afch. Les
options communes aux trois logiciels sont :
Marquer comme nal. Indique que les modications sont termines et
quil sagit de ladernire version du chier. Dans un chier marqu comme
nal, les commandes ddition et de rvision sont grises. Dans la barre
dtat, une icne ( ) et une barre dinformations (voir Figure 1.13)
indiquent lutilisateur ltat nal du chier.
Figure 1.13 : La barre dinformations dun chier marqu comme
nal.
3
Longlet Fichier
13
3
Longlet Fichier
14
AttentionCette option ne constitue absolument pas une protection
du document. Cliquer sur le bouton Modier quand mme de la barre
dinformations suft activer toutes les commandes. Cette
fonctionnalit nexiste qu titre informatif.
Chiffrer avec mot de passe. Bloque le contenu du chier et le
chiffre. Le mot de passe seraindispensable pour ouvrir le chier. Il
rpond une stratgie de mot de passe et doit donc respecter la rgle
de longueur minimale (au moins 6 caractres) et de complexit
minimale (au moins trois des quatre types de caractres :
minuscules, majuscules, chiffres et symboles).
Restreindre lautorisation par les personnes. Restreint laccs aux
personnes que vousslectionnez et les empche dditer, de copier ou
dimprimer le chier.Vous devez disposer dune identit ID Windows Live
pour exploiter cette fonctionnalit. Il est possible den obtenir une
au cours du processus.
Ajouter une signature numrique. Adjoint une signature numrique
au chier pour validerson authenticit. Cette signature invisible est
associe un certicat numrique que vous pouvez obtenir en ligne au
cours du processus. Dans Excel, ce bouton permet de protger la
feuille de calcul ou le classeur, comme nous le verrons la Fiche
19. Dans Word, la commande Restreindre la modication limite le type
de modications que lutilisateur peut apportes au document, comme
nous ltudierons la Fiche 34.
PRPARER
POUR LE PARTAGE
Les commandes de cette section sont consacres la vrication du
chier avant son partage avec dautres utilisateurs. Pour accder aux
commandes, cliquez sur le bouton Vrier la prsence de problmes.
Inspecter le document. Vrie la prsence de proprits masques et
dinformations condentielles telles des marques de rvision ou des
commentaires.Vous devrez enregistrer le chier avant de dmarrer
linspecteur. Ensuite, cochez ou supprimez les coches des cases des
options pour lesquelles vous voulez effectuer une vrication et
cliquez sur Inspecter (voir Figure 1.14). Dans la fentre de
synthse, linspecteur vous informe des lments trouvs. Pour les
supprimer, cliquez sur le bouton Supprimer dans la section
concerne.
Vrier laccessibilit. Examine votre chier la recherche dlments
susceptibles dtredifciles lire pour les personnes prsentant un
handicap.
Vrier la compatibilit. Vrie la prsence dlments non compatibles
avec les versionsantrieures. Un message vous informe des ventuels
problmes et vous permet de les corriger. Ce message safche galement
lorsque vous enregistrez le chier dans un format antrieur, comme
nous le dtaillerons plus loin.
Figure 1.14 : Vriez la prsence ventuelle dinformations
masques.
VERSIONSCette fonctionnalit rcupre la version temporaire dun
chier ferm sans avoir t enregistr ou revient une version antrieure
du chier ouvert. Elle se fonde sur la fonction denregistrement
automatique. En outre, tant que vous travaillez sur le chier, les
versions enregistres automatiquement sont accessibles.
AttentionLa rcupration des chiers temporaires ne fonctionne que
si les options Enregistrer les informations de rcupration
automatique toutes les X minutes et Conserver le dernier chier
rcupr automatiquement si je ferme sans enregistrer sont coches. Ces
options sont actives par dfaut dans la page Enregistrement des
Options du logiciel (onglet Fichier, Options). Si vous navez pas
enregistr le chier en le fermant, vous pouvez rouvrir la version
temporairement conserve. Pour ce faire, ouvrez le logiciel dans
lequel vous avez cr ou prcdemment ouvert le chier. Ensuite, dans le
volet gauche de longlet Fichier, cliquez sur Informations > Grer
les versions > Rcuprer des documents/classeurs/prsentations non
enregistr(e)s. Le chier souvre et une barre dinformations safche
(voir Figure 1.15) pour vous permettre denregistrer le chier.
Figure 1.15 : La barre dinformations dun chier temporaire
rcupr.
3
Longlet Fichier
15
3Info
Longlet Fichier
16
Cette fonction est galement disponible dans la partie infrieure
de la liste des documents rcents. Ensuite, dans le dossier des
brouillons qui safche, slectionnez le chier et cliquez sur Ouvrir.
Si vous travaillez dans un chier enregistr pralablement et le
fermez sans enregistrer les modications apportes depuis, vous
pourrez rcuprer le dernier brouillon enregistr automatiquement.
Pour cela, dans longlet Fichier, cliquez sur Informations. Dans la
section Versions, cliquez sur la version du chier intitule (lorsque
jai ferm sans enregistrer). Dans la barre dinformations (voir
Figure 1.16), cliquez sur Restaurer pour remplacer le chier actuel
par la version antrieure ou sur Comparer pour comparer les deux
versions.
Figure 1.16 : Restaurez une ancienne version du chier ou
comparez les deux versions.
PROPRITSLa partie droite de la section Informations est consacre
aux proprits du chier. Ce sont des donnes qui dcrivent le chier et
son auteur. Elles servent organiser les chiers et les localiser
lors de recherches. Certains champs, comme Titre ou Auteur, sont
lis aux champs utiliss dans le chier. Autrement dit, les
informations saisies dans ce panneau sont automatiquement rcupres
dans les champs du mme nom dans le document. Par exemple, si vous
ajoutez le champ Titre dans un en-tte de document Word, il contient
les donnes saisies dans le champ Titre des proprits du document et
inversement. Pour modier le contenu dun champ, cliquez sur les
champs Ajoutez. Dans le champ Balises, saisissez des termes
descriptifs du chier, spars par des points-virgules. La zone de
recherche des fentres Windows Vista et 7 exploitent ces
informations pour localiser le chier. Dans ces versions de Windows,
tous les champs de proprits peuvent tre exploits pour organiser,
trier et ltrer les chiers. Pour ajouter des proprits personnalises,
cliquez sur Proprits > Proprits avances.
RCENTAfche la liste des 20 derniers chiers ouverts. Pour modier
les options relatives aux chiers rcents, dans longlet Fichier,
cliquez sur Options. Dans la section Afcher de la page Options
avances, servezvous de la case Afcher ce nombre de documents rcents
pour modier le nombre de chiers rcents afchs.
NOUVEAUCette fentre se divise en deux parties. Dans la section
Modles disponibles, vous accdez aux modles installs sur votre
ordinateur :
Document vierge. Cre un chier vierge. Modles rcents. Liste les
modles rcemment utiliss.
Exemples de modles. Propose des modles prdnis. Mes modles. Ouvre
la bote de dialogue des modles installs sur lordinateur. Crer
partir. Emploie un chier existant comme modle.Dans la section
Modles Ofce.com plusieurs rubriques proposent des modles tlcharger
sur le site web dOfce. Il suft de cliquer sur une rubrique, puis
ventuellement sur une sous-rubrique. 1. Cliquez sur un modle pour
en afcher un aperu droite accompagn de commentaires ventuels
dutilisateurs. 2. Sil vous convient, cliquez sur Tlcharger. 3. Une
fois une modle tlcharg, il est accessible depuis la liste des
Modles rcents. Servez-vous des boutons de navigation (Prcdent et
Suivant) pour parcourir les pages de modles. 4. Cliquez sur Accueil
pour revenir la page principale.
IMPRIMERCette page remplace la bote de dialogue Imprimer des
prcdentes versions. Vous y trouvez toutes les informations
ncessaires limpression de votre chier (voir Figure 1.17).
Dans la zone Copies, choisissez le nombre dexemplaires imprimer.
Cliquez sur Imprimer pour lancer limpression. Dans la liste
droulante Imprimante, slectionnez limprimante utiliser pour
limpression.Limprimante par dfaut est accompagne dune coche
verte.
Dans la section Paramtres, la premire option dpend du logiciel
ouvert. Nous ltudierons danschacun des logiciels.
Cliquez sur Impression recto pour choisir les impressions recto
ou recto verso. Ces optionsdpendent de votre imprimante.
Loption Assembl imprime les copies du chier une par une, savoir
toutes les pages de lapremire copie, puis toutes les pages de la
deuxime, etc. Loption Non assembl imprime toutes les pages 1, puis
toutes les pages 2, etc.
Choisissez une impression horizontale ou verticale avec les
options Orientation Paysage etOrientation Portrait.
Dans liste Taille du papier, choisissez la taille du papier
prsent dans limprimante. Dans la liste Marges, optez pour une
largeur de marges. La dernire option diffre galement dun logiciel
lautre et nous laborderons indpendammentpour chaque logiciel.
3
Longlet Fichier
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3
Longlet Fichier
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Figure 1.17 : La fentre Imprimer dExcel.
PARTAGERDans la section Partager de longlet Fichier, vous
envoyez, publiez ou partagez votre chier par voie lectronique.Vous
y slectionnez galement le format denregistrement du chier.
RTROCOMPATIBILITLe nouveau format denregistrement Ofce, lanc
avec Ofce 2007, nest pas rtrocompatible. Autrement dit, les
ordinateurs quips dune version dOfce antrieure 2007 ne peuvent pas
lire le nouveau format.
InfoLe Pack de compatibilit Microsoft Ofce pour les formats de
chier Word, Excel et PowerPoint 2007 permet aux utilisateurs quips
dune ancienne version de convertir et lire les chiers enregistrs au
format Ofce 2007/2010. Il est disponible sur le centre de
tlchargement Microsoft, ladresse
http://www.microsoft.com/downloads/fr-fr/default.aspx. Il est bien
entendu possible douvrir des chiers crs dans une ancienne version.
Dans ce cas, au niveau de la barre de titre, le nom du chier est
suivi de lindication [Mode de compatibilit]. Les fonctionnalits
disponibles sont alors limites ; seules les fonctions compatibles
avec les versions antrieures sont disponibles. Pour convertir un
document ouvert en Mode de compatibilit au nouveau format, vous
pouvez lenregistrer sous le nouveau format ou utiliser le bouton
Convertir de la page Informations, dans longlet Fichier.
Vous pouvez toutefois enregistrer vos chiers dans une version
antrieure dOfce. Lorsque vous enregistrez un chier cr avec Ofce
2010 au format 97-2003, le Vricateur de compatibilit safche pour
vous informer des fonctionnalits non compatibles avec les versions
antrieures (voir Figure 1.18).
Figure 1.18 : Le Vricateur de compatibilit vous informe des
conversions opres pour la mise en conformit avec lancien
format.
Le message saccompagne de descriptifs quant aux pertes de
fonctionnalits et aux conversions qui seront effectues lors de
lenregistrement. Si vous ne souhaitez plus afcher le Vricateur de
comptabilit lors de lenregistrement dans un format antrieur,
supprimez la coche de la case Vrier la compatibilit lors de
lenregistrement dans les formats Word/Excel/PowerPoint 97-2003.
Lorsque vous cliquez sur Continuer, la conversion du chier
dmarre.
PARTAGE
NUMRIQUE
Dans la section Partager, vous diffusez votre chier par voie
lectronique :
Envoyer laide de la messagerie. Associe votre chier un message
lectronique sousforme de pice jointe.Vous pouvez opter pour les
formats : Standard. 2010 ou 97-2003. PDF. Votre chier est dabord
publi au format PDF. Il peut tre lu avec Adobe Reader ou Acrobat.
XPS. Il sagit dun format propritaire Microsoft mis en uvre avec
ofce 2007. Similaire au format PDF, mais fond sur le langage de
programmation XML. Il peut tre lu avec un navigateur Internet,
comme Internet Explorer, Firefox ou Maxthon.
InfoLa fonction Crer un message lectronique contenant un lien
vers vous oblige enregistrer dabord le chier sur un emplacement
rseau partag. La commande Envoyer en tant que tlcopie Internet
demande, quant elle, que vous ayez souscrit un abonnement auprs dun
fournisseur de service de tlcopie.
3
Longlet Fichier
19
3
Longlet Fichier
20
Enregistrer dans SkyDrive. Consiste publier votre chier sur
lInternet. Pour y accder, vousdevez disposer dune identication ID
Windows Live, que vous pouvez acqurir au cours du processus.
Enregistrer dans SharePoint. Nest disponible que si votre
ordinateur est connect unintranet Microsoft SharePoint. Les autres
commandes de la liste sont spciques chaque logiciel.
TYPES
DE FICHIERS
Dans cette section, deux commandes sont communes tous les
logiciels Ofce 2010 : Modier le type de chier et Crer un document
PDF/XPS. La premire donne accs aux autres formats denregistrement
du chier, comme la version 97-2003 ou OpenDocument, compatible avec
les versions gratuites des logiciels, mais galement les formats de
chiers prenant en charge les macros et les modles. La deuxime cre
un chier au format PDF ou XPS (voir section Partage numrique,
prcdemment dans cette Fiche), prsentant lavantage de conserver la
mise en forme, les polices et les images intgres au chier et dtre
difcile modier. En outre, les outils de lecture de ces formats de
chiers sont tlchargeables gratuitement sur lInternet.
AIDEDans la section Aide de longlet Fichier, vous trouverez les
liens vers laide Microsoft Ofce, vers une dmonstration des
nouveauts dOfce 2010 et surtout un bouton de rcupration des mises
jour disponibles. Le bouton Options ouvre la mme fentre que celui
qui se trouve dans le volet de gauche, sous Aide. Vous y trouverez
toutes les options lies au produit, dont la Personnalisation du
ruban et de la barre doutils Accs rapide, que nous avons tudis dans
la prcdente che.
4
Les nouveaux outils 4 Les nouveaux outils
Plusieurs outils sont venus tendre les fonctionnalits des
produits Ofce. Dans cette che, nous allons tudier les deux plus
importants, savoir loutil Capture dcran et les nouvelles options de
collage.
CAPTURE DCRANOfce 2010 propose un nouvel outil commun aux quatre
principaux produits de la gamme (Excel, Outlook, PowerPoint et
Word) : Capture dcran. Il se trouve dans le groupe Illustrations de
longlet Insertion et permet dinsrer dans un chier la capture de
tout ou partie dune autre fentre ouverte et non rduite dans la
barre des tches. Pour raliser une capture dcran : 1. Ouvrez et
agrandissez la fentre capturer. 2. Afchez le chier Word, Excel,
PowerPoint dans lequel insrer la capture. 3. Dans le groupe
Illustrations de longlet Insertion, cliquez sur Capture dcran. Les
fentres ouvertes apparaissent sous forme de miniatures dans la
galerie des fentres disponibles. Si vous survolez une miniature
avec le pointeur, une info-bulle indique le titre du document et le
nom du programme (voir Figure 1.19).
Figure 1.19 : Les miniatures de la galerie des fentres
disponibles.
Pour insrer une capture de lintgralit de lcran, cliquez sur la
miniature. Pour capturer une partie de lcran, cliquez sur Capture
dcran. Cliquez et faites glisser la souris pour dlimiter la zone
capturer.
AttentionSi plusieurs fentres sont agrandies, la commande
Capture dcran afche la fentre de la premire miniature. Pour
effectuer la capture dune partie de lcran, il est prfrable de
nagrandir que deux fentres : celle capturer et celle dans laquelle
insrer la capture.
4
Les nouveaux outils
21
4
Les nouveaux outils
22
La capture dcran est une image. Elle nest donc pas mise jour si
le chier dorigine est modi. En revanche, il est possible
denregistrer la capture en tant quimage. Pour ce faire, cliquez du
bouton droit sur limage capture et choisissez Enregistrer en tant
quimage. Donnez-lui ensuite un nom et choisissez le format de chier
dimage.
AstuceAprs avoir insr la capture dcran, servez-vous de longlet
Format des Outils Image pour modier la capture dcran.
OPTIONS
DE COLLAGE
La version 2007 dOfce avait introduit le principe des galeries
avec aperu instantan. Pour les nouveaux venus, vous dcouvrirez
rapidement que le nouvel environnement dOfce 2010 est trs graphique
et intuitif. La grande majorit des fonctionnalits se prsente sous
forme de galeries, comme nous avons eu loccasion de le voir la
Fiche 2, consacre aux thmes. Les galeries sont associes un aperu
instantan, lequel afche un aperu du rsultat lorsque vous survolez
les miniatures de la galerie. Cet aperu est galement disponible
avec un certain nombre de boutons qui appliquent des effets
visuels, tels les boutons de couleur de police et les commandes
deffets sur les formes. Ofce 2010 introduit quelques nouvelles
options cette fonctionnalit.
AstucePour dsactiver laperu instantan, dans longlet Fichier,
cliquez sur Options. Sur la page Gnral, supprimez la coche de la
case Activer laperu instantan. Lorsque vous slectionnez du texte,
dans un document Word, la barre de formule Excel ou une zone de
texte PowerPoint, une mini barre doutils apparat (voir Figure
1.20). Elle propose les commandes statistiquement les plus employes
lorsque lon slectionne du texte. Elle nest pas personnalisable,
mais grande nouveaut dOfce 2010, elle dispose galement de laperu
instantan.
Figure 1.20 : La mini barre doutils et ses commandes
contextuelles bncient dornavant de laperu instantan.
AstucePour dsactiver la minibarre doutils, dans longlet Fichier,
cliquez sur Options. Sur la page Gnral, supprimez la coche de la
case Afcher la minibarre doutils lors de la slection. Autre
nouveaut de taille dans ce domaine, qui enchantera les spcialistes
du clic du bouton droit : les Options de collage. Par simple clic
droit (ou en cliquant sur la che du bouton Coller dans le groupe
Presse-papiers de longlet Accueil), vous trouverez les options de
collage avec aperu instantan. Autrement dit, avant de coller un
lment, vous visualisez le rsultat et slectionnez loption approprie.
Les options disponibles dpendent de lorigine et du type (image,
texte, graphique, etc.) de llment coller. Dans Word (voir Figure
1.21), vous avez le choix entre Conserver la mise en forme source,
Utiliser les styles de destination, Lier et conserver la mise en
forme source, Image, etc. Nous les dtaillerons la Fiche 22.
Figure 1.21 : Les options de collage dans Word.
Dans Excel, les options de collage sont bien plus nombreuses
(voir Figure 1.22) et laissent lutilisateur choisir de coller les
formats, les formules, les valeurs ou le contenu, par exemple. Nous
les tudierons la Fiche 6.
Figure 1.22 : Les options de collage dans Excel.
4
Les nouveaux outils
23
Excel 2010
C HAPITRE 2 DMARRAGE
Si vous avez utilis Excel 2007, vous ne noterez pas immdiatement
les nouveauts de linterface dExcel 2010, sauf peut-tre le nouvel
onglet Fichier qui remplace le menu Ofce. En revanche, si vous
arrivez dOfce 2003 ou dune version antrieure, vous allez tre
surpris, voire drout. En fait, tout est fait de manire logique et
vous naurez aucune difcult vous familiarisez avec ce nouvel espace
de travail. Pour lheure, voyons comment prendre ses marques et
proter en quelques clics des nouvelles fonctionnalits de mise en
forme dExcel.
5
Nouveauts 5 Nouveauts
Nous avons abord les nouveauts communes tous les produits de la
gamme Ofce 2010 aux Fiches 1 4, comme le ruban, la barre doutils
Accs rapide et longlet Fichier. Nous allons dans cette che, faire
un tour dhorizon des nouvelles fonctionnalits spciques Excel 2010.
Certaines ont t introduites dans Excel 2007, mais un rapide aperu
vous permettra de mieux cerner linterface. Pour commencer, une
premire nouvelle importante pour celles et ceux qui effectuent des
calculs en utilisant des fonctions imbriques reprsentant plusieurs
lignes ou qui utilisent Excel pour crer des tableaux de texte : la
barre de formule est redimensionnable (voir Figure 2.1). Il suft de
placer le pointeur de la souris sur la ligne infrieure de la barre
de formule. Lorsquil prend la forme dune double che blanche,
cliquez et faites glisser. Si la barre est rduite une ligne, faites
dler les lignes du contenu en cliquant sur les ches places sa
droite ( ). Servez-vous de la che Dvelopper/ Rduire pour agrandir
la barre ou la rduire une ligne ( ).
Figure 2.1 : La barre de formule dExcel est redimensionnable. La
petite icne ( ) qui se trouve dans la partie suprieure de la barre
de dlement verticale fractionne la feuille en deux parties.Vous
pouvez ainsi travailler indpendamment sur diffrentes pages dun mme
tableau. Il suft de cliquer sur licne lorsque le pointeur de la
souris prend la forme dune double che noire et de la faire glisser.
Chaque partie possde sa propre barre de dlement vertical (voir
Figure 2.2). Pour supprimer la barre, double-cliquez dessus ou
cliquez sur le bouton Fractionner du groupe Fentre, dans longlet
Afchage.
5
Nouveauts
29
5
Nouveauts
30
Figure 2.2 : Fractionnez la fentre pour travailler sparment sur
deux parties dune mme feuille. Le groupe Fentre de longlet Afchage
propose dautres commandes intressantes, comme :
Figer les volets (voir Figure 2.3). Dj prsente dans les
anciennes versions, elle permet de gerla premire ligne, la premire
colonne ou plusieurs lignes et colonnes. Ces lments gs restent
alors visibles lorsque vous faites dler la feuille. Pour ger
plusieurs lignes et/ou colonnes, cliquez sur la cellule qui
dlimitera la partie ge. Les lignes situes au-dessus et les colonnes
places gauche de la cellule slectionne seront ges. Pour annuler le
blocage, cliquez sur Figer les volets > Librer les volets.
Figure 2.3 : Figez des lignes et/ou des colonnes pour quelles
restent visibles.
Afcher cte cte. Cette commande place deux fentres Excel ouvertes
lune au-dessus delautre les fait dler de manire synchrone ou
asynchrone. Vous pouvez ainsi comparer deux listes, faire glisser
ou copier-coller des informations entre deux classeurs. Si
plusieurs fentres Excel sont ouvertes, une bote de dialogue vous
laisse choisir celles afcher. Pour arrter le dlement synchrone,
cliquez sur le bouton Dlement synchrone du groupe Fentre. Pour
rtablir les fentres dans leur position dorigine, cliquez nouveau
sur le bouton Afcher cte cte. ). Dans la ligne des onglets des
feuilles de calcul, un nouvel onglet bien pratique est apparu ( Dun
simple clic sur cet onglet, vous ajoutez une nouvelle feuille dans
le classeur.Vous pouvez ensuite :
Dplacer la feuille de calcul en cliquant sur longlet. Le
pointeur prend la forme dune che associe une feuille. Faites-le
glisser vers la position de votre choix. Une che noire indique
lemplacement o la feuille sera insre.
Copier la feuille. Procdez comme pour un dplacement mais appuyez
sur la touche Ctrl pendantlopration. Le pointeur prend la forme
dune che associe une feuille et dun signe plus (+).
InfoVous pouvez galement insrer une nouvelle feuille en cliquant
sur le bouton Insrer du groupe Cellules, dans longlet Accueil.
AstucePour dplacer ou copier la feuille vers un autre classeur
ouvert ou dans un nouveau classeur, cliquez du bouton droit sur son
onglet et choisissez Dplacer ou copier. Dans la liste droulante,
slectionnez le classeur ouvert vers lequel dplacer la feuille ou
optez pour un nouveau classeur. Pour copier la feuille, cochez la
case Crer une copie (voir Figure 2.4).
Figure 2.4 : Dplacez ou copiez la feuille vers un autre
classeur.
Renommer la feuille en double-cliquant sur son nom ou en
cliquant du bouton droit sur longletet en choisissant Renommer.
Ajouter une couleur longlet. Cliquez du bouton droit sur
longlet, pointez sur Couleur dongletet cliquez sur la couleur de
votre choix.
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Nouveauts
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5Info
Nouveauts
32
La commande Couleur donglet est galement accessible par le
bouton Format du groupe Cellules, dans longlet Accueil.
AstucePour effectuer les oprations dcrites ci-avant sur
plusieurs feuilles simultanment, cliquez sur longlet de la premire
feuille diter, maintenez la touche Ctrl enfonce et cliquez sur les
onglets des autres feuilles. Vous crez ainsi un groupe de travail,
comme lindique la barre de titre du classeur. Toutes les
modications apportes lune des feuilles du groupe se rpercutent sur
les autres. Noubliez pas de dsactiver le groupe de travail lorsque
vous avez termin en cliquant sur un onglet ne faisant pas partie du
groupe. Pour nir notre tour dhorizon des nouveauts de linterface
Excel, voici une information qui peut sembler anecdotique de prime
abord, mais qui a son importance. La taille des feuilles de calcul
est nettement plus imposante quauparavant. Elles passent de 65 536
1 048 576 lignes et de 256 16 384 colonnes. Quelles sont les
consquences de cette augmentation ? Eh bien, pour commencer, voici
un message lattention de celles et ceux qui mettent en forme avec
une couleur de remplissage la ligne ou la colonne den-ttes de leurs
tableaux : Vous ne le faites plus sur 256 colonnes, mais sur 16 384
! Alors, certes, Excel 2010 nimprimera pas des cellules vides, mme
si elles sont assorties dune couleur de remplissage, mais un simple
espace dans une cellule suft la valider. Sans compter que ce type
de mise en forme augmente la taille du chier (pas normment, mais il
serait dommage doccuper de lespace inutilement). Plus srieusement,
le principal souci que peut poser cette nouvelle taille de feuille
est li aux rfrences de cellules lorsque lon exploite les noms dnis
(nous tudierons les noms dnis la section Noms de la Fiche 7). Par
exemple, si vous avez pour habitude de nommer TR1 la cellule qui
contient le rsultat du 1er trimestre, vous allez faire face un
conit de noms, puisque TR1 est galement la rfrence de la cellule se
trouvant lintersection de la ligne 1 et de la colonne TR. Dans ce
cas, Excel vous informe du problme. Il ne vous reste qu opter pour
un autre nom et pas TRI1, puisque cette rfrence de cellule existe
aussi La solution pourrait tre le trait de soulignement comme
sparateur, par exemple TR_1.
6
Mise en forme et styles rapides 6 Mise en forme et styles
rapides
Longlet Accueil (voir Figure 2.5) met votre disposition les
commandes de mise en forme les plus courantes. Certaines vous sont
sans doute familires. Observez les groupes de commandes de cet
onglet. Chacun porte un nom et ils sont dlimits par des lignes
grises.
Figure 2.5 : Longlet Accueil et ses groupes de commandes.
Plusieurs dentre eux (Presse-papiers, Police, Alignement et Nombre)
sont quips dune petite icne ( ) dans langle infrieur droit. Cet
icne, appele Lanceur de bote de dialogue, afche une bote de
dialogue, souvent identique celles des prcdentes versions,
proposant davantage de commandes. Par exemple, si vous cliquez
licne du groupe Police, vous ouvrez la bote de dialogue Format de
cellule, sur longlet Police (voir Figure 2.6).
Figure 2.6 : La bote de dialogue Format de cellule, ouverte
laide de licne du groupe Police.
Lavantage ici est quune partie des commandes pour lesquelles
vous ouvrez habituellement la bote de dialogue Format de cellule
est directement accessible dans longlet Accueil. Le groupe
Alignement propose les commandes dalignement horizontal et
vertical, ainsi que le renvoi la ligne et plusieurs options de
fusions des cellules. Dans le groupe Nombre, la liste droulante
propose tous les formats Excel par dfaut. Slectionnez un nombre et
cliquez sur la che de la liste pour visualiser le rsultat
instantanment (voir Figure 2.7).
6
Mise en forme et styles rapides
33
6
Mise en forme et styles rapides
34
Figure 2.7 : La liste droulante Format de nombre du groupe
Nombre.
STYLES
RAPIDES
Si vous devez mettre des donnes en forme sans y consacrer de
temps, servez-vous de la galerie Styles de cellules (voir Figure
2.8) du groupe Style. linstar des autres galeries dOfce, celle-ci
vous montre en direct le rsultat obtenu. Pour appliquer un style,
slectionnez les cellules mettre en forme, survolez les vignettes
jusqu trouver le style appropri, puis cliquez simplement sur ce
dernier.
Figure 2.8 : Appliquez rapidement des styles vos donnes.
AstuceNoubliez pas que vous pouvez modier et personnaliser les
thmes de couleurs et de polices employs dans vos classeurs Excel,
comme nous lavons vu la Fiche 2. La galerie Styles de cellules
propose une large gamme de mises en forme du texte et des nombres.
Pour crer votre propre style rapide : 1. Dans le groupe Styles,
cliquez sur Styles de cellules. 2. Dans la partie infrieure de la
galerie, cliquez sur Nouveau style de cellule. 3. Dans la bote de
dialogue Style (voir Figure 2.9), attribuez un nom au style.
Figure 2.9 : Crez votre propre style de cellule.
4. Cliquez sur Format et dnissez tous les attributs du style. 5.
Pour exclure ou inclure certains attributs, cochez ou supprimez la
coche des options de la liste. 6. Cliquez sur OK. Votre nouveau
style apparat dornavant dans la galerie, la rubrique Personnalis.
Pour le supprimer de la galerie, cliquez du bouton droit sur le
style et choisissez Supprimer.
OPTIONS
DE COLLAGE
Les options de collage constituent une notion importante dans
Excel 2010 et les nouvelles fonctionnalits associes simplieront
grandement votre tche. Dans les prcdentes versions dExcel, lorsque
vous copiez et collez des donnes, une petite balise Options de
collage safche en bas droite de la zone colle. En cliquant sur
cette balise, on accde un menu contextuel, lequel permet de choisir
les options de collage, comme copier uniquement la mise en forme ou
les valeurs, conserver la mise en forme source ou de destination,
etc. Dans Excel 2010, vous accdez aux options de collage et de
collage spcial :
Avant de coller les donnes et, cerise sur le gteau, avec un
aperu instantan. Autrement dit, vousvisualisez le rsultat de
lopration de collage, avant mme de coller !
6
Mise en forme et styles rapides
35
6
Mise en forme et styles rapides
36
En cliquant du bouton droit lemplacement du collage (oui, oui,
en cliquant du bouton droit)[voir Figure 2.10], en cliquant sur la
che du bouton Coller ou, bien sr, en cliquant sur la balise Options
de collage, aprs avoir coll les donnes.
Figure 2.10 : Les options de collage safchent en cliquant du
bouton droit.
Les options de collage et de collage spcial
Cliquez sur
Nom de la commandeColler Valeurs Formules Transposer Mise en
forme Coller avec liaison
Pour collerLes donnes lidentique, hormis la largeur des colonnes
et la hauteur des lignes. Les valeurs uniquement, sans mise en
forme, formats de nombres et formules. Les valeurs et les formules,
sans mise en forme, ni formats de nombres. Les donnes lidentique en
inversant les lignes et les colonnes. Uniquement la mise en forme
(bordure, couleur de police et trame de fond). Le contenu des
cellules copies uniquement, sans mise en forme, formats de nombres
et formules. Les cellules colles contiennent le signe gal (=) suivi
des rfrences des cellules de la slection copie. Les cellules vides
de la plage copie afche la valeur zro (0) dans la plage colle.
Cliquez sur
Nom de la commandeFormules et format de nombre Conserver la mise
en forme source Aucune bordure Conserver les largeurs de colonnes
sources Valeurs et formats de nombre Valeurs et format source
Image
Pour collerLes valeurs sans mise en forme, mais avec formats de
nombres et formules. Les donnes lidentique, hormis la largeur des
colonnes et la hauteur des lignes. quivalent Coller. Les donnes
avec mise en forme, formats de nombre et formules, mais sans
bordures. Les donnes lidentique, y compris la largeur des colonnes,
mais sans la hauteur des lignes. Les donnes et les formats de
nombre, sans mise en forme ni formule. Les valeurs et la mise en
forme, mais pas les formules, les hauteurs de lignes et les
largeurs de colonnes. Une image non modiable de la plage de
cellules slectionne. Une image de la plage de cellules slectionne.
Les donnes de limage sont actualises si vous modiez les donnes
sources. Le graphique copi avec les jeux de couleurs et de polices
du thme de destination.
Image lie Utiliser le thme de destination
AstuceLes deux dernires options de collage, Image et Image lie,
crent une image des donnes et afchent longlet Format des Outils
Image par le biais duquel vous mettez limage en forme.
InfoLorsque vous copiez les donnes entre deux classeurs auxquels
vous navez pas appliqu le mme thme, le donnes colles rcuprent les
couleurs et polices du thme du classeur de destination. Il est
possible de cumuler les options de collage. Vous pouvez, par
exemple, coller les donnes avec loption Coller et vous servir
ensuite de la balise Options de collage de la zone colle pour
appliquer loption Conserver les largeurs de colonnes.
6
Mise en forme et styles rapides
37
C HAPITRE 3 CALCULER
Excel est un tableur, autrement dit une calculatrice optimise
capable deffectuer les calculs les plus simples, mais galement des
statistiques extrmement pointues. Dans ce chapitre, nous
commencerons par les oprations mathmatiques de base. Nous verrons
ensuite les quelques fonctions automatiques, avant dtudier plus
avant les fonctions de la bibliothque Excel.
7
Calculs de base 7 Calculs de base
Les oprations mathmatiques dans Excel se divisent en trois
catgories : les formules, les fonctions et le mlange des deux. Les
formules font appel des oprateurs mathmatiques classiques, savoir
laddition (+), la soustraction (), la multiplication (*), la
division (/) et llvation (^). Les fonctions utilisent des mots pour
reprsenter lopration raliser. Par exemple, pour totaliser une
colonne de nombre, vous employez la fonction SOMME. Bien entendu,
rien ne vous empche de mixer ces deux mthodes pour obtenir un
rsultat. Les valeurs sur lesquelles vous effectuez les oprations
sont de deux types : valeurs saisies et rfrences de cellules. En
effet, dans une opration mathmatique Excel, soit vous saisissez la
valeur, soit vous faites rfrence au contenu dune cellule. Les
rfrences de cellules se composent de la lettre de la colonne et du
nombre de la ligne contenant les donnes. Par exemple, la cellule C4
fait rfrence la cellule qui se trouve lintersection de la troisime
colonne et de la quatrime ligne. Lorsque vous cliquez sur une
cellule, vous voyez sa rfrence dans la zone Nom, situe gauche de la
barre de formule (voir Figure 3.1).
Figure 3.1 : La zone Nom indique la rfrence de la cellule
slectionne.
InfoSi vous avez slectionn une plage de cellules, la zone Nom
indique la rfrence de la premire cellule sur laquelle vous avez
cliqu.
7
Calculs de base
41
7
Calculs de base
42
Pour nir, vous devrez vous souvenir des rgles mathmatiques
apprises au collge. La plus importante tant que la multiplication,
la division et llvation sont prioritaires sur laddition et la
soustraction. Par exemple, 4+3*2 donne 10. Si vous voulez obtenir
14, noubliez pas de placer des parenthses : (4+3)*2.
FORMULES
MATHMATIQUES
Pour effectuer un calcul simple, vous pouvez vous fonder sur
lexemple de tableau de longlet Calculs du classeur Fichier
Fonctions : 1. Slectionnez la cellule qui doit accueillir le
rsultat. 2. Tapez le symbole gal (=) dans la cellule ou la barre de
formule. 3. Saisissez une valeur ou cliquez sur la cellule
contenant la valeur. 4. Appuyez sur un oprateur mathmatique et
rptez lopration jusqu la n du calcul (voir Figure 3.2). Excel
encadre dune bordure de couleur chaque cellule dont le contenu est
employ dans le calcul et afche la rfrence de la cellule dans la mme
couleur. 5. Validez lopration en appuyant sur Entre.
Figure 3.2 : Tapez la formule dans la barre de formule ou
directement dans la cellule. Pour modier le calcul, double-cliquez
sur la cellule qui contient le rsultat ou slectionnez-la et cliquez
dans la barre de formule.
AttentionNutilisez pas la rfrence de la cellule qui accueille le
rsultat dans le calcul lui-mme. Vous creriez une rfrence
circulaire. Excel vous lindique en afchant une bote de dialogue. Si
votre intention ntait pas de crer une telle rfrence, cliquez sur
Annuler et corriger la formule.
POURCENTAGEPour calculer un pourcentage, vous ne pouvez pas
procder comme sur votre calculatrice. Par exemple, =50+10% ne donne
pas 55 , mais 5010,00%. En plus de fournir un rsultat erron, cette
solution applique galement le format de nombre Pourcentage la
cellule. Voyons comment calculer un pourcentage. Prenons lexemple
dun achat de 80 HT pour lequel nous souhaitons connatre le montant
de la TVA (19,6 %) et le montant TTC.Voici comment procder :
Pour calculer le montant de la TVA, tapez =80*19,6%, le rsultat
est 15,68. Pour calculer le montant TTC, soit vous additionnez le
montant HT au montant de la TVA, soitvous procdez en une seule
opration pour obtenir le total TTC. Dans ce cas, tapez =80+80*19,6%
ce qui donne 95,68. Le format de nombre Pourcentage sapplique de
deux manires diffrentes :
Slectionnez la cellule laquelle appliquer le format Pourcentage
et cliquez sur le bouton Style depourcentage du groupe Nombre.
Saisissez un nombre dans la cellule et appuyez sur % pour faire
du contenu un pourcentage.Vous nobtiendrez pas le mme rsultat selon
la mthode choisie. Le format Pourcentage multiplie le contenu de la
cellule par 100 et ajoute le symbole %. Le fait de taper vous-mme
le symbole neffectue pas la multiplication. Dans les deux cas, le
format de nombre de la cellule est dornavant Pourcentage. Autrement
dit, quel que soit le nombre ou lopration que vous y saisirez, il
sera multipli par 100 et assorti du symbole %. Pour revenir un
format Standard, dans la liste Format de nombre du groupe Nombre,
slectionnez Standard.
FONCTIONS
AUTOMATIQUES
Dans le groupe dition de longlet Accueil, le bouton Somme ( )
propose plusieurs fonctions automatiques. Les fonctions, que nous
aborderons de manire plus dtaille dans la prochaine che, se
composent dun mot et dun ou de plusieurs arguments placs entre
parenthses. Les fonctions automatiques sont au nombre de cinq :
SOMME. Effectue la somme des cellules slectionnes. MOYENNE.
Calcule la moyenne des cellules slectionnes. NB. Compte le nombre
de cellules contenant des valeurs numriques dans la plage de
cellulesslectionne.
MAX et MIN. Renvoient respectivement la valeur la plus leve et
la plus basse de la plage decellules slectionne.
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Calculs de base
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7
Calculs de base
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Ces fonctions sont automatiques dans la mesure o elles
slectionnent automatiquement les cellules adjacentes (au-dessus ou
gauche) qui contiennent des valeurs numriques (voir Figure
3.3).
Figure 3.3 : Les fonctions automatiques slectionnent les
cellules adjacentes.
AttentionSi les en-ttes de lignes ou de colonnes contiennent des
valeurs numriques (des annes, par exemple), les fonctions
automatiques les slectionnent galement. Dans ce cas, servez-vous de
la souris pour modier la zone slectionne. Pour les utiliser,
slectionnez la cellule qui doit accueillir le rsultat et cliquez
sur le bouton Somme pour additionner les valeurs ou sur sa che pour
employer une autre fonction automatique. Validez en appuyant sur
Entre. Les fonctions automatiques insrent le signe gal (=), le nom
de la fonction et placent entre parenthses la rfrence de la plage
de cellules adjacentes, tout en encadrant cette dernire de
pointills (voir Figure 3.3).Vous pouvez bien entendu, vous servir
de la souris pour modier la plage de cellules slectionne avant de
valider le calcul. Il existe une autre fonctionnalit qui permet
dobtenir rapidement un rsultat : la barre dtat. Slectionnez la
plage de cellules dont vous voulez connatre la somme, la moyenne,
la valeur maximale, etc. Dans la barre dtat, Excel afche par dfaut
la somme, la moyenne et le nombre de cellules non vides de la plage
slectionne. Pour afcher dautres rsultats, cliquez du bouton droit
sur la barre dtat et cochez les fonctions y afcher (voir Figure
3.4).
Figure 3.4 : Afchez le rsultat des cellules slectionnes dans la
barre dtat.
InfoNotez les deux fonctions NB : Nb (non vides) et Nb
(nombres). La premire compte le nombre de cellules non vides de la
plage slectionne. Elle correspond la fonction NBVAL. La deuxime,
linstar de celle du bouton Somme, calcule le nombre de cellules
contenant des valeurs numriques et correspond la fonction NB.
RFRENCES
RELATIVES, ABSOLUES ET MIXTES
Pour copier une formule, il vous suft demployer lune des mthodes
classiques de copier/coller (voir Fiche 6) : cliquer du bouton
droit, les boutons Copier et Coller du groupe Presse-papiers, les
combinaisons de touches Ctrl+C et Ctrl+V ou la poigne de recopie.
Il existe cependant une limite la copie des formules. En effet,
lorsque vous copiez une formule, Excel ladapte sa nouvelle
position. Imaginons, par exemple, que vous ayez fait la somme de la
colonne B dans la cellule B11, laquelle contient les rsultats du
1er trimestre sous la forme =SOMME(B2:B10) et que vous copiiez
cette formule dans la cellule C11 pour obtenir le rsultat du 2me
trimestre. Excel adapte la formule sa nouvelle position. Il
exploite les rfrences de cellules appropries et utilise la formule
=SOMME(C2:C10). Dans ce cas, les rfrences des cellules (B2:B10 et
C2:C10) sont dites rfrences relatives, puisquelles sont relatives
la position o vous les copiez.
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Calculs de base
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Calculs de base
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Dans cet exemple, copier la formule fonctionne parfaitement
puisquil sagit effectivement dadapter les rfrences leur position.
Dans dautres cas, cependant, il est indispensable que la rfrence
une cellule ne change pas, mme si on copie la formule. Prenons un
autre exemple. Dans un tableau, vous souhaitez connatre le
pourcentage que reprsente chaque lment par rapport au total. Vous
appliquez le style Pourcentage la colonne et divisez le premier
lment par le total (voir Figure 3.5).
Figure 3.5 : Calculer le pourcentage dun lment par rapport au
total. Dans ce cas, si vous copiez la premire formule vers le bas
pour calculer le pourcentage de chaque lment, ds la deuxime ligne,
vous obtenez une erreur de division par 0 (#DIV/0!). Pourquoi ?
Simplement parce quExcel sadapte la position dans laquelle vous
avez copi la formule. Pour le premier calcul de lexemple, Excel
prend la cellule qui se trouve gauche (F4) et la divise par la
cellule qui se trouve gauche neuf lignes plus bas (F13). Sur la
deuxime ligne, il effectue le mme calcul en utilisant la nouvelle
position de la formule : il prend la cellule gauche (F5) et la
divise par la cellule gauche neuf lignes plus bas (F14). Or, cette
dernire est vide. Rsultat : une division par zro. Pour palier ce
problme, vous devez xer la rfrence de cellule employe dans une
formule avant de la recopier. Reprenons notre exemple de longlet
Calculs du classeur Fichier Fonctions. Avant de copier la formule,
il faut indiquer Excel que la rfrence de la cellule qui contient le
total (F13) ne doit pas sadapter la nouvelle position. Comme nous
recopions la formule vers le bas, seule la ligne ne doit pas
sadapter. En effet, nous ne changeons pas de colonne pendant
lopration de copie. Nous allons donc faire appel une rfrence mixte.
Pour xer la rfrence de la ligne qui ne doit pas bouger, placez le
symbole dollar ($) devant. Ici, le rsultat donne F$13 (voir Figure
3.6). Lorsque lon copie la formule vers le bas, le rsultat est
correct.
Figure 3.6 : Pour xer une rfrence de cellule avant de recopier
la formule, insrez un $. Si dans une formule, vous faites rfrence
une cellule prcise, qui doit tre employe dans tous les cas, que
vous copiiez la formule dans une autre colonne ou une autre ligne,
ajoutez le symbole $ devant la rfrence de ligne et de colonne. Dans
ce cas, vous crez une rfrence absolue. Quel que soit lemplacement o
vous copierez la formule, la rfrence la cellule ne changera
pas.
AstuceSlectionnez la rfrence de la cellule dans la formule et
appuyez sur la touche F4. Excel ajoute automatiquement le symbole
dollar devant la rfrence de ligne et de colonne. La touche F4 est
une touche toupie. Chaque fois que vous appuyez dessus en ayant
slectionn une rfrence de cellule, elle place le symbole $ de manire
diffrente. On obtient successivement : $A$1, A$1, $A1 et A1.
NOMSLes noms rendent les formules et les fonctions bien plus
simples utiliser et comprendre. Vous attribuez un nom une cellule
ou une plage de cellules, un tableau ou une fonction et vous vous
servez ensuite de ce nom la place de la rfrence de cellule. Par
exemple, la fonction =SOMME(StatsTrimestre1) est plus claire que
=SOMME(C2:D25).
InfoExcel nomme automatiquement les plages de cellules lorsque
vous crez un tableau, un tableau crois dynamique, dnissez une zone
dimpression ou crez un slicer (cette notion est aborde la section
Slicer de la Fiche 12).
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Calculs de base
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7
Calculs de base
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Chaque nom possde une tendue : la feuille de calcul o vous lavez
cr ou lintgralit du classeur. Un nom dni dans la feuille de calcul
nest reconnu que dans cette feuille et ne peut pas tre employ dans
une autre feuille du classeur. Chaque nom doit tre unique dans son
tendue. Autrement dit, un nom dni avec une tendue limite la feuille
peut exister plusieurs fois dans un classeur (une fois par
feuille), chaque occurrence du nom faisant alors rfrence une plage
diffrente. Outre la lisibilit des formules, les noms possdent des
particularits intressantes dans plusieurs domaines dExcel. En
effet, les noms utilisent des rfrences absolues (voir section
prcdente). Or, si vous rfrencez une plage de donnes dans une
formule et que vous la copiez, Excel adapte les rfrences leur
nouvelle position, sauf si vous avez employ des rfrences absolues.
En nommant la plage de donnes, vous copiez la formule sans crainte,
puisque la zone nomme reste toujours la mme. Les listes droulantes
constituent un autre usage pratique des listes nommes, comme nous
le verrons la Fiche 18.
AttentionComme nous lavons vu la Fiche 5, le nombre de colonnes
dExcel est pass de 256 plus de 16 000. En consquence, les rfrences
de cellules peuvent compter jusqu 3 lettres. Lorsque vous crez des
noms, nutilisez pas de nom susceptible dentrer en conit avec les
rfrences de cellules, comme TR1. Pour crer un nom :
Slectionnez la cellule, la plage de cellules ou la fonction et
saisissez un nom dans la zone Nom,situe gauche de la barre de
formule (voir Figure 3.7). Ce nom sera dtendue globale (tout le
classeur). Appuyez sur Entre pour le valider. Figure 3.7 : Tapez le
nom de la zone slectionne dans la zone Nom.
Slectionnez une plage. Ensuite, cliquez du bouton droit sur la
slection et choisissez Dnir unnom ou dans le groupe Noms dnis de
longlet Formules, cliquez sur Dnir un nom > Dnir un nom. Dans la
bote de dialogue Nouveau nom (voir Figure 3.8) saisissez le nom de
la slection. Servez-vous de la liste Zone pour dnir son tendue.
Figure 3.8 : Dnissez le nom et son tendue dans la bote de
dialogue Nouveau nom.
Pour utiliser le nom, il vous suft de le saisir directement ou
de cliquer sur la commande Utiliser dans la formule, du groupe Noms
dnis. Pour modier le nom ou le supprimer, ouvrez le Gestionnaire de
noms. Slectionnez le nom modier ou supprimer et cliquez sur le
bouton appropri.
8
Fonctions 8 Fonctions
Excel 2010 propose plus de 360 fonctions rparties en dix
catgories. Ces fonctions sont stockes dans une bibliothque
accessible partir de longlet Formules. Excel tant historiquement un
outil de calcul statistique, la catgorie Statistiques est la plus
fournie avec prs de cent fonctions. Il nest donc pas simple de
trouver la fonction approprie, sauf si lon sait exactement quelle
fonction utiliser ou dans quelle catgorie la chercher. On reprsente
gnralement les fonctions en les faisant suivre dune parenthse
ouvrante et dune parenthse fermante, comme SOMME(). Les parenthses
servent inclure les arguments de la fonction.
TROUVER
UNE FONCTION
Si vous ne savez pas quelle fonction employer, servez-vous de la
bote de dialogue Insrer une fonction (voir Figure 3.9). Pour
louvrir, cliquez sur le bouton du mme nom dans la barre de formule
( ) ou dans le groupe Bibliothque de fonctions de longlet
Formules.
Figure 3.9 : La bote de dialogue Insrer une fonction permet de
localiser la fonction approprie.
Pour localiser une fonction, deux choix soffrent vous :
Vous connaissez la catgorie dans laquelle se trouve la fonction
: droulez la liste Ou slectionnezune catgorie et cliquez sur la
catgorie.
AstuceVous pouvez galement cliquer sur la catgorie dans la
Bibliothque de fonctions et slectionner directement la fonction.
Pour afcher la description et la syntaxe dune fonction avant de
linsrer, placez le curseur au-dessus de la fonction et attendez une
ou deux secondes : une information-bulle dtaille la fonction
survole.
8
Fonctions
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8
Fonctions
50
Vous ne savez pas quelle fonction employer ou ne connaissez pas
sa catgorie : dans la zoneRecherchez une fonction, remplacez le
texte par une description en langage naturel de ce que vous voulez
effectuer comme calcul. Par exemple, tapez Rembourser un prt ou
Calculer lcart-type et cliquez sur OK en regard de la zone ou
appuyez sur Entre. Dans la liste Slectionnez une fonction, Excel
liste les fonctions de la catgorie slectionne ou les fonctions qui
rpondent la question pose. Cliquez sur une fonction de la liste
pour en afcher la syntaxe ainsi quune description en dessous de la
liste (voir Figure 3.10). Une fois la fonction adquate localise,
cliquez sur OK.
Figure 3.10 : Slectionnez une fonction dans la liste pour afcher
sa syntaxe et sa description.
AstuceEn cas de doute, sur les arguments fournir ou lutilisation
de la fonction, nhsitez pas cliquer sur le lien Aide sur cette
fonction, qui se trouve dans langle infrieur gauche. La feuille
daide qui safche dtaille systmatiquement lobjet de la fonction, les
arguments fournir et surtout propose un ou plusieurs exemples
dutilisation que vous pouvez copier-coller dans une feuille Excel
pour en comprendre le fonctionnement. Les botes de dialogue
Arguments de la fonction sont toutes similaires. Elles contiennent
une ou plusieurs zones dans lesquelles vous saisissez les
arguments. Le nom des arguments obligatoires est en gras et celui
des arguments facultatifs en police normale. Lorsque vous cliquez
dans une zone dargument, une description safche en dessous pour
vous indiquer les informations saisir. droite de chaque zone
dargument, un mot vous indique quel type dargument est attendu
(voir Figure 3.11). En outre, si vous commettez une erreur de
rfrence, de valeur ou de nom de fonction, vous en tes immdiatement
averti en regard de la zone dargument. Dans la partie infrieure
gauche de la bote de dialogue, la zone Rsultat vous informe du
rsultat de la fonction.
Figure 3.11 : Chaque argument saccompagne dun descriptif et du
type attendu.
Simultanment, la fonction se complte dans la barre de formule.
Notez que chaque argument et spar du suivant par un point-virgule
(;) et que les arguments de chaque fonction sont placs entre
parenthses. Voyons prsent comment exploiter les fonctions. Nous ne
verrons pas par le dtail chaque catgorie de fonctions, mais ferons
plutt un tour dhorizon des plus exploites. Une fois que vous aurez
compris le mcanisme des fonctions, vous pourrez appliquer vos
connaissances lensemble des fonctions proposes.
FONCTIONS
LOGIQUES
Les fonctions logiques sont parmi les plus exploites dExcel. En
effet, elles sont simples utiliser et trouvent de nombreuses
applications. Toutefois, hormis la fonction SI, on les emploie
rarement seules. Les fonctions logiques sont au nombre de sept
:
SI(). Effectue un test logique et retourne une valeur si le
rsultat est VRAI et une autre valeur sile rsultat est FAUX.
ET() et OU(). Semploient gnralement en association avec SI()
pour effectuer plusieurs testslogiques. ET() renvoie VRAI si tous
les rsultats sont vrais et OU() retourne VRAI si au moins un
rsultat est vrai.
VRAI() et FAUX(). Renvoient respectivement VRAI et FAUX. On les
emploie surtout enprogrammation.
NON(). Retourne la valeur logique inverse. Autrement dit VRAI si
le rsultat est faux et inversement. SIERREUR(). Retourne la valeur
indique si le rsultat est une erreur, sinon elle retourne le
rsultat. FONCTION SI()Commenons par la fonction SI() en nous
servant de longlet Fonctions logiques du classeur Fichier
Fonctions. Dans notre premier exemple, un petit tableau de gestion
de stock doit afcher commander si le stock est infrieur ou gal au
seuil minimal dni et OK dans le cas contraire : 1. Slectionnez la
cellule dans laquelle afcher le rsultat (E4 dans notre exemple). 2.
Dans la Bibliothque de fonctions de longlet Formules, cliquez sur
Logique > SI.
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Fonctions
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Fonctions
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3. Dans la bote de dialogue Arguments de la fonction (voir
Figure 3.12) : a. Cliquez dans la zone Test_logique et saisissez le
test raliser. Ici, on souhaite savoir si le stock est infrieur ou
gal au seuil. Cliquez sur la cellule qui contient le stock (D4),
tapez SI. 3. Dans la bote de dialogue Arguments de la fonction,
cliquez dans la zone Test_logique. Cest ici que vous devez
imbriquer la fonction ET. 4. Cliquez sur la che de la zone situe
gauche de la barre de formule. Une liste des dernires fonctions
utilises safche. a. Si la fonction ET se trouve dans la liste,
slectionnez-la. b. Sinon cliquez sur Autres fonctions. Dans la bote
de dialogue Insrer une fonction, slectionnez la catgorie Logique et
double-cliquez sur la fonction ET. La bote de dialogue Arguments de
la fonction SI est remplace par celle de la fonction ET.
InfoDans la barre de formule, notez la fonction ET imbrique dans
la fonction SI : =SI(ET()). La fonction ET est en gras pour
indiquer que vous vous trouvez dans la bote de dialogue de cette
fonction. 5. Dans la zone Valeur_logique1, saisissez le premier
test logique raliser. Dans notre exemple, nous voulons vrier si les
ventes du 1er semestre sont suprieures 100 000 . Cliquez sur la
cellule qui contient les ventes du 1er semestre (C30) et tapez
>100000. 6. Cliquez dans la zone Valeur_logique2 et vriez si les
ventes du 2me semestre sont suprieures 100 000 . Cliquez sur la
cellule qui contient les ventes du 2me semestre (D30) et tapez
>100000. NE CLIQUEZ PAS SUR OK. Vous navez pas termin de
complter la fonction SI. 7. Pour revenir la fonction SI, dans la
barre de formule cliquez sur SI. Excel lafche en gras pour indiquer
que vous travaillez dornavant dans la fonction SI. La zone
Test_logique contient la fonction imbrique ET (voir Figure 3.13).
8. Cliquez dans la zone Valeur_si_vrai et saisissez la valeur
afcher si le rsultat du test est vrai. Il peut sagir de texte, dun
calcul ou dune autre fonction. Dans notre exemple, tapez Prime. 9.
Cliquez dans la zone Valeur_si_faux et saisissez la valeur afcher
si le rsultat du test est faux. Dans notre exemple, on nafche rien.
Pour ce faire, tapez (guillemets ouvrants et fermants). 10. Cliquez
sur OK et recopiez la fonction vers le bas pour complter le
tableau. Pour modier la fonction, trois options soffrent vous :
Cliquer dans la barre de formule et effectuer les corrections ;
Double-cliquer sur la cellule qui accueille le rsultat et effectuer
les corrections ; Slectionner la cellule qui contient le rsultat et
cliquez sur le bouton fx dans la barre de formule. Pour afcher lune
ou lautre bote de dialogue Arguments de la fonction, dans la barre
de formule, cliquez sur le nom de la fonction.
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Fonctions
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Fonctions
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Figure 3.13 : Imbriquez une fonction ET dans une fonction SI.
Pour raliser le deuxime exemple, vous imbriquez une fonction OU
dans la zone Test_logique de la fonction SI, exactement de la mme
manire que pour la fonction ET. la diffrence du premier exemple,
dans celui-ci, vous devez effectuer le calcul de la prime dans la
zone Valeur_si_vrai. Dans la barre de formule, la formule est la
suivante :
=SI(OU(H30+I30>200000;I30>100000);(H30+I30)*2%;0)
AttentionPour afcher la valeur de la zone Valeur_si_vrai de la
fonction SI, tous les arguments de la fonction ET doivent tre vrais
et au moins un des arguments de la fonction OU doit tre vrai.
IMBRIQUER SI()Il est possible dimbriquer une fonction dans
nimporte quelle zone dargument. Prenons le quatrime exemple de
longlet Fonctions logiques du classeur Fichier Fonctions. On
souhaite octroyer une prime aux commerciaux en fonction de leur
chiffre daffaires :
Si le CA est infrieur 100 000 , la prime est nulle. Si le CA est
compris entre 100 000 et 200 000 , la prime est de 1 000 . Si le CA
est suprieur 200 000 , la prime est de 1 000 +2 % de la somme qui
excde les200 000 . Pour obtenir ce rsultat, procdez comme suit : 1.
Slectionnez la cellule dans laquelle afcher le rsultat (D59). 2.
Dans la Bibliothque de fonctions, cliquez sur Logique > SI. 3.
Dans la bote de dialogue Arguments de la fonction (voir Figure
3.14) : a. Cliquez dans la zone Test_logique et saisissez le
premier test, savoir C59 VPM. 3. Dans la bote de dialogue Arguments
de la fonction : a. Cliquez dans la zone Taux, puis sur la cellule
qui contient le taux dintrt pour la priode (B3). Le taux dintrt est
annuel alors que les remboursements sont mensuels, divisez donc le
taux dintrt par 12. b. Cliquez dans la zone Npm, puis sur la
cellule qui contient la dure de remboursement (B4). Pour ramener la
dure de 20 ans une valeur mensuelle, divisez Npm par 240 (12 20).
c. Cliquez dans la zone Va, puis sur la cellule qui contient la
valeur emprunte (B2). 4. Cliquez sur OK. Le rsultat est ngatif,
puisquil sagit dun montant rembourser. Si vous prfrez afcher un
rsultat positif, placez un signe moins () devant la rfrence de la
cellule qui contient le montant emprunt.
Figure 3.19 : Calculez le montant dun remboursement mensuel.
VC()La fonction VC() sert deux objectifs : calculer la valeur
future dun placement mensuel (capitalisation) et le rendement dun
placement sur une dure dtermine.
Dans longlet Fonctions nancires du Fichier Fonctions, prenons le
deuxime exemple, un dpt mensuel de 200 pendant 10 ans un taux
annuel de 2,5 %. Dans la bote de dialogue Arguments de la fonction
VC() :
Taux correspond au taux dintrt annuel divis par 12 (versements
mensuels) ; Npm au nombre dpts mensuels soit 120 (10 ans multiplis
par 12 mois) ; Vpm au dpt mensuel.Le rsultat est 27 234,39
capitaliss en 10 ans (voir Figure 3.20).
Figure 3.20 : Calcul de la valeur terme dun dpt mensuel de 200
2,5 % pendant 10 ans. Pour calculer le rendement dun placement de
20 000 6 % sur 8 ans, dans la bote de dialogue Arguments de la
fonction VC() :
Taux contient le taux annuel (6 %) ; Npm le nombre dannes de
placement (8) ; Va la valeur actuelle soit le montant plac ce jour
(20 000 ).Le rsultat est de 31 876,96 .
TABLES
DE DONNES
Les tables de donnes extrapolent les rsultats en rendant
variable un ou deux arguments dans une formule. Les fonctions
nancires constituent un excellent modle dapplication. Par exemple,
vous souhaitez connatre le montant du remboursement mensuel si vous
trouvez un taux dintrt plus bas et que vous empruntez plus. Autre
exemple, vous voulez calculer le montant obtenu si vous placez une
somme suprieure un taux dintrt moins intressant. Dans une table de
donnes, vous indiquez les diffrentes valeurs tester pour un
argument de la fonction et la table calcule les diffrents
rsultats.
8
Fonctions
63
8
Fonctions
64
Les tables de donnes peuvent tester le changement dun ou de deux
arguments, en ligne ou en colonne. Pour crer une table de donnes :
1. droite et/ou en dessous de la cellule qui contient la formule
ajoutez les valeurs des arguments variables. Par exemple, droite de
la cellule qui contient le rsultat du remboursement mensuel,
saisissez dautres montants emprunts et en dessous, saisissez
dautres taux dintrt (voir Figure 3.21). 2. Slectionnez lensemble
des cellules, y compris celle qui contient la formule.
AttentionLa cellule qui contient la formule dans une table de
donnes, se trouve toujours gauche et/ou au-dessus des cellules
contenant les arguments variables. 3. Dans le groupe Outils de
donnes de longlet Donnes, cliquez sur Analyse de scnarios >
Table de donnes. 4. Dans la zone Cellule dentre en ligne,
slectionnez la cellule qui contient largument variable de la
formule de dpart pour lequel vous avez saisi dautres valeurs en
ligne (le montant emprunt dans notre exemple, soit B2). 5. Dans la
zone Cellule dentre en colonne, slectionnez la cellule qui contient
largument variable de la formule de dpart pour lequel vous avez
saisi dautres valeurs en colonne (le taux dintrt dans notre
exemple, soit B3). 6. Cliquez sur OK.
Figure 3.21 : Les tables de donnes extrapolent les rsultats en
modiant lun ou lautre argument. Pour modier les donnes de la table,
remplacez les valeurs de largument variable en ligne ou en colonne
et rptez la procdure ci-dessus partir de ltape 2.
GRER
LES ERREURS
Les calculs gnrent des erreurs. Vous ne pourrez pas lviter.
Voici un conseil primordial : Lisez toujours les botes de dialogue
qui safchent ! En fait, dans bien des cas, Excel vous propose une
solution ou de laide pour en trouver une. Voici quelques erreurs
classiques et le moyen de les corriger.
TYPES DERREURS Rfrence circulaire. Vous avez saisi une formule
et la cellule qui contient le rsultat fait partiedu calcul. Cliquez
sur OK pour obtenir de laide sur le sujet ou cliquez sur Annuler
pour accepter la rfrence circulaire, puis corrigez votre erreur si
vous le souhaitez.
#DIV/0! (division par zro), #N/A (pas de valeur disponible),
#NOM? (fonction non reconnue,erreur de saisie, texte dans une
formule sans guillemets), #NUL! (oprateur de plage incorrect ou
plage sans intersection), #NOMBRE! (nombre attendu comme argument
ou nombre trop grand ou trop petit pour tre afch dans Excel), #REF!
(rfrence inexistante) et #VALEUR! (texte saisi comme argument au
lieu dune valeur numrique ou logique). La formule nutilise pas la
syntaxe, les arguments ou les types de donnes attendus. Ouvrez la
bote de dialogue Arguments de la fonction pour vrier quel argument
est incorrect ou servez-vous de la barre de formule.
Triangle vert dans langle suprieur gauche de la cellule. Excel a
repr une possibleerreur et vous propose de la corriger. Slectionnez
la
![WORD 2007 WORD 2010 PUBLIPOSTAGE - [ Accueil ] calcul Excel. Chaque colonne doit comporter en entête le nom du champ associé aux données. Feuille de calcul Excel. Il peut s’agir](https://img.pdfslide.fr/doc/110x75/5ab57db07f8b9ab7638cd117/word-2007-word-2010-publipostage-accueil-calcul-excel-chaque-colonne-doit.jpg)
